Tổ chức kế toán nguyên liệu, vật liệu tại xưởng In NXB văn hoá dân tộc

Phạm Thanh Trầm
Lời mở đầu

Sản xuất kinh doanh đóng vai trò rất quan trọng trong sự phát triển
về kinh tế của một xã hội. Bất kỳ xã hội nào muốn tồn tại và phát triển
đều phải sản xuất kinh doanh. Sản xuất vật chất là quá trình con ngời sử
dụng công cụ lao động, để tác động vào các vật thể dạng vật chất của tự
nhiên tạo ra hàng hoá cho con ngời sử dụng, đáp ứng nhu cầu đòi hỏi
khách quan của con ngời muốn tồn tại duy trì sự sống.
Muốn đạt đợc mục tiêu các doanh nghiệp phải tổ chức quản trị tốt để
tiết kiệm nguyên vật liệu, hạ giá thành sản phẩm. Hạch toán kế toán là
công cụ quản lý kinh tế tài chính, đảm nhiệm việc cung cấp thông tin
kinh tế đầy đủ, chính xác, kịp thời cho các nhà quản lý ở các doanh
nghiệp sản xuất kinh doanh. Nó phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác sự
tham gia của ba yếu tố cơ bản: Đối tợng lao động, t liệu lao động và sức
lao động. Hạch toán chi phí sản xuất là bộ phận rất quan trọng trong toàn
bộ công tác hạch toán ,trong đó việc hạch toán vật liệu đòi hỏi phải chính
xác, khoa học, có phơng pháp hợp lý để vật liệu đợc sử dụng một cách
triệt để, có hiệu quả, đem lại lợi ích cao nhất. Đồng thời phản ánh cho
ngời quản lý những ý kiến, phơng pháp tốt nhất để giảm đợc chi phí
nguyên vật liệu, hạ giá thành sản phẩm, làm tăng lợi nhuận cho doanh
nghiệp
Vì vậy việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm nguyên vật liệu có ý nghĩa và tầm
quan trọng rất lớn trong công tác hạch toán chi phí nguyên vật liệu. Cho
nên qua thời gian nghiên cứu công tác hạch toán tại công ty TNHH Bảo
Yến, em đã chọn cho mình đề tài: Hạch toán kế toán vật liệu tại Công ty
TNHH Bảo Yến làm đề tài cho báo cáo tốt nghiệp của mình.
- 1 -
Phạm Thanh Trầm
Nội dung báo cáo gồm ba chơng
Ch ơng I : Cơ sở lý luận về hạch toán kế toán vật liệu trong doanh

nghiệp.
Ch ơng II: Thực trạng hạch toán kế toán vật liệu tại Công ty TNHH Bảo
Yến.
Ch ơng III: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán
vật liệu tại Công ty TNHH Bảo Yến



- 2 -
Phạm Thanh Trầm
Ch ơng I
cơ sở Lý luận về hạch toán kế toán vật liệu
trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh
I. Những vấn đề chung.
1- Khái niệm và đặc điểm của Nguyên vật liệu.
a.Khái niệm
Nguyên vật liệu là những đối tợng lao động thể hiện dới dạng vật
hoá, vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định
và toàn bộ giá trị vật liệu đợc chuyển hết một lần vào chi phí kinh doanh
trong kỳ.
b.Đặc điểm
Nguyên vật liệu là một yếu tố đầu vào quan trọng nhất của quá
trình sản xuất kinh doanh, nó chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản
phẩm về mặt giá trị. Nguyên vật liệu chuyển dịch một lần hoàn toàn vào
giá trị của sản phẩm mới tạo ra.
2- Phân loại nguyên vật liệu
* Phân loại
Nguyên vật liệu đợc sử dụng trong các doanh nghiệp thờng có
nhiều loại, có vai trò và công dụng khác nhau. Trong quá trình sản xuất
kinh doanh chúng thờng biến động tăng giảm liên tục, trớc điều kiện đó,

đòi hỏi các doanh nghiệp phải phân loại vật liệu theo từng loại, từng
nhóm, từng danh mục, nhằm thống nhất tên gọi, ký- mã hiệu, quy cách,
đơn vị tính và giá hạch toán thì mới tổ chức tốt việc quản lý doanh
nghiệp. Do đó việc phân loại nguyên vật liệu có thể dựa trên nhiều tiêu
thức khác nhau.
* Theo vai trò công dụng của nguyên vật liệu trong sản xuất .
Cách phân loại này dựa vào vai trò của nguyên vật liệu trong quá
trình sản xuất kinh doanh để sắp xếp nguyên vật liệu theo những nhóm
nhất định . Theo đặc trng này nguyên vật liệu đợc chia thành các loại
khác sau:
- Nguyên vật liệu chính: Là loại nguyên vật liệu sau quá trình
gia công, chế biến, cấu thành hình thái vật chất của sản phẩm .
- 3 -
Phạm Thanh Trầm
- Nguyên vật liệu phụ: Là loại vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ
trong sản xuất, đợc sử dụng kết hợp với vật liệu chính để hoàn thiện và
nâng cao tính năng chất lợng của sản phẩm, để đảm bảo cho công cụ lao
động dợc hoạt động bình thờng, hoặc đợc sử dụng để đảm bảo cho nhu
cầu kỹ thuật, quản lý (keo hồ, giẻ lau, xà phòng, dầu nhờn...)
- Nhiên liệu: Là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lợng trong
quá trình sản xuất kinh doanh nh than, xăng dầu, hơi đốt, khí đốt...
- Phụ tùng thay thế : Là loại vật t dùng để thay thế, sửa chữa
máy móc, thiết bị, phơng tiện vạn tải sản xuất. Phụ tùng thay thế do
doanh nghiệp bỏ tiền mua để dự trữ.
- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các vật liệu và
thiết bị ( Cần lấp, không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ ...) mà
doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu t cho xây dựng cơ bản .
- Phế liệu thu hồi : Là các loại vật liệu thu đợc trong quá trình
sản xuất hay thanh lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài ( Phôi
bào, vải vụn, gạch sắt ...)

