Tiểu luận 9đ - Đề tài tìm hiểu kí túc xá trường Đại học sư phạm Thành phố Hồ Chí Minh

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
KHOA KHOA HỌC GIÁO DỤC

HỌC PHẦN
RÈN LUYỆN NGHIỆP VỤ
QUẢN LÝ GIÁO DỤC THƯỜNG XUYÊN

TIỂU LUẬN
TÌM HIỂU KÝ TÚC XÁ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

Giảng viên hướng dẫn: Thầy Lê Thanh Hải
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Anh Tuấn
MSSV: 4501609065

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH, 2021


Mục lục
Chương I: Những vấn đề chung .......................................................................... 1
1.

Sơ lược về Kí túc xá trường Đại học sư phạm Thành phố Hồ Chí Minh:.... 1
1.1. Vị trí: ........................................................................................................ 1
1.2. Lịch sử hình thành KTX .......................................................................... 1
1.3. Chức năng: ............................................................................................... 1
1.4. Nhiệm vụ: ................................................................................................. 1
1.5. Cơ cấu tổ chức: ........................................................................................ 2

2.

Một số khái niệm chung: .............................................................................. 2
2.1. Quản lý ..................................................................................................... 2
2.2. Thiết bị văn phòng: .................................................................................. 4
2.3. Nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ....................................................................... 5

Chương II: Thiết bị văn phòng và sử dụng bảo quản thiết bị bảo quản ......... 6
1.

Các loại thiết bị văn phòng ........................................................................... 6
1.1. Đồ dùng văn phòng .................................................................................. 6
1.2. Trang thiết bị văn phòng .......................................................................... 7

2.

Bảo quản thiết bị văn phòng ....................................................................... 10
2.1. Quản lý quá trình hình thành thiết bị ..................................................... 10
2.2. Quản lý quá trình khai thác, sử dụng thiết bị văn phịng ....................... 10

3.

Những nội dung trên được thực hiện như thế nào tại KTX ........................ 10
3.1. Quản lý quá trình hình thành thiết bị ..................................................... 10
3.2. Quản lý khai thác, sử dụng thiết bị văn phòng ...................................... 10

Chương III: Nghiệp vụ văn thư lưu trữ và quan sát thực tế ở các trường phổ
thông
........................................................................................................ 12
1.

Kỹ thuật soạn thảo văn bản ......................................................................... 12

1.1. Thể thức văn bản .................................................................................... 12
1.2. Kỹ thuật trình bày văn bản ..................................................................... 12

1.3. Kỹ thuật trình bày một số văn bản thông dụng (Báo cáo, Công văn, Quyết
định, biên bản, thông báo…) trong trường phổ thông. ............................................... 13
2.

Nghiệp vụ văn thư....................................................................................... 20


2.1. Văn bản quản lý nhà nước trong giáo dục đào tạo................................. 20
2.2. Quản lý văn bản ..................................................................................... 21
2.3. Công tác lưu trữ văn thư ........................................................................ 22
3.
Minh

Những nội dung trên được thực hiện tại KTX Trường ĐHSP TP.Hồ Chí
.................................................................................................................... 33
3.1. Về kỹ thuật soạn thảo văn bản ............................................................... 33
3.2. Về nghiệp vụ văn thư ............................................................................. 33

Chương IV: Kết luận và kiến nghị .................................................................... 34
1.

Kết luận ....................................................................................................... 34

2.

Kiến nghị..................................................................................................... 34

2.1. Về nội dung đào tạo học phần Rèn luyện nghiệp vụ quản lý giáo dục
thường xuyên .............................................................................................................. 34
2.2. Về rèn luyện thực tế Rèn luyện nghiệp vụ quản lý giáo dục thường xuyên
................................................................................................................ 35
Tài liệu tham khảo ................................................................................................. 36
Phụ lục 1 Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy
A4 ....................................................................................................................................... 37
Phụ lục 2 Mẫu trình bày một số văn bản thơng dụng (Báo cáo, Công văn, Quyết
định, biên bản, thông báo…) ........................................................................................... 39
Phụ lục 3 Một số văn bản của kí túc xá ............................................................... 43


Những vấn đề chung
1. Sơ lược về Kí túc xá trường Đại học sư phạm Thành phố Hồ Chí Minh:
1.1.

Vị trí:

Kí túc xá trường Đại học sư phạm Thành phố Hồ Chí Minh tọa lạc tại địa chỉ:
351A Lạc Long Quân, Phường 5, Quận 11.
1.2.

Lịch sử hình thành KTX

Năm 1990, Trường khởi cơng xây dựng khu Kí túc xá trên diện tích 0,82 ha, tại địa
chỉ 351A Lạc Long Quân, Phường 5, Quận 11, Thành phố Hồ Chí Minh và hoàn thành năm
1997 với 3 dãy nhà A, B và C, sau đó tiếp tục xây dựng thêm dãy D, E, căn tin, hội trường,
thư viện, nhà để xe... Trong đó, 4 dãy A, B, C, E gồm 200 phịng ở của sinh viên. Mỗi
phòng 08 sinh viên, được thiết kế khép kín. Như vậy, Kí túc xá có thể bố trí 1600 chỗ cho
sinh viên ở, học tập và sinh hoạt.

Ngoài các dãy nhà ở dành cho sinh viên, Kí túc xá có một dãy nhà sinh hoạt chung
gồm: nơi làm việc của cán bộ, nhân viên Kí túc xá, 1 phòng đọc (thư viện), 1 căn tin, 1 hội
trường khoảng 200 chỗ ngồi cho sinh viên học tập và sinh hoạt. Một khu tự học với 400
sinh viên, 4 nhà để xe, 6 phòng khách dành cho sinh viên và các chuyên gia nước ngoài đến
học tập và giảng dạy tại trường. Kí túc xá có 2 sân chơi thể thao (20m x 35m), 1 nhà bóng
bàn, dựa trên cơ sở sẵn có Kí túc xá bố trí thêm sân chơi cho phù hợp.
Năm 2008, do cở sở 280 An Dương Vương tiến hành xây dựng khu nhà mới nên
một số phịng học phải dỡ bỏ, vì vậy trường lấy 01 dãy nhà 5 tầng tại Kí túc xá chuyển đổi
cơng năng sang thành 33 phịng học để phục vụ việc đào tạo của Nhà trường. Để đáp ứng
nhu cầu sinh hoạt văn hoá văn nghệ, thể dục thể thao...Kí túc xá được Nhà trường trang bị
một số phương tiện nghe nhìn: 1 tivi 32inches, 1 đầu DVD, 1 giàn Karaoke, 1 máy chiếu
cùng 1 màn chiếu lớn, 1 bộ âm thanh, nhạc cụ có 1 bộ trống, đàn ghi ta điện, ghi ta thùng.
1.3.

Chức năng:

Ký túc xá có chức năng tham mưu giúp Hiệu trưởng trong cơng tác xét duyệt, tiếp
nhận và tổ chức quản lý - phục vụ sinh viên nội trú và một số công tác khác của trường ở
KTX.
1.4.

