Nâng cao chất lượng tổ chức bộ máy tra cứu tại thư viện trường dự bị đại học dân tộc sầm sơn
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (973.66 KB, 91 trang )
1
Khóa luận tốt nghiệp
Khoa Thư viện Thơng tin
TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN HĨA HÀ NỘI
KHOA THƯ VIỆN – THƠNG TIN
NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG TỔ CHỨC BỘ MÁY
TRA CỨU TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG DỰ BỊ ĐẠI
HỌC DÂN TỘC SẦM SƠN
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN:
SINH VIÊN THỰC HIỆN:
LỚP:
Nguyễn Thị Thúy
TV39
HÀ NỘI - 2011
Nguyễn Thị Thúy - TV39A
Khóa luận tốt nghiệp
2
Khoa Thư viện Thơng tin
MỤC LỤC
LỜI NĨI ĐẦU ................................................................................................................. 5
Chương I: BỘ MÁY TRA CỨU VÀ THƯ VIỆN TRƯỜNG........................................ 9
1.1. Những vấn đề chung về bộ máy tra cứu .............................................................. 9
1.1.1. Khái niệm........................................................................................................ 9
1.1.2. Các thành tố của Bộ máy tra cứu tin ............................................................ 10
1.1.3. Các tiêu chí đánh giá bộ máy tra cứu tin. ..................................................... 15
1.2. Thư viện trường Dự bị Đại học Dân tộc Sầm Sơn............................................. 18
1.2.1. Giới thiệu khái quát về Thư viện trường Dự bị Đại học Dân tộc Sầm Sơn.
................................................................................................................................ 18
2.2.2. Vai trò và ý nghĩa của bộ máy tra cứu với hoạt động của Thư viện trường
Dự bị Đại học Dân tộc Sầm Sơn ............................................................................ 27
Chương II: THỰC TRẠNG BỘ MÁY TRA CỨU TIN TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG
DỰ BỊ ĐẠI HỌC DÂN TỘC SẦM SƠN. ..................................................................... 31
2.1. Hệ thống mục lục truyền thống.......................................................................... 31
2.1.1. Mục lục chữ cái ............................................................................................ 31
2.1.2. Mục lục phân loại......................................................................................... 43
2.2. Mục lục điện tử.................................................................................................... 49
2.2.1 Giao diện tìm tin của MLĐT.......................................................................... 51
2.2.2. Biểu ghi thư mục trong cơ sở dữ liệu............................................................ 56
2.3. Kho tài liệu tra cứu............................................................................................. 62
2.4. Nhận xét về BMTC trường Dự bị Đại học Dân tộc Sầm Sơn............................ 68
2.4.1. Ưu điểm......................................................................................................... 68
2.4.2. Nhược điểm................................................................................................... 68
2.4.3. Kết quả điều tra ý kiến bạn đọc. .................................................................... 70
Chương III: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN BỘ MÁY TRA CỨU TIN TẠI THƯ VIỆN
TRƯỜNG DỰ BỊ ĐẠI HỌC DÂN TỘC SẦM SƠN. ................................................... 74
3.1. Nâng cao chất lượng bộ máy tra cứu tin............................................................ 74
3.1.1. Hoàn thiện hệ thống mục lục truyền thống. ................................................. 74
3.1.2. Nâng cao hiệu quả kho tài liệu tra cứu......................................................... 75
3.1.3. Hoàn thiện hệ thống mục lục điện tử............................................................ 75
3.1.4. Nâng cao chất lượng xử lí thông tin. ............................................................ 76
3.2. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin. ...................................................... 78
3.3. Đa dạng các sản phẩm, dịch vụ thông tin và tăng cường đào tạo người dùng
tin............................................................................................................................ 79
KẾT LUẬN.................................................................................................................... 81
PHỤ LỤC 1 .................................................................................................................... 82
PHỤ LỤC 2 .................................................................................................................... 84
PHỤ LỤC 3 .................................................................................................................... 87
TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................................. 90
Nguyễn Thị Thúy - TV39A
Khóa luận tốt nghiệp
3
Khoa Thư viện Thơng tin
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
BMTC
Bộ máy tra cứu
CSDL
Cơ sở dữ liệu
HTML
Hệ thống mục lục
MLCC
Mục lục chữ cái
MLĐT
Mục lục điện tử
MLPL
Mục lục phân loại
TT- TV
Thông tin thư viện
Nguyễn Thị Thúy - TV39A
Khóa luận tốt nghiệp
4
Khoa Thư viện Thơng tin
DANH SÁCH CÁC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ
Trang
Bảng 1: Vốn tài liệu của thư viện trường Dự bị Đại học
Dân tộc Sầm Sơn
19
Sơ đồ 2: Minh họa các phịng trong thư viện
23
Hình 1: Biểu đồ thể hiện cơ cấu kho sách thư viện
19
Hình 3: Minh họa phiếu mơ tả tên tác giả
32
Hình 4: Minh họa phiếu mơ tả tên sách
39
Hình 5: Phiếu tiêu đề cấp 1
43
Hình 6: Phiếu tiêu đề cấp 2
43
Hình 7: Minh họa cho giao diện của MLĐT
49
Hình 8: Kết quả tìm tin của MLĐT
50
Hình 9: Giao diện tìm tin theo từ điển
53
Nguyễn Thị Thúy - TV39A
5
Khóa luận tốt nghiệp
Khoa Thư viện Thơng tin
LỜI NĨI ĐẦU
Tính cấp thiết của đề tài
Trong những năm gần đây, Đảng và Nhà nước ta thực hiện chính sách
ưu tiên bảo đảm phát triển giáo dục ở miền núi, các vùng dân tộc thiểu số và
các vùng đặc biệt khó khăn. Nhiệm vụ phát triển giáo dục ở các vùng đồng
bào dân tộc thiểu số chỉ thực hiện được khi có các biện pháp giải quyết công
bằng xã hội trong giáo dục giữa đồng bào các dân tộc, có chính sách ưu tiên
đối với đồng bào dân tộc sống ở vùng sâu, vùng xa và học sinh là con em
đồng bào dân tộc thiểu số về điều kiện học tập, học bổng. Đó chính là: “Ưu
tiên phát triển các cơ sở giáo dục ở các vùng dân tộc thiểu số, vùng sâu, vùng
xa. Củng cố và tăng cường hệ thống trường nội trú, bán trú cho học sinh dân
tộc thiểu số; cải tiến chính sách học bổng cho các em học các trường này;
thực hiện chế độ miễn phí học tập và cung cấp sách giáo khoa cho học sinh
vùng cao, vùng sâu, vùng xa, học sinh người dân tộc thiểu số. Học sinh dân
tộc thiểu số được tạo điều kiện để học tập, nắm vững kiến thức phổ thông,
đồng thời học tốt tiếng dân tộc”.
