Huong dan su dung Chuong trinh QLTV truong hoc

<span class='text_page_counter'>(1)</span><div class='page_container' data-page=1>

<b>PHẦN THỨ NHẤT: ĐẶT VẤN ĐỀ </b>

<b>1. Lý do chọn Sáng kiến kinh nghiệm </b>

Hiện tại, Công nghệ thông tin đã được ứng dụng rộng rãi trong mọi lĩnh
vực của đời sống và trở thành một trong những yếu tố quan trọng nhất của sự
phát triển kinh tế xã hội. Thư viện cũng không nằm ngồi xu hướng phát triển
chung đó. Pháp lệnh thư viện ngày 28/12/2000 quy định: "Nhà nước đầu tư để
<i>đảm bảo cho các thư viện hưởng ngân sách nhà nước hoạt động và phát triển </i>
<i>trên các mặt: Hiện đại hóa cơ sở vật chất, trang thiết bị, ứng dụng CNTT trong </i>
<i>hoạt động, phát triển vốn tài liệu, đào tạo và bồi dưỡng đội ngũ những người </i>
<i>làm công tác thư viện. Từng bước hiện đại hóa, tự động hóa thư viện…". Thực </i>
hiện chủ trương của Đảng và Nhà nước, trong những năm gần đây, hệ thống các
thư viện công cộng, thư viện các trường chuyên nghiệp và thư viện các trường
phổ thông đã chú trọng đầu tư và phát triển ứng dụng CNTT vào việc quản lý
thư viện ngày càng nhiều.

Đứng trước xu hướng phát triển của thư viện trên thế giới cũng như ở Việt
Nam. Thư viện Trường THCS Tô Hiệu đã, đang và sẽ tiếp tục áp dụng những
thành tựu của tin học vào việc quản lý thư viện, góp phần nâng cao chất lượng
phục vụ bạn đọc, nâng cao chất lượng dạy và học, góp phần nâng cao hiệu quả
hoạt động của thư viện nhà trường trong giai đoạn tới.

</div>
<span class='text_page_counter'>(2)</span><div class='page_container' data-page=2>

Từ thực tiễn trên, với vốn kiến thức tin học kết hợp với nghiệp vụ thư
viện đã được học ở trường chuyên nghiệp và kinh nghiệm sáu năm công tác
trong lĩnh vực thư viện, tôi đã nghiên cứu và áp dụng thành công phần mềm
Microsoft Office Excel vào việc quản lý thư viện trường. Với mong muốn được
góp phần nhỏ cơng sức của mình giúp các đồng nghiệp làm cơng tác thư viện có
một cơng cụ làm việc hữu ích, đơn giản, tiện dụng, tôi đã chọn đề tài: "S<i><b>ử dụng</b></i>
<i><b>ph</b><b>ần mềm</b><b> Microsoft Office Excel vào vi</b><b>ệc quản lý thư viện ở trường THCS </b></i>
<i><b>Tô Hi</b><b>ệu</b>" làm Sáng kiến kinh nghiệm của mình. </i>

<b>2. Thời gian thực hiện và triển khai SKKN </b>

Đề tài được nghiên cứu với mục đích giới thiệu, phân tích các biện pháp
sử dụng phần mềm Microsoft Office Excel vào việc quản lý thư viện ở trường
THCS Tô Hiệu, qua đó đưa ra các nhận xét và giải pháp nhằm nâng cao hiệu
quả, chất lượng hoạt động thư viện, phục vụ công tác nghiên cứu khoa học, nâng
cao chất lượng giảng dậy và học tập của giáo viên và học sinh trong nhà trường.

</div>
<span class='text_page_counter'>(3)</span><div class='page_container' data-page=3>

<b>PHẦN THỨ HAI: GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ </b>

<b>I. Cơ sở lý luận của vấn đề </b>

Hiện nay, Thư viện đóng một vai trò quan trọng trong mỗi trường học.
Thư viện không chỉ là nơi lưu trữ sách, báo, tài liệu, các văn bản chỉ đạo của
Đảng, Nhà nước…mà còn là trung tâm sinh hoạt văn hoá, khoa học của nhà
trường, góp phần thúc đẩy phong trào giảng dạy và học tập của giáo viên và học
sinh, xây dựng thói quen tự học, tự nghiên cứu trong học sinh và xây dựng nếp
sống văn hoá mới cho mỗi thành viên trong nhà trường. Vì vậy, thư viện phải
hoạt động tích cực để thoả mãn nhu cầu ngày càng cao về sách và tài liệu tham
khảo, phục vụ cho công tác giảng dạy của giáo viên và học tập của học sinh.

Với thực trạng chung của hầu hết các thư viện trường học là vốn tài liệu
còn nghèo nàn, thiếu cả về chất lượng và số lượng. Nguồn kinh phí cịn eo hẹp,
cán bộ thư viện hầu hết là kiêm nhiệm, khơng có chuyên môn nghiệp vụ Thư
viện thì việc quản lý thư viện có hiệu quả, khoa học là vấn đề làm cho khơng ít
cán bộ thư viện phải băn khoăn, trăn trở.

