BG kỹ năng mềm áp dụng cho CĐ, ĐH

KĨ NĂNG MỀM
Mã mô đun: MĐ 25
Thời gian mô đun: 30 giờ; (Lý thuyết: 07 giờ; Thực hành, thí nghiệm, thảo luận, bài tập:
21 giờ; Kiểm tra: 02 giờ)
Hình thức kiểm tra và thi: Thi trắc nghiệm và thi thực hành xử lý tình huống.
Cấu trúc nội dung: gồm có 4 chương (Chương 1: Kĩ năng giao tiếp – 12 tiết; Chương
2: Kĩ năng làm việc nhóm – 5 tiết; Kiểm tra 1 tiết; Chương 3: Kĩ năng quản lý thời gian và
lập kế hoạch công việc – 6 tiết; Chương 4: Kĩ năng tư duy sáng tạo – 5 tiết; Kiểm tra 1
tiết;)
CHƯƠNG 1: KĨ NĂNG GIAO TIẾP
1. Khái niệm kĩ năng mềm
- Kĩ năng mềm (soft skills) là tập hợp các kĩ năng cho phép tương tác với người khác.
Trên thế giới còn gọi là kĩ năng con người hay kĩ năng thực hành xã hội
- KNM là những kĩ năng thuộc về tính cách con người, là những hành vi ứng xử, giao
tiếp và cho phép tương tác với mọi người xung quanh. KNM là phương tiện để truyền
tải, để đưa kĩ năng cứng vào cuộc sống, áp dụng vào công việc một cách hiệu quả linh
hoạt. KNM quyết định bạn là ai, làm việc thế nào, là thước đo hiệu quả trong công
việc và mang đến sự thành công của một người.
* Đặc điểm kĩ năng mềm
- Kĩ năng mềm không phải là yếu tố thuộc về bẩm sinh
- Kĩ năng mềm không chỉ là biểu hiện của Trí tuệ cảm xúc
- Kĩ năng mềm được hình thành bằng con đường trải nghiệm chứ khơng phải là
sự "nạp"
- Kĩ năng mềm góp phần hỗ trợ cho kiến thức và kĩ năng chuyên môn.
* Tầm quan trọng của việc rèn luyện kĩ năng mềm cho sinh viên
Kĩ năng mềm giúp hình thành nhận thức và hành vi chuẩn cho sinh viên
Kĩ năng mềm giúp truyền tải “Kĩ năng cứng”
Kĩ năng mềm là một trong những yếu tố quyết định sự thành công
Kĩ năng mềm thúc đẩy phát triển cá nhân và xã hội
Kĩ năng mềm là tiêu chí đánh giá của nhà tuyển dụng
2. Nhận thức chung về giao tiếp

2.1. Khái niệm và tầm quan trọng kĩ năng giao tiếp
* Khái niệm giao tiếp
- Giao tiếp là q trình trao đổi thơng tin, tình cảm, suy nghĩ; là quá trình nhận biết và
tác động lẫn nhau trong quan hệ giữa người với người nhằm đạt đến một mục đích nhất
định.
- Kĩ năng giao tiếp là khả năng nhận biết nhanh những biểu hiện bên ngồi và
đốn biết diễn biến bên trong của con người và đồng thời biết sử dụng ngơn ngữ có lời
và khơng lời, biết cách định hướng để điều chỉnh và điều khiển quá trình giao tiếp
nhằm đạt được mục đích đã định.
* Tầm quan trọng của kĩ năng giao tiếp
- Giúp nâng cao khả năng truyền thông của bản thân cũng như đem lại nhiều
thiện cảm và ấn tượng với những người mà mình có dịp tiếp xúc.
- Làm cho vị thế của bản thân trong mắt người khác tăng lên.


- Nâng cao khả năng thuyết phục và tạo ra một sức hút mãnh liệt với những đối
tác kinh doanh từ đó mang lại những kết quả tốt nhất cho sự nghiệp của mình.
- Mang đến cho người giao tiếp các mối quan hệ hịa thuận trong gia đình, tình
bằng hữu giữa những người bạn ngày càng gắn bó, bền chặt, được những đồng
nghiệp và cấp trên yêu mến, được khách hàng đặt trọn niềm tin, được những người
xung quanh thật sự nể trọng…
2.2. Mơ hình giao tiếp
Bối cảnh giao tiếp

Nhiễu
Thơng điệp
Bên A
Ý tưởng - Mã hóa

Kênh giao tiếp

Bên B
Tiếp nhận - Giải mã

Phản hồi
Nhiễu

2.3. Những rào cản trong quá trình giao tiếp và kỹ thuật phá vỡ rào cản
* Những rào cản trong q trình giao tiếp:
• Thơng điệp sai
• Cách thức giao tiếp sai
• Thơng điệp gửi sai đối tượng
• Sự kết hợp của nhiều yếu tố
• Đặc điểm tâm sinh lý
• Ngoại cảnh...
* Kỹ thuật phá vỡ rào cản:
- Lập kế hoạch giao tiếp Phá vỡ rào cản giao tiếp
5 câu hỏi cần thiết bạn cần trả lời trước khi trị chuyện với ai đó:
Ai? Ở đâu? Khi nào? Tại sao? Thế nào?
- Bạn sẽ gặp ai? Trả lời câu hỏi này để chuẩn bị phong cách nói chuyện phù hợp.
- Bạn sẽ gặp họ ở đâu? Bạn sẽ chọn trang phục phù hợp, quà như thế nào.
- Khi nào bạn sẽ gặp họ? Buổi chiều hay buổi tối? Đây có phải lần đầu tiên bạn gặp
họ không?
- Tại sao? Tại sao bạn lại đi gặp gỡ? Bạn gặp gỡ với tư cách gì?
- Thế nào? Bạn sẽ nói chuyện gì? Chào hỏi như thế nào? Bạn có đi cùng với ai
khơng? Có nên gọi điện trước không?…Tất cả sẽ nhằm trả lời cho câu hỏi “bạn sẽ tiến


hành cuộc trị chuyện đó như thế nào, sao cho hợp lý nhất”.
3. Kĩ năng giao tiếp hiệu quả

3.1. Kĩ năng tạo ấn tượng ban đầu
“Đầu có xi thì đi mới lọt”
Để tạo được ấn tượng tốt đẹp với đối tác giao tiếp ngay từ lần gặp gỡ đầu tiên, chúng
ta cần phải:
* Chuẩn bị chu đáo cho cuộc hẹn
* Ln đúng giờ
* Thể hiện mình sao cho phù hợp
* Thể hiện mình sao cho phù hợp
* Bình tĩnh và tự tin
* Lịch sự, nhã nhặn, ân cần và chu đáo
Khơng nên:
- Trễ hẹn
- Trang phục, đầu tóc nhàu nhĩ, luộm thuộm, không phù hợp với cuộc gặp gỡ.
- Phụ nữ thì trang điểm quá đà hoặc thần thái nhợt nhạt không trang điểm.
- Thể hiện bản thân quá mức, khốc lác ba hoa, tự coi mình là “cái rốn của vũ trụ”.
- Cười không đúng nơi, đúng lúc, “vô dun chưa nói đã cười”
- Run rẫy, vã mồ hơi, mất bình tĩnh.
- Sử dụng điện thoại tùy tiện.
3.2. Phương pháp lắng nghe hiệu quả
“ Nói là bạc, lắng nghe là vàng”
 Quy trình lắng nghe hiệu quả trong giao tiếp cần biết
1. Tập trung
2. Tham dự (biểu hiện bằng sự chú ý của đôi mắt, những cái gật đầu của người
nghe. Về ngôn từ là những từ điệm như: dạ, vâng ạ, thế ạ, thật không?...)
3. Hiểu (đặt câu hỏi để xác nhận như: Tôi hiểu như thế này có đúng khơng?
Hoặc ý anh là thế này…?)
4. Ghi nhớ: trước mỗi cuộc giao tiếp bạn nên chuẩn bị cho mình một cuốn sổ và
một cây bút.
“Cái gì cũng chép cũng ghi, khơng biết thì hỏi tự ti làm gì”
5. Hồi đáp (Có đi có lại mới toại lịng nhau)

