Giáo trình Phân tích thiết kế hệ thống thông tin: Phần 1 - Phạm Nguyễn Cương

Đại học Quốc Gia Thành Phố Hồ Chí Minh
Đại học Khoa Học Tự Nhiên
Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin
---oOo---

GIÁO TRÌNH PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ
THỐNG THƠNG TIN

Phạm Nguyễn Cương

2003

1


Mục lục
Phần I  TỔNG QUAN .....................................................................................................7 
Chương 1 

TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN ........................................7 

I.  Hệ thống ................................................................................................................... 7 
II.  Hệ thống tổ chức .................................................................................................... 10 
II.1  Môi trường của hệ thống tổ chức (MTTC) .................................................... 10 
II.2  Hệ thống quản lý ............................................................................................ 11 
III. 
Hệ thống thông tin (HTTT)................................................................................ 13 
III.1  Thông tin ........................................................................................................ 13 
III.2  Nội dung thông tin ......................................................................................... 14 
III.3  Hoạt động của hệ thống thông tin .................................................................. 14 
III.4  Các hệ thống thông tin ................................................................................... 15 

III.5  Biểu diễn HTTT ............................................................................................. 18 
IV.  Các yêu cầu của một phân tích viên hệ thống .................................................... 21 
IV.1  Kỹ năng phân tích .......................................................................................... 22 
IV.2  Kỹ năng kỹ thuật ............................................................................................ 24 
IV.3  Kỹ năng quản lý ............................................................................................. 24 
IV.4  Kỹ năng giao tiếp cá nhân.............................................................................. 25 
V.  Các bước phát triển HTTT thành HTTT tự động hóa ............................................ 26 
V.1  Các qui trình phát triển hệ thống.................................................................... 26 
V.2  Các bước phát triển HTTT tự động hóa ......................................................... 32 
Chương 2 
MƠ HÌNH VÀ CÁC PHƯƠNG PHÁP MƠ HÌNH HỐ HỆ THỐNG
36 
I. 

Mơ hình .................................................................................................................. 36 
I.1 
Mơ hình tĩnh và mơ hình động ....................................................................... 36 
I.2 
Mục đích của mơ hình hố ............................................................................. 36 
II.  Phương pháp mơ hình hố ..................................................................................... 37 
II.1  Thành phần của một phương pháp ................................................................. 37 
III. 
Lịch sử các phương pháp mơ hình hố .............................................................. 38 
III.1  Thập niên 60 .................................................................................................. 38 
III.2  Thập niên 70 .................................................................................................. 38 
III.3  Thập niên 80 .................................................................................................. 39 
III.4  Thập niên 90 đến nay ..................................................................................... 40 
IV.  Một số mơ hình tiêu biểu ................................................................................... 42 
IV.1  Mơ hình tổ chức ............................................................................................. 42 
IV.2  Mơ hình dịng dữ liệu ..................................................................................... 44 

IV.3  Mơ hình động ................................................................................................. 46 
IV.4  Mơ hình dữ liệu .............................................................................................. 48 
IV.5  Mơ hình hướng đối tượng .............................................................................. 50 
V.  Câu hỏi và bài tập .................................................................................................. 53 
Chương 3 
KHỞI TẠO VÀ LẬP KẾ HOẠCH HỆ THỐNG ..................................54 
I. 

Tiến trình khởi tạo và lập kế hoạch hệ thống ......................................................... 54 
I.1 
Khởi tạo hệ thống........................................................................................... 54 
I.2 
Lập kế hoạch hệ thống ................................................................................... 55 
II.  Đánh giá khả thi ..................................................................................................... 61 
II.1  Khả thi về kinh tế ........................................................................................... 61 
II.2  Khả thi về kỹ thuật ......................................................................................... 68 
2


II.3  Khả thi về hoạt động ...................................................................................... 71 
II.4  Khả thi về lịch thực hiện ................................................................................ 71 
II.5  Khả thi hợp đồng và hợp luật......................................................................... 72 
III. 
Xây dựng tài liệu mô tả hệ thống ....................................................................... 72 
III.1  Kiểm tra và xác nhận tài liệu hệ thống .......................................................... 74 
Phần II  PHÂN TÍCH .....................................................................................................75 
Chương 4 

XÁC ĐỊNH YÊU CẦU HỆ THỐNG......................................................77 

I.  Mục đích khảo sát yêu cầu ..................................................................................... 77 
II.  Nội dung khảo sát .................................................................................................. 77 
III. 
Đối tượng khảo sát ............................................................................................. 78 
IV.  Phương pháp xác định yêu cầu .......................................................................... 79 
IV.1  Các phương pháp truyền thống xác định yêu cầu .......................................... 79 
IV.2  Các phương pháp mới xác định yêu cầu ........................................................ 87 
V.  Đánh giá và phê phán hiện trạng............................................................................ 89 
VI.  Chọn lựa phương án thiết kế .............................................................................. 90 
VI.1  Phát sinh các chiến lược thiết kế .................................................................... 90 
VI.2  Các tình huống trong việc phát sinh phương án ............................................ 93 
VI.3  Phương pháp chọn lựa ................................................................................... 96 
Chương 5 
MƠ HÌNH HỐ XỬ LÝ HỆ THỐNG...................................................99 
I. 

Biểu diễn hoạt động hệ thống ................................................................................ 99 
I.1 
Mơ hình tổ chức ........................................................................................... 100 
I.2 
Mơ hình tương tác thơng tin ........................................................................ 100 
II.  Mơ hình dịng dữ liệu (DFD – Data Flow Diagram) ........................................... 101 
II.1  Đặc trưng ..................................................................................................... 101 
II.2  Các khái niệm .............................................................................................. 102 
II.3  Các tình huống và qui định liên quan đến các khái niệm ............................ 105 
II.4  Các hạn chế của mô hình DFD: ................................................................... 108 
II.5  Ví dụ về mơ hình DFD................................................................................. 108 
III. 
Các phương pháp phân tích xử lý .................................................................... 110 
III.1  Các luật căn bản cho phân tích xử lý ........................................................... 110 

III.2  Các phương pháp phân tích xử lý ................................................................ 113 
IV.  Các mức mơ hình hố xử lý ............................................................................. 121 
IV.1  Mơ hình hố vật lý hệ thống ........................................................................ 121 
IV.2  Mơ hình hố xử lý mức quan niệm .............................................................. 124 
IV.3  Chuyển đổi từ sơ đồ vật lý qua sơ đồ quan niệm ......................................... 124 
V.  Quy trình mơ hình hố xử lý ................................................................................ 127 
VI.  Tự điển dữ liệu ................................................................................................. 133 
VI.1  Định nghĩa.................................................................................................... 133 
VI.2  Sự cần thiết của tự điển dữ liệu.................................................................... 133 
VI.3  Nội dung tự điển dữ liệu .............................................................................. 133 
VII.  Các sưu liệu cho mơ hình quan niệm xử lý...................................................... 135 
VII.1 
Mơ tả dữ liệu cơ sở .................................................................................. 135 
VII.2 
Mô tả dữ liệu cấu trúc .............................................................................. 137 
VII.3 
Mơ tả dịng dữ liệu ................................................................................... 138 
VII.4 
Mơ tả kho dữ liệu ..................................................................................... 139 
VII.5 
Mô tả ô xử lý ............................................................................................ 141 
VIII.  Đặc tả xử lý ...................................................................................................... 142 
VIII.1  Mã giả ...................................................................................................... 142 
VIII.2  Lưu đồ thuật giải ...................................................................................... 144 
3


VIII.3 
Chương 6 

Bảng quyết định – Cây quyết định........................................................... 145 
MƠ HÌNH HỐ DỮ LIỆU ...................................................................148 

I. 

Mơ hình thực thể - kết hợp (Entity Relationship Model) .................................... 149 
I.1 
Các yếu tố cơ bản của mơ hình thực thể kết hợp ......................................... 149 
I.2 
Mơ hình thực thể kết hợp mở rộng .............................................................. 156 
I.3 
Sự trừu tượng hóa trong mơ hình TT-KH .................................................... 165 
I.4 
Sự trừu tượng hóa dạng phân loại ................................................................ 166 
I.5 
Sự trừu tượng hóa dạng kết hợp................................................................... 166 
I.6 
Sự trừu tượng hóa dạng tổng quát hóa ......................................................... 167 
I.7 
Đánh giá mơ hình TT-KH ............................................................................ 168 
I.8 
Các sưu liệu cho mơ hình quan niệm dữ liệu............................................... 168 
II.  Phương pháp luận cho phân tích ở mức quan niệm ............................................. 175 
II.1  Luật căn bản dùng cho phân tích quan niệm................................................ 175 
II.2  Chiến lược thiết kế lược đồ .......................................................................... 181 
III. 
Tiêu chuẩn để chọn lựa giữa các khái niệm ..................................................... 195 
IV.  Quy tắc kiểm tra mơ hình thực thể kết hợp...................................................... 200 
V.  Xác định các qui tắc quản lý (Business rule) ....................................................... 202 
Phần III  THIẾT KẾ ......................................................................................................205 

Chương 7 

THIẾT KẾ XỬ LÝ ................................................................................206 

I. 

