SKKN xây dựng phần mềm quản lý đoàn viên thanh niên

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO THANH HOÁ

TRƯỜNG TRUNG HỌC PHỔ THƠNG LÊ HỒN

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM

XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ
ĐOÀN VIÊN THANH NIÊN

Người thực hiện: Lê Thị Thủy
Chức vụ: Phó bí thư Đồn trường
SKKN thuộc lĩnh vực: Đồn thể


THANH HOÁ NĂM 2021

MỤC LỤC
1. MỞ ĐẦU
1.1. Lý do chọn đề tài

1

1.2. Mục đích nghiên cứu

1

1.3. Đối tượng nghiên cứu

1

1.4. Phương pháp nghiên cứu

1

1.5. Những điểm mới của sáng kiến kinh nghiệm

2

2. NỘI DUNG CỦA SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
2.1. Cơ sở lý luận của sáng kiến kinh nghiệm

2

2.2. Thực trạng vấn đề trước khi áp dụng sáng kiến kinh
nghiệm

2

2.3. Các giải pháp đã sử dụng để giải quyết vấn đề

4

2.4. Hiệu quả của SKKN đối với hoạt động giáo dục, với
bản thân đồng nghiệp và nhà trường
3. KẾT LUẬN, KIẾN NGHỊ

17

3.1. Kết luận

18

3.2. Kiến nghị

19

Tài liệu tham khảo
Danh mục các chữ viết tắt

1. MỞ ĐẦU
1.1. Lý do chọn đề tài.
Tổ chức Đồn thanh niên trong trường trung học phổ thơng là một
trong những tổ chức chính trị có vai trị hết sức quan trọng trong việc xây dựng,


phát triển và thực hiện các nhiệm vụ chính trị của nhà trường.
Để thực hiện tốt các mục tiêu, nhiệm vụ được giao, các tổ chức đoàn thể
trong nhà trường phải không ngừng đổi mới các nội dung hoạt động và vận dụng
phù hợp, sáng tạo, hiệu quả vào thực tế nhà trường. Trong năm, nhờ có đổi mới
cách thức hoạt động, vận dụng sáng tạo, phù hợp với điều kiện nhà trường, hoạt
động của tổ chức Đoàn thanh niên trong nhà trường đã có những chuyển biến
đáng kể, đạt được những kết quả nhất định, đem lại nhiều thành tích đáng tự
hào.Với hơn 1200 ĐVTN thì việc quản lý cũng không hề đơn giản nếu cứ quản
lý bằng hồ sơ giấy tờ, mỗi khi có u cầu cần tìm thơng tin của ĐVTN thì phải
tìm các giấy tờ có liên quan, rất mất thời gian, chưa kể đến các giấy tờ có thể bị
thất lạc, mờ và rách nếu được sử dụng nhiều lần.
Để ứng dụng CNTT vào quản lý trường học, tôi quyết định ứng dụng
CNTT để xây dựng phần mềm, để giảm bớt sổ sách lưu trữ, thông tin lưu vào
nhiều loại giấy tờ khác nhau. Sử dụng phần mềm để tiện dụng hơn trong việc
quản lý, lưu trữ, truy xuất thông tin...
Từ những yêu cầu trên, tơi quyết định chọn sáng kiến kinh nghiệm của