- Vật liệu khác : Bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ
cha kể trên nh bao bì, vật đóng gói, các loại vật t đặc chủng...
Việc phân loại nh trên có u điểm là giúp ngời quản lý thấy rõ vai trò
và tác dụng của từng loại vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Qua đó đa ra quyết định về quản lý và hạch toán từng loại nhằm nâng
cao hiệu quả huy động và sử dụng nguyên vật liệu. Tuy nhiên cách phân
loại này còn bộc lộ một số nhợc điểm: Nhiều khi rất khó phân loại ở một
doanh nghiệp, có lúc nguyên vật liệu chính đợc sử dụng nh nguyên vật
liệu phụ.
3 - Vai trò của nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh
3.1. Vai trò của nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu (đối tợng lao động), là nhân tố cấu thành lớn nhất
của thực thể sản phẩm. Muốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh của các
doanh nghiệp tiến hành đợc đều đặn, liên tục, phải thờng xuyên đảm bảo
cho các loại nguyên vật liệu, năng lợng, đủ về số lợng và đúng về quy
cách phẩm chất. Đây là một vấn đề bắt buộc, nếu thiếu thì không thể có
quá trình sản xuất sản phẩm đợc.
3.2. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu
- Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua,
vận chuyển bảo quản. Tình hình nhập - xuất - tồn kho, tính giá thực tế
của nguyên vật liệu.
- 4 -
Phạm Thanh Trầm
- áp dụng đúng phơng pháp và kỹ thuật hạch toán hàng tồn kho theo
đúng chế độ, phơng pháp quy định.
- Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên
vật liệu.
- Định kỳ tham gia kiểm kê, đánh giá lại hàng tồn kho theo đúng chế
độ nhà nớc quy định.
3.3. Nhiệm vụ của công tác kế toán nguyên vật liệu

Xuất phát từ yêu cầu quản lý nguyên vật liệu, vai trò và tác dụng
của nguyên vật liệu, công dụng hạch toán của nguyên vật liệu mà có
những nhiệm vụ sau:
-Ghi chép phản ánh kịp thời số hiện có, tình hình luân chuyển của
vật liệu cả về giá trị và hiện vật, tính toán đúng giá trị vốn thực tế xuất
kho.
-Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua nguyên
vật liệu, kế hoạch sử dụng nguyên vật liệu.
-Tổ chức kế toán phù hợp với phơng pháp kế toán hàng tồn kho.
Cung cấp thông tin cho việc lập báo cáo tài chính và phân tích hoạt động
và sản xuất kinh doanh.
4- Các phơng pháp tính giá nguyên vật liệu
4.1- Đối với nguyên vật liệu nhập kho: Phải đợc ghi sổ theo giá thực tế
* Với vật liệu nhập kho do mua ngoài
Giá thực Giá mua Chi phí Số tiền chiết khấu
tế vật liệu = (ghi trên + thu - thơng mại, giảm
mua ngoài hoá đơn) mua giá hàng mua(nếu có)
* Với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến.
Giá thực Giá thực tế của Tiền công phải Chi phí vận
tế nguyên = vật liệu xuất kho + trả cho ngời + chuyển cả đi
vật liệu thuê ngoài chế biến nhận chế biến và về (nếu có)
* Với vật liệu tự sản xuất: Tính theo giá thành sản xuất thực tế.
- 5 -
Phạm Thanh Trầm
Giá thực tế Giá thực tế vật Chi phí trong
nguyên vật liệu = liệu xuất kho để + quá trình tự
tự chế biến tự chế biến chế biến

* Với vật liêu nhận đóng góp từ các đơn vị, tổ chức cá nhân tham gia
liên doanh.

Giá thực tế nguyên Giá trị vốn góp đợc Chi phí tiếp
vật liệu nhận liên = hội đồng liên doanh + nhận vật liệu
doanh, liên kết chấp nhận (nếu có)
* Với vật liệu đợc tài trợ, biếu tặng.
Giá thực tế nguyên Giá trị hợp lý Chi phí tiếp
vật liệu nhận tài = của vật liệu nhận + nhận vật liệu
trợ, biếu tặng tài trợ , biếu tặng (nếu có)
4.2.Đối với nguyên vật liệu xuất kho
Nguyên tắc cơ bản là nhập kho theo giá nào thì xuất kho theo giá cả
đó. Nhng thực tế do nguyên vật liệu có nhiều loại, nhiều thứ và thời gian
nhập kho khác nhau cho nên phải áp dụng phơng pháp tính giá trị chung
cho nguyên vật liệu tuỳ theo đặc điểm của từng doanh nghiệp vào yêu
cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán. Có thể áp dụng
một trong các phơng pháp sau theo nguyên tắc nhất quán trong hạch
toán. Nếu có thay đổi phải giải thích rõ ràng.
* Phơng pháp giá đơn vị bình quân.
Theo phơng pháp này, giá thực tế vật liệu xuất kho trong kỳ đợc
tính theo công thức.
Giá thực tế Số lợng Giá đơn vị
vật liệu = vật liệu x bình quân vật
xuất dùng xuất dùng liệu xuất kho
Trong đó giá đơn vị bình quân có thể tính theo một trong 3 cách sau:
- 6 -
Phạm Thanh Trầm
Cách 1 : Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ.
Giá thực tế Giá thực tế
Giáđơn vật liệu tồn + vật liệu nhập
vị bình đầu kỳ trong kỳ
quân cả =
kỳdự Số lợng Số lợng vật

trữ vật liệu tồn + liệu nhập
kho đầu kỳ trong kỳ
Cách 2 : Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trớc
Giá đơn Giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ
vị bình (hoặc cuối kỳ trớc )
quân =
cuối kỳ Lợng thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ
trớc (hoặc cuối kỳ trớc )