Để đáp ứng yêu cầu của sự nghiệp giáo dục trong thời kỳ cơng nghiệp
hố, hiện đại hố đất nước thì việc tin học hóa cơng tác thư viện là điều tất yếu

trong việc xây dựng và phát triển thư viện ngày nay. CNTT giúp thư viện quản
lý được vốn tài liệu một cách khoa học và chính xác hơn, đồng thời giảm thiểu
sức lao động và thời gian cho cán bộ thư viện. Thời gian qua, thư viện trường
THCS Tô Hiệu đã tích cực ứng dụng CNTT vào việc quản lý Thư viện trường
và đã đạt được kết quả khả quan.

<b>II. Thực trạng của vấn đề </b>
<i><b>1. Thu</b><b>ận lợi</b></i>

Thư viện được bố trí tại tầng 1, thuận tiện cho việc đi lại, đọc và mượn tài
liệu, báo, tạp chí của giáo viên, học sinh.

</div>
<span class='text_page_counter'>(4)</span><div class='page_container' data-page=4>

Thư viện được cấp 1 Máy tính nối mạng internet phục vụ cho việc quản
lý, khai thác và tra cứu tài liệu trực tuyến.

Được sự quan tâm chỉ đạo của Phòng Giáo dục & Đào tạo Thị xã Nghĩa
Lộ, Ban giám hiệu nhà trường.

Các đoàn thể trong nhà trường có sự phối hợp chặt chẽ trong việc tổ chức
các hoạt động của thư viện như: vận động các lớp quyên góp ủng hộ sách giáo
khoa vào đầu và cuối năm học, tổ chức các hoạt động ngoại khố giới thiệu sách.

<i><b>2. Khó khăn </b></i>

Diện tích phịng thư viện nhỏ, chưa có kho sách, phịng đọc riêng, thiếu
chỗ ngồi cho GV và HS.

Số lượng đầu sách cịn ít, chưa phong phú về mơn loại

Cơng tác xã hội hoá cho thư viện chưa được quan tâm đúng mức

Máy móc phục vụ công tác quản lý thư viện còn thiếu và lạc hậu như:
Thiếu máy in, máy tính có nhưng lạc hậu, cấu hình thấp, khơng cài được phần
mềm quản lý thư viện (Phần mềm V.EMIS), khơng có máy quét mã vạch…

Chế độ chính sách cho CBTV trường học chưa thỏa đáng, chưa được
quan tâm đúng mức.

<b>III. Các biện pháp tiến hành để giải quyết vấn đề </b>

Trước đây, CNTT được xem như một trong những công cụ hỗ trợ cho
hoạt động thư viện, giảm bớt hoặc thay thế một số cơng việc thủ cơng. Nhưng
đến nay, có thể khẳng định rằng CNTT đã và đang trở thành công nghệ của thư
viện, ngành thư viện Việt Nam cũng nắm bắt được xu thế phát triển song hành
của thư viện và CNTT nên rất nhiều thư viện đã tiến hành hiện đại hóa thư viện
với bước khởi đầu là việc ứng dụng CNTT vào hoạt động.

</div>
<span class='text_page_counter'>(5)</span><div class='page_container' data-page=5>

<i><b>1. Gi</b><b>ới thiệu chương tr</b><b>ình qu</b><b>ản lý thư viện trường học </b></i>
<i>1.1. Giới thiệu về phần mềm Excel </i>

Excel là một phần mềm ứng dụng tiêu biểu để làm việc với các bảng tính.
Phần mềm này làm việc trong môi trường Windows, chuyên dùng trong cơng tác
kế tốn, văn phịng... và có một số đặc tính tiêu biểu sau:

Có thể tổ chức thơng tin dưới dạng bảng phức tạp gồm nhiều hàng, nhiều cột.
Thực hiện được nhiều phép toán từ đơn giản đến phức tạp trên bảng tính.
Dữ liệu trong bảng sẽ được tự động tính tốn và cập nhật lại khi có dữ liệu liên
quan bị thay đổi.

Có khả năng lưu trữ và xử lý nhiều dạng dữ liệu khác nhau (dữ liệu số, dữ

liệu dạng văn bản)

Có thể sắp xếp và lọc dữ liệu theo các tiêu chuẩn khác nhau.

Có thể tạo ra các báo cáo tổng hợp, phức tạp, kèm theo các biểu đồ và
hình vẽ minh hoạ. Dễ dàng sửa đổi, sao chép nội dung các ô, thêm hoặc xóa các
hàng cột.

<i>1.2. Giới thiệu Chương trình Quản lý thư viện trường học </i>

Chương trình Quản lý thư viện trường học (QLTV Truong hoc) của
Trường THCS Tô Hiêu được thiết lập trên nền của Phần mềm Microsoft Office
Excel. Cách thức sử dụng tương đối đơn giản, người sử dụng chỉ cần biết sử
dụng excel cơ bản, biết qua một chút về nghiệp vụ thư viện là có thể sử dụng
được. Các mẫu sổ được thiết kế giống với mẫu sổ chung của thư viện trường
học, CBTV chỉ cần nhập dữ liệu, mọi việc thống kê, tính tốn, tổng hợp máy sẽ
tự động tính và thể hiện ngay trên màn hình, số liệu được cập nhật thường
xuyên. Cuối mỗi năm học chỉ cần in ra và đóng thành sổ, đảm bảo tính chính
xác, khoa học và thẩm mỹ cao.