Phân chia hệ thống ............................................................................................... 206 
I.1 
Mô tả hệ thống con ...................................................................................... 208 
II.  Xây dựng mơ hình thiết kế xử lý hệ thống .......................................................... 210 
II.1  Xác định các hoạt động thủ công và tự động hố ........................................ 211 
II.2  Thiết kế vai trị thừa tác viên xử lý thông tin hệ thống ................................ 215 
II.3  Thiết kế xử lý theo lô - trực tuyến ............................................................... 218 
II.4  Mô hình hố thiết kế xử lý ........................................................................... 220 
Chương 8 
THIẾT KẾ USE CASE..........................................................................221 
I. 

Kiến trúc 3 tầng (three - layer) ............................................................................. 221 
I.1 
Xác định class tầng dịch vụ người dùng (user interface layer) .................... 223 
I.2 
Xác địch class ở tầng dịch vụ tác nghiệp (business layer) ........................... 223 
I.3 
Xác định class ở tầng truy cập dữ liệu (data layer) ...................................... 224 
Chương 9 
THIẾT KẾ FORM VÀ REPORT ........................................................225 
I.  Tiến trình thiết kế form và report ......................................................................... 225 
II.  Định dạng form và report ..................................................................................... 227 
II.1  Các loại thông tin ......................................................................................... 227 

II.2  Định dạng tổng quan .................................................................................... 227 
II.3  Đánh dấu thông tin ....................................................................................... 228 
Chương 10  THIẾT KẾ DỮ LIỆU HỆ THỐNG......................................................230 
I.  Thiết kế cơ sở dữ liệu luận lý............................................................................... 230 
Hình 7.1 tiếp theo sẽ giới thiệu cách tiếp cận của thiết kế dữ liệu .............................230 
Hình 7.1: Thiết kế dữ liệu theo cách tiếp cận hai bước ..............................................230 
Thiết kế luận lý cấp cao ............................................................................................... 231 
Quyết định về dữ liệu suy diễn ................................................................................ 231 
Ví dụ: 231 
Hình 7.2 a: Lược đồ thực thể kết hợp ..........................................................................232 
Hình 7.2 b: Bảng tổng kết khối lượng ..........................................................................232 
4


Hình 7.2 c: Bảng tác vụ truy vấn / khối lượng ............................................................233 
Loại bỏ phân cấp tổng qt hóa ............................................................................... 233 
Ví dụ: 234 
Hình 7,3: Ví dụ về mơ hình tổng qt hóa dùng thực thể tổng qt hóa .................234 
Nhận xét: .........................................................................................................................234 
Ví dụ:

234 

Hình 7,4: Ví dụ về mơ hình tổng qt hóa dùng thực thể tập con ............................235 
Nhận xét: .........................................................................................................................235 
Ví dụ:

236 

Hình 7,5: Ví dụ về mơ hình tổng qt hóa dùng mối kết hợp IS-A...........................236 

Nhận xét: .........................................................................................................................236 
Phân chia dữ liệu ...................................................................................................... 237 
Hình 7.6 tiếp theo sẽ giới thiệu ví dụ minh họa về việc phân chia thực thể ..............237 
Hình 7.6: Phân chia thực thể dọc và ngang .................................................................238 
Hình 7.7: Sự phân chia mối kết hợp .............................................................................238 
Gộp các thực thể & mối kết hợp .............................................................................. 238 
Hình 7.8: Gộp các thực thể và mối kết hợp .................................................................239 
Chọn lựa khóa chính ................................................................................................ 239 
Hình 7.9: Chọn lựa khóa chính .....................................................................................240 
Thiết kế luận lý cấp thấp .............................................................................................. 240 
Loại bỏ định danh bên ngồi.................................................................................... 241 
Hình 7.10: Loại bỏ định danh bên ngồi .....................................................................241 
Hình 7.11: Ví dụ về loại bỏ định danh bên ngồi ........................................................241 
Loại bỏ thuộc tính đa giá trị và kết hợp ................................................................... 241 
Hình 7.12: Ví dụ về chuyển đổi thuộc tính kết hợp ....................................................242 
Hình 7.13: Ví dụ về chuyển đổi thuộc tính đa trị của thực thể ..................................243 
Hình 7.14: chuyển đổi thuộc tính đa trị của mối kết hợp...........................................243 
Chuyển đổi thực thể ................................................................................................. 244 
Chuyển đổi mối kết hợp ........................................................................................... 244 
II.  Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý và hiệu năng ........................................................... 249 
II.1  Mục đích ...................................................................................................... 249 
II.2  Mục tiêu ....................................................................................................... 249 
II.3  Thiết kế field ................................................................................................ 249 
II.4  Phá vỡ chuẩn hoá (denormailization) .......................................................... 249 
II.5  Phân chia dữ liệu (partition) ........................................................................ 249 
II.6  Tạo bản sao dữ liệu (replication) ................................................................. 249 
II.7  Thiết kế file vật lý ........................................................................................ 249 
II.8  Tổ chức file chỉ mục .................................................................................... 249 
II.9  Các hưởng dẫn sử dụng chỉ mục .................................................................. 249 
Chương 11  THIẾT KẾ THỬ NGHIỆM ..................................................................250 

I. 

Các chiến lược thử nghiệm .................................................................................. 250 

5


I.1 
Thử nghiệm Hộp đen (black-box)................................................................ 250 
I.2 
Thử nghiệm Hộp trắng (white-box) ............................................................. 250 
I.3 
Thử nghiệm trên xuống (top-down testing) ................................................. 251 
I.4 
Thử nghiệm dưới lên (bottom-up testing) .................................................... 251 
Chương 12  CÀI ĐẶT HỆ THỐNG ..........................................................................253 
I. 

Các phương pháp cài đặt ...................................................................................... 253 
I.1 
Cài đặt trực tiếp ............................................................................................ 254 
I.2 
Cài đặt song song ......................................................................................... 254 
I.3 
Cài đặt theo vị trí.......................................................................................... 254 
I.4 
Cài đặt theo giai đoạn .................................................................................. 255 
II.  Kế hoạch cài đặt ................................................................................................... 255 
III. 
Xây dựng tài liệu hệ thống ............................................................................... 256 

III.1  Tài liệu hệ thống .......................................................................................... 256 
III.2  Tài liệu người sử dụng ................................................................................. 257 
IV.  Đào tạo và hỗ trợ người dùng .......................................................................... 259 
IV.1  Đào tạo người dùng hệ thống ....................................................................... 259 
V.  Bảo trì hệ thống .................................................................................................... 260 
V.1  Chi phí bảo trì .............................................................................................. 261 
V.2  Các cơng việc bảo trì.................................................................................... 261 
V.3  Tổ chức bảo trì ............................................................................................. 261 
V.4  Các lọai bảo trì ............................................................................................. 261 
(1) 
Tài liệu tham khảo .........................................................................................262 

6


Phần 1 - Tổng quan

Chương 1 -Tổng quan về Hệ thống thơng tin

Phần I TỔNG QUAN

Chương 1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THƠNG TIN 
I.

Hệ thống

Hệ thống (system) là một khái niệm được xuất phát từ rất lâu trong tự nhiên như hệ mặt
trời, hệ ngân hà,… trong sinh học cơ thể con người cũng là một hệ thống, hệ tuần hoàn
máu,…trong vật lý như hệ thống máy móc, trong hoạt động trao đổi như hệ thống thông
tin.

Một cách tổng quát hệ thống là một tập hợp các thành phần liên kết với nhau, thể hiện qua
một phạm vi (boundary) xác định, hoạt động kết hợp với nhau nhằm đạt đến những mục
đích xác định. Một hệ thống gồm có 9 đặc điểm:
Thành phần (components): một hệ thống được hình thành từ một tập hợp các
thành phần. Một thành phần là một phần đơn giản nhất hoặc là một sự kết hợp của những
phần khác nhau còn được gọi là hệ thống con (subsystem). Việc xem một hệ thống như
một tập hợp các thành phần giúp chúng ta có thể sửa đổi hoặc nâng cấp hệ thống bằng
cách thay đổi các thành phần riêng lẽ mà không cần phải thay đổi hoặc làm ảnh hưởng
đến toàn bộ hệ thống.
Liên kết giữa các thành phần (inter-related components): một chức năng hay
hoạt động của một thành phần liên kết một cách nào đó với các chức năng hay hoạt động
của những thành phần khác. Nói cách khác, đây chính là sự phụ thuộc của một hệ thống
con vào một hệ thống con khác. Ví dụ, trong hệ thống cửa hàng nước giải khát, phịng
bán hàng khơng thể giao hàng nếu không biết được số tồn kho được báo cáo từ kho (xem
một bộ phận như là một thành phần)
Ranh giới (boundary): hệ thống ln có một ranh giới xác định phạm vi hệ
thống. bên trong ranh giới chứa đựng tất cả các thành phần, ranh giới giới hạn phạm vi
của hệ thống, tách biệt hệ thống này với những hệ thống khác. Các thành phần bên trong
phạm vi có thể bị thay đổi trong khi đó các sự vật bên ngồi hệ thống đó khơng thể bị
thay đổi.
Mục đích (purpose): tất cả các thành phần trong hệ thống hoạt động với nhau để
đạt được những mục đích tồn cục của hệ thống. mục đích này chính là lý do để tồn tại hệ
thống.
Môi trường (environment): hệ thống luôn tồn tại bên trong mơi trường của nó, là
mọi thứ bên ngoài ranh giới tác động lên hệ thống, trao đổi với hệ thống, tạo đầu vào cho
hệ thống cũng như tiếp nhận đầu ra của hệ thống. Ví dụ, khách hàng
Giao diện (interfaces): là nơi mà hệ thống trao đối với môi trường.
Đầu vào (input): tất cả các sự vật cung cấp cho hệ thống từ mơi trường. ví dụ;
nước giải khát mua về từ nhà cung cấp, tiền mặt thu về từ khách hàng, tài sản trang thiết
bị mua từ nhà cung cấp,…

