Nghiên cứu một số giải pháp hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán trong trường đại học công nghiệp quảng ninh

BỘ GIÁO DỤC VÀ ðÀO TẠO
TRƯỜNG ðẠI HỌC MỎ - ðỊA CHẤT

LÊ THỊ THUÝ HỢI
.

NGHIÊN CỨU MỘT SỐ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN
TỔ CHỨC HẠCH TỐN KẾ TỐN TRONG TRƯỜNG
ðẠI HỌC CÔNG NGHIỆP QUẢNG NINH

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ
Chuyên ngành: Kinh tế công nghiệp
Mã số : 60.31.09

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC
PGS.TS.Nguyễn Cảnh Nam

Hà Nội – 2011


LỜI CAM ðOAN
Tơi xin cam đoan nội dung luận văn: “Nghiên cứu một số giải pháp hoàn
thiện tổ chức hạch tốn kế tốn trong Trường ðại học Cơng nghiệp Quảng Ninh” là
cơng trình nghiên cứu của riêng cá nhân tơi, các số liệu, kết quả trong luận văn là
trung thực và bản luận văn này chưa được ai cơng bố trong bất kỳ chương trình đào
tạo cấp bằng nào khác.
Hà Nội, ngày 20 tháng 8 năm 2011
Tác giả

Lê Thị Thúy Hợi

MỤC LỤC
Trang phụ bìa
Lời cam đoan
Mục lục
Danh mục các chữ viết tắt
Danh mục các bảng
Danh mục các sơ ñồ
Mở ñầu .......................................................................................................................1
Chương 1 Tổng quan cơ sở lý thuyết và thực tiễn về tổ chức hạch tốn kế tốn
trong các đơn vị sự nghiệp........................................................................................4
1.1 ðặc ñiểm hoạt ñộng của ñơn vị sự nghiệp, nhiệm vụ và nội dung của kế toán
trong ñơn vị sự nghiệp ................................................................................................4
1.1.1 ðặc ñiểm hoạt ñộng của ñơn vị sự nghiệp .........................................................4
1.1.2 Nhiệm vụ của kế toán ñơn vị sự nghiệp.............................................................5
1.1.3. Nội dung của kế toán trong ñơn vị sự nghiệp ...................................................6
1.2 Các quy ñịnh về chứng từ, tài khoản kế tốn trong đơn vị sự nghiệp ..................6
1.2.1 Hệ thống chứng từ kế toán .................................................................................6
1.2.2 Hệ thống tài khoản kế tốn...............................................................................11
1.3 Hình thức kế tốn và các quy định sử dụng sổ kế tốn trong các đơn vị sự
nghiệp ........................................................................................................................12
1.3.1 Hình thức kế tốn .............................................................................................12
1.3.2 Các quy ñịnh về mở, ghi sổ, khoá sổ kế toán...................................................22
Chương 2 Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại Trường ðại học Công
nghiệp Quảng Ninh .................................................................................................26
2.1 Giới thiệu chung về trường ðại học Công nghiệp Quảng Ninh .........................26
2.2 Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại Trường ðại học Công nghiệp Quảng
Ninh...........................................................................................................................32
2.2.1 Tổ chức hệ thống chứng từ và ghi chép ban ñầu .............................................32

2.2.2 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán và phương pháp ghi chép kế toán...........35
2.2.3 Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán ....................................................................35
2.2.4 Tổ chức hệ thống báo cáo, phân tích và cơng khai báo cáo tài chính..............38
2.2.5 Tổ chức bộ máy kế toán ...................................................................................40
2.2.6 Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán các phần hành ......................................41
2.3 ðánh giá thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại Trường ðại học Công nghiệp
Quảng Ninh ...............................................................................................................48
Chương 3 ðề xuất một giải pháp hồn thiện tổ chức hạch tốn kế tốn tại
Trường ðại học Cơng nghiệp Quảng Ninh ..........................................................53
3.1 Sự cần thiết và phương hướng hoàn thiện tổ chức hạch tốn kế tốn tại Trường
ðại học Cơng nghiệp Quảng Ninh ............................................................................53
3.1.1 Sự cần thiết hồn thiện tổ chức hạch tốn kế tốn tại Trường ðH Cơng nghiệp
QN .............................................................................................................................53
3.1.2 Phương hướng hồn thiện tổ chức hạch tốn kế tốn tại Trường ðH Cơng
nghiệp QN .................................................................................................................54
3.2 Những giải pháp hồn thiện tổ chức hạch tốn kế tốn tại trường ðại học Cơng
nghiệp Quảng Ninh ...................................................................................................56
3.2.1 Hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ và ghi chép ban đầu ............................56
3.2.2 Hồn thiện tổ chức hệ thống tài khoản kế toán và phương pháp ghi chép kế
tốn ............................................................................................................................58
3.2.3 Hồn thiện tổ chức hệ thống sổ sách kế tốn ...................................................61
3.2.4 Hồn thiện tổ chức báo cáo, phân tích và cơng khai báo cáo tài chính ...........65
3.2.5 Hồn thiện tổ chức hạch tốn kế tốn các phần hành ......................................69
Kết luận và kiến nghị ..............................................................................................75
Tài liệu tham khảo
Phụ lục


DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

Chữ viết tắt

Chữ viết ñầy ñủ

UBND

Ủy ban nhân dân

TSCð

Tài sản cố ñịnh

TK

Tài khoản

GDðT

Giáo dục ñào tạo

HSSV

Học sinh sinh viên

HCSN

Hành chính sự nghiệp

ðH

ðại học

CCDC

Cơng cụ dụng cụ

CTGS

Chứng từ ghi sổ

BCTC

Báo cáo tài chính

XDCB

Xây dựng cơ bản

NSNN

Ngân sách nhà nước

BHYT

Bảo hiểm y tế

BHXH

Bảo hiểm xã hội

XSKD

Sản xuất kinh doanh

QN

Quảng Ninh

NCKH

Nghiên cứu khoa học

TCKT

Tài chính kế tốn

HCTC

Hành chính tổ chức


DANH MỤC CÁC BẢNG
TT

Tên bảng

Trang

Bảng 1.1 Danh mục chứng từ kế toán ban hành theo Qð số 19/2006/Qð-BTC ngày
20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính .....................................................8

