Quản lý văn bản và lập hồ sơ tại công ty TNHH kỹ thuật xây dựng và thương mại tín phát

BỘ NỘI VỤ

TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA VĂN THƢ - LƢU TRỮ

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ LẬP HỒ SƠ
TẠI CÔNG TY TNHH KỸ THUẬT XÂY DỰNG VÀ
THƢƠNG MẠI TÍN PHÁT
Khóa luận tốt nghiệp ngành : LƯU TRỮ HỌC
Người hướng dẫn

: THS. NGUYỄN THỊ HỒNG

Sinh viên thực hiện

: ĐẶNG THỊ DUYÊN

Mã số sinh viên

: 1705LTHB013

Khóa

: 2017-2021

Lớp

: 1705LTHB

HÀ NỘI - 2021

LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đây là bài khóa luận được hồn thiện trong thời gian
thực tập tại Cơng ty TNHH Kỹ thuật Xây dựng và Thương mại Tín Phát. Các
số liệu sử dụng phân tích trong bài khóa luận có nguồn gốc rõ ràng, đã cơng
bố theo đúng quy định. Các kết qủa nghiên cứu trong bài là do em tự tìm hiểu,
phân tích khách quan và phù hợp với thực tiễn em được khảo sát.
Các kết quả này chưa từng được cơng bố trong bất kì nghiên cứu khác.
Sinh viên

Đặng Thị Duyên


LỜI CẢM ƠN
Được sự phân công của Khoa Văn thư – Lưu trữ, Trường Đại học Nội
vụ Hà Nội em đã thực hiện đề tài “Quản lý văn bản và lập hồ sơ tại Công ty
TNHH Kỹ thuật xây dựng và thương mại Tín Phát”.
Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Trường Đại học Nội vụ Hà Nội với
những kiến thức được trang bị trên ghế nhà Trường, các Thầy Cô trong khoa
Văn thư – Lưu trữ cùng sự giúp đỡ, hướng dẫn tận tình của cơ Nguyễn Thị
Hồng và các cán bộ của Công ty trong thời gian viết khóa luận đã chỉ bảo cho
em những kiến thức làm cơ sở, nền tảng cho việc tiếp thu tri thức mới cũng
như kỹ năng nghề nghiệp, giúp đỡ em trong quá trình vận dụng kiến thức đã
học tại Trường vào thực hiện những việc thực tế của cơ quan nơi thực tập và
hồn thành khóa luận này.
Mặc dù đã có nhiều cố gắng để thực hiện đề tài một cách hoàn chỉnh
nhất, song do mới làm quen với công tác nghiên cứu khoa học, tiếp cận với
thực tế cũng như kiến thức và kinh nghiệm, nên khóa luận khơng thể tránh
khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự góp ý của q Thầy Cơ để

bài khóa luận của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên

Đặng Thị Duyên


DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

STT

CHỮ VIẾT TẮT

CỤM TỪ ĐẦY ĐỦ

1

CTVT

Công tác văn thư

2

TNHH

Trách nhiệm hữu hạn

3

QLVB

Quản lý văn bản

4

LHS

Lập hồ sơ

5

BXD

Bộ xây dựng

6

Cán bộ QS

Cán bộ làm hồ sơ


DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU, BIỂU ĐỒ
Sơ đồ 1.1. Nội dung công tác quản lý văn bản, lập hồ sơ ................................. 7
Sơ đồ 1.2. Phương pháp lập hồ sơ..................................................................... 8
Sơ đồ 1.3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Cơng ty ................................................. 15
Sơ đồ 2.1 Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đến .............................................. 23
Bảng 2.1 Bảng thống kê nhân sự làm cơng tác văn phịng tại Cơng ty TNHH
kỹ thuật xây dựng Tín Phát ............................................................................. 21
Bảng 2.2. Bảng thống kê số lượng văn bản đến của Công ty TNHH Kỹ Thuật

xây dựng và Thương mại Tín Phát từ năm 2017 đến tháng 4/2021 ............... 27
Bảng 2.3. Bảng thống kê các loại hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt động
của Cơng ty TNHH Kỹ thuật Xây dựng và Thương mại Tín Phát ................. 36
Biểu đồ 2.1 Số lượng văn bản đi của Công ty TNHH Kỹ thuật xây dựng và
Thương mại Tín Phát từ năm 2017 đến tháng 04 năm 2021. ......................... 28
DANH MỤC HÌNH ẢNH
Hình ảnh 1. Mẫu sổ quản lý văn bản đến ........................................................ 25
Hình ảnh 2. Nội dung trong sổ quản lý văn bản đến....................................... 26
Hình ảnh 3. Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đi................................................... 30
Hình ảnh 4. Mẫu phần đăng kí sổ quản lý văn bản đi ..................................... 31
Hình ảnh 5. Bìa hồ sơ pháp lý ......................................................................... 45
Hình ảnh 6. Một bản vẽ Autocad tịa nhà S8 .................................................. 51
Hình ảnh 7. Bản vẽ hồn cơng được in ra để làm hồ sơ thanh quyết toán ..... 52