6. Phát triển (Phát triển sẽ giúp cho quá trình giao tiếp được bước sang một chu
trình mới)
 Rèn luyện kỹ năng lắng nghe của mình:
- Khi một người nào đó nói, bạn có thực sự nghe được những gì họ nói khơng, hoặc
bạn có nhắc lại bạn sẽ trả lời như thế nào chưa? Điều đầu tiên là hãy cố gắng để đầu
óc cởi mở đón nhận thơng tin mới dựa trên tinh thần hiểu biết và tôn trọng nhau.
- Đừng chú trọng phong cách của người nói bằng cách hãy tự hỏi rằng diễn giả biết
được điều gì mà bạn không biết.
- Hãy khách quan khi lắng nghe để bạn giảm được ảnh hưởng của cảm xúc khi nghe
và kiên nhẫn cho đến khi bạn nghe được toàn bộ thơng tin.
- Hãy tránh lo ra bằng cách đóng cửa lại, tắt điện thoại di động, và tiến gần tới người


nói chuyện hơn.
- Hãy đi trước người nói bằng cách đốn trước những gì họ sẽ nói và suy nghĩ về
những gì họ đã nói.
- Hãy tìm kiếm thơng tin khơng lời. Thường thì giọng nói hoặc cách diễn tả của
người thuyết trình trước đám đơng sẽ bộc lộ thơng tin nhiều hơn là bằng lời.
- Hãy xem lại những điểm quan trọng. Nó có ý nghĩa khơng? Những khái niệm có
được minh họa bằng sự kiện khơng?
- Hãy cởi mở bằng cách nêu các câu hỏi làm sáng tỏ sự hiểu biết của bạn; hãy khoan
phán đốn phê bình cho đến khi diễn giả kết thúc phần trình bày.
- Đừng ngắt lời, bởi vì việc ngắt lời có thể gây lo ra trong khi bạn đang nỗ lực đạt tới
trọng điểm của vấn đề.
- Hãy phán đoán và phê bình nội dung chứ khơng phải phê bình người nói.
- Hãy đưa ra ý kiến phản hồi và ghi nội dung một cách ngắn gọn.
... Và cuối cùng, hãy lắng nghe hiệu quả bằng cả con tim và khối óc.
 Những điều nên tránh để có được kỹ năng lắng nghe tốt.
• Có định kiến hoặc cố chấp khơng đồng tình với lý lẽ của người nói.
• Ngơn ngữ và cử chỉ khơng phù hợp.

• Gây ồn ào.
• Trạng thái tình cảm quá mức bình thường như: Lo lắng, khiếp sợ, giận dữ…
• Tỏ ra khơng nhiệt tình.
3.3. Kĩ năng đặt câu hỏi trong giao tiếp
* Câu hỏi mở (open question)
- Có những từ: cái gì, như thế nào, tại sao, suy nghĩ, cảm giác, nhận thấy
- Không hạn chế câu trả lời
- Sử dụng để tìm hiểu thái độ, quan điểm hoặc thu thập dữ liệu.
* Câu hỏi đóng (closed questions)
- Được trả lời bởi các từ “có”, “khơng” hoặc một thực tế đơn giản
- Yêu cầu thông tin cụ thể.
- Yêu cầu xác nhận ý kiến, dữ kiện.
* Câu hỏi thăm dị
- Để tìm kiếm thơng tin khác
- Làm rõ vấn đề để hiểu thấu đáo toàn bộ câu chuyện
- Lấy được thơng tin từ khi người nói đang cố gắng tránh né không tiết lộ cho bạn
biết
- Có các từ: cái gì, như thế nào, tại sao
3.4. Kĩ năng giao tiếp phi ngơn ngữ
* Giọng nói
Chim khơn kêu tiếng rảnh rang, người khơn nói tiếng dịu dàng dễ nghe
- Phát âm rõ ràng
- “Ni dưỡng” giọng nói
- Điều phối hơi thở
- Điều chỉnh tư thế đứng
- Nhấn mạnh bằng nhịp điệu
- Tạo ngữ điệu êm ái. (tập nói rồi ghi âm và nghe lại giọng nói của mình để điều
chỉnh, thỉnh thoảng cất giọng hát một giai điệu u thích nào đó)
- Khắc phục việc sử dụng từ đệm như “à”, “ừm”, “ờ”.
- Rèn luyện âm vực. (Uống trà nóng trước khi thuyết trình để tạo ra chất giọng vang

và trầm ấm)
- Âm lượng. (để giọng nói có âm lượng cao và hơi dài, bạn cần rèn luyện cách hít
thở sâu bằng bụng)
- Ngắt giọng. (Ngắt khi bạn đã tạo ra được cao trào trong bài thuyết trình của mình)
* Dáng điệu và cử chỉ
- Giữ điệu bộ của bạn một cách tự nhiên, tránh những cử chỉ lặp lại. Dùng cử chỉ của
bạn: như tay để nhấn mạnh các điểm chính và thu hút sự chú ý.
- Một dáng điệu và sự di chuyển tốt sẽ truyền tải được sự tự tin, chuyên nghiệp, và
đáng tin cậy ở chính bạn.
Khơng nên:
- Cầm bút hay que chỉ: Tránh vì khi cầm bút trên tay, bàn tay của ta sẽ không thể
vung linh hoạt tự nhiên được.
- Liếm mép khi nói
- Chỉ tay vào mặt người khác
- “Khoa chân múa tay” không ngừng
- Chạm tay lên mặt
- Tư thế ngồi cứng nhắc/ẻo lã
* Trang phục
“Gần nể bụng nể dạ, lạ nể áo nể quần”
- Kiểu dáng, màu sắc của trang phục phù hợp với người mặc cũng như hoàn cảnh
diễn ra và mục đích của cuộc giao tiếp. Phụ kiện đi kèm trang phục cũng ảnh hưởng
không nhỏ đến việc giao tiếp (cách trang điểm, giày, túi xách, mắt kính, đồng hồ,
trang sức, nước hoa,...)
- Tốt nhất khi thuyết trình ta nên chọn lễ phục (Với nam thì lễ phục là Comple; với
nữ là Áo dài, Vest +váy bút chì.)
- Khi thuyết trình chọn trang phục là phải mặc sang hơn thính giả một bậc.
- Kiểm tra trang phục: nên xem lại đầu tóc, chỉnh trang từ trên xuống dưới, đằng
trước đằng sau

* Ánh Mắt
“cửa sổ tâm hồn”
1. Ánh nhìn trong giao tiếp kinh doanh: Hãy giữ mắt của bạn nhìn vào một hình tam
giác tưởng tượng trên trán của người đối diện. Từ từ, bạn có thể dịch dần xuống và
nhìn vào hình tam giác thứ hai tạo bởi đôi mắt và mũi (hãy cố gắng áp dụng kiểu
ánh nhìn này thường xuyên hơn và bạn sẽ sớm nhận thấy thái độ của họ thay đổi
tích cực một cách đáng kể)
2. Ánh nhìn trong giao tiếp xã hội: chúng ta “vẽ” một tam giác tưởng tượng tạo bởi
hai mắt và miệng của đối phương. Đây là một trong những kỹ năng giao tiếp bằng
mắt thông thường và phổ biến nhất.
3. Ánh nhìn trong giao tiếp thân mật: kéo tam giác tưởng tượng đã nêu ở trên dài ra,
đi từ đơi mắt - miệng - cho tới tồn bộ cơ thể (Hãy cẩn thận với kiểu ánh nhìn này,
Nếu bạn khơng có ý định thể hiện sự quan tâm đặc biệt của bạn với một ai đó thì hãy
cố gắng kiểm soát các chuyển động của mắt và sử dụng ánh nhìn trong giao tiếp xã
hội hay giao tiếp kinh doanh)
Không nên
- Thường xuyên tránh ánh mắt của người khác: thể hiện sự kém cỏi của bạn.
- Chớp mắt quá nhiều: lời nói của bạn khơng đáng tin tưởng.
- Mắt nhìn dáo dác khơng ổn định: thể hiện sự hời hợt, không để tâm.
- Mắt lờ đờ vô hồn: thể hiện sự khờ khạo, ngốc nghếch.
- Không đảo mắt liên hồi, nhìn xéo sang một người trong khi nói chuyện với người


khác nữa.
- Không đá lông nheo với người khác giới, trừ khi đó chỉ là cử chỉ hài hước bạn tạo
ra cho mọi người vui vẻ.
- Khơng hướng mắt nhìn xuống chân: người bi quan, thiếu tự tin, kẻ phạm tội thường
có cử chỉ này, do đó nó gây ra những cảm giác không hay ở người đối diện.
- Dù nói chuyện với một người lớn tuổi hay nhỏ tuổi, bạn cũng đừng nên nhìn vào
khuyết điểm trên thân thể của họ. Dù bạn không cố ý nhưng đôi khi ánh mắt của bạn

