Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Hoàn thiện dự toán ngân sách tại Công ty cổ phần Gốm Việt Thành

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH
------------------------

PHẠM THỊ PHƯƠNG ANH

HỒN THIỆN DỰ TỐN NGÂN SÁCH
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GỐM
VIỆT THÀNH

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

TP.Hồ Chí Minh – Năm 2014


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

PHẠM THỊ PHƯƠNG ANH

HỒN THIỆN DỰ TỐN NGÂN SÁCH
TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN GỐM VIỆT THÀNH
Chun ngành

: Kế toán

Mã số

: 60340301

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC :
TS. LÊ ĐÌNH TRỰC

TP Hồ Chí Minh - Năm 2014


LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan luận văn thạc sĩ kinh tế “HỒN THIỆN DỰ TỐN NGÂN
SÁCH TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN GỐM VIỆT THÀNH” là cơng trình nghiên
cứu của bản thân, được đúc kết từ quá trình học tập và nghiên cứu thực tiễn
trong thời gian qua, có sự hướng dẫn khoa học từ TS. LÊ ĐÌNH TRỰC Các thông
tin và số liệu được sử dụng trong luận văn là hồn tồn trung thực chưa từng
được ai cơng bố trong bất kỳ cơng trình nào.

TP. Hồ Chí Minh, ngày 20 tháng 6 năm 2014

Người thực hiện luận văn

PHẠM THỊ PHƯƠNG ANH


MỤC LỤC

TRANG PHỤ BÌA
LỜI CAM ĐOAN
MỤC LỤC
DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT
DANH MỤC CÁC BẢNG, BIỂU

DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ, ĐỒ THỊ
PHẦN MỞ ĐẦU ......................................................................................................... 01
Chương 1: TỔNG QUAN VỀ DỰ TOÁN NGÂN SÁCH
1.1 Khái quát chung về dự toán ngân sách ............................................................... 04
1.1.1 Khái niệm ........................................................................................................ 04
1.1.2 Phân loại dự toán ............................................................................................. 04
1.1.3 Tầm quan trọng của chiến lược trong dự toán tổng thể .................................. 07
1.1.4 Mục đích, chức năng và lợi ích của việc lập dự tốn ngân sách ..................... 08
1.2 Mơ hình và quy trình dự tốn ............................................................................ 13
1.2.1 Mơ hình dự tốn ............................................................................................... 13
1.2.2 Quy trình lập dự tốn ....................................................................................... 16
1.3 Các phương pháp tiếp cận dự toán .................................................................... 20
1.4 Mối quan hệ giữa các dự toán ............................................................................ 22
1.5 Yếu tố con người trong dự toán ngân sách ....................................................... 24
Kết luận chương 1 ....................................................................................................... 27
Chương 2: THỰC TRẠNG CƠNG TÁC DỰ TỐN NGÂN SÁCH
TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN GỐM VIỆT THÀNH
2.1 Tình hình hoạt động sản xuất tại Công ty .......................................................... 28
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển ....................................................................... 28
2.1.2 Thị trường và sản phẩm .................................................................................... 29
2.1.3 Quy trình cơng nghệ sản xuất ........................................................................... 29
2.1.4 Cơ cấu, tổ chức quản lý tại Công ty ................................................................. 30


2.1.5 Tổ chức cơng tác kế tốn tại Cơng ty Cổ phần Gốm Việt Thành .................... 34
2.1.5.1 Sơ đồ .......................................................................................................... 34
2.1.5.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận .................................................... 35
2.1.6 Khó khăn, thuận lợi, thách thức của Cơng ty ................................................... 35
2.2

Thực trạng cơng tác dự tốn tại Cơng ty Cổ phần Gốm Việt Thành .......... 37

2.2.1 Mơ hình lập dự toán ........................................................................................ 37
2.2.2 Các báo cáo dự toán ......................................................................................... 38
2.3 Đánh giá thực trạng cơng tác dự tốn tại Công ty CP Gốm Việt Thành........ 42
2.3.1 Ưu điểm ............................................................................................................ 42
2.3.2 Nhược điểm ...................................................................................................... 43
Kết luận chương 2 ....................................................................................................... 47
Chương 3:

HỒN THIỆN CƠNG TÁC DỰ TỐN NGÂN SÁCH TẠI
CƠNG TY CỔ PHẦN GỐM VIỆT THÀNH

3.1 Mục tiêu, quan điểm và ngun tắc cần thực hiện khi hồn thiện dự tốn
ngân sách ...................................................................................................................... 48
3.1.1 Mục tiêu hoàn thiện .......................................................................................... 48
3.1.2 Quan điểm hoàn thiện....................................................................................... 48
3.1.3 Các nguyên tắc cần tuân thủ ............................................................................. 49
3.2 Hồn thiện dự tốn ngân sách tại Cơng ty......................................................... 49
3.2.1 Mơi trường dự tốn........................................................................................... 49
3.2.2 Mơ hình dự tốn ............................................................................................... 51
3.2.3 Quy trình dự tốn ............................................................................................. 52
3.2.4 Phương pháp lập dự toán ................................................................................. 56
3.2.5 Các báo cáo dự toán ......................................................................................... 56
Kết luận chương 3 ....................................................................................................... 70
KẾT LUẬN .................................................................................................................. 71
TÀI LIỆU THAM KHẢO


DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT

ABB

: Dự toán trên cơ sở hoạt động

BHXH

: Bảo hiểm xã hội

BHYT

: Bảo hiểm y tế

Công ty

: Công ty Cổ phần Gốm Việt Thành

CP

: Cổ phần

CPNCTT

: Chi phí nhân cơng trực tiếp

CPNVLTT

: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

CPSXC

: Chi phí sản xuất chung

QT

: Quản trị

SX

: Sản xuất

TCHC – LĐTL

: Tổ chức hành chính – Lao động tiền lương

XNK

: Xuất nhập khẩu

ZBB

: Dự toán từ đầu


DANH MỤC CÁC BẢNG, BIỂU

Bảng 3.1:

Dự toán bán hàng xuất khẩu ........................................................ 59