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
DANH MỤC HÌNH ẢNH
DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU, BIỂU ĐỒ
PHẦN MỞ ĐẦU .............................................................................................. 1
1. Lý do chọn đề tài..................................................................................... 1
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề ...................................................................... 2
3. Mục tiêu nghiên cứu ............................................................................... 3
4. Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài ............................................................. 3
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu .......................................................... 4
6. Phương pháp nghiên cứu ........................................................................ 4
7. Kết cấu của khóa luận ............................................................................. 5
PHẦN NỘI DUNG .......................................................................................... 6

CHƢƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN,
LẬP HỒ SƠ ..................................................................................................... 6
1.1 Cơ sở lý luận về công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ ....................... 6
1.1.1 Một số khái niệm cơ bản.................................................................... 6
1.1.2 Nội dung công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ ............................... 7
1.1.3 Ý nghĩa của công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ........................... 8
1.1.4. Nguyên tắc quản lý văn bản và lập hồ sơ ....................................... 10
1.1.5 Trách nhiệm thực hiện công tác QLVB, LHS của Công ty............. 10
1.1.5.1 Trách nhiệm của Ban giám đốc .................................................... 10
1.1.5.2. Trách nhiệm của nhân viên văn phòng ........................................ 11
Tiểu kết chương 1 ..................................................................................... 12


CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ
LẬP HỒ SƠ TẠI CÔNG TY TNHH KỸ THUẬT XÂY DỰNG VÀ
THƢƠNG MẠI TÍN PHÁT ......................................................................... 13
2.1. Khái quát chung về Công ty TNHH Kỹ thuật Xây dựng và Thương
mại Tín Phát .............................................................................................. 13
2.1.1. Sự hình thành và phát triển của Công ty TNHH Kỹ thuật Xây dựng
và Thương mại Tín Phát ........................................................................... 13
2.1.2. Cơ cấu tổ chức của Công ty ............................................................ 15
2.1.3. Mục tiêu và định hướng của Công ty từ năm 2017-2021 ............... 18
2.2. Thực trạng công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ của Công ty ........ 20
2.2.1. Tổ chức nhân sự làm công tác văn thư ........................................... 20
2.2.2. Thực trạng công tác quản lý và giải quyết văn bản đi, đến ............ 21
2.2.2.1. Công tác quản lý văn bản đến và các bước xử lý văn bản........... 23
2.2.2.2 Công tác quản lý văn bản đi và các bước xử lý văn bản .............. 28
2.2.3 Thực trạng công tác lập hồ sơ tại Công ty TNHH Kỹ thuật Xây dựng
và Thương mại Tín Phát ........................................................................... 34
2.4. Cơ sở hạ tầng và việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác

quản lý văn bản và lập hồ sơ..................................................................... 49
2.4.1 Máy móc, trang thiêt bị .................................................................... 49
2.4.2 Phần mềm ứng dụng ........................................................................ 51
Tiểu kết chương 2 ..................................................................................... 52
CHƢƠNG 3. NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM
NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ LẬP
HỒ SƠ CỦA CÔNG TY TNHH KỸ THUẬT XÂY DỰNG VÀ THƢƠNG
MẠI TÍN PHÁT ............................................................................................ 53
3.1.Nhận xét .............................................................................................. 53
3.1.1 Ưu điểm ........................................................................................... 53
3.1.2 Hạn chế ............................................................................................ 56


3.2 Một số giải pháp ................................................................................. 57
3.2.1 Xây dựng và ban hành quy chế công tác văn thư ............................ 57
3.1.2 Giải pháp về tổ chức quản lý: .......................................................... 58
3.1.3 Giải pháp về cơ sở vật chất, kinh phí: ............................................. 59
Tiểu kết chương 3 ..................................................................................... 60
KẾT LUẬN .................................................................................................... 61
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................... 63
PHỤ LỤC ....................................................................................................... 65


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy
quản lý nói chung và chiếm một phần lớn nội dung hoạt động của văn phòng
ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý của một cơ quan, tổ chức là một
mắt xích quan trọng trong guồng máy hoạt động, chỉ đạo, quản lý điều hành.
Hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào

một phần của cơng tác này có được làm tốt hay khơng. Làm tốt CTVT sẽ góp
phần giải quyết cơng việc cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng xuất,
chất lượng, đúng chế độ, giữ bí mật của cơ quan, tổ chức. Nắm bắt được tầm
quan trọng đó, không chỉ các cơ quan, tổ chức Nhà nước mà cả các doanh
nghiệp đầu tư vào CTVT được tập trung đổi mới và sáng tạo hơn. Vì vậy, để
làm tốt CTVT đòi hỏi phải nắm vững kiến thức lý luận và phương pháp tiến
hành các chuyên môn nghiệp vụ như soạn thảo văn bản, quản lý văn bản, lập
hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, quản lý và sử dụng con dấu.
Ngày nay CTVT có vị trí quan trọng trong mọi lĩnh vực của xã hội, nó
đóng góp một phần đáng kể cho sự phát triển kinh tế của đất nước, khơng ai
trong chúng ta phủ nhận được vai trị quan trọng đó.
Việt Nam cũng như thế giới đang ngày càng cố gắng tiến bước trên con
đường phát triển, làm giàu đẹp cho tổ quốc, cho cộng đồng, từng ngày từng
ngày lại tiến một bước mới trên con đường mang lại một thế giới ngày càng
ấm no và hạnh phúc như bao đời nay từng hy vọng. Trong quyết tâm xây
dựng và làm giàu đẹp tổ quốc ấy, có biết bao nhiêu cơng trình đã được dựng
nên, những tịa nhà, những con đường điểm tô cho không gian đất nước cũng
như đáp ứng ngày một tốt hơn nhu cầu ăn, mặc, ở, đi lại…những nhu cầu
thường ngày nhưng hết sức quan trọng của mỗi con người. Trên đà phát triển
đó, xây dựng là một ngành đang trong xu thế phát triển đi lên. Sau một thời
gian nghiên cứu và tìm hiểu những bước đầu về tình hình tổ chức, bộ máy

1


cũng như CTVT mà rõ hơn là em được thực hành nhiều về công tác QLVB,
LHS tại Công ty TNHH Kỹ thuật Xây dựng và Thương mại Tín Phát. Vì
những lý do nêu trên nên em chọn đề tài: “Quản lý văn bản và lập hồ sơ tại
Công ty TNHH Kỹ thuật Xây dựng và Thương mại Tín Phát” làm khóa luận
tốt nghiệp để có cái nhìn khái qt hơn về CTVT tại một doanh nghiệp.

2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
CTVT không phải là một vấn đề mới mà đang dành được sự quan tâm
nghiên cứu nhằm mục đích hoàn thiện hệ thống cơ quan quản lý cũng như
phát triển các nghiệp vụ của công tác này. Những công trình nghiên cứu ở quy
mơ khác nhau đã góp phần quan trọng cả về cơ sở lý luận và thực tiễn trong
đó những cơng trình liên quan đến khóa luận của em gồm:
-“ Lý luận và phương pháp công tác văn thư” của PGS, Vương Đình
Quyền, Nhà xuất bản Quốc gia Hà Nội, năm 2011;
- Từ điển “Giải thích nghiệp vụ văn thư” của PGS. TS Dương Văn
Khảm, Nhà xuất bản Văn hóa Thơng tin, năm 2011;
-“Giáo trình văn thư” của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội do PGS. TS
Triệu Văn Cường chủ biên, Nhà xuất bản Lao động, năm 2016;
- “ Đánh giá và đề xuất giải pháp tổ chức công tác văn thư, lưu trữ cấp
phường” của tác giả Nguyễn Thị Hồng, luận văn Thạc sỹ, Trường Đại học
Quốc gia hà Nội, năm 2013;
- “ Khảo sát đánh giá tình hình tổ chức và quản lý cơng tác văn thư, lưu
trữ tại một số công ty cổ phần trên địa bànThành phố Hà Nội” của tác giả
Nguyễn Đăng Việt, luận văn Thạc sỹ, Trường Đại học Quốc gia Hà Nội, năm
2014.
Tuy nhiên, các cơng trình nghiên cứu khoa học và các sách chuyên
khảo chỉ nghiên cứu về cơng tác QLVB, LHS dưới góc độ lý luận chung, áp
dụng với các loại hình cơ quan, tổ chức cịn việc nghiên cứu lý luận về công
tác QLVB, LHS cho từng loại hình tổ chức riêng biệt cịn rất ít.

2


Bên cạnh những hệ thống lý luận về công tác QLVB, LHS phải kể đến
các cơng trình nghiên cứu của các chuyên gia về CTVT, các báo cáo khoa
học, khóa luận tốt nghiệp của sinh viên như:

- Tác giả Đỗ Thị Ngọc Anh với đề tài khóa luận “ Quản lý văn bản và
lập hồ sơ tại Vụ Tổ chức cán bộ Bộ Nội vụ” (2019) ;
- Tác giả Nguyễn Thị Thùy Linh với đề tài khóa luận “ Cơng tác văn
thư và lưu trữ tại Bảo tàng thiên nhiên Việt Nam” (2019);
- Tác giả Phạm Thị Kim Anh với đề tài khóa luận “ Tổ chức cơng tác
văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần liên doanh Đầu tư Quốc tế KLF (2016)”.
...
Có thể nhận thấy rằng, đề tài về CTVT rất đa dạng và phong phú, có
nhiều giá trị để tham khảo thêm về công tác QLVB, LHS của một bộ phận
trong cơ quan nói chung và của một văn phịng tổ chức nói riêng để thấy được
sự khác nhau trong việc QLVB, LHS giữa Nhà nước và Doanh nghiệp. Cũng
như việc đổi mới trong việc sửa đổi, bổ sung Nghị Định 30/2020/NĐ-CP về
công tác văn thư thì việc tìm hiểu về thực trạng cơng tác QLVB, LHS tại
Công ty TNHH Kỹ thuật Xây dựng và Thương mại Tín phát là điểm khác biệt
của đề tài này.
3. Mục tiêu nghiên cứu
Đề tài khóa luận nhằm đạt được những mục tiêu sau:
- Khảo sát, tìm hiểu tình hình thực tế công tác QLVB, LHS tại Công ty
TNHH Kỹ thuật Xây dựng và Thương mại Tín Phát từ đó đưa ra những nhận
xét về ưu điểm, hạn chế về QLVB và LHS.
- Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác QLVB, LHS của
Công ty TNHH Kỹ thuật Xây dựng và Thương mại Tín Phát.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài
Để đạt được mục tiêu nói trên, khóa luận này cần phải thực hiện được
những nhiệm vụ sau:

3


Một là, nghiên cứu một số vấn đề lý luận chung về cơng tác QLVB,

LHS;
Hai là, tìm hiểu q trình hình thành và phát triển; cơ cấu tổ chức Cơng
ty TNHH Kỹ thuật Xây dựng và Thương mại Tín Phát;
Ba là, tìm hiểu, khảo sát tình trạng để đánh giá, đưa ra ưu điểm, hạn chế
của công tác này;
Bốn là, đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác
QLVB, LHS.
5. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu của khóa luận là cơng tác QLVB, LHS tại
Công ty TNHH Kỹ thuật Xây dựng và Thương mại Tín Phát.
- Phạm vi nghiên cứu của khóa luận:
Về thời gian: từ năm 2017 đến tháng 4 năm 2021.
Về khơng gian: khảo sát tại Văn phịng của Cơng ty TNHH Kỹ thuật
Xây dựng và Thương mại Tín Phát.
6. Phƣơng pháp nghiên cứu
Trong quá trình nghiên cứu, em đã sử dụng các phương pháp sau:
- Phương pháp quan sát, khảo sát: qua q trình thực tập tại Cơng ty
em có cơ hội thực tập, thu thập, soạn thảo các văn bản, QLVB, LHS. Tại đây,
em được tham khảo các loại văn bản, hướng dẫn, chỉ đạo của Công ty. Đồng
thời tiếp cận các khâu nghiệp vụ văn thư để có sự đánh giá về tình trạng, tình
hình cơng tác QLVB, LHS tại Cơng ty.
- Phương pháp phân tích: từ quá trình khảo sát cùng với các loại tài
liệu thu thập được em đã tiến hành nghiên cứu cụ thể các khâu nghiệp vụ
CTVT dựa trên tình hình thực tế công tác QLVB, LHS của Công ty để hiểu
được bản chất của đối tượng nghiên cứu, từ đó đưa ra kết luận.
-Phương pháp tổng hợp: từ những kết quả phân tích từng vấn đề, em đã
tổng hợp lại để có cái nhìn khách quan nhất về đối tượng nghiên cứu là

4

QLVB, LHS. Phân tích và tổng hợp là hai quá trình ngược nhau nhưng lại bổ
sung cho nhau để đưa ra kết quả nghiên cứu tốt nhất.
- Phương pháp so sánh: ngồi nguồn tài liệu đã thu thập tại Cơng ty em
còn tham khảo thêm các nguồn tài liệu khác để có sự so sánh, đối chiếu.
Ngồi các phương pháp trên, trong q trình nghiên cứu đề tài, em cịn
sử dụng kết hợp một số phương pháp khác như: mô tả, phỏng vấn.
7. Kết cấu của khóa luận
Ngồi phần mở đầu, kết luận và phụ lục, phần nội dung bao gồm ba
chương:
Chƣơng 1: Cơ sở lý luận về công tác quản lý văn bản, lập hồ sơ
Trong chương này, em khái quát những vấn đề cơ bản về công tác
QLVB, LHS như khái niệm, nội dung, ý nghĩa và nguyên tắc từ đó làm rõ
được cơ sở khoa học và sự cần thiết của công tác này trong hoạt động của
Công ty.
Chƣơng 2: Thực trạng của công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ
tại Công ty TNHH Kỹ thuật Xây dựng và Thƣơng mại Tín Phát.
Chương 2, em khái qt về Cơng ty và tìm hiểu thực trạng công tác
QLVB, LHS, công tác tổ chức bộ phận phụ trách công tác QLVB, LHS.
Chƣơng 3: Nhận xét và đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao
hiệu quả công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ của Cơng ty TNHH Kỹ
thuật Xây dựng và Thƣơng mại Tín Phát.
Từ kết quả nghiên cứu ở chương 1 và chương 2, em đưa ra những ưu
điểm và hạn chế của Công ty và đưa ra một số giải pháp nâng cao hiệu quả
công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ của Công ty TNHH Kỹ thuật Xây dựng
và Thương mại Tín Phát.

