LẬP KẾ HOẠCH .PGS.TS. Lê Thị Anh Vân Trường Đại học Kinh tế Quốc dân

BÀI 3
LẬP KẾ HOẠCH

PGS.TS. Lê Thị Anh Vân
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân

v1.0013108207

1


TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG: Chuyện của một giám đốc phụ trách sản phẩm
•

Tơi là một trong ba giám đốc sản phẩm báo cáo cho ơng Long – Phó tổng giám đốc phụ
trách nghiên cứu, phát triển và sản xuất. Để báo cáo lên Tổng giám đốc về năng lực của
các sản phẩm mới của doanh nghiệp, ông Long gọi ba chúng tơi đến văn phịng của ơng
ấy và nói: “Tơi muốn các anh ngừng những công việc đang làm và viết cho tôi báo cáo về
các sản phẩm mới mà các anh đang triển khai, và doanh thu mà các anh dự báo có thể
tạo ra từ những sản phẩm đó trong năm nay và năm tới”. Ơng Long muốn có các bản
báo cáo của chúng tơi vào 3h chiều ngày hơm sau.

•

Thế là từng người chúng tơi trở về phòng riêng, dẹp các việc khác sang một bên và bắt
tay vào viết báo cáo. Tôi phải mất khoảng 8 tiếng đồng hồ, và các đồng nghiệp của tôi
cũng mất khoảng thời gian tương tự để cho ra đời 3 bản báo cáo. Đúng thời hạn quy
định, chúng tôi nộp báo cáo lên cho ơng Long.

•

Hai ngày sau, ơng Long lại gọi tất cả chúng tơi lên văn phịng, lần này để nói rằng chúng
tơi đã khơng làm báo cáo như cách mà ơng ấy muốn. Ơng ấy nghĩ ra một mẫu báo cáo
đặc biệt và cũng muốn đưa doanh thu của các sản phẩm hiện đang sản xuất vào báo
cáo, rồi nhiều điều khác nữa - tất cả những điều mà ơng ấy khơng hề nói với chúng tơi
trong cuộc họp trước. Vậy là chúng tôi phải bắt đầu lại.

v1.0013108207

2


TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG: Chuyện của một giám đốc phụ trách sản phẩm

1. Theo các anh/chị, ông Long và các giám đốc sản phẩm đã có sai lầm
gì trong lập kế hoạch?
2. Vận dụng quy trình lập kế hoạch để giải thích?

v1.0013108207

3


MỤC TIÊU
•

Nắm được các kiến thức về kế hoạch và hệ thống kế hoạch;

•

Hiểu và vận dụng được quy trình lập kế hoạch để lập một kế hoạch cụ thể;

•

Hiểu và phân tích được các cấp độ chiến lược của tổ chức;

•

Phân tích và vận dụng được một số mơ hình trong lập kế hoạch chiến lược.

v1.0013108207

4


NỘI DUNG
Kế hoạch và nội dung của một kế hoạch
Hệ thống kế hoạch
Quy trình lập kế hoạch
Các cấp độ chiến lược của tổ chức

Quy trình lập kế hoạch chiến lược
Cấu trúc của một bản phân tích chiến lược
Một số mơ hình vận dụng trong lập kế hoạch chiến lược
v1.0013108207

5


1. KẾ HOẠCH VÀ NỘI DUNG KẾ HOẠCH
•

Khái niệm: Kế hoạch là tổng thể các mục tiêu, các giải
pháp và công cụ để đạt được mục tiêu cho một hệ
thống nhất định sau một giai đoạn nhất định.

•

Nội dung cơ bản của kế hoạch:
 Mục tiêu kế hoạch: Phải đạt được?
 Giải pháp kế hoạch: Phải làm gì và làm thế nào?
 Công cụ kế hoạch: Nguồn lực? Ai thực hiện? Thời
gian? Không gian?

v1.0013108207

6


2. HỆ THỐNG KẾ HOẠCH

Xem xét theo cấp kế hoạch

• Các kế hoạch chiến lược
• Các kế hoạch tác nghiệp

Xem xét theo thời gian thực
hiện kế hoạch

• Kế hoạch dài hạn
• Kế hoạch trung hạn

• Kế hoạch ngắn hạn

Xem xét mức độ cụ thể

v1.0013108207

•
•
•
•
•
•
•
•

Chiến lược
Quy hoạch
Chính sách
Thủ tục
Quy tắc
Chương trình
Dự án
Ngân quỹ
7


2. HỆ THỐNG KẾ HOẠCH
•

Kế hoạch chiến lược

 Tổng thể các mục tiêu, các giải pháp cơ bản, định
hướng dài hạn đảm bảo cho tổ chức hoạt động và
phát triển vượt bậc về chất sau giai đoạn nhất định.
 Các cấp độ chiến lược:

•



Chiến lược cấp tổ chức;



Chiến lược cấp ngành;



Chiến lược cấp chức năng.