Bảng 1.2 Danh mục sổ kế toán áp dụng trong các đơn vị sự nghiệp theo từng hình
thức kế tốn ...............................................................................................................21
Bảng 2.1 Danh mục chứng từ kế toán sử dụng tại Trường ðH Công nghiệp Quảng
Ninh...........................................................................................................................33
Bảng 2.2 Danh mục sổ kế tốn sử dụng tại Trường ðH Cơng nghiệp Quảng Ninh 37
Bảng 2.3 Danh mục BCTC sử dụng tại Trường ðH Công nghiệp QN ....................38
Bảng 3.1 Mẫu Sổ Cái sử dụng tại Trường ðH Công nghiệp QN .............................63
Bảng 3.2 Mẫu Sổ Cái trong điều kiện sử dụng máy Vi tính .....................................64
Bảng 3.3 Bảng phân tích thu từ hoạt động sự nghiệp ...............................................67
Bảng 3.4 Bảng phân tích kết qủa tài chính hoạt ñộng sự nghiệp.............................68


DANH MỤC CÁC SƠ ðỒ
TT

Tên bảng

Trang

Sơ đồ 1.1 Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức Nhật ký chung .............................14
Sơ đồ 1.2 Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức Nhật ký - Sổ cái...........................16
Sơ đồ 1.3 Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức chứng từ ghi sổ............................18
Sơ đồ 1.4 Quy trình ghi sổ kế tốn trên máy vi tính .................................................20
Sơ đồ 2.1 Trình tự ln chuyển chứng từ tại Trường ðH Công nghiệp Quảng Ninh.32
Sơ ñồ 2.2 Trình tự mua vật liệu, dụng cụ tại Trường ðH CN Quảng Ninh .............42
Sơ đồ 2.3 Trình tự hạch tốn tiền lương và các khoản trích theo lương tại Trường
ðH Cơng nghiệp Quảng Ninh...................................................................................45
Sơ đồ 3.1 Trình tự mua vật liệu, dụng cụ..................................................................71
Sơ đồ 3.2 Trình tự hạch tốn tiền lương và các khoản trích theo lương...................73

1

MỞ ðẦU
1 Tính cấp thiết của đề tài
Chuyển sang cơ chế mới, thực hiện xã hội hoá trong giáo dục ñào tạo, Nhà
nước giữ vai trò là người tổ chức quản lý, tạo lập môi trường pháp lý thuận lợi ñể
cho ngành giáo dục ñào tạo phát triển. Ngày 25 tháng 4 năm 2006 Thủ tướng Chính
phủ đã ban hành Nghị ñịnh Số 43/2006/Nð-CP qui ñịnh quyền tự chủ, tự chịu trách
nhiệm về thực hiện nhiệm vụ tổ chức bộ máy, biên chế, tài chính đối với các đơn vị
sự nghiệp cơng lập. Như vậy các đơn vị hành chính, sự nghiệp cần phải kiểm sốt
chặt chẽ về chi phí, phải tự hạch tốn, đảm bảo sử dụng nguồn thu, chi đạt hiệu quả,
tiết kiệm chi phí, tạo sự chủ ñộng về cả hoạt ñộng và tài chính của ñơn vị. Ngày 30
tháng 03 năm 2006 Bộ Tài chính đã ban hành Quyết ñịnh 19/2006/Qð-BTC về việc
ban hành Chế ñộ Kế tốn hành chính, sự nghiệp, thay cho Quyết định 999TC/Qð/CðKT ngày 2/11/1996. Hệ thống Kế toán này áp dụng chung cho các đơn
vị hành chính, sự nghiệp có sử dụng Ngân sách nhà nước và nguồn kinh phí khác.
Trường ðại học Cơng nghiệp Quảng Ninh là một trường đào tạo nguồn lực lao
ñộng tại chỗ chủ yếu cho Quảng Ninh và các tỉnh khác. Xuất phát ñiểm là Trường
Trung cấp Kỹ thuật Mỏ, ñược nâng cấp thành trường Cao ñẳng kỹ thuật Mỏ và mới
ñược nâng cấp lên bậc ñại học với qui mô lớn hơn, mở rộng thêm nhiều ngành nghề
ñào tạo. Thực hiện chủ trương ñổi mới và nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt
ñộng, Nhà trường ñã chủ ñộng cơ cấu lại bộ máy tổ chức, tăng cường cơng tác quản
lý, trong đó chú trọng đến việc hồn thiện tổ chức hạch tốn kế tốn . Tuy nhiên,
cơng tác hạch tốn kế tốn của Trường vẫn cịn nhiều bất cập, chưa đáp ứng được
u cầu của công tác quản lý theo hướng tự chủ tài chính. Vì vậy, cần phải nghiên
cứu hồn thiện tổ chức hạch tốn kế tốn tại Trường ðại học Cơng nghiệp Quảng
Ninh, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý tài chính nhằm phục vụ nâng cao chất
lượng giáo dục đào tạo .
Với lý do nêu trên tơi đã lựa chọn ñề tài: “ Nghiên cứu một số giải pháp
hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán trong Trường ðại học Cơng nghiệp Quảng

Ninh” cho Luận văn thạc sĩ của mình.


