Tài liệu Muốn phản hồi cũng phải có nguyên tắc pdf

Muốn phản hồi cũng phải có nguyên tắc
Đưa ra ý kiến phản hồi, đặc biệt là những ý kiến mang tính xây dựng thường là một
nhiệm vụ nhiều áp lực. Vì điều này thường mang tính phản trực giác nên việc đưa ra ý
kiến phản hồi với những người làm việc hiệu quả cao có thể còn khó khăn hơn.

Những người làm việc hiệu quả cao nhất có thể không có những nhu cầu phát triển rõ
ràng và khi chỉ ra những nhu cầu đó, đôi khi bạn có thể cảm thấy bạn đang xoi mói như
thể đang bới lông tìm vết hoặc yêu cầu quá nhiều. Thêm vào đó, những người làm việc có
hiệu quả cao có thể không quen lắng nghe những ý kiến phản hồi mang tính xây dựng và
có thể cảm thấy day dứt, đau khổ với suy nghĩ rằng họ không hoàn hảo.
Tuy nhiên, đưa ra ý kiến phản hồi cho những nhân viên làm việc tốt của bạn là một việc
cần thiết để giữ họ luôn hào hứng, tập trung và có động lực. May mắn thay, việc thảo
luận về những ý kiến phản hồi không nhất thiết là khó chịu, đặc biệt là với những người
hoạt động có hiệu quả cao. Thay vì sợ hãi phiên tổng kết đánh giá tiếp theo, hãy nghĩ đến
điều đó như một cơ hội thú vị để chúc mừng thắng lợi, thành công và thảo luận những
việc tiếp theo.
Các chuyên gia nói gì?
Đừng cố gắng phá vỡ những quy tắc của việc đưa ra ý kiến phản hồi với những người
làm việc hiệu quả cao. Cho dù là ai nhận được ý kiến đánh giá đi chăng nữa thì cũng cần
theo các nguyên tắc đưa ra ý kiến phản hồi tốt. Chuẩn bị trước điều đó, tập trung dữ liệu
và các chi tiết để hỗ trợ cho ý kiến phản hồi của bạn. Luôn luôn mô tả hành vi chứ không
phải đặc tính. Đừng đào bới quá khứ mà hãy tập trung vào những điều nhân viên có thể
thay đổi trong tương lai. Hãy chắc chắc kiểm tra sự hiểu biết và thống nhất với những
biện pháp tiếp theo và một phương thức công bằng để đánh giá tiến độ.
Có nghĩa là, ý kiến phản hồi đối với những người làm việc hiệu quả cao cần có sự quan
tâm chú trọng đặc biệt. Đừng giả định rằng những nhân viên đó là hoàn hảo. Jean-
François Manzoni giáo sư bộ môn Lãnh đạo và Phát triển tổ chức tại Học viện quốc tế
IMD và đồng tác giả của cuốn sách The Set-Up-to-Fail Syndrome: How Good Managers
Cause Great People to Fail (tạm dịch là Hiện tượng thất bại định sẵn: Làm thế nào người
quản lý tốt khiến cho nhân viên của mình thất bại) chỉ ra rằng: "Mọi người đều có khả
năng phát triển, trong công việc hoặc trong tương lai, trong giới hạn năng lực hiện tại của

bạn hoặc với giới hạn năng lực rộng lớn hơn trong tương lai". Bạn làm hại nhân viên làm
việc tốt của bạn nếu bạn không giúp họ chỉ ra việc làm thế nào họ có thể tiếp tục phát
triển.
Khi tiến hành nghiên cứu hãy nhớ rằng kết quả không phải lúc nào cũng nói hết về bản
thân họ. Những người làm việc có hiệu quả cao thường có kết quả cao tuy nhiên việc hiểu
làm thế nào họ đạt được kết quả như vậy và với chi phí như thế nào cũng quan trọng
không kém. Không may thay, những người làm việc hiệu quả cao thường có được kết quả
việc bỏ qua những điều khác, ví dụ như quan tâm đến nhân viên của họ, xây dựng liên kết
với những người khác hoặc duy trì sự cân bằng giữa công việc và đời sống.
Thêm vào đó, điểm mạnh mà những người làm việc hiệu quả có lại thường có thể là điểm
yếu của họ. hãy suy nghĩ kỹ về những hành vi giúp cho họ thành công - đó có thể giống
là những hành vi kìm hãm sự phát triển của họ.
Để việc đưa ra ý kiến phản hồi có hiệu quả, tập trung vào thảo luận 3 mức độ: hiệu quả
làm việc hiện tại của nhân viên hàng đầu, vị trí làm việc trong tương lai và mục tiêu cũng
như nguyện vọng trong tương lai. Khi bắt đầu cuộc họp đưa ra ý kiến phản hồi, hãy tạo ra
cuộc đối thoại bằng việc giải thích rằng bạn sẽ đề cập đến cả ba cấp độ trên.
Jame Haris, tư vấn viên cao cấp và thành viên ban quản trị tại Interaction Associates, và
tác giả của cuốn sách bỏ túi xuất bản bởi trường kinh tế Harvard Giving Feedback (Đưa
ra ý kiến phản hồi) nói: "Đây là một điều đúng đắn nhưng đặc biệt quan trọng với những
cuộc nói chuyện ảnh hưởng cao". Một khi bạn đã thống nhất về chương trình với những
người làm việc hiệu quả cao, hãy bắt đầu bằng việc nói đến hiệu quả công việc của họ
gần đây.
Thể hiện sự biết ơn với hiệu quả công việc gần đây
Rất nhiều nhà quản lý phạm sai lầm trong việc giả định rằng những người làm việc hiệu
quả hàng đầu của họ luôn biết rằng họ làm việc tốt như thế nào. Luôn luôn bắt đầu việc
đưa ra ý kiến của bạn bằng cách trích dẫn cụ thể những gì họ đã làm được. Thể hiện sự
trân trọng với những đóng góp và thành công của họ. Như Manzoni nói: "Lời khuyên
thường được tiếp nhận dễ dàng hơn nếu nó được đưa ra từ những lời nhận xét ghi nhận và
chúc mừng hiệu quả công việc trong năm nay và vì định hướng rõ ràng nhằm giúp đỡ
những nhân viên cấp dưới trong việc tiếp tục phát triển vượt khỏi vai trò và năng lực hiện