Quy hoạch
 Quy hoạch thể hiện tầm nhìn, sự bố trí chiến lược về thời gian, không gian lãnh thổ,
xây dựng khung vĩ mô về tổ chức không gian để chủ động hướng tới mục tiêu, đạt
hiệu quả cao và phát triển bền vững.
 Quy hoạch là sự cụ thể hóa chiến lược cả về mục tiêu và giải pháp.

v1.0013108207

8

2. HỆ THỐNG KẾ HOẠCH (tiếp theo)
•

Chính sách
 Chỉ dẫn chung để quản lý các vấn đề của tổ chức.
 Hướng dẫn cho nhà quản lý trong việc đưa ra quyết định đối với sự việc lặp lại nhiều lần.

•

Thủ tục
 Cụ thể bao gồm chuỗi các hành động theo thời gian để thực thi chính sách.
 Được thiết kế với những chỉ dẫn rõ ràng trong việc giải quyết vấn đề có tính chất lặp lại
nhiều lần.

•

Quy tắc
 Là dạng chặt chẽ nhất của kế hoạch thường trực.
 Quy định những hành động được phép hay không được phép.

v1.0013108207

9


2. HỆ THỐNG KẾ HOẠCH (tiếp theo)
Kế hoạch đơn dụng
•

Chương trình

Các giải pháp và các nguồn lực (tài chính, con người, thời gian…) được xác định một cách trọn
gói để hoàn thành hệ thống các mục tiêu quan trọng và xung yếu.

•

Dự án
 Hướng các nỗ lực hoặc nhóm làm việc tới việc đạt được những mục tiêu cụ thể.
 Các dự án khơng có tính tồn diện và hẹp hơn chương trình.
 Dự án thường cụ thể hơn chương trình về mục tiêu, giải pháp và nguồn lực.

•

Ngân sách
 Thường được coi là một phần của chương trình.
 Được sử dụng như một cơ chế kiểm sốt tài chính để thực hiện kế hoạch.

v1.0013108207

10


3. LẬP KẾ HOẠCH VÀ Q TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH

•

Lập kế hoạch là quá trình xác định các mục tiêu và phương thức thực hiện mục tiêu.

•

Sản phẩm là một bản kế hoạch với những nội dung chính:

 Phải đạt được?
 Phải làm gì?
 Cơng cụ?

v1.0013108207

11


QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH

Bước 5
Ra quyết định
Bước 4

Bước 3
Bước 2

Bước 1

v1.0013108207

Lựa chọn phương án

Xác định các phương án
Xác định mục tiêu và chỉ tiêu

Phân tích mơi trường

12

QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH
Phân tích mơi trường
•

Mục đích: xác định những cơ hội (O), thách thức (T), điểm
mạnh (S) và điểm yếu (W) mà môi trường tạo ra đối với
hệ thống.

•

Nội dung:
 Phân tích mơi trường bên ngồi;

 Phân tích mơi trường bên trong.
Xác định mục tiêu kế hoạch:
•

Mục đích: xác định hệ thống cần đạt được gì sau giai đoạn nhất định.

•

Nội dung:
 Xác định các mục tiêu có thể trong giai đoạn kế hoạch;
 Xác định thứ tự ưu tiên các muc tiêu;
 Xác định các chỉ tiêu để đạt mục tiêu;
 Xác định hệ thống các chỉ số giám sát đánh giá việc đạt mục tiêu.

v1.0013108207

13


QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH (tiếp theo)
Xác định các phương án thực hiện mục tiêu:
•

Xác định tất cả các phương án thực hiện mục tiêu;

•

Mỗi phương án cần cụ thể hóa giải pháp và cơng cụ thực
hiện mục tiêu;

•

Giải pháp: làm gì, làm như thế nào?

•

Cơng cụ: làm bằng gì?

Đánh giá và lựa chọn phương án tối ưu:
•

Mục đích: tìm ra phương án tốt nhất để đạt mục tiêu.

•

Nội dung xác định phương án tốt nhất:
 Phương án nào thực hiện được mục tiêu và có ảnh hưởng mạnh nhất tới mục tiêu.
 Phương án nào sử dụng có hiệu quả các nguồn lực của tổ chức.
 Phương án nào có chi phí thấp.
 Phương án nào tạo được sự ủng hộ của các cấp quản lý và người thực hiện.
 Phương án nào phản ánh tốt nhất hệ thống tiêu chuẩn đã chọn.

v1.0013108207

14


QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH (tiếp theo)

Thể chế hóa phương án
•

Đề xuất về phương án tối ưu sẽ được trình cho người có thẩm quyền quyết định.

•

Người có thẩm quyền sẽ phân tích và thơng qua phương án.

•

Đề xuất sẽ được thể chế hóa bằng văn bản.

v1.0013108207

15

4. CÁC CẤP ĐỘ CHIẾN LƯỢC CỦA TỔ CHỨC

v1.0013108207

16


4.1. CHIẾN LƯỢC CẤP TỔ CHỨC
•

Chiến lược cấp tổ chức: Do bộ phận quản lý cao nhất
vạch ra nhằm định hướng cho hoạt động của tồn
tổ chức.

