Bài giảng kế toán hành chính sự nghiệp

THS. BÙI THỊ SEN
THS. NGUYỄN THỊ BÍCH DIỆP, TS. ĐỒN TH HN

Kế TOáN
HàNH CHíNH Sự NGHIệP

TRNG I HC LM NGHIP - 2020


THS. BÙI THỊ SEN
THS. NGUYỄN THỊ BÍCH DIỆP, TS. ĐỒN THỊ HÂN

BÀI GIẢNG
KẾ TỐN HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP

TRƢỜNG ĐẠI HỌC LÂM NGHIỆP - 2020



MỤC LỤC
MỤC LỤC ....................................................................................................................i
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT............................................................................vi
LỜI MỞ ĐẦU .............................................................................................................1
Chƣơng 1. NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KẾ TỐN ĐƠN VỊ HÀNH
CHÍNH SỰ NGHIỆP ................................................................................................ 3
1.1. Những vấn đề chung về đơn vị hành chính sự nghiệp ..................................... 3
1.1.1. Giới thiệu chung về đơn vị hành chính sự nghiệp ..................................... 3
1.1.2. Các cấp dự toán trong quản lý, sử dụng ngân sách nhà nước ................. 4
1.1.3. Đối tượng kế toán ...................................................................................... 5
1.2. Tổ chức kế toán ở đơn vị hành chính sự nghiệp .............................................. 5
1.2.1. Tổ chức vận dụng chế độ chứng từ kế toán............................................... 5

1.2.2. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán .......................................... 6
1.2.3. Tổ chức vận dụng chế độ sổ kế toán ......................................................... 6
1.2.4. Tổ chức lập và cung cấp thông tin qua hệ thống báo cáo tài chính, báo
cáo quyết tốn ..................................................................................................... 6
1.2.5. Tổ chức bộ máy kế toán ............................................................................. 7
1.3. Nội dung của kế tốn hành chính sự nghiệp .................................................... 7
1.4. Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp..... 8
1.4.1. Tài khoản và hệ thống tài khoản kế toán .................................................. 8
1.4.2. Phân loại hệ thống tài khoản kế toán ........................................................ 9
1.4.3. Lựa chọn áp dụng hệ thống tài khoản ..................................................... 10
1.5. Hình thức kế tốn ........................................................................................... 10
1.5.1. Hình thức kế tốn Nhật ký chung ............................................................ 10
1.5.2. Hình thức kế tốn Nhật ký - Sổ Cái ......................................................... 12
1.5.3. Hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ ......................................................... 14
1.5.4. Hình thức kế tốn trên máy vi tính .......................................................... 16
1.6. Mục lục ngân sách ......................................................................................... 18
1.6.1. Mục lục ngân sách nhà nước theo “Chương” ........................................ 18
1.6.2. Mục lục ngân sách nhà nước theo “Loại, Khoản” ................................. 19
1.6.3. Mục lục ngân sách nhà nước theo “Mục và Tiểu mục” ......................... 19
i


1.6.4. Mục lục ngân sách nhà nước theo “Chương trình, mục tiêu và dự án quốc
gia” .....................................................................................................................20
1.6.5. Phân loại mục lục ngân sách nhà nước theo “Nguồn ngân sách nhà
nước”..................................................................................................................21
1.6.6. Mục lục ngân sách nhà nước theo “Cấp ngân sách nhà nước” ..............21
Chƣơng 2. KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN ............................................................ 23
2.1. Những vấn đề chung về kế toán vốn bằng tiền...............................................23
2.1.1. Khái niệm và nội dung .............................................................................23

2.1.2. Nguyên tắc kế toán ...................................................................................24
2.2. Kế toán tiền mặt ..............................................................................................25
2.2.1. Chứng từ kế tốn ......................................................................................25
2.2.2. Tài khoản sử dụng ....................................................................................25
2.2.3. Trình tự kế toán một số hoạt động kinh tế chủ yếu ..................................26
2.3. Kế toán tiền gửi ngân hàng, kho bạc ..............................................................33
2.3.1. Chứng từ sử dụng .....................................................................................33
2.3.2. Tài khoản sử dụng ....................................................................................34
2.3.3. Trình tự kế toán một số hoạt động kinh tế chủ yếu ..................................34
2.4. Kế toán tiền đang chuyển ...............................................................................42
2.4.1. Chứng từ sử dụng .....................................................................................42
2.4.2. Tài khoản sử dụng ....................................................................................42
2.4.3. Phương pháp hạch toán kế toán một số hoạt động kinh tế chủ yếu ........42
Chƣơng 3. KẾ TOÁN VẬT TƢ, SẢN PHẨM, HÀNG HĨA .............................. 44
3.1. Kế tốn ngun vật liệu, cơng cụ dụng cụ ......................................................44
3.1.1. Những vấn đề chung về nguyên vật liệu, cơng cụ dụng cụ ......................44
3.1.2. Kế tốn ngun vật liệu, cơng cụ dụng cụ ...............................................47
3.2. Kế tốn sản phẩm, hàng hóa ...........................................................................56
3.2.1. Những vấn đề chung về sản phẩm, hàng hóa ..........................................56
3.2.2. Kế tốn sản phẩm, hàng hóa ....................................................................57
Chƣơng 4. KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH .......................................................... 61
4.1. Những vấn đề chung về kế toán tài sản cố định .............................................61
4.1.1. Khái niệm .................................................................................................61
4.1.2. Tiêu chuẩn nhận biết tài sản cố định .......................................................61
4.1.3. Đặc điểm của TSCĐ .................................................................................62
ii