Bảng 3.2:

Dự toán bán hàng nội địa .............................................................. 60

Bảng 3.3:

Kế hoạch thu tiền bán hàng .......................................................... 60

Bảng 3.4:

Dự tốn sản lượng sản xuất........................................................... 61

Bảng 3.5:

Dự tốn chi phí nguyên vật liệu trực tiếp .................................... 62

Bảng 3.6:

Kế hoạch trả tiền mua nguyên vật liệu ........................................ 63

Bảng 3.7:

Dự toán chi phí nhân cơng trực tiếp ............................................ 64

Bảng 3.8:

Dự tốn chi phí sản xuất chung .................................................... 65

Bảng 3.9:

Dự tốn giá thành........................................................................... 65

Bảng 3.10: Dự tốn chi phí bán hàng .............................................................. 66
Bảng 3.11: Dự tốn chi phí quản lý doanh nghiệp ......................................... 67
Bảng 3.12: Dự toán tiền .................................................................................... 68


DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ, SƠ ĐỒ

Sơ đồ 1.1: Mối quan hệ giữa mục tiêu chiến lược với dự toán tổng thể ........... 08
Sơ đồ 1.2: Vai trò của dự tốn ngân sách ........................................................... 12
Sơ đồ 1.3: Mơ hình thơng tin từ trên xuống ....................................................... 13
Sơ đồ 1.4: Mơ hình thơng tin phản hồi ................................................................ 14
Sơ đồ 1.5: Mơ hình thông tin từ dưới lên ............................................................ 16
Sơ đồ 1.6: Mối quan hệ giữa các dự toán trong dự toán ngân sách chủ đạo ... 24
Sơ đồ 2.1: Quy trình cơng nghệ sản xuất ............................................................ 29
Sơ đồ 2.2: Cơ cấu, tổ chức quản lý tại Công ty .................................................. 31
Sơ đồ 2.3: Tổ chức cơng tác kế tốn tại Cơng ty ................................................ 34
Sơ đồ 2.4: Mơ hình thơng tin dự tốn ngân sách tại Cơng ty............................ 37
Sơ đồ 3.1: Hồn thiện mơ hình dự tốn ngân sách ........................................... 52


1

PHẦN MỞ ĐẦU
Lý do chọn đề tài
Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế hiện nay, đặc biệt khi Việt Nam gia
nhập Tổ chức Thương Mại Thế Giới WTO và hoạt động mạnh mẽ trên “sàn đấu”
của WTO với môi trường cạnh tranh diễn ra thường xuyên, phức tạp, nhiều biến
động, nhiều rủi ro và đầy khốc liệt, các doanh nghiệp không chỉ chịu các sức ép

cạnh tranh với các công ty trong nước mà gay gắt, quyết liệt hơn từ các tập đồn đa
quốc gia, những cơng ty hùng mạnh cả về vốn, thương hiệu và trình độ quản lý. Do
đó, doanh nghiệp phải chủ động trong kinh doanh, phải tự quyết định các vấn đề
kinh tế tài chính, phải tự tìm được cho mình một hướng đi hợp lý mới có thể tồn tại
và phát triển được. Trong môi trường mới này, thông tin chất lượng cao được coi là
chìa khóa giúp các nhà quản trị doanh nghiệp thành công trong việc ra quyết định
và bên cạnh đó vấn đề tổ chức cơng tác kế tốn quản trị cũng rất được các doanh
nghiệp quan tâm.
Trước những đòi hỏi khắt khe của nền kinh tế thị trường, việc áp dụng kế
toán quản trị để nâng cao hiệu quả quản lý cho các doanh nghiệp Việt Nam là một
vấn đề mang tính thời sự cần thiết hiện nay. Tuy nhiên, việc tìm hiểu, nhận thức và
vận hành kế tốn quản trị trong các doanh nghiệp rất khác nhau. Vì vậy, đòi hỏi các
doanh nghiệp phải vận dụng một cách linh hoạt nội dung của kế toán quản trị cho
phù hợp với yêu cầu quản lý của mình từ khâu lập kế hoạch đến việc kiểm tra, phân
tích và ra các quyết định, hay việc định hướng sản xuất kinh doanh nhằm tăng sức
cạnh tranh cho Doanh nghiệp. Trong đó, lập dự tốn ngân sách – một cơng cụ quản
lý khoa học - giữ vai trò hết sức quan trọng vì dự tốn là cơ sở định hướng và chỉ
đạo mọi hoạt động kinh doanh cũng như phối hợp các chương trình hành động ở các
bộ phận theo những mục tiêu đã đề ra một cách dễ dàng hơn, cũng như đảm bảo cho
việc chuẩn bị các nguồn lực để đối phó kịp thời với mọi tình huống xảy ra đột xuất
trong tương lai. Tuy nhiên, theo khảo sát, có rất nhiều Doanh nghiệp hiện nay lập
dự toán chưa sát với thực tế và chưa vận dụng hiệu quả công cụ này nên khơng phát
huy được vai trị, cơng dụng của dự tốn ngân sách và gây lãng phí giảm khả năng


2

cạnh tranh cho Doanh nghiệp. Và Công ty Cổ phần Gốm Việt Thành tuy là một
Công ty lớn nhưng vẫn khơng ngoại lệ, hệ thống dự tốn ngân sách vẫn còn nhiều
khiếm khuyết. Xuất phát từ việc nhận thức tầm quan trọng, sự cần thiết của việc lập