Trường Dự bị Đại học dân tộc Sầm Sơn được thành lập năm 2003, là
một trong 4 cơ sở của hệ thống các trường Dự bị Đại học trong cả nước. Thực
hiện chính sách của Đảng và Nhà nước, Trường Dự bị Đại học Dân tộc Sầm
Sơn có vai trị quan trọng đối với việc nâng cao chất lượng giáo dục cho học
sinh - sinh viên khu vực miền núi, “bồi dưỡng thêm về mặt kiến thức, bổ túc,
nâng cao trình độ văn hóa cho con em người dân tộc thiểu số”.
Thư viện là một trong những bộ phận cấu thành của Trường Dự bị Đại
học Dân tộc Sầm Sơn. Thư viện trở thành “Giảng đường thứ hai” của nhà
Nguyễn Thị Thúy - TV39A
Khóa luận tốt nghiệp
6
Khoa Thư viện Thơng tin
trường. Thư viện thật sự là nguồn cung cấp thông tin, tài liệu phong phú và
chất lượng cho cán bộ giảng viên, sinh viên - học sinh trong trường.
Để định hướng cho người dùng tin trong việc lựa chọn, sử dụng nguồn
thông tin có trong thư viện. Bộ máy tra cứu tin (BMTC) của Thư viện chính là
phương tiện tiếp cận tới nguồn tin có trong thư viện, là cơng cụ phổ biến để
tìm kiếm thơng tin. BMTC giữ vai trị đặc biệt quan trọng trong các cơ quan
Thông tin- Thư viện (TT-TV), là cầu nối giữa người dùng tin và nguồn tin, là
công cụ phục vụ đắc lực cho mọi người từ cán bộ thư viện cho đến bạn đọc.
Có thể nói BMTC là thành tố không thể thiếu trong các thư viện và cơ quan
thơng tin. Nó là chìa khố để bạn đọc đến với kho tàng tri thức của nhân loại,
là cơ sở cho các hoạt động của thư viện: từ việc phục vụ bạn đọc đến việc tổ
chức thông tin, tra cứu thông tin, hướng dẫn người dùng tin sử dụng thư viện.
BMTC có ý nghĩa lớn đối với bạn đọc và với cả cán bộ thư viện. Việc tổ chức
BMTC có chất lượng, phù hợp, đảm bảo tính khoa học sẽ đem lại hiệu quả
cao cho người dùng tin. Để phát huy được vai trò của thư viện, cán bộ thư
viện phải biết hướng dẫn, truyền đạt thông tin cho số đông bạn đọc. Thư viện
phải tổ chức các hoạt động nhằm nâng cao chất lượng phục vụ, định hướng
cho học sinh - sinh viên trong việc tìm kiếm thông tin.
Với tầm quan trọng như vậy, việc nghiên cứu, khảo sát cụ thể và toàn
diện BMTC trong thư viện trường Dự Bị Đại học Dân tộc Sầm Sơn để đưa ra
những đánh giá khách quan, tìm ra một phương hướng đúng đắn và những
giải pháp khả thi nhằm tăng cường và nâng cao chất lượng hoạt động của nó
là một việc làm cần thiết. Xuất phát từ tầm quan trọng và ý nghĩa thực tiễn đó
tơi đã chọn đề tài: “ Nâng cao chất lượng tổ chức bộ máy tra cứu tại Thư Viện
Trường Dự bị Đại học Dân tộc Sầm Sơn” với mong muốn đề xuất những giải
pháp hoàn thiện Bộ máy tra cứu của thư viện, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt
Nguyễn Thị Thúy - TV39A
Khóa luận tốt nghiệp
7
Khoa Thư viện Thơng tin
động dạy và học ở Nhà trường nói chung và hoạt động thư viện nói riêng ở
Trường Dự bị Đại học Dân tộc Sầm Sơn.
Mục đích nghiên cứu.
Nâng cao chất lượng bộ máy tra cứu tin tại thư viện Trường Dự bị Đại
học Dân tộc Sầm Sơn.
Nhiệm vụ nghiên cứu.
Hệ thống hoá các vấn đề cơ sở lý luận về bộ máy tra cứu tin.
Nghiên cứu thực trạng bộ máy tra cứu của Trường Dự bị Đại học Dân
tộc Sầm Sơn, đưa ra những đánh giá khách quan mặt mạnh, hạn chế,
nguyên nhân của những hạn chế.
Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng bộ máy tra cứu tin
tại Trường Dự bị Đại học Dân tộc Sầm Sơn.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
+ Đối tượng nghiên cứu: Bộ máy tra cứu tin
+ Phạm vi nghiên cứu: Tại Thư viện Trường Dự bị Đại học Dân tộc
Sầm Sơn.
Phương pháp nghiên cứu.
Để thực hiện đề tài này tôi sử dụng một số phương pháp nghiên cứu khoa học
sau:
Khảo sát thực tế
Quan sát thực tế hoạt động phục vụ người dùng tin
Đọc và nghiên cứu các tài liệu có liên quan đến đề tài.
Nguyễn Thị Thúy - TV39A
Khóa luận tốt nghiệp
8
Khoa Thư viện Thơng tin
Điều tra bằng bảng bảng hỏi về chất lượng tổ chức bộ máy tra cứu ở
Thư viện Nhà trường.
Phương pháp tổng hợp và phân tích số liệu.
Bố cục của Khóa luận.
Ngồi lời nói đầu, kết luận, tài liệu tham khảo và các phụ lục, khóa luận
gồm có 3 chương:
Chương I: Bộ máy tra cứu và thư viện trường Dự bị Đại học Dân tộc Sầm Sơn
Chương II: Thực trạng bộ máy tra cứu tin tại Thư viện Trường Dự bị Đại học
Dân tộc Sầm Sơn.
Chương III: Giải pháp hoàn thiện bộ máy tra cứu tin tại Thư viện Trường Dự
bị Đại học Dân tộc Sầm Sơn.
Trong quá trình thực hiện đề tài mặc dù được sự giúp đỡ tận tình của
thầy giáo hướng dẫn và các cán bộ thư viện song tơi vẫn gặp khơng ít khó
khăn do cịn hạn chế về chuyên môn, thiếu kinh nghiệm thực tiễn, tài liệu
tham khảo ít do vậy đề tài sẽ khơng tránh khỏi thiếu sót nhất định. Tơi rất
mong nhận được sự đóng góp ý kiến của thầy cơ giáo, các cán bộ thư viện để
đề tài nghiên cứu được hồn chỉnh hơn.
Tơi xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo trong khoa Thư viện thông
tin, thầy giáo hướng dẫn ThS Nguyễn Văn Thiên, các cán bộ thư viện Trường
Dự bị Đại học Dân tộc Sầm Sơn đã tận tình giúp đỡ tơi hồn thành bài khóa
luận này.
Sinh viên
Nguyễn Thị Thúy
Nguyễn Thị Thúy - TV39A
Khóa luận tốt nghiệp
9
Khoa Thư viện Thơng tin
Chương I: BỘ MÁY TRA CỨU VÀ THƯ VIỆN TRƯỜNG
DỰ BỊ ĐẠI HỌC DÂN TỘC SẦM SƠN
1.1. Những vấn đề chung về bộ máy tra cứu
1.1.1. Khái niệm
Trong những năm gần đây, quan niệm về nghề thư viện đã có nhiều
thay đổi. Trước đây, thư viện được quan niệm đơn thuần là nơi lưu giữ sách
báo và tài liệu, phục vụ nhu cầu đọc của xã hội, ngày nay thư viện đã và đang
được quan niệm là nơi quản trị thông tin và tiến tới quản trị tri thức. Để có thể
cung cấp thông tin và tri thức cho người đọc và người dùng tin theo yêu cầu,
ngoài việc xây dựng vốn tài liệu và nguồn lực thông tin, các thư viện luôn
dành sự quan tâm thích đáng cho việc tổ chức lưu trữ thông tin và xây dựng
bộ máy tra cứu tin. BMTC trong các cơ quan TT- TV được định nghĩa là tập
hợp các cơng cụ cho phép truy tìm đến tài liệu hoặc thơng tin có trong tài liệu
của Thư viện. Nó được coi là tấm gương phản chiếu vốn tài liệu và là cầu nối
giữa người dùng tin và kho tài liệu của thư viện, giữa người dùng tin với cán
bộ Thư viện. Nhờ có BMTC mà người dùng tin có thể tìm kiếm được các tài
liệu mình cần một cách nhanh chóng, đầy đủ, chính xác, kịp thời, từ đó nâng
cao chất lượng phục vụ người dùng tin trong các cơ quan TT- TV.
Một trong những nhiệm vụ quan trọng của mỗi cơ quan TT- TV là định
hướng cho người dùng tin trong việc lựa chọn và sử dụng thơng tin từ các
nguồn tin có trong cơ quan mình và từ các nguồn tin ở nơi khác một cách tốt
nhất, thuận tiện và nhanh chóng theo yêu cầu của họ.
Nguyễn Thị Thúy - TV39A
Khóa luận tốt nghiệp
10
Khoa Thư viện Thơng tin
Một cơ quan thông tin hay một thư viện cho dù thuộc hệ thống nào, loại
hình nào cũng đều tiến hành giúp bạn đọc định hướng, tra cứu nguồn tìm hoặc
hướng dẫn phương pháp giúp họ tìm tài liệu hay nguồn thơng tin họ cần.
Trong các thư viện và cơ quan thông tin, lưu trữ thông tin là một khâu
công tác quan trọng gắn liền với công tác xử lý thông tin và biên mục. Lưu trữ
thơng tin góp phần tạo lập nên bộ máy tra cứu thông tin thư viện, trên cơ sở
đó giúp cho thư viện có thể hoạt động tốt và phục vụ các nhu cầu tra cứu khác
nhau của người đọc và người dùng tin. Lưu trữ thông tin là tồn bộ những
cơng việc được thực hiện với mục đích tạo lập nên BMTC của thư viện với
các thành tố như: các loại mục lục, hộp phiếu, cơ sở dữ liệu, mục lục điện tử,
mục lục truy cập công cộng trực tuyến OPAC...
