Liên hệ tổ chức chuyến đi công tác tai công ty Cổ phần FPT Telecom

MỞ ĐẦU
Trong mơi trường kinh doanh thương mại giàu tính cạnh
tranh ngày nay thì vai trị của những chuyến đi cơng tác là hết
sức quan trọng, nó có thể là điều kiện tiên quyết cho việc nghiên
cứu thị trường, đàm phán, ký kết hợp đồng giữa các bên đối tác
hoặc giải quyết tình trạng bất ổn tại một đơn vị trực thuộc của
cơng ty, doanh nghiệp. Vì vậy, việc tổ chức một chuyến đi công
tác là vấn đề được rất nhiều các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp
đặc biệt quan tâm. Đây cũng chính là lý do mà nhóm em quyết
định đi tìm hiểu đề tài “liên hệ tổ chức chuyến đi công tác tai
công ty Cổ phần FPT Telecom”


CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT
1.1. Phân loại chuyến công tác
- Các chuyến công tác thường kỳ
- Các chuyến công tác đột xuất
- Các chuyến công tác trong nước
- Các chuyến cơng tác nước ngồi
1.2. Xây dựng kế hoạch chuyến công tác
1.2.1. Yêu cầu đối với kế hoạch chuyến công tác
- Trình bày bằng văn bản
- Đảm bảo tính khả thi
- Đầy đủ thông tin
1.2.2. Nội dung kế hoạch chuyến cơng tác

 Mục đích chuyến cơng tác
- Mục đích chuyến công tác phải rõ ràng, các huyến đi không
chồng chéo nhau về mục đích
- Thực hiện những nhiệm vụ đặt ra như:
+ Nắm bắt tình hình thực tế ở cơ sở

+ Học tấp kinh nghiệm của các đối tác trong nước và nước
ngồi
+ Tìm kiếm các cơ hội hợp tác và thực hiện các thỏa thuận
hoặc ký kết được các hợp đồng trong lĩnh vực sản xuất, kinh
doanh, quản lý
+ Đảm bảo tiết kiệm chi phí

 Thành phần đi cơng tác
- Số lượng các thành viên tham gia
- Vị trí, trách nhiệm của từng người


- Trưởng và phó đồn

 Địa điểm cơng tác: là điểm đến của chuyến công tác
 Thời gian
+ Ngày đi và ngày về
+ Lịch trình cơng tác

 Giải quyết thủ tục hành chính
Các giấy tờ cần thiết cho chuyến cơng tác bao gồm
- Quyết định cử đi công tác
- Giấy giới thiệu
- Giấy đi đường
- Thủ tục xuất cảnh
- Giấy tờ khác về chức danh khoa học

 Chuẩn bị phương tiện đi lại
- Tùy theo địa điểm và thời gian công tác để lựa chọn các
phương tiện giao thông cho phù hợp và tiết kiệm

- Thư ký phải nắm được đầy đủ và chính xác các thơng tin,
các phương tiện giao thơng nơi đồn đến cơng tác như:
+ Chế độ, tiêu chuẩn của các thành viên trong đoàn
+ Bảng giờ đi, giờ đến của từng loại phương tiện
+ Giá vé
+ Độ dài quãng đường

 Chuẩn bị điều kiện ăn, nghỉ, làm việc
- Thư ký phải điện thoại đến các nơi đồn đến cơng tác để
thơng báo nội dung, hẹn ngày, giờ làm việc và đăng ký nơi ăn,
ở cho từng đồn
- Đối với các đợt đi cơng tác nước ngồi:


+ Cần báo các bằng văn bản cho cơ quan có thẩm quyền
trong nước xét duyệt và đàm phán với nước sẽ đến hoặc gửi
cơng hàm cho nước đó
+ Các tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ, các sách tham khảo có
liên quan
+ Các dữ liệu liên quan nên được sao chép trong đĩa CD
ROM, thẻ nhớ va mang theo máy tính sách tay (notebook)

 Chuẩn bị tài liệu chun mơn
- Tùy theo mục đích của từng chuyến cơng tác mà tài liệu
chuyên môn cần chuẩn bị sẽ khác nhau
- Thư ký cần chuẩn tổng hợp các tài liệu theo danh mục
nghiên cứu, sưu tầm, tra cứu tài liệu, có trường hợp cần đọc
trước để đánh dấu những chỗ quan trọng, có liên quan, thậm chí
phải giúp lãnh đạo lựa chọn các tài liệu nghiên cứu, tham khảo
mang théo chuyến đi để sử dụng khi cần thiết.