4.1.4. Phân loại tài sản cố định......................................................................... 62
4.1.5. Nguyên tắc hạch toán .............................................................................. 64

4.2. Kế toán tài sản cố định ................................................................................... 66
4.2.1. Chứng từ sử dụng .................................................................................... 66
4.2.2. Nguyên tắc kế toán .................................................................................. 66
4.2.3. Tài khoản sử dụng ................................................................................... 67
4.2.4. Phương pháp kế toán TSCĐ .................................................................... 68
4.3. Kế toán xây dựng cơ bản dở dang ................................................................. 86
4.3.1. Chứng từ sử dụng .................................................................................... 86
4.3.2. Tài khoản sử dụng ................................................................................... 86
4.3.3. Phương pháp kế tốn .............................................................................. 87
4.4. Kế tốn hao mịn tài sản cố định .................................................................... 94
4.4.1. Những vấn đề chung về hao mòn và khấu hao TSCĐ ............................. 94
4.4.2. Chứng từ sử dụng .................................................................................... 97
4.4.3. Tài khoản sử dụng ................................................................................... 97
4.4.4. Trình tự kế tốn hao mịn TSCĐ ............................................................. 98
Chƣơng 5. KẾ TỐN CÁC KHOẢN THANH TỐN .....................................100
5.1. Kế tốn các khoản nợ phải thu..................................................................... 100
5.1.1. Nội dung của các khoản phải thu .......................................................... 100
5.1.2. Nguyên tắc kế toán thanh toán .............................................................. 100
5.1.3. Kế toán các khoản phải phải thu ........................................................... 100
5.2. Kế toán các khoản nợ phải trả ..................................................................... 113
5.2.1. Nội dung của các khoản phải trả .......................................................... 113
5.2.2. Nguyên tắc hạch toán ............................................................................ 114
5.2.3. Phương pháp hạch toán các khoản phải trả ......................................... 115
Chƣơng 6. KẾ TOÁN CÁC NGUỒN VỐN, QUỸ .............................................145
6.1. Kế toán các qu ............................................................................................ 145
6.1.1. Nội dung các quỹ ................................................................................... 145
6.1.2. Nội dung sử dụng các quỹ ..................................................................... 145
6.1.3. Kế toán chi tiết các quỹ ......................................................................... 146
6.1.4. Kế toán tổng hợp các quỹ ...................................................................... 146
6.2. Kế toán nguồn vốn ....................................................................................... 152

6.2.1. Kế toán nguồn vốn kinh doanh .............................................................. 152
iii


6.2.2. Kế toán chênh lệch tỷ giá hối đoái .........................................................153
6.2.3. Kế toán nguồn cải cách tiền lương ........................................................162
6.3. Kế toán thặng d , thâm hụt l y kế................................................................163
6.3.1. Một số quy định về kế toán thặng dư, thâm hụt l y kế ...........................163
6.3.2. Kế toán chi tiết thặng dư (thâm hụt) l y kế ............................................163
6.3.3. Kế toán tổng hợp thặng dư (thâm hụt) l y kế ........................................164
Chƣơng 7. KẾ TOÁN THU, CHI VÀ ÁC ĐỊNH KẾT QUẢ ......................... 168
7.1. Kế toán thu, chi hoạt động ............................................................................168
7.1.1. Khái quát về thu, chi hoạt động .............................................................168
7.1.2. Kế toán thu hoạt động ............................................................................169
7.1.3. Kế tốn chi phí hoạt động ......................................................................172
7.2. Kế tốn thu, chi hoạt động viện trợ, vay nợ n c ngoài ..............................177
7.2.1. Khái quát hoạt động thu, chi hoạt động viện trợ, vay nợ nước ngồi ...177
7.2.2. Kế tốn thu hoạt động viện trợ, vay nợ nước ngồi ..............................177
7.2.3. Kế tốn chi phí từ nguồn viện trợ, vay nợ nước ngồi ..........................180
7.3. Kế tốn hoạt động thu phí.............................................................................184
7.3.1. Những vấn đề chung về hoạt động thu phí.............................................184
7.3.2. Kế tốn thu hoạt động thu phí ................................................................185
7.3.3. Kế tốn chi phí hoạt động thu phí ..........................................................187
7.4. Kế tốn hoạt động sản xuất kinh doanh ........................................................190
7.4.1. Những vấn đề chung về hoạt động SXKD ..............................................190
7.4.2. Kế toán thu hoạt động SXKD .................................................................192
7.4.3. Chi hoạt động SXKD trong đơn vị HCSN ..............................................195
7.5. Kế toán hoạt động tài chính ..........................................................................198
7.5.1. Những vấn đề chung về hoạt động tài chính ..........................................198
7.5.2. Kế tốn doanh thu tài chính ...................................................................199

