Bài giảng Nhập môn lưu trữ học (TS. Nguyễn Lệ Nhung) - Chương 3

NHẬP MÔN LƯU TRỮ HỌC

Giảng viên: TS. Nguyễn Lệ Nhung
ĐT. 0912581997

TS. Nguyễn Lệ Nhung

1


CHƯƠNG III:

Công tác lưu trữ
1. Khái niệm, nhiệm vụ c/tác LT
2. Nội dung c/tác LT
2.1. Hoạt động QLNN
2.2. Hoạt động ng/vụ
3.Tính chất của c/tác LT
3.1. Tính chất khoa học
3.2. Tính chất cơ mật
3.3. Tính chất xã hội
TS. Nguyễn Lệ Nhung

2


Sự hình thành cơng tác lưu trữ
• Mục đích cuối cùng của c/tác LT là hướng tới
việc phục vụ các nhu cầu khác nhau của đời
sống xã hội thông qua việc khai thác các
thơng tin q khứ có trong TLLT. Mục đích

cao cả của c/tác LT là hướng tới việc phục vụ
lợi ích chính đáng của xã hội, của các QG và
của mỗi con người.
• Do vậy, nếu cơng tác lưu trữ ở các CQ, TC,
DN được tổ chức tốt thì sẽ có rất nhiều ý
nghĩa, tác dụng đối với các QG, địa phương,
các CQ và toàn xã hội.
TS. Nguyễn Lệ Nhung

3


• Trước hết, c/tác LT được tổ chức tốt sẽ giúp
các CQ, TC, DN lưu giữ đầy đủ và cung cấp kịp
thời những thông tin cần thiết cho lãnh đạo và
cán bộ trong q trình thực hiện cơng việc.
• Nội dung của nhiều TLLT còn chứa đựng
những bài học kinh nghiệm quý báu trong quá
trình phát triển của QG, của các CQ, TC. Vì vậy,
c/tác LT giúp các CQ, TC, DN trong việc khai
thác thông tin trong TL để giáo dục truyền
thống cho các thế hệ cán bộ trong CQ, tổng kết
h/động và rút ra những bài học kinh nghiệm bổ
ích trong quản lý, sản xuất, kinh doanh.

TS. Nguyễn Lệ Nhung

4

1. Khái niệm
• C/tác LT là một lĩnh vực QLNN bao gồm tất
cả những vấn đề về lý luận, thực tiễn,
pháp chế liên quan đến việc tổ chức KH tài
liệu, bảo quản TLLT, tổ chức khai thác, sử
dụng TLLT nhằm phục vụ c/tác quản lý,
NCKH và các nhu cầu chính đáng của
cơng dân.
• C/tác LT ra đời do địi hỏi khách quan của
việc quản lý, bảo quản, tổ chức sử dụng
TLLT để phục vụ XH.
TS. Nguyễn Lệ Nhung

5


2. Nhiệm vụ
C/tác LT bao gồm những vấn đề cơ bản:
• Thực hiện các nhiệm vụ QLNN về LT
• Thực hiện các khâu ng/vụ LT như: thu
thập, bổ sung, xác định giá trị, chỉnh lý,
bảo quản, tổ chức sử dụng TLLT.
• Nghiên cứu khoa học về LT.

TS. Nguyễn Lệ Nhung

6


3. Mục đích, ý nghĩa của c/tác lưu trữ

• Mục đích cuối cùng của c/tác LT là hướng tới
việc phục vụ các nhu cầu khác nhau của ĐSXH
hướng tới việc phục vụ lợi ích chính đáng của
XH, của các QG và của mỗi con người thông
qua việc khai thác các thơng tin q khứ có
trong TLLT
• Trước hết, c/tác LT được tổ chức tốt sẽ giúp
các CQ, d/nghiệp lưu giữ đầy đủ và cung cấp
kịp thời những thông tin cần thiết cho lãnh đạo
và cán bộ trong quá trình thực hiện công việc.
TS. Nguyễn Lệ Nhung