 Chuẩn bị kinh phí
Dựa vào kế hoạch cơng tác của đồn, thư ký lập dự trù kinh
phí. Trong bản dự trù cần có các khoản chi phí cơ bản sau đây:
- Tiền vé máy bay, tàu hỏa, ô tô
- Tiền ăn, nghỉ
- Tiền lệ phí khi giải quyết thủ tục hành chính
- Tiền đóng góp cho hội thảo hoặc hội nghị (nếu tổ chức yêu
cầu)
1.3. Những công việc trong chuyến công tác

 Trường hợp thư ký di cùng đồn cơng tác
- Liên hệ giải quyết nơi ăn, nghỉ, làm việc cho đoàn
- Tham dự các buổi làm việc và ghi biên bản


- Thu thập tài liệu, giấy tờ liên qua
- Thu thập các hóa đơn, chứng từ cần thiết
- Giải quyết các vấn đề phát sinh

 Thư ký không đi cùng đồn
- Hỗ trợ những người được ủy quyền
- Kiểm sốt các công việc
- Quản lý các văn bản
- Thông tin cho lãnh đạo khi cần thiết
1.4. Các công việc văn phịng cần làm sau chuyến cơng tác
- Nắm bắt tình hình xảy ra trong thời gian đi cơng tác
- Nhận các công văn, giấy tờ để giải quyết
- Nắm bắt lịch làm việc trong những ngày tiếp theo
- Lập hồ sơ chuyến cơng tác

- Quyết tốn kinh phí chuyến cơng tác
- Báo cáo lại tình hình chuyến đi với những người có trách
nhiệm
Chương 2: Liên hệ cơng tác tổ chức chuyến đi tại công ty cổ
phần FPT Telecom
2.1. Giới thiệu doanh nghiệp FPT Telecom
Công ty Cổ phần Viễn thông FPT (tên gọi tắt là FPT
Telecom) là thành viên thuộc Tập đồn cơng nghệ hàng đầu Việt
Nam FPT; hiện là một trong những nhà cung cấp dịch vụ Viễn
thông và Internet hàng đầu khu vực.
Thành lập ngày 31/01/1997, khởi nguồn từ trung tâm Dịch
vụ Trực tuyến do 4 thành viên sáng lập cùng sản phẩm mạng
Internet đầu tiên của Việt Nam mang tên “Trí tuệ Việt Nam –


TTVN”, sản phẩm được coi là đặt nền móng cho sự phát triển
của Internet tại Việt Nam.
Sứ mệnh
“Mang Internet, mang kết nối đến với người dân Việt Nam,
với mong muốn lớn lao mỗi gia đình Việt Nam đều sử dụng ít
nhất một dịch vụ của công ty, FPT Telecom đã và đang nỗ lực
đầu tư nâng cấp hạ tầng cũng như chất lượng sản phẩm – dịch
vụ, tăng cường ứng dụng công nghệ tiên tiến nhằm mang đến
cho khách hàng những trải nghiệm không ngừng được nâng
cao”.
2.2. Thực trạng công tác tổ chức chuyến đi công tác tại công
ty
2.2.1. Nội dung của chuyến đi
 Mục đích chuyến cơng tác:
- Theo dõi, kiểm tra cách làm việc và kết quả làm việc của

FPT telecom TPHCM
- Tổng kết hoạt động kinh doanh của FPT telecom TPHCM
trong năm 2020
- Đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh
- Đặt ra mục tiêu trong năm 2021 và lên kế hoạch hoạt động
trong năm 2021 để thực hiện mục tiêu đó
 Yêu cầu
- Kiểm tra, đánh giá, giám sát phải được thực hiện đúng yêu
cầu, theo nguyên tắc đã đề ra.
- Đảm bảo thực hiện đúng tiến độ đề ra, thực hiện nghiêm
túc, chính xác.
 Thành phần tham gia