dự toán ngân sách và từ yêu cầu đổi mới quản lý của Cơng ty, tơi mạnh dạn chọn đề
tài “Hồn thiện dự tốn ngân sách tại Cơng ty Cổ phần Gốm Việt Thành” làm luận
văn.
Tổng quan các nghiên cứu có liên quan đến đề tài
- Hồ Xuân Hữu (2009) đã trình bày cơng tác dự tốn tại Cơng ty CP Bánh Kẹo
Phạm Nguyên và chỉ ra được những hạn chế chủ yếu cịn tồn đọng như loại dự tốn
và mơ hình dự tốn mà cơng ty áp dụng chưa phù hợp. Bên cạnh đó, mẫu biểu cịn
phức tạp và chưa đầy đủ. Từ đó, tác giả đề ra giải pháp: ngồi dự tốn linh hoạt là
cần thiết trong mơi trường kinh doanh có nhiều thay đổi nhanh chóng thì cần có
thêm dự toán dài hạn cho các mục tiêu dài hạn của Cơng ty. Về mơ hình lập dự
tốn, cơng ty nên áp dụng mơ hình thơng tin phản hồi.
- Nguyễn Thị Minh Đức (2010) đã trình bày cơng tác dự tốn tại Cơng ty Pepsico
Việt Nam và thấy rằng dự tốn vẫn chưa được công ty quan tâm một cách đúng
mức, dự tốn cịn được lập thủ cơng, chưa xây dựng được các mẫu biểu thích hợp.
Và tác giả đã đề ra giải pháp: tiến hành lập riêng một bộ phận chuyên trách về dự
toán ngân sách, soạn thảo các biểu mẫu cần thiết nhằm tạo sự thống nhất về các chỉ
tiêu, cách lập trong tồn cơng ty.
Câu hỏi nghiên cứu
- Hiểu gì về dự tốn ngân sách?
- Thực trạng cơng tác dự tốn ngân sách tại cơng ty như thế nào?
+ Các báo cáo dự toán nào được lập ở cơng ty?
+ Các dự tốn đó đem lại lợi ích gì cho cơng ty?
+ Các nhược điểm trong việc lập báo cáo của cơng ty là gì?
- Giải pháp nào để hồn thiện cơng tác dự tốn ngân sách tại công ty?


3

Mục tiêu của đề tài
- Hệ thống hóa những vấn đề lý luận của dự toán ngân sách

- Đánh giá thực trạng về cơng tác dự tốn ngân sách tại Công ty
- Đề ra những giải pháp thực hiện công tác lập dự tốn tại Cơng ty
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu của luận văn là các vấn đề lý luận và thực tiễn của dự
toán ngân sách.
- Phạm vi nghiên cứu chỉ tập trung vào dự tốn hoạt động sản xuất kinh doanh
của Cơng ty Cổ phần Gốm Việt Thành.
Phương pháp nghiên cứu
 Phương pháp thu thập thông tin
 Phương pháp tiếp cận
 Phương pháp phân tích, thống kê
 Phương pháp tổng hợp
 Phương pháp suy luận


4

CHƯƠNG 1
TỔNG QUAN VỀ DỰ TOÁN NGÂN SÁCH
1.1 Khái quát chung về dự toán ngân sách
1.1.1 Khái niệm
Ngân sách là một kế hoạch hoạt động được đề xuất bởi nhà quản lý biểu hiện
dưới dạng định lượng cho một giai đoạn nhất định và là một sự trợ giúp phối hợp
cần thiết cho việc thực hiện kế hoạch đó. Ngân sách thường bao gồm cả khía cạnh
tài chính và phi tài chính của một kế hoạch và nó đóng vai trò như một bản kế
hoạch chi tiết cho doanh nghiệp trong tương lai.( Horngren. et al., 2012)
Ngân sách là một kế hoạch chi tiết về cách thức huy động và sử dụng các
nguồn lực cho một giai đoạn nhất định - thường là năm tài chính. Nó hướng dẫn cho
các hoạt động và dự báo về kết quả hoạt động trong thời gian lập ngân sách.
(Blocher. et al., 2010)

Quá trình chuẩn bị cho một ngân sách được gọi là dự tốn.
Như vậy, có thể hiểu rằng:
Dự tốn ngân sách là một kế hoạch cho các hoạt động trong tương lai của
doanh nghiệp, thường thể hiện dưới dạng dữ liệu tài chính. Dự tốn ngân sách là
một bản kế hoạch thể hiện dưới hình thức tiền tệ được chuẩn bị trước cho tời gian
sắp tới thường là một năm.
Dự toán ngân sách là một sự tính tốn, dự kiến một cách tồn diện mục tiêu
kinh tế, tài chính, đồng thời chỉ rõ cách thức huy động và sử dụng các nguồn lực để
đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định được
biểu hiện bằng một hệ thống các chỉ tiêu số lượng và giá trị.
Dự toán ngân sách là một hệ thống gồm nhiều báo cáo dự tốn khác nhau
nhưng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau.
1.1.2 Phân loại dự toán
Dự toán là một công cụ quản lý khoa học, và rất hữu hiệu đối với các nhà
quản trị. Tuy nhiên, để vận dụng một cách phù hợp và phát huy được tính hữu ích
của công cụ này là một điều không dễ. Do đó, địi hỏi các nhà quản trị phải am hiểu


5

các loại dự tốn để vận dụng một cách thích hợp vào nhu cầu và hoàn cảnh riêng
của doanh nghiệp trong từng thời kỳ khác nhau. Tùy thuộc vào những khía cạnh
khác nhau cho những mục đích khác nhau, dự toán ngân sách sẽ phân loại theo các
tiêu thức như sau:
1.1.2.1 Phân loại theo thời gian
Dự toán ngân sách chia thành dự toán ngắn hạn và dự toán dài hạn
Dự toán ngắn hạn
Là một hệ thống dự toán tổng thể, tổng hợp các dự tốn về tồn bộ q trình
hoạt động trong một thời kỳ nhất định. Dự toán ngân sách ngắn hạn thường liên
quan liên quan đến các hoạt động kinh doanh thường xuyên của doanh nghiệp như