mình là “Xây dựng phần mềm quản lý đoàn viên thanh niên” cho Trường
THPT Lê Hồn.
1.2. Mục đích nghiên cứu.
Đồn viên thanh niên là bộ phận không thể tách rời khỏi trường học, vì
vậy, để dễ dàng trong cơng tác quản lý thơng tin về đồn viên thanh niên cần có
một hệ thống chuyên biệt để quản lý, đem lại cho người quản lý những thuận lợi
về thời gian, dễ dàng cập nhật, sửa đổi thông tin cũng như tra cứu thông tin về
ĐVTN, tiết kiệm được thời gian.
1.3. Đối tượng nghiên cứu.
Cơng tác quản lý ĐVTN Trường THPT Lê Hồn
- Địa điểm: ĐVTN Trường THPT Lê Hoàn.
- Thời gian: Từ tháng 9/2020 đến tháng 5/2021.
1.4. Phương pháp nghiên cứu.
- Phương pháp nghiên cứu xây dựng cơ sở lý thuyết
Nghiên cứu tài liệu, hồ sơ sổ sách thực tế liên quan đến nội dung đề tài.
Trên cơ sở đó phân tích, tổng hợp khái quát, rút ra những vấn đề cần thiết cho đề
tài.
- Phương pháp điều tra khảo sát thực tế, thu thập thông tin
Tham gia lấy ý kiến của giáo viên, học sinh ở trường. Từ đó xác định
được những khó khăn trong cơng tác quản lí ĐVTN ở trường. Thăm dò trao đổi
ý kiến với giáo viên, học sinh về vấn đề đổi mới phương pháp quản lý ĐVTN
bằng phần mềm. Tiếp thu ý kiến của các giáo viên, học sinh khi tiến hành xây


dựng các nội dung liên quan đến nội dung đề tài.
- Phương pháp thực nghiệm
Trên cơ sở đề xuất ý tưởng đề tài sẽ giúp chúng ta giảm bớt được rất nhều
thời gian tra cứu. Công tác quản lý chặt chẽ. Phục vụ báo cáo số liệu nhanh
chóng, chính xác. Thực hiện việc thực nghiệm tại trường nhằm kiểm chứng kết
quả nghiên cứu và đề xuất của đề tài.

- Phương pháp thống kê, xử lý số liệu
Thông qua kết quả khảo sát, phân tích, kiểm tra, đánh giá hiệu quả của
việc tra cứu rồi rút ra những kết luận cần thiết.
1.5. Những điểm mới của sáng kiến kinh nghiệm.
Khắc phục những nhược điểm của việc quản lý thủ công của cơng việc
quản lí ĐVTN Trường THPT Lê Hồn:
- Khả năng lưu trữ thông tin lớn.
- Ứng dụng Công nghệ thông tin vào công tác quản lý ĐVTN (thông tin
về ĐVTN, ngày kết nạp đồn, ngày nộp Đồn phí,…).
- Giúp tìm kiếm, tra cứu thơng tin dễ dàng, nhanh chóng (Tên ĐVTN, quê
quán, ngày sinh,…)
- Đáp ứng nhu cầu thống kê báo cáo, truy xuất dễ dàng, nhanh chóng.
- Có khả năng phát triển và mở rộng phần mềm.
2. NỘI DUNG CỦA SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM.
2.1. Cơ sở lý luận của sáng kiến kinh nghiệm.
Ứng dụng công nghệ thông tin hiện nay đã ứng dụng vào mọi mặt của đời
sống kinh tế -xã hội với rất nhiều ưu điểm vượt trội: tốc độ xử lý nhanh, khả
năng lưu trữ lớn, khả năng cập nhật thông tin, cải tiến phần mềm dễ dàng.
ĐVTN được biết đến như là nòng cốt, xương sống của nhà trường. Việc
quản lý thủ công bằng sổ sách cùng với việc thống kê rời rạc bằng Excel tuy vẫn
cơ bản đáp ứng nhu cầu quản lý hiện nay, tuy nhiên chưa được tối ưu và còn
nhiều nhược điểm: tốn thời gian (nhập liệu, cập nhật thay đổi thông tin, đặc biệt
trong việc tra cứu tài liệu, sách báo), dễ mắc sai sót trong thống kê. Việc đem
ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý ĐVTN là việc hoàn toàn hợp lý, hợp
thời.
2.2. Thực trạng của vấn đề trước khi áp dụng sáng kiến kinh nghiệm.
2.2.1. Thực trạng của vấn đề nghiên cứu.
2.2.1.1. Cơ sở vật chất, kỹ thuật.
Đồn Trường THPT Lê Hồn có hơn 1200 ĐVTN. Hiện tại Đồn trường
có một máy tính sử dụng hệ điều hành Windows nhưng chưa có phần mềm

chuyên biệt phục vụ cho việc quản lý Đoàn viên Thanh niên.
2.2.1.2. Thực trạng quản lý Đoàn viên thanh niên trong trường.
Tất cả các dữ liệu về Đoàn viên thanh niên đều được lưu trữ trên giấy tờ,
sổ sách.