2
2 ðối tượng và phạm vi nghiên cứu của luận văn
ðối tượng nghiên cứu: Cơng tác tổ chức hạch tốn kế tốn trong các đơn vị
sự nghiệp.
Phạm vi nghiên cứu: Trường ðại học Công nghiệp Quảng Ninh.
3 Mục tiêu, mục ñích nghiên cứu của ñề tài luận văn
Nghiên cứu ñề xuất được một số giải pháp hồn thiện tổ chức hạch tốn kế
tốn trong Trường ðại học Cơng nghiệp Quảng Ninh nhằm nâng cao hiệu quả quản
lý tài chính theo cơ chế tự chủ, góp phần cải thiện cơ sở vật chất, nâng cao trình độ
đội ngũ giảng viên, viên chức với mục đích nâng cao chất lượng đào tạo.
4 Nội dung, nhiệm vụ nghiên cứu ñề tài
Cơ sở lý thuyết và thực tiễn về tổ chức hạch toán kế tốn trong các đơn vị sự
nghiệp.
Phân tích, đánh giá thực trạng cơng tác hạch tốn kế tốn trong trường ðại
học Cơng nghiệp Quảng Ninh .
Nghiên cứu đề xuất một số giải pháp hồn thiện tổ chức hạch tốn kế tốn
trong Trường ðại học Công nghiệp Quảng Ninh.
5 Phương pháp nghiên cứu
Trên cơ sở phương pháp luận duy vật biện chứng của Chủ nghĩa Mác -Lênin
ñể giải quyết vấn ñề ñặt ra luận văn ñã nghiên cứu lý thuyết kết hợp với khảo sát,
phân tích kinh nghiệm thực tiễn một cách có logic.
Kết hợp sử dụng các phương pháp chun mơn như phương pháp tiếp cận hệ
thống, phương pháp phân tích, tổng hợp, phương pháp thống kê, so sánh ñể nghiên
cứu và phân tích các vấn đề thực tiễn, rút ra những bất cập, tồn tại, trên cơ sở đó
đưa ra phương hướng và các giải pháp phù hợp ñể giải quyết vấn ñề.
6 Ý nghĩa khoa học và ý nghĩa thực tiễn của ñề tài
Ý nghĩa khoa học: Cung cấp những luận cứ khoa học cho việc bổ sung, hoàn

thiện chế độ kế tốn nói chung và cơng tác hạch tốn kế tốn nói riêng trong các
đơn vị sự nghiệp hoạt động có thu hoạt động theo cơ chế tự chủ tài chính.


3
Ý nghĩa thực tiễn: Kết quả nghiên cứu ñề tài luận văn có giá trị tham khảo cho
Trường ðại học Cơng nghiệp Quảng Ninh trong việc hồn thiện cơng tác hạch toán
kế toán nhằm nâng cao hiệu quả quản lý tài chính theo cơ chế tự chủ.
7 Kết cấu của luận văn :
Ngồi phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, luận văn được
trình bày trong 76 trang, 9 bảng biểu, 9 sơ ñồ và 3 chương:
Chương 1. Tổng quan cơ sở lý thuyết và thực tiễn về tổ chức hạch tốn kế
tốn trong các đơn vị sự nghiệp
Chương 2. Thực trạng tổ chức hạch toán kế tốn tại trường ðại học Cơng
nghiệp Quảng Ninh.
Chương 3. ðề xuất một số giải pháp hoàn thiện tổ chức hạch tốn kế tốn tại
trường ðại học Cơng nghiệp Quảng Ninh.
Luận văn được hồn thành tại Khoa Kinh tế - Quản trị kinh doanh, Trường
ðại học Mỏ - ðịa chất. Tác giả xin chân thành cảm ơn PGS.TS Nguyễn Cảnh Nam
ñã tận tình hướng dẫn trong việc thực hiện luận văn thạc sỹ này. Xin chân thành
cảm ơn Phịng đào tạo Sau ñại học, Khoa Kinh tế - Quản trị kinh doanh cùng các
Thầy, các Cơ giáo trong Khoa đã giúp đỡ, truyền đạt kiến thức để học viên hồn
thành khố học.
Xin chân thành cảm ơn các bạn bè, ñồng nghiệp trong Trường ðại học Cơng
nghiệp Quảng Ninh đã tạo điều kiện, hỗ trợ cung cấp thông tin và các số liệu cần
thiết để tơi hồn thành luận văn thạc sỹ này.


4
CHƯƠNG 1

TỔNG QUAN CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ THỰC TIỄN VỀ TỔ CHỨC
HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TRONG CÁC ðƠN VỊ SỰ NGHIỆP
1.1 ðặc ñiểm hoạt ñộng của ñơn vị sự nghiệp, nhiệm vụ và nội dung của kế
tốn trong đơn vị sự nghiệp
1.1.1 ðặc ñiểm hoạt ñộng của ñơn vị sự nghiệp
Các ñơn vị sự nghiệp do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép thành lập
có tư cách pháp nhân, có tài khoản, có con dấu riêng, thực hiện chức năng quản lý
nhà nước hoặc cung cấp sản phẩm, dịch vụ công trong các ngành, lĩnh vực theo quy
ñịnh của pháp luật phục vụ cho sự nghiệp phát triển kinh tế, xã hội.
Căn cứ quan hệ với chủ sở hữu người ta chia các ñơn vị sự nghiệp thành các
đơn vị sự nghiệp cơng lập và các đơn vị sự nghiệp ngồi cơng lập. Các đơn vị sự
nghiệp cơng lập là những đơn vị thuộc sở hữu nhà nước, được nhà nước cấp kinh
phí khi mới thành lập, các viên chức lãnh ñạo của các ñơn vị này do cơ quan nhà
nước bổ nhiệm hoặc bãi miễn. Các đơn vị sự nghiệp ngồi cơng lập là những đơn vị
do các tổ chức hoặc cá nhân góp vốn thành lập như các trường dân lập, tư thục…
Căn cứ khả năng tự trang trải chi phí hoạt động, người ta phân ra đơn vị sự
nghiệp có thu và các đơn vị sự nghiệp khơng có thu. Theo phân cấp quản lý ngân
sách người ta chia ra các ñơn vị sự nghiệp thành:
Các đơn vị dự tốn cấp I là các đơn vị trực tiếp nhận và quyết tốn kinh phí
với cơ quan quản lý ngân sách trung ương như các Bộ, UBND các tỉnh, thành phố
trực thuộc trung ương,…Các ñơn vị dự tốn cấp I được giao nhiệm vụ trực tiếp
quản lý và cấp phát ngân sách cho các ñơn vị dự tốn cấp II.
Các đơn vị dự tốn cấp II là các đơn vị nhận và quyết tốn kinh phí được
ngân sách cấp với các đơn vị dự tốn cấp I và trực tiếp quản lý ngân sách của các
đơn vị dự tốn cấp III.


