Tài liệu Office 2008 cho Mac: 8 điều bạn chưa biết docx

Office 2008 cho Mac: 8 điều bạn chưa
biết
Hầu hết chúng ta đều sử dụng Microsoft Word và Excel hàng ngày – tuy
nhiên những gì chúng ta sử dụng chỉ là những thứ rất cơ bản đối với những ứng dụng này.
Trong bài này chúng tôi sẽ giới thiệu thêm cho các bạn về 8 điều mà có thể trong số chúng
ta ít người biết đến trong Office 2008.
Nếu bạn sử dụng Microsoft Office 2008 cho các máy tính Mac thì rất có thể bạn rơi vào
một trong hai trường hợp: thích hoặc không thích tại thời điểm này. Có thể bạn thích ở chỗ
nó là bộ Office mạnh nhất chạy trên nền tảng Mac. Bạn có thể thích vì nó là tương thích
hầu hết với các tài liệu được tạo trong Office của Windows. Tuy nhiên bạn có thể không
thích ở nó ở chỗ nó là một ứng dụng Mac – giống như bất cứ phần mềm Mac chủ yếu nào
và với rất nhiều tật được kế thừa từ phiên bản Windows cùng với đó là một số tật của chính
nó. Để giúp bạn tìm ra cách giải quyết đối với các máy Mac, chúng tôi có giới thiệu một số
mẹo nhỏ, một trong số chúng được dựa tên các kỹ thuật và các phương pháp được minh
chứng tài liệu rõ ràng trong phiên bản Windows.
Thay đổi việc định dạng mặc định trong Word
Word cho phép bạn dễ dàng thay đổi phông chữ mặc định và đặt lề cho các tài liệu mới
bằng việc kích nút Default… trong hộp thoại Format | Font and Format | Document. Tuy
nhiên với một chút để ý, bạn có thể thay đổi các mặc định của Word để tất cảc các tài liệu
mới đều có các số trang trong phần footer. Mở một tài liệu trắng, thay đổi bất cứ các tính
năng định dạng nào bạn muốn, sau đó lưu tài liệu dưới dạng file .dotm (Word Macro-
Enabled Template) với tên file NormalNew.dotm. Word sẽ lưu file này mặc định tỏng thư
mục username của bạn, trong Library\Application Support\Microsoft\Office\User
Templates. Đóng Word, sau đó trong Finder, bạn hãy thay tên của file Normal.dotm đang
tồn tại trong đó thành NormalOld.dotm, và đổi file NormalNew.dotm thành Normal.dotm.
Thay đổi việc định dạng mặc định trong Excel
Bạn có thể sẽ muốn template có chứa định dạng mặc định của Excel được lưu trong cùng
thư mục với thư mục template lưu định dạng mặc định của Word (xem ở trên). Tuy nhiên
điều đó là không thể! Để thay đổi việc định dạng mặc định cho trang bảng tính của Excel,
bạn hãy tạo một trang bảng tính mới, áp dụng bất cứ một định dạng nào đó mà bạn thích,
sau đó chọn File | Save As…; nhập vào tên file Worksheet; chọn định dạng Excel Template

(.xlst); hủy chọn hộp kiểm bên cạnh Append file extension; điều hướng đến thư mục
Applications\Microsoft Office 2008\Office\Startup\Excel; và lưu file này vào đó. Thoát và
khởi chạy lại Excel – bước này tuyệt đối cần thiết. Đến đây vẫn chưa xong vì bạn cần phải
tạo một trang bảng tính one-sheet riêng với cùng định dạng để Excel sẽ sử dụng định dạng
bạn đã chọn khi bạn add một trang mới vào trang bảng tính đã được mở sẵn. Khi đó bạn sẽ
bắt đầu một trang bảng tính mới với định dạng mà bạn đã apply cho trang bảng tính mặc
định và lưu nó trong cùng thư mục như trước, ở đây bạn không gắn thêm phần mở rộng của
file như trước nhưng thay Sheet bằng Worksheet. Tiếp đó thoát và khởi chạy lại Excel lần
nữa.
Chạy Word và mở file sử dụng gần đây nhất
Office cho Windows rất dễ dàng trong việc tạo một shortcut trên desktop để khởi chạy
Word và tự động mở file gần đây nhất. (gợi ý cho người dùng Windows: Tạo một shortcut
đến Winword.exe và gắn thêm vào đó tham số dòng lệnh /mFile1). Với Office cho Mac thì
vấn đề này có đôi chút khó khăn hơn. Tuy nhiên chúng tôi sẽ giới thiệu cho các bạn cách
thực hiện. Mở Script Editor và tạo một AppleScript giống có nội dung dưới đây (mọi thứ từ
“if" đến "recent file 1" đều là một dòng riêng, bạn không được phá vỡ cấu trúc như thể hiện
ở đây):
tell application "Microsoft Word"
activate
if (count of recent files) is greater than or equal to 1
then open recent file recent file 1
end tell
Lưu đoạn văn bản này vào desktop của bạn như một ứngn dụng với tên Word Most Recent.
Kích đúp vào nó để khởi chạy Word và mở file mà bạn đang soạn thảo khi đóng Word lần
cuối cùng.
Thêm các Add-in Solver vào Excel
Người dùng Windows Excel—giống như người dùng các phiên bản cũ của Excel cho Mac
– đều có thể cài đặt các add-in Solver của hệ thống Frontline, các add-in làm cho bạn dễ
dàng hơn trong việc tối ưu hóa các con số trong trang bảng tính để đạt được một kết quả
mong muốn. (Một ví dụ ở đây là chỉ thị mục giá cả cùng với giá thành sản phẩm để tối đa

những lợi ích bán hàng). Nhưng ngược lại những người dùng Office 2007 cho Windows
cần kích hoạt add-in từ các tùy chọn Excel, nếu muốn sử dụng Solver trong Excel 2008 thì
bạn cần phải download một phiên bản mới được viết cho phiên bản Windows từ công ty.
Bạn hãy vào www.solver.com/mac và download new, AppleScript-based Solver, đây chính
là thành phần có khả năng tương thích với các model đã tạo trước đây, các phiên bản VBA.
Tạo cho Word load nhanh hơn
Nếu Word dường như load quá chậm, bạn hãy vào menu Word, Preferences…, sau đó là
tab General, xóa dấu tích trong hộp hiển gần WYSIWYG font and style menus. Trừ khi bạn
sử dụng Project Gallery bằng không hãy remove các dấu tích trong hộp kiểm bên cạnh
Show Project Gallery at startup.
Sử dụng các phím tắt bí mật của Word
Các shortcut của bàn phím không chỉ đơn thuần tiết kiệm thời gian mà nó còn giúp bạn đỡ
phải thao tác cổ tay nhiều, và thực sự có nhiều bạn thích sử dụng bàn phím hơn là sử dụng
chuột. Các menu của Word và các file trợ giúp liệt kê rất nhiều các shortcut của bàn phím,
tuy nhiên rất nhiều trong số đó cũng không được minh chứng tài liệu. Nếu bạn rơi vào
trường hợp đó, thì chức năng hay sử dụng chắc hẳn bạn sẽ muốn sử dụng từ bàn phím, hãy
tìm kiếm trên Web về dang sách các phím tắt trên bàn phím của Word trong Windows, vì
nhiều phím tắt cho Win Word cũng làm việc trong MacWord—với sự khác biệt ở đây đó là
bạn phải nhấn phím Cmd (Apple) trên máy Mac thay vì phím Ctrl trong Windows và phím
Option thay cho phím Alt trong Windows. Trong WinWord, bạn có thể tách riêng một cửa
sổ thành hai panel bằng cách nhấn Ctrl-Alt-S; bạn có thể thực hiện tính năng tương tự như
vậy trong MacWord bằng cách nhấn Cmd-Option-S. Tương tự như vậy, trong hộp thoại
kiểm tra chính tả của Word, trong Windows bạn nhấn Ctrl-G để "Ignore all" còn trong Mac
bạn hãy nhấn Cmd-G.
Chỉ có một tài liệu minh chứng đầy đủ cho các shortcut của Word là chức năng
ListCommands, đây là chức năng tạo một danh sách đầy đủ cho mỗi lệnh hiện có trong
Word. Bạn có thể add nút ListCommands vào bất cứ menu nào bằng cách sử dụng View |
Customize Toolbars and Menus...; sau đó từ danh sách All Commands, kéo ListCommands
vào phiên bản thu nhỏ của menu xuất hiện bên dưới menu hiện tại (di chuột trên menu cho
tới khi nó hiện ra và bạn hãy chọn sự xắp đặt chính xác cho lệnh); khi bạn kích OK, mục

ListCommands sẽ xuất hiện trên menu hiện tại.
Chọn bất kỳ vùng hình vuông nào trong Word
Bạn có bao giờ rơi vào trường hợp nhận được một email có rất nhiều ký hiệu > bên lề, chỉ
thị phần văn bản phía trước, và bạn thì muốn sử dụng văn bản trong Word, nhưng lại không
muốn có các dấu > này. Hãy giữ phím Option và chọn một hình chữ nhật hẹp có chứa các
ký hiệu mà bạn muốn remove , khi đó bạn có thể cắt phần được chọn hoặc có thể điều
chỉnh phần văn bản đã được chọn.
Sửa các biểu đồ hiển thị không đầy đủ trong Excel
Đây là một mẹo mà thực sự rất ít người biết. Office cho Mac chính thức chỉ yêu cầu đến
256MB RAM, tuy nhiên nếu Mac của bạn có 1GB hoặc kém hơn thì bạn có thể gặp phải
vấn đề đối với các biểu đồ của Excel trong việc hiển thị một số đoạn dòng bị mất. Khi điều
này xảy ra, Excel sẽ không hiển thị thông báo lỗi, và dường như không có một manh mối
nào về những gì xảy ra, tuy nhiên biểu đồ hiển thị với một số phần trong một vài dòng lại
thiếu biểu đồ. Nếu mở cùng trang bảng tính và cùng biểu đồ trên một máy không đủ RAM,