Tài liệu QUY CHẾ VỀ CÔNG BỐ THÔNG TIN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN pdf

QUY CHẾ VỀ CÔNG BỐ THÔNG TIN
CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN XYZ
(Ban hành kèm theo Quyết định số ……./QĐ-HĐQT-2010 ngày __/__/____
của Hội đồng quản trị Công ty Cổ phần XYZ)
CHƯƠNG I : NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1 : Mục đích của việc công bố thông tin
Việc công bố thông tin theo quy định của Quy chế này nhằm công
khai các hoạt động sản xuất kinh doanh, đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp
của các cổ đông Công ty Cổ phần XYZ (dưới đây gọi tắt là Công ty) đồng
thời thực hiện nghĩa vụ báo cáo thông tin theo quy định của pháp luật về
chứng khoán đối với các tổ chức niêm yết.
Điều 2 : Phạm vi áp dụng
Quy chế này được áp dụng trong toàn Công ty và có hiệu lực thi hành
đối với các thành viên Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc, Ban kiểm soát, các
Phòng, Ban, Trung tâm, các Công ty con, các chi nhánh, văn phòng đại diện
của Công ty và các cá nhân có liên quan.
Điều 3 : Yêu cầu thực hiện công bố thông tin
3.1. Việc công bố thông tin phải đầy đủ, chính xác và kịp thời theo
quy định của pháp luật.
3.2. Việc công bố thông tin phải do Tổng Giám đốc, là người đại diện
theo pháp luật của Công ty hoặc người được Tổng Giám đốc ủy quyền công
bố thông tin thực hiện. Tổng Giám đốc Công ty phải chịu trách nhiệm về nội
dung thông tin do người được Tổng Giám đốc ủy quyền công bố thông tin
công bố.
Công ty phải làm thủ tục đăng ký người được ủy quyền thực hiện
công bố thông tin (nếu có) theo mẫu quy định phụ lục 1 kèm theo Thông tu
09/2010/TT-BTC ngày 15/01/2010. Trường hợp thay đổi người được ủy
quyền công bố thông tin, Công ty phải thông báo bằng văn bản cho Ủy ban
chứng khoán nhà nước (UBCKNN), Sở giao dịch chứng khoán (SGDCK) ít
nhất năm (5) ngày làm việc trước khi có sự thay đổi.
Trường hợp có bất kỳ thông tin nào làm ảnh hưởng đến giá chứng

khoán thì Tổng Giám đốc Công ty hoặc người được Tổng Giám đốc ủy
quyền công bố thông tin phải xác nhận hoặc đính chính thông tin đó trong
1/10
thời hạn hai mươi bốn (24) giờ, kể từ khi nhận được thông tin đó hoặc theo
yêu cầu của cơ quan quản lý.
Người không được Tổng Giám đốc ủy quyền công bố thông tin không
được tự ý công bố thông tin thay mặt cho Công ty. Cá nhân vi phạm sẽ phải
chịu trách nhiệm trước pháp luật và phải đền bồi mọi tổn thất gây ra cho
Công ty do việc tự ý công bố thông tin mà không được ủy quyền gây ra.
3.3. Việc công bố thông tin phải được thực hiện đồng thời với việc
báo cáo UBCKNN, SGDCK về nội dung thông tin công bố.
3.4. Ngày nộp báo cáo công bố thông tin là ngày gửi tính theo dấu của
bưu điện, ngày gửi fax, gửi thư điện tử (email), ngày công khai trên trang
thông tin điện tử (website) của Công ty hoặc là ngày ghi trên giấy biên nhận
nộp báo cáo công bố thông tin.
3.5. Trường hợp có sự thay đổi nội dung thông tin đã công bố, Công
ty phải đồng thời báo cáo và có văn bản giải trình cho UBCKNN.
Điều 4 : Phương tiện và hình thức công bố thông tin
4.1. Việc công bố thông tin được thực hiện qua các phương tiện công
bố thông tin sau :
- Báo cáo thường niên, trang thông tin điện tử (website) và các ấn
phẩm khác của Công ty (nếu có)
- Các phương tiện công bố thông tin của UBCKNN bao gồm : trang
thông tin điện tử, bản tin và các ấn phẩm khác của UBCKNN.
- Các phương tiện công bố thông tin của SGDCK bao gồm : bản tin
thị trường chứng khoán, trang thông tin điện tử của SGDCK, bảng hiển thị
điện tử tại SGDCK.
- Các phương tiện thông tin đại chúng khác theo quy định của pháp
luật.
4.2. Các tài liệu, báo cáo gửi cho UBCKNN, SGDCK được thể hiện