Bộ máy tra cứu là một tập hợp các công cụ và phương tiện giúp cho cán bộ
thư viện và bạn đọc tra cứu tài liệu bên trong và bên ngoài thư viện. Trong
các thư viện truyền thống, BMTC thường bao gồm các thành tố cơ bản như:
Kho tài liệu tra cứu, hệ thống mục lục, các bộ phiếu và hồ sơ câu trả lời cho
bạn đọc. Đối với các thư viện áp dụng tin học hóa, bộ máy tra cứu cịn bao
gồm các cơng cụ tra cứu như các CSDL, mục lục điện tử, và các công cụ tra
cứu khác trên Internet.
1.1.2. Các thành tố của Bộ máy tra cứu tin
Để phản ánh được nhiều mặt khác nhau của vốn tài liệu và để tuyên
truyền, giới thiệu, hướng dẫn người đọc sách, thư viện phải tổ chức bộ máy
tra cứu gồm nhiều thành phần và có các công cụ tra cứu khác nhau.
Căn cứ vào phương thức xây dựng, tổ chức có thể chia bộ máy tra cứu
thành 2 loại:
+ Bộ máy tra cứu truyền thống.
Nguyễn Thị Thúy - TV39A
Khóa luận tốt nghiệp
11
Khoa Thư viện Thơng tin
Bộ máy tra cứu truyền thống được xây dựng với phương pháp thủ cơng,
đây là cơng cụ quan trọng để tra tìm tin đối với các thư viện truyền thống.
Bộ máy tra cứu truyền thống gồm 4 thành tố:
Thành tố thứ nhất: Hệ thống mục lục
Là hệ thống lưu trữ thông tin truyền thống cung cấp các phương tiện tra
cứu không thể thiếu được giúp cho người đọc tìm được tài liệu cần thiết có
trong vốn tài liệu thư viện.
Căn cứ vào đặc trưng của vốn tài liệu thì hệ thống mục lục bao gồm:
Mục lục chữ cái
Mục lục tên sách
Mục lục tên tác giả
Mục lục phân loại
Mục lục chủ đề
Mục lục kiểu từ điển
Căn cứ vào đối tượng sử dụng mục lục bao gồm:
Mục lục độc giả
Mục lục công vụ
Căn cứ vào phạm vi phản ánh kho sách gồm:
Mục lục kho sách riêng
Mục lục tổng quát
Mục lục liên hợp
Nguyễn Thị Thúy - TV39A
Khóa luận tốt nghiệp
12
Khoa Thư viện Thơng tin
Ngồi ra cịn có một số căn cứ khác, tùy thuộc vào điều kiện và cách tổ
chức vốn tài liệu của thư viện và cách thức tổ chức của thư viện mà ta có thể
phân chia thành nhiều loại mục lục khác nhau.
Thành tố thứ hai: Kho tài liệu tra cứu.
Kho tài liệu tra cứu là tập hợp các tài liệu tra cứu và các bản thư mục.
Thực chất của kho tài liệu tra cứu là một bộ sưu tập đặc biệt các loại tài liệu
tra cứu giúp cho người đọc và người dùng tin có thể nhanh chóng tìm ra
những thơng tin mà mình quan tâm.
Các tài liệu tra cứu bao gồm:
Bách khoa thư
Nguồn tra cứu sự việc – sự kiện
Nguồn từ điển
Nguồn tiểu sử
Nguồn địa lý
Nguồn tài liệu chính phủ
Các bản thư mục
Tại các thư viện và cơ quan thông tin lớn kho tài liệu tra cứu thường được
tổ chức dưới dạng kho mở.
Một số thư viện tổ chức chung cùng với các phòng đọc mở và các tài liệu
tra cứu được tổ chức thành những giá riêng biệt.
Kho tài liệu tra cứu thường được tổ chức dưới dạng kho mở và sắp xếp
dựa trên kí hiệu phân loại.
Thành phần thứ ba: Các hộp phiếu truyền thống
Nguyễn Thị Thúy - TV39A
Khóa luận tốt nghiệp
13
Khoa Thư viện Thơng tin
Đây là một trong những yếu tố cấu thành nên bộ máy tra cứu truyền
thống, là phương tiện lưu trữ thông tin quan trọng trong các thư viện và cơ
quan thông tin.
Các hộp phiếu bao gồm:
Hộp phiếu chuyên đề
Hộp phiếu dữ kiện
Hộp phiếu bài trích
Mỗi loại hộp phiếu trên có cách thức tổ chức khác nhau cho phép bạn đọc
và người dùng tin tra tìm tài liệu theo nhiều dấu hiệu khác nhau.
Thành phần thứ tư: Hồ sơ trả lời câu hỏi bạn đọc.
Là một thành tố được nhiều thư viện và cơ quan thông tin tạo lập. Thực
chất hồ sơ trả lời câu hỏi bạn đọc là một công cụ lưu giữ các câu hỏi và trả lời
đã được đưa ra cho người đọc và người dùng tin trong quá trình phục vụ.
Hồ sơ bạn đọc được tổ chức và lưu giữ dưới 2 dạng là bộ phiếu hoặc đóng
quyển. Qua bộ hồ sơ đó, cán bộ và cơ quan thơng tin có điều kiện tra cứu và
đáp ứng các yêu cầu tin của bạn đọc, đồng thời có thể thống kê lại những hoạt
động phục vụ tra cứu mà mình đã làm, đánh giá được chất lượng của cơng tác
tra cứu.
+ Bộ máy tra cứu tự động hóa.