Cách 3 : Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập
Giá đơn Giá thực tế vật liệu tồn kho
vị bình sau mỗi lần
quân sau =
mỗi lần Lợng thực tế vật liệu tồn kho
nhập sau mỗi lần nhập
* Phơng pháp nhập trớc, xuất trớc ( FIFO)
- 7 -
Phạm Thanh Trầm
Phơng pháp này giả thiết rằng số vật liệu nào nhập trớc thì xuất tr-
ớc, xuất hết số nhập trớc mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng
số hàng xuất. Nói cách khác cơ sở của phơng pháp này là giá thực tế của
vật liệu mua trớc sẽ dùng làm giá để tính thực tế vật liệu xuất trớc và do
vậy giá tự vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số vật liệu mua
vào sau cùng.
Phơng pháp này thích hợp trong trờng hợp giá cố định hoặc có xu h-
ớng giảm
* Phơng pháp nhập sau, xuất trớc (LIFO)
Phơng pháp này giả định những vật liệu mua sau cũng sẽ đợc xuất
trớc tiên, ngợc lại với phơng pháp nhập trớc, xuất trớc ở trên.
Phơng pháp nhập sau, xuất trớc thích hợp trong trờng hợp lạm phát.

* Phơng pháp trực tiếp
Theo phơng pháp này, vật liệu đợc xác định giá trị theo đơn chiếc hay
từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng (trừ trờng
hợp điều chỉnh). Khi xuất vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế của vật
liệu đó. Do vậy, phơng pháp này còn có tên gọi là phơng pháp đặc điểm
riêng hay phơng pháp giá thực tế đích danh và thờng sử dụng với các
loại vật liệu có giá trị cao và có tính tách biệt.
* Phơng pháp giá hạch toán
Theo phơng pháp này toàn bộ vật liệu biến động trong kỳ đợc tính theo
giá hạch toán (giá kế hoạch hoặc một loại giá ổn định trong kỳ). Cuối kỳ
kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theo
công thức:
Giá thực tế vật liệu Giá hạch toán vật Hệ số
xuất dùng (trong kỳ = liệu xuất dùng (trong kỳ X giá vật
hoặc tồn kho cuối kỳ) hoặc tồn kho cuối kỳ) liệu

Hệ số giá có thể tính cho từng loại, từng nhóm hoặc từng thứ vật liệu,
chủ yếu tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý.
Giá thực tế Giá thực tế
Hệ vật liệu tồn + vật liệu nhập
- 8 -
Phạm Thanh Trầm
số đầu kỳ trong kỳ
giá =
vật Giá hạch toán Giá hạch toán
liệu vật liệu tồn + vật liệu nhập
đầu trong kỳ
II- Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu.
1- Chứng từ : Vừa là phơng tiện chứng minh tính hợp của nghiệp vụ
kinh tế, vừa là phơng tiện thông tin về kết quả nghiệp vụ kinh tế đó. Các

chứng từ đợc sử dụng trong kế toán nguyên vật liệu ở doanh nghiệp th-
ờng bao gồm:
*Chứng từ nhập :
Hợp đồng mua hàng, phiếu đặt hàng.
Hoá đơn mua hàng (Mẫu số 01 - 3LL)
Biên bản kiểm nghiệm nguyên vật liệu(Mẫu số 05 - BT)
Phiếu nhập kho (Mẫu số 01 - VT)
Biên bản kiểm kê vật t thừa ( Mẫu số 08 - VT)
*Chứng từ xuất :
Phiếu xuất kho (Mẫu số 02 - VT)
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu số 03 - VT)
Biên bản kiểm nghiệm vật t thiếu (Mẫu số 08 - VT)
2- Phơng pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu
Nhập kho nguyên vật liệu
* Nhập kho nguyên vật liệu mua ngoài.
Căn cứ vào hợp đồng kinh tế mà doanh nghiệp ký kết với nhà cung
cấp. Khi nguyên vật liệu về đến doanh nghiệp, lập ban kiểm nghiệm vật
t để kiểm tra số lợng, chất lợng, mẫu mã, quy cách của vật t và lập biên
bản kiểm nghiệm. Trên cơ sở hoá đơn, biên bản kiểm nghiệm, phòng kế
hoạch( phòng vật t) lập thành 03 liên phiếu nhập kho, đặt giấy than viết
một lần. Sau đó ngời lập phiếu ký và chuyển cho ngời phụ trách hoặc thủ
trởng đơn vị ký. Ngời giao hàng ký vào phiếu nhập kho, thủ kho căn cứ
vào số lợng hàng thực tế nhập kho ghi vào cột thực nhập và ký phiếu
nhập kho.
Ba liên phiếu nhập kho đợc luân chuyển nh sau:
- 9 -
Phạm Thanh Trầm
Liên 1: Lu lại quyển gốc.
Liên 2: Giao cho ngời nhập kho.
Liên 3: Lu chuyển để ghi kho và sổ kế toán.