Chương trình quản lý thư viện của trường THCS Tơ Hiệu là chương trình
tự thiết kế dựa trên yêu cầu của công tác quản lý thư viện tại trường Tô Hiệu.
Chương trình này đã giúp cho Cán bộ phụ trách thư viện thực hiện những công
việc một cách nhanh chóng, cụ thể như sau:

</div>
<span class='text_page_counter'>(6)</span><div class='page_container' data-page=6>

- Tìm kiếm tài liệu theo yêu cầu: tìm tài liệu theo tên tác giả, theo số
ĐKCB, theo môn loại, theo tên tài liệu…

- Theo dõi tình hình sử dụng nguồn kinh phí thư viện (thu, chi)

- Lọc các danh sách và in ra theo yêu cầu như: Danh sách người mượn,
Danh sách tài liệu cùng một tác giả, Danh sách các tài liệu cùng môn loại, danh
sách tài liệu bị mất, danh sách các tài liệu đã được thanh lý, danh sách tài liệu
đang cho mượn, danh sách tài liệu của của cùng một người mượn, danh sách
GV, HS thuê, nợ sách giáo khoa…

- In các loại sổ: Sổ đăng ký tổng quát, sổ đăng ký cá biệt, Sổ theo dõi kinh
phí thư viện, Sổ cho GV, HS thuê, mượn sách giáo khoa.

Tuy nhiên, đây là chương trình mới được ứng dụng lần đầu, bản thân thiết
kế vì mục đích góp phần nâng cao hiệu quả công tác QLTV. Là chương trình
mới được biên soạn, chưa có điều kiện để thực nghiệm nhiều trong thực tế, chủ
yếu vừa sử dụng vừa rút kinh nghiệm.

Chương trình mới chỉ dừng lại ở việc quản lý vốn tài liệu và in sổ sách
của thư viện, còn nghiệp vụ in nhãn sách và in phích vẫn đang trong q trình
nghiên cứu và thử nghiệm (do hạn chế về thời gian, công nghệ)

Các đồng chí CBTV trường học có nhu cầu sử dụng thử chương trình xin
mời đăng ký thành viên và tải trực tiếp tại website của thư viện trường THCS Tô
Hiệu qua địa chỉ:

Trong q trình sử dụng, tơi mong muốn các đồng chí cán bộ thư viện các
trường sẽ góp ý kiến để tơi tiếp tục hồn thiện, giúp cho việc quản lý thư viện
ngày một tốt hơn.

<i><b>2. Hướng dẫn sử dụng chương tr</b><b>ình qu</b><b>ản lý thư viện</b></i>

</div>
<span class='text_page_counter'>(7)</span><div class='page_container' data-page=7>

Khi sử dụng chương trình lần đầu, nên vào trang chủ để thay đổi thông tin
về tên trường, năm học, họ tên Hiệu trưởng, Kế tốn và CBTV để chương trình

tự động cập nhật vào các loại sổ.

<i>2.1. Cách sử dụng Sổ Đăng ký cá biệt (Sổ này chỉ dành riêng để đăng ký </i>
<i>Sách tham khảo, Sách nghiệp vụ và Truyện thiếu nhi) </i>

a. Cách nhập thông tin vào Sổ Đăng ký cá biệt

</div>
<span class='text_page_counter'>(8)</span><div class='page_container' data-page=8>

Cách nhập như trong sổ ĐKCB truyền thống, cụ thể:

- Cột số ĐKCB: Chương trình phát sinh tự động từ số 1 cho đến số 65450,
như vậy, sổ này có thể nhập được 65.450 đầu sách (không nhập hay sửa chữa gì
<i>ở cột này) </i>

- Cột tên sách: Nhập tên tài liệu bằng chữ thường.
- Cột tác giả: Nhập tên tác giả bằng chữ in hoa.

- Cột Nơi xuất bản: nhập tên tỉnh, Thành phố mà nhà xuất bản đóng (Với
Hà Nội có thể viết tắt (H.), TP. Hồ Chí Minh có thể viết tắt: TP. HCM, với thành
phố khác phải ghi đầy đủ, ví dụ: Thanh Hóa.