5
ðơn vị dự tốn cấp III là đơn vị trực tiếp chi tiêu kinh phí cho hoạt động của đơn
vị và chịu trách nhiệm quyết tốn kinh phí với đơn vị dự tốn cấp trên theo quy định.

Các đơn vị sự nghiệp đều có đặc điểm chung là hoạt động bằng kinh phí do
ngân sách nhà nước cấp hoặc tự trang trải bằng nguồn thu sự nghiệp. ðặc điểm
này có ảnh hưởng lớn đến cơng tác kế tốn của các ñơn vị sự nghiệp thể hiện trên
các mặt:
Trước hết, ñể phục vụ cho kiểm soát và thanh quyết toán với ngân sách, kế tốn
các đơn vị sự nghiệp phải tn thủ chế độ kế tốn do cơ quan có thẩm quyền quy ñịnh.
Thứ hai, phục vụ cho tổng hợp số liệu về các khoản chi ngân sách, các khoản
chi trong các đơn vị sự nghiệp phải được hạch tốn chi tiết theo từng chương, mục
phù hợp với mục lục ngân sách.
1.1.2 Nhiệm vụ của kế tốn đơn vị sự nghiệp
Kế toán là hệ thống thu thập, xử lý và cung cấp thơng tin về các hoạt động
kinh tế tài chính của một tổ chức phục vụ cho việc ra quyết định quản lý. Kế tốn
trong đơn vị sự nghịêp có nhiệm vụ thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ
cho quản lý và sử dụng nuồn kinh phí và các khoản thu trong các đơn vị sự nghiệp.
Theo quy định của luật kế tốn, để phục vụ cho kiểm tra , kiểm sốt tình hình sử
dụng và thanh quyết tốn các khoản kinh phí được ngân sách cấp phát cũng như các
nguồn thu của các ñơn vị sự nghiệp, kế tốn trong các đơn vị sự nghiệp phải thực
hiện các nhiệm vụ sau:
Phản ánh ñầy ñủ, trung thực, kịp thời các hoạt động kinh tế tài chính phát sinh
liên quan ñế các hoạt ñộng thu và sử dụng nguồn kinh phí ngân sách cấp, các khoản
thu sự nghiệp của đơn vị.
Cung cấp thơng tin phục vụ cho kiểm tra, kiểm soát , quản lý, sử dụng các
khoản kinh phí, khoản thu sự nghiệp theo đúng chế độ hiện hành và theo dự tốn đã
được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Góp phần kiểm tra, giám sát tình hình sử dụng vật tư, tài sản, nguồn kinh phí của
đơn vị theo ñúng chế ñộ và pháp luật hiện hành.


6
1.1.3 Nội dung của kế tốn trong đơn vị sự nghiệp

Phục vụ cho kiểm tra, kiểm sốt tình hình thu và sử dụng các nguồn kinh phí
trong đơn vị sự nghiệp, góp phần kiểm tra, giám sát tình hình sử dụng vật tư, tài sản
theo ñúng chế ñộ quy ñịnh . Kế tốn trong đơn vị sự nghiệp phải phản ánh tất cả các
họt động kinh tế tài chính liên quan đến tài sản và nguồn kinh phí của đơn vị. Các
đối tượng kế tốn trong từng đơn vị sự nghiệp cụ thể phụ thuộc vào ñặc ñiểm hoạt
ñộng và nguồn kinh phí hoạt động của mỗi đơn vị. Các nội dung cụ thể của kế tốn
trong các đơn vị sự nghiệp gồm:
Kế tốn tiền và các khoản tương đưong tiền phản ánh tính trạng và sự biến
động của các khoản tiền và tương ñương tiền trong ñơn vị sự nghiệp như: tiền VIệt
Nam, ngoại tệ, các loại chứng khoán ñược mua về ñể bán trong thời gian không quá
3 tháng…
Kế tốn vật tư và tài sản phản ánh tình trạng và sự biến ñộng của các loại vật
tư, tài sản trng q trình hoạt động của đơnh vị sự nghiệp
Kế tốn nguồn kinh phí, quỹ phản ánh tình trạng và sự biến động của các
nguồn kinh phí, các khoản quỹ, vốn của đơn vị sự nghiệp.
Kế tốn các khoản thanh tốn phản ánh tình trạng và sự biến động của các
khoản thanh tốn phát sinh trong q trình hoạt ñộng của dơn vị sự nghiệp.
Kế toán khác bao gồm kế toán các khoản4 thu, chi và xử lý chênh lệch thu,
chi liên quan ñến hoạt ñộng của ñơn vị sự nghiệp, lập báo cáo tài chính…
1.2 Các quy định về chứng từ, tài khoản kế tốn trong đơn vị sự nghiệp
1.2.1 Hệ thống chứng từ kế toán
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong đơn vị sự nghiệp phải
ñược lập chứng từ theo ñúng mẫu và nội dung quy ñịnh trong danh mục chứng từ kế
tốn do Bộ Tài chính ban hành. Các đơn vị có các hoạt động kinh tế, tài chính đặc
thù chưa có mẫu chứng từ quy định có thể áp dụng mẫu chứng từ riêng nhưng phải
ñược sự chấp thuận bằng văn bản của Bộ Tài chính.
Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế tốn áp dụng cho các đơn vị sự nghiệp bao gồm:


7

-

Các chứng từ về lao ñộng tiền lương

-

Các chứng từ về vật tư

-

Các chứng từ về tiền tệ

-

Các chứng từ về TSCð

-

Các chứng từ kế toán khác
Khi lập chứng từ, kế tốn chỉ được lập một lần đủ số liên quy định cho một

nghệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Trên các chứng từ kế tốn phải ghi đầy ñủ các
chi tiêu bắt buộc. Các nội dung chứng từ phải rõ ràng, trung thực với nội dung
nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, khơng
tẩy xố, khơng viết tắt, số tiền viết bằng chữ phải khớp, ñúng với số tiền viết bằng
số. Các chứng từ sau khi lập xong phải ñược người có trách nhiệm kiểm tra và ký
duyệt theo quy ñịnh. Chữ ký trên chứng từ phải bằng bút bi hoặc bút mực, khơng
được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì, hoặc dấu khắc sẵn chữ ký. ðối với chứng từ chi
tiền , những người có liên quan phải ký tực tiếp vào từng liên, phải thống nhất và
phải giống với chữ ký đã đăng ký ( nếu có) hoặc giống với chữ ký đã ký trước đó.

Kế tốn trưởmg, thủ trưởng đơn vị hoặc người được uỷ quyền khơng ñược ký
chứng từ kế toán khi chưa ghi hoặc chưa ghi ñủ nội dung chứng từ.
Các ñơn vị sự nghiệp nếu có đủ các điều kiện về thiết bị, cơng nghệ và nhân
lực đảm bảo sử dụng an tồn, bảo mật được dữ liệu có thể sử dụng chứng từ ñiện tử
trong giao dịch, thanh toán. Chứng từ ñiện tử dáp ứng được các u cầu về nơi dung
và độ an tồn dữ liệu có giá trị như chứng từ bằng giấy. Chữ ký trên chứng từ ñiện
tử ñược xác lập riêng cho từng cá nhân và phải ñược mã hố bằng khố mật mã để
xác định quyền và trachgs nhiệm của người lập và những người liên quan chịu trách
nhiệm về tính an tồn và chính xác của chứng từ điện tử.
Danh mục các chứng từ kế tốn sử dung trong đơn vị sự nghiệp do Bộ Tài
chính quy ñịnh như sau:


8
Bảng 1.1 Danh mục chứng từ kế toán ban hành theo Qð số 19/2006/Qð-BTC
ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính
Loại chứng

STT

Tên chứng từ

1

2

Số hiệu
3

từ kế tốn

BB

HD

4

5

I

Chứng từ lao động tiền lương

1

Bảng chấm cơng

C01a-HD

x

2

Bảng chấm cơng làm thêm giờ

C01b-HD

x

3

Giấy báo làm thêm giờ

C01c-HD

x

4

Bảng thanh toán tiền lương

C02a-HD

x

5

Bảng thanh toán thu nhập tăng thêm

C02b-HD

x

6

Bảng thanh toán học bổng(Sinh hoạt phí)

C03-HD

x

7

Bảng thanh tốn tiền thưởng

C04-HD

x

8

Bảng thanh tốn phụ cấp

C05-HD

x

9

Giấy đi đường

C06-HD

x

10

Bảng thanh tốn tiền làm thêm giờ

C07-HD

x

11

Hợp đồng giao khốn cơng việc, sản phẩm

C08-HD

x

12

Bảng thanh tốn tiền th ngồi

C09-HD

x

13

Biên bản thanh lý hợp đồng giao khốn

C10-HD

x

14

Bảng kê trích nộp các khoản theo lương

C11-HD

x

15

Bảng kê thanh tốn cơng tác phí

C12-HD

x

16

Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH

17

Danh sách người nghỉ hưởng trợ cấp ốm

II

Chứng từ vật tư

1

Phiếu nhập kho

C20-HD

x

2

Phiếu xuất kho

C21-HD

x

3

Giấy báo hỏng, mất công cụ, dụng cụ

C22-HD

x

4

Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ,sản phẩm, hành

C23-HD

x


9
Loại chứng
STT

Tên chứng từ

1

2

Số hiệu
3

từ kế toán
BB

HD

4

5

hoá

5
6

Bảng kê mua hàng
Biên bản kiểm nghiệm vật tư, cơng cụ, sản phẩm,
hàng hố

7

Bảng kê mua hàng

8
9
III

C24-HD

x

C25-HD

x

04 GTGT

x

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

03PXK-3LL

x

Phiếu xuất kho hàng gửi ñại lý.