lại gợi lên những ý nghĩ tiêu cực đầu họ.
- Khi nhờ vả ai đó, trong khi chờ họ ra quyết định, khơng nên nhìn chằm chằm vào
họ. Vơ tình ánh mắt của bạn lại tạo áp lực bắt họ phải đồng ý giúp đỡ bạn. Khi ăn
cơm, khơng nhìn người khác gắp thức ăn vì bạn sẽ khiến họ lúng túng.
- Tránh để cho người đối diện thấy bạn khóc, bởi bạn sẽ khiến họ rất khó xử, dù họ
có phải là người khiến cho bạn khóc hay khơng.
* Nụ cười
Nụ cười là chìa khóa mở cửa môi trường giao tiếp của bạn!
- Nên nhớ, phải luôn nở nụ cười rực rỡ, tỏa nắng.
- Nở nụ cười thật ấm áp khi bước vào phòng làm việc hoặc bắt đầu buổi thuyết trình.
* Tay, cử động tay
- Tay sạch sẽ, móng cắt gọn.
- Phải ln để tay trong khoảng từ trên thắt lưng tới dưới cằm.
- Khi tay vung, luôn nhớ rằng vung “trong ra, dưới lên” - có nghĩa là đưa tay hướng
từ trong ra ngồi, và hướng từ dưới lên. Chú ý luôn ngửa tay và các ngón tay khép
lại. Liên tục đổi tay tạo sự khác biệt. Nói hai ý là phải vung hai tay khác nhau để
người nghe dù không chú ý cũng có thể cảm nhận rõ ràng đây là hai nội dung hồn
tồn khác nhau.
Khơng nên:
- Khoanh tay: tạo sự xa cách, phòng thủ.
- Cho tay vào túi quần: Mang lại cảm giác kênh kiệu, thiếu hồ nhập
- Trỏ tay: Khơng ai thích bị trỏ tay vào mặt vì vậy khi thuyết trình chúng ta cũng
khơng nên chỉ tay vào thính giả.
- Cầm bút hay que chỉ: Tránh vì khi cầm bút trên tay, bàn tay của ta sẽ không thể
vung linh hoạt tự nhiên được. Hơn nữa, cầm đồ vật trên tay ta cũng sẽ rất dễ vung nó
theo đà tay vung.
* Giao tiếp trực tiếp
Bắt tay, chào hỏi
• Trước sau: Chủ nhà, cấp trên, phụ nữ chủ động đưa tay ra trước
• Nhanh chậm: Kịp thời đón nhận khi người ta đưa tay bắt  nhiệt tình, tình

cảm chân thật, hữu hảo.
• Lâu ngắn: Tùy trường hợp cụ thể. Thời gian bắt tay tương đương thời gian
chào hỏi.
• Cách thức: Khi bắt tay nghiêng người về phía trước, nhìn vào mắt đối
phương, cười tự nhiên, vừa bắt tay vừa chào hỏi đối tác cảm giác tơn trọng,
nhiệt thành.
Giới thiệu
• Giới thiệu người ít tuổi với người cao tuổi, người chức nhỏ với người chức to,
người nam với người nữ.


•

Giới thiệu nhân viên dưới quyền cho khách. Giữa hai người có cùng địa vị,
tuổi tác thì giới thiệu người đến sau với người đến trước.
• Khi giới thiệu, đứng thật nghiêm chỉnh và đưa tay phải về phía người được
giới thiệu rồi nói với người kia
• Khi giới thiệu, hai bên khẽ cuối cùng và bắt tay nhau.
Trao danh thiếp
 Cầm danh thiếp bằng hai tay
 Hướng phía chữ đọc được về phía người nhận
 Nên chuẩn bị sẵn danh thiếp, đặt trong túi áo hoặc ví đựng danh thiếp
 Danh thiếp phải sạch và không bị cong vênh, gấp nếp
Nhận danh thiếp
 Cầm danh thiếp bằng hai tay
 Đọc qua nội dung danh thiếp trước khi cất đi
 Không đặt danh thiếp lên mặt bàn
 Không cất danh thiếp vào túi quần
 Cách ăn uống, sử dụng dụng cụ trên bàn ăn.
- Chú ý khơng nhai nguồm ngồm, phải nhai không phát ra tiếng.

- Không vừa nhai vừa nói.
- Tránh cầm dao, nĩa, muỗng đũa trong tay mà ra điệu bộ khi nói chuyện.
- Cụng ly phải xem trong bàn ai là người lớn tuổi cụng trước (người chức vụ lớn
hơn) nên hạ miệng ly thấp hơn họ
- Khơng uống say mất tự chủ, nói sai, làm sai gây phiền hà hoặc khó chịu cho mọi
người.
- Khơng vứt tàn thuốc lá bừa bãi.
- Câu chuyện trên bàn ăn nên có tính vui vẻ, dễ chịu, khơng bóng gió, riêng tư để mọi
người đều có thể tham gia.
- Khơng nên hỏi thăm đời tư của khách.
- Xỉa răng phải kín đáo che miệng, hỉ mũi phải tế nhị rời xa phòng ăn.
- Trong tiệc Châu Á nên tiếp thức ăn cho người khác nhất là người lớn tuổi, phụ nữ
(khơng gắp bằng đũa của mình).
- Khi khơng ăn nữa để muỗng nỉa vào hẳn trong lịng đĩa.
- Khi khơng ăn nữa bắt đầu các cuộc giao lưu với khách đứng trong phòng
tiệc. Nên cầm một ly rượu hoặc nước trái cây, tránh để tay thừa và thêm phần lịch
lãm.

STT
1
1.1
1.2
1.3

Các tiêu chí đánh giá
Về kĩ năng giao tiếp (20 điểm)
Phong thái tự tin, thái độ cầu thị, dễ gần
Vận dụng các kỹ năng GT thành thạo, đúng.
Chủ động trong GT.

Mức
độ
đạt của SV

0
0
0

1 2 3
1 2 3
1 2 3


1.4 Khả năng gây ấn tượng ban đầu
1.5 Khả năng sử dụng ngôn ngữ
1.6 Khả năng sử dụng phi ngôn ngữ
Sử dụng được nhiều thao tác trong GT với khuôn khổ thời
1.7
gian theo quy định
Chuẩn bị về hình thức (Trang phục, thẻ SV, đầu tóc sạch sẽ,
1.7
gọn gàng, đi giầy dép có quai hậu…)

0
0
0
0

1
1

1
1

2
2 3
2
2

0

1 2

4. KĨ NĂNG THUYẾT TRÌNH
4.1. Khái niệm kĩ năng thuyết trình
- Thuyết trình: là hoạt động trình bày và giải thích nội dung của một chủ đề nào
đó đến người nghe hoặc người học.
- Kĩ năng thuyết trình: là quy trình có tổ chức nhằm trình bày, giải thích một
chủ đề đến người nghe một cách hiệu quả.
4.2. Các giai đoạn thuyết trình
a. Chuẩn bị cho thuyết trình: 3 nội dung cần quan tâm
- Phân tích người tham dự buổi thuyết trình:
• Tên, học hàm học vị những người tham dự, bối cảnh, lý do tham dự,…?
• Mối quan tâm của họ là gì?
• Mục tiêu, sự sợ hãi, điều làm họ im lặng, thái độ của họ là gì?
• Điều gì hình thành nên quan điểm của họ?
• Những câu hỏi mà họ thường quan tâm
• Những điều có thể gây xúc phạm hiểu lầm?
• Số lượng chi tiết họ cần biết?
- Xác định những hoạt động mà bạn muốn những người tham dự nắm được:
• Những hoạt động nào mà họ muốn người tham dự có được?

