Tài liệu Bài giảng KỸ NĂNG VIẾT doc

Ch
Ch
ương
ương
5
5
KỸ NĂNG VIẾT
KỸ NĂNG VIẾT
PGS.TS.ĐOÀN THỊ HỒNG VÂN
PGS.TS.ĐOÀN THỊ HỒNG VÂN

NỘI DUNG NGHIÊN CỨU
NỘI DUNG NGHIÊN CỨU
•
Cách viết các thư tín trong kinh doanh.
•
Cách viết các báo cáo.
•
Cách viết các tài liệu hướng dẫn.

5.1. Viết và sự cần thiết phải có
5.1. Viết và sự cần thiết phải có
kỹ năng viết tốt
kỹ năng viết tốt


•

Viết, theo nghĩa đen, là tạo thành chữ
bằng những nét vạch ra (Nguyễn Lân, Từ
điển Từ và Ngữ Việt Nam, tr. 2025). Viết
là dùng chữ để nói lên ý kiến của mình
trên giấy/ trên máy, trên màn hình,… để
người đọc hiểu được mình muốn gì? Cần
gì?
•
Viết là một phương tiện giao tiếp rất quan
trọng.

Tầm quan trọng của kỹ năng viết:
Tầm quan trọng của kỹ năng viết:


Sản phẩm của viết là văn. Văn chính là
người. Đọc một bài viết của bạn, dù là
một bài văn, một bài báo, một bức thư,
một bản báo cáo hay kế hoạch, một thông
báo hay tài liệu hướng dẫn,… người đọc
có trình độ, tinh tế sẽ đoán biết được bạn
là ai? Trình độ ra sao? Những điều bạn
viết ra có đáng tin cậy không? Có nên làm
theo không?

Tầm quan trọng của kỹ năng viết
Tầm quan trọng của kỹ năng viết
(tt)
(tt)
:

:
•
Kỹ năng viết tốt sẽ giúp bạn có được
sự cảm tình của cấp trên, của người có
quyền tiếp nhận và sắp xếp công việc
cho bạn(xem tr.150-151).
•
Một bài viết tốt có thể giúp bạn vượt
qua đối thủ cạnh tranh (xem tr.150).
•
Khả năng viết tốt sẽ giúp bạn giành và
giữ được khách hàng (xem tr.151-152).

Tầm quan trọng của kỹ năng viết
Tầm quan trọng của kỹ năng viết
(tt)
(tt)
:
:
Trong cuộc sống và trong hoạt động kinh doanh, giao
tiếp bằng hình thức viết sẽ có ưu thế vượt trội trong
các trường hợp sau:
•
Thông tin cần được lưu giữ để tham khảo, sử dụng trong
tương lai (Các báo cáo, các đề án, kế hoạch, thông báo,
…).
•
Thông tin (các hợp đồng, bản ghi nhớ, thoả thuận, các
thư thương mại, bản hướng dẫn,…) cần được lưu giữ để
làm căn cứ tổ chức thực hiện, giám sát công việc và giải

quyết tranh chấp (nếu có) sau này.
•
Thông tin cần được kiểm soát chính xác ngày giờ, địa
điểm nhận được thông tin (các thông báo, tài liệu hướng
dẫn,…).
•
Các thông tin cần giữ bí mật (các số liệu, tài liệu,…)…

Tầm quan trọng của kỹ năng viết
Tầm quan trọng của kỹ năng viết
(tt)
(tt)
:
:
•
Hãy luôn nhớ những gì bạn viết ra là
hình ảnh của chính bạn, nên khi viết bạn
phải hết sức cẩn thận, cần nắm vững và
vận dụng tốt nguyên tắc 7C (Clear,
Concise, Correct, Complete, Consistency,
Courteous và Cautious) đã được trình bày
ở chương 2.

Kết cấu một bài viết:
Kết cấu một bài viết:
•
Phần I (Mở bài): nêu vấn đề, xác định rõ mục
đích, lý do viết bài và các câu hỏi cần được giải
quyết.
•

Phần II (Thân bài): Tập trung trình bày, giải
quyết những luận điểm đã nêu ở phần I. Lấy
những số liệu, chứng cứ để chứng minh và bình
luận về những luận điểm đó.
•
Phần III (Kết luận): Tóm tắt những luận điểm đã
được trình bày ở phần II và trả lời cho những
câu hỏi đã được đặt ra ở phần I.

Các bước để thực hiện một bài viết:
Các bước để thực hiện một bài viết:
•
Phân tích người đọc/ người sử dụng bài
viết, xác định rõ mục tiêu họ đến với bài
viết, họ cần gì, muốn gì, bài viết có thể
giúp ích được gì cho họ.
•
Xác định rõ mục tiêu bài viết. Trên cơ sở
xác định được người đọc, cần xác định
mục tiêu, chiến lược viết bài và gắn kết ba
yếu tố này với nhau.

Các bước để thực hiện một bài viết
Các bước để thực hiện một bài viết
(tt)
(tt)
:
:
•
Phác thảo bài viết: Thu thập tài liệu,

chứng cứ, viết đề cương sơ bộ, đề cương
chi tiết, viết bản thảo.
•
Rà soát và kiểm tra bản thảo: đọc lại bản
thảo thật kỹ, tốt hơn hết là nhờ người có
trình độ cao hơn đọc hộ, phát hiện những
sai sót, thiếu hụt, trên cơ sở đó tiến hành
sửa chữa, bổ sung, hoàn thiện lại bài viết.
•
Hoàn chỉnh bài viết và phát hành/ gửi đến
người đọc.

5.2. Cách viết các thư tín
5.2. Cách viết các thư tín
trong kinh doanh
trong kinh doanh
.
.
•
Thư, theo nghĩa đen, là giấy của một người gửi
cho một người khác để nói lên ý kiến hay tình
cảm của mình (Nguyễn Lân, Từ điển Từ và Ngữ
Việt Nam, tr.1779).
•
Malcolm Forbes, Chủ tịch và Tổng biên tập của
Tạp chí Forbes đã nói: “Một bức thư tốt có thể
giúp bạn có được vị trí làm việc ưng ý, giúp bạn
thoát khỏi những cạm bẫy đen tối, mang lại bạc
tiền, của cải cho bạn. Thật là dại dột, nếu ai đó
đã tự vứt đi cơ hội của mình bằng cách viết một

bức thư khiến người đọc quay lưng lại với họ”.

Quy trình viết thư tín trong kinh doanh
Quy trình viết thư tín trong kinh doanh
(Business Mail Writing Process –
(Business Mail Writing Process –
BizMailWP).
BizMailWP).


Quy trình 5D:
•
Bước 1: Xác định mục đích và cách đạt được
mục đích (Determing the End(s) and the Means).
•
Bước 2: Xác định người đọc và bối cảnh có liên
quan (Defining the Reader and the Situation).
•
Bước 3: Viết phác thảo bức thư (Developing the
Message).
•
Bước 4: Kiểm tra, phát hiện những thiếu hụt, sai
sót (Detecting Deficiencies).
•
Bước 5: Phát hành bức thư (Distributing the
Message).