mua hàng, bán hàng, sản xuất, thu, chi,…Vì vậy, nó cũng chính là dự tốn nguồn tài
chính hoạt động hàng năm. Dự toán này thường được lập cho kỳ kế hoạch là một
năm và chia ra từng thời kỳ ngắn hơn như q, tháng. Ngồi ra, nó phải được lập
hàng năm trước khi niên độ kế toán kết thúc để định hướng nguồn tài chính cho
hoạt động của doanh nghiệp trong năm kế hoạch tiếp theo.
Dự toán dài hạn
Ngược lại với dự toán ngắn hạn chỉ lập cho một năm, dự toán dài hạn thường
được lập cho một khoảng thời gian dài có thể là 2, 5, 10 năm, bao gồm việc dự toán
cho các tài sản lớn, các nguồn lực phục vụ cho hoạt động sản xuất nhiều năm để đáp
ứng yêu cầu chiến lược kinh doanh lâu dài. Với loại dự toán này, thời gian đưa vốn
vào hoạt động, thời gian thu hồi vốn và thời điểm thu được lợi nhuận dự kiến tương
đối dài nên sẽ có mức độ rủi ro tương đối cao.
1.1.2.2 Phân loại theo chức năng
Gồm dự tốn hoạt động và dự tốn tài chính (A. Atkinson. Et al, 2012)
Dự toán hoạt động
Là các dự toán liên quan đến các kế hoạch hoạt động của doanh nghiệp như:
- Kế hoạch bán hàng: nhằm xác định mức doanh thu dự kiến cho mỗi sản phẩm.
- Kế hoạch sản xuất: được áp dụng cho các doanh nghiệp sản xuất nhằm dự tính
số lượng sản phẩm cần sản xuất đủ cho tiêu thụ.


6

- Kế hoạch mua hàng: nhằm dự toán khối lượng hàng cần thiết phải mua đủ để
tiêu thụ và tồn kho.
- Kế hoạch về tuyển dụng và đào tạo lao động: quy định cụ thể số lượng nhân
công mà doanh nghiệp thuê hoặc tuyển dụng để đạt được mục tiêu mức độ hoạt
động đã đề ra và dựa vào đó đưa ra những chính sách phù hợp.
- Kế hoạch chi tiêu hành chính và tùy ý: bao gồm hành chính, nhân sự, nghiên
cứu và phát triển, quảng cáo,…

Từ đó, doanh nghiệp sẽ lập các dự toán cần thiết để hướng dẫn và phối hợp
với các mức độ hoạt động khác nhau mà có những chính sách kinh doanh thích hợp
trong thời gian lập ngân sách. Đồng thời ghi lại dữ liệu từ các hoạt động hiện tại để
có cơ sở phát triển dự tốn trong tương lai,
Dự tốn tài chính
Là dự tốn về cách huy động các nguồn tài chính của doanh nghiệp, bao gồm
các dự toán liên quan đến tiền tệ như: dự toán tiền – thể hiện kế hoạch chi tiết cho
việc thu chi tiền; dự toán vốn đầu tư – thể hiện kế hoạch đầu tư thêm các tài sản cần
thiết cho hoạt động kinh doanh ở những năm kế tiếp; dự toán bản cân đối kế tốn –
thể hiện về tình hình tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp ở thời điểm cố định
trong kỳ dự tốn. Từ đó, nhà quản lý có thể đánh giá được kết quả của việc đầu tư,
sản xuất, bán hàng.
1.1.2.3 Phân loại theo phương pháp lập
Dự toán ngân sách chia thành dự toán linh hoạt và dự toán cố định
Dự toán linh hoạt
Là dự toán cung cấp cho doanh nghiệp khả năng ước tính chi phí, doanh thu
tại nhiều mức độ khác nhau,(hay có thể hiểu là dự tốn ngân sách được lập tương
ứng với nhiều mức độ khác nhau), chính vì vậy nó địi hỏi tính tốn cân đối phức
tạp. Tuy nhiên, dự toán linh hoạt được lập theo mối quan hệ với quá trình hoạt động
giúp ta xác định được các chi phí tương ứng với các mức độ, phạm vi hoạt động
khác nhau, tránh được việc sửa đổi dự toán một cách phiền phức khi mức độ hoạt
động thay đổi. Do đó, nó giúp nhà quản trị có nhiều thơng tin hơn để ứng phó với
các tình huống sản xuất kinh doanh khác nhau, cũng như đánh giá kết quả thực hiện
công việc của nhân viên.


7

Dự toán cố định
Là dự toán ngân sách với các số liệu cố định, ứng với một mức hoạt động dự

kiến cho trước nào đó. Nó chỉ dựa vào một mức độ hoạt động với một hệ thống chỉ
tiêu số lượng và giá trị nhất định trong một khoảng thời gian mà khơng xét tới mức
độ này có thể bị biến động trong thời kỳ dự tốn. Vì thế, nó được lập tương đối đơn
giản, tính tốn cân đối ít, phù hợp với những doanh nghiệp có hoạt động kinh tế ổn
định. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp có sự điều chỉnh về quy mơ, mức độ hoạt động
thích ứng với thị trường thực tế thì dự tốn này sẽ khơng cung cấp đủ thơng tin để
ứng phó với các tình huống khác nhau.
1.1.3 Tầm quan trọng của chiến lược trong dự toán tổng thể
Chiến lược của doanh nghiệp bắt đầu từ việc phân tích và xác định cách phối
hợp khả năng của doanh nghiệp với cơ hội trên thị trường để đạt được mục tiêu
chiến lược của mình. Dự tốn ngân sách giúp doanh nghiệp chuyển đổi mục tiêu,
chiến lược của mình thành các bước hành động cụ thể; giúp doanh nghiệp phản ánh
được kế hoạch hoạt động và tài chính cho thời gian sắp tới. Nhưng có nhiều doanh
nghiệp xem dự toán ngân sách cho giai đoạn tới như là một sự tiếp diễn của dự toán
ngân sách hiện tại mà thiếu sự liên kết với chiến lược mới của họ. Chính điều này
đã góp phần làm cho dự tốn ngân sách khơng phát huy được lợi ích. Vì vậy, dự
tốn ngân sách hữu ích nhất là khi nó được tích hợp với chiến lược của doanh
nghiệp.
Dự tốn có thể giúp các nhà quản lý đánh giá rủi ro cũng như cơ hội mà
chiến lược có thể gặp bằng cách cung cấp cho họ thông tin phản hồi về hiệu ứng của
chiến lược và kế hoạch. Đôi khi thông tin phản hồi là tốt, doanh nghiệp tiếp tục thực
hiện chiến lược, nhưng khi thông tin phản hồi không tốt doanh nghiệp cần chỉnh sửa
lại kế hoạch, chiến lược của họ. Chính vì thế, để đạt được mục tiêu chiến lược của
doanh nghiệp, một dự toán nên bắt đầu với cái nhìn và sự nghiên cứu cẩn trọng về
kế hoạch chiến lược của doanh nghiệp. Không dựa vào mục tiêu chiến lược, dự tốn
khơng phát huy hết tác dụng, doanh nghiệp sẽ không tận dụng đầy đủ thế mạnh và
cơ hội của mình. Bỏ qua các mục tiêu chiến lược có thể dẫn đến việc tài trợ khơng
đầy đủ cho các dự án và phần nào ảnh hưởng đến tình hình kinh doanh của doanh
nghiệp.