Cuối ngày hoặc định kỳ 3-5 ngày, thủ kho tập hợp phiếu nhập kho
chuyển cho bộ phận kế toán, (kế toán nguyên vật liệu) ghi đơn giá và ghi
số kế toán (số chi tiết nguyên vật liệu). Sau đó kế toán bảo quản và lu
giữ phiếu nhập kho:
* Nhập kho nguyên vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến trên cơ
sở chứng từ giao hàng của đơn vị nhận gia công chế biến vật liệu, phòng
kế hoạch lập phiếu nhập kho. Ngời nhập mang phiếu nhập kho xuống
kho giao hàng, thủ kho làm thủ tục nhập kho, ghi số thực nhập vào phiếu
nhập kho, vào thủ kho. Sau đó chuyển cho phòng kế toán.
Xuất kho nguyên vật liệu.
Căn cứ vào nhu cầu vật t, ngời có nhu cầu xin lệnh xuất vật t,
phòng kế hoạch (phòng vật t) lập 02 liên (đặt giấy than viết một lần)
phiếu xuất kho vật t, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất
kho theo hạn mức... Sau khi ngời lập phiếu ký, chuyển cho kế toán tr-
ởng và thủ trởng đơn vị (hoặc ngời đợc uỷ quyền) ký duyệt. Thủ kho căn
cứ vào lợng tồn kho để xuất kho đồng thời ghi số thực xuất vào phiếu
xuất kho và ký vào chứng từ. Ngời nhận hàng ký vào phiếu xuất kho.
Hai liên phiếu xuất kho đợc luân chuyển nh sau:
Liên 1: Lu tại gốc.
Liên 2: Thủ kho giữ lại để ghi thẻ kho chuyển cho bộ phận kế
toán nguyên vật liệu để ghi giá và ghi số kế toán (chi tiết và tổng hợp).
Các ph ơng pháp hạch toán .
Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là việc phản ánh cả về giá trị, số
lợng, chất lợng của từng thứ (từng danh điểm) vật liệu theo từng kho và
từng ngời phụ trách vật chất. Trong thực tế hiện nay có ba phơng pháp
hạch toán chi tiết nguyên vật liệu sau đây:
a- Ph ơng pháp thẻ song song.
* ở kho: Thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất,
tồn kho nguyên vật liệu về mặt số lợng trên cơ sở các chứng từ nhập,
xuất, tính ra số tiền kho. Thẻ kho đợc mở cho từng danh điểm vật t. Cuối

tháng, thủ kho tiến hành tổng cộng số nhập, xuất, tính ra số tiền kho về
mặt số lợng theo từng danh điểm vật t.
- 10 -
Phạm Thanh Trầm
*ở phòng kế toán : Kế toán vật t mở thẻ kế toán chi tiết vật t cho
từng danh điểm vật t tơng ứng với thẻ kho mở ở kho. Thẻ này có nội dung
tơng tự thẻ kho, chỉ khác là theo dõi cả về mặt giá trị. Hàng ngày hoặc
định kỳ khi nhận đợc chứng từ nhập, xuất kho do thủ kho chuyển tới, kế
toán vật t phải kiểm tra, đối chiếu và ghi đơn giá hạch toán vào thẻ kế
toán chi tiết vật t và tính ra số tiền. Sau đó, lần lợt ghi các nghiệp vụ
nhập, xuất vào thẻ kế toán chi tiết vật t có liên quan. Cuối tháng, tiến
hành cộng thử và đối chiếu với thẻ kho. Để đối chiếu giữa kế toán tổng
hợp và chi tiết, kế toán phải căn cứ vào các thẻ kế toán chi tiết để lập
bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho về giá trị của từng loại vật t. Số liệu
của bảng này đợc đối chiếu với số liệu của phần kế toán tổng hợp.
- 11 -
Phạm Thanh Trầm
Sơ đồ1: Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phơng pháp
Thẻ song song
Phiếu xuất kho Bảng tổng hợp nhập
Thẻ xuất ,tồn kho vật t
hoặc
Thẻ kho sổ
Chi tiết Kế toán
Vật t tổng hợp
Phiếu xuất kho
Ghi chú : Ghi hàng ngày
Quan hệ đối chiếu
Ghi cuối tháng
- Ưu điểm : Đơn giản dễ ghi chép, dễ kiểm tra,dễ đối chiếu

- Nhợc điểm: Ghi chép trùng lập
- Phạm vi áp dụng: Phơng pháp thẻ song song chỉ thích hợp với các doanh
nghiệp có ít loại vật t.
b) Ph ơng pháp sổ số d .
2 * ở kho: Giống phơng pháp trên. Định kỳ sau khi ghi thẻ kho, thủ
kho phải tật hợp toàn bộ chứng từ nhập, xuất kho phát sinh theo từng vật
liệu qui định Sau đó lập phiếu giao nhận chứng từ và nộp cho kế toán
kèm theo các chứng từ nhập, xuất vật t. Trớc ngày cuối tháng, kế toán
giao sổ số d cho thủ kho đẻ ghi số lợng vật liệu tồn kho cuối tháng theo
từng danh điểm vật liệu. Ghi xong thủ kho phải gửi về phòng kế toán để
kiểm tra và tính thành tiền.
3 * ở phòng kế toán: Định kỳ sau khi nhận đợc chứng từ nhập, xuất
nguyên vật liệu của thủ kho chuyển đến. Kế toán tiến hành kiểm tra và
tính giá theo từng chứng từ (Giá hạch toán), tổng cộng số tiền và ghi vào
cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ. Đồng thời ghi số tiền vừa tính
đợc của từng nhóm vật t (nhập riêng, xuất riêng) vào bảng kê luỹ kế
nhập, xuất, tồn vật t... Bảng này đợc mở cho từng kho, mỗi kho một tờ,
đợc ghi trên cơ sở các phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất vật t.
- 12 -
Phạm Thanh Trầm
Tiếp đó, cộng số tiền nhập, xuất trong tháng và dựa vào số d đầu
tháng để tính ra số d cuối tháng của từng nhóm vật t. Số d này đợc dùng
để đối chiếu với cột số tiền trên sổ số d (Số liệu trên sổ số d do kế
toán vật t tính bằng cách lấy số lợng tồn kho x giá hạch toán)
Sơ đồ2 : Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phơng pháp
Sổ số d
Phiếu giao nhận
Chứng từ nhập chứng từ gốc
Sổ số d
Bảng luỹ kế nhập

