Tài liệu CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ VỚI VIỆC ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG TCVN ISO 9001:2000 pdf

Tài Liệu
CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ
VỚI VIỆC ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ
CHẤT LƯỢNG TCVN ISO 9001:2000
1
Mục Lục
I. Sự cần thiết áp dụng Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào công
tác văn thư, lưu trữ...............................................................................4
II. Mục đích, yêu cầu, nội dung và trỡnh tự ỏp dụng hệ thống quản lý
chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào công tác văn
thư, lưu trữ ...........................................................................................5
II.1 Mục đích: Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiờu chuẩn
TCVN ISO 9001: 2000 vào trong công tác văn thư, lưu trữ là nhằm
xừy dựng và thực hiện cỏc quy trỡnh xử lý cụng việc thuộc nội dung
cụng tỏc văn thư, lưu trữ một cách khoa học, đồng thời tạo điều kiện
để lónh đạo cơ quan kiểm soát công việc được dễ dàng....................5
II.2. Yờu cầu:........................................................................................5
II. 3 Nội dung ỏp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiờu chuẩn
TCVN ISO 9001: 2000 vào ông tác văn thư, lưu trữ..........................5
II. 4. Trỡnh tự tiến hành.......................................................................6
III. Thuận lợi và thỏch thức khi ỏp dụng hệ thống quản lý chất lượng
vào công tác văn thư, lưu trữ................................................................7
1. Thuận lợi:.........................................................................................7
2. Khó khăn, thách thức........................................................................7
IV. Một số kiến nghị ...........................................................................8
1. Tuyên truyền nâng cao nhận thức về công tác văn thư, lưu trữ núi
chung và việc lợi ớch của việc ỏp dụng hệ thống quản lý chất lượng
vào trong công tác này..........................................................................9
2. Hoàn thiện cơ sở pháp lý quản lý công tác văn thư, lưu trữ, cụ thể
là hoàn thành dự thảo Luật Lưu trữ và các văn bản hướng dẫn thi
hành để trỡnh cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành..................9

3. Thành lập Ban Chỉ đạo ISO hay Tổ Tư vấn về áp dụng tiêu chuẩn.
Ban hoặc Tổ này có thành phần là những chuyên gia về tiêu chuẩn và
những nhà chuyên môn giỏi về văn thư, lưu trữ để hoạch định ra một
Chương trỡnh tổng thể dài hạn và kế hoạch biờn soạn ỏp dụng hệ
thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000 vào
trong công tác văn thư, lưu trữ trong từng năm cụ thể. Chương trỡnh
và Kế hoạch này phải được cấp có thẩm quyền phê duyệt để bảo đảm
điều kiện triển khai một cỏch cú hiệu quả...........................................9
4. Đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực cho việc thực hiện hệ thống
quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 bằng hỡnh
thức mở các khoá học ngắn hạn nhằm nâng cao sự hiểu biết của cán
2
bộ, công chức, viên chức về: nội dung bộ tiêu chuẩn TCVN ISO
9001:2000; tinh thần trách nhiệm của mỗi cá nhân trong việc thực
hiện nhiệm vụ được giao khi áp dụng tiêu chuẩn; kỹ năng giải quyết
cụng việc…;.........................................................................................9
5. Tăng cường kinh phí và cơ sở vật chất cho việc xây dựng và thực
hiện quy trỡnh xử lý cụng việc trong cụng tỏc văn thư, lưu trữ theo
tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000........................................................9
3
CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ VỚI VIỆC
ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN Lí CHẤT LƯỢNG TCVN ISO 9001:2000
TS. Nguyễn Lệ Nhung
I. Sự cần thiết áp dụng Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào công tác văn thư,
lưu trữ
Tiờu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 là hệ thống quản lý chất lượng do Ban kỹ thuật
Tiêu chuẩn TCVN/TC176 “Quản lý chất lượng và đảm bảo chất lượng” biên soạn,Tổng cục
Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng đề nghị và Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường ban
hành. Tiêu chuẩn này hoàn toàn tương đương với ISO 9001: 2000 thuộc bộ Tiờu chuẩn quản
lý chất lượng ISO 9000 phiên bản lần thứ ba do Tổ chức tiêu chuẩn quốc tế (ISO) ban hành