2.2.1.2.1. Quy trình nhập thơng tin ĐVTN.
Sau khi có ĐVTN lớp 10, người quản lý ĐVTN phải nhập các thông tin
về ĐVTN vào sổ và cất giữ các chứng từ liên quan.
Người quản lí sẽ xếp chúng vào đúng vị trí lưu trữ trong nơi lưu trữ của
Đồn trường.
2.2.1.2.2. Thống kê báo cáo, in ấn.
Đoàn trường thực hiện thống kê theo định kỳ vào cuối năm. Việc thống kê
sách theo từng chi Đồn HS và theo các tiêu chí sau:
Thống kê số lượng Đoàn viên, thanh niên
Thống kê danh sách ĐVTN theo xã để tham gia sinh hoạt nơi cư trú trong
thời gian nghỉ hè
Việc thống kê được thực hiện rời rạc bằng sổ sách và phần mềm Excel.
2.2.1.3. Ưu, nhược điểm của hệ thống hiện tại.
Ưu điểm:
- Không tốn nhiều chi phí cho cơ sở vật chất.
- Việc quản lý đơn giản, người quản lý không cần hiểu biết về tin học
cũng có thể thực hiện được.
Nhược điểm:
- Thơng tin ghi trên sổ sách, giấy tờ dễ bị mất mát, không lưu trữ được lâu
dài. Tốn số lượng lớn sổ sách giấy tờ phục vụ cho việc nhập liệu.
- Q trình tìm kiếm thơng tin ĐVTN phục vụ cho việc gửi danh sách
ĐVTN theo Xã, phải làm thủ công, do đó gây mất nhiều thời gian.
- Người quản lí ĐVTN phải tốn nhiều thời gian, công sức vào việc thống
kê ĐVTN theo các mục yêu cầu của báo cáo hằng năm.

- Không quản lý được thông tin ĐVTN triệt để nên việc mất sổ Đoàn, thẻ
Đoàn vẫn xảy ra.
- Tất cả các cơng việc của Đồn trường đều tiến hành một cách thủ công,
không khoa học
2.2.1.4. Yêu cầu về hệ thống mới.
Qua quá trình thực tế nhiều năm làm cơng tác Đồn tại Đồn trường, tơi
thấy q trình quản lý ĐVTN tại trường cịn thủ cơng, chưa khoa học, tốn nhiều
thời gian và cơng sức của người quản lí ĐVTN. Do đó cần phải có một phần
mềm quản lý nhằm khắc phục được các nhược điểm của quy trình quản lý hiện
tại, đảm bảo các yêu cầu mà người dùng mong muốn.
Hệ thống mới cần đạt được những chức năng sau:
- Cho phép nhập các thông tin về ĐVTN hiện tại và mở rộng số lượng
ĐVTN về sau.
- Quản lý thông tin ĐVTN.
- Cập nhật thông tin:
+ Thông tin về ĐVTN.
+ Thơng tin về Đồn trường, BCH Đồn trường.
+ Thơng tin về sổ Đồn viên


+ Thơng tin về lệ phí sinh hoạt Đồn
+ Thơng tin khen thưởng – kỷ luật
- Quản lý quá trình cấp sổ Đồn, thẻ Đồn.
- Tìm kiếm ĐVTN theo nhiều tiêu chí khác nhau.
- Thống kê và in ấn theo nhiều tiêu chí.
- Phục hồi và sao lưu dữ liệu.
2.3. Các giải pháp đã sử dụng để giải quyết vấn đề.
2.3.1. Các giải pháp thực hiện.
2.3.1.1 Quy trình khảo sát:
- Địa điểm khảo sát: Đoàn Trường THPT Lê Hoàn