• Định nghĩa những thuật ngữ cho người tham dự
• Họ có những cảm nghĩ, niềm tin, và hành động gì sau khi nghe bạn nói?
- Chuẩn bị cho việc tranh luận:
• “Khuấy động” người tham gia
• Đưa ra những điểm mấu chốt
• Giới thiệu quan điểm của bạn
• Phát triển vấn đề từ điểm này đến điểm khác theo trật tự
• Tóm lược và trình bày lại phản hồi/câu hỏi.
- Lựa chọn cách trình bày và các phương tiện hỗ trợ:
• Tơi sẽ chọn cách trình bày gì?
• Tơi cần phương tiện gì hỗ trợ?
• Tơi sẽ dùng những phương tiện này thế nào?
- Những thành tố của giao tiếp phi ngơn:
• Tư thế, dáng người
• Sự di chuyển


• Điệu bộ, cử chỉ
• Tương tác mắt
• Biểu lộ cảm xúc trên mặt
• Tránh những vật gây xao nhãng (chùm chìa khóa, bút…)
- Quản lý giọng nói:
• Âm lượng
• Tốc độ
• Ngơn ngữ thích hợp
• Rõ ràng
• Im lặng khi cần thiết
• Lên xuống giọng
• Tránh lặp từ
- Quản lý sự căng thẳng: Nguyên nhân dẫn đến căng thẳng khi thuyết trình:

• Sợ do khơng hiểu biết
• Thiếu sự chuẩn bị
• Thiếu kinh nghiệm
• “Tơi sẽ nghệch mặt ra/trơng rất buồn cười”
• “Tơi khơng thể làm được”
• Người tham dự buồn chán
• Máy tính/dụng cụ bị hỏng
• “Tơi sẽ qn gì đó”
• “Tơi từng có kinh nghiệm/ký ức khơng tốt đẹp mấy trong chuyện này”
• Người nghe nhìn chằm chằm
• E thẹn, bối rối
• “Giọng nói của tơi đâu rồi?”
- Tạo lập và điều phối kênh hỏi – trả lời:
• Đặt trước giới hạn của việc hỏi
• Nhắc lại câu hỏi
• Khơng xếp loại câu hỏi
• Lưu lại câu trả lời ngắn gọn, tóm lược
• Hỏi một cách tử tế - khơng nhằm gây hấn/làm khó
• Tránh những từ tiêu cực
• Khơng lặp lại những câu hỏi tiêu cực
• Hỏi rõ ràng
• Trì hỗn “sự thơng thái”
• Di chuyển mắt của bạn giao tiếp với người hỏi
• Nếu thấy khơng thoải mái, hãy chú ý lên người nào đó khác.
-> Quy tắc: KHÔNG tranh cãi với người tham dự
-> Thay vì tranh cãi, hãy:
• Nhìn người hỏi
• Giữ ngun sự tập trung và chú ý

• Lắng nghe trọn vẹn câu hỏi
• Ngừng một chút trước khi bạn đưa ra phản hồi
• Bày tỏ với người hỏi trước khi chuyển mắt của bạn đến người khác
• “Tơi khơng thể trả lời câu hỏi của bạn bởi vì…, nhưng tơi có thể nói với
bạn rằng…”
b. Nội dung buổi thuyết trình:
* Tổ chức và cấu trúc thơng tin
- Mở đầu và giới thiệu
• “Phá băng” và “bắt lấy” sự chú ý
• Chào mừng
• Đưa ra các quy định chung cho buổi thuyết trình
• Xác định chủ đề
• Thông báo về tiến độ và thời lượng buổi thuyết trình
• Nói đến khi nào/nơi nào bạn muốn đặt câu hỏi
• Xác định những điểm chính cần phải xem xét
- Thân bài và nội dung
• Định nghĩa về thuật ngữ (một cách khoa học, rõ ràng, dễ hiểu)
• Đưa ra luận điểm vững chắc để triển khai chủ đề (Lý thuyết nền tảng/ cở
sở thực tế/ “trải nghiệm đỉnh cao”)
• Phân bố chủ đề thành những phần cụ thể, chi tiết hơn dựa trên luận điểm
cơ sở
• Tóm lược cuối mỗi phần và đặt câu hỏi trao đổi, phản hồi
- Tóm tắt và kết thúc
• Tóm tắt chung nội dung
• Đặt các câu hỏi
• Khép lại trạng thái (hỏi – câu chuyện)
-> Quy tắt “số 10” : Không dùng quá trên 1 slide, 10 Từ - 10 Dòng
* Phân bố thời gian: Phần mở đầu và giới thiệu chiếm 10%-15%, phần thân
bài và nội dung chiếm 75%-85% và phần tóm tắt - kết luận chiếm 5%-10%.
4.3. Ngôn từ và phi ngơn từ trong thuyết trình

* Ngơn từ trong thuyết trình:
Một số chú ý:
- Dùng ngôn từ phù hợp với nội dung bài thuyết trình.
- Các ý phải được sắp xếp theo trình tự hợp lý, đàm bảo tính logic của bài nói;
khi chuyển từ ý này sang ý khác cần có các cụm từ liên kết thích hợp.
- Với các đối tượng người nghe khác nhau, nên xây dựng bài nói cũng khác
nhau:
+ Người lao động ưa nói cụ thể, thực tế, gắn với cuộc sống sinh động hàng
ngày.
+ Cán bộ đang cơng tác: phải có căn cứ lý lẽ, văn bản, số liệu, thí dụ cụ thể.
+ Thanh niên, sinh viên, học sinh: thể hiện xúc tích, dí dỏm, có ý tưởng đẹp,


bay bổng.
+ Các nhà nghiên cứu, người có tri thức rộng: trình bày khiêm tốn, mạch lạc,
chuẩn xác.
* Một số phi ngơn từ chính trong thuyết trình
- Giọng nói:
+ Âm lượng: vừa phải, đủ nghe, tùy thuộc vào hoàn cảnh cụ thể.
+ Nhịp độ: khoảng 100 từ/phút.
+ Ngữ điệu: thay đổi ngữ điệu để tránh nhàm chán.
- Trang phục: gọn gàng, lịch sự, phù hợp với chủ đề thuyết trình và đối tượng
khán giả.
- Mặt: Thể hiện sự thân thiện, gần gũi với khán giả.
- Ánh mắt:
+ Nhìn = nhìn thấy?
+ Nhìn theo hình chữ W hoặc M
+ Dừng cuối mỗi ý
+ Nhìn vào trán
- Tay:

+ Trong khoảng từ cằm đến thắt lưng
+ Dùng tay để minh họa cho lời nói
+ Khơng: khoanh tay, cho tay vào túi quần, trỏ tay
- Tư thế: nghiêm túc, tạo sự thoải mái
4.4. Kĩ năng xử lý câu hỏi trong thuyết trình
* Một số nguyên tắc khi xử lý câu hỏi của khán giả
- Ln nhắc lại mỗi câu hỏi để tồn bộ các thính giả biết vấn đề bạn được hỏi.
- Trước khi trả lời, hãy dành thời gian để nhìn lại câu hỏi. Nếu bạn không
chắc chắn, hãy nêu lại câu hỏi và yêu cầu làm câu hỏi rõ hơn.
- Hãy đợi người hỏi hoàn thành câu hỏi trước khi bạn bắt đầu trả lời.
- Hoãn câu hỏi nhắm vào giải quyết các vấn đề cụ thể (hoặc kiến thức bí ẩn)
đến cuối bài thuyết trình, hoặc để thảo luận riêng.
- Tránh kéo dài thảo luận với một thính giả, tránh các câu hỏi rộng, đặc biệt là
tranh luận.
- Nếu không thể trả lời một câu hỏi, hãy:
+ Đề nghị cần được nghiên cứu câu trả lời, và sẽ liên lạc lại với người đặt câu
hỏi sau
+ Đề xuất các nguồn tài liệu để người hỏi có thể tự giải đáp câu hỏi
+ Đề nghị thính giả gợi ý.
* Một số dạng câu hỏi và cách xử lý
- Câu hỏi tốt: Những câu hỏi này giúp bạn chuyển thông điệp của bạn đến
khán giả tốt hơn. Hãy cám ơn người đã đặt câu hỏi và bình tĩnh trả lời câu hỏi.
- Câu hỏi khó: Đây là những câu hỏi mà bạn khơng thể hoặc khơng muốn trả
lời. Hãy nói là bạn khơng biết, hoặc sẽ tìm hiểu thêm, hoặc đề nghị khán giả gợi ý.


- Câu hỏi không cần thiết: trả lời lại một cách ngắn gọn và chuyển sang câu
hỏi tiếp
- Câu hỏi không liên quan: Hãy khéo léo để chuyển sang câu hỏi tiếp.
* Những yếu tố tác động, chi phối đến hiệu quả thuyết trình

- Chuẩn bị khơng chu đáo
- Khơng đánh giá đúng khán giả
- Thiếu tự tin
- Một số yếu tố khách quan khác
4.5. Các kĩ năng cần thiết giúp bạn thuyết trình thành cơng
* Sự tự tin
* Mở đầu thuyết trình ấn tượng
• Những câu hỏi bất ngờ
• Mở màn bởi một câu chuyện hay một tình huống hài hước
• Những con số thống kê
• Chiếm lấy trái tim người nghe
• Tạo ấn tượng qua giọng nói và tác phong chun nghiệp
• Tạm kết
* Trình bày khoa học
* Giọng nói và ngơn ngữ cơ thể linh hoạt biểu cảm
* Giao lưu với khán giả
* Kết thúc ấn tượng
STT
5
5.1
5.2
5.3
5.4
5.5

Các tiêu chí đánh giá
Về kĩ năng thuyết trình (15 điểm)
Chuẩn bị thuyết trình
Cách mở đầu bài thuyết trình
Khả năng quan sát, cách xử lý tình huống

Âm lượng, âm điệu, cách diễn đạt
Bố cục bài thuyết trình, cách trình bày.