- Số lượng: 3 thành viên
- Ông: Nguyễn Văn Nam - phó tổng giám đốc FPT telecom,
trưởng đồn cơng tác
- Ơng: Phạm Duy Hồng Nam - giám đốc tài chính của FPT
telecom, phó đồn
- Ơng: Nguyễn Văn Minh - trưởng ban kiểm sốt, thư ký
 Thời gian cơng tác
- Thời gian đi: ngày 16/11/2020, khởi hành lúc 7h sáng tại
sân bay Nội Bài
- Thời gian về theo kế hoạch: 9h30p sáng 21/11/2020 tại sân
bay Tân Sơn Nhất
Lịch trình cụ thể:
-Sau khi hạ cánh, đoàn sẽ di chuyển bằng taxi về nghỉ tại
Khách sạn Sunshine Boutique Phú Mỹ Hưng cách sân bay 14km
và cách trụ sở FPT Telecom Hồ Chí Minh 1km.
- Chiều ngày 16/11/2020: đồn cơng tác đến gặp gỡ với các

cán bộ tại trụ sở FPT TELECOM TPHCM tại lô 37-39A đường
19 KCX Tân Thuận Đông, Quận 7, TPHCM
- Ngày 17/11/2020 – 19/11/2020: đoàn đi kiểm tra, giám sát
hoạt động của công nhân viên và và làm việc với các cán bộ để
thu thập các tài liệu liên quan đến tình hình hoạt động kinh
doanh trong những quý vừa qua để xử lý các số liệu và đưa ra
các phương án phù hợp nhất cho năm tới tại các chi nhánh FPT
telecom TPHCM tại các quận, huyện có chi nhánh tại TPHCM
như: quận 7, quận 8, quận Gò Vấp, huyện Củ Chi,…
- Ngày 20/11/2020: đến Trụ sở FPT TELECOM TPHCM
tổng kết lại kết quả giám sát, kiểm tra và triển khai kế hoạch
2021


- Sau khi đã làm việc xong vào buổi sáng ngày 20/11, buổi
chiều hơm đó đồn có nghỉ tại khách sạn một đêm và ra về vào
ngày 21/11 đúng như kế hoạch.
 Giải quyết thủ tục hành chính
- Quyết định cử đi công tác của công ty: quyết định cử đi
cơng tác là 3 người có tên nêu trên đại diện là những người có
kinh nghiệm, có thể xử lý tình huống tốt và đề ra được những
chiến lược phù hợp
- Giấy giới thiệu công tác gửi đến các trụ sở, chi nhánh FPT
telecom TPHCM
- Cuống vé máy bay, hoá đơn th xe, đi xe (để thanh tốn
chi phí đi lại): có phiếu đầy đủ để quyết tốn với thư ký cơng ty
- Hố đơn th phịng và hố đơn ăn uống tại khách sạn
(thanh tốn chi phí ăn ở): có phiếu đầy đủ để quyết tốn với thư
ký cơng ty
- Chứng minh nhân dân/ thẻ căn cước

- Thẻ ghi chức danh, tên của các thành phần tham gia
chuyến công tác (có kèm ảnh) do cơng ty cung cấp.
 Phương tiện đi lại
-Xuất phát: số 1 Phạm Văn Bạch, Cầu Giấy, Hà Nội đến sân
bay Nội Bài: đoàn di chuyển bằng taxi
-Địa điểm đi và đến là từ trụ sở Hà Nội vào trụ sở thành phố
Hồ Chí Minh nên phương tiện được sử dụng ở đây là máy bay.
Vì có lịch đi cụ thể nên cơng ty đặt vé máy bay khứ hồi của
hãng Hàng không Vietnam Airline vừa thuận tiện, an tồn và
kinh phí phù hợp.


-Khi đến sân bay Tân Sơn Nhất, bên phía trụ sở tp Hồ Chí
Minh sẽ cử nhân viên đưa xe ô tô ra đón tận sân bay và sắp xếp
chỗ ăn nghỉ tại khách sạn.
-Từ khách sạn đến trụ sở tp HCM nơi diễn ra cuộc họp sẽ đi
bằng taxi.
 Điều kiện ăn/ nghỉ/ làm việc:
Mọi kế hoạch hậu cần cho chuyến đi đã được chuẩn bị sẵn,
đồn cơng tác sẽ được ăn uống ngay 3 bữa ngay tại khách sạn họ
nghỉ, và các giấy tờ có liên quan đến chuyến công tác đều được
chuẩn bị kỹ càng
 Chuẩn bị tài liệu
Chuyến công tác lần này là đi tổng kết kết quả hoạt động
kinh doanh của năm 2020 nên tài liệu mang theo sẽ là:
- Tài liệu kết quả hoạt động kinh doanh năm 2020
- Tài liệu về phương hướng kế hoạch hoạt động kinh doanh
trong năm 2021
- Biên bản thảo luận, bài phát biểu, chuẩn bị tham luận, các
số liệu tổng hợp, bảng báo cáo, các mẫu văn bản, thơng tin liên

quan… ở dạng dữ liệu máy tính
 Chuẩn bị kinh phí
Khi đã lên các cơng việc cụ thể, thư ký sẽ lập bảng dự trù
kinh phí gồm các chi phí thực tế và các khoản dự phịng. Cụ thể
các khoản chi phí dự trù như sau:
Các khoản chi
1. Tiền vé máy bay
2. Tiền taxi