Nhiệm vụ:

 Tham gia xét duyệt, tiếp nhận, bố trí sinh viên vào KTX, đảm bảo điều kiện
thuận tiện trong sinh hoạt và học tập cho sinh viên;
 Tổ chức các phong trào thi đua trong sinh viên như: Phong trào xây dựng
phòng tự quản, phong trào văn hóa – văn nghệ TDTT, phong trào tự học, phong
trào xây dựng nếp sống văn minh đô thị, phong trào tham gia bảo vệ an ninh Tổ
1

quốc và đặc biệt là phong trào xây dựng môi trường sư phạm trong KTX, đảm bảo
“an toàn – kỷ cương – sạch đẹp”;
 Phối hợp chặt chẽ với chính quyền địa phương, làm tốt các phong trào giữ
gìn an ninh trật tự nơi cư trú, đảm bảo KTX không có tệ nạn xã hội. Giữ vững danh
hiệu KTX văn hóa;
 Phối hợp với các Khoa, các Phịng ban chức năng, Đoàn thanh niên, Hội sinh
viên trường,… để nâng cao khả năng quản lý và phục vụ sinh viên. Đồng thời thông
qua các hoạt động để rèn luyện sinh viên góp phần vào q trình đào tạo sinh viên
của nhà trường;
 Hàng năm xây dựng chương trình hoạt động và kế hoạch thu chi tài chính
trình hiệu trưởng duyệt trước khi thực hiện, định hướng chương trình và kế hoạch
thu chi tài chính, quản lý và sử dụng cơ sở vật chất tại KTX theo hướng tăng cường
dịch vụ để làm tốt công tác quản lý và phục vụ sinh viên có hiệu quả;
 Nhận xét, đánh giá sinh viên nội trú để phục vụ cho việc đánh giá và rèn luyện
đạo đức sinh viên của các Khoa và Trường;
 Quản lí phát triển các dịch vụ phục vụ sinh viên: Cantin, bãi xe, chi nhánh
ngoại ngữ - tin học, internet, máy giặt…
1.5.

Cơ cấu tổ chức:

Ban lãnh đạo: 2 người
 Giám đốc: Thầy Nguyễn Anh Đài;
 Phó giám đốc: Thầy Nguyễn Văn Hậu;
Chuyên viên: 5 người







Thầy Nguyễn Ngọc Thanh;
Thầy Hoàng Văn Cương;
Cơ Lê Thị Thoan;
Thầy Đỗ Hữu Trình;
Cơ Phan Thị Liệu;

2. Một số khái niệm chung:
2.1.

Quản lý

Quản lí là một trong vô số các hoạt động của con người, nhưng đó là một loại hình
hoạt động đặc biệt, là lao động siêu lao động, nghĩa là nó lấy các loại hình lao động cụ thể
làm đối tượng để tác động tới nhằm phối kết hợp chúng lại thành một hợp lực, từ đó tạo
nên sức mạnh chung của một tổ chức. Vì vậy, quản lí vừa có những đặc điểm chung, có
quan hệ hữu cơ với các hoạt động cụ thể khác, vừa có tính độc lập tương đối và mang những
đặc trưng riêng của nó.
2


Hoạt động sản xuất vật chất là loại hình hoạt động cơ bản nhất trong tất cả các hoạt
động của con người, đóng vai trị quyết định sự tồn tại, phát triển của con người, xã hội.
Hoạt động sản xuất vật chất được thực hiện theo quy trình: Chủ thể sản xuất (con người với
kinh nghiệm, kĩ năng và tri thức của họ) sử dụng những công cụ, phương tiện, các cách
thức sản xuất để tác động vào đối tượng sản xuất nhằm tạo ra sản phẩm phục vụ nhu cầu
của con người. Ngồi tn theo quy trình của hoạt động nói chung và hoạt động sản xuất
nói riêng, hoạt động quản lí cịn có đặc trưng riêng của nó. Tuy nhiên, sự phân biệt giữa
hoạt động quản lí và hoạt động sản xuất vật chất có ý nghĩa tương đối và chỉ tồn tại trong

lĩnh vực nhận thức. Trong thực tế, hoạt động quản lí có quan hệ hữu cơ với hoạt động sản
xuất và các hoạt động cụ thể khác của con người, bởi vì như chúng ta đã biết: “Quản lí là
hoạt động tất yếu nảy sinh khi có sự tham gia hoạt động chung của con người và vì vậy, nó
là hoạt động mang tính phổ qt”.
Xuất phát từ những lí luận đã trình bày ở trên, kế thừa những nhân tố hợp lí của cách
tiếp cận và quan niệm về quản lí trong lịch sử tư tưởng quản lí, có thể tổng hợp và rút ra
một số cách hiểu về quản lí như sau:
 Quản lí là hoạt động được thực hiện nhằm đảm bảo sự hồn thành cơng việc
qua những nỗ lực của người khác.
 Quản lý là phải hợp có hiệu quả các hoạt động của những người cộng sự khác
trong cùng một tổ chức.
 Quản lí là hoạt động thiết yếu đảm bảo phối hợp những nỗ lực cá nhân nhằm
đạt mục đích chung.
 Quản lí là tác động có ý thức, bằng quyền lực, theo quy trình của chủ thể quản
1ý tới đối tượng quản lí để phối hợp các nguồn lực nhằm thực hiện mục tiêu
của tổ chức trong điều kiện môi trườngng biến đổi
Theo Keota và O'Trunell định nghĩa: “Có lẽ khơng có linh vực hoạt động nào của
con người quan trọng hơn là cơng việc quản lí, bởi vị mọi nhà quản lý ở mọi cấp độ và
trong mọi cơ sở đều có một nhiệm vụ cơ bản là thiết kế và duy trì một món trường mà trong
đó các cá nhân làm việc với nhau trong các nhóm có thể hồn thành các nhiệm vụ, các mục
tiêu đã định”.
Một định nghĩa giải thích thương đối rõ họ về quản lý được được James Stringer và
Sephen Robbins trình bày như sau: “Quản lí là tiến trình hoạch định, tổ chức, lành đạo và
kiểm soát những hoạt động của các thành viên trong tổ chức và sử dụng tất cả các nguồn
lực khác của tổ chức nhằm đạt được mục đích đề ra”.
Hiện nay, đa số các nhà nghiên cứu đều thống nhất khái niệm sau: “Quản lí là q
trình tác động có chủ định, hướng đích của chủ thể quản lí lên đối tượng quản lí nhằm tạo

3

ra các hoạt động hướng tới đại mục đích chung của tổ chức dưới sự tác động của môi
trường”.
Từ khái niệm này, có thể thấy rằng:
 Quản lí là biểu hiện mối quan hệ giữa con người với con người, đã là mối
quan hệ giữa chủ thể quản lí với đối tượng quản lí.
 Quản lí là tác động có ý thức.
 Quản lí là tác động bằng quyền lực.
 Quản lí là tác động theo quy trình.
 Quản lí là phối hợp các nguồn lực.
 Quản lí nhằm thực hiện các mục tiêu chung.
 Quản lí phải có cơng cụ và phương pháp.
 Quản lí tồn tại trong một mơi trường ln biến đổi.
Như vậy, quản lí là một hệ thống bao gồm những nhân tố cơ bản: Chủ thể quản lí;
đối tượng quản lí; mục tiêu quản lí; cơng cụ, phương tiện quản lí; cách thức quản lí (có ý
thức, bằng quyền lực, theo quy trình) và mơi trường quản lí. Những nhân tố đó có quan hệ
và tác động lẫn nhau để hình thành nên quy luật và tính quy luật quản lí. Quản lí là một
trong những loại hình lao động quan trọng nhất trong các hoạt động của con người. Quản
lí đúng tức là con người đã nhận thức được quy luật, vận động theo quy luật và sẽ đạt được
những thành công to lớn. Nghiên cứu về quản lí giúp con người có được những kiến thức
cơ bản nhất, chung nhất đối với hoạt động quản lí.
2.2.