•

Câu hỏi cần trả lời đối với tổ chức:
 Cần đạt được những mục tiêu cơ bản nào?
 Định hướng phát triển là tăng trưởng, ổn định hay
thu hẹp?
 Nên hoạt động trong những lĩnh vực nào? Ngành
nào? Cung cấp sản phẩm dịch vụ nào?
 Phân bổ nguồn lực ra sao cho các lĩnh vực, ngành,
sản phẩm/dịch vụ đó?
 Phối hợp hoạt động của các lĩnh vực, ngành?

v1.0013108207

17


4.2. CHIẾN LƯỢC CẤP NGÀNH/LĨNH VỰC

•

Chiến lược cấp ngành/lĩnh vực: chỉ liên quan đến những mối quan tâm và hoạt
động trong một ngành (một lĩnh vực hoạt động) của tổ chức.

•

Câu hỏi cần trả lời:
 Ngành cần đạt được những mục tiêu cơ bản nào?
 Cạnh tranh dựa trên các lợi thế nào?
 Hợp tác bằng những phương thức nào? Dựa trên lợi thế nào?

v1.0013108207

18


4.3. CHIẾN LƯỢC CẤP CHỨC NĂNG
•

Chiến lược cấp chức năng: nhằm nâng cao
năng lực cho các chức năng hoạt động của tổ
chức và tối đa hoá năng suất sử dụng nguồn lực
của tổ chức.

•

Chiến lược cấp chức năng thường sử dụng:
marketing, tài chính, nguồn nhân lực, sản xuất,
nghiên cứu và phát triển…

v1.0013108207

19


5. QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH CHIẾN LƯỢC
Phân
Phân tích
tích mơi
mơi trường
trường
Khẳng
Khẳng định
định sứ
sứ mệnh,
mệnh, tầm
tầm nhìn
nhìn chiến
chiến lược
lược

Xác
Xác định
định mục

mục tiêu
tiêu chiến
chiến lược
lược

Xây
Xây dựng
dựng các
các lựa
lựa chọn
chọn CL
CL (phương
(phương án
án CL)
CL)
Đánh
Đánh giá,
giá, lựa
lựa chọn
chọn phương
phương án
án CL
CL tối
tối ưu
ưu

Đề
Đề xuất
xuất và
và quyết

quyết định
định chiến
chiến lược
lược

v1.0013108207

20


BƯỚC 1: PHÂN TÍCH MƠI TRƯỜNG

•

Cho thấy điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội, thách thức của một tổ chức.

•

Nội dung của phân tích mơi trường bao gồm:
 Phân tích mơi trường bên ngồi;
 Phân tích mơi trường bên trong (Đánh giá thực trạng của tổ chức).

v1.0013108207

21


BƯỚC 2: KHẲNG ĐỊNH SỨ MỆNH, TẦM NHÌN CHIẾN LƯỢC
•

Sứ mệnh:
 Xác định mục đích cơ bản của một tổ chức, lý do tồn tại và
những gì tổ chức cần làm để đạt được tầm nhìn.
 Được đặt ra trên cơ sở xác định những lĩnh vực hoạt động
của tổ chức, những giả định về mục đích, sự thành đạt và
vị trí của tổ chức trong mơi trường.
 Ổn định, mang tính bản sắc của tổ chức.

•

Tầm nhìn:
 Xác định tổ chức sẽ như thế nào trong tương lai.
 Phác thảo những gì tổ chức muốn trở thành, hoặc mong
muốn của tổ chức về thế giới mà trong đó tổ chức đang
hoạt động.
 Thể hiện những giá trị cốt lõi và những nguyên tắc cơ bản
của tổ chức.

v1.0013108207

22


BƯỚC 3: XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU CHIẾN LƯỢC
•

Xác định điểm mốc cần đạt được trong
từng khoảng thời gian nhất định để từng
bước biến tầm nhìn thành hiện thực.

•

Chuyển hố sứ mệnh và định hướng của
tổ chức thành cái cụ thể hơn để đo lường
được kết quả hoạt động của tổ chức trong
thời kỳ ngắn hạn và dài hạn.

•

Cần căn cứ vào các nguồn lực hiện tại và
những nguồn lực mà tổ chức có thể huy
động trong tương lai.

v1.0013108207

23


BƯỚC 4: XÂY DỰNG CÁC LỰA CHỌN CHIẾN LƯỢC

•

Lựa chọn chiến lược là một tập hợp các hoạt động nhằm thực hiện mục tiêu chiến lược.

•

Cho thấy các khả năng có thể trong việc hướng tới các mục tiêu chiến lược, từ đó có
những phương án thích hợp cho việc huy động tiềm năng và nguồn lực của tổ chức.

v1.0013108207

24


BƯỚC 5: ĐÁNH GIÁ VÀ LỰA CHỌN PHƯƠNG ÁN CHIẾN LƯỢC TỐI ƯU
Tiêu chí đánh giá phương án:
•

Khả năng chắc chắn đảm bảo sự thành công của
các mục tiêu chiến lược;

•

Tận dụng được điểm mạnh và cơ hội của tổ chức;

•

Nguồn lực của từng phương án và khả năng đảm
bảo nguồn lực;

•

Các cơng việc phải làm, u cầu và tính chất cơng
việc, khả năng thực hiện các cơng việc đó…

v1.0013108207

25