- Cột Năm xb: Ghi đầy đủ năm xb, nếu khơng có thì ghi năm nộp lưu chiểu
- Cột Giá tiền: Ghi giá chính xác của tài liệu đã in trên bìa sách

- Cột Mơn loại: Ghi ký hiệu phân loại chính của sách. Vd: 0,1,3, Đ...
- Cột Tồn: Nhập số 1

- Cột Mượn: Ghi số 1 tại dịng có tài liệu được mượn
- Cột Họ tên: Ghi tên người mượn tại dòng tài liệu mượn
- Cột Mất: Ghi số 1 tại dịng có tài liệu bị mất

- Cột Thanh lý: Ghi số 1 tại dịng có tài liệu đã thanh lý

- Cột KK (Kiểm kê): Không nhập gì vào ơ này (ơ chứa cơng thức)
- Cột Lần xb: Nhập lần xuất bản của tài liệu

- Cột Nhà xb: Nhập tên nhà xuất bản

- Cột ký hiệu phân loại: Nhập ký hiệu phân loại đầy đủ của tài liệu
- Cột ký hiệu xếp giá: Nhập ký hiệu xếp giá đầy đủ của tài liệu
- Cột Số trang: Nhập số trang của Tài liệu

- Cột Khổ sách: Nhập Khổ sách của tài liệu

- Cột Tư liệu kèm theo: Nhập tư liệu kèm theo nếu có (Vd: Đĩa CD)
- Cột Nhan đề TT: Nhập tên tùng thư nếu có

</div>
<span class='text_page_counter'>(9)</span><div class='page_container' data-page=9>

- Cột Phụ chú: Nhập phụ chú của cuốn sách nếu có
b. Cách lấy số liệu thống kê

Qua Sổ Đăng ký cá biệt điện tử của chương trình quản lý thư viện ta nắm
được tổng số tài liệu đã nhập vào thư viện, tổng số tiền nhập sách, tổng số người
đang mượn tài liệu, tên người mượn, tổng số tài liệu bị mất, tổng số tài liệu đã
thanh lý và cuối cùng là tổng số tài liệu hiện có trong thư viện. Rất thuận tiện
cho cơng tác kiểm kê.

Ví dụ: Số liệu thống kê được hiển thị bằng dòng chữ mầu đỏ trên nền mầu
vàng ngay phía dưới tiêu đề, cụ thể như hình sau: Hiện tại Thư viện có 5905 đầu
sách (hiển thị ở cột tồn); Tổng số tiền nhập sách là: 66.516.302; Có 192 tài liệu
đang được mượn; 103 tài liệu bị mất; 771 tài liệu đã thanh lý và hiện tại thư viện
còn 4838 đầu sách (hiển thị ở cột Kiểm kê).

</div>
<span class='text_page_counter'>(10)</span><div class='page_container' data-page=10>

c. Cách tìm kiếm tài liệu theo yêu cầu

Ngoài chức năng quản lý tài liệu, Sổ ĐKCB điện tử cịn giúp ta tìm kiếm
tài liệu theo nhiều tiêu chí khác nhau như: Theo số ĐKCB, theo tên tác giả, tên
tác phẩm.

- Tìm tài liệu theo số đăng ký cá biệt: Nhấp chuột vào ô trắng đầu tiên trên
thanh công thức gõ tên cột cộng với số ĐKCB cần tìm vd: A5508, Excel sẽ di
chuyển trỏ chuột tới đúng dòng tài liệu có số ĐKCB tương ứng.

- <i>Tìm tài liệu theo tên tác giả hoặc tên tài liệu: Nhấp chọn Menu Edit -> </i>
Find (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + F), hiện ra hộp thoại Find and Replace ->
Nhập từ khố cần tìm vào ơ Find what song nhấn Find All máy sẽ tự động tìm
kiếm và hiển thị kết quả ngay trên màn hình (từ khố có thể là tên tác giả, tên
sách...) Vd: Tìm tên truyện: "Vì sao con ra đời", máy tính cho kết quả như hình
dưới đây:

Gõ: Tên cột + Số ĐKCB vào ô này: A5508

</div>
<span class='text_page_counter'>(11)</span><div class='page_container' data-page=11>

d. Cách lọc dữ liệu theo yêu cầu

Ngoài chức năng quản lý, tìm kiếm tài liệu, ta cịn có thể lọc dữ liệu theo
nhiều tiêu chí khác nhau như: Theo tên sách, tác giả, nơi xuất bản, năm xuất bản,
giá tiền, môn loại, Người mượn... Điều này rất thuận tiện ví dụ như cuối năm
học ta có thể lọc tên người mượn xem người này đã mượn bao nhiêu tài liệu để
lên kế hoạch thu hồi tài liệu, có thể lọc danh sách các tài liệu đã được thanh lý,
danh sách tài liệu mất, Danh sách tài liệu cùng tác giả biên soạn, Danh sách tài
liệu theo môn loại… thuận tiện cho việc thống kê, thanh lý cũng như việc biên
soạn thư mục chuyên đề.

- Cách lọc tài liệu: Nhấp chọn Menu Data -> Filter -> Auto Filter thì trên
mỗi tiêu đề cột danh sách sẽ xuất hiện nút mũi tên quay xuống, -> Nhấp chuột
vào nút mũi tên trên cột dữ liệu cần lọc, xuất hiện một khung chứa danh sách nội
dung của cột đó, nhấp chọn nội dung cần lọc khi đó Excel sẽ tự động lọc dữ liệu
và hiển thị danh sách theo yêu cầu, cụ thể như sau:

</div>
<span class='text_page_counter'>(12)</span><div class='page_container' data-page=12>

số tài liệu bị mất, số tài liệu thanh lý và cuối cùng là số tài liệu hiện có trong thư
viện. Cuối năm làm biên bản kiểm kê tài liệu chỉ cần mở sổ ĐKCB trên máy lấy
số liệu điền vào biên bản là song.