Thiết bị văn phịng:

2.2.1. Đồ dùng văn phịng
Đồ dùng văn phòng là tập hợp của nhiều đồ dùng, vật sử dụng cho công việc hàng
ngày tại các văn phịng, cơng ty, dùng để in ấn, lưu trữ, tính toán các hoạt động kinh doanh,
sản xuất, thu chi của cơng ty, doanh nghiệp.
2.2.2. Trang thiết bị văn phịng

Trang thiết bị văn phòng là những thiết bị, phương tiệc được sử dụng phục vụ cho
hoạt động chuyên môn của cán bộ công chức trong cơ quan như (bàn làm việc, tủ đựng hồ
sơ, máy tính, máy ghi âm…) và các trang thiết bị làm việc sử dụng chung trong đơn vị (máy
photocopy, máy in, máy chiếu, máy điện thoại dùng chung, máy fax và các phương tiện
làm việc khác…).

4


2.3.

Nghiệp vụ văn thư, lưu trữ

2.3.1. Công tác văn thư:
Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn
thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm
bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức.
Cơng tác văn thư có một số đặc điểm:
 Cơng tác văn thư mang tính chất nghiệp vụ, kỹ thuật: cơng tác này địi hỏi
các cán bộ văn thư phải nắm vững lý luận và phương pháp tiến hành các
nghiệp vụ có liên quan như kỹ thuật soạn thảo văn bản, lập hồ sơ...bằng
phương pháp truyền thống và ứng dụng cơng nghệ thơng tin.
 Cơng tác văn thư mang tính chính trị cao bởi những nội dung của cơng tác
văn thư đều nhằm phục vụ cho hoạt động quản lý - phục vụ cho việc ban hành
các chủ trương, chính sách, chương trình, kế hoạch, tổ chức điều hành thực
hiện các nhiệm vụ chính trị của Đảng, Nhà nước nói chung và của từng cơ
quan, tổ chức nói riêng.
 Cơng tác văn thư liên quan đến nhiều cán bộ, viên chức trong cơ quan, tổ
chức: phần lớn các cán bộ, viên chức trong công việc của họ thường xuyên
làm những việc có liên quan đến văn bản, như vậy là họ làm một phần việc

của công tác văn thư.
 Công tác văn thư không phải là một ngành hay một lĩnh vực hoạt động riêng
biệt của Nhà nước hay của các tổ chức chính trị, chính trị - xã hội, mà là
những công việc cụ thể đan xen liên quan đến văn bản và gắn liền với hoạt
động quản lý trong từng cơ quan, tổ chức.
2.3.2. Công tác Lưu trữ
Công tác lưu trữ là việc lựa chọn, giữ lại và tổ chức khoa học những văn bản, giấy
tờ có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, cá nhân để làm bằng
chứng và tra cứu thông tin quá khứ khi cần thiết. Công tác lưu trữ bao gồm các khâu sau:
Phân loại tài liệu lưu trữ:







Đánh giá tài liệu lưu trữ
Bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ
Thống kê tài liệu lưu trữ
Chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Bảo quản tài liệu lưu trữ
Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.

5


Trong các cơ quan, tổ chức, tài liệu lưu trữ mang nhiều ý nghĩa rất quan trọng và có
nhiều loại khác nhau tùy thuộc theo đặc trưng của tài liệu Tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu
quan trọng quý giá, phản ánh được toàn cảnh bức tranh về văn minh quản lý nhà nước, là

thước đo trình độ quản lý trong mỗi thời kỳ lịch sử ở mỗi quốc gia. Với ý nghĩa đó, tài liệu
lưu trữ góp phần quan trọng ghi lại và truyền bá cho thế hệ mai sau những truyền thống văn
hoá quản lý, kinh nghiệm quản lý nhà nước qua nhiều thế hệ, từ đó phát huy, kế thừa những
giá trị tốt, học tập để nâng cao trình độ quản lý qua các thế hệ.
Giữa cơng tác văn thư và cơng tác lưu trữ có mối liên hệ mật thiết với nhau. Các tài
liệu văn thư có giá trị sau khi giải quyết xong ở bộ phận văn thư đều được lập hồ sơ, chọn
lọc và nộp vào lưu trữ. Cơng tác văn thư có nhiệm vụ quản lý, tổ chức tài liệu văn thư hình
thành trong hoạt động hàng ngày của cơ quan, là nguồn cung cấp chủ yếu thường xuyên
cho kho lưu trữ. Do vậy, có thể nói cơng tác văn thư là tiền đề cho công tác lưu trữ.
Chương II: Thiết bị văn phòng và sử dụng bảo quản thiết bị bảo quản
1. Các loại thiết bị văn phòng
1.1.

Đồ dùng văn phòng

Các loại giấy in, giấy photo và các loại giấy tờ văn phòng
a) Các loại giấy văn phòng
Giấy là văn phòng phẩm khơng thể thiếu đối với bất kỳ văn phịng nào vì gần như
tất cả các cơng việc văn phịng đều cần sử dụng tới giấy.
Nếu như giấy là văn phịng phẩm quan trọng và phổ biến nhất, thì giấy A4 được xem
là loại giấy được sử dụng nhiều nhất và thiết yếu nhất trong mơi trường văn phịng. Khổ
giấy A4 được sử dụng cho các mục đích: in, photo, làm hợp đồng, thơng báo, cơng văn.v.v.
Bên cạnh đó, với nhiệm vụ và chức năng giúp nhân viên văn phòng ghi nhớ, đánh
dấu và lên lịch cho những việc quan trọng hay những ý tưởng sáng tạo, giấy n/ote cũng
được dân văn phịng đặc biệt ưu dùng và thường dùng.
Ngồi ra, các loại giấy in hóa đơn, chứng từ, tem nhãn sản phẩm cũng là các loại
giấy văn phòng rất quan trọng và cần thiết đối với dân công sở.
b) Các loại bút, viết
Bên cạnh các loại giấy văn phòng, bút viết cũng rất cần thiết đối với các hoạt động
của bất kỳ cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp nào.

Hiện nay, có vơ vàn các loại bút (viết) đã được ra đời. Song, đối với cơng việc văn
phịng, các loại bút, viết cơ bản nhất, thông dụng nhất và tiện ích nhất phải kể đến: bút (viết)
6


bi, bút (viết) máy, bút (viết) chì, bút (viết) cắm bàn hay bút (viết) xóa, bút (viết) dạ, bút
laser...
c) Các loại sổ, sách văn phịng
Cơng việc và hoạt động văn phịng, cơng ty cũng cần đến các loại sổ sách kế tốn và
các loại sổ văn phịng. Trong đó, sổ sách kế toán bao gồm: các loại phiếu thu, phiếu chi,
phiếu xuất kho, hóa đơn và sổ lương,.v.v. Và sổ văn phòng thường là các loại sổ nhỏ, được
nhân viên sử dụng để ghi chép, lưu ý trong quá trình làm việc.
d) Các folder/ bìa kẹp để đựng tài liệu
Folder/ Bìa kẹp tài liệu là thiết bị văn phịng phẩm giúp quản lý hiệu quả, sắp xếp,
và lưu trữ các loại hồ sơ, giấy tờ cũng như tài liệu. Vật dụng này rất quan trọng và hữu ích
cho các nhân viên lưu trữ tài liệu phục vụ cho quá trình làm việc, hay trong những buổi gặp
mặt, làm việc cùng khách hàng hay ký kết hợp đồng.
e) Bàn, ghế, tủ văn phịng
Khơng thể khơng đề cập tới trong danh sách những thiết bị văn phịng quan trọng
nhất, đó chính là bàn ghế làm việc và tủ văn phòng hay còn được gọi là nội thất văn phòng.
Bàn ghế để sắp xếp vị trí nhân viên, là nơi làm việc, họp bàn và để đặt các loại văn
phòng phẩm khác như giấy tờ, sổ sách, bút mực.v.v.
Tủ văn phòng là nơi chứa đựng, lưu trữ các thiết bị văn phòng giấy tờ quan trọng,
bút, con dấu, điện thoại, túi xách … của nhân viên cũng như của công ty.
f) Các loại máy văn phòng
Văn phòng hiện đại cần nhiều hơn các thiết bị trên, mà buộc phải có các loại máy
văn phịng như máy tính, máy chiếu, máy in, máy photo và máy chấm cơng.v.v. Đây là các
thiết bị văn phịng hỗ trợ công việc đạt hiệu quả hơn và tạo dựng hình ảnh doanh nghiệp,
cơng ty hiện đại hơn cũng như chuyên nghiệp hơn.
1.2.