04 HDL-3LL

x

Chứng từ tiền tệ, nguồn kinh phí

1

Phiếu thu

C30-BB

x

2

Phiếu chi

C31-BB

x

3

Giấy đề nghị tạm ứng

C32-HD

4

Giấy thanh tốn tạm ứng

C33-BB

5

Biên bản kiểm kê quỹ(Dùng cho đồng Việt Nam)

C34-HD

x

C35-HD

x
x

6

Biên bản kiểm kê quỹ(Dùng cho ngoại tệ, vàng
bạc, kim khí q, đá q)

7

Giấy đề nghị thanh tốn

C37-HD

8

Biên lai thu tiền

C38-BB

9
10

Bảng kê chi tiền cho người tham dự hội thảo, tập
huấn
Bảng kế chi tiền cho người tham dự hội thảo, tập
huấn

11

Giấy nộp trả kinh phí bằng tiền mặt

12

Giấy nộp trả kinh phí bằng chuyển khoản

13

Bảng kê nộp séc

14

Uỷ nhiệm thu

x
x

x

C40a-HD

x

C40b-HD

x


10
Loại chứng
STT

Tên chứng từ

1

2

15

Uỷ nhiệm chi

16

Giấy rút vốn ñầu tư kiêm lĩnh tiền mặt

17

19

Giấy nộp trả vốn ñầu tư bằng tiền mặt

20

Giấy nộp trả vốn ñầu tư bằng chuyển khoản

21

Giấy ghi thu-ghi chi vốn dầu tư

V

Chứng từ bán hàng, thu sự nghiệp

1

Vé

4
VI

BB

HD

4

5

tiền thư - ñiện cấp sec bảo chi

Giấy ñề nghị thanh tốn tạm ứng vốn đầu tư

3

3

từ kế tốn

Giấy rút vốn đầu tư kiêm chuyển khoản, chuyển

18

2

Số hiệu

Hố đơn GTGT

01 GTK T3LL

Hố đơn bán hàng thơng thường

02 GTGT3LL

Hố đơn bán lẻ(Sử dụng cho máy tính tiền)
Chứng từ viện trợ

1

Giấy xác nhận hàng viện trợ khơng hồn lại

2

Giấy xác nhận tiền viện trợ khơng hồn lại

3

Bảng kê chứng từ gốc gửi nhà tài trợ

4

ðề nghị ghi thu chi ngân sách tiền, hàng viện trợ

………..
Ghi chú:
- BB: Mẫu bắt buộc
- HD: Mẫu hướng dẫn

x
x
x


11
1.2.2 Hệ thống tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản kế tốn dùng để phân loại, hệ thống hố các nghiệp vụ
kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế và theo từng đối tượng kế tốn.
đây là phương tiện để phản ánh, kiểm sốt thường xun, liên tục có hệ thống tình
hình tài sản, tiếp nhận, sử dụng kinh phí, các khoản thu, chi hoạt động, kết quả hoạt
động, các khoản thanh tốn,… ở các đơn vị sự nghiệp. Trong các ñơn vị sự nghiệp ,

tài khoản kế tốn được mở cho từng đối tượng kế tốn có nội dung kinh tế riêng
biệt. Bộ Tài chính quy ñịnh thống nhất hệ thống TK kế toán áp dụng cho tất cả các
ñơn vị sự nghiệp trong cả nước, bao gồm:t hống nhất về loại TK, số lượng TK, ký
hiệu, tên gọi và nội dung ghi chép của từng TK.
Các ñơn vị sự nghiệp phải căn cứ vào hệ thống TK kế tốn do Bộ Tài chính
ban hành để xây dựng hệ thống TK kế toán áp dụng cho ñơn vị. Khi xây dựng hệ
thống TK kế toán, các ñơn vị chỉ ñược bổ sung thêm các TK cấp 2, cấp 3, cấp 4( trừ
các TK kế toán mà Bộ Tài chính đã quy định trong hệ thống TK kế tốn) để phục vụ
u cầu quản lý của đơn vị. Nếu muốn mở thêm TK cấp 1 ngoài các TK đã có hoặc
cần sửa đổi, bổ sung TK cấp 2 hoặc cấp 3 trong hệ thống TK kế toán do Bộ Tài
chính quy định thì phải được Bộ Tài chính chấp thuận bằng văn bản trước khi thực
hiện. Hệ thống TK kế tốn sử dụng cho mỗi đơn vị sự nghiệp phải ñáp ứng ñược
các yêu cầu sau:
ðáp ứng ñầy ñủ các yêu cầu quản lý và kiểm soát chi quỹ ngân sách nhà
nước, vốn, quỹ cơng, đồng thời thoả mãn yêu cầu quản lý và sử dụng kinh phí của
từng lĩnh vực, từng đơn vị sự nghiệp;
Phản ánh ñầy ñủ các hoạt ñộng kiinh tế, tài chính phát sinh của các đơn vị sự
nghiệp thuộc mọi loại hình, mọi lĩnh vực, phù hợp với mơ hình tổ chức và tính chất
hoạt động;
ðáp ứng u cấu xử lý thơng tin bằng các phương tiện tính tốn thủ cơng
(hoặc bằng máy vi tính…) và thoả mãn đầy đủ nhu cầu của ñơn vị và của cơ quan
quản lý nhà nước.


12
Hệ thống TK kế tốn áp dụng cho các đơn vị sự nghiệp do Bộ Tài chính quy
định gồm 7 loại , trong đó:
Loại 1: Phản ánh các loại tiền và vật tư trong ñơn vị;
Loại 2: Phản ánh TSCð và các chỉ tiêu liên quan ñến TSCð trong ñơn vị sự
nghiệp;