7


3. Mục đích, ý nghĩa của cơng tác lưu trữ
(tiếp theo)

• Nội dung của nhiều TLLT chứa đựng những
bài học kinh nghiệm quý báu trong quá trình
phát triển của QG, của các CQ, TC. Vì vậy,
c/tác LT giúp các CQ, TC, d/nghiệp trong việc
khai thác thông tin trong TL để giáo dục
truyền thống cho các thế hệ cán bộ trong CQ
học kinh nghiệm bổ ích trong quản lý, sản
xuất, kinh doanh.

TS. Nguyễn Lệ Nhung

8

• Tóm lại, c/tác LT là một ngành, một lĩnh vực
được tổ chức, triển khai ở mọi QG và trong
từng CQ, TC. Một trong những nhiệm vụ của
cán bộ LT là phải lưu trữ và khai thác thông
tin trong các HS, TL để phục vụ hoạt động
quản lý của người lãnh đạo. Vì vậy, cán bộ LT
cần nắm vững những vấn đề cơ bản của
c/tác LT để có thể làm tốt các ng/vụ chuyên
môn.

TS. Nguyễn Lệ Nhung

9


Một số khái niệm
• Lưu trữ cơ quan là tổ chức thực hiện hoạt
động lưu trữ đối với TLLT của CQ, TC
• Lưu trữ lịch sử là CQ thực hiện h/động lưu
trữ đối với TLLT có giá trị bảo quản vĩnh viễn
được tiếp nhận từ Lưu trữ cơ quan và từ các
nguồn khác.

TS. Nguyễn Lệ Nhung

10

• Phơng lưu trữ là tồn bộ tài liệu lưu trữ được
hình thành trong quá trình hoạt động của cơ
quan, tổ chức hoặc của cá nhân.
• Phơng lưu trữ quốc gia Việt Nam là toàn bộ
tài liệu lưu trữ của nước Việt Nam, khơng
phụ thuộc vào thời gian hình thành, nơi bảo
quản, chế độ chính trị - xã hội, kỹ thuật ghi
tin và vật mang tin.
• Phơng lưu trữ quốc gia Việt Nam bao gồm
Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và
Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam.
TS. Nguyễn Lệ Nhung

11


• Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam là tồn bộ
TLLT được h/thành trong q trình h/động của các
tổ chức của ĐCSVN, tổ chức tiền thân của Đảng, các
tổ chức CT - XH; các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của
Đảng, tổ chức tiền thân của Đảng và của tổ chức CT
- XH.
• Phơng lưu trữ Nhà nước Việt Nam là tồn bộ TLLT
được h/thành trong q trình h/động của các CQ NN,
tổ chức CT - XH - nghề nghiệp, tổ chức XH, tổ chức
XH - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp,
đơn vị vũ trang ND, nhân vật lịch sử, tiêu biểu và TL
khác được h/thành qua các thời kỳ lịch sử của đất
nước.
TS. Nguyễn Lệ Nhung

12


2. Nội dung
(Chương III - PLLTQG 2001)
2.1 Hoạt động quản lý
2.2 Hoạt động nghiệp vụ

TS. Nguyễn Lệ Nhung

13


2.1. Hoạt động quản lý
•
•
•
•
•

1. Hệ thống các CQ quản lý ngành về c/tác LT
2. Ban hành các văn bản QPPL về TLLT
3. Tổ chức NCKH về nghiệp vụ LT
4. Đào tạo cán bộ chuyên môn ng/vụ
5. Hợp tác Quốc tế trong c/tác LT

TS. Nguyễn Lệ Nhung

14

Tổ chức bộ máy và nhân sự làm c/tác LT
• 1 Tổ chức bộ phận làm công tác lưu trữ trong cơ
quan, tổ chức
• Trong một QG, một CQ, TC, để thực hiện hiệu quả
một nhiệm vụ nào đó có tính dài hạn cần phải có bộ
phân chun trách làm c/tác đó. Bộ phận chuyên
trách có nhiệm vụ tham mưu, tư vấn cho lãnh đạo
thực hiện các công việc như: xây dựng kế hoạch
phát triển ngắn hạn, dài hạn về lĩnh vực chuyên
môn; thực hiện các nghiệp chuyên môn; đề xuất các
giải pháp phát triển trong thời gian tới.