Mức
độ
đạt của SV

0
0
0
0
0

1
1
1
1
1

2
2
2
2
2

3
3
3
3
3

5. Kĩ năng trả lời phỏng vấn xin việc
5.1. Khái niệm, mục đích của việc đặt câu hỏi và trả lời phỏng vấn
- Phỏng vấn tuyển dụng là quá trình giao tiếp bằng lời (thông qua các câu
hỏi và câu trả lời) giữa những nhà tuyển dụng và người xin việc, đây là một trong
những phương pháp thu thập thông tin cho việc ra quyết định tuyển dụng.
Quá trình đặt câu hỏi và trả lời phỏng vấn gọi chung là q trình phỏng vấn.
- Mục đích của phỏng vấn tuyển dụng:
+ Tìm kiếm, xác định được ứng viên đáp ứng được các tiêu chuẩn của vị trí
tuyển dụng.
+ Đánh giá được năng lực của ứng viên, tìm hiểu động cơ làm việc của ứng
viên..


+ Nhận được thông tin về ứng viên và cung cấp thông tin về doanh nghiệp.
+ Tránh các sai lầm trong tuyển dụng vì mỗi sai lầm đều phải trả chi phí lớn.
5.2. Các kĩ năng cần thiết cho vấn đề phỏng vấn xin việc
* Tiến trình của một cuộc phỏng vấn:
Nhà tuyển dụng

Ứng viên

- Xác định hình thức phỏng vấn
- Chuẩn bị nhân sự, thành lập hội đồng
Trước
phỏng vấn
phỏng
- Duyệt qua hồ sơ xin việc
vấn
- Lựa chọn và thông báo cho các ứng

viên về thời gian và địa điểm phỏng vấn
- Chuẩn bị nội dung phỏng vấn
- Gọi ứng viên vào phỏng vấn
- Chào hỏi và làm quen với các
ứng viên
Trong
- Đặt câu hỏi cho các ứng viên
quá trình - Lắng nghe, quan sát ghi chép câu
phỏng
trả lời của ứng viên
vấn
- Phúc đáp thắc mắc của ứng viên
nếu có

Sau
phỏng
vấn

- Tìm hiểu về cơng ty và vị trí tuyển
dụng
- Luyện tập cho buổi phỏng vấn
- Chuẩn bị trang phục phù hợp
- Đến buổi phỏng vấn đúng giờ, tốt
nhất là đến sớm 10-15 phút
để chuẩn bị
- Bắt tay và chào hỏi nhà
tuyển dụng
- Tập trung, lắng nghe và trả
- Trả lời câu hỏi của nhà tuyển dụng
- Thể hiện khả năng, trình độ và các

kĩ năng cần thuyết với nhà
tuyển dụng
- Bày
tỏ những
mong muốn
bản thân nếu được tuyển dụng
- Tác phong chuyên nghiệp trong
buổi phỏng vấn
Tổng hợp kết quả chọn ứng
- Chào tạm biệt và nói lời cảm
viên thích hợp với vị trí tuyển dụng
ơn với các nhà tuyển dụng
- Thơng báo kết quả hoặc hẹn lịch - Gửi email hoặc thư để cảm ơn
thông báo cho các ứng viên
nhà tuyển dụng vì buổi phỏng vấn
- Lập danh sách, đề xuất lãnh đạo
tuyển dụng ứng viên

5.2.1. Chuẩn bị trước phỏng vấn
* Thu thập thông tin về các cơ hội việc làm:
+ Trung tâm giới thiệu việc làm
+ Các mối quan hệ
+ Internet
+ Các cơ quan dịch vụ tuyển dụng nhà nước hay tư nhân
+ Quảng cáo trên tạp chí, báo
+ Những nguồn khác
* Chuẩn bị lý lịch và thư xin việc
- Sơ yếu lý lịch là bảng tóm tắt các khả năng chuyên môn của một người.
Sơ yếu lý lịch gồm các phần: Thông tin cá nhân, Học tập/đào tạo; Kinh nghiệm;
Các hoạt động, kỹ năng đặc biệt; Người tham khảo.

- Thư xin việc: phải gây được sự chú ý bằng thể hiện sự quan tâm của bạn đến
công việc; tiếp thị những khả năng, thế mạnh đặc biệt của bạn; mơ tả thành tích
có chọn lọc để cơng ty thấy bạn sẽ đem lại lợi ích cho học; đề nghị một buổi gặp
mặt trong tương lai.


* Chuẩn bị câu hỏi phỏng vấn
- Câu hỏi truyền thống: câu hỏi về lịch sử cá nhân và tính cách; học vấn; kinh
nghiệm; mục tiêu nghề nghiệp
- Các câu hỏi về hành vi: Hiện nay các doanh nghiệp đang có xu hướng sử dụng
nhiều câu hỏi hành vi. Những câu hỏi này đòi hỏi ứng viên xử sự và giải quyết
các tình huống quá khứ và đưa ra dự báo các hành vi của họ trong tương lai.
VD: Hãy kể lại một tình huống làm việc nhóm trong lớp anh (chị) mà có một
thành viên khơng chịu làm việc. Giải thích bằng cách nào anh (chị) đã giải quyết
vấn đề này. Kết quả cuối cùng của bài tập nhóm đó như thế nào?
5.2.2. Thái độ, cử chỉ khi phỏng vấn
• Đến đúng giờ
• Mặc trang phục phù hợp
• Tránh đeo trang sức cầu kỳ, nặng nề, dùng nước hoa nặng mùi
• Khi phỏng vấn ngồi thoải mái trên ghế, lưng dựa thẳng vào thành ghế
• Bắt đầu phỏng vấn bằng lời chào hỏi, tâm trạng thoải mái và tự tin.
• Mỉm cười, bắt tay chặt và dứt khốt, chỉ ngồi khi được mời.
• Giữ ánh nhìn phù hợp với người phỏng vấn
• Chú ý sử dụng tốt cả ngơn ngữ và phi ngơn ngữ khi phỏng vấn.
• Trả lời câu hỏi phỏng vấn trung thực, chân thành, lạc quan và nhiệt tình.
• Bắt tay, cám ơn và nhiệt tình chào tạm biệt người phỏng vấn
* Sau khi phỏng vấn
- Hỏi thời gian nào thuận tiện để bạn gọi điện hỏi kết quả, hỏi số điện thoại.
- Có thể viết email hoặc thư cám ơn người phỏng vấn trong vòng 1 – 2 ngày sau
phỏng vấn

5.2.3. Những câu hỏi phỏng vấn thường gặp và cách xử lý
- Câu hỏi phỏng vấn về khả năng của bạn:
Trong buổi phỏng vấn tìm việc làm, bạn sẽ được hỏi các câu hỏi về khả
năng của bạn. Chìa khóa thành cơng của câu hỏi này là bạn tập trung vào các kĩ
năng cần thiết liên quan trực tiếp đến công việc bạn ứng tuyển. Rà soát lại các
câu hỏi phỏng vấn phố biến về khả năng của bạn và mẫu câu trả lời kèm theo.
- Câu hỏi phỏng vấn về việc bạn rời bỏ cơng việc hiện tại:
Khi bạn đang phỏng vấn, bạn có thể được hỏi câu hỏi: tại sao bạn muốn
sang ngang hoặc tại sao bạn lại rời bỏ công việc hiện tại. Lời khuyên dành cho
bạn đối với câu hỏi này là: Hãy trả lời với thái độ và quan điểm thật tích cực và
câu trả lời nên được chuẩn bị trước. Cách trả lời “Tôi rời bỏ công ty cũ vì tơi
muốn tìm cơ hội việc làm tốt hơn” sẽ tạo một cảm giác khơng hay bởi nó mang
tính cá nhân. Thay vì vậy, bạn có thể nói: Tơi đang tìm kiếm một mơi trường làm
việc mà tơi nghĩ sẽ cho tôi nhiều cơ hội vận dụng hết khả năng và kinh nghiệm