Trang thiết bị văn phòng

 Thiết bị truyền thơng
a) Máy ghi âm văn phịng
 Dùng để ghi lại lời nói. Hiện nay những máy ghi âm văn phịng được sử dụng
rộng rãi ở nhiều cơ quan xí nghiệp nhằm mục đích sau đây:
 Ghi lại âm thanh theo tiến trình buổi họp, hội nghị, phiên họp, lời phát biểu,
báo cáo, bài giảng, những quyết định đã thông qua mà không cần phải ghi tốc ký.
 Ghi lại các thông tin giao tiếp qua điện thoại để phục vụ việc soạn thảo văn
bản...
7


 Khi sử dụng máy ghi âm, năng xuất lao động của người đánh máy tăng 25 45%, mức thời gian tiết kiệm của người đọc lên tới 20%. Thời gian thảo văn bản
giảm 3 - 4 lần. Cán bộ của cơ quan sử dụng máy ghi âm tiết kiệm được 5 - 6 phút
cho mỗi trang viết của một tài liệu cần soạn thảo.
b) Điện thoại
Dùng để liên hệ giao dịch trực tiếp với người nghe. Ngày nay có rất nhiều loại điện
thoại khác nhau như: điện thoại để bàn, điện thoại cầm tay (điện thoại di động). Đây là thiết
bị dùng để giúp cho hoạt động giao tiếp được thuận lợi, thiết bị này được dùng phổ biến
trong các cơng sở, văn phịng. Vì vậy, địi hỏi những người làm cơng tác văn phịng nói
riêng và các cán bộ, cơng chức, viên chức nói chung phải rèn luyện kỹ năng giao tiếp qua
điện thoại.
c) Máy fax
 Là thiết bị có khả năng nhận diện ký tự theo màu trắng và đen, màu đen là
màu có ký tự, màu trắng là khơng có ký tự (hay những khoảng trống) và nó sẽ vẽ
lại y như bản gốc (từ máy gửi fax sang máy nhận fax).
 Ngoài cách gửi văn bản, tài liệu từ máy Fax sang máy Fax, cũng có thể Fax
từ máy tính sang máy Fax (hệ điều hành Windows XP có hỗ trợ tính năng này).

d) Máy tính nối mạng
Được thiết lập khi có từ 2 máy vi tính trở lên kết nối với nhau để chia sẻ tài nguyên:
máy in, máy fax, tệp tin, dữ liệu...Tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng và mức độ hiện đại hóa
văn phịng của từng ngành, từng lĩnh vực, từng địa phương, cơ quan mà sử dụng mạng máy
tính nối mạng diện rộng (WAN) hoặc mạng nội bộ (LAN) để phục vụ nhu cầu chia sẻ, khai
thác và truyền nhận thông tin.
e) Máy chụp ảnh
Máy chụp ảnh được sử dụng trong cơng tác văn phịng để ghi và lưu lại những hình
ảnh trong các hội nghị, cuộc họp, hội thảo hoặc các sự kiện trọng đại của cơ quan, đơn vị.
Hiện nay, máy chụp ảnh tự động là thiết bị văn phịng thơng dụng, bên cạnh đó cịn có các
loại máy cơ, máy bán tự động…
 Thiết bị sao chụp, in ấn, hủy tài liệu
Để có được bản in, bản sao và để nhân số lượng văn bản, tài liệu người ta sử dụng
các nhóm:
 Các phương tiện sao chụp và nhân bản: Để sao và truyền văn bản với nguyên
mẫu của nó (dấu, chữ ký, sơ đồ…) đi xa có thể dùng máy Fax hoặc truyền
qua mạng.
8


 Các phương tiện in ấn: Theo cách làm ra văn bản có thể chia ra các loại máy
in như: in laze, in phun, offset, in kim… Máy in dùng trong văn phịng bao
gồm nhiều thể loại và cơng nghệ khác nhau. Thông dụng nhất và chiếm phần
nhiều nhất hiện nay trên thế giới là máy in ra giấy và sử dụng công nghệ laze.
Đa phần các máy in sử dụng cho văn phịng được nối với một máy tính hoặc
một máy chủ dùng in chung. Một phần khác máy in được nối với các thiết bị
công nghiệp dùng để trang trí hoa văn sản phẩm, in nhãn mác trên các chất
liệu riêng.
Máy in sử dụng công nghệ laze (Tiếng Anh: laser) là các máy in dùng in ra giấy,
hoạt động dựa trên nguyên tắc dùng tia laze để chiếu lên một trống từ, trống từ quay qua

ống mực (có tính chất từ) để mực hút vào trống, giấy chuyển động qua trống và mực được
bám vào giấy, công đoạn cuối cùng là sấy khô mực để mực bám chặt vào giấy trước khi ra
ngồi.
Máy in laze có tốc độ in thường cao hơn các loại máy in khác, chi phí cho mỗi bản
in thường tương đối thấp. Máy in laze có thể in đơn sắc (đen trắng) hoặc có màu sắc.
Máy hủy tài liệu: Dùng để cắt tài liệu cần hủy thành các dải nhỏ đến mức không thể
khôi phục lại nội dung nhằm mục đích bảo mật.
 Các trang thiết bị văn phịng khác
Ngồi các nhóm thiết bị truyền thơng, thiết bị sao, in, hủy tài liệu cịn có các thiết bị
và đồ dùng văn phịng khác như:
Máy qt hình ảnh hay cịn gọi là máy scan (scanner)
Đây là thiết bị có khả năng số hóa hình ảnh, tài liệu, đưa vào máy tính để lưu hoặc
xử lý chúng. Thiết bị này đang dần trở nên thông dụng cho người dùng máy tính cá nhân
thơng thường. Cấu tạo của máy Scan gồm ba bộ phận chính: thấu kính nhạy quang, cơ cấu
đẩy giấy và mạch logic điện tử.
Máy chiếu đa năng (projector)
Dùng kết hợp với máy vi tính, sử dụng các phần mềm trình chiếu để tạo nhiều hiệu
ứng rất sinh động, nhờ đó làm tăng sức thu hút của các buổi họp, hội nghị, hội thảo, bài
thuyết trình. Đây là loại máy chiếu dùng nguồn sáng bên trong chiếu ánh sáng xun qua
một màn hình vi tính nhỏ qua hệ thống thấu kính để chiếu lên màn hình bên ngồi. Nói một
cách đơn giản nó đóng vai trị như một màn hình vi tính nhưng to hơn để mọi người có thể
xem từ xa.

