Giao tiếp trong kinh doanh: chuong 9 kỹ năng viết

Đại học Kinh tế TP. HCM

Chào mỪng
các hỌc viên
tham gia LỚP HỌC
“Kỹ năng giao tiếp trong doanh nghiệp ”




NỘI DUNG
Phần1: QUÁ TRÌNH SOẠN THẢO TÀI LIỆU &

CÁC MẪU THƯ TỪ TRONG DOANH NGHIỆP
Phân2: SOẠN THẢO TÀI LIỆU & CÁC PHÂN

ĐOẠN
Phần3: KIẾN TRÚC CÚ PHÁP TRONG THƯ TỪ

DOANH NGHIỆP
Phần4: LỰA CHỌN TỪ NGỮ


Phần 1-QUÁ TRÌNH SOẠN THẢO
Giai đoạn chuẩn bị
Giai đoạn phác thảo
Giai đoạn biên soạn
Tránh trở ngại khi viết


1-Giai đoạn chuẩn bị

1. Tập trung vào nhiệm vụ
2. Thu thập thông tin: các phương

pháp để thu thập thông tin:
 Phương pháp trực giác
 Phương pháp phân tích
 Phương pháp phỏng vấn & Tham
khảo tài liệu


Phương pháp trực giác
Viết tự do
Ghi chú
Trưng cầu ý kiến


Viết tự do
Viết khơng mục đích với một cây bút và
một tờ giấy, hay trên máy vi tính, Bạn
hãy xác định trước thời gian làm việc
này. Bạn hãy để cây bút của bạn nhảy
múa tuỳ thích trên trang giấy, hay bàn
tay bạn nhảy múa tự do trên bàn phím.
Nếu bạn khơng thể nghĩ được điều gì để
nói ra, thì cứ viết “khơng có gì để nói”,
viết đi viết lại cho tới khi nghĩ ra được
điều gì đó. Hãy để cho đầu óc thanh
thốt tự nhiên, đừng cố ép buộc mình
phải sáng tác; đừng phân tích.

Ghi chú
Bạn có thể đem theo sổ nhật

ký hay một cuốn sổ tay để ghi
chép, trong một thời kỳ nào
đó. Khi có một ý nghĩ xảy ra,
bạn hãy ghi lại ngay. Hoặc bạn
cũng có thể ghi chú trên máy
tính, ghi ngay những ý nghĩ
bất chợt nảy ra.


Thăm dị ý kiến
Thăm dị ý kiến có hiệu quả phải căn cứ

trên hai giai đoạn khác nhau.
Giai đoạn 1, Ấn định trước một giới hạn
thời gian và hãy ghi nhận mọi ý kiến
bằng cách viết chúng ra hay ghi âm.
Giai đoạn 2, Xem lại các ý tưởng đó, tập
hợp những ý tưởng có liên quan thành
từng nhóm và loại bỏ những ý tưởng
không xác đáng. Cuối cùng, thử phát
biểu những ý tưởng đó xem chúng có nói
lên được điều cốt yếu không.


Tập trung là một kiểu mẫu của kỹ

thuật phân tích trước khi viết.
Trước hết, bạn hãy xác định chủ đề
tổng quát. Rồi tập trung chú ý vào
một
phương
diện
của
chủ
đề.
Chia
Phương pháp phân tích
phương diện đó ra thành nhiều chủ
-Tập
trung
đề nhỏ
cụ thể hơn. Tiếp tục với
những phương diện khác của chủ
đề tổng quát cũng bằng cách đó.


Phương pháp phân tích
- Phỏng vấn của nhà báo

Phương pháp phỏng vấn

của nhà báo cũng là một
khả năng khác. Bạn hãy
trả lời tập hợp các câu hỏi
này: Ai? Cái gì? Ở đâu? Khi
nào? Thế nào? Tại sao?

Phương pháp phân tích
-Tu từ

Đặt vấn đề theo phương pháp tu từ

cũng sẽ làm nổi bật vấn đề và thu thập
thơng tin. Vấn đề tu từ theo tiêu chuẩn
nào có thể áp dụng vào trường hợp cụ
thể của bạn – Vấn đề X có ý nghĩa gì?
Vấn đề X có thể được mô tả như thế
nào? Những nhân tố của vấn đề X là
nhân tố nào? Thực hiện công tác X như
thế nào? Công tác X phải thực hiện như
thế nào? Hậu quả của vấn đề X là gì? X


Phương pháp phỏng vấn & Tham
khảo tài liệu
Trong phương pháp phỏng vấn Hãy

khuyến khích người khác nói –
Khuyến khích bằng cử chi phi ngôn
ngữ như gật đầu, và bằng lời nói, như
“tơi hiểu””vâng, phải”. Để có được
nhiều thơng tin nhất, hãy dùng
những câu hỏi mở, Hãy giải thích rộng
hoặc tóm tắt. Hãy hỏi cho rõ chi tiết,
lời giải thích để khuyến khích người

ta cung cấp thơng tin cụ thể hơn.


Phương pháp phỏng vấn &
Tham khảo tài liệu

Nếu bạn tham khảo tài liệu, thì

hãy linh động. Hãy lướt qua
những đoạn không xác đáng; đọc
chậm những đoạn quan trọng.
Hãy đọc một cách tích cực, chủ
động, ghi chú ở lề, gạch dưới, ghi
lại nhận xét và luôn luôn cho biết
nguồn gốc thông tin.