Chi phí
5tr5/ 3 người/ khứ hồi
2 triệu


3. Tiền sinh hoạt (3
phịng đơn 5 ngày)
4. Phí liên lạc, giải
quyết các thủ tục
hành chính
5. Tiền mua các tài liệu,
giấy tờ phục vụ cơng
việc
6. Chi phí dự phịng
Tổng

7 triệu
500.000đ
1 triệu
2 triệu
18 triệu

Sau khi lập xong bảng dự trù kinh phí, thư ký sẽ trình Giám
đốc xem qua, ký và phê duyệt. Sau đó sẽ gửi đến Phịng Kế tốn
của cơng ty có trách nhiệm thi hành.
Trước khi đi cơng tác thư ký sẽ nhắc thành viên tham gia
chuyến đi phải giữ các hóa đơn, chứng từ để sau chuyến cơng
tác làm các chi phí cho cơng ty.
2.2.2. Những cơng việc cần làm trong chuyến đi công tác
- Khi đến địa điểm nghỉ ngơi, thư ký sẽ:
+ Rà soát lại một lần nữa để xem có thiếu tài liệu khơng.
(Nếu thiếu thì thư ký sẽ liên lạc khẩn cấp về công ty để gửi
email)
+ Kiểm tra địa điểm nghỉ ngơi, ăn uống, kiểm đủ số lượng
phịng mình đã đặt trước đó
- Bắt đầu chuyến cơng tác, thư ký sẽ đảm nhận việc:
+ Chuẩn bị đầy đủ tài liệu để bắt đầu cho chuyến công tác
+ Ghi chép lại các hoạt động trong chuyến công tác


+ Đảm bảo cho chuyến đi công tác diễn ra tốt đẹp
+ Chuẩn bị lường trước các tình huống xấu có thể xảy ra
+ Sau khi kết thúc một hoạt động, chuẩn bị tài liệu cho hoạt
động khác
+ Quản lý chặt chẽ các tài liệu dùng cho buổi công tác để
sau khi kết thúc sẽ tổng hợp.
2.2.3. Những công việc sau chuyến công tác
- Thư ký sẽ cùng với các chuyên gia ngồi lại tổng kết những
gì đã diễn ra trong chuyến đi cơng tác, bao gồm có cả những gì
đã đạt được như kế hoạch đề ra và những gì chưa đạt được để
rút kinh nghiệm cho những lần cơng tác tiếp theo

- Thư ký sẽ thu thập tồn bộ tài liệu có liên quan qua việc
chuyến cơng tác để lập hồ sơ lưu trữ
- Thu thập lại toàn bộ hóa đơn, giấy tờ có liên quan đến
chuyến đi công tác như tài liệu, điều kiện đi lại, ăn, ngủ, nghỉ và
các chi phí phát sinh trong chuyến đi cho nhân viên Kế tốn để
quyết tốn tồn bộ chi phí.
- Thư ký sẽ báo cáo lại tình hình kết quả chuyến đi cho
Giám đốc công ty đây là cách để thư ký trình bày cũng như tham
mưu các ý kiến của cấp trên để thấy được những gì mình đã làm
tốt, và khắc phục những hạn chế của mình để chuyến đi công tác
tiếp theo được diễn ra như mong đợi
Chương 3: Đánh giá công tác tổ chức chuyến đi tại công ty
cổ phần FPT Telecom và đề xuất giải pháp hồn thiện
3.1. Ưu điểm
- Chuyến đi cơng tác được chuẩn bị rất chuyên nghiệp, an
toàn và tiết kiệm, các nội dung của chuyến công tác được sắp


xếp theo trình tự rõ ràng cụ thể giúp cho các thành viên tham gia
chuyến công tác không bị lãng phí thời gian và dễ dàng nắm bắt
tình hình để thực hiện các công việc trong chuyến công tác.
- Kinh phí trong chuyến cơng tác được thư kí lên kế hoạch
cụ thể và có bảng dự trù kinh phí rõ ràng thuận tiện cho việc xử
lý các công việc phát sinh trong chuyến công tác.
- Kế hoạch tổ chức cho chuyến đi công tác được chuẩn bị rất
kỹ lưỡng, đảm bảo đầy đủ các yêu cầu đối với kế hoạch của một
chuyến cơng tác, nhờ đó hạn chế được các rủi ro và giúp cho các
thành viên trong chuyến công tác hồn thành cơng việc của
mình đúng như những mục tiêu đề ra ban đầu.
- Có thể nói rằng, quy trình lên kế hoạch cho chuyến cơng