9


Các đồ vật dùng cho công việc hàng ngày của những người làm cơng tác văn phịng
rất đa dạng, phong phú và ngày càng được cải tiến theo hướng bền đẹp, đa năng, thuận tiện
như cặp, kẹp, ghim, bút…
2. Bảo quản thiết bị văn phịng

2.1.

Quản lý q trình hình thành thiết bị

Khi cơ quan, đơn vị được thành lập, có chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy sẽ
được cấp một số tài sản ban đầu nhất định, trong đó có trang thiết bị phục vụ cho cơng tác
văn phịng như: máy tính, máy in, máy photocopy,…
Những trang thiết bị này được quản lý theo quy chế do cơ quan xây dựng trên cơ sở
chế độ của Nhà nước và đặc thù hoạt động của cơ quan, tổ chức. Ngoài ra, hàng năm cơ
quan còn được mua sắm bổ sung xuất phát từ nhu cầu sử dụng thực tế và thực hiện thơng
qua kế hoạch hàng năm.
2.2.

Quản lý q trình khai thác, sử dụng thiết bị văn phòng

 Giao các trang thiết bị cho các đơn vị và cá nhân chịu trách nhiệm trực tiếp
quản lý, khai thác, sử dụng và bảo quản.
 Xây dựng và ban hành nội quy, quy chế sử dụng tài sản cơng.
 Có sự kiểm kê đột xuất và định kỳ đối với trang thiết bị trong cơ quan, qua
đó đánh giá số lượng, chất lượng các trang thiết bị.
 Thường xuyên kiểm tra quá trình sử dụng, bảo quản các trang thiết bị.
 Xử lý các trường hợp rủi ro xảy ra có liên quan đến trang thiết bị văn phòng
trong cơ quan, tổ chức.
3. Những nội dung trên được thực hiện như thế nào tại KTX
3.1. Quản lý quá trình hình thành thiết bị
Các thiết bị sau khi xây dựng xong Ký túc xá đã được nhà Trường trang bị đầy đủ
trang thiết bị đảm bảo cho cơng tác quản lí và phục vụ sinh viên nội trú. Sau khi kết thúc
năm học, Ký túc xá sẽ xây dựng kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa và mua sắm các trang thiết
bị mới phục vụ cho năm học tới.
3.2.

Quản lý khai thác, sử dụng thiết bị văn phịng

Cơng tác kiểm kê tài sản
Trong năm học, Tổ Tài chính Kế tốn – Cơ sở vật chất sẽ dựa vào sổ nhật ký xuất
vật tư điện nước hàng tháng để kiểm kê tài sản;
Cuối năm Phòng quản trị thiết bị phối hợp với Ký túc xá kiểm kê toàn bộ tài sản
Ký túc xá gồm: hệ thống máy bơm nước, máy phục vụ cho công tác quản lí sinh viên:
10


máy tính, máy lạnh, máy photo, máy chiếu và hệ thống âm thanh. Sau khi kiểm kê toàn bộ
tài sản có kế hoạch bảo trì, mua mới thay thế;
Căn cứ thống kê thiết bị điện, nước đã xuất trong năm trong sổ nhật ký, KTX đề
xuất BGH trường số lượng thiết bị điện, nước cần mua để sửa chữa cho năm học mới.
Công tác sửa chữa cơ sở vật chất
Tháng 7 hằng năm, ký túc xá khảo sát toàn bộ phịng ở sinh viên, các lớp học,
khu vực cơng cộng và sửa chữa trong tháng 7, 8;
Trong năm học, nếu có hư hỏng nhỏ về bàn, ghế, điện, nước… sinh viên sẽ làm
đơn đề xuất sửa chữa gửi cho Tổ Tài chính kế tốn – Cơ sở vật chất. Đối với những hư
hỏng không phải do lỗi của nhà cung cấp hoặc lỗi kỹ thuật, kinh phí sữa chữa do cá nhân
hoặc tập thể chịu trách nhiệm;
Các bước sửa chữa: Cá nhân hoặc tập thể làm đơn sửa chữa gửi cho Tổ Tài chính kế
tốn – Cơ sở vật chất. Sau đó, người phụ trách sẽ làm theo các sau:
Bước 1: Danh sách sửa chữa các thiết bị điện nước;
Bước 2: Nhật ký sửa chữa;
Bước 3: Phiếu xuất kho;
Bước 4: Sổ nhật ký xuất vật tư điện nước hàng tháng.
Những sửa chữa nhỏ trong khả năng, Ký túc xá sẽ tự xử lý; những sửa chữa lớn
ảnh hưởng đến kết cấu cơng trình, nguồn kinh phí lớn Ký túc xá đề xuất Ban giám hiệu

xem xát chỉ đạo Phòng Quản trị thiết bị khảo sát – lập kế hoạch chỉ đạo. Phịng Kế hoạch
tài chính xem xét phân bổ kinh phí để sửa chữa. Ban giám đốc đã làm cơng văn đề nghị
trường sữa chữa các hạng mục cơ sở hạ tầng đã xuống cấp ở Ký túc xá: Dãy B,C,D
Trong tháng 3, tháng 4 trường đã đầu tư sửa chữa một số cơng trình:
 Khn viên khu A đã được xây dựng lại để phục vụ sinh hoạt và học tập của
sinh viên trong Ký túc xá tốt hơn;
 Cơng trình sửa chữa thảm nhựa mặt đường nội bộ Ký túc xá đã được xây
dựng và hoàn thành vào tháng 4;
 Hiện nay, để dảm bảo an toàn cho sinh viên ở nội trú Ký túc xá đang sửa chữa
và xây các lan can hành lang các dãy lầu A, B cao hơn để đảm bảo an toàn
cho việc sinh hoạt và học tập của sinh viên.

11


Ngoài những cơ sở vật chất hiện tại, tổ Tài chính – Cơ sở vật chất cịn quản lý hệ
thống mạng do cơng ty netnam đầu tư. Khi có hư hỏng sinh viên làm đơn đề xuất sửa
chữa, tổ sẽ liên hệ công ty netnam sữa chữa trong 24 giờ.
Công tác bảo trì cơ sở vật chất
Bảo trì hệ thống phòng cháy chữa cháy: Hệ thống phòng cháy chữa cháy gồm hệ
thống đường ống; máy bơm chữa cháy chuyên dụng; dây cứu hỏa; bình chữa cháy.
 Máy bơm chuyên dụng sẽ định kỳ kiểm tra một tuần hai lần;
 Dây và hệ thống đường ống định kỳ kiểm tra mỗi tháng một lần;
 Bình chữa cháy định kỳ một năm bảo hành một lần và nạp khí CO2.
Thiết bị phục vụ văn phịng như máy tính, máy photo định kỳ ba tháng bảo trì,
bảo dưỡng.
Hệ thống máy lạnh sẽ đề xuất phịng thiết bị sửa chữa, bảo trì sáu tháng kiểm tra
một lần.
Chương III: Nghiệp vụ văn thư lưu trữ và quan sát thực tế ở các trường phổ thông
1. Kỹ thuật soạn thảo văn bản

1.1. Thể thức văn bản
Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành
phần chính áp dụng đối với tất cả các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những
trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định.
Thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần chính
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
1.2.