- Lịch trình khảo sát:
+ Tìm hiểu về cơ sở vật chất và quy trình hoạt động của Đồn trường.
+ Thu thập thơng tin, số liệu liên quan đến Đồn viên thanh niên trong
trường.
2.3.1.2 Phân tích quy trình hoạt động của hệ thống.
2.3.1.2.1. Quy trình nhập số liệu Đồn viên thanh niên mới.
- Thực hiện mỗi khi ĐVTN nhập học mới về trường. Thơng tin về ĐVTN
bao gồm: Chi đồn, Họ tên, ngày sinh, nơi ở hiện tại, giới tính, họ tên bố, họ tên
mẹ, số điện thoại,…(đây là dữ liệu quan trọng nhất)
- Các bước tiến hành: Nhập danh sách ĐVTN sẽ tiến hành các bước:
+ Phân loại: Theo chi đoàn (lớp)
+ Đánh mã ĐVTN.
+ Sắp xếp: Theo thứ tự trong sổ điểm
2.3.1.2.2. Quy trình tìm kiếm thơng tin.
- Thực hiện khi có u cầu tìm kiếm thơng tin về ĐVTN (tên ĐVTN, chi
đoàn, nơi ở hiện tại, họ tên mẹ,…)
- Vai trị của việc tìm kiếm thơng tin:
+ Biết đầy đủ thơng tin về ĐVTN cần tìm.
+ Tìm kiếm nhanh, chính xác. Nâng cao hiệu quả làm việc.
- Các bước tiến hành:
+ Lựa chọn các tiêu chí tìm kiếm:
Tìm theo tên ĐVTN
Tìm theo chi đồn (Lớp)
Tìm theo xã (địa chỉ)
+ Admin sẽ dựa vào các tiêu chí tìm kiếm được lựa chọn để tìm
kiếm các thơng tin liên quan đến tài liệu được yêu cầu.
2.3.1.2.3. Quy trình báo cáo.
- Thực hiện khi có yêu cầu báo cáo về ĐVTN (Tên ĐVTN, địa chỉ, số
lượng ĐVTN theo chi đồn, đóng Đồn phí,...)
- Vai trị của việc báo cáo:

+ Nhanh chóng, kịp thời, chính xác. Nâng cao hiệu quả làm việc.
- Các bước tiến hành:
+ Báo cáo số lượng Đoàn viên, số lượng Thanh niên theo chi Đoàn


+ Báo cáo số lượng ĐVTN đóng (chưa đóng) Đồn phí
2.3.1.2.4. Quy trình thống kê.
- Thực hiện khi có u cầu thống kê về ĐVTN (số lượng ĐVTN của các
chi Đồn, ĐVTN của cả trường)
- Vai trị của việc thống kê:
+ Nhanh chóng, kịp thời, chính xác. Nâng cao hiệu quả làm việc.
- Các bước tiến hành:
+ Thống kê số lượng Đoàn viên, số lượng Thanh niên theo chi Đoàn
+ Thống kê số lượng sổ Đoàn viên theo chi Đoàn
2.3.1.3. Xây dựng phần mềm.
Với số lượng ĐVTN hơn 1200 và các yêu cầu xử lý như trên của Đoàn
Trường THPT Lê Hồn, tơi quyết định chọn ứng dụng Microsoft Access 2016 để
xây dựng phần mềm quản lý đoàn viên thanh niên.
2.3.2. Kết quả đạt được.
2.3.2.1. Form đăng nhập.