dưới hình thức văn bản và dữ liệu điện tử, theo hướng dẫn của UBCKNN và
SGDCK.
4.3. Công ty lập trang thông tin điện tử tại địa chỉ : www.xyz.com.
Theo quy định của pháp luật, trang thông tin điện tử này phải có các chuyên
mục về quan hệ cổ đông, trong đó phải có Điều lệ Công ty, Quy chế quản trị
nội bộ, Báo cáo thường niên, Báo cáo tài chính định kỳ phải công bố theo
quy định và các vấn đề liên quan đến kỳ họp Đại hội đồng cổ đông. Ngoài
ra, trang thông tin điện tử phải thường xuyên cập nhật các thông tin phải
công bố theo quy định tại Thông tư 09/2010/TT-BTC ngày 15/01/2010.
Công ty phải thông báo với UBCKNN, SGDCK và công khai về địa
chỉ trang thông tin điện tử và mọi thay đổi liên quan đến địa chỉ này.
2/10
Điều 5 : Tạm hoãn công bố thông tin
5.1. Trường hợp việc công bố thông tin không thể thực hiện đúng thời
hạn vì những lý do bất khả kháng, Công ty phải báo cáo UBCKNN, SGDCK
và phải thực hiện công bố thông tin ngay sau khi sự kiện bất khả kháng đã
được khắc phục.
5.2. Việc tạm hoãn công bố thông tin phải được công bố trên phương
tiện công bố thông tin của UBCKNN, SGDCK và của Công ty, trong đó nêu
rõ lý do của việc tạm hoãn công bố thông tin.
CHƯƠNG II : CÁC THÔNG TIN CẦN CÔNG BỐ
Điều 6 : Công bố thông tin định kỳ
6.1. Chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày báo cáo tài chính năm của Công
ty được kiểm toán bởi tổ chức kiểm toán độc lập được chấp thuận.
6.2. Nội dung công bố thông tin định kỳ về Báo cáo tài chính năm
được quy định như sau :
- Nội dung công bố thông tin về báo cáo tài chính năm bao gồm :
Bảng cân đối kế toán; Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh; Báo cáo lưu
chuyển tiền tệ; Bản thuyết minh báo cáo tài chính theo quy định của pháp
luật về kế toán và Báo cáo kiểm toán.

-Trường hợp Công ty có các công ty con thì nội dung công bố thông
tin về báo cáo tài chính năm bao gồm : Báo cáo tài chính của Công ty và
Báo cáo tài chính hợp nhất theo quy định của pháp luật kế toán
- Ngày hoàn thành báo cáo tài chính năm chậm nhất là chín mươi (90)
ngày, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm theo quy định của Luật kế toán.
- Công ty phải lập và công bố Báo cáo thường niên theo mẫu tại Phụ
lục 02 kèm theo Thông tư 09/2010/TT-BTC ngày 15/01/2010 và công bố
chậm nhất là hai mươi (20) ngày, kể từ ngày kết thúc thời hạn hoàn thành
Báo cáo tài chính năm.
- Báo cáo tài chính năm, Báo cáo thường niên của Công ty được lập
bằng tiếng Việt (và bản dịch tiếng Anh, nếu có) phải công bố trên các ấn
phẩm, trang thông tin điện tử của Công ty và lưu giữ ít nhất mười (10) năm
tại trụ sở chính của Công ty để nhà đầu tư tham khảo.
- Công ty phải công bố đầy đủ nội dung thông tin về Báo cáo tài chính
năm trên phương tiện công bố thông tin của UBCKNN và SGDCK; đồng
thời đăng tải toàn văn Báo cáo kiểm toán về báo cáo tài chính năm trên một
(1) số báo có phạm vi phát hành trong toàn quốc, kèm theo địa chỉ trang
thông tin điện tử đăng tải toàn bộ Báo cáo tài chính hoặc địa chỉ cung cấp
báo cáo tài chính để nhà đầu tư tham khảo.
3/10
6.3. Công ty công bố thông tin định kỳ về báo cáo tài chính quý được
lập bằng tiếng Việt (và bản dịch tiếng Anh, nếu có) trong thời hạn hai mươi
lăm (25) ngày, kể từ ngày kết thúc quý.
Trường hợp Công ty có công ty con thì phải lập báo cáo tài chính hợp
nhất và thời hạn công bố thông tin là năm mươi (50) ngày, kể từ ngày kết
thúc quý.
Nội dung cụ thể như sau :
a. Nội dung công bố thông tin về báo cáo tài chính quý của Công ty
bao gồm : Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo
cáo lưu chuyển tiền tệ, Bản thuyết minh báo cáo tài chính theo quy định của