8

Điều này được Edward J.Blocher. et al, 2010 mô tả trong sơ đồ 1.1:
Mục tiêu chiến lược

P
h
ả
n

Mục tiêu dài hạn

Kế hoạch dài hạn
h
ồ
i

Dự tốn vốn (bao gồm
cả chi phí chiến lược)
Mục tiêu ngắn hạn

Ngân sách tổng thể
Kiểm soát
Các bước hoạt động
Sơ đồ 1.1: Mối quan hệ giữa mục tiêu chiến lược với dự tốn tổng thể

1.1.4 Mục đích, chức năng và lợi ích của việc lập dự tốn ngân sách
1.1.4.1 Mục đích của dự tốn ngân sách
- Dự tốn ngân sách cung cấp thông tin về kế hoạch sản xuất kinh doanh

trong từng giai đoạn cụ thể và cả trong quá trình, cũng như yêu cầu các hoạt động
diễn ra đúng kế hoạch, đem lại kết quả kinh doanh tốt nhất.
- Dự toán ngân sách giúp nhà quản trị cụ thể hóa các mục tiêu của doanh
nghiệp bằng số liệu và thúc đẩy sự phối hợp các chương trình hành động ở các bộ
phận khác nhau theo những mục tiêu đã đề ra.
- Dự toán ngân sách là cơ sở để xây dựng, đánh giá trách nhiệm quản lý của
các nhà quản trị.


9

- Dự toán ngân sách là căn cứ để khai thác các khả năng tiềm tàng về nguồn
lực cũng như cách phân bổ nguồn lực đến từng bộ phận hay các phòng ban riêng
biệt dựa trên kế hoạch hoạt động và mục tiêu ngắn hạn của từng bộ phận nhằm nâng
cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.
- Dự toán ngân sách giúp truyền đạt các mục tiêu của doanh nghiệp đến nhân
viên, đến các cấp quản lý giúp cho quản lý đơn vị hiểu rõ các mục tiêu, từ đó họ có
thể sắp xếp ưu tiên các hoạt động cho mục tiêu đó. Đồng thời nó cũng giúp các nhà
quản trị kiểm sốt q trình hoạt động cũng như phát hiện, ngăn ngừa, hạn chế rủi
ro trong hoạt động của doanh nghiệp.
1.1.4.2 Chức năng cơ bản của dự toán ngân sách
Hoạch định
Chức năng này thông qua việc đưa ra những định mức chi tiết về kết quả đầu
ra cần đạt được, thời gian hoàn thành và các nguồn lực cần sử dụng như số lượng
sản phẩm tiêu thụ, giá bán, các chi phí liên quan,…dựa trên các chính sách tổng thể
của doanh nghiệp.
Thông tin
Chức năng này thể hiện ở việc xem dự toán ngân sách là văn bản cụ thể, súc
tích truyền đạt các mục tiêu, chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp đến các nhà
quản lý, các bộ phận, các phịng ban thơng qua các con số, số liệu trong báo cáo dự

toán. Và đây là cơ sở để các bộ phận, các phòng ban thực hiện nhiệm vụ hoạt động
hàng ngày của mình.
Kiểm sốt
Chức năng này thể hiện ở việc xem dự toán ngân sách là cơ sở để so sánh,
đối chiếu với kết quả thực tế đạt được của doanh nghiệp. Thơng qua đó sẽ đánh giá
được mức độ thành công của các chiến lược, các kế hoạch đã đề ra và trong trường
hợp cần thiết sẽ có những phương án sữa chữa, khắc phục những nhược điểm đã
mắc phải.


10

Điều phối
Chức năng này thể hiện ở việc huy động và phân phối các nguồn lực để thực
hiện các mục tiêu đã đề ra. Nhà quản trị kết hợp giữa hoạch định các mục tiêu,
nhiệm vụ cụ thể và đánh giá năng lực sản xuất kinh doanh thực tế của từng bộ phận
để điều chỉnh và phân phối các nguồn lực của doanh nghiệp tới các bộ phận sao cho
việc sử dụng đạt hiệu quả cao nhất.
Đo lường, đánh giá
Chức năng này thể hiện thơng qua việc xem dự tốn ngân sách như là tiêu
chuẩn để đánh giá hiệu quả của nhà quản lý trong việc đạt được các mục tiêu đã đề
ra.
Dự tốn ngân sách là cơng cụ quản lý đa chức năng, tuy nhiên chức năng
quan nổi bật vẫn là hoạch định và kiểm sốt.
1.1.4.3 Lợi ích của việc lập dự tốn
Dự tốn ngân sách là một cơng việc tốn kém và chiếm khá nhiều thời gian. Tuy
nhiên, nếu lập dự toán ngân sách một cách cẩn thận và phù hợp với doanh nghiệp
thì lợi ích nó mang lại khơng hề nhỏ, có thể bù đắp được cơng sức và thời gian bỏ
ra, giúp doanh nghiệp có thể hoạch định và kiểm soát tốt các hoạt động trong tương
lai. Có thể nói, dự tốn ngân sách có một ý nghĩa hết sức quan trọng trong quản trị