7.5.3. Chi phí tài chính .....................................................................................201
7.6. Kế tốn hoạt động khác ................................................................................203
7.6.1. Những vấn đề chung về hoạt động khác ................................................203
7.6.2. Kế tốn thu nhập khác và chi phí khác ..................................................204
7.7. Kế toán xác định kết quả ..............................................................................207
7.7.1. Nội dung .................................................................................................207
7.7.2. Tài khoản sử dụng ..................................................................................208
iv


Chƣơng 8. BÁO CÁO TÀI CHÍNH, BÁO CÁO QUYẾT TỐN ....................212
8.1. Những quy định chung về chế độ báo cáo tài chính, báo cáo quyết tốn đối
v i đơn vị HCSN ................................................................................................ 212
8.1.1. áo cáo tài chính................................................................................... 212
8.1.2. áo cáo quyết tốn ................................................................................ 214
8.2. Hệ thống báo cáo tài chính, báo cáo quyết tốn .......................................... 217
8.2.1. Báo cáo tài chính................................................................................... 218
8.2.2. áo cáo quyết toán ................................................................................ 219
8.3. Ph ơng pháp lập báo cáo tài chính, báo cáo quyết tốn .............................. 220
8.3.1. Phương pháp lập báo cáo tài chính ...................................................... 220
8.3.2. áo cáo quyết toán ................................................................................ 263
TÀI LIỆU THAM KHẢO .......................................................................................307
PHỤ LỤC ................................................................................................................308

v


vi

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
Viết tắt

Viết đầy đủ

BCTC

Báo cáo tài chính

BHTN

Bảo hiểm thất nghiệp

BHXH

Bảo hiểm xã hội

BHYT

Bảo hiểm y tế

BQGQ

Bình qn gia quyền

BTC

Bộ Tài chính

CCDC

Cơng cụ dụng cụ

CP

Chi phí

CPSXKDDD

Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang

CSH

Chủ sở hữu

GTGT

Giá trị gia tăng

HCSN

Hành chính sự nghiệp

KBNN

Kho bạc nhà n

KPCĐ

Kinh phí cơng đoàn

NLĐ

Ng ời lao động

NSNN

Ngân sách nhà n

NVKD

Nguồn vốn kinh doanh

NVKT

Nghiệp vụ kinh tế

NVL

Nguyên vật liệu

PTHĐSN

Phát triển hoạt động sự nghiệp

SXKD

Sản xuất kinh doanh

TGNH

Tiền gửi ngân hàng

TK

Tài khoản

TM

Tiền mặt

TNDN

Thu nhập doanh nghiệp

TSCĐ

Tài sản cố định

TX

Th ờng xuyên

XDCB

Xây dựng cơ bản
vii

c

c


viii


LỜI MỞ ĐẦU

Kế tốn hành chính sự nghiệp là mơn học chuyên ngành không thế thiếu đ ợc
trong chuyên ngành kế toán và các hoạt động quản lý nhà n c trong các đơn vị sử
dụng tiền từ ngân sách.
Kế tốn hành chính sự nghiệp là mơn học cung cấp những kiến thức và k
năng để sinh viên có k năng và kiến thức để phục vụ cho nghề kế tốn trong các
đơn vị hành chính sự nghiệp. Ngồi việc cung cấp thơng tin về tài chính cho nhà
quản lý các đơn vị, các loại sổ sách, báo cáo phản ảnh tình hình tài chính của các
đơn vị hành chính sự nghiệp thì Kế tốn hành chính sự nghiệp phản ánh quá trình
báo cáo hoạt động của một đơn vị. Những thông tin này phản ánh các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh trong kỳ đã qua nên số liệu có tính lịch sử, hiện tại và t ơng lai.
Cụ thể, môn học này nhằm trang bị cho sinh viên kiến thức và k năng về
cơng tác kế tốn trong đơn vị hành chính sự nghiệp nh : Kế tốn tiền l ơng và các
khoản trích theo l ơng, kế tốn ngun vật liệu và cơng cụ dụng cụ, kế tốn TSCĐ,
kế toán từ các nguồn ngân sách nhà n c, nguồn viện trợ, nguồn thu từ phí, lệ phí
để lại cho đơn vị, Báo cáo quyết toán, báo cáo tài chính...
Nhằm đáp ứng yêu cầu nghiên cứu và học tập những kiến thức chuyên ngành,
tạo điều kiện cho các em có các k năng tốt về chun ngành kế tốn của sinh viên
kế toán và các ngành kinh tế khác của Tr ờng Đại học Lâm nghiệp, nhóm giảng
viên bộ mơn Tài chính kế tốn tổ chức biên soạn bài giảng Kế tốn hành chính sự nghiệp.
Bài giảng Kế tốn hành chính sự nghiệp do tập thể tác giả Bộ mơn Tài chính
kế tốn, biên soạn bao gồm:
- ThS. Bùi Thị Sen biên soạn ch ơng 1, 6;

- ThS. Nguyễn Thị Bích Diệp biên soạn ch ơng 2, 3, 7;
- TS. Đoàn Thị Hân biên soạn ch ơng 4, 5, 8.
Trong quá trình biên soạn, tập thể tác giả đã cố gắng kết hợp cơ sở lý luận gắn
liền v i thực tiễn để đảm bảo tính thời sự và khoa học. Tuy nhiên, khơng tránh khỏi
những hạn chế cịn gặp phải. Do vậy, tập thể tác giả kính mong nhận đ ợc sự đóng
góp ý kiến của bạn đọc để lần xuất bản t i Bài giảng đ ợc hồn thiện hơn.
Nhóm tác giả