Trong các thư viện áp dụng tự động hóa bộ máy tra cứu hiện đại gồm 3
thành phần: Cơ sở dữ liệu, mục lục điện tử, các nguồn tra cứu khác trên
internet.
Cơ sở dữ liệu: Là một trong những bộ phận cấu thành nên Bộ máy tra
cứu hiện đại. Đây là một nguồn thông tin rất phong phú, bao quát nhiều lĩnh
Nguyễn Thị Thúy - TV39A
Khóa luận tốt nghiệp
14
Khoa Thư viện Thơng tin
vực khác nhau. CSDL đóng một vai trị rất quan trọng trong hoạt động của
thư viện tự động hóa.
Những ứng dụng cơng nghệ thông tin đã tạo tiền đề cho các thư viện và
cơ quan thông tin trong việc xây dựng các CSDL phục vụ cho hoạt động của
mình.
Dựa trên mức độ đầy đủ và tính chất của dữ liệu được quản trị, CSDL có thể
được phân chia như sau:
Cơ sở dữ liệu thư mục
Cơ sở dữ liệu dữ kiện
Cơ sở dữ liệu toàn văn
Mục lục điện tử : Là một danh mục về tài liệu lưu trữ trong các cơ quan
thông tin - thư viện đã được tin học hóa hoặc dưới dạng điện tử cho phép
người dùng tin có thể tra cứu online hoặc offline. Các cơ sở dữ liệu do các thư
viện tạo lập là tiền đề để mục lục điện tử hoạt động.
Căn cứ vào phương thức truy nhập có thể chia mục lục điện tử thành 2 loại
bao gồm:
Mục lục tra cứu gián tuyến (offline).
Mục lục tra cứu trực tuyến (online).
Các nguồn tra cứu khác trên internet.
Các nguồn tra cứu trên ineternet bao gồm:
Các bộ máy tìm kiếm.
Cổng thơng tin.
Website của các thư viện và cơ quan thông tin
Nguyễn Thị Thúy - TV39A
Khóa luận tốt nghiệp
15
Khoa Thư viện Thơng tin
1.1.3. Các tiêu chí đánh giá bộ máy tra cứu tin.
Bộ máy tra cứu tin có một vai trị quan trọng trong hoạt động Thơng tin Thư viện, vì thế khi xây dựng bộ máy tra cứu tin, cần phải chú ý một số yêu
cầu đặt ra như sau:
Thứ nhất: Khả năng phản ánh được thực trạng của vốn tài liệu và nguồn lực
thông tin.
Bộ máy tra cứu dù được tổ chức theo phương thức thủ công với các
mục lục, hộp phiếu truyền thống hoặc được tổ chức theo phương thức tự động
hóa với các cơ sở dữ liệu đều phải phản ánh đúng thực trạng vốn tài liệu hoặc
vốn thông tin. Bởi vì nếu khơng phản ánh đúng thực trạng vốn tài liệu hoặc
vốn thơng tin thì khơng thể đáp ứng nhu cầu của độc giả.
Để đảm bảo yêu cầu này thư viện phải :
- Thường xuyên tiến hành kiểm tra, bổ sung chỉnh lý, sửa đổi các hệ thống
mục lục, các bộ phiếu hay các cơ sở dữ liệu
- Tránh trường hợp sách khơng cịn trong kho nhưng vẫn cịn phiếu hoặc biểu
ghi trong hệ thống lưu trữ thông tin và ngược lại có sách trong kho nhưng
khơng có phiếu hoặc biểu ghi trong hệ thống lưu trữ thông tin.
Thứ hai: Tính linh hoạt trong việc cập nhật và loại bỏ thông tin
Vốn tài liệu hay nguồn lực thông tin là một hệ thống năng động luôn
luôn biến động. Bộ máy tra cứu hay hệ thống lưu trữ thông tin trong thư viện
phản ánh vốn tài liệu nên nó phải linh hoạt để phản ánh được đầy đủ sự thay
đổi, biến động của vốn tài liệu.
- Các hệ thống lưu trữ thông tin và Bộ máy tra cứu phải được tổ chức linh
hoạt đảm bảo cho việc cập nhật, bổ sung thông tin được thuận tiện dễ dàng.
Nguyễn Thị Thúy - TV39A
Khóa luận tốt nghiệp
16
Khoa Thư viện Thơng tin
- Việc cập nhật, bổ sung, loại bỏ, sửa đổi thông phải được thực hiện dễ dàng
và không ảnh hưởng đến cấu trúc của hệ thống. Trong các hệ thống lưu trữ
thông tin và tổ chức BMTC thì hệ thống lưu trữ thơng tin và BMTC tự động
hóa là dễ dàng cập nhật thông tin nhất.
- Việc cập nhật thông tin trong hệ thống lưu trữ thơng tin và BMTC truyền
thống thường khó khăn hơn nhất là loại mục lục dạng in thành sách.
Thứ ba: Khả năng hiệu quả tra cứu tin
Các hệ thống lưu trữ thông tin và BMTC phải được tổ chức khoa học,
thuận tiện cho việc tra cứu của người dùng tin. Việc này thể hiện ở cả nội
dung và hình thức của hệ thống.
Ví dụ: Hệ thống mục lục ngoài việc phản ánh kho sách của thư viện phải được
tổ chức sao cho người dùng tin có thể dễ dàng tra cứu.
- Các phiếu phải có nhãn ghi rõ giới hạn các phiếu trong hộp.
- Trong các hộp phiếu phải có các loại phiếu tiêu đề để phân chia các nhóm
phiếu. Mỗi loại mục lục phải có nhãn chung ghi rõ cách tổ chức, cơ cấu của
mục lục.