Quốc hiệu và Tiêu ngữ.
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
Số, ký hiệu của văn bản.
Địa danh và thời gian ban hành văn bản.
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.
Nội dung văn bản.
Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.
Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức.
Nơi nhận.
Kỹ thuật trình bày văn bản

Kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm: Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang, phơng
chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, vị trí trình bày các thành phần thể thức, số trang văn bản. Kỹ thuật
trình bày văn bản hành chính được thực hiện theo quy định Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.

12


1.3.

Kỹ thuật trình bày một số văn bản thơng dụng (Báo cáo, Công văn, Quyết

định, biên bản, thông báo…) trong trường phổ thơng.
1.3.1. Phơng chữ trình bày văn bản
Phơng chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt
Nam TCVN 6909:2001, màu đen.
1.3.2. Khổ giấy
Văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm).
Các văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển được
trình bày trên khổ giấy A5 (148 mm x 210 mm) hoặc trên giấy mẫu in sẵn (khổ A5).
1.3.3. Kiểu trình bày
Văn bản hành chính được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 (định hướng
bản in theo chiều dài).
Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ
lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng của trang giấy (định hướng bản
in theo chiều rộng).
1.3.4. Định lề văn bản (đối với khổ giấy A4)
Lề trên: cách mép trên từ 20 - 25 mm;
Lề dưới: cách mép dưới từ 20 - 25 mm;
Lề trái: cách mép trái từ 30 - 35 mm;
Lề phải: cách mép phải từ 15 - 20 mm.
1.3.5. Các thành phần thể thức hành chính
Quốc hiệu và Tiêu ngữ
a) Quốc hiệu “CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”: Được trình bày
bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm và ở phía trên cùng, bên phải

trang đầu tiên của văn bản.
b) Tiêu ngữ “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”: Được trình bày bằng chữ in thường, cỡ
chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm và được canh giữa dưới Quốc hiệu; chữ cái đầu của
các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối (-), có cách chữ, phía dưới có đường
kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ.

13


c) Quốc hiệu và Tiêu ngữ được trình bày tại ô số 1 “Phụ lục 1 của tiểu luận này”.
Hai dịng chữ Quốc hiệu và Tiêu ngữ được trình bày cách nhau dòng đơn.
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
a) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản là tên chính thức, đầy đủ của cơ quan, tổ
chức hoặc chức danh nhà nước của người có thẩm quyền ban hành văn bản. Tên cơ quan,
tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên của
cơ quan, tổ chức chủ quan trực tiếp (nếu có).
Đối với tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp ở địa phương có thêm tên tỉnh, thành
phố trực thuộc trung ương hoặc huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc
thành phố trực thuộc trung ương hoặc xã, phường, thị trấn nơi cơ quan, tổ chức ban hành
văn bản đóng trụ sở. Tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được viết tắt những cụm
từ thông dụng.
b) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ
12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực
tiếp; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng
chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.
Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ
12 đến 13, kiểu chữ đứng.
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp
được trình bày cách nhau dòng đơn. Trường hợp tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản,
tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp dài có thể trình bày thành nhiều dịng.

c) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày tại ô số 2 “Phụ lục 1 của tiểu
luận này”.
Số, ký hiệu của văn bản
a) Số của văn bản là số thứ tự văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành trong một năm
được đăng ký tại Văn thư cơ quan theo quy định. Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả
Rập.
Trường hợp các Hội đồng, Ban, Tổ của cơ quan, tổ chức (sau đây gọi chung là tổ
chức tư vấn) được ghi là “cơ quan ban hành văn bản” và được sử dụng con dấu chữ ký số
của cơ quan, tổ chức để ban hành văn bản thì phải lấy hệ thống số riêng.
b) Ký hiệu của văn bản
Ký hiệu của văn bản bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ
quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước có thẩm quyền ban hành văn bàn. Đối với cơng
14


văn, ký hiệu bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành
công văn và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc lĩnh vực được giải quyết.
Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong mỗi cơ quan, tổ chức hoặc lĩnh
vực do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định cụ thể, bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu.
c) Số, ký hiệu của văn bản được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn
bản. Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng sau từ “Số” có
dấu hai chấm (:); với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước. Ký hiệu của văn
bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng. Giữa số và ký hiệu văn bản
có dấu gạch chéo (), giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-),
không cách chữ.
Địa danh và thời gian ban hành văn bản
a) Địa danh ghi trên văn bản do cơ quan nhà nước ở trung ương ban hành là tên gọi
chính thức của tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi cơ quan ban hành văn bản đóng
trụ sở. Địa danh ghi trên văn bản do cơ quan nhà nước địa phương ban hành là tên gọi chính
thức của đơn vị hành chính nơi cơ quan ban hành văn bản đóng trụ sở.

Đối với những đơn vị hành chính được đặt theo tên người, bằng chữ số hoặc sự kiện
lịch sử thì phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó.
Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức, đơn vị lực lượng vũ trang nhân
dân thuộc phạm vi quản lý của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng được thực hiện theo quy định
của pháp luật và quy định cụ thể của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng.
b) Thời gian ban hành văn bản Thời gian ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn
bản được ban hành. Thời gian ban hành văn bản phải được viết đầy đủ các số thể hiện ngày,
tháng, năm dùng chữ số Ả Rập; đối với những số thể hiện ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2
phải ghi thêm số 0 phía trước.
c) Địa danh và thời gian ban hành văn bản được trình bày trên cùng một dịng với
số, ký hiệu văn bản, tại ơ số 4 “Phụ lục 1 của tiểu luận này”, bằng chữ in thường, cỡ chữ
từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng, các chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa; sau địa danh có
dấu phẩy (,); địa danh và ngày, tháng, năm được đặt dưới, canh giữa so với Quốc hiệu và
Tiêu ngữ.
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
a) Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. Trích
yếu nội dung văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quát nội dung
chủ yếu của văn bản.
15


b) Tên loại và trích yếu nội dung văn bản được trình bày tại ơ số “Phụ lục 1 của tiểu
luận này”, đặt canh giữa theo chiều ngang văn bản. Tên loại văn bản được trình bày bằng
chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Trích yếu nội dung văn bản được đặt
ngay dưới tên loại văn bản, trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ
đứng, đậm. Bên dưới trích yếu nội dung văn bản có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài
bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dịng chữ. Đối với cơng văn,
trích yếu nội dung văn bản được trình bày tại ơ số 5b “Phụ lục 1 của tiểu luận này”, sau
chữ “V/v” bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đặt canh giữa dưới số
và ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản.

Nội dung văn bản
a) Căn cứ ban hành văn bản Căn củ ban hành văn bản bao gồm văn bản quy định
thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và các văn bản
quy định nội dung, cơ sở để ban hành văn bản. Căn cứ ban hành văn bản được ghi đầy đủ
tên loại văn bản, số, ký hiệu, cơ quan ban hành, ngày tháng năm ban hành văn bản và trích
yếu nội dung văn bản (Tiếng Luật, Pháp lệnh không ghi số, ký hiệu, cơ quan ban hành).
Căn cứ ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ
chữ từ 13 đến 14, trình bày dưới phần tên loại và trích yếu nội dung văn bản; sau mỗi căn
cứ phải xuống dịng, cuối dịng có dấu chấm phẩy (,), dòng cuối cùng kết thúc bằng dấu
chấm (.).
b) Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu
của văn bản, thời gian ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và trích
yếu nội dung văn bản (đối với Luật và Pháp lệnh chi ghi tên loại và tên của Luật, Pháp
lệnh); trong các lần viện dẫn tiếp theo, chi ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó.
c) Bố cục của nội dung văn bản: Tuỳ theo tên loại và nội dung, văn bản có thể có
phần căn cứ pháp lý để ban hành, phần mở đầu và có thể được bố cục theo phần, chương,
mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm hoặc được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ
theo một trình tự nhất định.
d) Đối với các hình thức văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, tiểu mục,
điều thì phần, chương, mục, tiểu mục, điều phải có tiêu đề. Tiêu đề là cụm từ chi nội dung
chính của phần, chương, mục, tiểu mục, điều.
đ) Cách trình bày phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm
Từ “Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần, chương được trình bày trên một dòng
riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự
của phần, chương dùng chữ số La Mã. Tiêu đề của phần, chương được trình bày ngay
dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
16