<i>2.2. Cách sử dụng sổ Đăng ký tổng quát </i>

Sổ này bao gồm 3 phần chính: Theo dõi tài liệu
nhập kho; Theo dõi tài liệu xuất kho và Tình hình kho
sách từng năm học.

a. Phần I: Theo dõi tài liệu nhập kho
Nhập dữ liệu như sau:

- Nhập số liệu của năm trước vào dòng mang sang
- Cột thứ tự: Nhập số thứ tự từ 1 đến hết

- Cột ngày nhập: Nhập theo ngày tháng của hóa đơn, chứng từ

- Cột nguồn cung cấp: Nhập tóm tắt nơi cung cấp tài liệu (vd: Phịng GD)
- Cột tài liệu, tiền: Nhập tổng số tài liệu, tền theo hóa đơn, chứng từ (chú ý nếu
tự mua thì nhập vào cột mua, nếu được cấp miễn phí thì nhập vào cột phát khơng)

- Cột Phân loại: Ghi số lượng sách theo nội dung mỗi loại

Chú ý: Mỗi năm học nhập vào 1 trang riêng, cuối mỗi trang, chương trình
QLTV sẽ tự tổng hợp số lượng theo từng năm học và tổng các năm giúp chúng
ta nắm bắt được số liệu mới nhất. Nhìn vào phần tổng hợp ta có thể biết được
chính xác trong năm học hoặc tổng các năm ta đã nhận được bao nhiêu tài liệu
phát không, đã tự mua bao nhiêu tài liệu thuộc môn loại nào, hết bao nhiêu tiền,
cụ thể như sau:

</div>
<span class='text_page_counter'>(13)</span><div class='page_container' data-page=13>

b. Phần II: Theo dõi tài liệu xuất kho

Bất cứ một quyển sách nào xuất ra khỏi kho TV đều phải có lý do và biên
bản xuất kho do BGH duyệt. Mỗi biên bản ghi trên 1 dòng.

Nhập năm học, Số biên bản, Ngày phê chuẩn biên bản theo đúng thông tin
trong biên bản xuất kho.

Cột: tổng số tài liệu, tiền: Nếu là tài liệu cấp phát thì nhập vào cột phát
khơng, nếu tài liệu phải mua nhập vào cột mua.

Phân loại: Một biên bản xuất kho có thể có nhiều loại tài liệu, nhập chính
xác số tài liệu xuất kho theo từng môn loại.

Lý do xuất: Đánh dấu x vào cột lý do xuất theo BB xuất kho

<i><b>Chú ý: Mỗi năm học nhập vào 1 trang riêng, cuối mỗi trang, chương trình </b></i>
sẽ tự tổng hợp số lượng theo từng năm học và tổng các năm giúp chúng ta nắm
bắt được số liệu mới nhất. Nhìn vào phần tổng hợp có thể biết được chính xác
trong năm học hoặc tổng các năm TV đã xuất kho bao nhiêu tài liệu phát không,
bao nhiêu tài liệu mua, hết bao nhiêu tiền, tài liệu xuất thuộc mơn loại nào, …từ
đó nắm được sự cân đối giữa xuất và nhập, lý do xuất, cụ thể như hình sau:

c. Phần III: Thống kê tình hình kho sách từng năm học

</div>
<span class='text_page_counter'>(14)</span><div class='page_container' data-page=14>

Cuối mỗi năm học, chỉ cần in 3 trang (trang theo dõi tài liệu nhập kho,
<i>trang theo dõi tài liệu xuất kho và trang tình hình kho sách từng năm học) đóng </i>
lại là đã có Sổ ĐKTQ cho cả năm học, vừa chính xác, tiết kiệm thời gian, cơng
sức, đảm bảo tính thẩm mĩ, khoa học cao.

<i>2.3. Cách sử dụng sổ Quản lý SGK </i>
Sổ này cũng gồm 3 phần chính:

I. Theo dõi mượn SGK
II. Theo dõi trả SGK
III. Thống kê - Tổng hợp
a. Theo dõi mượn (thuê) SGK

Nhập họ tên học sinh, tên lớp đang học, số lượng thuê (mượn) vào từng
cột môn học. Excel sẽ tự động tổng hợp cột số lượng, giá bìa, giá thuê. Cuối mỗi
trang là phần tổng hợp tổng số người thuê, tổng số lượng của từng tên sách và
tổng số tiền thuê.