TS. Nguyễn Lệ Nhung

15


Tổ chức bộ máy và nhân sự làm c/tác LT
1.1 Tổ chức bộ phận làm c/tác LT trong CQ, TC
Công tác LT là một mặt hoạt động cơ bản, là nhiệm vụ
quan trọng của tất cả các CQTC. Vì vậy, để thực hiện
tốt c/tác LT, trong mỗi CQ, TC cần có bộ phận
chuyên trách làm c/tác LT.

TS. Nguyễn Lệ Nhung

16

Bộ phận lưu trữ trong CQ có trách nhiệm tư vấn, tham
mưu cho lãnh đạo CQ trong việc:
- Xây dựng kế hoạch phát triển ngắn hạn, dài hạn c/tác
LT;
- Soạn thảo những VB chỉ đạo ng/vụ LT trong CQ;
- Thực hiện các ng/vụ LT cụ thể; tư vấn cho lãnh đạo
về việc đầu tư trang thiết bị, kho tàng cho việc bảo
quản TLLT; làm các b/cáo tổng kết về c/tác LT của
CQ và những đóng góp của c/tác LT đối với sự phát
triển của CQ, của ngành…

TS. Nguyễn Lệ Nhung

17


Tổ chức bộ máy và nhân sự làm c/tác LT
2 Bố trí nhân sự làm c/tác LT
Cán bộ làm c/tác LT trong các CQ cần có ng/vụ chun
mơn nhất định về c/tác LT. Ở các CQ có bộ phận làm
c/tác LT độc lập thì cán bộ làm ng/vụ LT chịu sự chỉ
đạo trực tiếp của Trưởng phòng LT, ở các CQ bộ
phận LT thuộc VP thì cán bộ LT chịu sự chỉ đạo trực
tiếp của CVP cơ quan.

TS. Nguyễn Lệ Nhung

18

1. Tổ chức bộ máy và nhân sự làm c/tác LT
1.2 Bố trí nhân sự làm c/tác LT (tiếp)

• C/tác LT có quan hệ mật thiết với c/tác VT.
C/tác VT là việc đăng ký, lưu trữ và phục vụ
tra tìm TL khi c/việc ph/ánh trong TL chưa kết
thúc hoặc kết thúc chưa được 1 năm, sau đó
TL mới được chuyển vào LT.
• C/tác VT làm tốt sẽ góp phần thúc đẩy c/tác
LT làm tốt và ngược lại. Vì vậy, trong một số
CQ nhỏ người ta thường bố trí cán bộ VT - LT
kiêm nhiệm. Tuy nhiên, cán bộ VT - LT kiêm
nhiệm ko thể đầu tư nhiều thời gian cho c/tác
LT.
TS. Nguyễn Lệ Nhung

19


• Các CQ, TC tùy thuộc vào mức độ công việc
của CQ để bố trí nhân sự phù hợp.
• Cần lưu ý c/tác LT chỉ thực hiện tốt, đảm bảo
việc c/cấp thông tin quá khứ ch/lượng cho
h/động QL của lãnh đạo khi cán bộ chun
trách c/tác LT có trình độ ch/môn phù hợp,
tức là được đào tạo trong các trường tr/cấp,
CĐ hoặc ĐH đúng chuyên ngành.