Thẻ kho xuất, tồn kho VNL
Kế toán tổng hợp
Chứng từ xuất Phiếu giao nhận
Chứng từ xuất
Ghi chú : Ghi hàng tháng
Quan hệ đối chiếu
Ghi cuối tháng
-Ưu điểm: Để theo dõi cả về số lợng và giá trị.
-Nhợc điểm: Công việc phải dồn vào cuối tháng.
-Phạm vi áp dụng: Phơng pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có
quy mô sản xuất lớn , nhiều chủng loại nguyên vật liệu.
c) Ph ơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển
4 * ở kho: Mở thẻ kho (Số chi tiết) giống phơng pháp thẻ song song
ở trên.
* ở phòng kế toán: Kế toán nguyên vật liệu mở sổ đối chiếu luân
chuyển để hạch toán số lợng và số tiền của từng thứ (danh điểm) vật t
theo từng kho. Số này ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng trên cơ sở
tổng hợp chứng từ nhập, xuất phát sinh trong tháng của từng thứ vật t,
mỗi thứ chỉ ghi một lần trong sổ. Cuối tháng, đối chiếu số lợng vật t trên
- 13 -
Phạm Thanh Trầm
số đối chiếu luân chuyển với thẻ kho, đối chiếu số tiền với kế toán tổng
hợp.
Sơ đồ3 : Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phơng pháp
Sổ đối chiếu luân chuyển
Phiếu nhập kho Bảng kê nhập
Sổ đối chiếu
Luân chuyển Kế toán
Thẻ kho tổng hợp
Phiếu xuất kho Bảng kê xuất

Ghi chú : Ghi hàng ngày
Quan hệ đối chiếu
Ghi cuối tháng
- Ưu điểm: phơng pháp này đơn giản, dễ hiểu, dễ đối chiếu và kiểm
tra
- Nhợc điểm: Việc ghi chép vẫn trùng lặp giữa kho và phòng kế toán
chỉ tiêu số lợng .
- Phạm vi áp dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp có chủng loại
nguyên vật liệu phong phú, đa dạng, mật độ nhập, xuất dày đặc...
3 - Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu
Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu là việc mở các tài khoản tổng
hợp ghi số tình hình biến động về mặt giá trị của nguyên vật liệu trên
các sổ kế toán tổng hợp . Hiện nay các doanh nghiệp có thể lựa chọn một
trong hai phơng pháp hạch toán tổng hợp là phơng pháp kê khai thờng
xuyên và phơng pháp kiểm kê định kỳ. Việc sử dụng phơng pháp nào là
tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp, vào yêu cầu của
công tác quản lý và vào trình độ cán bộ kế toán cũng nh vào quy định
của chế độ kế toán hiện hành .
a -Khái niệm và tài khoản sử dụng
*Khái niệm: Phơng pháp kê khai thờng xuyên là phơng pháp theo
dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm hàng tồn kho
một cách thờng xuyên, liên tục trên các tài khoản, phản ánh từng loại
hàng tồn kho, theo phơng pháp này tại bất kỳ thời điểm nào kế toán cũng
- 14 -
Phạm Thanh Trầm
có thể xác định đợc lợng nhập, xuất, tồn kho từng loại hàng tồn nói
chung và nguyên vật liệu nói riêng
* Tài khoản sử dụng:
+ Tài khoản 152 - Nguyên vật liệu
Tài khoản này dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng, giảm

của các loại nguyên vật liệu theo giá thực tế, có thể mở chi tiết theo
từng loại, nhóm thứ...tuỳ theo yêu cầu quản lý và phơng tiện tính toán.
Kết cấu tài khoản:
Bên nợ: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh tăng của nguyên vật liệu
trong kỳ, giá thực tế (xuất dùng, xuất bán, xuất góp vốn liên doanh thiêú
hụt, giảm giá đợc hởng. . .)
D nợ: Giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho (đầu hoặc cuối kỳ)
Bên có: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh giảm của nguyên vật liệu
trong kỳ.
+) Tài khoản 151 - Hàng mua đang đi đờng
Tài khoản này dùng để theo dõi các loại nguyên vật liệu, công cụ,
hàng hoá ... mà doanh nghiệp mua hay chấp nhận mua, đã thuộc quyền
sở hữu của doanh nghiệp nhng cuối tháng cha về nhập kho (kể cả số
đang gửi kho ngời bán)
Kết cấu tài khoản :
Bên nợ: Phản ánh giá trị hàng đi đờng tăng.
Bên có: Phản ánh giá trị hàng đi đờng kỳ trớc đã nhập kho hay
chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng.
D nợ: Giá trị hàng đi đờng (đầu hoặc cuối kỳ)
Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài
khoản liên quan khác nh 133,331,111,112 . .
b - Ph ơng pháp hạch toán .
b1- Hạch toán theo phơng pháp kê khai thờng xuyên
*Sơ đồ4 : Sơ đồ hạch toán kế toán tổng hợp tình hình biến động của
nguyên vật liệu theo phơng pháp Kê khai thờng xuyên
( Doanh nghiệp tính thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ)
TK111,112,
311,331 TK151 TK152,153 TK515 TK111,112,331
G i á h o á đ ơ n c ủa v ậ t G iá h oá đ ơn c ủa v ật l iệ u , C h iế t kh ấ u t h a n h
li ệ u , côn g đ a n g đ i c ô n g cụ đ ang đ i đờ n g đ ã