</div>
<span class='text_page_counter'>(15)</span><div class='page_container' data-page=15>

Trang cuối chương trình sẽ tự động tổng hợp toàn bộ số lượng thuê,
mượn SGK của 4 khối như sau:

b. Theo dõi trả SGK

Copy danh sách từng khối từ Sheet <b>Muon dán vào sheet tra, khi học </b>
sinh nào trả sách chỉ cần xóa số liệu ở cột mơn tương ứng bên sheet tra. Chương
trình sẽ tự động thống kê số lượng sách học sinh trả vào cuối mỗi trang. Có thể
lọc danh sách theo từng lớp, in ra và gửi tới từng lớp để thu hồi sách.

c. Thống kê - Tổng hợp

Chương trình sẽ tự tổng hợp số liệu từ phần Muon và <b>Tra SGK của 4 </b>
khối, mỗi khối sẽ có các cột Tồn, Nhập, Giá, Thành tiền, Mượn, Trả, Thanh lý,
Còn. Ta nhập số liệu vào các cột sau:

Tồn: nhập số kiểm kê cuối năm học trước

Nhập: Ghi số lượng nhập theo chứng từ, hóa đơn
Giá: Ghi giá tài liệu theo hóa đơn nhập

Thanh lý (TL): Nhập số lượng thanh lý theo biên bản thanh lý cuối năm
học (nếu có).

</div>
<span class='text_page_counter'>(16)</span><div class='page_container' data-page=16>

Như vậy, chỉ cần nhìn bảng tổng hợp này, ta đã nắm bắt được toàn bộ số
liệu SGK của 4 khối, có thể biết được tổng số cũng như cụ thể từng tên sách
giáo khoa tồn năm ngoái, nhập mới, giá nhập, số tiền nhập, cho mượn, đã trả,
thanh lý và hiện tại trong kho cịn bao nhiêu…

Bảng tổng hợp này có thể thay thế sổ đăng ký tổng quát SGK. Cuối năm
chỉ cần in bảng ra báo cáo và lưu. Khi có đợt kiểm tra đột xuất vào thời gian bất
kỳ trong năm ta cũng không mất công đi đếm từng quyển sách hay tìm số liệu
trong các loại sổ để cộng thủ cơng mà chỉ cần mở chương trình QLTV, in ra để
báo cáo.

<i>2.4. Cách sử dụng Sổ Theo dõi kinh phí thư viện </i>

Nhập dữ liệu vào dòng mang sang, các cột ngày tháng, số phiếu thu chi, nội
dung thu chi và số tiền thu chi. Chương trình sẽ tự động tổng hợp các nội dung

như: tổng thu, tổng chi, tổng tồn của từng năm và tổng các năm. Cuối mỗi năm
chỉ cần in ra, kẹp vào sổ theo dõi kinh phí thư viện đến khi đủ 5 năm thì đóng
thành sổ cố định.

</div>
<span class='text_page_counter'>(17)</span><div class='page_container' data-page=17>

<i><b>Chú ý: Sau khi làm việc với các sổ con, nếu muốn trở về trang chủ, chỉ </b></i>
cần nhấn chuột vào tiêu đề của trang đó. Vd: ở hình minh họa trên ta chỉ cần
kích chuột vào dịng tiêu đề: <b>THEO DÕI KINH PHÍ THƯ VIỆN</b>là chương trình sẽ
tự động quay về trang chủ.

<i><b>3. Hi</b><b>ệu quả của </b><b>Sáng ki</b><b>ến kinh nghiệ</b><b>m </b></i>

Việc sử dụng máy tính trong cơng tác QLTV giúp cho công việc của nhân
viên thư viện đã trở nên đơn giản, hiệu quả, nhẹ nhàng hơn, số liệu ln cập nhật
và chính xác, giúp cán bộ thư viện tiết kiệm được thời gian, công sức để có thể
tham gia tổ chức các hoạt động tuyên truyền giới thiệu sách được nhiều hơn.

Việc áp dụng cũng không mấy khó khăn, chỉ cần trình độ tin học văn
phòng, biết sử dụng Excel là có thể làm được.

Chương trình quản lý thư viện trường học đã được áp dụng tại Thư viện
trường THCS Tô Hiệu trong hai năm học: 2010-2011; 2011-2012.

So sánh giữa việc QLTV truyền thống với việc QLTV có ứng dụng CNTT
có thể thấy rõ những kết quả như sau:

</div>
<span class='text_page_counter'>(18)</span><div class='page_container' data-page=18>

- Thời gian xử lý tài liệu giảm đến mức tối thiểu. Ví dụ như khi đăng ký
sách vào Sổ ĐKCB truyền thống, ta phải viết đi, viết lại nhiều lần với cùng một
tên sách có nhiều bản (có tên sách lên đến 30 bản vẫn phải chép lại đến 30 lần)
nhưng với Sổ ĐKCB điện tử, ta chỉ phải nhập mỗi tên sách một lần sau đó copy
đủ số bản dán xuống là song. Với sổ quản lý SGK ta khơng phải tính tiền th

sách cho từng học sinh mà chỉ cần nhập số lượng sách thuê, máy tính sẽ tự động
tính tiền và tổng hợp vào bảng chung...

- Khi cần báo cáo, chỉ cần mở sổ trên máy và in ra là đã có đầy đủ các số
liệu thống kê cần thiết.