1


2


Chƣơng 1
NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN ĐƠN VỊ
HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP

1.1. Những vấn đề chung về đơn vị hành chính sự nghiệp
1.1.1. Giới thiệu chung về đơn vị hành chính sự nghiệp
Đơn vị hành chính sự nghiệp là những đơn vị sử dụng kinh phí ngân sách nhà
n c để hoạt động chủ yếu trong các lĩnh vực quản lý nhà n c và cung cấp các
dịch vụ cơng cho xã hội. Đơn vị hành chính sự nghiệp là cách gọi phổ biến đối v i
các cơ quan hành chính và các đơn vị sự nghiệp. Các đơn vị này đ ợc ngân sách
cấp kinh phí và hoạt động theo ngun tắc khơng bồi hồn trực tiếp.
Đơn vị hành chính sự nghiệp có nhiều loại, có chức năng, nhiệm vụ khác
nhau, hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nhau và đ ợc chia thành hai nhóm: Các
cơ quan hành chính và các đơn vị sự nghiệp.
* Phân loại cơ quan hành chính: Các cơ quan hành chính (còn gọi là các cơ
quan quản lý nhà n c) gồm các cơ quan quản lý hành chính từ Trung ơng đến địa

ph ơng. Bao gồm:
- Các cơ quan hành chính ở Trung ơng gồm: Chính phủ, các Bộ giúp Chính
phủ quản lý các ngành hoặc các lĩnh vực đ ợc phân cơng trong phạm vi tồn quốc;
- Cơ quan hành chính cấp tỉnh gồm: Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố và
các Sở tham m u giúp việc cho ủy ban nhân dân các tỉnh quản lý các lĩnh vực thuộc
ngành mình phụ trách trong địa bàn tỉnh;
- Cơ quan hành chính cấp huyện gồm: Ủy ban nhân dân huyện và các cơ quan
giúp việc cho ủy ban nhân dân huyện nh các Phịng Giáo dục, Phịng Nơng nghiệp,
Phòng Nội vụ và Phòng Lao động xã hội, ủy ban nhân dân xã là cơ quan quản lý
hành chính cơ sở trong hệ thống các cơ quan quản lý hành chính.
* Phân loại đơn vị sự nghiệp: Các đơn vị sự nghiệp là các đơn vị đ ợc thành
lập để cung cấp các dịch vụ công phục vụ cho sự nghiệp phát triển kinh tế xã hội và
đảm bảo an ninh quốc phòng.
- Căn cứ vào mức độ tự đảm bảo chi hoạt động từ nguồn thu sự nghiệp các
đơn vị sự nghiệp đ ợc chia thành:
3


+ Đơn vị sự nghiệp có nguồn thu tự đảm bảo tồn bộ kinh phí cho hoạt động
th ờng xun là những đơn vị có nguồn thu sự nghiệp đủ trang trải đ ợc tồn bộ
kinh phí cho hoạt động th ờng xun, Nhà n

c khơng phải cấp kinh phí cho hoạt

động của các đơn vị này;
+ Đơn vị sự nghiệp tự đảm bảo một phần kinh phí cho hoạt động th ờng
xuyên là những đơn vị có nguồn thu sự nghiệp ch a đủ để trang trải toàn bộ chi phí
cho hoạt động th ờng xun của mình, Nhà n

c phải cấp một phần ngân sách cho

hoạt động th ờng xuyên của đơn vị. Mức tự bảo đảm chi phí hoạt động th ờng
xuyên của các đơn vị này từ 10% đến d

i 100%, ví dụ nh các tr ờng đại học

cơng lập, bệnh viện…;
+ Đơn vị có nguồn thu sự nghiệp thấp, hoặc khơng có nguồn thu đ ợc Nhà
n

c cấp tồn bộ kinh phí hoạt động th ờng xuyên theo chức năng, nhiệm vụ do

ngân sách nhà n

c bảo đảm tồn bộ kinh phí hoạt động (gọi tắt là đơn vị sự nghiệp

do ngân sách nhà n

c bảo đảm tồn bộ chi phí hoạt động). Các đơn vị sự nghiệp

loại này có mức tự bảo đảm chi phí hoạt động th ờng xuyên từ 10% trở xuống.
- Căn cứ theo lĩnh vực hoạt động, các đơn vị sự nghiệp đ ợc phân thành:
+ Các đơn vị sự nghiệp giáo dục gồm: Các tr ờng học từ mầm non đến đại
học (không bao gồm các tr ờng t );
+ Các đơn vị sự nghiệp y tế bao gồm: Các bệnh viện, các cơ sở khám, chữa
bệnh, các trung tâm y tế dự phịng (khơng bao gồm các bệnh viện t );
+ Các đơn vị sự nghiệp văn hóa, thể thao bao gồm các viện nghiên cứu về văn
hóa, thể thao, các đoàn nghệ thuật, trung tâm chiếu phim, nhà văn hóa, th viện, bảo
tồn bảo tàng, đài phát thanh truyền hình, trung tâm thơng tin, báo chí xuất bản, các
trung tâm huấn luyện thể dục thể thao, câu lạc bộ thể dục thể thao...;

