Tài liệu Các quy tắc vàng để làm việc ít mà hiệu quả cao pptx

Các quy tắc vàng để làm việc ít mà hiệu
quả cao
Nguyên Hằng


Thông thường, mọi người hay nghĩ rằng, để làm được nhiều việc, ban phải đầu tư nhiều
thời gian. Một người làm 10 tiếng một ngày sẽ làm được nhiều việc hơn đồng nghiệp của
anh ta, chỉ dành bảy tiếng cho công việc. Nói cách khác, làm việc nhiều đồng nghĩa với
hiệu quả cao.
Đây là một quan niệm chưa hẳn đã đúng, nhất là trong thời buổi có quá nhiều việc để làm
như hiện nay. Làm việc một cách thông minh sẽ tốt hơn làm việc chăm chỉ. Tất nhiên,
điều này không dễ dàng, đòi hỏi một người phải có khả năng tư duy sáng tạo để tìm ra
những phương pháp hiệu quả nhất trong công việc. Những quy tắc dưới đây sẽ giúp cho
những doanh nhân luôn than phiền “tôi không có thời gian” đạt được hiệu quả cao hơn
mà không phải làm dài thêm danh sách công việc của mình.
Quy luật 80/20
Nguyên tắc cơ bản nhất của quỵ luật 80/20 là chỉ cần dành một lượng đầu tư nhỏ để đạt
một kết quả lớn, 20% nỗ lực sẽ tạo ra 80% kết quả cuối cùng. Sử dụng quy luật này có
nghĩa là cần giảm đến mức tối thiểu thời gian bỏ ra đẻ đạt năng suất công việc cao nhất,
sao cho 20% việc bạn làm sẽ tạo ra 80% kết quả.
Để làm được điều này, không đơn giản là cắt giảm mọi thứ không trực tiếp dẫn đến kết
quả cuối cùng. Có những thứ không quan trọng lắm nhưng góp phần vào việc hoàn thành
công việc và bạn vẫn phải làm. Mục đích của quy luật 80/20 là buộc bạn phải trở nên
kiên quyết hơn trong việc cắt giảm những việc mất nhiều thời gian nhưng đóng góp
không nhiều trong việc hoàn thành công việc. Một vài gợi ý mà mọi người có thể áp
dụng:
•
Giảm thời gian dành cho email để đầu tư vào những việc quan trọng hơn.
•
Nói “không” với những người hứa hẹn nhiều nhưng không tạo ra hiệu quả
hoặc không đem lại lợi ích cho bạn.

•
Dành cho việc nghiên cứu những ý tưởng cốt lõi và những giai đoạn chính yếu
hơn là những chi tiết ít quan trọng.


2. Định luật Parkinson
Định luật Parkinson nói rằng “công việc luôn chiếm đủ thời gian được ấn định cho nó”.
Nghĩa là nếu được cho năm giờ để hoàn thành một dự án, bạn sẽ hoàn thành nó sau năm
giờ. Nhưng cũng cùng một công việc đó, nếu buộc bạn phải làm xong trong ba giờ, áp lực
thời gian sẽ khiến bạn cố gắng hết sức để hoàn thành đúng hạn. Đồng thời, nếu cho bạn
10 giờ, bạn sẽ kéo dài ra để chiếm đủ, thậm chí bị lố thời gian cho phép. Vì thế, cách tốt
nhất là tập trung vào công việc đang làm và giảm bớt thời gian làm việc nhằm rút gọn
nhiệm vụ nếu được. Hãy tuân thủ một cách nghiêm túc thời hạn cuối cùng và trau dồi khả
năng hoàn thành trước thời hạn để tận dụng thời gian của bạn một cách hiệu quả nhất.
Một số ứng dụng cho quy luật mà bạn có thể tham khảo:
•
Hẹn một khoảng thời gian hợp lý như dành 90 phút để hoàn thành một dự án
nhỏ. Khi đồng hồ hẹn giờ kêu, bạn biết là không thể tiếp tục kéo dài hơn nữa mà
sẽ nghĩ nhanh hơn không lãng phí thời gian.
•
Chia những dự án lớn ra thành những công việc nhỏ hơn. Từng bước hoàn
thành những việc nhỏ còn hơn là lao vào một việc lớn mà không biết có hoàn
thành được không hoặc bao giờ mới hoàn thành.
3. Quản trị năng lượng
Quản trị năng lượng buộc bạn phải nghĩ đến kết quả công việc như là một chức năng của
năng lượng, chứ không phải thời gian đã bỏ ra. Làm việc một cách say mê trong thời gian
ngắn nhất có thể còn hơn là làm cả ngày trong mệt mỏi. Vì thế, bạn nên:
Làm việc với sự nỗ lực hết sức: Hãy phân chia thời gian nghỉ ngơi và thời gian tập trung
cho công việc một cách rạch ròi đừng để chúng xâm phạm lẫn nhau nếu bạn không muốn
chẳng đạt được gì trong hai điều này.

