Hướng dẫn sử dụng Office

Sở Thủy sản Bến Tre / Trường Cao Đẳng Bến Tre
TÀI LIỆU TƯ VẤN CNTT
Tài liệu
Hướng dẫn sử dụng MS Office.
MS Excel
Vương Đức Bình
(Kỹ sư máy tính)
2007
Khoa Kỹ thuật – Công nghệ. Tổ bộ môn CNTT. Vương Đức Bình
1
Sở Thủy sản Bến Tre / Trường Cao Đẳng Bến Tre
TÀI LIỆU TƯ VẤN CNTT
Tài liệu dành cho nhân viên văn phòng
và người phân tích số liệu.
Khoa Kỹ thuật – Công nghệ. Tổ bộ môn CNTT. Vương Đức Bình
2
Sở Thủy sản Bến Tre / Trường Cao Đẳng Bến Tre
TÀI LIỆU TƯ VẤN CNTT
Sử dụng MS Excel.
Chương 1: Các khái niệm cơ bản về bảng tính.
• Trình bày dưới đây dựa trên version Microsoft ® Excel 2002. Nếu bạn đang dùng
version khác thì có thể bạn gặp đôi chút khó khăn về giao diện. Tuy nhiên ở các
version khác vẫn có thể tìm thấy các chức năng tương ứng trong các Menu hoặc các
cửa sổ dialog liên quan. Ngoài ra để người dùng khỏi bối rối khi tìm kiếm các chức
năng, các hướng dẫn dưới đây đều thực hiện từ menu.
• Khởi động:
Click trên biểu tượng của Excel bằng cách duyệt trên Desktop hoặc theo thứ tự [Start -
> Program -> … ]

• Các khái niệm cơ bản:
Giao diện thông thường

của Excel cũng giống như
các ứng dụng khác chạy
trên Windows bao gồm
thanh tiêu đề, thanh Menu,
các thanh công cụ. Tuy
nhiên có một thanh đặc
biệt, đó là thanh công
thức. Ở bên trái thanh này
có một combo box để chỉ
định địa chỉ ô đang được
lựa chọn. Nút tam giác của
ô đó để cố định/bỏ cố định
ô đang lựa chọn. Nút fx để
lựa chọn hàm cần chèn
vào công thức và khung
bên phải để soạn thảo/điều
chỉnh công thức.
Khoa Kỹ thuật – Công nghệ. Tổ bộ môn CNTT. Vương Đức Bình
3
Sở Thủy sản Bến Tre / Trường Cao Đẳng Bến Tre
TÀI LIỆU TƯ VẤN CNTT
Mỗi bảng tính (Workbook) bao gồm nhiều tờ (Spread Sheet). Mặc định khi mở mới
một bảng tính (Bookx) ta có 3 tờ chờ sẵn lần lượt là Sheet1, Sheet2, Sheet3 để làm
việc. Mỗi tờ được phân thành nhiều cột (column) đánh chỉ số từ A đến Z,AA đến AZ,
v.v…đến ZZ và nhiều dòng đánh số từ 1 đến (không giới hạn số dòng). Giao của một
cột và một dòng gọi là một Ô (Cell). Ô chính là nơi nhập dữ liệu. Dữ liệu trong một ô
được xem như một đơn vị dữ liệu toàn vẹn và thuộc một loại (category) dữ liệu nhất
định.
Mỗi version của MS Excel có thể cung cấp các loại dữ liệu khác nhau. Tuy nhiên 3 loại
dữ liệu dưới đây ảnh hưởng

lớn đến tính hợp lệ của các
phép toán số học nên có thể
coi là cơ bản:
Text (Bao gồm các dữ
liệu có chứa các kí tự không
phải là chữ số hoặc chỉ gồm
chữ số nhưng không được
sử dụng trong các phép tính
số học)
Number (Bao gồm các
dữ liệu chỉ gồm các chữ số
và dấu chấm thập phân, dấu
trừ trước số âm và sẽ được
sử dụng trong các phép tính
số học)
Date (Bao gồm các dữ
liệu có ý nghĩa ngày tháng
và được thể hiện dưới một
dạng thức riêng phù hợp với
kí pháp có tính chất địa phương quen thuộc của người dùng)
Thông thường để phù hợp với kí pháp ngày tháng của người Việt nên định nghĩa
loại dữ liệu ngày (custom) theo định dạng: dd/mm/yyyy.
Các loại dữ liệu khác có thể được Excel hỗ trợ là:
Loại
Tên tiếng
Anh
Dạng hiển
thị
Người dùng gõ
vào

Ghi chú
Tổng quát General 18/12/2007 18/12/2007
Số Number 1234.35 1234.35
Tiền tệ Currency $1,234.00 1234
Tài khoản Accounting
$
1,234.00
1234
Ngày
tháng
Date
18 May,
2007
18/3/2007
Tùy người
dùng
Thời gian Time 14:36:12 14:36:12
Phần trăm Percentage 25.00% =1/4
Phân số Fraction 1/4 =1/4
Khoa học Scientific 1.23E+03 1234.35
Khoa Kỹ thuật – Công nghệ. Tổ bộ môn CNTT. Vương Đức Bình
4
Sở Thủy sản Bến Tre / Trường Cao Đẳng Bến Tre
TÀI LIỆU TƯ VẤN CNTT
Chữ - kí
tự
Text 1234.35 ‘1234.35
Đặc biệt Special 123-45-6789 123456789 ID number
Quen
thuộc

Custom 18/03/2007 18/3/2007
Tùy người
dùng
Dạng hiển thị không ảnh hưởng gì đến tính chính xác của các phép tính.
MS Excel hoạt động thích hợp
với người dùng hay không phụ
thuộc rất nhiều vào chế độ hoạt
động của MS Windows. Người
dùng phải quan tâm xem xét các
cài đặt cho Regional and
Language Options trước khi sử
dụng MS Excel.
Thực hiện điều đó bằng cách
click lần lượt:
[Start] -> Settings -> [Control
panel] -> Regional and Language
Options.
Các điều chỉnh cần thiết:
Short date format:
dd/MM/yyyy (Ngày tháng dạng
gọn).
Long date format: dddd dd
MMMM, yyyy. (Ngày tháng bao
gồm cả thứ và tên tháng viết đầy
đủ).
Decimal symbol: Dấu chấm
(.) (Đây là kí pháp dấu chấm thập
phân kiểu Mỹ. Nên dùng kí pháp
này và để dành dấu phết cho phân
cách danh sách sẽ nói dưới đây)

Display leading zero: 0.7
(Hiển thị chữ số 0 trước dấu chấm
thập phân đối với các giá trị tuyệt
đối nhỏ hơn 1)
List separator: Dấu phết (,).
Đây là dấu phân cách các tham
trị (parameter) trong công thức.
Nếu buộc phải dùng dấu (,) cho
phần thập phân khi biểu diễn số
thì chỗ này nên dùng dấu chấm
Khoa Kỹ thuật – Công nghệ. Tổ bộ môn CNTT. Vương Đức Bình
5
Sở Thủy sản Bến Tre / Trường Cao Đẳng Bến Tre
TÀI LIỆU TƯ VẤN CNTT
phết (;). Khi đó phải sửa lại các công thức nếu không muốn Excel báo lỗi “The
formula you type contains an error”
Measurement system: Metric (Hệ đo: mét)
• Các thao tác cơ bản:
 Thêm một sheet: [Insert -> WorkSheet].
 Bớt một sheet: [Edit -> Delete Sheet]
 Đổi tên một sheet: Click chuột phải lên tên sheet và chọn Rename.
 Thay đổi độ rộng một cột: Đưa con trỏ chuột đến đường phân cách hai cột ở
hàng chỉ số cột. Khi con trỏ đổi thành dạng mũi tên hai đầu thì kéo rê con
trỏ đến khi cột có bề rộng thích hợp.
 Thay đổi độ cao một hàng: Đưa con trỏ chuột đến đường phân cách hai
hàng ở cột chỉ số hàng. Khi con trỏ đổi thành dạng mũi tên hai đầu thì kéo
rê con trỏ đến khi hàng có chiều cao thích hợp.
 Che bớt một cột/ nhiều cột: Chọn cột/ nhiều cột. Click chọn lần lượt:
[Format -> Column -> Hide]
 Bỏ che một cột/ nhiều cột: Chọn vùng cột/ nhiều cột bị che . Click chọn lần

lượt: [Format -> Column -> Unhide]
Trường hợp che/bỏ che một hàng/nhiều hàng: làm tương tự.
 Chọn một ô: Click chọn ô đó hoặc dùng các phím mũi tên di chuyển đến ô
đó.
 Khóa/bỏ khóa một ô đã lựa chọn: Click nút hình tam giác kế địa chỉ cột.
 Chọn một block (một block là một nhóm các ô nằm trong một hình chữ
nhật): Cách thứ nhất : Dùng con trỏ chuột để kéo rê từ một ô ở một góc đến
ô ở góc đối diện – Cách thứ hai: chọn ô ở một góc rồi kết hợp phím Shift+
phím mũi tên để chọn (Nên dùng cách này).
 Giữ cứng một hàng/ một cột khi cuộn lên xuống bảng tính: Chọn ô kề dưới
hàng và kề bên phải cột đó. Click chọn lần lượt: [Window -> Freeze panes].
 Bỏ giữ cứng một hàng/ một cột khi cuộn lên xuống: [Window -> Unfreeze
panes].
 Tách một sheet thành 4 khung để duyệt các ô một cách độc lập: Click chọn
vị trí ô tại đó sẽ tách sheet. Click chọn lần lượt [Window -> Split]
 Bỏ tách một sheet thành 4 khung duyệt các ô một cách độc lập: Click chọn
lần lượt [Window -> Remove Split]
 Chọn màu dữ liệu
trong ô: Chọn ô và
click chọn ở nút đặt
màu chữ
Khoa Kỹ thuật – Công nghệ. Tổ bộ môn CNTT. Vương Đức Bình
6
Sở Thủy sản Bến Tre / Trường Cao Đẳng Bến Tre
TÀI LIỆU TƯ VẤN CNTT
 Tô màu ô: Chọn ô (nhiều ô) và click chọn ở nút Fill color.
 Chọn Font cho dữ liệu trong các ô:
- Click chọn ô cần xác định Font. Click chọn ở combo box Font.
Lưu ý:
Việc xếp thứ tự trong các bộ font tiếng Việt chưa được thống nhất.

Các dialog của Excel thường dùng font Arial là một bộ font
Unicode.
Vì vậy nên:
• Nếu không sợ nhầm lẫn trong bảng tính hoặc bị xếp thứ tự lung
tung (tức là chẳng có thứ tự gì cả!) thì nên dùng tiếng Việt
không dấu (mặc dù điều này rất khó coi!) hoặc chỉ nên dùng
Font Unicode.
• Chỉ sử dụng một bộ font cho toàn bộ bảng tính và tất cả các
bảng tính.

Khoa Kỹ thuật – Công nghệ. Tổ bộ môn CNTT. Vương Đức Bình
7
Sở Thủy sản Bến Tre / Trường Cao Đẳng Bến Tre
TÀI LIỆU TƯ VẤN CNTT
Chương 2: Nhập liệu, tính toán, định dạng bảng tính.
I.Nhập và điều chỉnh dữ liệu:
•Dữ liệu nhập cho mỗi ô đang được chọn. Nhập xong gõ phím mũi tên để sang qua ô
kế tiếp.
•Sửa chữa dữ liệu trong một ô: Chọn ô đó và gõ phím F2. Sửa xong phải nhấn phím
ENTER để xác nhận việc sửa chữa.
•Dữ liệu có chứa chữ cái thuộc bảng mẫu tự được xem là dữ liệu kiểu chữ (Text) và
được canh lề trái (mặc định). Nếu dữ liệu chỉ gồm các chữ số và có thể có một dấu
chấm thập phân (Ví dụ: 1234.56) mặc định được xem là kiểu số (Number). Nếu cần
thiết chuyển đổi trở về kiểu chữ, ta gõ thêm dấu nháy (‘) trước dữ liệu đó (Ví dụ:
‘1234.56).
- Nếu dữ liệu chỉ gồm các chữ số và có thể có một dấu chấm thập phân
(Ví dụ: 1234.56) mặc định được xem là kiểu số (Number) và được canh
lề phải.
- Đối với các version gần đây của Excel dãy kí tự gõ vào như 10/12/2006
được Excel tự động hiểu đó là dữ liệu kiểu ngày (Date). Tuy nhiên

người dùng phải xác định dạng hiển thị của vùng dữ liệu kiểu ngày (Vào
[Format -> Cells … chọn tab Number ] để định lại.
- Đối với các kiểu dữ liệu khác: (Xem lại chương 1)
•COPY dữ liệu: Chọn ô/ khối dữ liệu. Gõ CTRL+C. Khối dữ liệu này sẽ được cất vào
clipboard, sẳn sàng để copy. Dời tới vị trí cần copy, gõ CTRL+V. Có thể COPY qua
nhiều vị trí khác nhau. Bỏ dữ liệu đang cất trong clipboard bằng cách gõ phím
ESCAPE.
•Dời nguyên khối dữ liệu: Chọn khối dữ liệu cần di dời. Dùng con trỏ chuột kéo rê
cạnh của khối đến vị trí mới. Lưu ý: Việc di dời khối dữ liệu có thể có hoặc không làm
tự động cập nhật các tham chiếu đến khối dữ liệu này. Vì vậy chỉ nên di dời các khối
dữ liệu, nếu xét thấy cần thiết, trước khi xây dựng các công thức.
•Xóa bỏ một khối dữ liệu : Chọn khối dữ liệu cần xóa. Nhấn nút Delete.
•Trộn các ô với nhau: Chọn các ô
cần trộn (merge) với nhau. Nhấn
nút trên thanh công cụ. Các ô sẽ
được trộn với nhau. Lưu ý: Địa chỉ
của ô đã trộn này là địa chỉ của ô
đầu tiên trước đó. Nếu trong các ô
để trộn có nhiều dữ liệu riêng tại
mỗi ô thì sẽ có cảnh báo chỉ giữ lại
dữ liệu của ô góc trên trái (cảnh
báo: The selection contains multiple
values. Merging into one cell will keep the upper-left most data only). Việc trộn một
khối dữ liệu có thể làm sai lệch các tham chiếu (trong các công thức) đến các ô này
trước đó. Vì vậy để tránh làm sai lạc các kết quả phải hết sức cẩn thận khi trộn (tốt hơn
Khoa Kỹ thuật – Công nghệ. Tổ bộ môn CNTT. Vương Đức Bình
8
Sở Thủy sản Bến Tre / Trường Cao Đẳng Bến Tre
TÀI LIỆU TƯ VẤN CNTT
hết đừng trộn các ô dữ liệu dù giá

trị chúng có đồng nhất với nhau đi
nữa!). Hai hình kế bên là ví dụ về
tác động đến công thức ở ô E3 sau
khi trộn hai ô D2 và D3.
•Bỏ trộn một ô:
Nhấp vào ô đang bị
trộn. Nhấp tiếp nút.
Lưu ý: Dữ liệu trước đó của các ô
đã bị trộn không thể hồi phục được
•Khi dữ liệu nhập vào dài hơn chiều rộng của ô:
Dữ liệu kiểu Text: Văn bản sẽ tự động hiển thị tiếp tục trên các ô kế tiếp
bên phải nếu các ô này chưa có dữ liệu, bị che bớt nếu ô kế tiếp bên phải đã
có dữ liệu.
Dữ liệu kiể u Number hoặc General : Hoặc một dãy dấu rào (######## )
được hiển thị thay thế hoặc hiển thị dưới dạng Scientific.
Việc hiển thị này không ảnh hưởng gì đến kết quả tính toán. Muốn mở rộng
bề rộng cột cho vừa khít với chiều dài dữ liệu hãy nhấp đúp tại đường phân
cách cột tương ứng trên thanh chỉ số cột.
II.Định dạng bảng tính:
Khoa Kỹ thuật – Công nghệ. Tổ bộ môn CNTT. Vương Đức Bình
9
Bề rộng ô quá
nhỏ
Cũng dữ liệu trên
trong trường hợp
bề rộng ô đủ chỗ
Nhấp đúp tại đây
Sở Thủy sản Bến Tre / Trường Cao Đẳng Bến Tre
TÀI LIỆU TƯ VẤN CNTT
 Chọn toàn bộ vùng bảng tính cần định dạng. Vào [Format -> Cells] chọn

thẻ Border và thực hiện tương tự như định dạng table trong MS Word.
III. Khái niệm địa chỉ tương đối, địa chỉ tuyệt đối.
Mỗi ô, để có thể tham gia vào các phép tính, nghĩa là cho phép các ô khác tham chiếu
đến, được xác định bằng một địa chỉ. Có hai cách ghi địa chỉ ô:
- Địa chỉ tương đối: Mỗi ô được định địa chỉ bằng một cặp gồm chỉ số cột và chỉ số
hàng. Ví dụ: ô H5 (Cột H, Hàng thứ 5) ô J12 (Cột J, Hàng 12)
- Địa chỉ tuyệt đối: Nếu hàng hoặc cột (hoặc cả hai) được giữ cố định trong các phép
tính thì trước chỉ số hàng (hoặc cột) được ghi thêm dấu $. Ví dụ ô $H5, ô J$12, ô $C$7.
Mỗi block cũng được xác định bằng cặp địa chỉ ở các ô tại hai góc đối diện. Ví dụ block
A5:T17 hoặc block $C$2:$J$10. Chú ý đến dấu hai chấm (:) trong kí pháp này!
IV. Equation:
Một equation (công thức) là một biểu thức bắt đầu bởi dấu bằng (=), sau đó là các cặp
dấu ngoặc tròn, các kí hiệu phép tính số học +,-,*, /, kí hiệu phép kết nối text &, các tên
hàm, các địa chỉ ô được tham chiếu đến, các dấu phân cách, các dữ liệu.
Ví dụ:
Tại Ô J7 có công thức =(D7+3*H7)*$B$7+ SUM(A1:D10, E1:E6).
Công thức đó có nghĩa là:
Lấy giá trị tại ô D7 cộng với 3 lần giá trị tại ô H7. Lấy kết quả đó nhân với giá trị
tại ô $B$7. Được bao nhiêu đem cộng với tổng giá trị các ô trong hai khối
A1:D10 và E1:E6. Kết quả cuối cùng đặt tại ô J7.
Lưu ý không được tham chiếu lòng vòng (circular reference). Chẳng hạn tại ô J7 đã có
tham chiếu đến ô D7 thì tại ô D7 không được phép xây dựng một công thức tham chiếu
trở lại ô J7. Trừ một vài trường hợp, một tham chiếu kiểu lòng vòng sẽ được cảnh báo
và có thể cho kết quả sai ở cả hai ô!
V.Soạn thảo, điều chỉnh equation.
Soạn thảo:
Muốn đặt một công thức tại một ô. Đầu tiên gõ dấu bằng =. Sau đó gõ các kí hiệu toán
học hoặc các tên hàm. Tham chiếu đến mỗi ô (hoặc mỗi block) được thực hiện bằng
cách dùng con trỏ chuột click vào ô đó (hoặc dùng con trỏ chuột duyệt chọn block đó).
Tham chiếu đến một ô hoặc một block có địa chỉ tuyệt đối cũng thực hiện như trên

nhưng sau đó nhấn tiếp phím F4 để địa chỉ chuyển từ tương đối qua dạng địa chỉ tuyệt
đối.
Khoa Kỹ thuật – Công nghệ. Tổ bộ môn CNTT. Vương Đức Bình
10
Sở Thủy sản Bến Tre / Trường Cao Đẳng Bến Tre
TÀI LIỆU TƯ VẤN CNTT
Ví dụ trong hình bên đây cho
thấy công thức tại ô C2. Giá trị
tại C2 bằng A2+B2
Copy công thức qua ô
khác:
Dời con trỏ chuột đến nút hình
vuông nhỏ ở góc dưới phải của ô
đã có công thức cần được copy.
Con trỏ sẻ biến thành hình chữ
thập. Kéo rê con trỏ này qua suốt
vùng bạn định copy công thức
tới.
Các hình dưới đây cho thấy quá
trình copy công thức từ ô C2 qua các ô từ C3 đến C6
Điều chỉnh:
Việc điều chỉnh một công thức cũng giống như việc điều
chỉnh một ô dữ liệu thông thường: Chọn ô đó. Nhấn F2.
Sửa chữa công thức và cuối cùng nhấn phím ENTER
Khoa Kỹ thuật – Công nghệ. Tổ bộ môn CNTT. Vương Đức Bình
11
Bước 1
Bước 2
Kết quả
Sở Thủy sản Bến Tre / Trường Cao Đẳng Bến Tre

TÀI LIỆU TƯ VẤN CNTT
Xử lí lỗi:
1
Một công thức khi nhập vào có thể gây ra lỗi (hoặc không gây ra lỗi nhưng cho kết quả
sai). Các mắc mứu thường gặp là:
A) Sai cú pháp toán học (lỗi cú pháp – syntax eror):
- Phân bổ các cặp dấu ngoặc không đúng. Thừa hoặc thiếu dấu ngoặc đóng ). Thông
thường đối với lỗi này Excel có thể đề nghị tự động sửa lỗi giúp.
- Tham khảo đến một ô dữ liệu
không thích hợp đối với phép tính
tương ứng.
Hình bên cho thấy thông báo lỗi
#VALUE! do người dùng đã gõ
nhầm chữ O thay vì số 0 vào ô A2
nên gây ra lỗi cho phép tính số học
(A2+B2)
Hình bên đây cho thấy thông báo
lỗi #DIV/0! phát sinh do phép chia
A3/B3 khi B3= 0.
- Gõ sai dữ liệu:
Dữ liệu kiểu chữ trong
công thức phải được
đặt giữa hai dấu nháy
kép (“Text”). Trong
hình bên lỗi #NAME!
phát sinh do trong
công thức thay vì “A”
người dùng đã gõ A
(thiếu cặp dấu nháy
kép) nên Excel đã phát

hiện ra đây không phải
là dữ liệu loại Text.
Hình phía dưới là công
thức trong ô B2 đã
được sửa lỗi.
1
Phần này bạn đọc sau cũng được. Nhưng do đây mới chính là chỗ người học thắc mắc nhiều nhất nên
người viết đặt ở vị trí này cho dễ tham khảo.
Khoa Kỹ thuật – Công nghệ. Tổ bộ môn CNTT. Vương Đức Bình
12
Sở Thủy sản Bến Tre / Trường Cao Đẳng Bến Tre
TÀI LIỆU TƯ VẤN CNTT
Dữ liệu loại này cũng có thể sai do gõ dư dấu khoảng trống ở cuối dòng trong các ô dữ
liệu (mắt thường không nhận biết được). Cũng có thể sai do dùng nhiều Font chữ khác
nhau! Hai dữ liệu Text có thể hiển thị giống nhau nhưng thực chất là hai chuổi khác
nhau! Để tránh loại lỗi này nên:
a) Đừng quên cặp dấu nháy kép. Đừng gõ nhầm hai dấu nháy đơn thay cho một
dấu nháy kép.
b) Luôn luôn dùng thao tác COPY cho những dữ liệu text đồng nhất (giống) nhau.
c) Chỉ dùng một font chữ mà thôi cho toàn bộ bảng tính.
- Gõ sai dấu phân cách:
Bỏ sót dấu phân cách:
Việc bỏ sót dấu phân
cách trong công thức
có thể gây ra lỗi phần
giao giữa các vùng
dữ liệu. Hình bên đây
cho thấy lỗi #NULL!
xảy ra do trong công
thức tính tổng hai

vùng không giao
nhau. Hình thứ hai
cho thấy kết quả sau
khi đã sửa lỗi bằng
cách thêm dấu phết
(,) phân cách hai
vùng dữ liệu A1:B2
và C3:C5.
Dùng dấu phân cách
không đúng:
Dấu phân cách trong các công thức của Excel phụ thuộc định nghĩa trong Regional and
Language Setting của Hệ điều hành Windows (Xin xem lại chương 1). Đối với lỗi này
thông thường Excel chỉ thông báo mà không xác định rõ lỗi gì. Nếu đúng là lỗi này thì:
Hoặc: Sửa lại các dấu phân cách trong công thức.
Hoặc: Phải đóng Excel. Vào Regional and Language Setting để điều chỉnh. Mở
lại Excel để làm tiếp.
Khoa Kỹ thuật – Công nghệ. Tổ bộ môn CNTT. Vương Đức Bình
13
Sở Thủy sản Bến Tre / Trường Cao Đẳng Bến Tre
TÀI LIỆU TƯ VẤN CNTT
- Tham chiếu lòng vòng:
Đây không hẳn là một lỗi. Một
số trường hợp có thể buộc phải
tham chiếu lòng vòng. Tuy
nhiên sẽ có cảnh báo của
Excel.
Khoa Kỹ thuật – Công nghệ. Tổ bộ môn CNTT. Vương Đức Bình
14
Hình 1: B2 =3*A2 (tham chiếu đến A2)
Hình 2: A2 lại tham chiếu đến B2

Hình 3: Và cảnh báo của Excel.
Hình 4: Dấu hiệu có sự lòng vòng (Circular: B2)
Sở Thủy sản Bến Tre / Trường Cao Đẳng Bến Tre
TÀI LIỆU TƯ VẤN CNTT
B. Sai ngữ nghĩa (sementic error) :
- Dùng địa chỉ tương đối thay vì địa chỉ tuyệt đối:
Sai lầm này làm các tham
chiếu đến các ô cố định (về
mặt ngữ nghĩa) bị thay đổi,
kéo theo kết quả không còn
đúng. Là một sai lầm rất
nghiêm trọng với các bảng
tính lớn, dữ liệu nhiều, khó
phát hiện ngay.
Trong hình đầu tiên công
thức ở ô C2=500+B2*C6 có sai lầm! Lẽ ra công thức đó phải là:
=500+B2*$C$6.
Sai lầm này lan truyền qua ô
C3 thành =500+B2*C7. Vì ô
C7 là ô trống nên dữ liệu ở ô
này là 0. Kết quả sai! Nếu
công thức ở C2 đúng thì ở C3
phải là:
C3=500+B3*$C$6 (tức 1250)
- Sai lầm trong phân tích vấn đề:
Lỗi này không dễ thấy vì Excel chỉ có thể nhận biết và báo được lỗi cú pháp. Chỉ có thể
nhận thấy lỗi này khi quan sát sự bất thường trong các kết quả. Bắt buộc phải xem xét
lại một cách kỷ lưỡng ý nghĩa của từng công thức trong toàn bộ bảng tính!
- Sai lầm trong dữ liệu gốc:
Luôn luôn phải rà soát kỷ lưỡng dữ liệu để chắc rằng bạn đã không gõ sai dữ liệu gốc?

Để tránh những trường hợp dữ liệu gốc bị thay đổi ngoài ý muốn hoặc tránh những
người không có thẩm quyền truy cập dữ liệu của bảng tính, Excel cung cấp hai mức bảo
vệ. Mức thứ nhất: Bảo vệ một số vùng dữ liệu bằng cách khóa (locked) chúng khỏi một
số thao tác. Mức thứ hai: Bảo vệ chống lại sự truy cập workbook ở mức file. Sau đây
chỉ trình bày sự bảo vệ ở mức thứ nhất. Phần còn lại xin các bạn đọc thêm Help của
Excel (Từ khóa (key word): protection).
Trước hết vì Excel mặc định tất cả các ô của bảng tính đều trong tình trạng khóa
(locked) (nghĩa là nếu bạn Protect worksheet thì ngay cả bạn cũng không thể nào đụng
chạm tới bất cứ ô nào nếu không yêu cầu Unprotect) vì vậy để chỉ bảo vệ các ô dữ liệu
gốc cần lần lượt thực hiện như sau:
Khoa Kỹ thuật – Công nghệ. Tổ bộ môn CNTT. Vương Đức Bình
15
Sở Thủy sản Bến Tre / Trường Cao Đẳng Bến Tre
TÀI LIỆU TƯ VẤN CNTT
1. Click chọn tất cả các ô của bảng tính (click ở góc trên trái, nơi giao nhau của các
chỉ số cột và chỉ số hàng).
2. Thực hiện: [Format] -> Cells. Chọn tab Protection và bỏ chọn ô Locked và ô Hide.
Click OK. Bây giờ tất cả các ô của bảng tính đã không còn trong chế độ khóa hoặc
ẩn dữ liệu.
3. Chọn lại các block dữ liệu bạn muốn sẽ bị khóa.
4. Thực hiện: [Format] -> Cells. Chọn
tab Protection và chọn ô Locked.
Click OK. Bây giờ tất cả các ô của
block này đã có chế độ khóa.
5. Có thể phải thực hiện lại bước 3 và
4 nhiều lần nếu các bạn phải khóa
nhiều block rời nhau.
6. Vào menu [Tools]->Protection->
Protect sheet. Cửa sổ dialog Protect
sheet hiện ra như hình bên. Bạn

đánh dấu kiểm vào ô chỉ cho phép
người dùng truy cập các ô không bị
khóa rồi OK. Bạn phải cấp cho
Excel mật khẩu (gõ hai lần).
Sau này khi mở bảng tính đó ra thì người
dùng không thể thay đổi nội dung các ô đã
bị khóa nữa trừ khi thực hiện [Tools] ->
Protection -> Unprotect sheet (nhưng khi
đó người dùng phải có mật khẩu mới được !)
í do để gây ra các lỗi nói trên thì rất nhiều. Trên đây chỉ minh họa một số trường
hợp thông thường. Cuối cùng có một loại lỗi (#N/A) là lỗi Excel không xác định
được lí do! Nếu bạn tìm mãi không thấy được lí do bị lỗi. Thường bạn nên bỏ đi
dấu = ở đầu công thức để công thức trở thành một chuỗi kí tự. Vẫn lưu chuỗi này tại ô bị
lỗi. Lúc nào rãnh sẽ xem lại! Dĩ nhiên một ô bị lỗi có
thể làm lỗi này lan truyền qua rất nhiều ô khác. Nên
đánh dấu ô bị lỗi bằng một màu đặc biệt (màu đỏ
chẳng hạn).
L
Các tham chiếu xa:
Khoa Kỹ thuật – Công nghệ. Tổ bộ môn CNTT. Vương Đức Bình
16
Dữ liệu trong Sheet 2
Sở Thủy sản Bến Tre / Trường Cao Đẳng Bến Tre
TÀI LIỆU TƯ VẤN CNTT
Đôi khi trong một
công thức xảy ra
tham chiếu đến một
ô ở một Sheet khác
(của cùng
workbook) hoặc một

ô của một workbook
khác. Một tham
chiếu xa như vậy
cần một kí pháp đặc
biệt trong công thức.
Hai hình bên đây
cho thấy sự tham
chiếu của một ô
trong Sheet1 đến một ô trong Sheet2. Sheet2 chứa dữ liệu về nợ tồn đọng tương ứng với
danh sách trong Sheet1. Cột “Còn lại” trong Sheet1 tham chiếu các ô trong Sheet1 và
Sheet2. Lưu ý quan sát cú pháp của công thức tại ô D3. Tham chiếu đến ô B3 của
Sheet2 được ghi là:
Sheet2!B3.
Cú pháp tổng quát tham chiếu đến một ô là:
[TênWorkbook!][TênSheeet!]<Địa chỉ ô>
Trong trường hợp tham chiếu đến ô trong cùng workbook thì thành phần
TênWorkbook! có thể bỏ qua. Trong trường hợp tham chiếu đến ô trong cùng Sheet thì
thành phần TênSheeet! có thể bỏ qua.
V. Hàm trong công thức:
2
Một hàm là một thủ tục tính toán được cài đặt sẳn trong Excel. Cú pháp chung cho một
hàm là:
TenHam(Tham số thứ nhất, tham số thứ hai,…)
Một hàm có thể không có tham số nào hoặc có nhiều tham số, có thể buộc sử dụng hết
các tham số hoặc không. Một tham số có thể là kết quả của một hàm khác (Ta nói: (các)
hàm lồng nhau).
Ví dụ :
Max(A1:A4, C1: D6, Min(F2:G8))
Cho giá trị lớn nhất lấy trong các giá trị chứa trong các block A1:A4 , block C1:D6 và
giá trị nhỏ nhất của

block F2:G8. Trong
ví dụ này hàm min()
được lồng trong
hàm max().
2
Xin xem thêm danh sách các hàm hay sử dụng trong chương 6
Khoa Kỹ thuật – Công nghệ. Tổ bộ môn CNTT. Vương Đức Bình
17
Sheet 1 chứa công thức tham chiếu đến dữ liệu trong Sheet2.
Tham số thứ nhất
Tham số thứ 3
Sở Thủy sản Bến Tre / Trường Cao Đẳng Bến Tre
TÀI LIỆU TƯ VẤN CNTT
Ví dụ:
Hình bên là một ví dụ về sử dụng hàm INT() trong bảng tính
Khoa Kỹ thuật – Công nghệ. Tổ bộ môn CNTT. Vương Đức Bình
18
Sở Thủy sản Bến Tre / Trường Cao Đẳng Bến Tre
TÀI LIỆU TƯ VẤN CNTT
Chương 3: In bảng tính.
• In ấn là chuyện thường ngày trong công tác văn phòng. Các lỗi in ấn gây khá nhiều
phiền toái: Mất tiền và mất thì giờ. Vì vậy có một hiểu biết tốt về in ấn là cần thiết.
Chất lượng việc in ấn phụ thuộc vào hai yếu tố:
 Có thiết bị in tốt, phù hợp với sản phẩm in mong muốn.
 Thao tác điều khiển trang in thích hợp.
I.Thiết bị in:
 Máy in: Trên thị trường hiện nay loại máy in cho văn phòng nhìn chung có
thể chia làm 4 loại: Máy in kim (dot matrix printer) màu hoặc đen , máy in
laser (laser jet printer) màu hoặc đen, máy in phun mực (ink jet printer -
thường chỉ có máy in màu) và máy vẽ (Flat bed). Trừ máy vẽ, các máy in

còn lại đều dùng phương pháp tạo hình bằng cách tạo các chấm mực hoặc
thưa hoặc sát nhau (Haftoning) để tạo hình. Giá máy in khác nhau nhiều tùy
theo chất lượng in mà máy có thể cung cấp cho khách hàng. Các tham số
cần quan tâm khi lựa chọn máy in là:
 Độ phân giải (resolution): Là số chấm “mực” mà máy in có thể trải
ra trên một inch. Số chấm này tính theo đơn vị DPI (dot per inch).
Thông thường các máy in có thể cung cấp độ phân giải in 300 DPI,
600 DPI hoặc hơn tùy máy. Lưu ý là độ phân giải này không nhất
thiết đồng nhất với độ phân giải của màn hình máy tính. Vì vậy cái
gì thấy được trên màn hình máy tính không hẳn sẽ được in ra đúng
như thế. Đó là lí do vì sao trên menu [View] của các ứng dụng có
mục Print Layout và có tùy chọn Print preview. Dĩ nhiên DPI cao
hơn sẽ cho ra chất lượng in tốt hơn, hình ảnh rõ và sắc nét hơn.
 Phân bổ màu trên một trang in: Màu sắc hiển thị trên màn hình máy
tính là màu phát xạ do tia âm cực tạo ra trên bề mặt màn hình bao
gồm 3 màu cơ bản Đỏ (Red), Xanh lục (Green) và Xanh Dương
(Blue) (còn gọi là hệ màu RGB). Còn màu sắc mà ta thấy trên trang
giấy là màu tán xạ của ánh sáng chiếu rọi trên giấy trước khi đến
mắt, nên công nghiệp in dùng một hệ màu khác để đảm bảo tính
trung thực của màu sắc trên trang in. Đó là hệ màu CYMK (Cyan,
Yellow, Magenta, blacK). Đó là lí do vì sao hộp mực in của máy in
phun mực màu có đến 4 màu và cũng là vì sao trong các cửa sổ
dialog chọn màu cho các đối tượng trên máy tính cho phép người
dùng lựa chọn giữa hai hệ màu RGB và CYMK. Nếu bạn không
cần trang in màu hoặc tách màu thì không cần quan tâm đến đến
mục này.
 Khả năng in Duplex (in hai mặt của 1 tờ giấy). Các máy in thông
dụng trước đây thường không hỗ trợ khả năng này. Nếu muốn in hai
mặt thường các bạn phải in làm hai lần. Lần đầu ra lệnh in chỉ các
trang chẵn (hoặc lẻ). Sau đó ra lệnh in các trang còn lại. Cách làm

đó mất khá nhiều thời gian. Giá máy in duplex thường rất đắt. Tuy
nhiên hiện nay các máy in laser thường hỗ trợ in semi-duplex, nghĩa
là bán tự động: Chỉ cần dùng tay lấy xấp giấy đã in xong đặt trở lại
Khoa Kỹ thuật – Công nghệ. Tổ bộ môn CNTT. Vương Đức Bình
19
Sở Thủy sản Bến Tre / Trường Cao Đẳng Bến Tre
TÀI LIỆU TƯ VẤN CNTT
vào ngăn giấy để in tiếp các mặt còn lại mà không phải thêm thao
tác đặc biệt nào khác.
 Tốc độ in: Nếu bạn phải in nhiều thì tốc độ in là vấn đề rất đáng
được quan tâm. Thông thường máy in kim và máy in phun mực đáp
ứng tốc độ in 3 phút/ trang khổ giấy A4. Máy in laser có thể đạt tốc
độ từ 3 trang/ phút đến 12 trang/phút khổ giấy A4 không kể trang
đầu tiên.
 Khổ giấy tối đa có thể đáp ứng được: Các máy in phun mực và máy
in Laser jet thông thường chỉ đáp ứng đến khổ giấy A4. Máy in laser
cho khổ A3 khá đắt nên thường không phải là một lựa chọn cho văn
phòng nhỏ. Các văn phòng thường đầu tư cho máy in kim để in khổ
A3. Muốn in các khổ lớn hơn phải chọn các Flat bed.
 Chi phí khai thác:
• Máy in kim thường dùng kỹ thuật đâm ma trận kim lên
ruban mực. Ruban này sử dụng dạng vòng một mặt Moebiüs
để tạo cho chất lượng in đều nhau. Giá thành trang in có thể
xem là chấp nhận được so với chất lượng in.
• Máy in laser: không sử dụng mực mà sử dụng bột nhạy tĩnh
điện, gọi là toner, được cán nóng cho dính khắn lên giấy. Có
lẽ đây là loại máy in cho chất lượng in tốt nhất … và chi phí
in rẻ nhất. Thông thường một hộp toner “xịn” giá khoảng 55
USD đến 75 USD cho phép in khoảng 3000 trang A4 mật độ
“mực” 5% trang in.

• Máy in phun mực: Loại này để đảm bảo tốt chất lượng in
bạn cần phải sử dụng loại giấy được chế tạo riêng cho nó.
Khi đó bản in màu của bạn là “tuyệt vời”. Tuy nhiên bạn cần
nhớ giấy này rất đắt tiền và bộ hộp mực in thông thường chỉ
có thể in khoảng trên dưới 200 trang thôi. Giá một bộ hộp
mực như thế có khi còn đắt hơn cả bản thân cái máy in!
Vậy lựa chọn máy in nào là tùy thuộc bạn muốn chất lượng in
nào và “túi tiền” của bạn.
 Giấy in: Mỗi loại máy in và chất lượng in mong muốn đòi hỏi bạn sử dụng
một loại giấy in khác nhau. Thông thường trong catalogue của máy in sẽ ghi
rõ bạn có thể (và cần) sử dụng loại giấy in nào.
 Hãy đọc kỷ catalogue trước khi sử dụng máy in! Đừng tùy tiện sử
dụng giấy in nào “vớ” được trong tầm tay. Bạn sẽ làm hỏng máy in!
Nhẹ nhất là bạn sẽ gặp phiền toái khi máy in kẹt giấy (jam) hoài.
Trong một số tình huống, xử lí jam là chuyện không dễ dàng chút
nào, đặc biệt khi bạn “lỡ” làm rách nát tờ giấy bị jam trong hóc hẻm
của máy in!
 Cần lưu ý giấy là chất liệu rất dễ hút ẩm, nhăn nhúm, bám bụi trên
bề mặt giấy. Các tình huống đó đều dễ dẫn đến kẹt giấy, hỏng đầu
kim in (đối với máy in kim) hoặc hỏng drum (đối với máy in laser),
hỏng đầu phun mực (đối với ink jet).
 Mực in: Bạn có thể “hà tiện” bằng cách bơm mực “lô” cho hộp mực máy in
laser (hay máy in phun mực) vừa hết hoặc “vuốt” cho ruban một lớp mực
Khoa Kỹ thuật – Công nghệ. Tổ bộ môn CNTT. Vương Đức Bình
20
Sở Thủy sản Bến Tre / Trường Cao Đẳng Bến Tre
TÀI LIỆU TƯ VẤN CNTT
mới. Tuy nhiên bạn đã đặt máy in của mình vào tình thế rất dễ hỏng (và sẽ
không được bảo hành!). Bạn đang tiết kiệm được 50 USD bằng cách hy
sinh một thiết bị giá đến vài trăm USD hoặc hơn.

 Trình điều khiển in (driver): Mỗi máy in khi bán ra đều có đĩa driver đi
kèm. Hãy cất an toàn đĩa này phòng khi phải cài đặt lại. Dĩ nhiên có thể MS
Windows sẽ tự động nhận ra loại máy in của bạn và dùng một driver (dùng
chung) thay thế. Bạn sẽ vẫn in được nhưng thường với chất lượng kém xa
dùng driver của chính nó, chưa nói tới bạn có thể mất đi một số tính năng
điều khiển máy in của riêng nó.
Bạn cần lưu ý:
Không nhất thiết máy tính của bạn phải có kết nối với máy in nhưng chức năng Print
preview trong các ứng dụng chỉ có thể được kích hoạt (có hiệu lực) khi máy tính của bạn
đã có cài đặt máy in. Và chức năng Preview là hiệu lực khác nhau đối với từng máy in
khác nhau (đang được chọn là máy in mặc định (default printer)).
II.Cài đặt trang in:
 Page setup: Trước hết bạn cần chỉ định các yếu trong bảng tính cần được in
và bố trí trên mỗi trang giấy. Vào [Format]->Page SetUp và điền đầy đủ các
yêu cầu của bạn. Các thông tin chủ yếu nên lưu ý như sau:
* Tab Page:
Bạn chọn hướng in của trang (Orientation): Theo chiều thẳng đứng (Portrait) hoặc
xoay ngang (Landscape).
Nếu bảng tính cần in hơi nhỏ hơn hoặc hơi lớn hơn trang giấy bạn có thể chọn tỉ lệ
điều chỉnh (scaling) để vừa gọn trong trang (tính theo %).
Nếu cần bạn chỉnh tiếp các chi tiết về khổ giấy và độ phân giải của máy in cho phù
hợp
Khoa Kỹ thuật – Công nghệ. Tổ bộ môn CNTT. Vương Đức Bình
21
Sở Thủy sản Bến Tre / Trường Cao Đẳng Bến Tre
TÀI LIỆU TƯ VẤN CNTT
* Tab Margin:
Bạn
cần chỉ
định

các yếu
tố lề
(margin) khi in và cách cân chỉnh bảng tính trên trang in vào giữa trang (center on
page)
• Tab
Sheet:
Đây là Tab
quan trọng
nhất.
Trong tab
này bạn có
thể chỉ
định:
Khoa Kỹ thuật – Công nghệ. Tổ bộ môn CNTT. Vương Đức Bình
22
Sở Thủy sản Bến Tre / Trường Cao Đẳng Bến Tre
TÀI LIỆU TƯ VẤN CNTT
- Phần nào của bảng tính được in ra (Print area)
- Dòng nào và/hoặc cột nào của bảng tính sẽ được in lập lại mỗi in qua
trang mới (Rows to repeat at top và Columns to repeat at left)
Đối với các chi tiết này bạn chỉ cần dùng con trỏ chuột click vào hộp thoại
rồi sau đó click duyệt trên bảng tính để chỉ định vùng cần thiết. Trong hình
trên cho thấy mỗi khi in qua trang mới Excel sẽ in lại dòng 6 (tiêu đề). Điều
này giúp trang in dễ đọc hơn, đặc biệt là đối với các bảng tính rất dài, rất
rộng, in trên rất nhiều trang.
III.Và ra lệnh in:
 Print:
Thông thường bạn chỉ cần vào [File]-> Print và click OK.
Tuy nhiên:
Nếu bạn chỉ cần in một vùng của bảng tính. Hãy chọn Print what: Selection

Nếu bạn chỉ cần in Sheet hiện tại của bảng tính. Hãy chọn Print what: Active Sheet.
Nếu bạn không có máy in thật sự đang kết nối. Hãy click vào Print to File.
Print to File:
Nếu bạn không có máy in! Lựa chọn này cho phép bạn xuất kết quả in ra File thay vì xuất
trực tiếp ra máy in. Nếu bạn chọn chế độ này để in, chẳng hạn bảng tính HOSO1.XLS, thì
một file tên HOSO1.PRN sẽ được tạo ra trên máy của bạn. Bạn có thể chép file này đến
máy tính có kết nối máy in cùng loại máy in đã mặc định ở máy của bạn để in. Tại đó
chẳng cần đến Excel lẫn bộ font mà chỉ cần vào được Command prompt và gõ lệnh sau:
C:\COPY HOSO1.PRN PRN /b
Khoa Kỹ thuật – Công nghệ. Tổ bộ môn CNTT. Vương Đức Bình
23
Sở Thủy sản Bến Tre / Trường Cao Đẳng Bến Tre
TÀI LIỆU TƯ VẤN CNTT
(Lưu ý tham số in /b)
Sẽ đỡ sai sót nếu trước khi in bạn xem thử trang in bằng cách click vào nút Preview.

Khoa Kỹ thuật – Công nghệ. Tổ bộ môn CNTT. Vương Đức Bình
24
Sở Thủy sản Bến Tre / Trường Cao Đẳng Bến Tre
TÀI LIỆU TƯ VẤN CNTT
Chương 4
3
: Các chức năng hỗ trợ đặc biệt.
I.Sắp xếp thứ tự (Sort):
Để sắp xếp dữ liệu của bảng tính
theo một tiêu chí nào đó hãy chọn
vùng dữ liệu cần sắp xếp. Bạn nên
chọn cả vùng tiêu để của bảng
tính. Trong hình bên đây là các ô
Họ tên, Mức lương và Phòng ban

(block A1:C1). Để cửa sổ hội
thoại dưới đây hiển thị đúng văn
bản ở các tiêu đề bạn nên dùng
Font Unicode
Click chọn [Data] -> Sort . Cửa sổ hội thoại
như hình bên. Nếu vùng bạn đã chọn có phần
tiêu đề của dữ liệu hãy báo với Excel:
My list has Header row. Đây là phần mặc
định. Bạn phải chỉ định sắp xếp trước tiên
theo tiêu chí nào (Sort by) và rồi (then by)
theo tiêu chí nào nữa nếu dữ liệu trùng nhau
theo tiêu chí trước. Với mỗi tiêu chí đó bạn
có thể yêu cầu sắp xếp theo thứ tự tăng dần
(Ascending) hay giảm dần (Descending).
Excel cho phép bạn lựa chọn sắp xếp thứ tự
lần lượt theo tới 3 tiêu chí.
Kết quả hình bên cho thấy vùng dữ
liệu A2:C6 đã được sắp xếp tăng
dần theo Họ Tên. Nếu Họ tên trùng
nhau thì sắp xếp tăng dần theo Mức
lương
3
Chương này nhằm mở rộng khả năng sử dụng Excel của bạn. Phục vụ yêu cầu phân tích, dự đoán trên cơ
sở số liệu của bảng tính. Nếu dị ứng với các lập luận và tính toán phức tạp bạn có thể bỏ qua chương này.
Khoa Kỹ thuật – Công nghệ. Tổ bộ môn CNTT. Vương Đức Bình
25