- Cuối năm chỉ cần in các mẫu sổ theo quy định và đóng thành quyển, sổ
sách khơng bị nhầu nát, gạch xóa hay chỉnh sửa trong quá trình sử dụng.

</div>
<span class='text_page_counter'>(19)</span><div class='page_container' data-page=19>

<b>PHẦN THỨ BA: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ </b>

<b>1. Ý nghĩa của SKKN đối với công việc đang thực hiện </b>

Việc khai thác được thế mạnh của phần mềm Microsoft Office Excel
trong việc quản lý thư viện có ý nghĩa rất lớn đối với nhân viên thư viện.
Chương trình quản lý thư viện đã giúp tiết kiệm được rất nhiều thời gian, công
sức trong việc quản lý thư viện trường.

Việc sử dụng chương trình do mình tự thiết kế cũng đem lại niềm vui
trong công việc cũng như trong cuộc sống, giúp công việc quản lý thư viện bớt
nhàm chán hơn.

<b>2. Nhận định chung về việc áp dụng và khả năng phát triển của Sáng </b>
<b>kiến kinh nghiệm </b>

Chương trình quản lý thư viện được thiết kế trên nền của phần mềm Excel
nên bất kỳ ai sử dụng được Excel đều có thể sử dụng được.

Chương trình nhỏ gọn, không cần cài đặt, không u cầu máy tính cấu
hình cao, không cần hiểu biết sâu về nghiệp vụ thư viện, không cần giỏi tin học

cũng làm được.

Chương trình là một cơng cụ làm việc thân thiện, hữu ích, đơn giản dành cho
các cán bộ thư viện trường học kiêm nhiệm khơng có nhiều thời gian danh cho cơng
tác quản lý thư viện.

Chương trình này vẫn có thể dùng song song với các chương trình quản lý
thư viện khác. Ví dụ phần mềm V.EMIS mà Sở GD&ĐT Yên Bái đang triển
khai tới các trường học trong toàn tỉnh và các nhân viên thư viện trường học đã
được tập huấn thì phần mềm đó vẫn cịn thiếu sổ theo dõi kinh phí thư viện và
phần quản lý thuê mượn sách giáo khoa còn phức tạp, mất nhiều thời gian.

<b>3. Những bài học kinh nghiệm được rút ra từ quá trình áp dụng Sáng </b>
<b>kiến kinh nghiệm. </b>

</div>
<span class='text_page_counter'>(20)</span><div class='page_container' data-page=20>

Trước hết, người cán bộ thư viện phải là người có lý tưởng, có lịng say mê
u thích cơng việc của mình, phải ln học hỏi, tìm tịi để nâng cao trình độ
chuyên môn nghiệp vụ, nhằm nâng cao chất lượng phục vụ bạn đọc, thuận lợi cho
công tác quản lý. Điều hành hoạt động thư viện bằng những cải tiến hoặc sáng
kiến tuy đơn giản nhưng hiệu quả. Tóm lại một CBTV giỏi phải biết đầu tư thời
gian, công sức trau rồi kiến thức, nâng cao vai trò và xác định được nhiệm vụ của
mình, có quyết tâm và liên tục học hỏi, cải tiến không ngừng, làm mọi cách để tay
nghề ngày càng vững vàng hơn, để đưa ngành thư viện đi lên, và để có thể hoàn
thành được những nhiệm vụ văn hóa, giáo dục của mình, các cán bộ thư viện
trường học rất cần có sự hỗ trợ về vật chất và tinh thần của lãnh đạo cấp trên.

Tiếp đến là tranh thủ sự giúp đỡ của các cấp, BGH và tập thể CB,GV, và
HS trong nhà trường. Công tác quản lý và hoạt động của thư viện không thể tách
rời với các loại hình hoạt động khác. Nó phải gắn với nhu cầu giảng dậy, nghiên
cứu và học tập cho cán bộ, giáo viên và học sinh. Người CBTV phải đóng vai

trị, vị trí quan trọng trong TV trường học.

Vì ứng dụng CNTT vào việc quản lý thư viện nên việc phụ thuộc vào máy
móc là điều tất yếu, thông tin phải cập nhật thường xuyên, bất kỳ một cuốn sách
nào khi nhập về hay xuất ra khỏi kho sách đều phải nhập vào máy ngay, nên yêu
cầu bắt buộc thư viện phải được trang bị tối thiểu một máy tính riêng cho CBTV
làm việc (nếu có điều kiện có thể đầu tư thêm máy in, máy quét mã vạch, máy
tính dành riêng cho GV, HS tra cứu).

Trên đây là kinh nghiệm mà Thư viện trường THCS Tô Hiệu đã áp dụng
vào thực tiễn và đã đạt được một số kết quả nhất định, rất mong được chia sẻ
cùng đồng nghiệp.

</div>
<span class='text_page_counter'>(21)</span><div class='page_container' data-page=21>

đạo và Giáo viên phụ trách thư viện của các trường để tơi có thể hồn thiện
chương trình tốt hơn, góp phần phục vụ đắc lực cho cơng tác quản lý thư viện
trong tình hình mới.