tác của cơng ty được chuẩn bị một cách chu đáo, kỹ lưỡng nhất
với sự phối hợp của phịng Hành chính, điều đó giúp cho các
chuyến công tác của công ty được diễn ra thuận lợi và phòng
tránh được nhiều rủi ro, mang lại hiệu quả làm việc tích cực cho
cơng ty.
3.2. Nhược điểm
- Cơng ty chưa có khoảng thời gian dự phịng khi có bất cứ
vấn đề, trục trặc trong q trình cơng tác hay vấn đề đột xuất
xảy ra
- Chi phí sinh hoạt chưa được tính tốn phù hợp có thể gây
khó khăn cho các thành viên trong chuyến công tác.


- Trong thời gian cấp trên đi công tác, thư ký vẫn chưa lên
kế hoạch sắp xếp được bộ phận cấp dưới đảm nhận nhiệm vụ
thay cấp trên điều hành các hoạt động của công ty.
3.3. Đề xuất một số giải pháp
- Bộ phận hành chính văn phịng bên cạnh việc xây dựng
bảng lịch trình bao gồm thời gian, địa điểm và các công việc cụ
thể để các thành viên trong chuyến cơng tác thì cũng cần tính
tốn thêm, dư dả về mặt thời gian để có thể khắc phục được bất
cứ sự cố nào không may xảy ra.
- Căn cứ vào kế hoạch cơng tác của đồn để từ đó chuẩn bị
kinh phí sao cho phù hợp, tạo điều kiện thuận lợi để các thành
viên trong chuyến công tác hồn thành cơng việc tốt nhất.
- Cần lên kế hoạch ủy nhiệm, ủy quyền cho bộ phận có thể
đảm nhiệm được công việc của cấp trên trong thời gian cấp trên
đi cơng tác để cơng việc tại cơng ty có thể tiếp tục được triển
khai mà không bị gián đoạn khi khơng có người lãnh đạo.

Kết luận
Trong cuộc sống cạnh tranh kinh doanh thương mại ngày
càng phát triển thời nay thì những chuyến cơng tác thường
xun sẽ là yếu tố cần thiết để giúp doanh nghiệp từng bước leo
tới nấc thang danh vọng trong sự nghiệp của họ. Dù cho doanh
nghiệp bạn đang kinh doanh ngành hàng nào, mặt hàng nào


trong lĩnh vực nào thì việc trang bị cho chính mình những kiến
thức về cơng tác tổ chức chuyến đi là một điều hết sức quan
trọng, và cần được chú trọng, nâng cao hơn nữa tính thành cơng
của nó.


BẢNG PHÂN CHIA CƠNG VIỆC VÀ ĐÁNH GIÁ THÀNH
VIÊN
Nhóm 3
1. Bảng phân chia công việc
Nội dung

Người thực hiện

Mở đầu

Đỗ Hằng

Chương 1: Cơ sở lý thuyết
Chương 2: Liên hệ thực tiễn
công tác tổ chức chuyến đi tại
Công ty cổ phần viễn thông

FPT (FPT Telecom)
2.1. Giới thiệu công ty
2.2. Thực trạng
2.2.1. Nội dung của chuyến đi
công tác
2.2.2. Những công việc trong
chuyến đi công tác
2.2.3. Những công việc sau
chuyến đi công tác
Chương 3: Đánh giá ưu,
nhược điểm và đề xuất giải
pháp
Kết luận

Nguyễn Thị Hồng Hải

Lên dàn bài + tổng hợp

Đỗ Thị Hằng

Thuyết trình: Nguyễn Thị Hảo
Slide: Nguyễn Thanh Hải

Nguyễn Thị Hồng Hải
Nguyễn Thu Hà, Trần Thị Thu
Hà
Nguyễn Thị Hiền

Lại Thị Hồng Hoa
Đỗ Hằng

2. Bảng đánh giá thành viên
STT

Họ và tên

1
2

Nguyễn Thu Hà
Nguyễn Thị Hồng
Hải
Trần Thị Thu Hà
Nguyễn Thị Hiền
Lại Thị Hồng Hoa
Đỗ Thị Hằng
Nguyễn Thanh Hải
Nguyễn Thị Hảo

3
4
5
6
7
8

Điểm nhóm

Ký tên

9

Thư ký

Nhóm
trưởng