pháp luật về kế toán
b. Trường hợp lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp tại báo cáo
kết quả hoạt động kinh doanh giữa kỳ báo cáo so với cùng kỳ báo cáo năm
trước có biến động từ mười phần trăm (10%) trở lên, Công ty phải giải trình
rõ nguyên nhân dẫn đến những biến động bất thường đó trong báo cáo tài
chính quý;
c. Trường hợp Công ty có Công ty con thì Công ty phải nộp cho
UBCKNN, SGDCK báo cáo tài chính quý của công ty mẹ và báo cáo tài
chính hợp nhất theo quy định của pháp luật về kế toán.
d. Công ty phải công bố việc nộp báo cáo tài chính quý thông qua
phương tiện công bố thông tin của UBCKNN, SGDCK đồng thời ghi rõ địa
chỉ liên kết tới trang thông tin điện tử đăng tải toàn bộ báo cáo tài chính quý
hoặc địa chỉ cung cấp báo cáo tài chính quý để nhà đầu tư tham khảo.
đ. Báo cáo tài chính quý của Công ty phải công bố trên các ấn phẩm,
trang thông tin điện tử của Công ty và phải lưu trữ ít nhất trong vòng mười
(10) năm tiếp theo tại trụ sở chính của Công ty để nhà đầu tư tham khảo.
6.4. Công ty phải lập và công bố thông tin về báo cáo tài chính bán
niên (sáu tháng đầu năm) đã được soát xét bởi tổ chức kiểm toán được chấp
thuận (và bản dịch tiếng Anh, nếu có) trong thời hạn bốn mươi lăm (45)
ngày, kể từ ngày kết thúc Quý 2 hàng năm.
Trường hợp Công ty có công ty con thì phải lập báo cáo tài chính hợp
nhất và phải công bố thông tin trong thời hạn sáu mươi (60) ngày, kể từ ngày
kết thúc Quý 2 hàng năm.
Báo cáo tài chính bán niên kèm theo toàn bộ báo cáo kết quả công tác
soát xét báo cáo tài chính bán niên phải được công bố trên phương tiện công
bố thông tin của UBCKNN, SGDCK và trang thông tin điện tử của Công ty
và phải lưu trữ ít nhất trong vòng mười (10) năm tiếp theo tại trụ sở chính
của Công ty để nhà đầu tư tham khảo.
6.5. Công ty phải công bố đầy đủ toàn bộ tài liệu họp Đại hội đồng cổ
đông thường niên : thông báo mời họp, mẫu chỉ định đại diện theo ủy quyền

4/10
dự họp, chương trình họp, phiếu biểu quyết, các tài liệu thảo luận làm cơ sở
thông qua quyết định và dự thảo nghị quyết đối với từng vấn đề trong
chương trình họp trên trang thông tin điện tử đồng thời với việc gởi thông
báo cho các cổ đông trước khi khai mạc họp Đại hội cổ đông chậm nhất là
bảy (7) ngày làm việc.
Điều 7 : Công bố thông tin bất thường
7.1. Theo quy định của Luật Chứng khoán, Công ty cần công bố các
thông tin bất thường trong thời hạn hai mươi bốn (24) giờ, kể từ khi xảy ra
một trong các sự kiện sau đây :
a. Tài khoản của Công ty tại ngân hàng bị phong toả hoặc tài khoản
được phép hoạt động trở lại sau khi bị phong toả;
b. Công ty tạm ngừng kinh doanh;
c. Công ty bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy
phép thành lập;
d. Thông qua các quyết định của Đại hội đồng cổ đông theo quy định
tại Điều 104 Luật Doanh nghiệp;
đ. Quyết định của Hội đồng quản trị về việc mua lại cổ phiếu của
Công ty mình hoặc bán lại số cổ phiếu đã mua; về ngày thực hiện quyền
mua cổ phiếu của người sở hữu trái phiếu kèm theo quyền mua cổ phiếu,
hoặc ngày thực hiện chuyển đổi trái phiếu chuyển đổi sang cổ phiếu và các
quyết định liên quan đến việc chào bán theo quy định tại khoản 2 Điều 108
Luật Doanh nghiệp, kết quả các đợt phát hành riêng lẽ của Công ty ;
e. Có quyết định khởi tố đối với thành viên Hội đồng quản trị, Tổng
Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc, Kế toán trưởng của Công ty; có bản án,
quyết định của Toà án liên quan đến hoạt động của Công ty; có kết luận của
Cơ quan thuế về việc Công ty vi phạm pháp luật về thuế;
g. Quyết định của Đại hội đồng cổ đông hoặc Hội đồng quản trị về
mức cổ tức được trả;
h. Khi có sự thay đổi nhân sự chủ chốt của Công ty (thành viên Hội

đồng quản trị, Ban kiểm soát, Ban Tổng Giám đốc, Kế toán trưởng);
i. Công ty bị tổn thất tài sản có giá trị từ 10% vốn chủ sở hữu trở lên;
k. Nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông hoặc Hội đồng quản trị liên
quan đến vấn đề tăng, giảm vốn điều lệ; góp vốn có giá trị từ mười phần
trăm (10%) trở lên tổng tài sản của Công ty vào một tổ chức khác; góp vốn
có giá trị từ năm mươi phần trăm (50%) trở lên trên tổng vốn của công ty
nhận vốn góp;
l. Khi có các sự kiện có ảnh hưởng lớn đến hoạt động sản xuất, kinh
doanh hoặc tình hình quản trị của Công ty;
5/10