doanh nghiệp. Dưới đây là những lợi ích có thể đạt được khi lập dự toán ngân sách:
(A. Atkinson. Et al, 2012 ; Edward J.Blocher. et al,2010)
- Dự tốn ngân sách có thể được xem như một thiết bị truyền thông giúp
truyền đạt kế hoạch, mục tiêu, chiến lược của nhà quản trị đến tất cả các bộ phận
trong tổ chức, đến với nhân viên, các cấp quản lý, cũng như thể hiện rõ nhiệm vụ
của mỗi bộ phận cần phải làm để đáp ứng được những nhu cầu của đơn vị. Từ đó,
sẽ giúp việc quản lý trở nên thuận tiện hơn trong việc định hướng hoạt động kinh
doanh theo các mục tiêu đã chọn.
- Dự toán ngân sách buộc các nhà quản trị nghĩ đến kế hoạch hoạt động trong
tương lai, cũng như sẽ dự báo trước những khó khăn, rủi ro có thể xảy ra để từ đó
có những kế hoạch sẵn sàng ứng phó khi các điều kiện hoạt động thay đổi, giúp hạn
chế những tình huống khơng mong đợi có thể xảy ra hàng ngày, tránh được tình
trạng bị động.


11

- Thơng qua dự tốn ngân sách, doanh nghiệp biết rõ những nguồn lực hiện
có và từ đó tìm cách phân phối, sử dụng các nguồn lực này một cách hiệu quả nhất,
tăng sức cạnh tranh cho doanh nghiệp.
- Thông tin trên dự toán ngân sách là cơ sở để đánh giá kết quả hoạt động
của từng bộ phận và từng cá nhân trong bộ phận đó. Trên cơ sở đó, xác định rõ
quyền hạn, trách nhiệm của từng bộ phận nhằm phục vụ tốt cho quá trình tổ chức và
hoạch định trong doanh nghiệp.
- Dự toán ngân sách cho phép các nhà quản lý công ty đo lường hiệu quả
hoạt động giữa thực tế và kế hoạch, đánh giá được kết quả thực tế thực hiện cơng
việc. Nó giúp nhà quản lý thu thập thơng tin có liên quan để từ đó có những định
hướng phát huy cái tốt, phát huy tiềm năng của doanh nghiệp, nâng cao hiệu quả
hoạt động trong tương lai. Khi kết quả thực tế thấp hơn so với kế hoạch, nó yêu cầu
nhà quản lý cấp cao cần phải đặt các câu hỏi để biết những gì đã xảy ra, tại sao và

làm thế nào để giải quyết vấn đề, có những biện pháp khắc phục những bế tắc,
những gì cịn tồn đọng, yếu kém của doanh nghiệp. Điều này sẽ hạn chế sự lặp lại
của thất bại.
- Dự toán ngân sách được xem như là một thiết bị tạo động lực. Đa phần
nhân viên xem sự giảm trong ngân sách như là một sự thất bại, do đó hầu hết họ làm
việc để tránh thất bại hơn là nỗ lực để thành công và hướng đến mực tiêu trong
tương lai. Chính vì thế, ngân sách với kết quả hoạt động dự kiến được mô tả rõ ràng
giúp cho nhân viên biết được doanh nghiệp mong đợi những gì, từ đó tạo ra động
lực, thúc đẩy và động viên mọi thành viên trong doanh nghiệp vươn tới mục tiêu
trong tương lai và có sự sáng tạo trong kế hoạch, trong chiến lược kinh doanh.
- Thơng qua dự tốn ngân sách, các nhà hoạch định có thể mơ phỏng sự tác
động của các quyết định khác nhau về nguồn tài chính, nguồn nhân lực và nguồn
vật chất. Từ đó giúp nhà quản lý lựa chọn được một phương thức hoạt động thích
hợp.
- Dự tốn ngân sách thúc đẩy sự phối hợp các hoạt động của các đơn vị, bộ
phận trong tổ chức để đạt được mục tiêu chung, đảm bảo tất cả các nhân viên đều
hiểu và nắm bắt rõ ràng những mục tiêu đó. Điều này được thực hiện cho tất cả các


12

khía cạnh sản xuất hay dịch vụ ở tất cả các phịng ban, và có thể được xem là con
đường tốt nhất để Công ty đạt được các mục tiêu. Ví dụ, từ dự tốn tiêu thụ nội bộ
của bộ phận bán hàng, bộ phận sản xuất phải phối hợp sản xuất sao cho đủ lượng
hàng để bán và đủ hàng tồn kho, bộ phận cung ứng vật liệu phải phối hợp để đảm
bảo đầy đủ nguyên vật liệu cho q trình sản xuất,…Cứ như vậy, thơng qua dự
tốn, tất cả các mối quan hệ, các bộ phận trong tổ chức được kết nối và ăn khớp với
nhau. Từ đó, sẽ hạn chế những nỗ lực tạo dựng lợi ích riêng lẻ, mở rộng cách nghĩ
của nhà quản trị vượt ra ngồi bộ phận mình đang quản lý và loại bỏ những thành
kiến cố ý hay vơ ý vì lợi ích cá nhân của từng bộ phận. Tất cả mọi người trong

doanh nghiệp sẽ hướng đến mục tiêu và chiến lược chung của doanh nghiệp. Việc
phối hợp không chỉ được thực hiện trong q trình sản xuất mà cịn trong quá trình
kinh doanh của doanh nghiệp với các nhà cung cấp và khách hàng.
Với nhiều lợi ích mang lại cho doanh nghiệp, dự tốn ngân sách đóng một
vai trị trung tâm và có mối quan hệ mật thiết với việc lên kế hoạch và kiểm sốt, có
thể thấy thơng qua sơ đồ 1.2: (Atkinson. Et al., 2012)
Xác định mục tiêu tổ chức và
mục tiêu ngắn hạn

Xây dựng chiến lược dài hạn
và kế hoạch ngắn hạn

Lên kế hoạch

Phát triển dự toán ngân sách

Đo lường và đánh giá hiệu
quả đối với ngân sách
Kiểm soát
Đánh giá lại mục tiêu, chiến
lược và kế hoạch

