Tài liệu Để có chuyến đi công tác tốt đẹp nhất! pdf

Để có chuyến đi công tác tốt đẹp nhất!

Những chuyến đi công cán không giống như kỳ nghỉ lễ. Chắc chắn rồi,
đó có thể là dịp khám phá những địa danh lạ, những nền văn hoá và tập tục đa
dạng, làm quen với những con người mới, nhưng nhiều người hay phải bay đi
công tác thường chỉ thích được ở nhà.
Chuyến công tác có thể làm bạn thấy mệt mỏi và căng thẳng, cho dù là
chuyến bay ra nước ngoài để gặp khách hàng hay nhà cung cấp, hay chuyến
bay hàng tuần trong nội địa đến một thành phố lân cận để gặp gỡ nhân viên hay
sếp của bạn.
Nếu bạn cần phải thực hiện một chuyến công tác, hãy sử dụng những bí
quyết dưới đây để củng cố cho hình tượng chuyên nghiệp của mình.
Lên kế hoạch trước
Tìm hiểu về nơi đến
Cho dù bạn sẽ tới Bangkok hay Boston, nên vào mạng để đọc qua về
khu vực đó, lịch sử của nó, những danh lam thắng cảnh… Hỏi han qua khách
hàng, nhà cung cấp hay đồng nghiệp của bạn sẽ giúp củng cố uy tín của bạn
trong con mắt họ và chứng tỏ rằng bạn không chỉ quan tâm đến việc kinh
doanh đơn thuần. Và Bạn sẽ có nhiều khả năng thành công hơn khi ký kết hợp
đồng hay lúc tổ chức một buổi thuyết trình đặc biệt.
Tìm hiểu về phong tục
Hãy cố gắng nắm được những thông lệ của địa phương, những món ăn
đặc trưng…để biết chắc rằng bạn tạo ra ấn tượng tốt với khách hàng hay những
người cộng tác. Có rất nhiều điểm khác biệt về văn hoá trong cách dùng danh
thiếp, cách gọi tên, tầm quan trọng của việc đúng giờ, ý nghĩa của một số cử
chỉ, những điều có thể giúp hoặc cũng có thể làm hỏng những thoả thuận kinh
doanh nếu bạn không tìm hiểu về chúng.
Lường trước khả năng chậm trễ
Hãy lên kế hoạch làm việc của bạn sao cho khoảng thời gian từ lúc Bạn
đến nơi và cuộc gặp đầu tiên phải thật rộng rãi. Chuyện chuyến bay trễ vẫn
thường xảy ra, và đường đến sân bay bị nghẹt cũng là thường. Một nhà kinh

doanh thông minh sẽ biết dự trù thời gian để phòng trường hợp chậm trễ.
Xem các hướng dẫn về lệ "cho tiền quà"
Hãy tìm hiểu trước về những thông lệ cho tiền quà tại địa phương. Điều
này sẽ tránh cho bạn khỏi lúng túng nếu phải thanh toán hoá đơn cho bữa tối. Ở
một vài nước, tiền boa hoặc phí phục vụ thường được tự động cộng thêm vào
hoá đơn; còn ở một số nước khác, du khách nước ngoài thường nhầm thuế với
phí phục vụ. Tìm hiểu trước điều này, bạn sẽ không phải đoán mò và trông bạn
sẽ từng trải hơn.
Chuẩn bị sẵn sàng
Mang theo hành lý thích hợp
Hãy kiểm tra để biết chắc chắn là ví, cặp tài liệu hay túi du lịch của bạn
không chứa những đồ vật cấm. Dù chỉ là những cái giũa móng tay và những cái
kéo nhỏ cũng sẽ bị tịch thu, bạn còn có thể bị khám người. Nếu bạn đi cùng với
sếp hoặc đồng nghiệp, họ sẽ không thích thú gì khi nhìn bạn lóng ngóng lục
đống đồ để tìm vé hoặc phiếu đặt chỗ. Hãy xử sự như là bạn là một thương gia
có thế lực, bởi bạn không thể biết trước sẽ gặp ai ở sân bay.
Mang theo những giấy tờ tuỳ thân cần thiết.
Hãy kiểm tra chắc chắn rằng bạn có đủ những giấy tờ hợp lệ, hộ chiếu,
thị thực, giấy khám sức khoẻ… Uy tín nghề nghiệp của bạn sẽ bị ảnh hưởng
nếu bạn phải huỷ bỏ một cuộc gặp hoặc buổi thuyết trình vì bị từ chối nhập
cảnh vào đất nước đó.
Hơn nữa, hãy để những tài liệu kinh doanh quan trọng trong hành lý
xách tay của bạn. Nếu bạn đi để thuyết trình hay đấu thầu, hãy mang theo trong
túi bản copy dự trữ của các tài liệu đó trên đĩa CD hay đĩa mềm. Hãy mang
theo tiền mặt và ăn vận thật sang trọng.
Mang theo tiền mặt
Bạn nên có một ít tiền mặt trong ví để dự phòng cho những trường hợp
cần ngay như trả tiền taxi hay "boa". Hãy kiểm tra trước xem thẻ rút tiền ATM
của bạn có sử dụng được tại bất kỳ nước nào bạn đến hay không, bởi có thể bạn
sẽ phải cần đến số (PIN) đặc biệt. Hãy mang theo 2 thẻ tín dụng, đề phòng