của mình..Với cách trả lời nay, bạn sẽ có cơ hội thể hiện kĩ năng và kinh nghiệm
của bạn cho nhà tuyển dụng biết.
- Câu hỏi phỏng vấn về lương:
Phỏng vấn về lương là một câu hỏi khó và tế nhị. Khi trả lời câu hỏi này
bạn cần trung thực nếu nói về mức lương hay chế độ bạn nhận được từ cơng ty cũ
vì nhà tuyển dụng có thể xác minh lại thơng tin này của bạn. Tìm việc làm Bạn
muốn thành cơng với câu hỏi này thì trước tiên bạn cần tìm hiểu kỹ về cơng việc
bạn ứng tuyển. Việc tìm hiểu kỹ về cơng việc chứng tỏ bạn là người quan tâm
đến công việc. Điều này sẽ giúp bạn ghi điểm đối với nhà tuyển dụng và đó cũng
sẽ là lợi thế khi đề cập đến mức lương bạn mong muốn.
- Câu hỏi phỏng vấn về điểm mạnh và điểm yếu:
Người phỏng vấn luôn luôn muốn biết về điểm mạnh cũng như các vấn đề
gặp phải của ứng viên được phỏng vấn. Để chuẩn bị cho câu hỏi này, hãy tập
trung vào những kĩ năng phù hợp, đáp ứng tốt cho vị trí bạn ứng tuyển. Bạn nên

tham khảo những câu hỏi phỏng vấn liên quan đến điểm mạnh, điểm yếu, thách
thức và thành tựu và điều chỉnh câu trả lời cho phù hợp hoàn cảnh cá nhân của
bạn.
- Câu hỏi phỏng vấn về bản thân:
Đặt ra câu hỏi này cho bạn, nhà tuyển dụng đang cố xác định xem bạn có
phải là người phù hợp với cơng ty họ hay khơng. Tích cách của bạn có phù hợp
với văn hóa cơng ty? Mục tiêu, hồi bão của bạn có phù hợp với chiến lược phát
triển của công ty không? Hay bạn sẽ làm thế nào để hòa nhập cùng đội ngũ nhân
viên hiện tại?
- Câu hỏi phỏng vấn về kinh nghiệm làm việc của bạn:
Trong buổi phỏng vấn, bạn có thể được nhà tuyển dụng yêu cầu cung cấp
chi tiết thông tin về kinh nghiệm làm việc của bạn, thông tin bao gồm: các công
việc bạn đã làm là gì, ngày kết thúc và bắt đầu cơng việc đó, chế độ bạn được
hưởng, vị trí bạn đảm nhiệm và công ty bạn đã làm việc. Hãy chuẩn bị thật kỹ
danh sách các câu trả lời để vượt qua câu hỏi này một cách nhanh chóng và dễ
dàng nhé.
- Câu hỏi phỏng vấn hành vi:
Các câu hỏi phỏng vấn hành vi thường được chú ý hơn các câu hỏi phỏng
vấn thông thường. Câu hỏi này tập trung vào cách bạn phản ứng, đối phó và giải
quyết các tình huống xảy ra tại nơi làm việc. Việc bạn nên làm với câu hỏi này là
xét lại các câu hỏi về phỏng vấn hành vi và suy nghĩ về phương án trả lời cho các
câu hỏi đó.
- Câu hỏi phỏng vấn về kĩ năng giao tiếp:
Kĩ năng giao tiếp tốt là nhân tố cần thiết cho sự thành công của bạn tại nơi


làm việc. Khi bạn đi phỏng vấn ở một vị trí nào đó, nhà tuyển dụng sẽ hỏi bạn về
các kĩ năng giao tiếp bao gồm: cách bạn xử lý vấn đề, cách xử lý một tình huống
khó khăn, bạn mong đợi gì từ việc trao đổi với cấp quản lý và kèm theo đó là các
câu hỏi liên quan đến kĩ năng giao tiếp của bạn.

- Câu hỏi phỏng vấn về văn hóa cơng ty:
Văn hóa cơng ty là tính cách chung của một cơng ty và cái xác định rõ về
cơng ty nhất, từ góc độ nhân viên cũng như phong cách làm việc. Câu hỏi về văn
hóa công ty được sử dụng để kiểm tra xem bạn có phù hợp với tổ chức bạn làm
việc hay khơng.
- Câu hỏi phỏng vấn về năng lực:
Là câu hỏi yêu cầu ứng viên phải đưa ra được những kĩ năng và kinh
nghiệm của mình, để chứng minh cho nhà tuyển dụng thấy ứng viên đó là người
đáp ứng được yêu cầu của họ một cách tốt nhất.
STT
6
6.1
6.2
6.3
6.4
6.5

Các tiêu chí đánh giá
Về kĩ năng PV&TLPV (15 điểm)
Thái độ tự tin, trả lời rõ ràng, mạch lạc.
Trả lời đúng, nắm được những kiến thức cơ bản về PV
Nắm được quy trình, yêu cầu khi PV
Cách xử lý các tình huống trong quá trình PV
Gây được ấn tượng tốt trong quá trình PV

Mức
độ
đạt của SV

0

0
0
0
0

1
1
1
1
1

2
2
2
2
2

3
3
3
3
3

CHƯƠNG 2: KĨ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM
1. Khái niệm kĩ năng làm việc nhóm và tầm quan trọng của làm việc nhóm
1.1. Khái niệm kĩ năng làm việc nhóm
- Nhóm là tập hợp các thành viên có số lượng từ hai người trở lên, có giao tiếp
trực diện, có kĩ năng bổ sung cho nhau, có sự chia sẻ mối quan tâm hoặc mục đích
chung.
- Nhóm làm việc là nhóm tạo ra được một tinh thần hợp tác, biết phối hợp và

phát huy các ưu điểm của các thành viên trong nhóm để cùng nhau đạt đến một kết
quả tốt nhất cho mục đích mà nhóm đặt ra.
- Kĩ năng làm việc nhóm là những cách thức khiến nhiều người cùng thực hiện
tốt một nhiệm vụ và hướng đến mục tiêu chung.
1.2. Tầm quan trọng của làm việc nhóm


+ Phân cơng cơng việc.
+ Quản lý và kiểm sốt công việc
+ Giải quyết vấn đề và ra quyết định
+ Thu thập thông tin và các ý tưởng
+ Xử lý thông tin
+ Phối hợp, tăng cường sự tham gia và cam kết
+ Đàm phán và giải quyết xung đột
+ Thoả mãn nhu cầu quan hệ xã hội và tăng cường ý thức về bản thân trong
các mối quan hệ với những người khác
+ Nhận được sự giúp đỡ trong việc thực hiện mục tiêu cụ thể
+ Chia sẻ, thông cảm khi cùng tạo nên một thành quả lao động cụ thể
2. Kĩ năng làm việc nhóm
2.1. Thiết kế nhóm làm việc
Các bước thiết kế nhóm:
+ Xác định mục tiêu, quyền hạn và thời gian tồn tại nhóm.
+ Xác định vai trị và trách nhiệm.
+ Xác định tiêu chí đánh giá. Các thành viên trong nhóm cần phải biết và
thống nhất các tiêu chí đánh giá cơng việc trên cả phương diện năng lực, phẩm chất
và hiệu quả công việc
+ Chọn thành viên cho nhóm. Sự thành bại của nhóm chính là ở bước lựa
chọn các thành viên có phù hợp với nhiệm vụ của nhóm hay khơng. Nhìn chung,
những người có các phẩm chất sau đây phù hợp với hoạt động nhóm:
 Thẳng thắn, trung thực;

 Biết từ chối những lời đề nghị khi quỹ thời gian làm việc của họ đã bị sử
dụng hết;
 Chuyển giao và nhận ý kiến phản hồi có tính xây dựng, cả đối với những
ý kiến tích cực hay tiêu cực;
 Mạnh dạn đưa ra đề xuất với lãnh đạo cấp trên những vấn đề cần thiết để
hỗ trợ nhóm;
 Có khả năng thương lượng;
 Chịu trách nhiệm về hành động của mình;
 Có trình độ và năng lực chun mơn phù hợp hoặc tơn trọng chun
mơn theo u cầu cơng việc của nhóm.
- Số lượng thành viên:
+ Nhóm nhỏ tối đa là 10 thành viên gắn với những nhiệm vụ phức tạp và địi hỏi kĩ
năng cụ thể.
+ Nhóm lớn hơn khoảng trên 20 thành viên phù hợp với những nhiệm vụ đơn giản.
Khó khăn đối với nhóm lớn là sự phối hợp, sự đồng thuận của tất cả các thành viên.