+ Các đơn vị sự nghiệp kinh tế bao gồm các đơn vị sự nghiệp hoạt động hỗ trợ
cho sự nghiệp phát triển kinh tế nh các viện nghiên cứu kinh tế, các trung tâm
nghiên cứu giống cây trồng, vật ni...
1.1.2. Các cấp dự tốn trong quản lý, sử dụng ngân sách nhà nước
Các đơn vị hành chính sự nghiệp thụ h ởng kinh phí từ ngân sách nhà n
đ ợc phân thành ba cấp:
4

c


- Đơn vị dự tốn cấp 1: Nhận kinh phí từ thủ t ng chính phủ hoặc chủ tịch ủy
ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ơng. Đơn vị dự tốn cấp 1 có trách
nhiệm phân bổ dự toán cho đơn vị dự toán cấp 2 hoặc cấp 3. Đơn vị dự tốn cấp 1
phải tổ chức cơng tác kế toán tại đơn vị, đồng thời chỉ đạo, điều hành, kiểm tra kế
tốn và quyết tốn tình hình sử dụng kinh phí ở các đơn vị trực thuộc (cấp 2 và cấp 3);
- Đơn vị dự toán cấp 2: Nhận dự toán phân bổ từ đơn vị dự tốn cấp 1, có
trách nhiệm phân bổ dự tốn cho đơn vị dự toán cấp 3. Đơn vị dự toán cấp 2 phải tổ
chức cơng tác kế tốn tại đơn vị, đồng thời chỉ đạo, điều hành, kiểm tra kế tốn và
quyết tốn tình hình sử dụng kinh phí ở các đơn vị trực thuộc (cấp 3);
- Đơn vị dự toán cấp 3: Nhận dự toán phân bổ từ đơn vị dự toán cấp 1 hoặc
cấp 2. Đơn vị dự tốn cấp 3 phải tổ chức cơng tác kế tốn tại đơn vị và quyết tốn
tình hình sử dụng kinh phí đối v i cấp có thẩm quyền.
1.1.3. Đối tượng kế toán
Theo luật Kế toán, đối t ợng kế toán của đơn vị hành chính sự nghiệp bao gồm:
- Tiền, vật t và tài sản cố định;
- Nguồn kinh phí, qu ;
- Các khoản thanh tốn trong và ngồi đơn vị kế toán;
- Thu, chi và xử lý chênh lệch thu, chi hoạt động;
- Thu, chi và kết d ngân sách nhà n

- Đầu t tài chính, tín dụng nhà n

c;

c;

- Nợ và xử lý nợ công;
- Tài sản công;
- Tài sản, các khoản phải thu, nghĩa vụ phải trả khác có liên quan đến đơn vị
kế tốn.
1.2. Tổ chức kế tốn ở đơn vị hành chính sự nghiệp
1.2.1. Tổ chức vận dụng chế độ chứng từ kế toán
Chế độ chứng từ kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp đ ợc
nhà n c quy định thống nhất. Theo chế độ kế tốn hành chính sự nghiệp, chứng từ
kế toán đ ợc phân theo các chỉ tiêu sau:
5


- Chỉ tiêu lao động tiền l ơng;
- Chỉ tiêu vật t ;
- Chỉ tiêu tiền tệ;
- Chỉ tiêu tài sản cố định;
- Các chứng từ kế toán đ ợc ban hành theo các văn bản pháp luật khác (nh
các loại hóa đơn, các chứng từ liên quan đến đầu t tài chính…).
Chứng từ kế tốn là căn cứ pháp lý để chứng minh cho nghiệp vụ phát sinh, là
căn cứ ghi sổ kế toán nên phải đ ợc lập, ký, luân chuyển, kiểm tra đúng theo quy
định của nhà n c.
Các đơn vị hành chính sự nghiệp phải căn cứ vào đặc điểm hoạt động c ng
nh nhu cầu về dữ liệu đầu vào của hệ thống kế toán, để vận dụng chế độ chứng từ
kế toán vào đơn vị một cách phù hợp.

1.2.2. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
n

Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho đơn vị hành chính sự nghiệp đ ợc nhà
c quy định thống nhất theo chế độ kế tốn hành chính sự nghiệp hiện hành.