vào tháng 12/2000. Tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 quy định những yêu cầu cơ bản của hệ thống
quản lý chất lượng của một tổ chức và nó được mở rộng áp dụng ở tất cả cỏc loại hỡnh tổ
chức.
Trên thế giới, tiêu chuẩn ISO 9001:2000 đó được nhiều nước nghiên cứu áp dụng.
Tính đến cuối năm 2003 đó cú trờn 500.000 chứng chỉ ISO 9001:2000 được cấp ở 149 nước.
Việc cấp chứng chỉ ISO 9001:2000 được coi như một sự đảm bảo về uy tín về chất lượng
của nhà sản xuất, kinh doanh, dịch vụ. Trong khối Asean thỡ việc ỏp dụng ISO 9000 trở nờn
khỏ phổ biến, nhất là ở Malaysia, Singapore, Thỏi Lan và Chớnh phủ cỏc nước này cũn bắt
buộc cỏc cơ quan nhà nước cũng phải áp dụng tiờu chuẩn này.
Trong nước, tiêu chuẩn ISO 9000 cũng đó và đang được triển khai áp dụng ở nhiều
đơn vị sản xuất, kinh doanh và mang lại hiệu quả thiết thực, góp phần nâng cao năng xuất,
chất lượng và hiệu quả công việc. Đặc biệt, một số Bộ ngành và địa phương bước đầu cũng
đó nghiờn cứu ỏp dụng tiờu chuẩn ISO 9001:2000 vào việc xừy dựng một số quy trỡnh xử
lý cụng việc, trong đó có những quy trỡnh thuộc nội dung nghiệp vụ của cụng tỏc văn thư.
Chẳng hạn, cơ quan Bộ Công nghiệp đó ỏp dụng tiờu chuẩn này để xừy dựng “Quy trỡnh
quản lý tài liệu”, “ Quy trỡnh quản lý hồ sơ”…Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn cũng
đó ỏp dụng tiờu chuẩn để xây dựng “Quy trỡnh trỡnh ký, phỏt hành và lưu văn bản”, “Quy
trỡnh tiếp nhận, xử lý văn bản đến”, “Quy trỡnh kiểm soỏt hồ sơ”; Văn phũng UBND thành
phố Hải Phũng đó xừy dựng “Quy trỡnh soạn thảo và ban hành văn bản”, “Quy trỡnh kiểm
soỏt tài liệu”, “Quy trỡnh kiểm soỏt hồ sơ”; Văn phũng UBND thành phố Hà Nội đó xừy
dựng “Quy trỡnh xử lý văn bản và quản lý tài liệu”... Việc ỏp dụng hệ thống quản lý chất
lượng để xây dựng các quy trỡnh xử lý cụng việc núi chung và liờn quan đến công tác văn
thư nói riêng không những nâng cao năng xuất, chất lượng, hiệu quả hoạt động của các cơ
quan, tổ chức mà cũn cho thấy rừ trỏch nhiệm cũng năng lực thực hiện của mỗi cán bộ, công
chức, viên chức có liên quan đến quá trỡnh xử lý cụng việc.
Để nâng cao chất lượng hoạt động của các cơ quan nhà nước đáp ứng yêu cầu của
tỡnh hỡnh mới, ngày 20/6/2006 Thủ tướng Chính phủ đó ban hành Quyết định số
144/2006/QĐ-TTg quy định về việc ỏp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn
TCVN ISO 9001:2000 trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước. Mục tiêu của
việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 là xây dựng