Từ “Mục”, “Tiểu mục” và số thứ tự của mục, tiểu mục được trình bày trên một dịng

riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự
của mục, tiểu mục dùng chữ số Ả Rập. Tiêu đề của mục, tiểu mục được trình bày ngay
dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
Từ “Điều”, số thứ tự và tiêu đề của điều được trình bày bằng chữ in thường, lùi đầu
dịng 1 cm hoặc 1,27 cm. Số thứ tự của điều dùng chữ số Ả Rập, sau số thứ tự có dấu chấm
(.); cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng, đậm.
Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả Rập, sau số thứ tự có dấu chấm
(.), cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng. Nếu khoản có tiêu đề, số thứ
tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên một dòng riêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ
bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng, đậm.
Thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theo thứ tự bảng chữ
cái tiếng Việt, sau có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của
phần lời văn, kiểu chữ đứng.
e) Nội dung văn bản được trình bày bằng chữ in thường, được canh đều cả hai lễ,
kiểu chữ đứng, cỡ chữ từ 13 đến 14; khi xuống dòng, chữ đầu dòng lùi vào 1 cm hoặc 1,27
cm; khoảng cách giữa các đoạn văn tối thiểu là 0pt; khoảng cách giữa các dòng tối thiểu là
dòng đơn, tối đa là 1,5 lines.
g) Nội dung văn bản được trình bày tại ô số 6 “Hình 1 của bài tiểu luận này”.
Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
a) Chữ ký của người có thẩm quyền là chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy
hoặc chữ ký số của người có thẩm quyền trên văn bản điện tử.
b) Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:
Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên tập thể
lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức.
Trường hợp được giao quyền cấp trưởng thì phải ghi chữ viết tắt “Q.” vào trước
chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “KT.”
vào trước chức vụ của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách hoặc điều
hành thì thực hiện kỷ như cấp phó ký thay cấp trưởng.
Trường hợp kỷ thừa uỷ quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” vào trước chức vụ

của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
c) Chức vụ, chức danh và họ tên của người ký
17


Chức vụ ghi trên văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức của người ký văn bản trong
cơ quan, tổ chức; không ghi những chức vụ mà Nhà nước không quy định.
Chức danh ghi trên văn bản do các tổ chức tư vấn ban hành là chức danh lãnh đạo
của người ký văn bản trong tổ chức tư vấn.
Đối với những tổ chức tư vấn được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì
ghi chức danh của người ký văn bản trong tổ chức tư vấn và chức vụ trong cơ quan, tổ chức.
Đối với những tổ chức tư vấn không được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì
chỉ ghi chức danh của người ký văn bản trong tổ chức tư vấn.
Chức vụ (chức danh) của người ký văn bản do Hội đồng hoặc Ban Chỉ đạo của Nhà
nước ban hành mà lãnh đạo Bộ làm Trưởng ban hoặc Phó Trưởng ban, Chủ tịch hoặc Phó
Chủ tịch Hội đồng thì phải ghi rõ chức vụ (chức danh) và tên cơ quan, tổ chức nơi lãnh đạo
Bộ cơng tác ở phía trên họ tên người ký.
Họ và tên người ký văn bản bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn
bản. Trước họ tên của người kỷ, không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác.
Việc ghi thêm quân hàm, học hàm, học vị trước họ tên người kỳ đổi với văn bản của các
đơn vị vũ trang nhân dân, các tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, khoa học do người đứng
đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định.
d) Hình ảnh, vị trí chữ ký số của người có thẩm quyền là hình ảnh chữ ký của người
có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng Portable Network Graphics (.png)
nên trong suốt, đặt canh giữa chức vụ của người ký và họ tên người ký.
đ) Quyền hạn, chức vụ của người kỷ được trình bày tại ơ số 7a “Phụ lục 1 của tiểu
luận này”; chức vụ khác của người ký được trình bày tại ơ số 7b “Phụ lục 1 của tiểu luận
này”.phía trên họ tên của người ký văn bản; các chữ viết tắt quyền hạn như: “TM.”, “Q.”,
“KT.”, “TL.”, “TUQ.” và quyền hạn chức vụ của người ký được trình bày bằng chữ in hoa,
cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.

Chữ ký của người có thẩm quyền được trình bày tại ơ số 7c “Phụ lục 1 của tiểu luận
này”.
Họ và tên của người ký văn bản được trình bày tại ơ số 7b Mục IV Phần I Phụ lục
này, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa
quyền hạn, chức vụ của người kỷ.
Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức
a) Hình ảnh, vị trí chữ ký số của cơ quan, tổ chức là hình ảnh dấu của cơ quan, tổ
chức ban hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dầu,
18


định dạng (.png) nên trong suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm
quyền về bên trái.
b) Chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo văn bản chính được thể
hiện như sau: Văn bản kèm theo cùng tập tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan
chì thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên văn bản kèm theo; văn bản không
cùng tập tin với nội dung văn bản điện từ, Văn thư cơ quan thực hiện ký số của cơ quan, tổ
chức trên văn bản kèm theo.
Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản kèm theo.
Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức: Không hiển thị.
Thông tin: Số và ký hiệu văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi
giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phơng chữ Times New
Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.
c) Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức được trình bày tại ơ số 8 “Phụ lục 1 của bài
tiểu luận này”
Nơi nhận
a) Nơi nhận văn bản gồm: Nơi nhận để thực hiện; nơi nhận để kiểm tra, giám sát,
báo cáo, trao đổi công việc, để biết; nơi nhận để lưu văn bản.
b) Đối với Tờ trình, Báo cáo (cơ quan, tổ chức cấp dưới gửi cơ quan, tó chức cấp
trên) và Cơng văn, nơi nhận bao gồm:

Phần thứ nhất bao gồm từ “Kính gửi”, sau đó là tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn
vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc.
Phần thứ hai bao gồm từ “Nơi nhận”, phía dưới là từ “Như trên”, tiếp theo là tên các
cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan khác nhận văn bản.
c) Đối với những văn bản khác, nơi nhận bao gồm từ “Nơi nhận” và phân liệt kê các
cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản.
d) Nơi nhận được trình bày tại ơ số 9a và 9b “Phụ lục 1 của tiểu luận này” bao gồm:
Phần nơi nhận tại ô số 9a (áp dụng đối với Tờ trình, Báo cáo của cơ quan, tổ chức
cấp dưới gửi cơ quan, tổ chức cấp trên và Công văn): Từ “Kính gửi” và tên các cơ quan, tổ
chức hoặc cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14,
kiểu chữ đứng; sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm (:). Nếu văn bản gửi cho một cơ quan,
tổ chức hoặc một cá nhân thì từ “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân được trình
bày trên cùng một dòng, trường hợp văn bản gửi cho hai cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân trở
lên thì xuống dịng, tên mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, cá
19


nhân được trình bày trên một dịng riêng, đầu dịng có gạch đầu dịng(-), cuối dịng có dấu
chấm phẩy (,), cuối dịng cuối cùng có dấu chấm (.); các gạch đầu dịng được trình bày
thẳng hàng với nhau dưới dấu hai chấm (:).
Phần nơi nhận tại ở số 9b (áp dụng chung đối với các loại văn bản): Từ “Nơi nhận”
được trình bày trên một dịng riêng (ngang hàng với dòng chữ “quyền hạn, chức vụ của
người ký” và sát lề trái), sau có dấu hai chấm (.), bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ
nghiêng, đậm; phân liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được trình
bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá
nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản được trình bày trên một dịng
riêng, đầu dịng có gạch đầu dịng (-) sát lề trái, cuối dịng có dấu chấm phây (;), dịng cuối
cùng bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm (.), tiếp theo là chữ viết tắt VT”, dấu phẩy
(,), chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu, cuối cùng
là dấu chấm (.).