Mỗi đơn vị phải căn cứ vào đặc điểm hoạt động của đơn vị để tổ chức sử dụng
hệ thống tài khoản một cách phù hợp và đúng đắn.
1.2.3. Tổ chức vận dụng chế độ sổ kế toán
Chế độ sổ kế toán dành cho đơn vị hành chính sự nghiệp đ ợc quy định gồm
ba hình thức kế tốn sau:
- Nhật ký - sổ cái;
- Chứng từ ghi sổ;
- Nhật ký chung.
Đơn vị hành chính sự nghiệp có thể áp dụng một trong ba hình thức kế tốn
tùy theo đặc điểm hoạt động, quy mơ của từng đơn vị và có thể ghi thủ cơng hoặc
sử dụng phần mềm máy vi tính.
1.2.4. Tổ chức lập và cung cấp thông tin qua hệ thống báo cáo tài chính, báo cáo
quyết tốn
Đơn vị hành chính sự nghiệp có trách nhiệm lập báo cáo tài chính vào cuối
mỗi kỳ kế tốn để cung cấp thơng tin cho các đối t ợng sử dụng thông tin trong đơn
vị và ngoài đơn vị.
6


Báo cáo tài chính của đơn vị hành chính sự nghiệp dùng để tổng hợp tình hình
về tài sản, tiếp nhận và sử dụng kinh phí ngân sách của Nhà n c; tình hình thu, chi
và kết quả hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp trong kỳ kế tốn, cung cấp
thơng tin kinh tế, tài chính phục vụ cho việc đánh giá tình hình và kết quả hoạt động
của đơn vị, là căn cứ quan trọng giúp các cơ quan chức năng nhà n c, lãnh đạo

đơn vị kiểm tra, giám sát, điều hành hoạt động của đơn vị, và quyết tốn kinh phí
ngân sách đ ợc cấp.
Báo cáo tài chính đ ợc nhà n c quy định thống nhất về danh mục, mẫu biểu
và chỉ tiêu trong từng báo cáo, ph ơng pháp lập, nơi gửi báo cáo, thời hạn gửi báo
cáo. Đơn vị hành chính sự nghiệp phải tổ chức lập báo cáo đúng theo mẫu biểu quy
định, phản ánh đầy đủ các chỉ tiêu đã quy định, phải lập đúng kỳ hạn, nộp đúng thời
hạn và đầy đủ báo cáo t i từng nơi nhận báo cáo.
1.2.5. Tổ chức bộ máy kế toán
Tổ chức bộ máy kế tốn trong đơn vị hành chính sự nghiệp là tổ chức sử dụng
nhân sự để thực hiện công tác kế tốn trong đơn vị hành chính sự nghiệp. Tổ chức
bộ máy kế tốn trong đơn vị hành chính sự nghiệp bao gồm:
- Xác định số l ợng ng ời cần phải có trong bộ máy;
- Phân cơng, phân nhiệm để thực hiện các phần hành kế toán;
- Xác lập mối quan hệ giữa các bộ phận trong bộ máy kế toán c ng nh v i
các bộ phận khác có liên quan trong đơn vị, để thu thập, luân chuyển và xử lý dữ
liệu, cung cấp thông tin;
- Xây dựng kế hoạch cơng tác, quy trình làm việc của bộ phận kế toán nhằm
đảm bảo quy định của nhà n c, đạo đức nghề nghiệp…
Tùy theo quy mô của đơn vị mà hệ thống kế toán đơn vị có thể tổ chức theo
hình thức tập trung hay phân tán hoặc vừa tập trung vừa phân tán.
1.3. Nội dung của kế tốn hành chính sự nghiệp
Thực hiện các nhiệm vụ trên, kế tốn trong đơn vị hành chính sự nghiệp có
các nội dung sau:
- Kế tốn tiền và các khoản t ơng đ ơng tiền phản ánh tình trạng và sự biến
động của các khoản tiền và t ơng đ ơng tiền trong đơn vị hành chính sự nghiệp
7


nh tiền Việt Nam, ngoại tệ, các loại chứng khoán đ ợc mua về để bán trong thời
gian không quá 3 tháng…;

- Kế toán vật t và tài sản phản ánh tình trạng và sự biến động của các loại vật
t , tài sản trong quá trình hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp;
- Kế tốn nguồn kinh phí, qu phản ánh tình trạng và sự biến động của các
nguồn kinh phí, các khoản qu , vốn của đơn vị hành chính sự nghiệp;
- Kế tốn các khoản thanh tốn phản ánh tình trạng và sự biến động của các
khoản thanh tốn phát sinh trong q trình hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp;
- Kế tốn khác bao gồm kế toán các khoản thu, chi và xử lý chênh lệch thu, chi
liên quan đến hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp, lập báo cáo tài chính...
1.4. Hệ thống tài khoản kế tốn áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp
1.4.1. Tài khoản và hệ thống tài khoản kế toán
Tài khoản kế toán là ph ơng pháp kế toán dùng để phân loại và hệ thống hóa
các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời
gian. Tài khoản kế toán phản ánh và kiểm sốt th ờng xun, liên tục, có hệ thống
tình hình về tài khoản, tiếp nhận và sử dụng kinh phí do ngân sách nhà n c cấp và
các nguồn kinh phí khác cấp, thu, chi hoạt động, kết quả hoạt động và các khoản
khác ở đơn vị hành chính sự nghiệp.
Tài khoản kế toán đ ợc mở cho từng đối t ợng kế tốn có nội dung kinh tế
riêng biệt. Tồn bộ các tài khoản kế tốn sử dụng trong đơn vị kế tốn hình thành hệ
thống tài khoản kế tốn. Bộ Tài chính qui định thống nhất hệ thống tài khoản kế
toán áp dụng cho tất cả các đơn vị hành chính sự nghiệp trong cả n c về loại tài
khoản, số l ợng tài khoản, ký hiệu, tên gọi và nội dung ghi chép của từng tài khoản.
Hệ thống tài khoản kế tốn hành chính sự nghiệp đ ợc xây dựng theo nguyên
tắc dựa vào bản chất và nội dung hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp có vận
dụng nguyên tắc phân loại và mã hóa của hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp
và hệ thống tài khoản kế toán nhà n c, nhằm:
+ Đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quản lý và kiểm sốt chi qu ngân sách nhà
n c, vốn, qu cơng, đồng thời thỏa mãn yêu cầu quản lý và sử dụng kinh phí của
từng lĩnh vực, từng đơn vị hành chính sự nghiệp;
8