và thực hiện hệ thống cỏc quy trỡnh xử lý cụng việc hợp lý, phự hợp với quy định của pháp
luật nhằm từng bước nâng cao chất lượng, hiệu quả của hoạt động quản lý, đồng thời tạo
điều kiện để người đứng đầu cơ quan kiểm soát được quá trỡnh giải quyết cụng việc trong
nội bộ.
Công tác văn thư, lưu trữ là hoạt động không thể thiếu và giữ một vị trí, vai trũ rất
quan trọng trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Để nâng cao hiệu quả của hoạt động
4
văn thư, lưu trữ thỡ việc nghiờn cứu ỏp dụng ỏp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu
chuẩn TCVN ISO 9001: 2000 không chỉ là một đũi hỏi cấp thiết, một bước đi tất yếu trong
xu thế hiện nay mà cũn cú tớnh khả thi cao như thực tế đó chứng minh. Việc ỏp dụng tiờu
chuẩn TCVN ISO 9001: 2000 khụng chỉ gúp phần nừng cao chất lượng hoạt động của các
cơ quan, tổ chức; khắc phục những thiếu sót và hạn chế trong hoạt động văn thư, lưu trữ mà
cũn gúp phần quan trọng để đẩy mạnh cải cách hành chính mà trước hết là thực hiện cải
cách thủ tục hành chính trong các cơ quan, tổ chức hiện nay.
II. Mục đích, yêu cầu, nội dung và trỡnh tự ỏp dụng hệ thống quản lý chất
lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào công tác văn thư, lưu trữ
II.1 Mục đích: Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiờu chuẩn TCVN
ISO 9001: 2000 vào trong công tác văn thư, lưu trữ là nhằm xừy dựng và thực
hiện cỏc quy trỡnh xử lý cụng việc thuộc nội dung cụng tỏc văn thư, lưu trữ một
cách khoa học, đồng thời tạo điều kiện để lónh đạo cơ quan kiểm soát công việc
được dễ dàng.
II.2. Yờu cầu:
Để việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiờu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000
vào trong công tác văn thư, lưu trữ đạt hiệu quả cần phải đáp ứng các yêu cầu sau:
a). Yờu cầu chung:
- Các cơ quan, tổ chức phải có bộ phận văn thư, lưu trữ;
- Phải có quy chế văn thư, lưu trữ;
- Phải cỳ nguồn nhừn lực thực hiện;
- Phải có cơ sở vật chất cần thiết (kinh phí, máy móc, trang thiết bị, phương tiện,
dụng cụ, văn phũng phẩm).

b) Yờu cầu cụ thể
- Quy trỡnh xử lý cụng việc phải cụ thể hoỏ được các quá trỡnh hoạt động thành
từng bước và sắp xếp theo một trỡnh tự nhất định, tương ứng với thực tế phù hợp với
nguyên tắc “viết những gỡ cần làm, làm những gỡ đó viết”.
- Quy trỡnh được xây dựng phải chỉ rừ trỏch nhiệm cụ thể của mỗi cỏ nhừn tham gia
vào quy trỡnh đó. Điều này không chỉ giỳp cho lónh đạo cơ quan, đơn vị kiểm soát được
công việc mà nó cũn là bằng chứng để kiểm tra, đánh giá chất lượng, hiệu quả công việc của
mỗi cá nhân trong cơ quan.
- Cỏc quy trỡnh được xây dựng phải được xem như quy chế của cơ quan, buộc các
đối tượng có liên quan phải thực hiện.
II. 3 Nội dung ỏp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiờu chuẩn
TCVN ISO 9001: 2000 vào ông tác văn thư, lưu trữ
Đối với công tác văn thư
Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý
văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ nhằm bảo đảm thông tin văn bản cho hoạt
động quản lý của cỏc cơ quan, tổ chức. Có thể nói rằng, hầu hết các hoạt động quản lý, chỉ
đạo, điều hành công việc hành chính hàng ngày đều gắn liền với văn bản và điều đó cũng có
nghĩa là gắn liền với công tác văn thư. Do vậy, chất lượng của công tác văn thư có ảnh
hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả công việc của cơ quan, tổ chức. Để nâng cao
5