5

PHẦN NỘI DUNG
CHƢƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC
QUẢN LÝ VĂN BẢN, LẬP HỒ SƠ
1.1 Cơ sở lý luận về công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ
1.1.1 Một số khái niệm cơ bản
Trong hoạt động của mỗi cơ quan tổ chức hiện nay, trên mọi lĩnh vực,
các công việc từ chỉ đạo đến điều hành, quyết định, thi hành đều bằng văn
bản. Văn bản là phương tiện quan trọng và cần thiết trong hoạt động quản lý,
có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, hiệu quả cơng việc của doanh nghiệp
nói riêng và của các cơ quan, tổ chức nói chung. Tìm hiểu về cơng tác QLVB,
LHS để thấy rõ được ý nghĩa về mặt lý luận và mặt thực tiễn, em xin trình bày
một số khái niệm cơ bản sau:
Văn bản
Điều 3, Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 về
công tác văn thƣ quy định: “Văn bản” là thông tin thành văn được truyền đạt
bằng ngơn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ
chức và được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định.[ 1;1]
Quản lý văn bản
- “Văn bản đi” là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban
hành.[1;2]
- “Văn bản đến” là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức nhận
được từ cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến.[1;2]
Theo giáo trình văn thư của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội giải thích:
“ Quản lý văn bản chính là việc áp dụng các biện pháp khoa học, nghiệp vụ để
nhằm tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an tồn văn bản
hình thành trong hoạt động hằng ngày của cơ quan, tổ chức; lưu giữ văn bản
phục vụ cho nhu cầu khai thác và sử dụng.” [10;3]
Hồ sơ
Theo khoản 14, Điều 3 trong Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng
3 năm 2020 của Chính phủ về cơng tác văn thư quy định: “Hồ sơ” là tập hợp

6


các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một
đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong q trình theo dõi,
giải quyết cơng việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ
chức, cá nhân.[1;1]
Lập hồ sơ
Theo khoản 15, Điều 3 trong Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng
3 năm 2020 của Chính phủ về cơng tác văn thư quy định:
“Lập hồ sơ” là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong
quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo
những nguyên tắc và phương pháp nhất định.
1.1.2 Nội dung công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ
Cơng tác QLVB, LHS mang tính chất nghiệp vụ kỹ thuật khá phức tạp
với nhiều khâu nghiệp vụ khác nhau. Mỗi khâu nghiệp vụ đều mang những
đặc trưng riêng với những quy trình, thủ tục nhất định.
Theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của
Chính phủ về công tác văn thư, nội dung QLVB, LHS gồm:
Sơ đồ 1.1. Nội dung công tác quản lý văn bản, lập hồ sơ
Nội dung công tác QLVB, LHS

Lập hồ sơ

Quản lý văn bản

Quản lý văn bản
đi

Quản lý văn bản
đến

7


 Nội dung quản lý văn bản:
- Quản lý văn bản đi:
+ Trình tự quản lý văn bản đi:
Bước 1: Cấp số, thời gian ban hành văn bản.
Bước 2: Đăng ký văn bản đi.
Bước 3: Nhân bản, đóng dấu cơ quan, tổ chức, dấu chỉ độ mật, mức độ
khẩn, (đối với văn bản giấy); ký số của cơ quan, tổ chức (đối với văn bản điện tử).
Bước 4: Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
Bước 5: Lưu văn bản đi.
- Quản lý và giải quyết văn bản đến:
+Trình tự quản lý văn bản đến:
Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến.
Bước 2: Đăng ký văn bản đến.
Bước 3: Trình, chuyển giao văn bản đến.
Bước 4: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
 Lập hồ sơ:
Sơ đồ 1.2. Phƣơng pháp lập hồ sơ
Mở hồ sơ

Thu thập văn bản, tài liệu
vào hồ sơ

Kết thúc hồ sơ

1.1.3 Ý nghĩa của công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ
Quản lý văn bản và lập hồ sơ là việc làm thường xuyên và quan trọng ở
trong mỗi cơ quan, doanh nghiệp nói chung và của Công ty TNHH Kỹ Thuật
Xây dựng và Thương mại Tín Phát nói riêng. Và để làm tốt được cơng tác
QLVB, LHS thì các văn bản này cần được quản lý, phân loại và tổ chức sắp
xếp một cách khoa học, ngăn nắp, theo thứ tự, để dễ dàng lưu trữ, tìm kiếm,
đồng thời tránh được những rủi ro mất mát, thiếu sót.
Do chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của ngành mà Công ty đang thực
hiện và sản sinh khá nhiều văn bản, tài liệu, hồ sơ như:

8




Tài liệu về chương trình, kế hoạch hoạt động, sản xuất kinh doanh,...;



Tài liệu về kế hoạch tài vụ hàng năm, hàng quý,...;



Giấy tờ về các hợp đồng: bảo lãnh, bảo hiểm, hợp đồng nhân công,

hợp đồng thi công,….


Công văn tài liệu về việc nghiên cứu tình hình để đưa ra kế hoạch một

cách đầy đủ, góp phần hồn chỉnh các hoạt động xây dựng, tu bổ, sửa chữa
các công trình...