+ Phản ánh đầy đủ các hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh của đơn vị hành
chính sự nghiệp thuộc mọi loại hình. Mọi lĩnh vực, phù hợp v i mơ hình tổ chức và
tính chất hoạt động;
+ Đáp ứng yêu cầu xử lý thông tin bằng các ph ơng tiện tính tốn thủ cơng
(hoặc bằng máy vi tính...) và thỏa mãn đầy đủ nhu cầu của đơn vị và của cơ quan
quản lý Nhà n c.
Hệ thống tài khoản kế tốn hành chính sự nghiệp gồm các tài khoản trong
Bảng Cân đối kế toán và các tài khoản ngồi Bảng Cân đối kế tốn.
Các tài khoản trong Bảng Cân đối kế tốn phản ánh tồn bộ các nghiệp vụ
kinh tế, tài chính phát sinh theo các đối t ợng kế tốn gồm tài sản, nguồn hình
thành tài sản và quá trình sử dụng tài sản tại đơn vị hành chính sự nghiệp. Nguyên
tắc ghi sổ các tài khoản trong Bảng Cân đối kế toán đ ợc thực hiện theo ph ơng
pháp “ghi kép” nghĩa là khi ghi vào bên Nợ của một tài khoản thì đồng thời phải ghi
vào bên Có của một hoặc nhiều tài khoản khác hoặc ng ợc lại.
Các tài khoản ngoài Bảng Cân đối kế tốn phản ánh những tài sản hiện có ở
đơn vị nh ng không thuộc quyền sở hữu của đơn vị (nh tài sản thuê ngoài, nhận
giữ hộ, nhận gia công, tạm giữ…), những chỉ tiêu kinh tế đã phản ánh ở các tài
khoản trong Bảng Cân đối kế toán nh ng cần theo dõi để phục vụ cho yêu cầu quản
lý, nh : Tài sản thuê ngoài, tài sản nhận giữ hộ, nhận gia công, nguyên tệ các loại,
dự toán chi hoạt động đ ợc giao….
Nguyên tắc ghi sổ các tài khoản ngồi Bảng Cân đối kế tốn đ ợc thực hiện
theo ph ơng pháp “ghi đơn” nghĩa là khi ghi vào một bên của một tài khoản thì
khơng phải ghi đối ứng v i bên nào của các tài khoản khác.
1.4.2. Phân loại hệ thống tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp do
Bộ Tài chính quy định trong Thông t số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của
Bộ Tài chính về việc H ng dẫn chế độ kế tốn hành chính, sự nghiệp gồm 10 loại,
từ loại 1 đến loại 9 là các tài khoản trong bảng và loại 0 là các tài khoản ngoài bảng.
- Tài khoản cấp 1 gồm 3 chữ số thập phân.

- Tài khoản cấp 2 gồm 4 chữ số thập phân (3 chữ số đầu thể hiện Tài khoản
cấp 1, chữ số thứ 4 thể hiện Tài khoản cấp 2).
9


- Tài khoản cấp 3 gồm 5 chữ số thập phân (3 chữ số đầu thể hiện Tài khoản cấp
1, chữ số thứ 4 thể hiện Tài khoản cấp 2, chữ số thứ 5 thể hiện Tài khoản cấp 3).
- Tài khoản ngoài bảng đ ợc đánh số từ 001 đến 018.
1.4.3. Lựa chọn áp dụng hệ thống tài khoản
Các đơn vị hành chính sự nghiệp phải căn cứ vào Hệ thống tài khoản kế tốn
ban hành tại Thơng t này để lựa chọn hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho đơn
vị. Đơn vị đ ợc bổ sung thêm các Tài khoản cấp 2, cấp 3, cấp 4 (trừ các tài khoản
kế tốn mà Bộ Tài chính đã quy định trong hệ thống tài khoản kế toán) để phục vụ
yêu cầu quản lý của đơn vị.
Tr ờng hợp các đơn vị cần mở thêm Tài khoản cấp 1 (các tài khoản 3 chữ số)
ngoài các tài khoản đã có hoặc cần sửa đổi, bổ sung Tài khoản cấp 2 hoặc cấp 3
trong Hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài chính quy định thì phải đ ợc Bộ Tài
chính chấp thuận bằng văn bản tr

c khi thực hiện

Hiện tại, hệ thống tài khoản kế toán áp dụng trong các đơn vị hành chính sự
nghiệp theo Thơng t số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính về
việc H

ng dẫn chế độ kế tốn hành chính, sự nghiệp.