2-Giai đoạn phác thảo
Phác thảo là sự bộc lộ ý tưởng, sáng tạo.

Đây chưa phải là giai đoạn hoàn chỉnh tài
liệu.
Ghi những ý nghĩ ra giấy và đừng quan
tâm đến những khó khăn.
Đánh máy bản phác thảo
Đọc , ghi âm và phác thảo
Chú ý khi đọc cho người cấp dười: 1/Chỉ
dẫn mẫu văn bản; 2/Đọc với giọng bình
thường; 3/đọc rõ dấu câu và phân đoạn;
4/Nhắc lại hay đọc chậm, rõ những điểm

nhấn; 5/ kiểm tra thông tin và cám ơn


3-Giai đoạn biên soạn
Để dành một khoảng trống thời gian giữa

phác thảo và biên soạn.
Phân tích lại những vấn đề quan trọng và
loại bỏ hay sửa đổi những đoạn không quan
trọng.
Kiểm tra lại các mục tiêu của chiến lược giao
tiếp.
Có thể trải rộng bản phác thảo trên mặt giấy
và phân tích, khảo sát bố cục, lý luận và tính
mạch lạc.
Gọt giũa hoàn chỉnh


3-Giai đoạn biên soạn
Dành khoảng thời gian trống giữa

phác thảo và biên soạn.
Phân tích lại những vấn đề quan
trọng.
Loại bỏ hay sửa đổi những đoạn khơng
cần giữ trước khi tìm cách hoàn thiện.
Kiểm tra lại mục tiêu của chiến lược
giao tiếp.
Có thể trải rộng bản phác thảo trên
một mặt giấy và phân tích.

Gọt giũa bài viết


Tránh những trở ngại
Viết là một quá trình phức tạp bao

gồm nhiều giai đoạn khác nhau, chứ
không phải là một công thức thần kỳ
đơn giản.
Hãy xây dựng kế hoạch thời gian viết
của bạn. Bạn không được viết liền một
mạch.
Hãy phân cách quá trình tư tưởng
khỏi quá trình tổ chức trật tự. Hãy sắp
xếp tư tưởng một cách thích hợp cho
người đọc; đừng viết đơn thuần theo


Tránh những trở ngại
Hãy phân cách quá trình tổ chức trật tự ra khỏi

quá trình phác thảo. Hãy tổ chức ý tưởng của
bạn trước khi bạn bắt đầu đặt những ý tưởng
đó vào các đoạn và viết thành câu.
Hãy phân cách quá trình phác thảo với quá
trình biên soạn. Đừng tìm cách biên soạn trong
khi phác thảo.
Nếu gặp bế tắc trong giai đoạn biên soạn, hãy
tưởng tượng bạn đang đối thoại với người đọc;
viết khơng mục đích một lúc; đọc vào băng ghi

âm hay đánh máy đoạn đó rồi xem lại sau.


Tránh những trở ngại
Hãy đánh máy bản phác thảo. Đánh máy

một mặt giấy, cách hai hay ba dòng. Bản
đánh máy thường dễ sửa chữa hơn nhiều.
Dời chuyển các đoạn khi cần. Đừng phí thì
giờ viết lại hay đánh máy lại những đoạn
không cần thay đổi.
Hãy chuẩn bị tinh thần để suy nghĩ lại.
Bằng cách chuẩn bị tinh thần suy nghĩ lại
liên tục, bạn có thể tránh được tâm trạng
thất vọng khi có những thay đổi chiến lược
hoặc bố cục xảy ra.


II-MẪU THƯ TỪ TRONG DOANH NGHIỆP
-THƯ TỪ
Thư từ trong doanh nghiệp là hình

thức chính để giao tiếp với bên
ngồi đơn vị.
Thường được quy chuẩn trong
doanh nghiệp.
Thư từ doanh nghiệp bao gồm 7
yếu tố tiêu chuẩn.

7 yếu tố tiêu chuẩn của thư từ
1/Tiêu đề:
99 đường Brook
Repulse Bay, Hong Kong
Ngày 28 tháng 03 năm 2010
2/Địa chỉ nơi nhận:
Bà Helen Pellegrin
Trưởng Phòng nhân sự
100 đại lộ Orchard-Singapore


7 yếu tố tiêu chuẩn của thư từ

3/ Câu chào theo nghi thức
Ơng /bà thân mến: (,)
Chú ý: Khơng dùng dấu “ ; ”
4/ Đề mục
TRẢ LỜI THƯ YÊU CẦU SỐ 233/2009
5/Nội dung chính của thư
6/ Phần kết thúc theo nghi thức có thể
đầy đủ tên họ và chức vụ người viết.
7/Tài liệu tham khảo (Tham chiếu):
Góc trái, phía dưới, tài liệu đính kèm,
các bản sao


MẪU THƯ THƠNG DỤNG
Khơng thụt đầu hàng
Mỗi dịng bắt đầu ngang với lề trái
Ngày tháng

Tên người nhận
Chức vụ
Địa chỉ
Câu chào hỏi
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Câu chào cuối thư
Chữ ký