- Các thư viện và cơ quan thơng tin phải có hướng dẫn sử dụng để bạn đọc và
người dùng tin có thể sử dụng hệ thống lưu trữ thông tin và BMTC một cách
dễ dàng.
- Các thư viện và cơ quan thông tin phải tổ chức BMTC tin sao cho bạn đọc
và người dùng tin có thể tìm tin theo nhiều cách, nhiều điểm tiếp cận, nhiều
khía cạnh khác nhau. Muốn làm được điều này chúng ta phải xây dựng các hệ
thống lưu trữ thơng tin tự động hóa, các cơ sở dữ liệu, mục lục điện tử.... với
sự trợ giúp của máy tính.
Nguyễn Thị Thúy - TV39A
Khóa luận tốt nghiệp
17
Khoa Thư viện Thơng tin
- Các thư viện và cơ quan thông tin xây dựng BMTC hiện đại phải giúp bạn
đọc và người dùng tin khắc phục được các trở ngại về không gian và thời gian
tức là có thể tra cứu ở bất cứ đâu với thời gian nhanh nhất.
Đối với các CSDL được quản lý bằng các phần mềm thư viện tích hợp
cần phải:
- Hỗ trợ nhiều cách tra cứu kết hợp khác nhau.
- Hỗ trợ tra cứu đa ngôn ngữ.
- Giao diện với người dùng tin thân thiện, dễ sử dụng.
- Có hướng dẫn và đào tạo cho bạn đọc.
Thứ tư: Tuân thủ các tiêu chuẩn về xử lý, lưu trữ thông tin và tổ chức BMTC.
Các hệ thống lưu trữ thông tin phải tuân thủ theo các chuẩn về xử lý và
lưu trữ thơng tin. Đây là một trong những tiêu chí hết sức quan trọng khi xem
xét và đánh giá các hệ thống lưu trữ thông tin và Bộ máy tra cứu, bao gồm cả
truyền thống và hiện đại. Sự tuân thủ các chuẩn về xử lý thông tin tạo nên sự
thống nhất và nâng cao chất lượng hoạt động xử lý thông tin của hệ thống lưu
trữ thông tin. Tuân thủ các tiêu chuẩn về xử lý thông tin tạo tiền đề thuận lợi
cho việc chia sẻ, trao đổi thông tin giữa các hệ thống lưu trữ và giứa các thư
viện.
Hiện nay, trong xu hướng tồn cầu hóa, Việt Nam đang có xu hướng áp
dụng các chuẩn trong thư viện. Đây là việc làm cần thiết để phục vụ người
dùng tin một cách nhanh chóng, hiệu quả. Các chuẩn về nghiệp vụ và các
chuẩn về công nghệ trong hoạt động thư viện đang được áp dụng ở một số thư
viện lớn đã khẳng định rằng sự nghiệp thư viện ngày càng được quan tâm và
phát triển.
Thứ năm: Một số yêu cầu khác
Nguyễn Thị Thúy - TV39A
Khóa luận tốt nghiệp
18
Khoa Thư viện Thơng tin
+ Tính gọn nén
Bộ máy tra cứu trong thư viện là một thành phần quan trọng khơng thể
thiếu nhưng khơng có nghĩa là phải “đồ sộ” theo nghĩa đen của nó. BMTC
trong thư viện dù được tổ chức theo phương thức truyền thống hay hiện đại
phải đảm bảo chiếm ít diện tích, dễ bảo quản.
Trong thư viện truyền thống, mục lục sách có thể coi là chiếm ít diện
tích nhất, trong khi đó mục lục phiếu lại chiếm nhiều diện tích nhất.
+ Tính cơ động
Yêu cầu này nhấn mạnh vào khả năng tháo rời và di chuyển ra bên
ngoài của mục lục. Mục lục sách và MLĐT trực tuyến là dễ dàng được sử
dụng bên ngoài thư viện. MLĐT trực tuyến cho phép bạn đọc có thể ngồi tại
nhà hoặc sử dụng máy tính xách tay kết nối mạng khơng dây để tra cứu tài
liệu của thư viện.
+ Tính kinh tế
Tính kinh tế được thể hiện thơng qua chi phí xây dựng hệ thống lưu trữ
thông tin và BMTC.
Các mục lục cũng như các CSDL phải được tổ chức các phương án tạo
lập và duy trì có tính đến vấn đề tiết kiệm công sức và tiền của cũng như hiệu
quả kinh tế.
1.2. Thư viện trường Dự bị Đại học Dân tộc Sầm Sơn.
1.2.1. Giới thiệu khái quát về Thư viện trường Dự bị Đại học Dân
tộc Sầm Sơn.
Quá trình hình thành và phát triển của Thư viện trường Dự bị Đại học
Dân tộc Sầm Sơn gắn liền với quá hình thành và phát triển của Trường Dự bị
Đại học Dân tộc Sầm Sơn.
Nguyễn Thị Thúy - TV39A
Khóa luận tốt nghiệp
19
Khoa Thư viện Thơng tin
Ngay trong cuộc kháng chiến chống Pháp, Đảng và Nhà nước đã thành
lập Trường Dự bị Đại học Dân tộc để đào tạo cho cán bộ dân tộc. Tháng
4/1952 Bác Hồ đã có thư gửi giáo sư và sinh viên Trường Dự bị Đại học Dân
tộc: “ Các thầy giáo có nhiệm vụ nặng nề và vẻ vang là đào tạo cho Dân tộc.
Vì vậy giáo dục cần nhằm vào mục đích là thật thà phụng sự nhân dân”.