đờ n g cu ố i th á n g v ề n h ập kh o t o án đợ c hở n g
TK1 3 3 T K133
- 15 -
Phạm Thanh Trầm
T h uế G T G T đợ c T h u ế G TG T t ơ n g ứn g
k h ấu t r ừ k h ô ng đợc k hấ u trừ
G i á t h ự c t ế củ a v ật l iệu , c ông cụ m ua n g oài Ch iết k hấu t hơ n g mại g iảm g i á h àng mu a
nh ậ p kh o t r ả l ại n gờ i b á n
TK41 1 TK1 2 8 , 222
Gi á t hự c tế c ủa v ậ t l i ệ u , c ô n g cụ n hập k h o d o G i á t h ự c t ế v ậ t liệ u , c ôn g c ụ g ó p liê n d o a nh ,
đợ c cấp n hận g óp v ố n li ê n do a n h, v ố n c ổ p hẩn liê n k ế t
TK12 8 ,22 2 TK 154
Giá th ự c tế v ật l iệu , c ông cụ n hận l ạ i v ốn Gi á t hự c tế v ật l i ệ u , c ô n g cụ x u ất k h o để tự
góp l iê n doan h , li ê n kế t c h ế b iế n h oặc t hu ê n goà i ch ế biế n
TK71 1 T K 6 21 , 6 2 7,6 4 1, 64 2
G i á t h ự c t ế củ a v ật l iệu , c ông cụ đ ợ c t à i t rợ , Giá t h ực t ế v ậ t l i ệ u , c ô n g cụ x u ất d ù ng c h o
b i ế u t ặ n g s ả n xu ấ t k i n h d o a n h
TK15 4 T K 1 4 2 ,24 2 T K 627, 6 41 ,64 2
G i á t h ực t ế củ a vậ t l i ệu t ự c hế h oặc t h uê G i á t h ực t ế c ô ng c ụ Phâ n bổ d ần c ô ng c ụ
n g oài chế b iến n hậ p k h o xu ấ t k ho 2 l ầ n ha y vào c hi p hí s ả n xuấ t
TK 6 3 2 T K338 (1) n h iề u l ầ n k i n h do a nh
Xử l ý g i á tr ị vậ t l iệ u ,Gi á thự c tế c ủa v ật l i ệ u Gi á thự c tế c ôn g cụ x u ất k h o the o
c ô n g cụ t hừ a c ô n g c ụ t hừa c h ờ xử l ý phơ ng p h á p p hân b ổ 1 0 0 %
T K 138( 1) T K 334 , 1 38(8 ) ,632
TK4 1 2 G i á t h ự c t ế củ a X ử lý g iá tr ị vật l iệu
Ch ê nh l ệc h tăn g do đ á nh g i á l ạ i v ậ t v ậ t liệ u , c ôn g c ụ côn g cụ t h i ế u
l iệu , c ông cụ th iế u c h ờ xử l ý TK 4 1 2
C h ê nh lệ ch g i ả m d o đán h
giá lại vật l iệ u, c ông c ụ
b2- Hạch toán theo phơng pháp kiểm kê định kỳ.

Khái niệm và tài khoản sử dụng
*Khái niệm: Phơng pháp kiểm kê định kỳ là phơng pháp không theo
dõi một cách thờng xuyên, liên tục về tình hình biến động của các loại
vật t, hàng hoá, sản phẩm trên các tài khoản không phản ánh từng loại
hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của
chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lợng tồn kho thực tế. Từ đó
- 16 -
Phạm Thanh Trầm
xác định lợng xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác
trong kỳ theo công thức.
Giá trị vật Giá trị vật Tổng giá trị Giá trị vật
liệu xuất = liệu tồn kho + vật liệu tăng - liệu tồn kho
Trong kỳ. đầu kỳ thêm trong kỳ cuối kỳ
*Tài khoản sử dụng:
-Tài khoản 611- Mua nguyên vật liệu (Tiểu khoản 611.1- mua
nguyên vật liệu): Dùng để theo dõi tình hình thu mua, tăng, giảm nguyên
vật liệu theo giá thực tế (giá mua và chi phí thu mua)
Bên nợ: Phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ và tăng
thêm trong kỳ.
Bên có: Phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu xuất dùng, xuất bán,
thiếu hụt trong kỳ và tồn kho cuối kỳ, đồng thời phản ánh các khoản
giảm giá đợc hởng hay trả lại cho ngời bán.
Tài khoản này không có số d cuối kỳ.
-Tài khoản: 152: Nguyên vật liệu
-Tài khoản: 151: Hàng mua đi đờng
Ngoài ra trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài
khoản khác có liên quan nh : 133, 331, 111,112. Các tài khoản này có
nội dung và kết cấu giống nh phơng pháp kê khai thờng xuyên.
*Sơ đồ5: Sơ đồ hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp
Kiểm kê định kỳ