•
“Tiêu diệt” các dư án: Đừng để các nhiệm vụ mà bạn phải hoàn thành kéo dài
trong vài giờ hoặc vài ngày. Hãy ngồi xuống và hoàn thành nó khi đứng lên.
Phương pháp này giúp bạn làm được nhiều việc mà vẫn giữ được nhiệt huyết của
mình và tiết kiệm thời gian.
•
Nghỉ ngơi và thư giãn: Bắt bản thân biến thành nô lệ cho công việc thì càng tạo
ra hiệu quả ít hơn. Hãy trau dồi khả năng nạp năng lượng một cách hiệu quả khi
bạn cần nó.
4. Chỉ dùng những công cụ sắc bén
Có hai tiều phu tham gia một cuộc thi đốn cây. Người thứ nhất vội vàng xách một chiếc
rìu đã rỉ sét, chạy nhanh vào rừng và bắt đầu chặt những cây mình nhìn thấy. Người thứ
hai dành thời gian mài chiếc rìu cho đến khi gần kết thúc cuộc thi. Nhưng sau khi mài
xong, anh chạy vào rừng và nhanh chóng hạ được một lượng cây hơn người kia gấp nhiều
lần. Nguyên tắc đặt ra là, đừng sử dụng những công cụ đã bị cùn. Đừng mất thời gian cho
những việc mà bạn không thể hoàn thành chúng một cách xuất sắc, hãy chuyển cho
những người giỏi về lĩnh vực đó hơn bạn. Đồng thời, với những lĩnh vực bạn muốn thật
sự tinh thông thì hãy ưu tiên trau dồi khả năng để vượt mức yêu cầu đặt ra. Đây cũng là
một kỹ năng tiết kiệm thời gian.
5. Trong một lúc, chi tập trung vào một công việc/ nhiệm vụ
Walt Disney là một ví dụ điển hình cho nguyên tắc này. Khi nhận một dự án, ông sẽ “chỉ
biết đến nó”, nghĩa là không bao giờ cho phép mình bị xao lãng bởi điều gì khác, và sẽ
đảm bảo dành 100% thời gian và nhiệt huyết của mình cho tất cả những gì đang thực
hiện.
6. Quy luật của những con số
Giả định là sự lãng phí thời gian nhiều nhất. Khi những trực giác của bạn về thế giới
không khớp với cách mà nó vận hành, bạn không bao giờ đạt được hiệu quả. Cách duy
nhất chọn những giả định sai lầm là kiểm tra và theo dõi chúng bằng những con số cụ thể.
Những kết quả của một bài kiểm tra có thể tiết kiệm cho bạn hàng trăm giờ nếu nó cho
thấy những giả thiết hiện tai không có hiệu quả hoặc sẽ dẫn đến thất bại.

7. Quy luật giới hạn của chất lượng
Một việc hoàn hảo và tương đối, cái nào tốt hơn? Chẳng ai nhận một dự án mà khi hoàn
thành rồi vẫn phải chỉnh tới sửa lui theo các yêu cầu mới vì chúng mất quá nhiều thời
gian. Rất đơn giản: khi việc đầu tư vào vượt quá hiệu quả đạt được thì hơn hết là đừng
làm. Để biết một việc có đem lại kết quả xứng đáng với thời gian và công sức bỏ ra hay
không, bạn hãy thử:
•
Đo lường sự khác biệt giữa những khoảng thời gian khác nhau mà bạn bỏ ra.
Ví dụ hãy tính xem nếu cố gắng, bạn có thể chỉ cần dành thời gian cho việc email
trong 30, 60 hay 90 phút một ngày? So sánh những thay đổi trong hiệu quả khi
bạn thay đổi các khoảng thời gian đó.
•
So sánh khoảng thời gian để hoàn thành công việc với thời gian cần chỉnh sửa.
Nếu thời gian để hoàn thành nhiều hơn thời gian chỉnh sửa, tốt hơn hết là bạn nên
từ bỏ sớm công việc dự án này. Nếu việc chỉnh sửa “bòn rút” thời gian của bạn
nhưng có thể hoàn thành một cách nhanh chóng, bạn có thể làm chậm hơn và cẩn
thận hơn để rút ngắn thời gian chỉnh sửa.
Nguồn: Doanh nhân cuối tuần