Đầu ra (output): tất cả các sự vật mà hệ thống gởi tới mơi trường, đây chính là
kết quả vận hành của hệ thống. Một đầu ra của hệ thống luôn xác định các đối tượng môi
trường mà hệ thống gởi tới. Ví dụ, nước giải khát bán cho khách hàng, tiền mặt thanh
toán cho nhà cung cấp, bảng giá gới tới khách hàng,…

7


Phần 1 - Tổng quan

Chương 1 -Tổng quan về Hệ thống thông tin

Đầu vào

Phạm vi

Giao diện

Liên hệ giữa các thành phần

Hình 1.

Đầu ra

Minh hoạ về hệ thống và các thành phần của hệ thống

Ràng buộc (constraints): các quy định giới hạn ảnh hưởng tới xử lý và mục đích
của hệ thống. Những ràng buộc này có thể xuất phát từ bên trong (ví dụ: số lượng nhân
viên bị hạn chế) hoặc bên ngồi hệ thống (ví dụ: đúng ngày, điều lệ,…).
Ví dụ, hoạt động của một cửa hàng kinh doanh mua bán nước giải khát. Cửa hàng bán sỉ

và lẽ các loại nước ngọt, nước suối, rượu, bia,…Đối tượng mà cửa hàng giao tiếp là khách
hàng mua các loại nước giải khát, nhà cung cấp cung (các công ty sản xuất nước giải
khát) cấp các loại nước giải khát cho cửa hàng và ngân hàng giao tiếp với cửa hàng thơng
qua việc gửi, rút và thành tốn tiền mặt cho nhà cung cấp.
Cửa hàng có 3 bộ phận được xắp xếp để thực hiện các công việc khác nhau: kho dùng để
cất giữ hàng, nhập kho từ nước giải khát được giao từ các nhà cung cấp, xuất kho lên
quầy bán hàng cho nhân viên bán hàng để bán cho khách hàng và quản lý thông tin về tồn
kho hàng ngày của tất cả các loại nước giải khát. Phòng bán hàng thực hiện các công việc
bán và nhận đặt nước giải khát của khách hàng cũng như lập hóa đơn và xử lý thanh tốn.
Văn phịng dùng để quản lý và theo dõi thông tin về nhập xuất, kế toán, đơn hàng và đặt
mua nước giải khát.
Xem xét cửa hàng dưới quan điểm là một hệ thống, chúng ta phân chia mỗi bộ phận là
một thành phần của hệ thống, các đặc điểm của hệ thống này được minh hoạ ở mơ hình
dưới đây:

8


Phần 1 - Tổng quan

Chương 1 -Tổng quan về Hệ thống thông tin

Môi trường: khách hàng, nhà cung cấp, ngân hàng,…

Đầu vào:
Nước giải
khát,
tiền mặt,
lao động,
tài sản,

….

Kho
Phòng bán
hàng
Văn phòng

Đầu ra:
Nước giải
khát,
tiền mặt,
bảng giá,
hóa đơn,
…

Ranh giới
Hình 2.

Xem xét cửa hàng quản lý nước giải khát như là một hệ thống

Để tổng quát hơn, chúng ta xét một ví dụ khác đó là một máy CD nghe nhạc, và xem nó
như là một hệ thống bao gồm những thành phần trong đó:
Thành phần đọc tín hiệu: tất cả thiết bị đọc từ đĩa CD và gởi ra các tín hiệu đọc
được
Thành phần khuếch đại tín hiệu: nhận tín hiệu từ thành phần đọc tín hiệu, khuếch
đại tín hiệu đó và xuất ra tín hiệu đã khuếch đại
Thành phần điều khiển tín hiệu: tập hợp các thiết bị cho phép xác lập các điều
khiển như là: điều chỉnh volumn, bass,…
Thành phần chuyển đổi tín hiệu: nhận các tín hiệu điều khiển và các tín hiệu đã
khuếch đại để sản xuất ra âm nhạc và phát ra to nhỏ tuỳ theo tín hiệu điều khiển.

CD

Xác lập điều
khiển

Thành phần
đọc tín hiệu

Thành phần
khuếch đại tín
hiệu

Thành phần điều
khiển tín hiệu

Thành phần
chuyển đổi tín
hiệu

Âm nhạc

Hệ thống CD player
Hình 3.

Xem một máy CD player như một hệ thống

9

Phần 1 - Tổng quan

Chương 1 -Tổng quan về Hệ thống thông tin

II. Hệ thống tổ chức
Khái niệm hệ thống trong bối cảnh môi trường kinh tế xã hội gồm các thành phần được tổ
chức kết hợp với nhau hoạt động nhằm đạt đến một mục tiêu kinh tế, xã hội. Trong
trường hợp này được gọi là hệ thống tổ chức kinh tế xã hội.
Các mục tiêu kinh tế xã hội thường bao gồm các mục tiêu lợi nhuận và phi lợi nhuận.
Mục tiêu lợi nhuận được đặt ra trong các hoạt động kinh doanh, ví dụ như bán hàng, sản
xuất,… Mục tiêu phi lợi nhuận thường được đặt ra trong các hoạt động xã hội, ví dụ như
các hoạt động từ thiện, y tế,… Người ta chia hệ thống tổ chức thành 3 loại như sau:
Tổ chức hành chánh sự nghiệp: hoạt động của các tổ chức thuộc loại này nhằm
mục đích phục vụ cho việc điều hành của nhà nước, phục vụ các yêu cầu của nhân dân.
Mục tiêu của các tổ chức này thường là phi lợi nhuận, ngân sách của tổ chức được cấp từ
ngân sách nhà nước và tạo ra các hoạt động, dịch vụ cho việc điều hành của nhà nước và
lợi ích của nhân dân. Ví dụ như là Uỷ ban nhân dân xã, phường, mặt trận, …
Tổ chức xã hội: hoạt động của các tổ chức này nhằm mục tiêu phi lợi nhuận, các
dịch vụ của tổ chức nhằm trợ giúp về tinh thần, vật chất cho con người mà không nhằm
mục tiêu kinh doanh. Ví dụ như là tổ chức từ thiện, hoạt động y tế, giáo dục,…
Tổ chức kinh tế: hoạt động của tổ chức này nhằm mục tiêu là lợi nhuận, hiệu quả
kinh tế. Đây là loại tổ chức chiếm đa phần trong xã hội như các doanh nghiệp, cơng ty, xí
nghiệp, … với đa dạng các hoạt động như là sản xuất sản phẩm, bán hàng, xuất nhập
khẩu, ngân hàng, vận chuyển, điện thoại,…
Đặc điểm chung của hệ thống tổ chức so với các hệ thống khác như là hệ thống vật lý, kỹ
thuật, sinh học,… là: của con người và có con người tham gia. Do đó, mục tiêu của chúng
là do con người định ra và thường xun góp phần thúc đẩy hoặc kìm hãm sự phát triển
của chúng.

II.1 Môi trường của hệ thống tổ chức (MTTC)

Hệ thống tổ chức là một hệ thống, cho nên một trong những phần quan trọng tạo thành tổ
chức là mơi trường tổ chức. Đó chính là những thành phần bên ngoài tổ chức như là con
người, nhà máy, … hệ thống tổ chức khác tác động lên tổ chức nhằm cung cấp đầu vào
cũng như nhận các đầu ra của tổ chức như là hàng hóa, nguyên vật liệu, thông tin,…
MTTC được chia thành 2 loại như sau:
Môi trường kinh tế: khách hàng, nhà cung ứng, ngân hàng,…
Môi trường xã hội: nhà nước, cơng đồn,…
Ví dụ: với hệ thống tổ chức cửa hàng nước giải khát thì mơi trường tổ chức bao gồm:
Khách hàng: cung cấp tới cửa hàng các yêu cầu mua hàng, nhận hàng từ cửa hàng
và cung cấp thanh toán (tiền) cho cửa hàng.
Nhà cung cấp: nhận đặt mua nước giải khát từ cửa hàng, cung cấp nước giải khát
cho cửa hàng và nhận tiền thanh tốn của cửa hàng,…
Sự tác động của mơi trường lên tổ chức được biểu diễn như sau:

10


Phần 1 - Tổng quan

Chương 1 -Tổng quan về Hệ thống thơng tin

Mơi trường

Mơi trường

hàng hố
Thơng lượng
vào

hàng hố

Biến đổi

dịch vụ

Thơng lượng
ra

dịch vụ

tiền

tiền

Thơng lượng nội bộ

Hình 4.