TS. Nguyễn Lệ Nhung

20


Ban hành VB QPPL và VB h/dẫn về c/tác LT

• C/tác LT là một lĩnh vực h/động QLNN. Để
thực hiện tốt c/tác LT cần có hệ thống VB
QPPL quy định những v/đề quản lý về c/tác
LT trong phạm vi cả nước. Hệ thống những
VB QPPL của ngành góp phần tạo một hành
lang pháp lý cho việc tr/khai thực hiện các
chủ trương của Đảng và c/sách của NN về
việc QL và p/triển ngành LT, đồng thời hệ
thống VB đó cũng góp phần thực hiện thống
nhất về ng/vụ LT trong p/vi toàn quốc.
TS. Nguyễn Lệ Nhung

21


• Văn bản có giá trị cao nhất trong ngành LT là Pháp
lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001 được Quốc hội nước
CHXHCNVN thông qua ngày 04/4/2001 và được Chủ
tịch nước cơng bố bằng Lệnh số: 03/2001/L/CTN
ngày 15/4/2001.
• P/lệnh LTQG 2001 ra đời có sự kế thừa nội dung của
những VB được ban hành trước đó có hiệu lực pháp
lý trong thời gian dài như: Nghị định 142-CP của
HĐCP ngày 28 tháng 9 năm 1963 ban hành Điều lệ về

c/tác CVGT và c/tác LT. P/lệnh ra đời trên cơ sở sửa
đổi, bổ sung Pháp lệnh Bảo vệ TLLTQG do HĐBT ban
hành năm 1982 sẽ hết hiệu lực từ ngày Luật lưu trữ
có hiệu lực thi hành vào ngày 01 tháng 7 năm 2012

TS. Nguyễn Lệ Nhung

22


• Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của CP ngày
08/4/2004 về c/tác VT và NĐ số 111/2004/NĐCP của CP quy định chi tiết thi hành một số
điều của PLLTQG. Đây là hai VB quan trọng
trong c/tác VTLT mới được ban hành.
• Để thực hiện các điều quy định trong PL và
các NĐ trên, NN, Bộ Nội vụ và Cục VTLTNN
đã biên soạn và ban hành các Thông tư,
Q/định, C/văn h/dẫn thi hành một số điều,
mục, khoản trong PL và NĐ. Những VB đó
góp phần thống nhất việc thực hiện các
ng/vụ LT trong các CQ, TC từ TW tới ĐP.

TS. Nguyễn Lệ Nhung

23


3. Thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ
- Thu thập, bổ sung TL;
- Xác định giá trị TL;

- Thống kê và kiểm tra trong LT;
- Xây dựng công cụ tra cứu khoa học TL;
- Chỉnh lý TL;
- Tổ chức bảo quản TL;
- Tổ chức khai thác, sử dụng TL;
- Ứng dụng CNTT trong LT.
Việc thực hiện thống nhất các ng/vụ LT trong các
CQ, tổ TC đã được quy định trong các VB QPPL và
những VB h/dẫn về c/tác LT.
TS. Nguyễn Lệ Nhung

24


4. Kiểm tra, đánh giá về cơng tác lưu trữ
• Kiểm tra, đánh giá là khâu then chốt giúp các CQ,
TC nắm được tình hình thực hiện các quy định của
NN về một ngành, một lĩnh vực nhất định.
• Kiểm tra, đánh giá là bước cuối cùng của một quy
trình cơng việc được xem xét trong một thời gian
hồn thành nhất định.
• Kiểm tra, đánh giá được thực hiện sau khi kết thúc
một công việc, một sự vật hiện tượng vừa xảy ra để
có được những kết luận chuẩn xác hoặc kiểm tra
kết luận đó có đúng với thực tế sự vật, hiện tượng
hay khơng.
• Trong lĩnh vực QLNN thì mục đích chính là kiểm tra
việc thực hiện các VB QPPL, các VB h/dẫn của CQ
chủ quản tại các CQ thuộc phạm vi điều chỉnh của
các VB đó.

TS. Nguyễn Lệ Nhung

25