2.2. Kĩ năng giải quyết xung đột
Các cách giải quyết xung đột:
+ Bằng biện pháp áp đảo: Thể hiện sự cứng rắn, cương quyết của số đơng
hoặc số có uy tín trong nhóm, áp đặt các thành viên cịn lại theo quan điểm, hướng
giải quyết của mình. Biện pháp này dễ dẫn tới hai kết quả:
 Khiến các thành viên bị áp đảo khơng thoải mái, ấm ức, thậm chí dẫn đến thù
địch.
 Có một giải pháp rõ ràng, tạo sự thay đổi; thậm chí tiến bộ vượt bậc.
+ Bằng biện pháp né tránh: Ngại va chạm, sẵn sàng đồng ý giải pháp dung
hịa cho các bên mà khơng ảnh hưởng đến quyền lợi của bên nào, không quan tâm
đến chất lượng, hiệu quả của vấn đề được đưa ra giải quyết. Thực chất biện pháp này
các bên tham gia đều khơng hài lịng nhưng đành chấp nhận.
+ Biện pháp nhường nhịn: Đây là biện pháp mà quyết định cuối cùng được

đưa ra nhằm xoa dịu sự căng thẳng, giải quyết căn bản mối quan hệ hơn là đáp ứng
yêu cầu công việc ở mức cao nhất. Biện pháp này thường được thực hiện khi một
bên chấp nhận hi sinh, thiệt thịi phần mình. Thực tế có những trường hợp bên “thua”
nhận thấy giải pháp của mình là tối ưu, tuy nhiên vì sợ mất quan hệ nên họ đành
nhường nhịn. Dẫn tới tình trạng hoạt động nhóm khó đạt được kết quả tốt nhất.
+ Biện pháp hợp tác “cộng hịa”: Xung đột nảy sinh khi các bên khơng đồng
quan điểm, nhưng trong trường hợp các bên đều cùng một mục tiêu chung là đạt
được hiệu quả công việc cao nhất, nỗ lực phân tích, đánh giá và đồng thuận với
những giải pháp cho kết quả tốt nhất. Đây là biện pháp lý tưởng mà mọi xung đột
diễn ra trong nhóm đều mong muốn đạt được. Thắng lợi cuối cùng thuộc về tập thể
nhóm làm việc.
Giải quyết xung đột là một vấn đề khá phức tạp. Đòi hỏi trước hết là khả năng
điều hành hoạt động nhóm của người nhóm trưởng. Tiếp đó là sự hưởng ứng tích cực
của chính các thành viên trong nhóm vì một mục tiêu chung. Để quản lý xung đột
cần tiến hành các bước sau:
 Xác định xung đột: Vấn đề gây xung đột là gì? Thuộc loại xung đột nào?
 Những ai tham gia vào xung đột đang diễn ra;
 Tiên liệu về xung đột: Xung đột đơn giản hay phức tạp? Nguy cơ về gia tăng
xung đột;
 Tìm biện pháp giải quyết xung đột: Trưng cầu những ý kiến khác nhau để giải
quyết xung đột. Huy động sự tham gia của mọi người vì một mục tiêu chung?
Tránh đề cập quan điểm cá nhân. Tránh định kiến hoặc áp đặt với các nhóm
xung đột. Nếu có thể huy động nhóm nhỏ có quan điểm dung hòa các bên xung


đột để làm dịu xung đột. Tiếp đó tìm điểm tương hợp giữa các bên và động
viên, khích lệ các bên cùng tập trung giải quyết nhiệm vụ của nhóm.
2.3. Kĩ năng tổ chức họp nhóm
- Chuẩn bị cho cuộc họp: Xác định nội dung và mục tiêu cần đạt được của
cuộc họp bao gồm:

+ Cuộc họp nhằm giải quyết vấn đề gì?
+ Khi nào cuộc họp kết thúc?
+ Các thành viên sẽ đóng góp ý kiến như thế nào?
+ Các mâu thuẫn, xung đột sẽ được giải quyết như thế nào?
+ Mong đợi những gì từ mỗi thành viên?
Chuẩn bị những điều kiện cần thiết để tiến hành cuộc họp: địa điểm, thời
gian, các phương tiện, công cụ cần thiết phục vụ cho cuộc họp (nếu cần); chuẩn bị kế
hoạch triển khai cuộc họp (có thể thơng tin trước bản kế hoạch và nội dung tiến
hành cuộc họp cho các thành viên trong nhóm trước khi cuộc họp diễn ra để họ có
thời gian suy nghĩ).
- Triển khai cuộc họp: Để tạo khơng khí hợp tác trong cuộc họp, tốt nhất nên
có bước giới thiệu các thành viên của cuộc họp.
- Tiếp đó cần thống nhất cách thức làm việc: yêu cầu mà cuộc họp cần đạt
được; lần lượt triển khai từng nội dung đã được xây dựng trong bảng kế hoạch.
- Thảo luận và ra quyết định trong nhóm: Đây là bước quan trọng nhất quyết
định kết quả của cuộc họp. Những nội dung cần được giải quyết sẽ được đưa ra để
mọi người đóng góp ý kiến. Điều quan trọng là phải huy động được sự tham gia của
tất cả các thành viên với một tinh thần tích cực, hợp tác. Tránh tình trạng ý kiến chỉ
tập trung vào một số thành viên, còn những thành viên khác không quan tâm. Việc
tranh luận, những quan điểm trái nhau, thậm chí xung đột nhau có thể diễn ra, đòi
hỏi người điều hành cuộc họp phải rất linh hoạt. Cần tơn trọng những ý kiến chất vấn
cũng như đóng góp của các thành viên. Làm rõ và diễn giải cẩn thận những ý kiến
then chốt. Đề nghị mọi người đưa ra những quan điểm của mình để bảo vệ những ý
tưởng mới. Cần sử dụng và phát huy tối đa những kĩ năng “động não” như kích thích
tư duy, khích lệ sự sáng tạo; phát huy ý tưởng.
Chú ý ghi chép lại cẩn thận những ý kiến đóng góp, nếu có thể hiển thị
bằng bảng, biểu hoặc hình ảnh minh họa cho mọi người dễ quan sát. Đưa ra
những câu hỏi mở để khích lệ sự tham gia ý kiến của mọi người và hình thành những
ý tướng mới. Cần kiểm soát kế hoạch đã xây dựng và tập trung vào chủ đề cuộc họp,
tránh lệch hướng, lan man, nhưng cũng không cứng nhắc dễ dập tắt những ý tưởng

sáng tạo. Sau mỗi nội dung được triển khai cần có sơ kết. Đảm bảo rằng các thành
viên đều nắm được diễn biến của cuộc họp cũng như mục tiêu cuộc họp và mục tiêu


của từng vấn đề.
- Công đoạn ra quyết định: thường diễn ra một số tình trạng sau:
+ Quyết định được đưa ra rất nhanh chóng vì mọi thành viên tỏ ra thờ ơ,
không quan tâm.
+ Ra quyết định kiểu áp đặt: Những quyết định cuối cùng thường bị chi phối
bởi các lãnh đạo cấp trên, người bảo trợ nhóm hoặc người trưởng nhóm. Thường
kiểu ra quyết định này được tiến hành không thông qua thảo luận, hoặc thảo luận chỉ
mang tính hình thức
+ Ra quyết định theo ngun tắc đa số: Đây khơng phải là một quyết định
mang tính khách quan, phát huy khả năng của tất cả các thành viên như mục tiêu
mong muốn
+ Ra quyết định trên tình thần hợp tác: Đây là hình thức ra quyết định lý
tưởng nhất, theo đó tất cả các thành viên trong nhóm đều hướng tới mục tiêu chung
và thể hiện tính thần trách nhiệm. Mỗi người đều phát huy thế mạnh của mình đồng
thời có khả năng kiểm sốt bản thấn để phối hợp hiệu quả với các thành viên còn lại.
Ở mỗi thành viên đều có sự tơn trọng nhau, đánh giá thỏa đáng về nhau. Những
quyết định xuất phát từ sự đồng thuận cao bao giờ cũng là đích đến của những nhóm
làm việc hiệu quả.
- Kết thúc cuộc họp ghi biên bản với những nội dung cốt yếu như sau:
+ Thời gian, ngày, nơi họp và chủ toạ cuộc họp nhóm;
+ Tên của tất cả thành viên dự họp và thành viên vắng mặt (cùng với lý do
vắng mặt);
+ Toàn bộ các nội dung thảo luận, ra quyết định, trách nhiệm cá nhân cho các
nhiệm vụ được phân công;
+ Thời điểm kết thúc họp;
+ Thời gian, ngày, nơi chốn cho lần họp kế (Nếu có).

- Đánh giá cuộc họp:
+ Cái gì đã làm được, cái gì chưa;
+ Cái gì cần phát huy, cái gì cần rút kinh nghiệm.
- Những việc cần làm tiếp theo:
+ Công việc chung cho cả nhóm;
+ Cơng việc cho mỗi thành viên
STT
2
2.1
2.2

Các tiêu chí đánh giá
Về kĩ năng làm việc nhóm (20 điểm)
Chuẩn bị (phân cơng vai trị, giao việc, đưa ra u cầu,
giám sát)
Nghe tích cực đối với các câu hỏi và ý kiến của những

Mức
độ
đạt của SV

0

1 2


người giao tiếp khác
2.3
2.4
2.5

2.6
2.7
2.8
2.9

Phát hiện vấn đề, trình bày quan điểm của bản thân một
cách ngắn gọn và chính xác;
Khuyến khích những người khác tham gia cùng trao đổi
Cởi mở trước cách nhìn và quan điểm của người khác;
Quản lí xung đột và sự hiểu lầm; Xây dựng sự đồng
thuận
Xác định vấn đề quan trọng, rút ra kết luận.
Đưa ra những lí do thuyết phục để lí giải về triết lí khiến
nhóm tâm đắc nhất
Quan điểm của nhóm được thể hiện mạch lạc, rõ ràng
qua phần trình bày

0

1 2

0
0
0
0

1
1
1
1

0
0

1 2
1 2

0

1 2 3

2 3
2
2
2

CHƯƠNG 3: KĨ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN VÀ LẬP KẾ HOẠCH CÔNG


VIỆC
1. Khái niệm và phương pháp quản lý thời gian
1.1. Khái niệm thời gian
- Quản lý thời gian là xác định được thời gian mà bạn có thể kiểm sốt.
Khi bạn quản lý thời gian, bạn sử dụng thời gian để suy nghỉ và lập kế hoạch
trước khi bạn thực sự thực hiện công việc.
- Kĩ năng quản lý thời gian và lập kế hoạch công việc là khả năng sử dụng tối
đa quỹ thời gian của mình thơng qua việc quản lý tốt không gian làm việc, sắp xếp
công việc và sử dụng kế hoạch thời gian một cách có hiệu quả, đồng thời phân cơng
một số cơng việc của mình cho người khác.
* Ma trận quản lý thời gian

Cấp thiết
Quan
(I) Quan trọng & Cấp
trọng
thiết
Làm ngay
Không
(III) Cấp thiết & Không
quan trọng quan trọng
Làm càng sớm càng tốt

Không cấp thiết
(II) Khơng cấp thiết & Quan trọng
Có kế hoạch làm hợp lý
(IV) Không cấp thiết & Không quan
trọng
Làm sau cùng

- Phần tư (I) là cho những việc có thời hạn ngay lập tức và quan trọng.
- Phần tư (II) là cho chiến lược và phát triển lâu dài.
- Phần tư (III) là cho những công việc chen ngang. Những việc chen ngang
này thật sự khơng quan trọng, nhưng ai đó muốn có kết quả ngay.
- Phần tư (IV) là cho những hoạt động đem đến ít giá trị. Những hoạt động
thuộc nhóm này thường được sử dụng cho việc nghỉ giải lao từ những hoạt động
quan trọng và bị áp lực thời gian.
Nhiều người tìm thấy rằng hầu hết hoạt động của họ rơi vào Phần tư (I) và
(III). Phần tư (II) thường được sử dụng ít hơn. Tuy nhiên, Phần tư (II) quan trọng
khác thường bởi vì một người phải làm việc một cách chiến lược lẫn khơn khéo.
Việc tìm các cách để mở rộng những hoạt động ở Phần tư (II) là một kết quả
thông thường từ việc sử dụng ma trận này.

1.2. Phương pháp quản lý thời gian
- Làm sao để sắp xếp thời gian ?
B1: Đánh dấu các sự kiện quan trọng
B2: Xác định thời gian biểu
B3: Đặt deadline (hạn chót) cho tất cả các sự kiện trong năm
- Lập kế hoạch hàng tuần


- Kiểm tra kế hoạch ngày mai của bạn mỗi đêm, cụ thể:
• Định thời gian cụ thể cho từng cơng việc
• Bám sát thời gian biểu
• Điều chỉnh lại kế hoạch làm việc
• Gạch bỏ những việc đã hồn tất

* Tham khảo Quy tắc 40-30-20-10 (sắp xếp thời gian 24 giờ mỗi ngày)
- Trước tiên, ta nên phân bổ thời gian 24 giờ của mỗi chúng ta sao cho hợp lí,
đủ thời gian làm việc, sinh hoạt và nghỉ ngơi, đảm bảo cho sức khỏe.
• 40% trong ngày là 9,6 giờ dành cho công việc và thỏa mãn những nhu cầu
hàng ngày
• 30% là 7,2 giờ dành cho ngủ và lấy lại sức khỏe
• 20% thời gian là 4,4 giờ dành cho việc chăm lo các mối quan hệ
• 10% thời gian là 2,4 giờ dành cho việc chăm sóc bản thân, ăn uống, vệ sinh,
tắm rửa…
- Áp dụng quy tắc quản lý thời gian 40-30-20-10 cho cơng việc:
• 40% thời gian vào những việc quan trọng nhất
• 30% thời gian làm những việc quan trọng thứ hai
• 20% thời gian làm những việc quan trọng thứ ba
• 10% thời gian làm tất cả mọi thứ kết hợp lại

Theo đó, bạn sẽ có một lựa chọn duy nhất mà rất hợp lí: tập trung vào ba việc
ưu tiên hàng đầu, ưu tiên làm lần lượt chỉ ba việc này và dành chút thời gian làm
những việc khác - nhưng không quá nhiều thời gian.
2. Hoạch định và cách thức lập kế hoạch, tổ chức công việc hiệu quả
2.1. Quy trình thực hiện cơng việc
QUY TRÌNH THỰC HIỆN CƠNG VIỆC
HOẠCH ĐỊNH
KIỂM SOÁT
Kiểm tra tiến độ, so sánh kết
quả với mục tiêu

Xác định
mục tiêu

Lập kế
hoạch

Kết quả

Thực hiện
kế hoạch
đúngg
Tiến hành điều
chỉnh

Hoạch
định tốt

+

Kiểm sốt
tốt

sai

Xác suất thành cơng
lớn hơn

2.3. Phương pháp xây dựng kế hoạch
- Các bước lập kế hoạch:
 Xác định mục tiêu tổng thể, cụ thể
 Xác định các căn cứ để xác định mục tiêu
 Xác định nhiệm vụ cụ thể và quỹ thời gian.
 Xây dựng các bảng biểu, các giải pháp để đạt được mục tiêu
 Tổng hợp và rút kinh nghiệm
- Nội dung của bảng kế hoạch:
1. Đầu tiên là những việc quan trọng nhất tiến hành trước, những việc còn
lại theo thứ tự;
2. Thời gian cho mỗi cv;
3. Kế hoạch có thể thay đổi khi cần thiết nhưng bình thường thì nên cố
gắng làm được những gì đã đề ra;
4. Kế hoạch có thời gian relax;
- Kế hoạch thực hiện mục tiêu (gantt)
* Lời khuyên của Giáo sư Donald E.Wetmore:
• Lên kế hoạch vào buổi tối.
• Phải viết ra giấy.
• Hãy tính đến hai loại cơng việc: “phải” và “muốn”. Một bên là trách nhiệm,
còn một bên là nhu cầu.

• Lập một kế hoạch quá tải.
• Xác định ưu tiên.
“Chúng ta khơng thất bại vì kế hoạch, mà đa phần đều thất bại trong việc lập kế
hoạch”
STT
3
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5

Các tiêu chí đánh giá
Về kĩ năng QLTG&LKHCV (15 điểm)
Biết quý trọng thời gian
Cách phân bố thời gian khi thực hiện nhiệm vụ
Lập kế hoạch cơng việc
Kiểm sốt cơng việc hiệu quả
Cách xác định mục đích, mục tiêu của bản thân

Mức
độ
đạt của SV

0
0
0
0
0

1
1
1
1
1

2
2
2
2
2

3
3
3
3
3