Quản lý các hoạt động cụ thể như: Thống kê, kiểm tra vật tư, tiền vốn,

hàng hóa, thiết bị, thanh quyết toán với chủ đầu tư …Các văn bản, hồ sơ tài
liệu là căn cứ, cơ sở cho việc tiến hành các hoạt động của Cơng ty, đó là cơ sở
cho việc theo dõi, sửa chữa cũng như chỉ đạo các công tác hoạt động sao cho
phù hợp với yêu cầu mục tiêu đề ra.
 Làm tốt công tác QLVB, LHS góp phần xây dựng một cách khoa
học các kế hoạch sản xuất kinh doanh, tiền lương, định ra các tiêu chuẩn, định
mức lao động…
 Quản lý tốt văn bản, tài liệu, hồ sơ giúp đưa ra quyết định và xử lý
cơng việc nhanh chóng, tiết kiệm thời gian hơn nếu văn bản tài liệu được lưu
trữ khoa học, dễ tìm kiếm.
Xuất phát từ ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác QLVB, LHS Công
ty đã áp dụng chung cho từng công tác về việc QLVB, LHS và giao nộp hồ
sơ, tài liệu. Kết quả hoạt động quản lý đã nhận thức rõ hơn, đầy đủ hơn về vị
trí, vai trị, tầm quan trọng của cơng tác này; do vậy, lãnh đạo đã quan tâm
nhiều đến công tác này từ việc ban hành quy định riêng về quản lý văn bản,
lập danh mục hồ sơ...đôn đốc, kiểm tra giao nộp hồ sơ cho bên Chủ đầu tư,
các nhà thầu.
Cơ sở vật chất và kinh phí đầu tư cho cơng tác này tại Công ty được
tăng cường nhiều hơn so với thời gian trước đây, các thiết bị phục vụ thường
xuyên như: sổ theo dõi văn bản đi, đến, bìa hồ sơ, cặp ba dây, các văn phòng

9

phẩm khác có liên quan đến cơng tác lập hồ sơ: bút, thước, mực dấu, kẹp,
ghim, viết, tẩy,... Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản
lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích
chính. Đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, phục vụ cho hoạt động
quản lý.
1.1.4. Nguyên tắc quản lý văn bản và lập hồ sơ
Để thực hiện tốt cơng tác QLVB, LHS thì ta cần đảm bảo những
nguyên tắc sau:
- Nhanh chóng: Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được
đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm
việc tiếp theo.
- Tập trung: Tất cả văn bản đi, văn bản đến văn phịng cơng ty phải
được quản lý tập trung tại văn phòng để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ
những loại văn bản được đăng ký, tránh việc lộn xộn, thất lạc tài liệu. Văn
bản phải được theo dõi, cập nhật trạng thái gửi, nhận, xử lý.
- Chính xác: số liệu trong mỗi văn bản, tài liệu, hồ sơ của Công ty đều
rất quan trọng, nếu sai số, sai thứ tự, … sẽ gây khó khăn cho việc tìm kiếm
cũng như hồn thành hồ sơ.
- Bí mật: Ngày nay việc cạnh tranh sản phẩm, đơn giá thi công, vật tư
hay hợp đồng trúng thầu ảnh hưởng lớn đến doanh thu và việc làm của các
cơng nhân nên việc bảo vệ bí mật thơng tin của Công ty là rất cần thiết.
1.1.5 Trách nhiệm thực hiện công tác QLVB, LHS của Công ty
Để làm tốt công tác QLVB, LHS cần các bộ phận liên quan phối hợp
với nhau để công tác này được hiệu quả, trách nhiệm của mỗi bộ phận đều
quan trọng và được thể hiện như sau:
1.1.5.1 Trách nhiệm của Ban giám đốc
Người đứng đầu Công ty trong phạm vi quyền hạn được giao có
trách nhiệm:

10

+ Quyết định các vấn đề liên quan đến công việc kinh doanh hàng ngày
của công ty mà không cần phải có quyết định của Hội đồng quản trị;
+ Tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng quản trị;
+ Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của
công ty;
+ Kiến nghị phương án cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ công ty;
+ Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong công
ty, trừ các chức danh thuộc thẩm quyền của Hội đồng quản trị;
+ Quyết định lương và phụ cấp (nếu có) đối với người lao động trong
công ty kể cả người quản lý thuộc thẩm quyền bổ nhiệm của Giám đốc hoặc
Tổng giám đốc;
+ Tuyển dụng lao động;
+ Kiến nghị phương án trả cổ tức hoặc xử lý lỗ trong kinh doanh;
+ Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác quản lý văn
bản, hồ sơ đối với Công ty; giải quyết khiếu nại và xử lý vi phạm quy định
của Công ty;
+ Là người đại diện Công ty ký các văn bản, ban hành các quy định,
điều lệ của Công ty.
1.1.5.2. Trách nhiệm của nhân viên văn phịng
Cơng ty chỉ có nhân viên văn phòng đảm nhiệm thay cán bộ văn thư,
ngồi việc quản lý văn bản, tài liệu thì nhân viên văn phịng cịn thực hiện các
cơng việc mà lãnh đạo giao, nhằm giảm nhân lực và tạo hiệu quả trong công
việc. Cán bộ kiêm nhiệm này thực hiện các công việc sau:
+ Soạn thảo văn bản theo nhiệm vụ được giao;
+ Quản lý văn bản đi, đến;
+ Thực hiện quản lý và sử dụng con dấu;
+ Giúp lãnh đạo một số công việc khác: làm bảo hiểm lao động cho
cơng nhân, làm chứng từ mẫu thí nghiệm vật tư, phụ trách cán bộ QS làm hồ