Hình 1. Form đăng nhập quản lý người dùng.
 Người dùng nhập Tên tài khoản và Mật khẩu, nhấn Đăng nhập để tiếp tục
sử dụng phần mềm.
2.3.2.2. Giao diện chính của phần mềm.
Form main thể hiện tồn bộ các chức năng chính của phần mềm


Hình 2. Form main
* Chức năng Nhập dữ liệu:

Hình 2.1. Form Quản lý nhập dữ liệu
- Nhập thơng tin Đồn trường:


Hình 2.1.1. Form Nhập thơng tin Đồn trường


- Nhập thơng chi đồn:

Hình 2.1.2. Form nhập thơng tin các chi đồn.
- Nhập thơng tin Ban chấp hành Đồn trường:

Hình 2.1.3. Form thơng tin BCH Đồn trường


- Nhập thơng tin Chức vụ:

Hình 2.1.4. Form nhập thơng tin chức vụ
- Nhập thơng tin đồn viên thanh niên (quan trọng nhất)

Hình 2.1.5. Form nhập thơng tin ĐVTN


- Nhập thơng tin lệ phí đồn

Hình 2.1.6. Form nhập thơng tin lệ phí Đồn
- Nhập thơng tin sổ đồn viên

Hình 2.1.7. Form nhập sổ đồn viên

- Nhập khen thưởng – Kỷ luật ĐVTN

Hình 2.1.8. Form Khen thưởng – kỷ luật
* Chức năng tìm kiếm thơng tin ĐVTN:

Hình 2.2. Form tìm kiếm thơng tin ĐVTN


- Tìm kiếm ĐVTN theo tên:

Hình 2.2.1. Form tìm kiếm thơng tin ĐVTN theo tên
- Tìm kiếm ĐVTN theo địa chỉ (xã):

Hình 2.2.2. Form Tìm kiếm ĐV theo địa chỉ (Xã).


- Tìm kiếm ĐVTN theo mã chi đồn:

Hình 2.2.3. Form tìm kiếm thơng tin theo chi đồn
* Chức năng Báo cáo

Hình 2.3. Form Báo cáo


- Báo cáo số liệu Đồn viên theo chi đồn

Hình 2.3.1. Report số Đv theo chi đoàn
- Báo cáo Thanh niên theo chi Đoàn

Hình 2.3.2. Report Thống kê dữ liệu.
- Báo cáo ĐVTN chưa nộp Đồn phí (khơng có ĐVTN chưa đóng Đồn phí)

Hình 2.3.3. Report DS ĐVTN chưa đóng Đồn phí
* Chức năng Thống kê dữ liệu:


Hình 2.4. Form thống kê
- Thống kê ĐVTN tồn trường

Hình 2.4.1. Report ĐVTN toàn trường
- Thống kê đoàn viên theo chi đoàn:


Hình 2.4.2. Report ĐVTN theo chi đồn
2.4. Hiệu quả của sáng kiến kinh nghiệm đối với hoạt động giáo dục,
với bản thân, đồng nghiệp và nhà trường.
Đối với bản thân và đồng nghiệp:
Với việc ứng dụng đề tài SKKN đã góp phần tích cực trong việc tạo hứng
khởi cho việc mở rộng kiến thức hữu ích, tạo khơng khí làm việc năng động,
hiệu quả, góp phần nâng cao chất lượng giáo dục toàn diện của nhà trường.
Đối với học sinh:
Sau khi triển khai các giải pháp đã nêu tại Trường THPT Lê Hồn, qua
quan sát thực tế tơi thấy rằng hiệu quả mang lại không chỉ ở việc học sinh thay
đổi quan điểm đối với lưu trữ thơng tin Đồn viên thanh niên tại trường. Nó thực
sự rất có ích cho bản thân các em, các em đã tìm được niềm đam mê thực sự
trong học tập và thấy rằng khơng chỉ học để biết mà cịn học để làm “người”.
Một kết quả quan trọng nữa là các em đã chủ động trong việc tìm kiếm kho tàng

kiến thức khổng lồ, trang bị cho mình những kiến thức, kỹ năng thiết thực cho
bạn bè, người thân và những người xung quanh.
Để đánh giá khách quan hiệu quả của đề tài tôi đã sử dụng phiếu điều tra về
hứng thú đối với việc quản lí Đồn viên thanh niên bằng phần mềm ở một số lớp
sau khi ứng dụng phần mềm.