Sơ đồ 1.2: Vai trò của ngân sách


13

1.2 Mơ hình và quy trình dự tốn
1.2.1 Mơ hình dự toán
Dựa vào đặc điểm, cơ chế hoạt động riêng của mỗi doanh nghiệp mà dự tốn

ngân sách có thể được lập theo một trong ba mơ hình sau: Mơ hình ấn định thơng
tin từ trên xuống, mơ hình thơng tin phản hồi, mơ hình thơng tin từ dưới lên.
1.2.1.1 Mơ hình ấn định thơng tin từ trên xuống
Quản trị cấp cao

Quản trị cấp trung gian

QT cấp cơ sở

QT cấp cơ sở

Quản trị cấp trung gian

QT cấp cơ sở

QT cấp cơ sở

Sơ đồ 1.3: Mơ hình thơng tin từ trên xuống
Theo mơ hình này (xem sơ đồ 1.3), các chỉ tiêu dự toán được định ra từ ban
quản lý cấp cao của doanh nghiệp và truyền xuống cho quản lý cấp trung gian. Trên
cơ sở đó, cấp quản lý trung gian tiếp nhận và chuyển xuống cho quản lý cấp cơ sở
để làm mục tiêu, kế hoạch trong việc tổ chức hoạt động tại từng bộ phận trong
doanh nghiệp. Nếu lập dự tốn theo mơ hình này, các dự tốn chỉ lập theo một chiều
mà khơng có sự phản hồi, thảo luận từ cấp dưới.
Nhận xét:
Mơ hình này cho phép kiểm soát việc ra quyết định tốt hơn. Các mục tiêu,
chiến lược của doanh nghiệp được ban quản lý cấp cao xác định rất rõ ràng nên khi
lập dự toán sẽ thúc đẩy sự nỗ lực của nhà quản lý cấp dưới đạt được các mục tiêu đề
ra. Tuy nhiên, vì đây là thơng tin một chiều từ trên xuống nên cịn mang tính áp đặt,
dễ gây sự bất bình ở các bộ phận riêng lẻ trong doanh nghiệp. Các chỉ tiêu dự toán

do ban quản lý cấp cao chủ quan ấn định xuống có thể khơng phù hợp hoặc xa vời
với công việc kinh doanh thực tế hay quy trình sản xuất của một số bộ phận riêng lẻ


14

do những thông tin mà nhà quản lý cấp cao thường khơng đầy đủ, có thể đánh giá
khơng đúng mức độ hoạt động, năng lực của các bộ phận. Bên cạnh đó, với mơ hình
này, ta dễ nhận thấy những nhà quản lý cấp trung gian dễ bị bỏ rơi trong quy trình
ra quyết định. Điều này hạn chế sự khuyến khích việc chung sức hợp tác để đạt
được các mục tiêu của các bộ phận trong doanh nghiệp.
Do đó, khi lập dự tốn theo mơ hình này, địi hỏi nhà quản lý cấp cao phải có
tầm nhìn tổng quan, toàn diện về mọi mặt của doanh nghiệp, đồng thời phải nắm
vững chi tiết hoạt động của các bộ phận cả về mặt định tính và định lượng. Điều này
chỉ có thể thực hiện ở một số doanh nghiệp có quy mơ nhỏ, có ít sự phân cấp về
quản lý.
1.2.1.2 Mơ hình thơng tin phản hồi
Quản trị cấp cao

Quản trị cấp trung gian

QT cấp cơ sở

QT cấp cơ sở

Quản trị cấp trung gian

QT cấp cơ sở

QT cấp cơ sở

Sơ đồ 1.4 : Mơ hình thơng tin phản hồi
Theo mơ hình này (xem sơ đồ 1.4), việc lập dự toán thực hiện theo quy trình sau:
Ban quản lý cấp cao nhất trong doanh nghiệp sẽ ước tính các chỉ tiêu dự tốn
đầu tiên. Sau đó các chỉ tiêu này sẽ được truyền xuống cho các cấp quản lý trung
gian. Trên cơ sở đó, cấp quản lý trung gian sẽ phân bổ xuống cấp quản lý cơ sở. Các
bộ phận quản lý cấp cơ sở căn cứ vào các chỉ tiêu ước tính, căn cứ vào khả năng và
điều kiện thực tế của mình để xác định các chỉ tiêu dự tốn nào có thể thực hiện
được và những chỉ tiêu nào cần giảm bớt hoặc tăng lên. Sau đó, bộ phận quản lý cấp
cơ sở sẽ bảo vệ dự toán của mình trước bộ phận quản lý cấp trung gian.


15

Bộ phận quản lý cấp trung gian, trên cơ sở tổng hợp các chỉ tiêu dự toán từ
các bộ phận cấp cơ sở, kết hợp với kinh nghiệm và tầm nhìn tổng qt, tồn diện
hơn về hoạt động của các bộ phận cấp cơ sở sẽ xác định các chỉ tiêu có thể thực
hiện được của bộ phận mình và trình bày, bảo vệ trước bộ phận cấp cao hơn.
Bộ phận quản lý cấp cao trên cơ sở tổng hợp số liệu dự toán từ các bộ phận
cấp trung gian, kết hợp với tầm nhìn tồn diện về doanh nghiệp sẽ hướng các bộ
phận khác nhau đến mục tiêu chung. Bộ phận quản lý cấp cao sẽ xét duyệt thông
qua các chỉ tiêu dự toán của bộ phận quản lý cấp trung gian và bộ phận quản lý cấp
trung gian sẽ xét duyệt thơng qua các chỉ tiêu dự tốn của bộ phận quản lý cấp cấp
cơ sở. Dự toán ngân sách sau khi được xét duyệt sẽ trở thành dự tốn ngân sách
chính thức và được sử dụng như định hướng hoạt động trong kỳ kế hoạch của doanh
nghiệp.
Nhận xét:
Lập dự tốn theo mơ hình này dựa trên sự tổng hợp về khả năng và điều kiện
cụ thể của các cấp quản lý sẽ làm cho dự tốn có tính chính xác và độ tin cậy
cao.Hơn nữa, dự tốn này đều có sự thỏa thuận và tham khảo ý kiến từ quản lý cấp