sơ, chuyển giao hồ sơ cho Chủ đầu tư…

11


Tiểu kết chƣơng 1
Trong chương 1, em đã khái quát một số nội dung cơ bản về công tác
quản lý văn bản và lập hồ sơ như khái niệm, nội dung, ý nghĩa, nguyên tắc để
thấy được vai trò của công tác QLVB, LHS đối với hoạt động của Công ty
TNHH Kỹ thuật Xây dựng và Thương mại Tín Phát . Bên cạnh đó em cũng đã
hệ thống trách nhiệm của lãnh đạo cũng như cán bộ kiêm nhiệm để thấy được
tầm quan trọng của công tác này không chỉ ở các cơ quan Nhà nước mà ở
Doanh nghiệp cũng phải có.
Những nội dung của chương 1 sẽ giúp em vận dụng lý luận vào thực tế
để tìm hiểu thực trạng công tác QLVB, LHS tại Công ty TNHH Kỹ thuật Xây
dựng và Thương mại Tín Phát trong chương 2.

12


CHƢƠNG 2
THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN
VÀ LẬP HỒ SƠ TẠI CÔNG TY TNHH KỸ THUẬT XÂY DỰNG
VÀ THƢƠNG MẠI TÍN PHÁT
2.1. Khái qt chung về Cơng ty TNHH Kỹ thuật Xây dựng và
Thƣơng mại Tín Phát
2.1.1. Sự hình thành và phát triển của Cơng ty TNHH Kỹ thuật Xây
dựng và Thương mại Tín Phát
Là một Cơng ty hoạt động trong nhiều lĩnh vực, trọng điểm đầu tư của
Công ty là tư vấn thiết kế kiến trúc nội thất đối với các cơng trình xây dựng

dân dụng, công cộng và công nghiệp. Với yêu cầu đặt ra là chất lượng và dịch
vụ là yếu tố quyết định tới thành công của Công ty. Được thành lập ngày 16
tháng 3 năm 2012 theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0105823226
do Sở Kế hoạch và Đầu tư TP. Hà Nội cấp.
- Tên doanh nghiệp:
CÔNG TY TNHH KỸ THUẬT XÂY DỰNG VÀ THƢƠNG MẠI
TÍN PHÁT
Tên giao dịch Quốc tế:
TIN PHAT TRADING AND CONTRUCTION TECHNICAL
COMPANY LIMITED
Tên viết tắt: TIN PHAT CO.,LTD
Loại hình doanh nghiệp: Cơng ty TNHH, hoat động theo Luật Doanh
nghiệp và các quy định hiện hành khác của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa
Việt Nam.
Ngày thành lập: 16/03/2012.
Trụ sở chính: Số 16/67 tổ 40 phố Đỗ Quang, phường Trung Hòa, quận
Cầu Giấy, thành phố Hà Nội, Việt Nam.
Trụ sở giao dịch: Phòng 2402,tầng 24,tòa nhà Intracom 1,khu đô thị
Trung Văn mới, phường Trúng Văn,Nam Từ Liêm,Hà Nội.
Điện thoại : 0982.89.66.88

13


Tài khoản: Tại Ngân hàng đầu tư và phát triển Việt Nam – CN Thanh Xuân
Số tài khoản: 22210000226168
Vốn điều lệ: 9.600.000.000 đ ( Chín tỉ , sáu trăm triệu đồng chẵn )
Các lĩnh vực kinh doanh chủ yếu
- Xây dựng các cơng trình dân dụng, cơng nghiệp, thương mại;
- Gia công các hạng mục trần thạch cao;