Sự tác động giữa mơi trường và tổ chức

Các dòng vào và ra hệ thống được gọi là thông lượng, nội dung của thông lượng bao gồm
dịng hàng hóa, dịch vụ và dịng thơng tin, dữ liệu. Sự hoạt động của hệ thống phụ thuộc
rất nhiều vào thông lượng vào và thông lượng ra của hệ thống, sự mất cân bằng của hai
thông lượng này dẫn đến sự mất cân bằng trong hoạt động tố chức, dẫn đến hoạt động của
tổ chức kém hiệu quả, trì trệ và ảnh hưởng đến sự tồn tại của hệ thống. Ví dụ, nhu cầu
mua nuớc giải khát của khách hàng nhiều hơn so với nước giải khát được nhập về từ nhà
cung cấp dẫn đến thiếu nước giải khát bán cho khách hàng, điều này làm cho hoạt động
bán hàng không đạt hiệu quả cao. Hoặc ngược lại, nuớc giải khát mua từ nhà cung cấp
nhiều hơn so với bán cho khách hàng làm cho giá trị tồn kho ngày càng lớn, dẫn đến vốn
thiếu cho các hoạt động khác.

Vấn đề đặt ra cho các hệ thống tổ chức là phải điều khiển được sự cân bằng của thông
lượng vào và ra. Làm sao để khi khách hàng đến mua thì ln có nuớc giải khát để bán và
nuớc giải khát nhập về vừa đủ, tồn kho không quá nhiều? Để điều hành các hoạt động,
mỗi hệ thống tổ chức đều có một bộ phận để giám sát, quản lý để đảm bảo sự cân bằng
của tổ chức giúp cho tổ chức hoạt động hiệu quả và phát triển đúng mục tiêu. Bộ phận
này còn được gọi là hệ thống quản lý

II.2 Hệ thống quản lý
Là bộ phận đảm nhận hoạt động quản lý của tổ chức bao gồm con người, phương tiện,
phương pháp và biện pháp để kiểm tra nhằm đưa hoạt động của tổ chức đi đúng mục tiêu.
Ranh giới

Khách hàng
(8)

(1)

Phòng bán hàng

(2)

(2)
(7)

(3)

Kho

(4)

Văn phòng

(6)

(5)

Đơn vị
ứ

11


Phần 1 - Tổng quan
Hình 5.

Chương 1 -Tổng quan về Hệ thống thơng tin
Mơ hình hoạt động quản lý đơn hàng của cửa hàng nước giải khát

Các dịng hàng hóa và thông tin được mô tả dưới đây:
(1): Đơn đặt mua nước giải khát của khách hàng gởi đến bộ phận bán hàng
(2): Đơn đặt mua nước giai khát đã được kiểm tra hợp lệ gởi cho văn phòng để theo dõi
và kho để chuẩn bị giao hàng
(3): Thông tin tồn kho và số lượng cần đặt để đáp ứng đơn hàng
(4): Đơn đặt hàng được lập và gởi cho đơn vị cung ứng
(5): Nước giai khát giao từ đơn vị cung ứng vào kho
(6): Phiếu nhập hàng gởi cho văn phịng để theo dõi
(7): Thơng báo cho phịng bán hàng tình trạng tồn kho hiện hành
(8): Nước giải khát giao cho khách hàng
II.2.1.

Cấu trúc của hệ thống quản lý

Hệ thống quản lý được phân chia theo hình tháp dưới đây, việc phân chia này khơng có
một ranh giới rõ ràng nó chỉ mang tính chất luận lý chứ khơng mang ý nghĩa tổ chức vật
lý bởi vì thực tế một nhân viên có thể vừa là lãnh đạo điều hành và tham gia quyết định
hoạt động của tổ chức, vừa là người xử lý thông tin vừa tham gia hoạt động cơng việc và
như vậy nhân viên đó thuộc cả ba hệ thống. Hơn nữa, một tổ chức trong thực tế thường
được tổ chức thành các phòng ban để đảm nhận các vai trò kinh doanh khác nhau như:
phòng kinh doanh, phịng xuất nhập khẩu, phịng kế tốn, phịng nhân sự… các phịng
ban này thường đảm nhận ln các chức năng quản lý, xử lý thông tin và tác nghiệp.

Truy vấn, báo cáo

Thông tin vào

Nguyên vật liệu, dịch vụ …
vào

Hình 6.

Hệ
thống
thơng
tin

Quyết định, điều hành

Hệ thống
quyết định

Hệ thống tác nghiệp

Thơng tin ra

Hàng hoá, dịch vụ … ra

Các thành phần của hệ thống quản lý

Hệ thống quyết định: là trung tâm thần kinh của tổ chức, tập trung các con người
làm nhiệm vụ định nghĩa và xác định mục tiêu của tổ chức vươn tới, tác động lên hệ
thống tác vụ để thực hiện hồn thành mục tiêu đó. Những người thuộc hệ thống này
thường là các lãnh đạo (Tổng giám đốc, giám đốc điều hành, giám đốc bộ phận, trưởng
phòng ban,…). Hệ thống này chiếm một phần nhỏ trong tổ chức nên biểu diễn nó là phần
đỉnh của hình tháp

12


Phần 1 - Tổng quan

Chương 1 -Tổng quan về Hệ thống thông tin

Hệ thống tác nghiệp: bao gồm các con người thực hiện vật lý hoạt động của tổ
chức (trực tiếp sản xuất, thực hiện dịch vụ) dựa trên mục tiêu và phương hướng được đề
ra bởi hệ thống quyết định. Những người thuộc hệ thống này bao gồm công nhân, kỹ sư,
bác sĩ, giáo viên,… Hệ thống này chiếm phần lớn nhất trong tổ chức nên biểu diễn nó ở
phần đáy của hình tháp.
Hệ thống thơng tin: bao gồm các công việc thu thập dữ liệu, thông tin; xử lý và
sản xuất thông tin; truyền tin. Đây là hệ thống trung gian nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin
của 2 hệ thống trên. những người thuộc hệ thống này là những nhân viên xử lý thông tin

của tổ chức (các nhân viên văn phịng)
Mơ tả hoạt động của cửa hàng nước giải khát theo sự phân loại cấu trúc trên như sau:
Hệ thống tác vụ: thực hiện việc bán hàng của nhân viên bán hàng, thực hiện giao hàng,
kiểm tra kho, theo dõi công việc và chấm công, thực hiện phỏng vấn tuyển dụng, …
Hệ thống quyết định: mua thêm máy móc thiết bị, tuyển dụng thêm nhân viên mới, điều
chỉnh chế độ lương,…
Hệ thống thông tin: ghi nhận các số liệu nước giải khát được bán ra hàng ngày; xử lý các
báo cáo về doanh thu, tồn kho; theo dõi kế hoạch tuyển dụng nhân viên của hệ thống
quyết định,…
Chúng ta có thể đúc kết lại: một hệ thống quản lý là sự phối hợp hoạt động giữa hệ thống
công việc (bao gồm hệ thống quyết định và hệ thống tác nghiệp) và hệ thống thông tin.
Hệ thống công việc liên quan đến con người và công việc được thực hiện. Hệ thống thông
tin là một hệ thống tồn tại trong một hệ thống quản lý nhằm thu thập dữ liệu, thông tin;
quản lý chúng và tạo ra sản phẩm là thông tin phục vụ cho những đối tượng cần chúng.

III. Hệ thống thông tin (HTTT)
III.1 Thông tin
Thông tin là một khái niệm phản ánh tri thức, sự hiểu biết của con người về một đối
tượng. Ở dạng chung nhất, thông tin là một dạng thông báo nhằm mang lại cho đối tượng
tiếp nhận một sự hiểu biết nhất định nào đó, đây cũng chính là tính chất phản ánh của
thông tin. Cấu trúc của thông tin gồm: chủ thể phản ánh và đối tượng tiếp nhận.

Chủ thể phản
ánh

Đối tượng tiếp
nhận

Hình 7.

Cấu trúc thơng tin

Thơng tin được thể hiện thông qua vật chất chuyên chở thông tin (dạng thức trình bày
thơng tin - chủ thể phản ánh), các vật chuyên chở thông thường là ngôn ngữ, chữ cái, chữ
số, ký số, bảng biểu, đĩa từ,… Còn tri thức mà thông tin mang lại gọi là nội dung thông
tin, thông tin phản ánh tri thức và sự hiểu biết nó phụ thuộc vào đối tượng nhận thơng tin.
Cũng nhận được thông tin tồn quỹ tiến mặt của công ty nhưng người kế tốn viên có thể
chỉ thấy được cịn tiền mặt để chi trong khi cũng thơng tin đó cho các chun gia tài chính
thì số tiền đó vần không đủ cho các hoạt động đầu tư mở rộng báng hàng trong thời gian
tới,…

13


Phần 1 - Tổng quan

Chương 1 -Tổng quan về Hệ thống thông tin

Phân biệt dữ liệu và thông tin: trong một q trình sản xuất sản phẩm, có thể ví dữ liệu
như là nguyên vật liệu và thông tin như là sản phẩm. Vậy dữ liệu là một khái niệm rộng,
thô, rời rạc và thông tin là sản phẩm của q trình sản xuất từ dữ liệu. Do đó, cũng như
một sản phẩm thì thơng tin gắn liền với giá trị sử dụng.