1.5. Hình thức kế tốn
Hình thức kế tốn hay cịn gọi là Hình thức tổ chức sổ kế tốn. Tùy đặc điểm,
tính chất hoạt động của đơn vị mà chọn một trong ba hình thức kế tốn sau:

- Hình thức nhật ký chung;
- Hình thức nhật ký sổ cái;
- Hình thức chứng từ ghi sổ;
Việc lựa chọn hình thức kế tốn hợp lý phải căn cứ vào khả năng và trình độ
của đội ng cán bộ kế tốn hiện có và đặc điểm, qui mơ của đơn vị mà có thể áp
dụng một trong ba hình thức kế tốn tùy theo đặc điểm hoạt động, quy mơ của từng
đơn vị và có thể ghi thủ công hoặc sử dụng phần mềm máy vi tính.
1.5.1. Hình thức kế tốn Nhật ký chung
* Ngun tắc, đặc trưng cơ bản của hình thức kế tốn Nhật ký chung
Đặc tr ng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ
10


kinh tế, tài chính phát sinh đều phải đ ợc ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ
Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định
khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ
Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Hình thức kế tốn Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau:
- Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt;
- Sổ Cái;
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
* Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế toán Nhật ký chung (Biểu số 01)
(1) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra đ ợc dùng làm căn cứ ghi
sổ, tr

c hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã

ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế tốn phù hợp.
Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế tốn chi tiết thì đồng thời v i việc ghi sổ Nhật ký
chung, các nghiệp vụ phát sinh đ ợc ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.

Tr ờng hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các
chứng từ đ ợc dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc
biệt liên quan. Định kỳ (3, 5, 10... ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối l ợng nghiệp vụ
phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản
phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ đ ợc ghi
đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có).
(2) Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối
số phát sinh.
Sau khi đã kiểm tra đối chiếu kh p đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng
hợp chi tiết (đ ợc lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) đ ợc dùng để lập các Báo cáo
tài chính.
Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân
đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ
Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại
trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ.
11


Biểu số 01. Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn Nhật ký chung
1.5.2. Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái
* Đặc trưng cơ bản của hình thức kế tốn Nhật ký - Sổ Cái
Đặc tr ng cơ bản của hình thức kế tốn Nhật ký - Sổ Cái: Các nghiệp vụ kinh
tế, tài chính phát sinh đ ợc kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung
kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là
sổ Nhật ký - Sổ Cái. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ Cái là các chứng từ kế toán
hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế tốn cùng loại.
Hình thức kế tốn Nhật ký - Sổ Cái gồm có các loại sổ kế toán sau:
- Nhật ký - Sổ Cái;
- Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết.
12

* Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái (Biểu số 02)
(1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp
chứng từ kế toán cùng loại đã đ ợc kiểm tra và đ ợc dùng làm căn cứ ghi sổ, tr c
hết xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái. Số
liệu của mỗi chứng từ (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) đ ợc ghi
trên một dòng ở cả 2 phần Nhật ký và phần Sổ Cái. Bảng tổng hợp chứng từ kế toán
đ ợc lập cho những chứng từ cùng loại (Phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu
nhập…) phát sinh nhiều lần trong một ngày hoặc định kỳ 1 đến 3 ngày.
Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã ghi
Sổ Nhật ký - Sổ Cái, đ ợc dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế tốn chi tiết có liên quan.
(2) Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong
tháng vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng
số liệu của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có của từng tài khoản
ở phần Sổ Cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng. Căn cứ vào số phát sinh
các tháng tr c và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh lu kế từ đầu quý đến
cuối tháng này. Căn cứ vào số d đầu tháng (đầu quý) và số phát sinh trong tháng
kế tốn tính ra số d cuối tháng (cuối q) của từng tài khoản trên Nhật ký - Sổ Cái.
(3) Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng (cuối quý) trong Sổ Nhật ký Sổ Cái phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Tổng số tiền của cột “Phát
sinh” ở phần Nhật ký

Tổng số phát sinh
=

Nợ của tất cả các
Tài khoản

Tổng số dư Nợ các Tài khoản

=

Tổng số phát sinh
=

Có của tất cả các
Tài khoản

Tổng số dư Có các tài khoản

(4) Các sổ, thẻ kế toán chi tiết c ng phải đ ợc khóa sổ để cộng số phát sinh
Nợ, số phát sinh Có và tính ra số d cuối tháng của từng đối t ợng. Căn cứ vào số
liệu khóa sổ của các đối t ợng lập “Bảng tổng hợp chi tiết" cho từng tài khoản. Số
liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết” đ ợc đối chiếu v i số phát sinh Nợ, số phát sinh
Có và Số d cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái.
Số liệu trên Nhật ký - Sổ Cái và trên “Bảng tổng hợp chi tiết” sau khi khóa sổ
đ ợc kiểm tra, đối chiếu nếu kh p, đúng sẽ đ ợc sử dụng để lập báo cáo tài chính.
13


Biểu số 02. Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn Nhật ký - sổ cái
1.5.3. Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
* Đặc trưng cơ bản của hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ
Đặc tr ng cơ bản của hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ: Căn cứ trực tiếp để
ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ kế tốn tổng hợp bao gồm:
+ Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ;
+ Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái.
Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng
Tổng hợp chứng từ kế tốn cùng loại, có cùng nội dung kinh tế.

14