T K1 51 T K6 11 TK515 TK11, 112, 33 1
K ết ch uyển gi á t hự c tế c ủa v ật liệu, công C hi ết khấu thanh toán
c ụ đang đ i đờ ng n hậ p kh o đợc h ởn g
TK 13 3
TK152 ,153 Th uế GTG T kh ôn g
K ết chuyển gi á th ực t ế củ a vật đợc khấ u tr ừ
- 17 -
Phạm Thanh Trầm
l iệ u, c ôn g cụ t ồn k ho đầu k ỳ Ch iế t kh ấu t hơng m ại g iả m giá
TK111 ,112, 311,3 31 TK 62 1, 62 7,641, 64 2
G iá thự c tế c ủa v ật l iệ u, c ôn g cụ m ua Giá t hự c tế c ủa v ật liệu đẫ sử dụng
vào t ro ng k ỳ tr on g kỳ d o sả n xuấ t kinh d oa nh
TK 133
Thuế G TG T đẫ
đ ợc k hấ u trừ TK 14 2,242 TK 62 7, 64 1,642
TK411 ,711 G iá thực tế củ a c ông Ph ân bổ dầ n gi á
G iá thự c tế v ật liệ u, c ông cụ đợc cấ p c ụ đã s ử d ụn g tr on g kỳ tr ị cô ng c ụ, d ụn g
nhận , gó p liên d oa nh, đợc t ài trợ , (giá t rị lớn) cụ
biếu t ặn g G iá tr ị thực t ế của cô ng c ụ đã s ử dụng
tr on g kỳ (Gi á t rị nhỏ)
TK l iê n q ua n khác Tk 15 1, 15 2,153
Giá th ực t ế vật li ệu, cô ng cụ nhập G iá thực tế vật l iệ u, c ôn g cụ đang
từ c ác n gu ồn kh ác đi đờn g và t ồn k ho cuối kỳ
4- Tổ chức Sổ sách kế toán trong hạch toán kế toán nguyên vật liệu
Hệ thống sổ kế toán trong doanh nghiệp đợc xây dựng để theo dõi
tất cả các hoạt động sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp. Nhng trong
phạm vi đề tài này, em chỉ xem xét hệ thống sổ kế toán sử dụng trong
hạch toán nguyên vật liệu. Tuỳ theo điều kiện cụ thể mà doanh nghiệp có
thể áp dụng hình thức sổ kế toán tổng hợp cho phù hợp với mô hình hoạt
động của Công ty mình.

- 18 -
Phạm Thanh Trầm
a- Hình thức Nhật ký Sổ cái.
Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu theo hình thức này theo dõi trên
Nhật ký - Sổ cái và các chi tiết nguyên vật liệu.
Hình thức này đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra, đối chiếu áp dụng
thích hợp ở các đơn vị kế toán nhỏ, ít nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Tuy
nhiên, nó có nhiều nhợc điểm lớn là không áp dụng đợc ở các đơn vị
kinh tế vừa và lớn, hệ thống sổ chi tiết tách rời tổng hợp.
* Sơ đồ 6 : Sơ đồ hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo hình thức
Nhật ký - Sổ cái
b- Hình thức nhật ký chung .
- 19 -
Chứng từ gốc
Hoá đơn.
- Phiếu nhập, xuất kho
Báo cáo tài chính
Sổ kế toán
Chứng từ gốc
Bảng tổng hợp
Nhập, xuất, tồn
NVL
Bảng tổng hợp
chi tiết NVL
Nhật ký- Sổ cái
Tk 152 (611)
: Ghi hàng ngày.
: Ghi cuối kỳ.
: Quan hệ đối chiếu
Phạm Thanh Trầm

Theo hình thức này, việc hạch toán nguyên vật liệu đợc thực hiện
trên sổ NKC, Sổ Cái NVL, Sổ chi tiết NVL, Sổ nhật ký chuyên
dùng.
Hình thức ghi sổ này có thuận lợi khi đối chiếu, kiểm tra chi tiết
theo chứng từ gốc cho việc sử dụng máy tính. Tuy nhiên một số nghiệp vụ
trừng lặp, do vậy cuối tháng mới ghi vào sổ cái.
* Sơ đồ 7 : Sơ đồ hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo hình thức
Nhật ký chung"

- 20 -
: Ghi hàng ngày.
: Ghi cuối kỳ.
: Quan hệ đối chiếu
Ghi chú:
Chứng từ gốc
- Hoá đơn.
- Phiếu nhập, xuất kho
Báo cáo tài chính
Sổ kế toán
NVL
Bảng tổng hợp
Nhập, xuất, tồn
Sổ nhật ký chung
Sổ cái
Tk 152 (611)
Nhật ký mua
hàng
Bảng cân đối
Số phát sinh
Phạm Thanh Trầm

c- Hình thức chứng từ ghi sổ.
Theo hình thức này, việc hạch toán nguyên vật liệu đợc thực hiện trên
các chứng từ ghi sổ, sổ cái tài khoản nguyên vật liệu, sổ chi tiết.
Với hình thức này, u điểm là dễ làm, dễ kiểm tra, đối chiếu
* Sơ đồ 8 : Sơ đồ hạch toán nguyên vật liệu theo hình thức
Chứng từ ghi sổ
- 21 -
Sổ kế toán
NVL
: Ghi hàng ngày.
: Ghi cuối kỳ.
: Quan hệ đối chiếu
Ghi chú:
Chứng từ gốc
- Hoá đơn.
- Phiếu nhập, xuất kho
Bảng tổng hợp
Nhập, xuất, tồn
NVL
Bảng tổng hợp
chứng từ gốc
Chứng từ ghi
sổ
Sổ đăng ký
Chứng từ ghi
Báo cáo tài chính
Bảng cân đối
Số phát sinh
Sổ cái
Tk 152(611)

Phạm Thanh Trầm
d - Hình thức Nhật Ký - Chứng Từ
Theo hình thức này nguyên vật liệu đợc theo dõi trên các Nhật Ký - Chứng Từ ,
Sổ chi tiết , Bảng kê , Bảng phân bổ.
*Sơ đồ 9: Sơ đồ hạch toán nguyên vật liệu theo hình thức
Nhật ký - chứng từ
- 22 -
Sổ kế toán
chi tiết
NVL
Chứng từ xuất
- Phiếu xuất
Bảng tổng hợp
Nhập, xuất,
tồn
NVL
Bảng phân bổ
Số 2 (NVL)
Bảng kê số
4, 5, 6
Bảng kê số 3
Báo cáo tài chính
Sổ cáI
Tk 152(611)
NKCT số 7
Chứng từ nhập
Hoá đơn
Phiếu nhập
Sổ chi tiết
TK 331