Loại 3: Phản ánh các khoản phải thu, phải trả của ñơn vị sự nghiệp bao gồm
cả các khoản tạm ứng;
Loại 4: Phản ánh nguồn kinh phí của đơn vị sự nghiệp;
Loại 5: Phản ánh toàn bộ các khoản phải thu phát sinh trong ñơn vị sự
nghiệp;
Loại 6: Phản ánh các khoản chi phát sinh trong quá trình hoạt ñộng của ñơn
vị sự nghiệp;
Loại 0 : Gồm các TK ngồi bảng phản ánh các TK khơng thuộc quyền sở
hữu của ñơn vị hoặc các chỉ tiêu chi tiết liên quan ñến các tài sản ñược phản ánh
trên các TK thuộc 6 loại kể trên ( xem phụ lục 01).
1.3 Hình thức kế tốn và các quy định sử dụng sổ kế tốn trong các đơn vị sự
nghiệp
1.3.1 Hình thức kế tốn
Các đơn vị sự nghiệp có thể áp dụng hình thức kế tốn thủ cơng hoặc các
chương trình kế tốn trên máy vi tính . Nếu áp dụng hình thức kế tốn thủ cơng
cácđơn vị sự nghiệp có thể sử dụng một trong các hình thức kế tốn nhật ký chung,
Nhật ký - Sổ cái và Chứng từ ghi sổ. Dù áp dụng hình thức kế tốn nào , các ñơn vị
sự nghiệp cũng phải tuân thủ quy ñịnh của hình thức kế tián đã lựa chọn về: loại sổ,
số lượng, kết cấu các loại sổ, mối quan hệ giữa các loai sổ, trình tự và kỹ thuật ghi
chép các loại sổ kế tốn.
1.3.1.1 Hình thức kế tốn Nhật ký chung
Trong hình thức kế tốn Nhật ký chung, tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài
chính phát sinh đều ñược ghi vào sổ Nhật ký chung theo trỉnh tự thời gian phát sinh.


13
Số liệu trên sổ Nhật ký chung ñược sử dụng ñể ghi vào sổ cái theo các TK liên quan
ñến nghiệp vụ kinh tế.
Hình thức kế tốn Nhật ký chung có các loại sổ sau:
-

Sổ nhật ký chung

-

Sổ cái

-

Các sổ hoặc thẻ kế tốn chi tiết.

Trình tự ghi sổ theo hình thức kế tốn Nhật ký chung được thực hiện như sau:
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ kế toán ñã ñược kiểm tra kế toán ghi vào sổ
Nhật ký chung theo trình tự thời gian. Căn cứ vào số liệu ñã ñược ghi trên nhật ký
chung ñối chiếu với chứng từ liên quan kế toán ghi vào sổ cái theo các TK kế toán
phù hợp. ðối với các nghiệp vụ có liên quan đến các đối tượng cần hạch tốn chi
tiết, kế tốn phải ghi đồng thời số liệu trên chứng từ vào các sổ hoặc thẻ kế toán chi
tiết có liên quan.
Cuối tháng( cuối quý, cuối năm) kế toán khoá sổ cái và các sổ, thẻ kế toán
chi tiết. Từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết lập “ Bảng tổng hợp chi tiết” cho từng TK. Số
liệu trên bảng tổng hợp chi tiết ñược ñối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có
và số dư cuối tháng của từng TK trên sổ cái. Sau khi kiểm tr đối chiếu nếu đảm bảo
khớp đúng thì số liệu khố sổ trên sổ cái được sử dụng để lập “Bảng cân ñối số phát
sinh” và báo cáo tài chính. Bảng cân đối số phát sinh khi lập xong phải ñạt ñược cân
bằng “ Tổng số phát sinh Nợ” với “ Tổng số phát sinh Có” và phải bằng “ Tổng số
phát sinh Nợ” và “ Tổng số phát sinh Có” trên sổ nhật ký chung cùng kỳ.
Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn Nhật ký chung ñược thực hiện
theo sơ ñồ 1.1:

14

Chứng từ kế tốn

Sổ nhật ký
đặc biệt

SỔ NHẬT KÝ
CHUNG

Sổ, thẻ kế tốn
chi tiết

SỔ CÁI

Bảng tổng hợp
chi tiết

Bảng cân đối số
phát sinh

BÁO CÁO
TÀI CHÍNH
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
ðối chiếu
Sơ đồ 1.1 Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức Nhật ký chung
1.3.1.2 Hình thức kế tốn Nhật ký- Sổ cái
ðặc trưng cơ bản của hình thức kế tốn Nhật ký- Sổ cái là các nghiệp vụ kinh
tế, tài chính phát sinh được ghi chép kết hợp theo trình tự thời gian với phân loại, hệ

thống hố theo từng đối tượng kế toán trên cùng một quyển sỏ kế toán tổng hợp là
sổ Nhật ký- Sổ cái trong cùng một quá trình ghi chép.
Hình thức kế tốn Nhật ký - Sổ cái gồm có các loại sổ kế tốn chủ yếu sau:
-

Sổ Nhật ký- Sổ cái;


15
-

Các sổ, thẻ kế tốn chi tiết

Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn Nhật ký- Sổ cái:
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán ( hoặc Bảng tổng hợp chứng
từ kế toán cùng loại) đã được kiểm tra, định khoản, kế tốn ghi vào sổ Nhật ký- Sổ
cái. Số liệu của mỗi chứng từ kê stoán ( hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế tốn cùng
loại) được ghi trên một dịng ở cả 2 phần nhật ký và phần sổ cái. ðối với các nghiệp
vụ phát sinh nhiều lần trong ngày, ñể giảm bớt số lần ghi trực tiếp từ chứng từ gốc
vào sổ cái, kế toán lập bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại và dùng số liệu
tổng cộng trên bảng này ñã ghi vào sổ cái.
Các chứng từ kế tốn có liên quan đến các đối tượng cần hạch tốn chi tiết được sử
dụng để đồng thời ghi vào sổ hoặc thẻ kế tốn chi tiết có liên quan.
Cuối tháng, sau khi đã phản ánh tồn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong
tháng vào sổ Nhật ký- Sổ cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng
số liệu của cột số phát sinh ở phần nhật ký và các cột Nợ, cột Có của từng TK ở
phần sổ cái để ghi vào dịng cộng phát sinh trong tháng. Căn cứ vào số dư đầu tháng
và số phát sinh trong tháng kế tốn tính ra sô sdư cuối tháng của từng TK trên sổ
Nhật ký- Sổ cái. Số phát sinh luỹ kế từ ñầu quý( hoặc ñầu năm) ñược căn cứ vào số
phát sinh luỹ kế tháng trước cộng với tổng số phát sinh tương ứng của tháng này.