cơ sở đến quản lý cấp cao đã thể hiện sự liên kết, chung sức của các cấp quản lý với
nhau, từ đó giúp cho việc thực hiện dự toán dễ dàng hơn. Tuy nhiên, nhược điểm
của mơ hình này là tốn khá nhiều thời gian, chi phí cho cả q trình dự thảo, phản
hồi, phê duyệt và chấp nhận. Do đó, để dự tốn theo mơ hình phản hồi được thành
cơng, nhân tố con người đóng một vai trị quan trọng, các thành viên và các bộ phận
trong doanh nghiệp phải đoàn kết và đồng lịng thực hiện mục tiêu chung của doanh
nghiệp.
1.2.1.3 Mơ hình thơng tin từ dưới lên
Theo mơ hình này (xem sơ đồ 1.5), dự toán được lập từ cấp quản lý thấp nhất
đến cấp quản lý cao nhất. Các bộ phận quản lý cấp cơ sở sẽ dựa vào điều kiện và
năng lực của mình để lập dự tốn, sau đó sẽ trình lên quản lý cấp trung gian. Quản
lý cấp trung gian sẽ tổng hợp số liệu và trình bày lên bộ phận quản lý cấp cao. Quản


16

lý cấp cao tổng hợp số liệu và kết hợp với tầm nhìn tồn diện về mục tiêu, chiến
lược, tình hình kinh doanh của doanh nghiệp mà xét duyệt và thông qua dự án.
Quản trị cấp cao

Quản trị cấp trung gian

QT cấp cơ sở

QT cấp cơ sở

Quản trị cấp trung gian

QT cấp cơ sở

QT cấp cơ sở

Sơ đồ 1.5 : Mơ hình thơng tin từ dưới lên
Nhận xét:
Dự tốn theo mơ hình này ngược lại với mơ hình thơng tin từ trên xuống nên
sẽ không gây ra sự áp đặt nặng nề cho cấp dưới, tạo được sự thoải mái và chủ động
trong công việc. Mọi bộ phận, mọi cấp quản lý trong doanh nghiệp đều tham gia
vào quá trình xây dựng dự tốn. Tuy nhiên, có thể dẫn đến việc thiết lập mục tiêu
quá thấp hoặc mục tiêu không phù hợp với chiến lược tổng thể của tổ chức.
Nhận xét chung:
Ba mơ hình vừa tìm hiểu trên, mỗi một mơ hình đều có những điểm mạnh và
điểm yếu riêng của từng mơ hình. Do đó, trong thực tế, nhà quản trị phải dựa vào
đặc điểm riêng của doanh nghiệp mình mà áp dụng cho thích hợp.
1.2.2 Quy trình lập dự tốn
Dự tốn ngân sách là một cơng việc có ý nghĩa và rất quan trọng đối với các
doanh nghiệp nên khi lập phải hạn chế các sai sót có thể xảy ra. Vì vậy, trước khi
lập dự tốn ngân sách cần phải hoạch định một quy trình dự tốn ngân sách để
chuẩn bị tất cả các công việc mà ban dự toán ngân sách cần phải làm. Tùy mỗi
doanh nghiệp có đặc điểm tổ chức quản lý khác nhau , quy trình lập dự tốn cũng sẽ
khác nhau nhưng về cơ bản cũng dựa trên quy trình quản lý dự toán ngân sách tiêu
biểu như sau: (Blocher. et al., 2010)


17

Quy trình lập ngân sách có thể tiến hành đối với những doanh nghiệp nhỏ với
thời gian là vài ngày hoặc vài tuần đến những công ty lớn với thời gian vài tháng để
hồn thành một chu trình lập dự tốn. Quy trình này thường bao gồm việc xác lập
mục tiêu chung, thành lập một ủy ban dự toán ngân sách, xác định kỳ dự toán ngân
sách, sự chỉ rõ hướng dẫn lập dự toán ngân sách, chuẩn bị dự toán ngân sách ban

đầu, thương thảo ngân sách, xem xét, phê duyệt và điều chỉnh dự toán ngân sách,
theo dõi dự toán ngân sách.
Xác lập mục tiêu của tổ chức
Việc đầu tiên phải làm trong q trình dự tốn ngân sách là làm sáng rõ mục
tiêu của doanh nghiệp. Một mục tiêu đúng hướng, phù hợp với tình hình đặc điểm
kinh doanh của Cơng ty sẽ đóng vai trị trong việc lập ngân sách. Vì vậy, dự tốn
ngân sách phải lấy chiến lược và mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp làm nền
tảng.
Thành lập một ủy ban dự toán ngân sách
Việc thành lập một ủy ban dự toán ngân sách rất cần thiết. Ủy ban dự toán
ngân sách giám sát tất cả các vấn đề về ngân sách và thường nắm quyền lực cao
nhất trong một tổ chức cho tất cả các vấn đề liên quan đến dự toán ngân sách. Ủy
ban dự toán ngân sách thiết lập và phê duyệt các mục tiêu tổng thể cho tất cả các
đơn vị kinh doanh, phối hợp chuẩn bị dự toán ngân sách, giải quyết xung đột và
khác biệt có thể phát sinh trong q trình chuẩn bị dự tốn ngân sách, phê duyệt dự
toán ngân sách cuối cùng , giám sát các hoạt động và đánh giá kết quả hoạt động
vào cuối kỳ. Ủy ban dự toán ngân sách cũng phê duyệt những điều chỉnh của dự
toán ngân sách trong suốt giai đoạn. Một ủy ban dự toán ngân sách tiêu biểu bao
gồm các giám đốc điều hành, giám đốc tài chính và lãnh đạo các đơn vị kinh doanh
chiến lược.
Xác định kỳ dự toán ngân sách
Một dự toán ngân sách thường được chuẩn bị cho một khoảng thời gian xác
định, hầu hết là cho năm tài chính và được chia thành tháng hoặc q. Đồng bộ hóa
kỳ dự tốn ngân sách cùng với kỳ tài chính của báo cáo tài chính doanh nghiệp giúp