Sản xuất
thơng tin

Dữ liệu

Dữ liệu nhập
hàng

Tính tốn
tồn kho

Sản phẩm thơng
tin

Báo cáo tồn
kho

Dữ liệu xuất
hàng
Hình 8.

Minh họa về sản xuất thông tin

Trong hoạt động của tổ chức thông tin phản ánh chính xác về nhịp sống kinh tế và qui mô
phát triển, cũng như triển vọng và nguy cơ tiềm ẩn của các tổ chức. Trong thời đại ngày
nay, nơi mà xu hướng tồn cầu hóa đang xảy ra dẫn đến tính cạnh tranh ngày càng gay
gắt để giành lấy thị trường thì vai trị thơng tin càng trở nên quan trọng và có tính quyết
định đến sự thành bại của hoạt động của tổ chức kinh doanh. Do đó, song song với việc
đầu tư sản phẩm, thị trường,… thì việc đầu tư vào tự động hóa quản lý thơng tin (sản xuất
thơng tin – tin học hóa hoạt động thông tin) phải được đặt lên hàng đầu của hoạt động
doanh nghiệp.

III.2 Nội dung thông tin
Trong hoạt động của tổ chức quản lý, thông tin được phân theo hai loại là:
Thông tin tự nhiên: thông tin viết (văn bản), thơng tin hình ảnh (tranh ảnh, sơ đồ,
biểu đồ,…), thơng tin miệng (lời nói), thơng tin âm thanh, xúc giác,…
Thơng tin cấu trúc: là các thông tin được chọn lọc từ các thông tin tự nhiên, cô
đọng và được cấu trúc hóa dưới dạng các đặc trưng cụ thể, ví dụ như cấu trúc về mặt

hàng, khách hàng,… thông tin cấu trúc có một số ưu điểm sau:
Truyền đạt nhanh hơn, độ chính xác và tin cậy cao, chiếm ít khơng gian
Có thể tính tốn, xử lý theo thuật giải

III.3 Hoạt động của hệ thống thông tin
Hoạt động sản xuất thông tin cũng tương tự như hoạt động sản xuất một loại sản phẩm.
Nó bắt đầu từ một đối tượng có nhu cầu thơng tin, sau đó thực hiện việc xử lý và tạo ra
sản phẩm thông tin đáp ứng u cầu. Quy trình tóm tắt được mơ tả dưới đây:

14


Phần 1 - Tổng quan

Chương 1 -Tổng quan về Hệ thống thông tin

Xác định dữ liệu: dựa vào yêu cầu thông tin từ đối tượng yêu cầu, xác định dữ liệu
nào cần thiết cho việc xử lý thông tin (tập tin, cơ sở dữ liệu, chứng từ sổ sách)
Tham khảo và thu thập dữ liệu: tham khảo dữ liệu đã được xác định ở bước trước,
nếu các dữ liệu đó nằm ở ngồi mơi trường thì thực hiện việc thu thập. Kết quả của giai
đoạn này thu thập được tất cả nội dung dữ liệu cần thiết để định dạng thơng tin.
Tổ chức xử lý dữ liệu: tính tốn, điều chỉnh dạng thông tin, tạo kết xuất.
Chuyển thông tin: chuyển thông tin đến các đối tượng yêu cầu thông qua các
phương tiện truyền thơng nếu có (fax, mail, thư tín,…).
Truyền đạt thông tin: nếu cần thiết phải tổ chức truyền đạt thông tin cho các đối
tượng yêu cầu để làm rõ kết quả xử lý thông tin so với yêu cầu.
Đối tượng truy cập
thông tin

Truyền đạt

thông tin
Các yêu cầu
thông tin

Chuyển thông
tin

Thông tin

Tổ chức, xử
lý dữ liệu

Tham khảo
dữ liệu

Thu thập,
điều chỉnh dữ
liệu

Nguồn thơng tin dữ liệu
bên ngồi

Xác định dữ
liệu cần thiết

Dữ liệu

hoạt động
Thành phần

Hình 9.

Sơ đồ hoạt động xử lý thơng tin

III.4 Các hệ thống thông tin
Trong môi trường hoạt động của hệ thống tổ chức, có nhiều loại người khác nhau có thể
tham gia vào việc phát triển HTTT. Tuỳ theo mức độ, trình độ và nhu cầu thơng tin. Do
đó, HTTT được phân thành nhiều loại khác nhau để chuẩn hố việc xử lý thơng tin đáp
15


Phần 1 - Tổng quan

Chương 1 -Tổng quan về Hệ thống thông tin

ứng tốt nhất cho các đối tượng sử dụng nó. Việc phân cấp này dựa trên tính năng của hệ
thống hoặc công nghệ được sử dụng để xây dựng hệ thống. Các phân loại hệ thống khác
nhau đòi hỏi sử dụng các phương pháp, kỹ thuật và công cụ khác nhau để phát triển.
Người ta có thể chia HTTT thành ít nhất 4 cấp như sau:
III.4.1. Hệ thống thông tin tác vụ (Transaction Processing Systems - TPS):
Đặc điểm: đây là thông tin ở cấp thấp nhất, thông tin ở cấp này là cơ sở để xử lý và hình
thành thơng tin ở cấp cao hơn. Các thơng tin ở cấp này liên quan trực tiếp đến các hoạt
động tác nghiệp của các nhân viên trong tổ chức (VD: thơng tin về sản phẩm, khách hàng,
thơng tin về hóa đơn bán hàng cho khách hàng hàng ngày của công ty,…). Việc xử lý
thông tin ở mức này chủ yếu là ghi nhận, tìm kiếm, phân loại thơng tin để sắp xếp và tổ
chức lưu trử thông tin nên việc xử lý thông tin ở mức này không phức tạp và địi hỏi
khơng cao. Tuy nhiên, khối lượng thơng tin hằng ngày có thể rất lớn và chiếm một tỉ lệ
cao trong tồn bộ HTTT.
Mục đích của việc phát triển TPS cải tiến bằng việc tăng tốc độ xử lý giao tác, sử dụng ít
nhân lực hơn, cải tiến tính hiệu quả và độ chính xác, tích hợp với các HTTT tổ chức khác

hoặc cung cấp thơng tin khơng có trước đó.
Đối tượng: phục vụ cho nhân viên thực thi tác vụ của hệ thống
III.4.2. Hệ thống thông tin quản lý (Management Information System - MIS)
Đặc điểm: đây là hệ thống các báo biểu báo cáo được tổng kết từ HTTT tác vụ nhằm đáp
ứng cho việc theo dõi, quản lý, đánh giá về tình hình và hoạt động của hệ thống hiện hành
của các cấp lãnh đạo bậc trung như các trưởng, phó phịng, lãnh đạo của những chi nhánh.
Hoạt động của MIS là thu thập thông tin đến từ môi trường và đọc dữ liệu từ hệ thống
TPS mơ tả tình trạng hiện tại hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp rồi chuyển đổi nó
thành các kết xuất dạng tổng hợp có ý nghĩa. (VD: báo cáo doanh thu của từng mặt hàng
trong từng tháng, báo cáo tình hình cơng nợ của từng khác hàng, thống kê tình hình mua
ngun vật liệu,…). Thơng thường các báo cáo này được sử dụng để theo dõi trong một
thời gian ngắn: ngày, tuần, tháng, quý, năm.
Đôi lúc các nhà quản lý khơng biết chính xác những gì họ cần hoặc họ phải sử dụng thơng
tin như thế nào. Do đó, các phân tích viên cũng phải có một hiểu biết nhất định về công
việc quản lý và TPS, đề xuất các dạng thức tổng hợp và khai thác thông tin.
Đối tượng: các nhà quản lý bậc trung như các trưởng, phó phòng và các lãnh đạo của các
chi nhánh.
III.4.3. Hệ hỗ trợ ra quyết định (Decision Support System - DSS)
Đặc điểm: DSS được thiết kế để giúp đỡ các nhà quản lý có cơ sở để quyết định các hoạt
động của hệ thống tổ chức. Thay vì tổng hợp dữ liệu như MIS, DSS cung cấp một môi
trường tương tác giúp cho các nhà ra quyết định có thể thao tác một cách nhanh chóng dữ
liệu và mơ hình của các hoạt động quản lý. DSS bao gồm một CSDL (có thể trích ra từ
TPS hoặc MIS), các mơ hình tốn học hoặc đồ họa của những tiến trình quản lý, và một
giao diện người dùng. DSS có thể sử dụng dữ liệu quá khứ để đánh giá về các tình huống
thay thế hoặc tình huống chọn lựa trong tương lai.
EIS (Executive Information Systems): là một dạng thức của DSS. Thông tin được tổ chức
ở cấp cao nhất, nhấn mạnh khả năng không cấu trúc cho các nhà lãnh đạo cấp cao như
ban giám đốc có thể bắt đầu việc khai thác dữ liệu ở mức độ tổng hợp cao rồi đi xuống
các vùng dữ liệu chi tiết xác định để theo dõi hoạt động của từng chi nhánh và của toàn

16


Phần 1 - Tổng quan

Chương 1 -Tổng quan về Hệ thống thông tin

bộ công ty theo từng yêu cầu riêng biệt. Từ đó, họ có một cái nhìn tổng thể và có đầy đủ
cơ sở thơng tin để hoạch định chiến lược phát triển của công ty.
Đối tượng: các nhà quản lý cấp cao, các nhà phân tích kinh doanh của cơng ty

DSS, ES
MIS

TPS

Hình 10.