Từ 1975 đến nay, được sự đồng ý của Thủ tướng Chính phủ, Bộ Giáo
dục và Đào tạo đã triển khai xây dựng 4 trường Dự bị Đại học Dân tộc và 6
khoa Dự bị Đại học ở các trường Đại học. Trải qua thời gian xây dựng và phát
triển, các trường Dự bị Đại học Dân tộc và các khoa Dự bị Đại học đã trở
thành một hệ thống, quy mô ngày càng mở rộng đáp ứng yêu cầu của thời đại.
Ngày 24/7/2003 Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo đã có quyết định
thành lập Trường Dự bị Đại học Dân tộc Sầm Sơn để bồi dưỡng dự bị đại học
cho học sinh người dân tộc thiểu số khu vực Bắc Trung Bộ: gồm các tỉnh
Ninh Bình, Thanh Hóa, Nghệ An, Hà Tĩnh, Quảng Bình, Quảng Trị, Thừa
Thiên Huế. Đến nay Trường thành lập đã gần 10 năm. Thư viện của Trường
cũng được thành lập từ đó với mục đích hỗ trợ cho hoạt động giảng dạy ở
Nhà trường.
1.2.1.1. Chức năng và nhiệm vụ.
Chức năng
Chức năng của Thư viện trường Dự bị Đại học Dân tộc Sầm Sơn là
thu thập, xử lí, cung cấp tài liệu phục vụ cho việc “bồi dưỡng thêm về mặt
kiến thức, bổ túc, nâng cao trình độ văn hóa cho con em đồng bào Dân tộc
thiểu số thi trượt Đại học, trước tiên là những học sinh người dân tộc vùng
cao, vùng xa xôi hẻo lánh để có đủ trình độ đào tạo vào Đại học”.
Nhiệm vụ
Nguyễn Thị Thúy - TV39A
Khóa luận tốt nghiệp
20
Khoa Thư viện Thơng tin
Thu thập, xử lý, bảo quản vốn tài liệu, cơ sở vật chất kĩ thuật và
các tài sản khác của thư viện.
Đáp ứng nhu cầu đọc, mượn tài liệu của người dùng tin.
Cấp thẻ đọc - mượn cho người dùng tin.
Xây dựng bộ máy tra cứu phục vụ cho nhu cầu của người dùng
tin
Hướng dẫn và đào tạo người dùng tin.
Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động của thư viện để
phục vụ người dùng tin.
Đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ.
1.2.1.2. Vốn tài liệu.
Sách.
Thư viện trường Dự bị Đại học Dân tộc Sầm Sơn nằm trong hệ thống
thư viện các trường Đại học. Đây là thư viện nhỏ, có vốn tài liệu khoảng
8.934 cuốn (Tính đến tháng 6/2010).
Hầu hết sách của thư viện là sách tiếng Việt. Sách tiếng nước ngoài
(Tiếng Anh) chỉ chiếm gần 12% tổng số lượng sách trong kho của thư viện.
Sách xuất bản từ trước năm 2005 chiếm tỷ lệ rất lớn khoảng 5.289
cuốn chiếm 59,2% tổng số sách trong kho. Sách xuất bản từ năm 2006 đến
nay có 1.400 cuốn chiếm tỷ lệ 15,6% tổng số sách trong kho của thư viện.
Sách chiếm số lượng nhiều nhất trong kho của thư viện là sách tham
khảo để cho học sinh mượn đọc tại chỗ hoặc mang về nhà.
Tính đến tháng 11/2010, số lượng và thành phần sách của thư viện là:
Nguyễn Thị Thúy - TV39A
21
Khóa luận tốt nghiệp
Khoa Thư viện Thơng tin
Bảng 1: Vốn tài liệu của Thư viện trường Dự bị Đại học Dân tộc Sầm Sơn
Nội dung (kho sách)
Số lượng (cuốn)
Sách ngoại văn
1009
Sách tham khảo
6671
Sách Tư liệu
307
Giáo trình
257
Tổng
8934
Hình 1:
cuốn
Biểu đồ thể hiện cơ cấu kho sách
7000
6000
5000
4000
3000
2000
1000
0
6671
Sách ngoại văn
Sách tham khảo
Sách Tư liệu
Giáo trình
1009
307 257
Năm 2010
Báo
Số lượng báo của Thư viện khơng nhiều, chủ yếu là báo cũ khơng có
tính cập nhật thông tin (thời sự). Thư viện không đầu tư kinh phí để mua báo.
Nguyễn Thị Thúy - TV39A
22
Khóa luận tốt nghiệp
Khoa Thư viện Thơng tin
Tồn bộ những đầu báo của Thư viện đều là do các đơn vị, phòng ban trong
trường sau khi sử dụng hàng tháng chuyển lên thư viện để lưu trữ. Mặt khác
khi các đầu báo, tạp chí phát về các đơn vị, phịng ban sau khi sử dụng xong,
khi chuyển lên thư viện khơng cịn ngun hiện trạng mà một nửa trong số đó
là nhầu nát, rách, mất nên gây rất nhiều khó khăn trong khi thu hồi và bảo
quản trong thời gian tiếp theo.
Hiện nay thư viện có 16 tên đầu báo các loại, ví dụ:
Báo Thanh Hóa
Báo Thanh Niên
Báo Nhân dân
Báo đời sống pháp luật
Báo giáo dục thời đại
…
Tạp chí
Là một thư viện nhỏ nên số đầu tạp chí của thư viện khá nghèo nàn.