Cơng tác TV hiện nay được Đảng, nhà nước, các cấp các ngành quan tâm
bởi đây là một tiêu chuẩn đánh giá trường học. Nhà trường muốn đạt chuẩn trước
hết Thư viện cũng phải đạt chuẩn. Một nhà trường tiên tiến, không thể thiếu được
vai trò của TV. Muốn phát huy được vai trị của cơng tác TV trong việc nâng cao
chất lượng dạy và học chúng ta phải tích cực, chủ động, dám nghĩ, dám làm. Sau
một thời gian áp dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý thư viện. Tôi xin
mạnh dạn đề xuất với Phòng GD&ĐT, nhà trường một số kiến nghị sau:

Thứ nhất, nhà trường cần quan tâm tới công tác xã hội hóa thư viện, khai
thác thêm các nguồn kinh phí để đầu tư trang thiết bị, máy móc cho thư viện, phục
vụ cơng cuộc hiện đại hóa thư viện, đồng thời tăng cường bổ sung vốn tài liệu, xây
dựng các tủ sách cần thiết trong nhà trường như: Tủ sách đạo đức, tủ sách pháp
luật, tủ sách kỹ năng sống…không ngừng bổ sung sách mới cho thư viện đáp ứng

nhu cầu giảng dậy và học tập cho GV và HS. Vì nguồn kinh phí dành cho thư viện
cịn q ít, số tiền thu được từ hoạt động cho thuê SGK đầu năm học, tiền làm thẻ
thư viện và tiền quỹ thư viện thu theo QĐ số 01/2003/QĐ-BGDĐT (thu
1500đ/1HS/năm học) không đủ để chi cho việc bổ sung sách hàng năm cũng như
việc tổ chức các hoạt động ngoại khóa, giới thiệu sách của thư viện.

Thứ hai, Phịng GD&ĐT, nhà trường cần có chính sách thỏa đáng đối với
cán bộ phụ trách thư viện để nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ và thu hút
những cán bộ thư viện có năng lực, trình độ làm việc lâu dài tại Thư viện trường.

Có thể khẳng định, TVTH đang là vấn đề được xã hội quan tâm, nhưng để
đội ngũ cán bộ thư viện gắn bó, tâm huyết với nghề và có nhiều hoạt động hiệu
quả trong cơng tác TVTH thì cần có chế độ chính sách thoả đáng như: phụ cấp
ưu đãi, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp độc hại… cho đội ngũ cán bộ TVTH.

</div>
<span class='text_page_counter'>(22)</span><div class='page_container' data-page=22>

có phụ cấp độc hại như ngành VHTT quy định, không được hưởng phụ cấp công
vụ). Điều này làm cho thư viện các trường khó tuyển chọn và giữ chân những
cán bộ, nhân viên giỏi, nhất là những cán bộ được đào tạo chuyên ngành thông
tin thư viện.

Tạo mọi điều kiện thuận lợi cho cán bộ thư viện được tham gia đầy đủ các
chương trình tập huấn nhằm nâng cao trình độ chuyên mơn, trình độ tin học và
ngoại ngữ.

Khuyến khích, khen thưởng kịp thời những cán bộ thư viện có ý thức học
tập, nâng cao trình độ nghiệp vụ.

Thứ ba, Phòng GD&ĐT, nhà trường nên chú trọng đầu tư kinh phí, các
trang thiết bị thơng tin hiện đại một cách có trọng tâm cho các thư viện chuẩn.

Thứ tư, Phòng GD&ĐT, nhà trường cần quan tâm hơn nữa đến vấn đề ổn
định đội ngũ cán bộ làm công tác thư viện ở các trường, tránh việc mỗi năm thay
một người gây lãng phí về thời gian cũng như kinh phí để tập huấn nghiệp vụ.

Thứ năm, Phòng GD&ĐT nên tổ chức thường xuyên các lớp bồi dưỡng
nghiệp vụ TVTH, ứng dụng CNTT vào quản lý thư viện. CNTT sẽ làm thay đổi
phương thức tiếp cận tài liệu, tăng cường khả năng tìm kiếm và phục vụ thơng
tin; tra cứu mọi thơng tin nhanh, chính xác; quản lý bạn đọc cũng như thực hiện
các nghiệp vụ TV có hiệu quả hơn.

Tóm lại, Phịng GD&ĐT, nhà trường cần quan tâm hơn nữa về việc khẳng
định vị trí, vai trị của Thư viện trong nhà trường. Có kế hoạch đầu tư xây dựng
thư viện khang trang, hiện đại hóa cơ sở vật chất, trang thiết bị, ứng dụng CNTT
trong hoạt động, phát triển vốn tài liệu, đào tạo, bồi dưỡng và chăm lo đời sống
cho đội ngũ những người làm công tác thư viện. Từng bước hiện đại hóa, tự
động hóa thư viện.

<i>Nghĩa Lộ, ngày 19 tháng 4 năm 2012 </i>

<b>NGƯỜI VIẾT</b>

<i>(Ký, ghi rõ họ tên) </i>

</div>

<!--links-->