NKCT số
1, 2,3,4..
NKCT số 5
Phạm Thanh Trầm
Ch ơng II
Thực trạng hạch toán nguyên vật liệu
tại Công ty TNHH Bảo yến
I- KháI quát chung về tình hình của công ty
1- Giới thiệu về công ty.
Công ty TNHH Bảo Yến là một đơn vị kinh tế hạch toán độc lập, có đầy đủ t cách
pháp nhân, có quan hệ đối nội đối ngoại tốt và có con dấu riêng.
Công ty mở tài khoản giao dịch tại các ngân hàng theo quy định của pháp luật.
* Trụ sở giao dịch chính của Công ty :
Tổ 27 Khu Ga- Thị trấn Văn Điển- Thanh Trì -Hà Nội
Nơi Giao dịch phụ:
Dự án khu đô thị mới Đại Kim- Định Công- Xóm mới- Thôn đại Từ- Xã Đại Kim-
Thanh Trì -Hà Nội.
* Các ngành nghề kinh doanh của Công ty gồm :
- Xây dựng các công trình giao thông .
- Sản xuất vật liệu xây dựng .
- Kinh doanh t liệu sản xuất , hàng tiêu dùng.
- Xây dựng dân dụng , xây dựng công nghệ , xây dựng hạ tầng kỹ thuật , trang trí nội
ngoại thất .
- Lắp đặt hệ thống thông gió và cấp thoát nớc .
- Xây dựng đờng dây và trạm biến áp dới 35 Kv
- Kinh doanh bất động sản , kinh doanh dịch vụ vệ sinh môi trờng.
- Sản xuất và kinh doanh nớc sạch , nớc tinh khiết .
2 - Quá trình hình hành và phát triển của Công ty
- Ngày 31/10/1995. Công ty đợc cấp giấy phép đăng ký kinh doanh số :
040605 do trọng tài kinh tế thành phố Hà Nội cấp.

- Ngày 31/12/1996. Công ty đợc cấp giấy phép thành lập số: 01063/GP-UB do
uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội cấp.
- 23 -
Phạm Thanh Trầm
- Từ năm 1996 đến năm 2000 công ty chủ yếu làm các công trình của huyện
Thanh Trì nh : Trờng học , Nhà ở
Từ năm 2000 đến năm 2005, Công ty chủ yếu đầu t vào 2 dự án khu đô thị mới là: Khu
Đại Kim - Định Công và khu Dịch Vọng - Cầu Giấy.
- Vốn điều lệ của Công ty là : 3.445.000.000 đồng (Ba tỷ bốn trăm bốn mơi lăm triệu
đồng chẵn).
Trong đó : + Vốn điều lệ khi thành lập doanh nghiệp : 630.200.000 đồng
( Năm trăm ba mơi triệu hai trăm ngàn đồng chẵn )
+ Tăng vốn bổ sung vào ngày 16/11/1998 là : 1.915.000.000 đồng
( Một tỷ chín trăm mời lăm triệu đồng chẵn )
Trong đó : + Vốn cố định : 1.815.000.000 đồng ( Một tỷ tám trăm mời năm
đồng triệu đồng chẵn ).
+ Vốn lu động : 900.000.000 đồng ( chín trăm trăm triệu đồng chẵn).
* Những thành tích mà Công ty đã đạt đợc trong những năm qua:
- 02 bằng khen chính phủ tặng Do thành tích hoạt động năng động của Doanh
nghiệp
- 10 giấy khen cấp thành phố tặng .
+Trong đó
- 06 giấy khen về tổ chức công đoàn xuất sắc
- 04 giấy khen về thành tích hoạt động năng động, hiệu quả.
- 05 giấy khen về cấp ngành ,cấp bộ.
3 - Nhiệm vụ và mục tiêu hoạt động chủ yếu của Công ty
- Nhiệm vụ chủ yếu của Công ty
Nhiệm vụ phát triển và tăng trởng kinh tế là nhiệm vụ mà Công ty luôn đặt lên hàng
đầu. Vì vậy công ty đã đặt ra mục tiêu là phải đạt từ 10 20%. Coi trọng hiệu quả sản
xuất kinh doanh phấn đấu đạt tỷ lệ lợi nhuận trên doanh thu từ 1,7 đến 2.7% , cải thiện

đời sống của ngời lao động. Đầu t có trọng điểm cơ sở vật chất, kỹ thuật, phục vụ xây lắp
và sản xuất, bổ sung lực lợng cán bộ kỹ thuật, nhân viên kinh tế trẻ, đào tạo đội ngũ nâng
cao năng lực lãnh đạo, năng lực quản lý từ Công ty tới các đơn vị thành viên.
- 24 -
Phạm Thanh Trầm
- Mục tiêu hoạt động chủ yếu của Công ty .
Nhằm đảm bảo đợc thế mạnh, uy tín của mình, Công ty đã đề ra mục tiêu phấn đấu hết
mình để giữ cân đối tài chính, tìm kiếm lợi nhuận, phát huy đợc lợi thế vế nguồn vốn, trí
tuệ của các thành viên. Coi trọng hiệu quả kinh tế lấy thu bù chi, phấn đấu giảm chi phát
để tăng lợi nhuận. Hài hoà đợc lợi ích của Công ty đối với ngời lao động, tạo công ăn,việc
làm ổn định cho ngời lao động.
Trong 10 năm hoạt động (Từ năm 1995 đến năm 2005 ), Công ty đã đúc rút đợc
nhiều kinh nghiệm sau mỗi công trình. Chỉ có mốc thời gian là đáng tin cậy nhất cho các
doanh nghiệp khi đánh giá về họ.
Bảng 1: Kết quả hoạt động kinh doanh
(Trang sau)
Bảng 2: Bảng cân đối kế toán
(Trang sau)
- 25 -