Kết quả đạt được:

Mức độ
Rất thích
Bình thường
Khơng thích
Tổng

Năm học 2020 - 2021
Lớp 11A1
Lớp 10A2
SL
%
SL
%
38
90.5
38
97.4
3
7.1
1
2.6

1
2.4
0
42
100
39
100

Tổng
SL
76
4
1
81

%
93.3
4.9
1.8
100

Từ kết quả điều tra cho thấy, với các tính năng hữu ích của phần mềm,
việc tra cứu thơng tin ĐVTN nhanh chóng và chính xác đã dần tạo cơ sở, tiền đề
lôi cuốn số lượng lớn học sinh đam mê hứng khởi với nguồn kiến thức vô cùng
to lớn. Số lượng giáo viên và học sinh ngày càng có thiện cảm u q Đồn
trường ngày một nhiều hơn.
Như vậy, có thể khẳng định rằng việc ứng dụng đề tài sáng kiến kinh
nghiệm vào công tác quản lý ĐVTN là một trong những biện pháp có hiệu quả
trong việc nâng cao hứng thú học tập và góp phần nâng cao chất lượng dạy và
học của nhà trường.

3. KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ
3.1. Kết luận.
Trong thời gian khảo sát, tìm hiểu cơ sở vật chất và quy trình hoạt động
của Đồn trường THPT Lê Hồn, tơi đã xây dựng được phần mềm đáp ứng được
các chức năng của quản lí ĐVTN:
- Quản lý thơng tin của ĐVTN.
- Hệ thống được thiết kế logic và liên kết chặt chẽ nên việc sửa đổi thông
tin mà không làm ảnh hưởng đến tính liên tục của hệ thống.
- Giúp tra cứu, tìm kiếm thơng tin nhanh gọn, chính xác, hỗ trợ tốt cho
người làm công tác quản lý cũng như ĐVTN.
- Giao diện phần mềm dễ nhìn, dễ sử dụng, tương thích với hệ điều hành
Windows.
- Thống kê dữ liệu nhanh chóng, có thể in ấn.
3.2. Kiến nghị.
Đề nghị Hội đồng Nhà trường áp dụng phần mềm vào công tác quản lý
ĐVTN


Nâng cấp cấu hình hệ thống máy tính tại Đồn trường để phần mềm hoạt
động hiệu quả hơn.
Do thời gian thực hiện có hạn, phần mềm có thể cịn những thiếu sót, nên
sau khi phần mềm được đưa vào áp dụng thực tế, tôi mong muốn được tiếp tục
nghiên cứu, khắc phục và phát triển thêm để phần mềm ngày càng hồn thiện
hơn.
XÁC NHẬN
CỦA THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ

Thanh Hóa, ngày 20 tháng 05 năm 2021
Tôi xin cam đoan đây là SKKN của mình viết,
khơng sao chép nội dung của người khác.

(Ký và ghi rõ họ tên)

Lê Thị Thủy


DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Giáo trình Lập trình quản lý với Microsoft Access 2013 toàn tập - Ths.
Huỳnh Tơn Nghĩa, NXB Đại học Quốc gia TP. Hồ Chí Minh.
2. Tự học Microsotf Access 2010 – Đỗ Trọng Danh – Nguyễn Vũ Ngọc
Tùng, NXB Đại học sư phạm.
3. Lập trình cơ bản PHP và My SQL - Joel Murach - Ray Harris, NXB
Khoa học và kỹ thuật.
4. Giáo trình Phân tích thiết kế các hệ thống thơng tin – Nguyễn Văn Vỵ,
NXB Giáo dục Việt Nam.
5. Giáo trình Cơ sở dữ liệu - Đồng thị Bích Thủy - Phạm Thị Bạch Huệ Nguyễn Trần Minh Thư, NXB Khoa học và kỹ thuật.
6. Kênh Youtube Trác Hoàng Ẩn: Hướng dẫn sử dụng Access 2010 từ A-Z,
link:

/>
lbDdz6ew4X8PZ0grs47b5zQPP1orQA


ĐVTN
CNTT
THPT
SL

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
Đồn viên thanh niên
Cơng nghệ thông tin

Trung học phổ thông
Số lượng