trường hợp có những cửa hiệu hay nhà hàng nào đó không chấp nhận một trong
hai thẻ đó.
Mang theo quần áo để thay đổi
Hãy mang theo trong túi du lịch những thứ cần thiết như: dao cạo râu,
đồ mỹ phẩm, áo sơ mi, cà vạt, tất và quần soóc, phòng trường hợp hành lý ký
gửi của bạn bị trễ. Mặc những bộ đồ jean cũ kỹ hay những chiếc quần soóc
ngắn trong các cuộc gặp gỡ quan trọng vì bị mất hành lý sẽ ảnh hưởng rất xấu
đến hình tượng của bạn.
Tác phong chuyên nghiệp
Ăn mặc như một người thành đạt
Hãy hỏi bất kỳ những người nào đã đi công tác, khi máy bay thiếu chỗ
thì những người được gọi bổ sung lên hạng ghế business class đều là những
người ăn mặc lịch sự. Sự nghiệp của bạn có thể có những bước ngoặt theo
chiều hướng tích cực nếu như hành khách ngồi cạnh bạn trở thành một đối tác
quan trọng. Thậm chí nếu đó là một người ở tuổi bà rồi thì không chừng con
của bà lại là giám đốc của 1 trong số 500 công ty lớn nhất thế giới. Nếu như bà
ấy có ấn tượng tốt với bạn thì có thể bà sẽ đòi con bà gọi cho bạn.
Tắt điện thoại di động
Đừng bao giờ bàn bạc công việc kinh doanh bằng điện thoại di động ở
phòng chờ sân bay trừ khi bạn tìm được một nơi yên tĩnh, hẻo lánh. Mọi người
không cần nghe công việc kinh doanh của công ty bạn.
Bảo mật tài liệu
Nếu bạn mang một số công việc lên máy bay làm, bạn phải chắc chắn
rằng đó không phải là tài liệu mật. Trong thời gian trên máy bay, mọi người sẽ
nhìn trộm qua vai bạn, hoặc thậm chí là từ dãy ghế khác. Đây không phải là nơi
để nghiên cứu bản tóm tắt kế hoạch sản phẩm mới chứa những thông tin tuyệt
mật.
Sử dụng thời gian hợp lý
Tạo dựng các mối quan hệ
Chuyến đi công tác thường có nghĩa là bạn chỉ quan sát được những gì ở

trong sân bay, máy bay và khách sạn. Hãy hẹn với các đồng nghiệp ra ngoài
vào buổi tối, để xây dựng mối quan hệ gần gũi hơn cho bản thân và để hoàn
thành nhiệm vụ mà công ty giao phó. Liên lạc với một người bạn nước ngoài
có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian nghiên cứu về dự án sắp tới. Hãy dành chút
thời gian đi tham quan một vài thắng cảnh. Tại buổi họp mặt toàn bộ hệ thống