- Gia công khung nhơm, cửa kính, sắt thép, đồ gỗ dân dụng;
- Tư vấn, thiết kế kiến trúc nội thất đối với các cơng trình xây dựng dân
dụng, cơng cộng và cơng nghiệp
- Mua bán vật liệu xây dựng, trang thiết bị nội - ngoại thất, vật tư, thiết
bị, máy móc ngành xây dựng, cơng - nơng nghiệp;
Sau một q trình hoạt động, Công ty đã cung cấp các dịch vụ tư vấn
thiết kế, thi cơng trang trí nội thất cho một số dự án lớn, các công ty, cơ quan
tổ chức Nước Ngoài tại Việt Nam và nhận được sự khen ngợi, đánh giá cao
của khách hàng về chất lượng các sản phẩm và dịch vụ mà Công ty cung cấp.
Hơn nữa, Công ty cũng nhận được sự ủng hộ và hợp tác của các đối
tác, các nhà thầu phụ, nhà cung cấp nhằm đem lại lợi ích tốt nhất cho
khách hàng.
* Về đội ngũ cán bộ và công nhân:
Đội ngũ cán bộ kỹ sư của Công ty hầu hết đều tốt nghiêp các trường
đại học chính quy trong nước. Được đào tạo các kinh nghiệm thực tế, tham
khảo nhiều tài liệu chuyên ngành và được đi tham quan nhiều công trình lớn,
các hội chợ triển lãm quốc tế và chuyên ngành xây dựng. Vì vậy khả năng
nắm bắt cơng nghệ của họ là rất cao.
Đội ngũ công nhân của Công ty chủ yếu được đào tạo tại các trường
trung học dạy nghề, đã từng làm việc tại những dự án của các Cơng ty lớn
trong nước, vì thế họ có trình độ chun mơn cao, tay nghề thuần thục, sáng
tạo và làm việc có bài bản.
Việc đào tạo của Cơng ty luôn giành được sự quan tâm đặc biệt của
Ban điều hành, Cơng ty cũng trú trọng tới việc tìm kiếm các tài năng trẻ đang

14


ngồi trên giảng đường đại học, đây chính là một sự đầu tư cho tương lai của
Công ty. Hiện nay Cơng ty đã có đội ngũ tri thức trẻ, có trình độ, năng động

sáng tạo, dám nghĩ dám làm và chịu trách nhiệm với cơng việc của mình.
* Về trang thiết bị và hạ tầng làm việc:
Công ty rất trú trọng tới việc đầu tư cơ sở hạ tầng và trang thiết bị làm
việc cho cán bộ nhân viên Công ty, coi môi trường làm việc là điều kiện quan
trọng nhằm thu hút và tuyển dụng nhân lực, tạo điều kiện giúp họ phát huy tốt
nhất khả năng của mình ở từng vị trí cơng việc.
2.1.2. Cơ cấu tổ chức của Công ty
Sơ đồ 1.3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Cơng ty

Giám Đốc

Phó Giám Đốc
Kỹ Thuật

Phó Giám Đốc
Dự Án

Phòng Kinh
Doanh-Dự án

PhòngThiết
kế

Tổ đội
trần vách

Phòng hồ sơQS

Tổ đội sơn bả , sơn
nền sàn Epoxy

15

Phó Giám Đốc
Tài Chính

Phịng Kĩ
Thuật

Tổ đội xây
dựng

Phịng Kế Toán

Tổ đội lắp ráp
kỹ thuật


Lãnh đạo của Công ty gồm:
- Giám đốc: (ông) Nguyễn Văn Quyết
- Phó giám đốc: ( bà) Nguyễn Thị Thu Huyền


Phó giám đốc dự án: Chịu trách nhiệm dự án các cơng trình xây dựng,

bàn giao hạng mục thi cơng; chịu trách nhiệm tìm dự án thi cơng cho Cơng ty...


Phó giám đốc kỹ thuật: là người quản lý trực tiếp tại thi cơng cơng

trường,...


Phó giám đốc tài chính: người chịu trách nhiệm về tiện ích, chi phí

cơng trình, chi phí nội bộ,...


Phịng thiết kế-kỹ thuật-hồ sơ-QS: (Chú Nguyễn Như Sáng và Anh

Vương Sỹ Hà) cán bộ làm ở phòng này có trách nhiệm hồn thiện hồ sơ,
thanh quyết tốn trong q trình trước và sau khi cơng trình thi cơng,....


Phịng kế tốn: ( Cơ Nguyễn Thị Thủy)



Bộ phận kiêm nhiệm, quản lý chung: Cô Vũ Thị Nga (nhân viên văn phòng)

16


NHÂN LỰC QUẢN LÝ - KỸ THUẬT - LAO ĐỘNG
FRAMEWORK OF PERSONNEL
Trình độ
STT

Phân loại cán bộ, nhân viên

Số lƣợng

ĐH,
trên

Trung Cơng nhân
cấp

ĐH
I

Cán bộ lãnh đạo và bộ máy quản lý

bậc
<4

>4

18

1 Ban Giám đốc

2

2

2 Cán bộ chủ chốt

10

8

2

3 Cán bộ chuyên viên quản lý các

6

3

3

phòng ban
II Cán bộ khoa học kỹ thuật

13

1 Chuyên ngành kiến trúc

2

2

2 Chuyên ngành xây dựng

6

5

3 Chuyên ngành kinh tế

2

2

4 Chun ngành cơng nghệ hố dầu

1

1

5 Các ngành nghề khác

2

III Khối trực tiếp sản xuất (công nhân)

1

1
2

400

4 Thợ thi công sơn bả

140

80

60

5 Thợ nề

10

5

5

6 Thợ mộc

15

5

10

7 Thợ cơ khí

15

5

10

8 Thợ thi cơng thạch cao

70

30

40

9 Thợ thi cơng sơn nền sàn Epoxy

150

80

70

17