2. Nghiệp vụ văn thư
2.1. Văn bản quản lý nhà nước trong giáo dục đào tạo
Văn bản quản lý nhà nước trong giáo dục và đào tạo là những quyết định và thông
tin quản lý thành văn, do các cơ quan quản lý hành chính nhà nước ban hành hoặc phối hợp
ban hành, theo thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục do pháp luật quy định, điều chỉnh
những quan hệ quản lý hành chính nhà nước; VD: Nghị quyết, Nghị định, Thông tư, Quyết
định, chỉ thị,cơng văn, tờ trình,…
Văn bản quản lý nhà nước trong giáo dục và đào tạo có các vai trị sau:





Đảm bảo thông tin;
Truyền đạt các quyết định;
Phương tiện kiểm tra và theo dõi;
Kiến tạo nên hệ thống pháp luật;

Chức năng của văn bản quản lý nhà nước trong giáo dục và đào tạo:






Chức năng thông tin;
Chức năng pháp lý;
Chức năng quản lý;
Chức năng xã hội;
Chức năng khác (giao tiếp, thống kê, xử lý số liệu,…)

Một số loại văn bản nhà nước trong giáo dục và đào tạo:
 Văn bản quy phạm pháp luật: là văn bản do cơ quan nhà nước ban hành theo
thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục được quy định trong Luật. Có quy tắc
20


xử sự chung, có hiệu lực bắt buộc chung, được nhà nước đảm bảo thực hiện
nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội. Ví dụ; Hiến pháp, luật, nghị quyết, pháp
lệnh…
 Văn bản hành chính: bao gồm các văn bản cá biệt quyết định “cá biệt” chỉ
thị “cá biệt” và văn bản hành chính thơng thường (thơng báo, thơng cáo, kế
hoạch).
2.2. Quản lý văn bản
2.2.1. Quản lý đúng với các quy định của pháp luật về quản lý văn bản
 Tuân thủ các quy định của pháp luật hiện hành về quản lý văn bản và lập hồ
sơ, phù hợp với quy trình cơng việc theo hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO
9001:2000.
 Phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành về công nghệ thông tin và giao
dịch điện tử, đáp ứng tiêu chuẩn kết nối, tích hợp dữ liệu, truy cập thơng tin, an tồn
thơng tin và dữ liệu đặc tả nhằm bảo đảm kết nối thơng suốt, đồng bộ, an tồn, và
khả năng chia sẻ thông tin thuận tiện giữa các cơ quan, tổ chức.
 Thơng tin trong cơ sở dữ liệu (CSDL) phải chính xác, đầy đủ và phải được
bảo mật.
 Quản lý chặt chẽ hồ sơ, tài liệu giấy tờ không để mất mát, thất lạc, đảm bảo
an tồn thơng tin mức cao đối với bên ngoài và theo phân cấp sử dụng trong nội bộ
cơ quan;
 Quản lý văn bản phải là một thành phần nhất quán trong hệ thống thông tin
quản lý chung của toàn cơ quan, đồng thời phải tuân theo chuẩn để có thể “hịa vào”
mạng thơng tin chung của Quốc gia (cấp trên và ngang cấp...);

 Phân hệ phải là nguồn cung cấp thông tin cho các phân hệ khác trong cơ quan
như: Phân hệ thông tin tra cứu phục vụ nghiên cứu, Báo cáo thống kê...;
 Đảm bảo đáp ứng tốt cơng tác lưu trữ, tìm kiếm, tra cứu dễ dàng... đồng thời
cho phép tổng hợp, kết xuất các dữ liệu khi cần thiết;
 Hỗ trợ soạn thảo tự động theo mẫu đến mức cao nhất cho các nhân viên văn
thư, thư ký;
 Đảm bảo việc điều hành cơng việc thơng suốt trong tồn cơ quan.
2.2.2. Quản lý theo hệ thống văn bản
Quản lý các văn bản tài liệu, công văn đến - đi, báo cáo... (sau đây được gọi chung
là tài liệu) được chuyển đến các cơ quan nhà nước và được thu nhận, phân loại, xử lý tại
các bộ phận và đơn vị trong cơ quan, bao gồm các nhiệm vụ sau đây:
 Thu nhận, phân loại tài liệu đến theo tiêu thức và nội dung quản lý;
 Theo dõi quá trình xử lý và hồi báo kết quả. Tạo lập các hồ sơ quản lý nội
dung công việc;
21


 Tiếp nhận tài liệu là đầu ra từ các phân hệ xử lý và quyết định khác (Tài vụ,
Thống kê, Thư viện...). Phân loại thông tin đi theo một số tiêu thức nhất định.
 Chuyển phát tài liệu ra, soạn thảo, in ấn, phát hành văn bản theo các yêu cầu
khác nhau;
 Lưu trữ, cập nhật tài liệu cho CSDL phục vụ công tác quản lý và điều hành
của lãnh đạo cơ quan;
 Sao lục, trích yếu, cung cấp tài liệu theo yêu cầu chủ đề, tiêu thức và chuyển
đến nơi sử dụng;
 Soạn thảo tài liệu (quyết định, nghị định...) theo mẫu quy chuẩn của Nhà
nước;
 Xác nhận trách nhiệm người gửi, người nhận và các yếu tố khác như thời gian
gửi - nhận, mức độ mật....
2.2.3. Phân biệt giá trị của văn bản trong quá trình quản lý

 Giá trị theo tiêu thức tính chất: Văn bản luật, Văn bản pháp quy, Văn bản
hành chính, Văn bản kỹ thuật và các loại văn bản khác.
 Giá trị theo tiêu thức xử lý: Vụ việc, thời gian, chủ đề, đơn vị (gửi/nhận) văn
bản.
2.3. Công tác lưu trữ văn thư
2.3.1. Kỹ thuật quản lý văn bản đi
Văn bản đi của cơ quan thực chất là công cụ điều hành, quản lí trong q trình thực
hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao. Vì vậy, việc tổ chức văn bản đi đảm bảo
chính xác, kịp thời, tiết kiệm và theo đúng quy định mà Nhà nước đã quy định. Chỉ có như
vậy, các văn bản đi do cơ quan làm ra mới có tác dụng thiết thực đối với mỗi cơ quan [7].
Kỹ thuật quản lý văn bản đi được thực hiện như sau:
Bước 1: Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng
của văn bản
Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, cán bộ văn thư cần kiểm
tra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải
kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác,
đều được đánh số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do văn thư thống nhất quản
lý.
Việc đánh số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định tại Điểm a
Khoản 3 Mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm

22