Mơ hình tháp các mức độ HTTT

III.4.4. Hệ thống chuyên gia (ES - Expert Systems)
Đặc điểm: là hệ thống cố gắng hệ thống hóa và thao tác tri thức hơn là thông tin. Luật ifthen-else hoặc các dạng thức trình bày tri thức khác mơ tả cách mà các chuyên gia sẽ tiếp
cận các tình huống trong một lãnh vực cụ thể của bài toán. Hoạt động của ES là người
dùng làm việc thông qua một hộp thoại tương tác. ES đặt ra câu hỏi và người dùng trả lời,
dựa vào kết quả trả lời, ES sẽ cung cấp các đề nghị dựa vào các luật.
Đối tượng: các lãnh đạo, chuyên gia, các nhà hoạch định chiến lược
Bảng tổng kết các loại HTTT
Loại IS
Đặc tính HTTT
TPS

Dung lượng cao, trọng tâm là thu thập dữ
liệu; mục tiêu là hiệu quả của việc hoạt
động và xử lý dữ liệu; giao tiếp với các
TPS khác
MIS

DSS

ES

Phương pháp phát triển
hướng xử lý; bao gồm việc
thu thập, hợp lệ hóa và lưu
trữ dữ liệu và sự di chuyển
dữ liệu giữa mỗi thành phần

Tổng hợp và tích hợp dữ liệu; có thể bao hướng dữ liệu; liên quan với
gồm luôn dự báo dữ liệu tương lai từ xu việc hiểu những quan hệ
hướng q khứ;…
giữa dữ liệu vì vậy dữ liệu
có thể trược truy cập và
tổng hợp trong nhiều cách;
xây dựng một mô hình dữ
liệu hỗ trợ nhiều nhu cầu sử
dụng khác nhau.
Cung cấp chỉ dẫn trong việc nhận dạng bài hướng dữ liệu và logic
tốn, tìm kiếm và đánh giá các tình huống quyết định; thiết kế đối
thay thế, và chọn lựa hoặc so sánh các tình thoại
huống; thường bao gồm ln các bài tốn
bán cấu trúc

Cung cấp những trợ giúp có tính chuyên hướng logic quyết định
gia bằng việc hỏi người sử dụng tuần tự chun mơn hóa bằng cách
những câu hỏi dựa vào những câu trả lời tri thức được gợi ý từ các
trước đó để dẫn dắt tới một kết luận hoặc chuyên gia và được mô tả

17


Phần 1 - Tổng quan

Chương 1 -Tổng quan về Hệ thống thông tin

một đề nghị.

bằng các luật hoặc bằng các
dạng thức khác.
Mơ hình tháp trên minh họa cho thấy sự khác nhau về thông tin ở các mức về khối lượng
thơng tin, thời gian đáp ứng thơng tin (có những thông tin phải được cung cấp hằng ngày,
những thông tin khác thì hàng tháng, quý,…) và về độ chắc chắn của thơng tin (thơng tin
về cơng nợ thì độ chính xác phải là 100%, cịn thơng tin về đánh giá doanh thu các chi
nhánh ở cơng ty thì khơng cần chính xác 100%). Tuy nhiên, các mức độ này trong một tổ
chức phải phù hợp với mơ hình hoạt động của tổ chức nhằm cung cấp các sản phẩm thông
tin cần thiết nhất với mục đích và đối tượng của tổ chức đó.
HTTT trong một đơn vị tổ chức có thể bao gồm một vài khía cạnh của mỗi loại HTTT,
tuy nhiên khơng có sự phân biệt một cách tường minh các chức năng nào thuộc loại nào.
Với vai trò một người phân tích, chúng ta nên nên khảo sát và phân định nhu cầu trên mỗi
loại để có thể áp dụng các phương pháp, kỹ thuật công nghệ và các cơng cụ liên quan đến
mỗi loại thích hợp nhằm làm cho việc phát triển và khai thác HTTT đạt hiệu quả cao.

III.5 Biểu diễn HTTT

Một HTTT được biểu diễn qua các đặc trưng: các thành phần của HTTT và các mức nhận
thức về HTTT:
Các mức nhận thức về HTTT
Quan niệm
Tổ chức
Vật lý
Các thành phần của HTTT
Xử lý

Dữ liệu

Bộ xử lý

Hình 11.

Con người

Truyền
thơng

Các trục biểu diễn HTTT

III.5.1. Các mức nhận thức về HTTT
Các mức độ con người phản ánh về một HTTT, nói cách khác là các mức độ tiếp cận trừu
tượng hoá khác nhau về hệ thống.
Quan niệm: HTTT được biểu diễn ở mức độ luận lý, trừu tượng hóa, mức độ này HTTT
chỉ thể hiện được là có những gì? Mà khơng mơ tả nó thực hiện ở gốc độ vật lý, ngơn ngữ
lập tình nào?...
Do đó, câu hỏi chính được đặt ra là “cái gì ?” để xác định yêu cầu của hệ thống. Các ngôn
ngữ và mơ hình dùng để biểu diễn ở mức này chủ yếu là biểu diễn yêu cầu của hệ thống,

do vậy nó độc lập với tin học và các phương tiện lưu trữ vật lý.
Vật lý: mô tả HTTT một cách cụ thể với một môi trường được chọn lựa, do đó nó được
mơ tả liên quan đến các thiết bị tin học: phần cứng, phần mềm, ngôn ngữ cài đặt, mạng
máy tính, cơ sở dữ liệu,…
Câu hỏi chính được đặt ra là “như thế nào ?” với mục đích là xác định cụ thể cách thức
thực hiện hệ thống.
Tổ chức: là mức mô tả trung gian giữa quan niệm và vật lý, xác định sự phân bố dữ liệu
và xử lý trên các bộ xử lý và sự truyền thông giữa các bộ phận, xử lý.
18


Phần 1 - Tổng quan

Chương 1 -Tổng quan về Hệ thống thơng tin

Câu hỏi chính được đặt ra là “Ai? ở đâu? Bao giờ?” với mục đích là xác định cách thức tổ
chức xử lý.
Yêu cầu HTTT
mới

Tổ chức

Vật lý

Các mức nhận thức

Quan niệm

Hệ thống quan niệm
(luận lý) hiện tại

Hệ thống quan niệm
(luận lý) mới

Hệ thống vật lý hiện
tại

Hệ thống vật lý mới

Hình 12.

Trình tự mơ hình hóa HTTT

Để biểu diễn một HTTT trong trình tự phát triển, bước đầu tiên là biểu diễn mức độ vật lý
của hệ thống hiện tại nhằm xác định rõ cách thức hoạt động của hệ thống hiện hành: hoạt
động như thế nào?, được bố trí ở những bộ phận đơn vị nào, sử dụng cơng nghệ gì? kỹ
thuật gì? do ai thực hiện? dùng phương tiện gi? thời gian? ... mức biểu diễn này giúp để
nhận biết tình trạng hiện hành đang hoạt động của hệ thống.
Hệ thống quan niệm hiện tại là bước kế tiếp bằng cách chuyển đổi từ hệ thống vật lý hiện
tại qua việc loại bỏ đi tất cả các khái niệm về kỹ thuật, công nghệ, ngôn ngữ, phương
tiện… mà chỉ chú trọng đến bản chất, nội dung của hệ thống độc lập cách thức cài đặt,
giúp cho người phân tích tìm ra được các tồn tại bên trong hệ thống hiện hành làm cho hệ
thống hoạt động kém hiệu quả, để đề xuất cải tiến mà không chịu ảnh hưởng quá nhiều
vào các yếu tố vật lý vốn là một trong những lý do làm cho hệ thống hoạt động kém hiệu
quả.
Dựa vào hệ thống quan niệm hiện tại cùng với các yêu cầu cho hệ thốg mới được xác
định. Hệ thống quan niệm mới là hệ thống được chỉnh sửa từ hệ thống quan niệm hiện tại
bằng cách bổ sung hoặc loại bỏ các khái niệm không phù hợp hoặc khơng cịn hiệu quả để
đáp ứng được các yêu cầu mới đặt ra. Hệ thống mới này cũng chỉ mô tả bản chất và nội
dung thực hiện chứ chưa mô tả cách thức thực hiện sử dụng cơng cụ, phương tiện, cách

bố trí trên những tài ngun nào,…
Hệ thống vật lý mới là sự hiện thực hóa hệ thống quan niệm mới trong một môi trường
(tương lai) cụ thể. Môi trường này chỉ ra cách thức thực hiện hệ thống mới với một giải
pháp phần cứng, con người, ngôn ngữ, các yếu tố vật lý sẽ đầu tư cho hệ thống mới,…
Đây chính là mơ hình hệ thống sẽ được áp dụng trong tương lai nhằm mong muốn đem
lại hiệu quả cao trong hoạt động của doanh nghiệp.

19


Phần 1 - Tổng quan

Chương 1 -Tổng quan về Hệ thống thông tin

III.5.2. Các thành phần của HTTT
HTTT được mô tả thông qua 5 thành phần: dữ liệu, xử lý, bộ xử lý, con người, truyền
thông. Trong 5 thành phần này thì thành phần dữ liệu và xử lý đóng vai trò quan trọng
nhất và chiếm phần lớn nhất trong quá trình nghiên cứu và phát triển hệ thống.
Dữ liệu: phản ánh khía cạnh tĩnh của HTTT bao gồm các dữ liệu, thông tin được lưu trữ
và khai thác nhằm phản ánh tình trạng quá khứ, hiện tại và tương lai của doanh nghiệp.
Có thể phân chia dữ liệu thành 2 loại sau:
Dữ liệu tĩnh: là dữ liệu ít biến động, ít thay đổi và có một chu trình sống dài trong
hệ thống, nó phản ánh các đối tượng cấu trúc, tài sản, nhân viên, hàng hoá,… của doanh
nghiệp mà chúng ta thường gọi là danh mục. Trong quá trình xem xét hoạt động xử lý của
HTTT thì các dữ liệu này thường ít liên quan đến các quyết định ý nghĩa. Ví dụ: danh
mục hàng hố, danh sách nhân viên, phòng ban, qui tắc, qui định,…
Dữ liệu biến động: là các dữ liệu phản ánh các giao dịch xảy ra trong hoạt động
kinh doanh, dịch vụ. Các dữ liệu này thường biến đổi và có tần suất cập nhật cao, chu
trình sống được xác định từ khi tạo mới cho đến khi hết báo cáo cuối cùng khai thác dữ
liệu. Ví dụ: đơn đặt hàng, hóa đơn, giao hàng, thu chi, sản xuất,…

Xử lý: phản ánh khía cạnh động của HTTT, mơ tả q trình thơng tin được tạo ra, biến
đổi và bị loại bỏ khỏi HTTT với các mục đích sau:
Sản xuất các sản phẩm thơng tin mới dựa trên thông tin dữ liệu tồn tại dựa trên các
dạng thức đã được xác định như các chứng từ (hoá đơn, đơn đặt mua hàng,…), các báo
cáo, bản thống kê,…
Cập nhật: tạo mới, chỉnh sửa hoặc huỷ bỏ một thông tin, dữ liệu
Vận chuyển thông tin từ một vị trí này sang vị trí khác: ví dụ như là gởi một thơng
báo, đơn đặt hàng,…
Tính chất của xử lý phụ thuộc vào:
Áp dụng một quy tắc thủ tục định sẳn của doanh nghiệp hoặc của môi trường(quy
định VAT, cách tính lương,…)
Diễn ra theo một thứ tự: lập thanh tốn rồi lập giao hàng

Dữ liệu tĩnh
TT, DL khai thác

Dữ liệu động

TT, DL thu thập

TT, DL khai thác
TT, DL lưu

Xử lý
Nguồn cung cấp

TT, DL thu thập
từ bên ngồi
Hình 13.

TT chuyển giao

Nguồn khai thác

Mơ hình tương tác giữa dữ liệu và xử lý

Con người: là những người có vai trị trong việc điều hành và sử dụng HTTT, chúng ta
chia thành hai nhóm:

20


Phần 1 - Tổng quan

Chương 1 -Tổng quan về Hệ thống thơng tin

Nhóm người dùng: là những người sẽ sử dụng và khai thác HTTT, bao gồm luôn
việc sử dụng phần mềm tin học và xử lý thủ công. Do đó, việc sử dụng khai thác hiệu quả
của họ phản ánh chất lượng của HTTT. Các yêu cầu của hệ thống đến những người này
bao gồm:
Hiểu và nắm bắt các qui tắc quy định trong xử lý thông tin cũng như là vai trị của
mình trong HTTT.
Phải có một kiến thức tin học căn bản và sử dụng được các phần mềm phục vụ
cho cơng việc của mình. Sẵn sàng học hỏi và dễ dàng nắm bắt những công nghệ mới
trong lãnh vực xử lý thông tin, truyền thông.
Phối hợp tốt với nhóm điều hành trong việc phát triển và duy trì hệ thống.
Nhóm điều hành và phát triển HTTT: bao gồm các phân tích viên, thiết kế viên,
lập trình viên,…có vai trị trong việc xây dựng và bảo trì hệ thống.
Bộ xử lý: máy móc thiết bị dùng để tự động hóa xử lý thơng tin, bao gồm các thiết bị
phần cứng: Server, PC,…

Truyền thông: các phương tiện và cách thức trao đổi thông tin giữa các bộ xử lý. Tuỳ
theo đặc điểm và quy mô của HTTT mà việc tổ chức truyền thông sẽ khác nhau. Mạng
điện thoại, fax, mạng cục bộ, mạng diện rộng, mạng tồn cầu.

Hình 14.

Mơ hình phần cứng và mạng truyền thơng của cử hàng Nước giải khát

IV. Các yêu cầu của một phân tích viên hệ thống
Một trong những người có vai trị quan trọng quyết định sự thành bại của hệ thống1 là các
phân tích viên hệ thống. Sau đây là các yêu cầu kỹ năng của phân tích viên:

1

từ phần này trở về sau chúng ta xem hệ thống cũng chính là HTTT
21


Phần 1 - Tổng quan

Chương 1 -Tổng quan về Hệ thống thơng tin

IV.1 Kỹ năng phân tích
Suy nghĩ hệ thống
Là cách nhìn nhận và tiếp cận một đối tượng như là một hệ thống (khơng phải là suy nghĩ
có hệ thống) gồm 9 đặc trưng như đã đề cập ở phần đầu của chương. Đặc biệt là trong
phân tích HTTT, phân tích viên phải có cách tiếp cận tồn diện các vấn đề kinh tế, kỹ
thuật và tổ chức của hệ thống quản lý, không nên chỉ xem xét một số các phân hệ con
(thành phần) mà bỏ qua những thành phần khác, hoặc chỉ tối ứu một số phân hệ mà khơng
tính đến mối liên hệ ràng buộc với những phân hệ khác và điều này sẽ không mang lại

hiệu quả tối ưu chung cho toàn bộ hệ thống. HTTT được xem như là một hệ thống con
của hệ thống tổ chức, nhận dữ liệu và thông tin vào từ môi trường tổ chức, gởi thông tin
kết quả xử lý hệ thống ra mơi trường đó. Xem hình 2 mô tả hoạt động của cửa hàng nước
giải khát như là một hệ thống.
Các khái niệm quan trọng về hệ thống mà phân tích viên phải nắm:
Sự phân rã (decomposition) và phân đoạn (modularity)
Tiếp cận hệ thống một cách tổng thể rồi sau đó đi vào từng lãnh vực. Trong
mỗi lãnh vực lại phân chia thành các vấn đề cụ thể ngày càng chi tiết. Đây
cũng được gọi là phương pháp top-down theo sơ đồ phân cấp sau:
M

M1

M11

M12
M131

Hình 15.

M2

M13

M21

M22

M132

Sự phân chia một hệ thống thành cấu trúc phân cấp

Sự phân rã giúp cho người phát triển có những lợi điểm sau:
 Phân chia hệ thống thành những hệ thống con nhỏ hơn, dễ hiểu và
dễ quản lý hơn
 Tạo thuận lợi cho sự tập trung trên một lãnh vực của hệ thống tại
một thời điểm mà khơng có sự can thiệp, phân tâm từ những phần
khác.
 Cho phép chú ý và tập trung trên những phần của hệ thống thích
hợp với từng loại đối tượng tiếp nhận cụ thể, không q chi tiết mà
khơng thích hợp với kiến thức hoặc sự quan tâm của họ.
 Giúp cho việc xây dựng từng phần của hệ thống một cách độc lập
bởi những nhà phát triển khác nhau

22


Phần 1 - Tổng quan

Chương 1 -Tổng quan về Hệ thống thông tin

Coupling (sự liên hiệp)
Là mức độ một hệ thống con phụ thuộc vào những cái khác. Các hệ thống con
nên càng độc lập càng tốt. Bởi vì nếu một hệ thống con bị hư hỏng hoặc phải
thay đổi và các hệ thống con khác phụ thuộc nhiều vào nó hoặc cũng khơng
hoạt động được hoặc có vấn đề về chức năng. Do đó việc phân định những
thành phần của hệ thống dựa trên tính chất này càng yếu càng tốt.
Cohesion (sự kết dính)
Là mức độ mà các chức năng trong một hệ thống con phụ thuộc lẫn nhau để
thực hiện một đơn chức năng, đồng bộ. Trong một hệ thống con, sự kết dính

phải được thể hiện tối đa, sự kết dính càng cao thì sự liên hiệp càng yếu.
Sự liên hiệp
(coupling)
Thành phần A

Hình 16.