tại".
Những ý kiến phản hồi mang tính xây dựng sẽ dễ được tiếp nhận hơn nếu nó được đi kèm
với việc đánh giá cao sự chăm chỉ làm việc. Hãy nói rõ nhân viên đó quan trọng như thế
nào với bạn và với tổ chức, rằng bạn không thể thể hiện hết việc bạn đánh giá người cao
đó như thế nào.
Lĩnh vực hoạt động tiếp theo là gì?
Những người làm việc hiệu quả hàng đầu thường thích cam kết tự cải thiện bản thân - đó
là một trong những cách họ trở thành người làm việc hiệu quả hàng đầu. Là người quản
lý của họ, trách nhiệm của bạn là giúp họ quyết định họ muốn tiếp tục cải thiện bản thân
như thế nào. Hãy gắn chặt vào cam kết đó và khuyến khích người làm việc hiệu quả cao
tham gia vào một cuộc thảo luận về việc người ấy có thể đạt được hiệu quả công việc ở
mức tiếp theo như thế nào cho dù đó là mục tiêu bán hàng mới hay một sự thăng tiến.
Phần này của cuộc thảo luận cần đề cập đến sự ghi nhận những điều có thể cản trở người
đó, làm thế nào người đó có thể vượt qua những trở ngại đó. Điều này không nhất thiết là
phải tạo ra một cuộc thảo luận mang tính tiêu cực. Monzoni đã có một người quản lý cực
kỳ tốt. Người này đã giúp anh nghĩ đến những mục tiêu tiếp theo trong công việc và làm
thế nào để đạt được điều đó. Như Manzoni nói: "Tôi chưa bao giờ cảm thấy bị chỉ trích,
phê bình. Thay vào đó, tôi cảm thấy tôi bước vào văn phòng của ông ấy cao mét rưỡi và
bước ra cao hai mét".
Chỉ ra mục tiêu và nguyện vọng cho tương lai
Một khi bạn và nhân viên của bạn đã thống nhất lĩnh vực mà người đó hướng tới hãy hỏi
về động lực và giá trị đối người đó. Để khuyến khích thúc đẩy họ, hãy hỏi những câu hỏi
như: "Bạn muốn được biết đến vì điều gì?" hoặc "Điều gì là quan trọng nhất với bạn?"
Những câu hỏi như vậy sẽ mang lại cho họ cơ hội để phản ánh con đường nghề nghiệp và
vai trò hiện tại và công việc trong tương lai của họ sẽ phù hợp với nhau như thế nào.
Điều đó sẽ mang lại cho người làm việc hiệu quả cao của bạn cái mà Harris mô tả như
"một cửa sổ mở ra nhận thức lớn hơn về những điều có thể giúp họ thành công trong tình
huống hiện tại và điều họ muốn đạt được trong tương lai". Điều này cũng cho phép bạn
chỉ ra làm thế nào bạn có thể làm cho những động lực của họ phù hợp với mục tiêu của
công ty. Harris nói: "Một số người làm việc rất hiệu quả trong mọi hoàn cảnh nhưng mọi

người vẫn sẽ luôn luôn làm việc hiệu quả khi sự xuất sắc của họ phù hợp với tổ chức".
Trước khi bạn đưa ra một ý kiến phản hồi với một nhân viên làm việc hiệu quả, luôn luôn
linh hoạt ý kiến phản hồi đó về việc bạn đang là một nhà quản lý như thế nào. Hãy hỏi
những câu hỏi như: "Làm thế nào tôi tiếp tục hỗ trợ được hiệu quả công việc của bạn?"
hoặc "Công ty có thể làm gì để có thể hỗ trợ công việc của bạn tốt hơn nữa?" Điều này rất
quan trọng bởi vì, theo Harris nói, nó "cho thấy rằng bạn là đồng minh của họ trong việc
đạt được những mục tiêu họ mong muốn". Harris nói: "Điều này cũng giúp củng cố mối
liên hệ của họ với tổ chức."
Tần suất là quan trọng
Trong việc đưa ra ý kiến phản hồi cho nhân viên, tần suất cũng rất quan trọng. Harris
cảnh báo rằng bạn không nên để người làm việc có hiệu quả cao của bạn một mình. Ông
nói: "Người càng làm việc hiệu quả cao, thì bạn lại càng nên thường xuyên đưa ra ý kiến
đánh giá phản hồi cho họ". Đừng đợi thời gian cân nhắc. Bạn và công ty của bạn phụ
thuộc vào việc duy trì những người làm việc hiệu quả cao. Vì thế đầu tư thời gian và
công sức vào việc hỗ trợ và ủng hộ họ là thông minh.
Hãy xem xét một số trường hợp dưới đây để thấy rõ các nguyên tắc trong việc đưa ra
phản hồi.

Các nguyên tắc cần ghi nhớ
Nên: