Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty TNHH MTV thương mại dịch vụ và XNK hải phòng
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (802.38 KB, 70 trang )
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƢỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÕNG
-------------------------------
ISO 9001:2008
KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP
NGÀNH: KẾ TỐN KIỂM TỐN
Sinh viên
: DOÃN THANH THÚY
Giảng viên hƣớng dẫn: Th.s LÊ THỊ NAM PHƢƠNG
HẢI PHÕNG - 2013
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƢỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÕNG
-----------------------------------
HỒN THIỆN CƠNG TÁC KẾ TỐN VỐN BẰNG
TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH MTV THƢƠNG MẠI
DỊCH VỤ VÀ XNK HẢI PHÕNG
KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC HỆ CHÍNH QUY
NGÀNH: KẾ TỐN KIỂM TỐN
Sinh viên
: DỖN THANH THÚY
Giảng viên hƣớng dẫn: Th.s LÊ THỊ NAM PHƢƠNG
HẢI PHÕNG - 2013
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƢỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÕNG
--------------------------------------
NHIỆM VỤ ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP
Sinh viên: Doãn Thanh Thúy
Mã SV: 1113401019
Lớp: QTL501K
Ngành: Kế toán - Kiểm toán
Tên đề tài: Hồn thiện cơng tác kế tốn vốn bằng tiền tại công ty TNHH
MTV thƣơng mại dịch vụ và XNK Hải Phòng
NHIỆM VỤ ĐỀ TÀI
1. Nội dung và các yêu cầu cần giải quyết trong nhiệm vụ đề tài tốt nghiệp
( về lý luận, thực tiễn, các số liệu cần tính toán và các bản vẽ).
- Khái quát hoá những vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức kế toán vốn bằng tiền
trong doanh nghiệp vừa và nhỏ.
- Phản ánh đƣợc thực trạng tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty TNHH
MTV thƣơng mại dịch vụ và XNK Hải Phòng
- Đánh giá đƣợc ƣu điểm, nhƣợc điểm của tổ chức cơng tác kế tốn vốn bằng
tiền tại cơng ty TNHH MTV thƣơng mại dịch vụ và XNK Hải Phịng, trên
cơ sở đó đề xuất những giải pháp hồn thiện.
2. Các số liệu cần thiết để thiết kế, tính tốn.
Số liệu năm 2012 của cơng ty TNHH MTV thƣơng mại dịch vụ và XNK Hải
Phòng
3. Địa điểm thực tập tốt nghiệp.
Công ty TNHH MTV thƣơng mại dịch vụ và XNK Hải Phòng
……………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………..
CÁN BỘ HƢỚNG DẪN ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP
Ngƣời hƣớng dẫn thứ nhất:
Họ và tên: Lê Thị Nam Phƣơng
Học hàm, học vị: Thạc sỹ
Cơ quan công tác: Trƣờng Đại học Dân lập Hải Phịng
Nội dung hƣớng dẫn: Hồn thiện cơng tác kế tốn vốn bằng tiền tại cơng ty
TNHH MTV thƣơng mại dịch vụ và XNK Hải Phòng
Ngƣời hƣớng dẫn thứ hai:
Họ và tên:.............................................................................................
Học hàm, học vị:...................................................................................
Cơ quan công tác:.................................................................................
Nội dung hƣớng dẫn:............................................................................
Đề tài tốt nghiệp đƣợc giao ngày 25 tháng 03 năm 2013
Yêu cầu phải hoàn thành xong trƣớc ngày 29 tháng 06 năm 2013
Đã nhận nhiệm vụ ĐTTN
Đã giao nhiệm vụ ĐTTN
Người hướng dẫn
Sinh viên
Doãn Thanh Thúy
Th.s Lê Thị Nam Phƣơng
Hải Phòng, ngày ...... tháng........năm 2013
Hiệu trƣởng
GS.TS.NGƢT Trần Hữu Nghị
PHẦN NHẬN XÉT CỦA CÁN BỘ HƢỚNG DẪN
1. Tinh thần thái độ của sinh viên trong quá trình làm đề tài tốt nghiệp:
……………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………..
2. Đánh giá chất lƣợng của khóa luận (so với nội dung yêu cầu đã đề ra trong
nhiệm vụ Đ.T. T.N trên các mặt lý luận, thực tiễn, tính tốn số liệu…):
……………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………..
3. Cho điểm của cán bộ hƣớng dẫn (ghi bằng cả số và chữ):
……………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………..
Hải Phòng, ngày … tháng … năm 2013
Cán bộ hƣớng dẫn
(Ký và ghi rõ họ tên)
MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU ........................................................................................................ 10
CHƢƠNG 1: Những vấn đề lý luận cơ bản về cơng tác kế tốn vốn bằng tiền
................................................................................................................................. 11
trong doanh nghiệp ............................................................................................... 11
1.1. Những vấn đề chung về vốn bằng tiền trong doanh nghiệp: ..................... 11
1.1.1. Khái niệm và phân loại vốn bằng tiền: ....................................................... 11
1.1.2. Đặc điểm và nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền: ..................................... 12
1.1.2.1. Đặc điểm của vốn bằng tiền: .................................................................... 12
1.1.2.2.Nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền: ........................................................ 12
1.1.3. Nguyên tắc hạch toán vốn bằng tiền:.......................................................... 13
1.2. Tổ chức kế toán tiền mặt tại quỹ .................................................................. 14
1.2.1. Nguyên tắc quản lý tiền mặt tại quỹ:........................................................... 14
1.2.2. Chứng từ sử dụng: ....................................................................................... 15
1.2.3. Tài khoản sử dụng: ...................................................................................... 15
1.2.4. Phương pháp hạch toán: ............................................................................. 16
1.3. Tổ chức kế toán tiền gửi Ngân hàng: ........................................................... 19
1.3.1. Một số quy định trong việc hạch toán tiền gửi Ngân hàng: ...................... 19
1.3.2. Chứng từ sử dụng: ....................................................................................... 20
1.3.3. Tài khoản sử dụng: ...................................................................................... 21
1.3.4. Phương pháp hạch toán: ............................................................................. 21
1.4. Tổ chức kế toán tiền đang chuyển: ............................................................... 24
1.4.1. Nội dung chủ yếu của kế toán tiền đang chuyển: ...................................... 24
1.4.2. Chứng từ sử dụng: ....................................................................................... 24
1.4.3. Tài khoản sử dụng: ...................................................................................... 25
1.4.4. Phương pháp hạch tốn: ............................................................................. 25
CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG CƠNG TÁC KẾ TỐN VỐN BẰNG TIỀN
TẠI CƠNG TY TNHH MTV THƢƠNG MẠI DỊCH VỤ VÀ XNK HẢI
PHÒNG .................................................................................................................. 27
2.1. Khái quát chung về công ty TNHH MTV thƣơng mại dịch vụ và XNK Hải
Phịng: ..................................................................................................................... 27
2.1.1. Q trình hình thành và phát triển của cơng ty TNHH MTV thương mại
dịch vụ và XNK Hải Phòng: .................................................................................. 27
2.1.2. Đặc điểm ngành nghề sản xuất kinh doanh:.............................................. 28
2.1.3. Tổ chức bộ máy quản lý công ty: ................................................................. 30
2.1.4. Tổ chức cơng tác kế tốn tại cơng ty:.......................................................... 32
2.1.4.1. Mơ hình bộ máy kế tốn tại cơng ty: ........................................................ 33
2.1.4.2. Tổ chức hệ thơng sổ kế tốn tại cơng ty: ................................................. 35
2.1.4.3. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán tại cơng ty: ........................................ 36
2.2. Thực trạng cơng tác kế tốn vốn bằng tiền tại Công ty TNHH MTV
thƣơng mại dịch vụ và XNK Hải Phịng: ............................................................ 36
2.2.1. Kế tốn tiền mặt tại quỹ: .............................................................................. 37
2.2.1.1. Chứng từ sử dụng: .................................................................................... 37
2.2.1.2. Tài khoản sử dụng: ................................................................................... 38
2.2.1.3. Quy trình hạch tốn tiền mặt tại quỹ của cơng ty: .................................. 38
2.2.1.4. Một số ví dụ minh họa: ............................................................................. 38
2.2.2. Kế tốn tiền gửi Ngân hàng: ....................................................................... 46
2.2.2.1. Chứng từ kế toán tiền gửi Ngân hàng: .................................................... 47
2.2.2.2. Tài khoản sử dụng: ................................................................................... 47
2.2.2.3. Quy trình hạch tốn tiền gửi Ngân hàng: ............................................... 47
2.2.2.4. Một số ví dụ minh họa: ............................................................................. 48
CHƢƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HỒN THIỆN CƠNG TÁC KẾ
TỐN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CƠNG TY TNHH MTV THƢƠNG MẠI
DỊCH VỤ VÀ XNK HẢI PHÕNG....................................................................... 56
3.1. Đánh giá chung về cơng tác kế tốn vốn bằng tiền tại cơng ty TNHH MTV
thƣơng mại dịch vụ và XNK Hải Phòng: ............................................................ 57
3.1.1. Ưu điểm về cơng tác kế tốn vốn bằng tiền: ............................................... 57
3.1.2. Hạn chế về công tác kế toán vốn bằng tiền: ............................................... 59
3.2. Một số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác kế tốn vốn bằng tiền tại
Cơng ty TNHH MTV thƣơng mại dịch vụ và XNK Hải Phòng: ...................... 59
3.2.1. Giải pháp 1: Hiện đại hóa cơng tác kế tốn tại Công ty TNHH MTV
thương mại dịch vụ và XNK Hải Phịng: .............................................................. 60
3.2.2. Giải pháp 2: Hồn thiện việc kiểm kê quỹ định kỳ: ................................... 66
3.2.3. Giải pháp 3: Hoàn thiện việc luân chuyển chứng từ:................................ 67
3.2.4. Giải pháp 5: Một số giải pháp khác: ........................................................... 68
Kết luận .................................................................................................................. 70
Hồn thiện cơng tác kế tốn vốn bằng tiền tại Công ty TNHH MTV thương
mại dịch vụ và XNK Hải Phịng
LỜI MỞ ĐẦU
Trong các doanh nghiệp nói chung và trong doanh nghiệp SXKD nói riêng, vốn
bằng tiền là cơ sở, là tiền đề đầu tiên cho một doanh nghiệp hình thành, tồn tại và phát
triển, là điều kiện cơ bản để doanh nghiệp hoàn thành cũng nhƣ thực hiện quá trình hoạt
động SXKD của mình. Vì vậy quy mơ và kết cấu của vốn bằng tiền rất lớn, rất phức tạp,
đồng thời là công cụ không thể thiếu trong quản lý kinh tế của Nhà nƣớc và doanh nghiệp.
Qua thời gian học tập lý thuyết tại trƣờng và trong thời gian thực tập tại công ty
TNHH MTV Thƣơng mại dịch vụ và XNK Hải Phòng, đƣợc sự hƣớng dẫn trực tiếp của
Th.s Lê Thị Nam Phƣơng và các cán bộ trong phịng kế tốn em đã đi sâu nghiên cứu tìm
hiểu về cơng tác kế tốn vốn bằng tiền tại cơng ty và mạnh dạn chọn đề tài “Hồn thiện
cơng tác kế tốn vốn bằng tiền tại cơng ty TNHH MTV Thƣơng mại dịch vụ và XNK
Hải Phòng” làm đề tài khóa luận của mình.
Nội dung khóa luận gồm 3 chƣơng chính:
Chƣơng I: Những vấn đề lý luận cơ bản về cơng tác kế tốn vốn bằng tiền trong
doanh nghiệp.
Chƣơng II: Thực trạng cơng tác kế tốn vốn bằng tiền tại công ty TNHH MTV
Thƣơng mại dịch vụ và XNK Hải Phịng.
Chƣơng III: Một số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác kế tốn vốn bằng tiền tại
cơng ty TNHH MTV Thƣơng mại dịch vụ và XNK Hải Phòng.
Do thời gian và trình độ có hạn nên bài khóa luận của em chắc chắn khơng tránh
khỏi thiếu sót, vì vậy em rất mong nhận đƣợc sự góp ý của các thầy cơ để bài viết của em
đƣợc hồn thiện hơn.
Hải Phịng, ngày …tháng…năm 2013
Sinh viên
Sinh viên: Dỗn Thanh Thúy - Lớp QTL501K
10
Hồn thiện cơng tác kế tốn vốn bằng tiền tại Công ty TNHH MTV thương
mại dịch vụ và XNK Hải Phịng
CHƢƠNG 1:
Những vấn đề lý luận cơ bản về cơng tác kế toán vốn bằng tiền
trong doanh nghiệp
1.1. Những vấn đề chung về vốn bằng tiền trong doanh nghiệp:
1.1.1. Khái niệm và phân loại vốn bằng tiền:
Trong nền kinh tế thị trƣờng có sự điều tiết của Nhà nƣớc, bất kỳ doanh nghiệp nào
dù lớn hay nhỏ khi bƣớc vào hoạt động sản xuất kinh doanh đều nhất thiết cần một lƣợng
vốn nhất định, trên cơ sở tạo lập vốn kinh doanh của doanh nghiệp, dùng nó vào việc mua
sắm trang thiết bị và tài sản cần thiết phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Trong
hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, mỗi giai đoạn vận động vốn khơng
ngừng biến đổi về cả hình thái biểu hiện lẫn quy mơ. Q trình vận động liên tục của vốn
kinh doanh theo chu kỳ T-H-T, trong quá trình đó ln có một bộ phận dừng lại ở trạng
thái tiền tệ, bộ phận này gọi là vốn bằng tiền.
Vốn bằng tiền của doanh nghiệp là bộ phận tài sản lƣu động làm chức năng vật
ngang giá chung trong các mối quan hệ trao đổi mua bán giữa doanh nghiệp với doanh
nghiệp và doanh nghiệp với các đơn vị cá nhân khác. Vốn bằng tiền là loại tài sản mà
doanh nghiệp nào cũng sử dụng.
- Theo hình thức tồn tại, vốn bằng tiền của doanh nghiệp đƣợc chia thành:
+ Tiền Việt Nam: Là loại tiền phù hiệu. Đây là các loại giấy bạc do Ngân hàng Nhà nƣớc
Việt Nam phát hành và đƣợc sử dụng làm phƣơng tiện giao dịch chính thức đối với tồn bộ
hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
+ Ngoại tệ: Là loại tiền phù hiệu. Đây là các loại giấy bạc không phải do Ngân hàng Nhà
nƣớc Việt Nam phát hành nhƣng đƣợc phép lƣu hành chính thức trên thị trƣờng Việt Nam
nhƣ các đồng: Đô la Mỹ (USD), bảng Anh (GBP), mác Đức (DM), Yên Nhật (JPY)…
+ Vàng bạc, kim khí quý, đá quý: là tiền thực chất, tuy nhiên đƣợc lƣu trữ chủ yếu là vì
mục tiêu an tồn hoặc một mục đích bất thƣờng khác chứ khơng phải vì mục đích thanh
toán trong kinh doanh.
- Nếu phân loại theo trạng thái tồn tại, vốn bằng tiền của doanh nghiệp bao gồm:
+ Tiền tại quỹ: Gồm giấy bạc Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý, ngân
phiếu hiện đang đƣợc giữ tại két của doanh nghiệp để phục vụ nhu cầu chi tiêu trực tiếp
hằng ngày trong sản xuất kinh doanh.
Sinh viên: Doãn Thanh Thúy - Lớp QTL501K
11
Hồn thiện cơng tác kế tốn vốn bằng tiền tại Công ty TNHH MTV thương
mại dịch vụ và XNK Hải Phòng
+ Tiền gửi Ngân hàng: Là tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý mà
doanh nghiệp đang gửi tại tài khoản Ngân hàng.
+ Tiền đang chuyển: Là tiền trong q trình vận động để hồn thành chức năng phƣơng
tiện thanh tốn hoặc đang trong q trình vận động từ trạng thái này sang trạng thái khác.
1.1.2. Đặc điểm và nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền:
1.1.2.1. Đặc điểm của vốn bằng tiền:
Trong quá trình sản xuất kinh doanh, vốn bằng tiền đƣợc sử dụng để đáp ứng nhu
cầu về thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp hoặc mua sắm các loại vật tƣ, hàng hóa
phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh. Đồng thời, vốn bằng tiền cũng là kết quả của
việc mua bán và thu hồi các khoản nợ. Chính vì vậy, quy mơ vốn bằng tiền địi hỏi doanh
nghiệp phải quản lý hết sức chặt chẽ do vốn bằng tiền có tính thanh khoản cao, nên nó là
đối tƣợng gian lận và sai sót. Vì vậy trong q trình hạch tốn vốn bằng tiền, các thủ tục
nhằm bảo vệ vốn bằng tiền khỏi việc bị lạm dụng là rất quan trọng, nó địi hỏi việc sử dụng
vốn bằng tiền cần phải tuân thủ các nguyên tắc chế độ quản lý tiền tệ thống nhất của Nhà
nƣớc.
Do vậy, việc sử dụng vốn bằng tiền cần phải tuân thủ các nguyên tắc, chế độ quản
lý chặt chẽ và kế hoạch đảm bảo tốt các yêu cầu sau:
- Tách biệt nhiệm vụ giữ tiền mặt với việc giữ các sổ sách kế toán - những nhân
viên giữ tiền mặt (thủ quỹ) không đƣợc thực hiện các nghiệp vụ kế toán.
- Lập các bản sổ quỹ tiền mặt tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ thu chi tiền mặt.
- Thực hiện thanh toán bằng séc, UNC qua ngân hàng chỉ nên dùng tiền mặt chi
tiêu cho các khoản lặt vặt có giá trị dƣới 20.000.000 đồng.
- Trƣớc khi phát hành một tờ séc để thanh toán, phải kiểm tra số dƣ TK và giá trị
các khoản chi để tránh việc phát hành séc quá số dƣ.
1.1.2.2.Nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền:
Để thực hiện tốt việc quản lý vốn bằng tiền cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:
- Phản ánh kịp thời tình hình thu, chi, tồn quỹ vốn bằng tiền và tình hình chấp hành
mức tốn quỹ tiền mặt. Thƣờng xuyên đối chiếu tiền mặt tồn quỹ thực tế với sổ sách. Kiểm
tra giám sát chặt chẽ việc chấp hành chế độ thu chi và quản lý nghiêm ngặt việc sử dụng
các loại vốn bằng tiền.
- Phản ánh tình hình tăng, giảm và số dƣ tài khoản ngân hàng.
Sinh viên: Doãn Thanh Thúy - Lớp QTL501K
12
Hồn thiện cơng tác kế tốn vốn bằng tiền tại Công ty TNHH MTV thương
mại dịch vụ và XNK Hải Phòng
- Phản ánh các khoản tiền đang chuyển kịp thời, phát hiện nguyên nhân làm cho
tiền đang chuyển bị ách tắc để doanh nghiệp có biện pháp kịp thời thích hợp giải phóng
tiền đang chuyển.
- Phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời tình hình các loại vàng bạc, kim khí, đá quý,
ngoại tệ.
- Giám sát việc chấp hành chế độ quy định về quản lý các loại vốn bằng tiền, đảm
bảo chi tiêu tiết kiệm và hiệu quả cao.
- Tổ chức thực hiện các quy định về chứng từ thủ tục hạch toán vốn bằng tiền.
- Hƣớng dẫn và kiểm tra việc ghi chép của thủ quỹ. Kiểm tra thƣờng xuyên, đối
chiếu số liệu của thủ quỹ với kế tốn tiền mặt để đảm bảo tính cân đối, thống nhất.
1.1.3. Nguyên tắc hạch toán vốn bằng tiền:
Kế toán vốn bằng tiền phải tuân thủ các nguyên tắc sau đây:
- Hạch toán vốn bằng tiền phải sử dụng một đơn vị tiền tệ thống nhất là đồng Việt
Nam, trừ trƣờng hợp đƣợc phép sử dụng một đơn vị tiền tệ thơng dụng khác.
- Kế tốn phải phản ánh kịp thời, chính xác số tiền hiện có và tình hình thu chi toàn
bộ các loại tiền, mở sổ theo dõi chi tiết từng loại ngoại tệ theo nguyên tệ và theo đồng Việt
nam quy đổi.
- Nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ phải quy đổi ra “đồng Việt Nam” để ghi sổ kế
toán. Đồng thời phải theo dõi nguyên tệ của các loại tiền đó. Tỷ giá quy đổi là tỷ giá mua
bán thực tế bình quân trên thị trƣờng liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam
công bố chính thức tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Với những ngoại tệ không công bố tỷ
giá quy đổi ra đồng Việt Nam thì thống nhất quy đổi thơng qua đồng đô la Mỹ (USD).
- Đối với vàng bạc, kim khí q, đá q phản ánh ở nhóm tài khoản vốn bằng tiền
chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp không đăng ký kinh doanh vàng bạc, kim khí quý, đá
quý.
- Vàng bạc, kim khí quý, đá quý phải theo dõi số lƣợng, trọng lƣợng, quy cách,
phẩm chất và giá trị của từng thứ, từng loại. Giá trị vàng bạc, kim khí quý, đá quý đƣợc
tính theo giá trị thực tế (giá hóa đơn hoặc giá đƣợc thanh tốn). Khi tính giá xuất vàng bạc,
kim khí q, đá q có thể áp dụng 1 trong 4 phƣơng pháp xuất kho sau:
+ Bình quân gia quyền
+ Nhập sau - xuất trƣớc
+ Nhập trƣớc - xuất trƣớc
Sinh viên: Doãn Thanh Thúy - Lớp QTL501K
13
Hồn thiện cơng tác kế tốn vốn bằng tiền tại Công ty TNHH MTV thương
mại dịch vụ và XNK Hải Phịng
+ Giá thực tế đích danh
Tuy nhiên, do vàng bạc, kim khí q, đá q là loại tài sản có giá trị lớn và mang
tính tách biệt nên phƣơng pháp thực tế đích danh thƣờng đƣợc sử dụng. Nếu có chênh lệch
giữa giá xuất bán và giá thanh toán ở thời điểm phát sinh nghiệp vụ thì đƣợc phản ánh vào
TK 515 hoặc TK 635.
1.2. Tổ chức kế toán tiền mặt tại quỹ
1.2.1. Nguyên tắc quản lý tiền mặt tại quỹ:
Việc quản lý tiền mặt phải dựa trên nguyên tắc chế độ và thể lệ của Nhà nƣớc ban
hành. Phải quản lý chặt chẽ cả hai mặt thu, chi và tập trung nguồn tiền vào Ngân hàng Nhà
nƣớc nhằm điều hịa tiền tệ trong lƣu thơng, tránh lạm phát và bội chi ngân sách Nhà nƣớc.
Bởi vậy, kế toán trong đơn vị phải thực hiện các nguyên tắc sau:
-Khi tiến hành nhập, xuất quỹ tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi và đầy đủ chữ
ký của thủ trƣởng đơn vị, kế toán, ngƣời nhận tiền, ngƣời giao tiền. Một số trƣờng hợp đặc
biệt phải có lệnh nhập quỹ, xuất quỹ đính kèm.
- Kế tốn quỹ tiền mặt phải có trách nhiệm mở sổ kế toán quỹ tiền mặt, ghi chép
hằng ngày, liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, nhập, xuất quỹ tiền mặt,
ngoại tệ và tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điểm.
- Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý và nhập, xuất quỹ tiền mặt khi đã có phiếu thu,
chi. Hằng ngày thủ quỹ phải kiểm kê số tiền mặt thực tế, đối chiếu số liệu giữa sổ quỹ tiền
mặt và sổ kế tốn tiền mặt. Nếu có chênh lệch, thủ quỹ và kế toán phải kiểm tra để xác
định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch.
- Đối với vàng bạc, kim khí quý, đá quý phản ánh ở tài khoản tiền mặt chỉ áp dụng
cho doanh nghiệp không đăng ký kinh doanh vàng bạc, kim khí quý, đá quý.
- Khi phát sinh nghiệp vụ có vàng bạc, kim khí q, đá q nhập quỹ tiền mặt thì
ghi sổ theo giá mua thực tế (giá hóa đơn hoặc giá đƣợc thanh tốn).
- Khi xuất vàng bạc, kim khí q, đá q có thể tính giá bình qn hoặc giá thực tế
đích danh. Tuy nhiên do vàng bạc, kim khí quý, đá quý là loại tài sản có giá trị lớn và
mang tính tách biệt nên phƣơng pháp tính giá thực tế đích danh thƣờng đƣợc sử dụng.
- Nếu có chênh lệch giữa giá xuất và giá thanh toán tại thời điểm phát sinh nghiệp
vụ thì đƣợc phản ánh vào TK 711: Thu nhập khác, hoặc TK 811: Chi phí khác.
Sinh viên: Doãn Thanh Thúy - Lớp QTL501K
14
Hồn thiện cơng tác kế tốn vốn bằng tiền tại Công ty TNHH MTV thương
mại dịch vụ và XNK Hải Phịng
- Riêng vàng bạc, kim khí q, đá q nhận ký cƣợc, ký quỹ nhập theo giá nào thì
xuất hồn trả lại phải theo đúng giá đó và phải đếm số lƣợng, cân trọng lƣợng và giám định
chất lƣợng trƣớc khi niên phong.
1.2.2. Chứng từ sử dụng:
Các chứng từ đƣợc sử dụng trong cơng tác hạch tốn tiền mặt tại quỹ bao gồm:
- Phiếu thu: Đƣợc sử dụng làm căn cứ để hạch toán số tiền mặt Việt Nam, ngoại tệ
đã thu trong kỳ theo từng nguồn thu.
- Phiếu chi: Đƣợc sử dụng làm căn cứ để hạch toán số tiền đã chi của đơn vị trong
kỳ, là căn cứ xác định trách nhiệm vật chất của ngƣời nhận tiền.
- Giấy đề nghị tạm ứng: Là căn cứ để xét duyệt tam ứng làm thủ tục lập phiếu chi
xuất quỹ cho tạm ứng.
- Giấy thanh toán tiền tạm ứng: là chứng từ liệt kê các khoản đã chi từ khoản vay
tạm ứng, làm căn cứ thanh toán số tiền tạm ứng và ghi sổ kế toán.
- Giấy đề nghị thanh toán: Dùng trong trƣờng hợp đã chi nhƣng chƣa đƣợc thanh
toán, hoặc chƣa nhận tạm ứng để tổng hợp các khoản đã chi kèm chứng từ gốc làm thủ tục
thanh toán.
- Biên lai thu tiền: Là giấy biên nhận của đơn vị hoặc cá nhận đã thu tiền hoặc thu
séc của ngƣời nộp tiền làm căn cứ để lập phiếu thu, nộp tiền vào quỹ, đồng thời để ngƣời
nộp tiền thanh toán với đơn vị nộp tiền hoặc lƣu quỹ.
- Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho VNĐ): Là bằng chứng xác nhận số tiền mặt Việt
Nam tồn quỹ thực tế và số chênh lệch thừa, thiếu so với sổ quỹ, làm cơ sở xác định trách
nhiệm vật chất và bồi thƣờng cũng nhƣ là căn cứ để điều chỉnh số tiền tồn quỹ trên sổ sách
kế toán và số tiền tồn quỹ thực tế.
- Bảng kê chi tiền: Là căn cứ để quyết tốn kinh phí cho đại biểu tham dự hội thảo
tập huấn. Áp dụng cho các cuộc hội thảo, tập huấn diễn ra nhiều ngày, tiền chỉ thanh toán
một lần vào ngày cuối hội thảo.
1.2.3. Tài khoản sử dụng:
Kế toán sử dụng TK 111 - “Tiền mặt”:
Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình thu, chi tiền mặt tại quỹ.
Kết cấu và nội dung phán ánh của TK 111 - “Tiền mặt”
- Bên Nợ:
Sinh viên: Doãn Thanh Thúy - Lớp QTL501K
15
Hồn thiện cơng tác kế tốn vốn bằng tiền tại Công ty TNHH MTV thương
mại dịch vụ và XNK Hải Phòng
+ Số dƣ đầu kỳ: Phản ánh số tiền còn tại quỹ.
+ Phát sinh trong kỳ: Thu tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý
nhập quỹ, số tiền mặt thừa ở quỹ phát hiện khi kiểm kê, chênh lệch tỷ giá ngoại tệ tăng khi
điều chỉnh.
- Bên Có:
+ Phát sinh trong kỳ: Các loại tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá
quý đã xuất quỹ, số tiền mặt thiếu tại quỹ, chênh lệch tỷ giá giảm khi điều chỉnh.
- Dƣ Nợ cuối kỳ: Các khoản tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí q,
đá q cịn tồn ở quỹ tiền mặt.
TK 111 – “Tiền mặt” có 03 tài khoản cấp 2:
- TK 1111 - Tiền Việt Nam: Phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền Việt Nam tại
quỹ tiền mặt.
- TK 1112 - Ngoại tệ: Phản ánh tình hình thu, chi, tăng, giảm tỷ giá và tồn quỹ
ngoại tệ tại quỹ tiền mặt theo giá trị quy đổi ra đồng Việt Nam.
- TK 1113 - Vàng bạc, kim khí quý, đá quý: Phản ánh giá trị vàng bạc, kim khí quý,
đá quý nhập xuất tồn quỹ.
- Đối với ngoại tệ, ngoài việc quy đổi ra đồng Việt Nam, kế tốn cịn phải theo dõi
ngoại tệ trên TK 007 - “Ngoại tệ các loại”.
Kết cấu TK 007 - Ngoại tệ các loại nhƣ sau:
- Bên nợ: Số ngoại tệ thu vào (Nguyên tệ).
- Bên có: Số ngoại tệ xuất ra (Nguyên tệ).
- Số dƣ bên nợ: Số ngoại tệ còn lại tại doanh nghiệp (Nguyên tệ).
1.2.4. Phương pháp hạch toán:
Phƣơng pháp hạch toán tiền mặt tại quỹ bằng đồng Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc,
kim khí quý, đá quý đƣợc phản ánh qua sơ đồ 1.1, 1.2, 1.3 nhƣ sau:
Sinh viên: Doãn Thanh Thúy - Lớp QTL501K
16
Hồn thiện cơng tác kế tốn vốn bằng tiền tại Công ty TNHH MTV thương
mại dịch vụ và XNK Hải Phịng
ơ đồ1.1: Kế tốn tiền mặt (VNĐ)
112 ( 1121 )
111 ( 1111 )
Rút TGNH nhập quỹ tiền mặt
112(1121)
Gửi tiền mặt vào Ngân hàng
131, 136, 138
141, 144, 244
Thu hồi các khoản nợ phải thu
141, 144, 244
Chi tạm ứng, ký cƣợc
ký quỹ bằng tiền mặt
121, 128, 221
Thu hồi các khoản tạm ứng, ký
cƣợc ký quỹ bằng tiền mặt
121, 128, 221
Đầu tƣ ngắn hạn, dài
hạn bằng tiền mặt
152, 153, 156 ,211
Thu hồi các khoản đầu tƣ
Mua vật tƣ, hàng hóa, cc
TSCĐ bằng tiền mặt
311, 341
133
Vay ngắn hạn, dài hạn
411, 441
Thuế GTGT đƣợc KT
627, 641, 642
Nhận vốn góp vốn cấp bằng TM
511, 512, 515, 711
Doanh thu HĐSXKD và HĐ
khác bằng TM
CP phát sinh bằng TM
311, 315, 331
Thanh toán nợ bằng TM
3331
Thuế GTGT phải nộp
Sinh viên: Doãn Thanh Thúy - Lớp QTL501K
17
Hồn thiện cơng tác kế tốn vốn bằng tiền tại Công ty TNHH MTV thương
mại dịch vụ và XNK Hải Phịng
Sơ đồ 1.2: Kế tốn tiền mặt (Ngoại tệ)
131, 136, 138
111 (1112)
Thu nợ bằng ngoại tệ
Tỷ giá ghi
sổ khi
nhận nợ
311,331,336,338,...
Thanh tốn nợ bằng ngoại tệ
Tỷ giá thực tế
hoặc bình qn
liên Ngân hàng
515
635
Lãi
Tỷ giá ghi
sổ của ngoại
tệ xuất
dùng
515
Lỗ
635
Lãi
511, 515, 711
Doanh thu, TN tài chính, thu
nhập khác bằng ngoại tệ
(Tỷ giá thực tế hoặc BQLNH
tại thời điểm PS nghiệp vụ)
Tỷ giá ghi
sổ khi nhận
nợ
Lỗ
152,153,156,133,...
Mua hàng hóa, vật tƣ, cơng cụ
TSCĐ,... bằng ngoại tệ
Tỷ giá ghi
sổ của ngoại
tệ xuất
dùng
Tỷ giá thực tế
tại thời điểm
PS nghiệp vụ
515
635
Lãi
Lỗ
413
413
Chênh lệch tỷ giá tăng do đánh
Chênh lệch tỷ giá giảm do đánh
giá lại số dƣ ngoại tệ cuối năm
giá lại số dƣ ngoại tệ cuối năm
Tất cả các nghiệp vụ trên đều phải đồng thời ghi đơn TK 007 – Ngoại tệ các loại.
TK 007
Thu nợ , doanh thu, TN tài chính,
TN khác bằng ngoại tệ.
Thanh tốn nợ, mua vật tƣ, hàng hóa
cơng cụ, TSCĐ, .... bằng ngoại tệ
Sinh viên: Doãn Thanh Thúy - Lớp QTL501K
18
Hồn thiện cơng tác kế tốn vốn bằng tiền tại Công ty TNHH MTV thương
mại dịch vụ và XNK Hải Phịng
Sơ đồ 1.3: Kế tốn tiền mặt (Vàng bạc, đá quý, kim loại quý)
111 (1112)
311,331,336,338,...
131, 136, 138
Thu nợ bằng vàng bạc, kim khí
Thanh tốn nợ bằng vàng bạc,
q, đá q
Tỷ giá ghi
sổ khi
nhận nợ
kim khí quý, đá quý
Tỷ giá thực tế
hoặc bình quân
liên Ngân hàng
515
635
Lãi
Tỷ giá ghi
sổ của ngoại
tệ xuất
dùng
Tỷ giá ghi
sổ khi nhận
nợ
515
Lỗ
635
Lãi
144, 244
Lỗ
144, 244
Thu hồi các khoản ký cƣợc, ký quỹ
bằng vàng bạc, kim khí quý, đá quý
Chi ký cƣợc, ký quỹ bằng vàng
bạc, kim khí quý, đá quý
511, 515, 711
Doanh thu HĐ SXKD và HĐ khác
bằng vàng bạc, kim khí quý, đá quý
(Giá thực tế trên thị trƣờng)
411, 441
Nhận vốn góp, vốn cấp bằng vàng
bạc, kim khí quý, đá quý
413
413
Chênh lệch tỷ giá tăng do đánh giá lại Chênh lệch tỷ giá giảm do đánh giá lại
số dƣ vàng bạc, kim khí quý, đá quý
số dƣ vàng bạc, kim khí q, đá q
1.3. Tổ chức kế tốn tiền gửi Ngân hàng:
1.3.1. Một số quy định trong việc hạch tốn tiền gửi Ngân hàng:
Sinh viên: Dỗn Thanh Thúy - Lớp QTL501K
19
Hồn thiện cơng tác kế tốn vốn bằng tiền tại Công ty TNHH MTV thương
mại dịch vụ và XNK Hải Phòng
Tiền của các doanh nghiệp phần lớn đƣợc gửi ở các Ngân hàng, kho bạc hoặc các
cơng ty tài chính để thực hiện việc thanh tốn khơng dùng tiền mặt. Khi có nhu cầu thanh
tốn một khoản chi phí nào đó bằng tiền gửi Ngân hàng, cơng ty phải thực hiện thủ tục rút
tiền hoặc chuyển tiền. Nhiệm vụ này do kế toán thanh toán đảm nhiệm. Số lãi thu đƣợc từ
khoản tiền gửi Ngân hàng đƣợc hạch toán vào thu nhập hoạt động tài chính.
Khi nhận đƣợc chứng từ do Ngân hàng gửi đến, kế toán tiền gửi Ngân hàng của
công ty tiến hành kiểm tra đối chiếu với các chứng từ gốc kèm theo. Nếu có sự chênh lệch
giữa sổ sách của công ty với chứng từ của Ngân hàng gửi đến thì kế tốn thanh tốn phải
thơng báo với ngân hàng để kịp thời xác minh đối chiếu và xử lý. Nếu số liệu hai bên đã
cân đối, kế toán tiền gửi hạch toán chi tiết trên sổ tiền gửi Ngân hàng để theo dõi cho từng
nghiệp vụ phát sinh.
Khi nhận đƣợc chứng từ của Ngân hàng gửi đến, kế toán phải kiểm tra đối chiếu
với chứng từ gốc kèm theo. Nếu có sự chênh lệch giữa số liệu trên sổ kế toán của đơn vị,
số liệu ở chứng từ gốc với số liệu trên chứng từ của Ngân hàng thì đơn vị phải thơng báo
cho ngân hàng để cùng đối chiếu, xác minh, xử lý kịp thời. Cuối tháng, chƣa xác định đƣợc
nguyên nhân chênh lệch thì kế tốn ghi sổ theo số liệu của Ngân hàng trên giấy báo Nợ,
báo Có hoặc bản sao kê. Số chênh lệch (nếu có) ghi vào bên Nợ 138 - Phải thu khác (1388)
(nếu số liệu của kế toán lớn hơn số liệu của Ngân hàng) haowcj ghi vào bên Có TK 338 Phải trả, phải nộp khác (3388) (nếu số liệu của kế toán nhỏ hơn số liệu của Ngân hàng).
Sang tháng sau tiếp tục kiểm tra, đối chiếu, xác định nguyên nhân để điều chỉnh số liệu ghi
trên sổ.
Tại những đơn vị có những tổ chức, bộ phận phụ thuộc, có thể mở tài khoản chuyên
thu, chuyên chi, mở tài khoản thanh toán phù hợp để thuận tiện cho cơng tác giao dịch,
thanh tốn. Kế tốn phải mở sổ chi tiết theo từng loại tiền gửi (Đồng Việt Nam, ngoại tệ
các loại).
Phải tổ chực hạch toán chi tiết theo từng ngân hàng để tiện cho việc kiểm tra, đối
chiếu.
1.3.2. Chứng từ sử dụng:
Căn cứ để hạc toán tiền gửi Ngân hàng là:
- Ủy nhiệm thu, Ủy nhiệm chi
- Giấy báo Nợ, giấy báo Có
- Bản sao kê
Sinh viên: Doãn Thanh Thúy - Lớp QTL501K
20