Sự kết dính
(cohesion)
Thành phần B

Biểu diễn tính coupling và cohesion

Kiến thức nghiệp vụ
Vai trị của một phân tích viên hệ thống là sẽ làm việc trong các doanh nghiệp, hoặc
doanh nghiệp đó chính là doanh nghiệp của mình hoặc doanh nghiệp mà phân tích viên
phải phát triển HTTT. Phân tích viên phải hiểu hoạt động nghiệp vụ, phải nắm bắt các
chức năng, thủ tục của doanh nghiệp. Phải có một kiến thức nhất định loại hình doanh
nghiệp và nghiệp vụ của hệ thống. Ví dụ, nếu một phân tích viên đang phát triển HTTT
cho một doanh nghiệp thuộc loại hình cung cấp dịch vụ internet cho khách hàng (ISP –
Internet Service Provider) mà phân tích viên này khơng hiểu như thế nào là cung cấp dịch
vụ internet hoạt động thì đó là một bất lợi. Hoặc nếu phân tích viên đang phát triển hệ
thống quản lý nhân sự cho một doanh nghiệp mà lại khơng có kiến thức và sự hiểu biết về
quản lý nhân sự thì khó có thể xây dựng thành cơng hệ thống đó.
Xác định vấn đề
Pounds (1969) đã định nghĩa vấn đề là sự khác biệt giữa một tình huống đang tồn tại và
một tình huống mong muốn. Theo Pounds xác định vấn đề là tiến trình xác định sự khác
nhau, vì vậy giải quyết vấn đề là tiến trình tìm ra cách để làm giảm sự khác nhau đó. Một
cách xác định sự khác nhau đó là tìm sự khác biệt đầu ra (về nội dung thông tin) của
HTTT hiện tại và so sánh với đầu ra của HTTT mong muốn. Ví dụ: kết quả doanh thu

hàng tháng của cửa hàng nước giải khát hiện tại còn thấp, cửa hàng muốn tăng doanh số
lên 5% trong tương lại. Đây chính là sự khác biệt nội dung thơng tin đầu ra của tình hình
hiện tại và tương lai của hệ thống, và do đó tạo ra một bài tốn cần giải quyết. Để giải
quyết bài toán này, các lãnh đạo cửa hàng cần phải phân tích và đưa ra phương hướng
hành động cụ thể (như là: khuyến mãi, tiếp thị, mở rộng bán hàng,…).
Phân tích và giải quyết vấn đề

23


Phần 1 - Tổng quan

Chương 1 -Tổng quan về Hệ thống thông tin

Khi vấn đề đã được xác định, phân tích viên phải có kỹ năng phân tích bài tốn và tìm
cách giải quyết bài tốn. Một cách tiếp cận giải quyết được đề xuất bởi Herbert Simon và
đồng nghiệp (1960) bao gồm 4 giai đoạn:
-

Thu thập thông tin: tất cả thơng tin liên quan đến bài tốn sẽ được thu thập

-

Thiết kế phương án: tất cả các phương án được đưa ra để giải quyết bài toán dựa
trên các thông tin thu thập được

-

Chọn lựa phương án: phương án được đánh giá là khả thi nhất được chọn lựa để
giải quyết bài toán

-

Thực hiện: dựa trên phương án được chọn, hành động cài đặt phương án được
chọn để giải quyết bài tốn.

Việc tự động hóa hoạt động thơng tin của một hệ thống cũng chính là một q trình tìm
kiếm xác định và giải quyết bài tốn. Trong đó q trình phân tích là một q trình thu
thập thơng tin, thiết kế các phương án và chon lựa phương án khả thi nhất, quá trình thiết
kế cài đặt là q trình thực hiện phương án được chọn.

Thu
thập
thơng
tin

Bài tốn

Hình 17.

Thiết kế
các
phương
án

Lựa
chọn
phương
án

Thực
hiện

Bài toán
đã giải
quyết

Sơ đồ các bước trong việc giải quyết một vấn đề của Herbert Simon (1960)

IV.2 Kỹ năng kỹ thuật
Hiểu biết về phần cứng, hệ điều hành, hệ quản trị CSDL, mạng máy tính, các cơng cụ
phát triển hệ thống và các cơng nghệ khác liên quan ít nhất về tiềm năng và giới hạn của
nó. Các kỹ năng này giúp cho phân tích viên có thể trao đổi với những thành viên tham
gia phát triển để hiểu và đánh giá được các khó khăn cũng như mức độ phức tạp của từng
giai đoạn.
Không ngừng cập nhật các kiến thức mới về công nghệ, kỹ thuật và giải pháp mới, nhưng
chỉ chú trọng về khái niệm mà không nên đi sâu vào môt công cụ xác định.

IV.3 Kỹ năng quản lý
Quản lý tài nguyên:
Quản lý tài nguyên là quản lý và sử dụng hiệu quả : tài liệu hệ thống, công nghệ thông
tin, nhân lực, và tiền bạc. Gồm những khả năng sau:
 Dự đoán tài nguyên sử dụng (ngân sách)
 Theo dõi và tính tốn tài ngun tiêu thụ
 Học cách sử dụng tài nguyên một cách hiệu quả
 Đánh giá chất lượng tài nguyên sử dụng
24


Phần 1 - Tổng quan

Chương 1 -Tổng quan về Hệ thống thơng tin

 Bảo đảm an tồn tránh lạm dụng tại nguyên
 Loại bỏ những tài nguyên không cần thiết và quá hạn
Quản lý dự án:
Khả năng quản lý dự án là một địi hỏi chính của phân tích viên. Mục đích của quản lý dự
án là điều hành dự án đúng thời gian và trong khuôn khổ ngân sách của nó.
-

Phân tích viên phải có khả năng phân chia các công việc của một dự án hoặc một
phần dự án, và có khả năng phân cơng cơng việc tới những người đúng với năng
lực.

-

Khả năng làm gia tăng động lực của nhân viên để làm đúng tiến độ và hợp tác với
nhau.

-

Khả năng quản lý các đối tác cùng liên quan đến dự án hệ thống.

Quản lý rũi ro: khả năng dự phát hiện các rũi ro của dự án và khả năng giảm tối
thiểu các rũi ro đó.
Quản lý thay đổi
Việc áp dụng một hệ thống mới trong doanh nghiệp sẽ dẫn đến các thay đổi về tổ chức và
cách thức làm việc của những nhân viên trong hệ thống. Thông thường, nhân viên không
muốn thay đổi và có xu hướng bảo thủ. Do đó, bất kỳ một thay đổi nào về công việc của
nhân viên trong hệ thống phải được quản lý một cách thận trọng. Vì vậy kỹ năng quản lý

thay đổi là một kỹ năng quan trọng đối với phân tích viên. Phải tạo ra một sự chuyển đổi
tốt êm xuôi trong việc sử dụng hệ thống HTTT củ sang HTTT mới, điều này phải có kỹ
năng thuyết phục nhân viên loại bỏ cách làm việc cũ và chấp nhận cách làm việc mới.

IV.4 Kỹ năng giao tiếp cá nhân
Kỹ năng trao đổi: kỹ năng trao đổi vấn đề một cách rõ ràng và hiệu quả với
những người khác: người sử dụng, nhân viên, quản lý. Phân tích viên phải có khả năng
trao đổi thơng tin thơng qua nhiều hình thức: giấy tờ (ban ghi nhớ, báo cáo), lời nói (điện
thoại, đạm thoại), trực quan (mơ hình, trình bày slide). Kỹ năng trao đổi bằng lời và lắng
nghe là kỹ năng được xem là quan trọng nhất trong môi trường HTTT.
-

Phỏng vấn, lắng nghe, đặt câu hỏi

-

Trình bày vấn đề qua văn bản, qua buổi giới thiệu
Làm việc một mình hoặc với nhóm:

-

Khả năng chia sẽ quan điểm, mục tiêu với nhóm

-

Kết hợp các thành viên trong nhóm

-

Tổ chức nhóm

-

Kỹ năng tạo sự tin tưởng giữa các thành viên trong nhóm

Quản lý định hướng của hệ thống: đây cũng là một kỹ năng quan trọng của phân
tích viên trong q trình hệ thống. Bởi vì các thành viên tham gia vào phát triển hệ thống
thường có những mong muốn mà hệ thống mới mang lại sẽ khác với những thành viên
khác, các mong muốn này hay dẫn đến định hướng ban đầu của hệ thống đi lệch mục tiêu
do mong muốn của thành viên đó thường mang tính cá nhân vì thành viên chỉ tham gia
phát triển trong một phần nào đó của hệ thống. Trong q trình phát triển để đi đúng
hướng đơi khi chúng ta phảo chấp nhận một phần nào đó khơng cần tối ưu. Hoặc liên

25