Sau khi tính tổng phát sinh của các TK trong tháng, kế toán phải kiểm tra
việc ghi chép bằng việc đối chiếu sơốliệu đã ghỉtên sổ kế toán với số liệu trên chứng
từ. Số liệu tổng cộng cuối tháng phải ñath ñược cân bằng:
Tổng số tiền
của cột “Số tiền

Tổng số tiền
=

phát sinh”
và:

phát sinh Nợ của

=

phát sinh Có của

tất cả các TK

Tổng số dư Nợ
các TK

Tổng số tiền

tất cả các TK
Tổng số dư Có

=

các TK

Số liệu trên các sổ và thẻ kế toán chi tiết cũng phải ñược khoá sổ ñể cộng số
phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng ñối tượng. Căn


16
cứ vào số liệu khố sổ của các đối tượng chi tiết lập “ Bảng tổng hợp chi tiết” cho
từng TK. Số liệu trên “ Bảng tổng hợp chi tiết” ñược ñối chiếu với số phát sinh Nợ,
số phát sinh Có và số dư cuối tháng của tứng TK trên sổ Nhật ký-Sổ cái.
Số liệu trên sổ Nhật ký- Sổ cái, trên sổ, thẻ kế toán chi tiết và “ Bảng tổng
hợp chi tiết” sau khi khố sổ được kiểm tra, ñối chiếu nếu khớp, ñúng sẽ ñược sử
dụng ñể lập Bảng cân ñối TK và các báo cáo tài chính khác.
Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn Nhật ký- Sổ cái được thực hiện theo
sơ ñồ 1.2:

Chứng từ kế toán

Sổ
quỹ

Bảng tổng hợp chứng từ
kế toán cùng loại

NHẬT KÝ- SỔ CÁI

Sổ,thẻ kế
toán chi tiết

Bảng tổng

hợp chi tiết

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
ðối chiếu số liệu cuối tháng
Sơ đồ 1.2 Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức Nhật ký - Sổ cái
1.3.1.3 Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ
Chứng từ ghi sổ là chứng từ kế tốn dùng để tổng hợp , phân loại và hệ thống
hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có cùng nội dung kinh tế.


17
Trong hình thức kế tốn này, việc ghi sổ kế tốn được căn cứ vào chứng từ ghi sổ
và được tách biệt thành hai quá trình riêng biệt:
-

Ghi theo trình tự thời gian nghiệp vu kinh tế, tài chính phát sinh trên sổ

ñăng ký chứng từ ghi sổ.
-

Ghi theo từng đối tượng kế tốn trên sổ cái.

Hình thức kế tốn này sử dụng các loại sổ kế toán sau:
-

Chứng từ ghi sổ;

-

Sổ ñăng ký chứng từ ghi sổ;

-

Sổ cái;

-

các sổ, thẻ kế tốn chi tiết.

Trình tự ghi sổ theo hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ:
Hàng ngày hoặc định kỳ, căn cứ vào chứng từ kế tốn đã được kiểm tra ñể
lập chứng từ ghi sổ. ðối với nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh thường xun, có
nội dung kinh tế giống nhau ñược sử dụng ñể lập “ Bảng tổng hợp chứng từ kế toán
cùng loại” . Từ số liệu cộng trên “ Bảng tổng hợp chứng từ kế toan cùng loại” ñể
lập chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ sua khi lập xong chuyển ñến kế toán trưởng
hoặc người phụ trách kế toán hoặc người được kế tốn trưởng uỷ quyền ký duyệt
sau đó chuyển cho bộ phận kế tốn tổng hợp vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và ghi
vào sổ cái.
Cuối tháng sau khi ñã ghi hết chứng từ ghi sổ lập trong tháng vào sổ ñăng ký
chứng từ ghi sổ à sổ cái, kế tốn tiến hành khố sổ cái để tính ra số phát snh Nợ, só
phá sinh Có và số cuối tháng của từng TK. Trên sổ cái, tính tổng số tiền các nghiệp
vụ kinh tế phát sinh trong tháng. Căn cứ vào sổ ñăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái,
sau khi kiểm tra , ñối chiếu khớp, đúng số liệu thì sử dụng để lập “ Bnảg cân đối số
phát sinh” và báo cáo tài chính.
Các sổ, thẻ kê stoán chi tiết: Căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc các
chứng từ kế toán kèm theo “Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại” ñược sử
dụng ñể ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiêt theo yêu cầu của từng TK. Cuối tháng

kháo các sổ, thẻ kế toán chi tiết, lấy số liệu sau khi khố sổ để lập “ Bảng tổng hợp


18
chi tiết” theo từng TK. Số liệu trên “ Bảng tổng hợp chi tiết” ñược ñối chiếu với số
phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng của từng TK trên sổ cái. Sau khi
kiểm tra, ñối chiếu khớp, ñúng các số liệu trên “ Bảng tổng hợp chi tiết” của các TK
ñược sử dụng ñể lập báo cáo tài chính.
Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kê tốn chứng từ ghi sổ được thực hiện
theo sơ đồ 1.3.

Chứng từ kế tốn

Bảng tổng hợp
chứng từ kế tốn
cùng loại

Sổ
quỹ

Sổ đăng ký chứng từ
ghi sổ

Chứng từ ghi sổ

Sổ,thẻ
kế tốn
chi tiết

Bảng

tổng hợp
chi tiết

SỔ CÁI
Bảng cân đối số
phát sinh

BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
ðối chiếu số liệu cuối tháng
Sơ đồ 1.3 Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức chứng từ ghi sổ