Thư viện có khoảng 12 tên tạp chí, tập trung chủ yếu vào một số tạp chí
chuyên ngành như:
Tạp chí dạy và học ngày nay
Tạp chí giáo dục
Tạp chí quản lý giáo dục
Tạp chí Đại học sư phạm
…
Nguyễn Thị Thúy - TV39A
Khóa luận tốt nghiệp
23
Khoa Thư viện Thơng tin
Những tạp chí có giá trị cung cấp cho giáo viên, học sinh cập nhật
thông tin các môn học, kiến thức gần với học sinh như: Tạp chí tốn học tuổi
trẻ, tạp chí hóa học ứng dụng, tạp chí vật lý vui, tạp chí văn học tuổi trẻ … lại
khơng có. Những bất cập đó đã ảnh hưởng đến việc thu hút độc giả đến với
thư viện.
Tài liệu khác
Ngoài những tài liệu kể trên thư viện đang lưu trữ những tài liệu có giá
trị như: 153 luận án tiến sĩ và luận văn thạc sĩ (Chủ yếu được các trường Đại
học khác biếu tặng và những cơng trình khoa học của các cán bộ trong nhà
trường). Thư viện còn lưu giữ 200 đĩa CD những sách tiếng Anh do quỹ sách
cung cấp nhằm trang bị thêm kiến thức cho hệ thống thư viện trong cả nước
trong đó có thư viện nhà trường.
Ví dụ:
Luận án tiến sĩ
- Quản lí dạy và học ở trường Dự bị Đại học Dân tộc theo yêu cầu tạo nguồn
đào tạo cho cán bộ miền núi hiện nay/ Mai Công Khanh.- H.: Đại học sư
phạm, 2009.- 177tr, 30cm.
- Ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông hỗ trợ dạy học hình học theo
hướng tích cực hóa hoạt động nhận thức của học sinh trường Dự bị Đại học
Dân tộc/ Trần Trung.- Vinh: Đại học Vinh, 2009.- 144tr.; 30cm.
Luận văn thạc sĩ:
- Quan hệ ASEAN – Nhật Bản từ 1976 đến 2005/ Mai Thị Thanh.- H.: Đại
học sư phạm, 2006.- 114tr.; 30cm.
- Đặc điểm trường ca Anh Ngọc/ Đặng Thị Hạnh.- Vinh: Đại học Vinh,
2010.- 118tr.; 30cm.
Nguyễn Thị Thúy - TV39A
Khóa luận tốt nghiệp
24
Khoa Thư viện Thơng tin
Đĩa CD
- 75 Readings Plus.
- Understanding Business.
1.2.1.3. Cơ sở vật chất - Trang thiết bị.
Trong những năm gần đây, Thư viện đã được nhà trường quan tâm đầu
tư về cơ sở vật chất – trang thiết bị. Thư viện khang trang hơn trước, diện tích
của thư viện là khoảng 220m2 được bố trí thành 3 phịng.
Phịng mượn
Có diện tích 75m2, gồm có tồn bộ sách giáo khoa, giáo trình và sách
tham khảo. Hiện nay phịng mượn có khoảng gần 1.000 cuốn sách. Tại phịng
có trang bị 16 giá sách và các thiết bị như: Quạt, bàn, ghế, tủ, 2 bộ máy tính, 1
máy in.
Phịng đọc.
Có diện tích 120m2, bố trí 60 chỗ ngồi đọc chung cho cán bộ và học
sinh - sinh viên. Các trang thiết bị cho phịng đọc gồm có: Đèn, quạt, bàn ghế.
Phịng nghiệp vụ
Có diện tích 11m2, là nơi xử lí tài liệu của thư viện về nội dung và hình
thức để phục vụ độc giả. Để hỗ trợ cho hoạt động xử lí tài liệu, thư viện sử
dụng phần CDS/ISIS for Windows do UNESCO cung cấp. Trang thiết bị của
phịng gồm: đèn, quạt, bàn, ghế, 1 máy tính có nối mạng Internet, 1 máy in.
Nhìn chung cơ sở vật chất của thư viện đã được cải thiện nhiều trong
những năm gần đây. Nhưng để phát triển thành một thư viện hiện đại, thu hút
được nhiều độc giả thì cần phải đầu tư, nâng cấp, mở rộng trang thiết bị, nâng
quy trình quản lý thư viện, cơ cấu tổ chức phải hợp lý hơn thì mới phát huy
Nguyễn Thị Thúy - TV39A
25
Khóa luận tốt nghiệp
Khoa Thư viện Thơng tin
được chức năng của thư viện phục vụ mục tiêu chiến lược bồi dưỡng nguồn
cán bộ cho đồng bào miền núi, vùng Dân tộc thuộc 7 tỉnh Bắc Trung Bộ.
Sơ đồ 2: Minh họa các phịng trong thư viện.
Phịng Thư viện
Phịng xử lí nghiệp vụ
Phòng đọc
Phòng mượn
1.2.1.4 Đội ngũ cán bộ.
Đội ngũ cán bộ hiện có của thư viện gồm có 3 người, được phân công
các công việc như sau:
1 cán bộ làm công tác phụ trách chung điều hành mọi hoạt động của
thư viện bao gồm: Công tác bổ sung, biên mục, phục vụ đọc - mượn, hướng
dẫn tra cứu, hỏi đáp và chịu trách nhiệm trước phòng chủ quản và Ban Giám
hiệu.
2 người cịn lại ln phiên đảm nhận cơng việc phục vụ bạn đọc tại
phịng đọc và phịng mượn.
Về trình độ chuyên môn của cán bộ thư viện tương đối đồng đều, số
cán bộ tốt nghiệp đại học là 100% .
Về trình độ tin học, các cán bộ trong thư viện đều có trình độ B trở
lên, sử dụng tốt phần mềm quản lí thư viện và các phần mềm ứng dụng khác
phục vụ cho công tác thư viện.
Nguyễn Thị Thúy - TV39A
