Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý - ThS. Nguyễn Thị Thanh Tâm

Giáo trình Management Information System

TRƯỜNG ĐẠI HỌC DUY TÂN
KHOA ĐÀO TẠO QUỐC TẾ

TẬP BÀI GIẢNG
Môn học: H thống th ng tin quản l

Mã m n học: IS251

Số tín chỉ: 3(2LT + 1 TH)
Dành cho sinh viên các ngành không chuyên tin
Bậc đào tạo: Đại học – Cao đẳng
Học kỳ: 2

Năm học: 2013-2014

Giảng vi n: Ths Nguy n Thị Thanh Tâm

Đà Nẵng, tháng 7 năm 2013
1

Copy right by Nguyen Thi Thanh Tam – ĐH Duy Tân


Giáo trình Management Information System
BỘ MƠN CMU - HTTT

TẬP BÀI GIẢNG TÍN CHỈ
T n m n học:

H THỐNG TH NG TIN QUẢN L

Số tín chỉ:

3TC

Mã m n học:

IS251

Học kỳ:

2/2012-2013

M n học:

Bắt buộc

1.Thông tin về giảng viên:
 Họ và t n: Ths Nguy n Thị Thanh Tâm
 Thời gian, địa điểm làm vi c: Khoa ĐTQT - Trường ĐH Duy Tân
 Đi n thoại: 01664130007
 Email:
2. Các môn học tiên quyết
Tin học ứng d ng
3. Các môn học kế tiếp

2

Copy right by Nguyen Thi Thanh Tam – ĐH Duy Tân

Giáo trình Management Information System

HỆ THỐNG THƠNG TIN QUẢN LÝ
(MANAGEMENT INFORMATION SYSTEMS)
Lời nói đầu
Phân tích h thống là khâu quan trọng bất kỳ dự án nào Ở Vi t nam máy tính đi n tử chỉ mới ph c v c ng vi c văn
phịng là chính, chưa thực sự đóng vai trị chủ đạo giúp con người trong lĩnh vực quản l , tự động hóa để tăng năng
suất lao động Một trong những nguy n nhân chính là thiếu rất nhiều nhà phân tích(analyste) những chuy n gia tin học
có khả năng:
 Phân tích (tìm hiểu, khảo sát…) sự hoạt động của các xí nghi p, doanh nghi p, các tổ chức hành
chính xã hội…
 Thiết kế các h thống tin học ph c v c ng tác quản l trong mọi lĩnh vực
Trong đó, H thống th ng tin quản l gắn liền với vi c tạo ưu thế cạnh tranh cho doanh nghi p nói chung và hoạt
động kinh doanh qua mạng Internet nói ri ng
•

Mục đích mơn học:


Nắm vững các khái ni m, vai trị của các loại h thống th ng tin quản l gắn liền vớivi c
tạo ưu thế cạnh tranh cho doanh nghi p nói chung và hoạt động kinh doanh qua mạng
Internet nói riêng.



Hiểu rõ sự gắn kết của các HTTT và tác động của chúng đến hoạt động và cơ cấu tổ chức
của doanh nghi p



Nắm vững những y u cầu đặt ra với các doanh nghi p khi đầu tư vào CNTT nhằm tạo ra và
duy trì khả năng cạnh tranh trong m i trường kinh tế mới

M n học đòi hỏi một số kỹ năng:
+ Khả năng đọc, hiểu vấn đề
+ Trình bày, di n đạt vấn đề (Ngh thuật !)
+ Khả năng thảo luận, làm vi c theo nhóm…
+ Khả năng đối phó sự cố, rủi ro…

Trong bài giảng này được chia làm 8 chương:
•

CHƢƠNG I. TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

3

Copy right by Nguyen Thi Thanh Tam – ĐH Duy Tân


Giáo trình Management Information System
•

CHƢƠNG II. ỨNG DỤNG CNTT, TẠO ƢU THẾ CẠNH TRANH CHO DOANH NGHIỆP

•

CHƢƠNG III. CÁC THÀNH PHẦN CƠ BẢN CỦA HTTT VÀ VAI TRÒ CỦA HTTT TRONG TỔ
CHỨC DOANH

•

CHƢƠNG IV. CÁC HỆ THỐNG THƠNG TIN

•

CHƢƠNG V. PHÂN TÍCH KHẢ THI VÀ PHÂN TÍCH Q TRÌNH.

•

CHƢƠNG VI. THIẾT KẾ CSDL.

•

CHƢƠNG VII. XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THƠNG TIN

•

CHƢƠNG VIII. THƢƠNG MẠI ĐIỆN TỬ: CHIẾN LƢỢC PHÁT TRIỂN TRONG THỜI KỲ MỚI

Tài liệu tham khảo:
[1] Bài giảng HTTT quản lý, PhạmThị Thanh Hồng và PhạmMinh Tuấn, NXB Khoa học kỹ thuật, 2007
[2] Bài giảng PTTK Hệ Thống, PGS- TS Phan Huy Khánh, Đai học Đà Nẵng
[3] Phân tích, thiết kế, hệ thống thơng tin quản lý, C.Smart R.Sims,2001 (bản dịch của Ngơ Trung Việt)
[4] Phân tích và thiết kế Tin học hệ thống quản lý - kinh doanh - nghiệp vụ, Ngô Trung Việt, Nhà xuất bản
Giao thông vận tải, 2000.
[5] Information Systems – Foundation of E-Business, Steven
Alter, Prentice Hall, 2002
[6] Management Information Systems, Managing the Digital

Firm. 9th edition, Laudon, K C and Laudon, J.P., Prentice
Hall, New Jersey, 2006

Chƣơng 1.
TỔNG QUAN
HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
Mục đích:

4

Copy right by Nguyen Thi Thanh Tam – ĐH Duy Tân


Giáo trình Management Information System
Chương này cung cấp một số khái ni m cơ bản li n quan đến h thống th ng tin và những ảnh hưởng của h
thống th ng tin đối với quản l doanh nghi p
Nội dung chính:
Thời đại th ng tin, các khái ni m cơ bản li n quan đến h thống th ng tin, tại sao phải quản l h thống th ng
tin, h thống th ng tin là gì, các HTTT trong doanh nghi p, xu hướng phát triển ứng d ng c ng ngh th ng tin trong
quản l doanh nghi p.
1.1. Thời đại thơng tin là gì?
Internet đã tác động l n mọi mặt của nền kinh tế và các hoạt động của doanh nghi p
 Thương mại đi ntử (TMĐT)
 Giao tiếp trực tiếp: Là vi c sử d ng các c ng ngh truyền th ng(như mạng Internet) để làm vi c ở các vị trí
khác nhau.
 Mơi trường làm vi c ảo: Là m i trường làm vi c có sự hỗ trợ của c ng ngh

Kh ng nhất thiết được

thựchi n ở mộtvị trí thời gian và kh ng gian xác định Có thể cho phép li n lạc với bất cứ ai, bất cứ đâu vào

bất cứ thời điểm nào
 Nền kinh tế dựa tr n mong muốn của người ti u dùng:


Bánh kem sinh nhật dành cho con vật



Giầy thể thao đếm bước đi

+ Đặc điểm cơ bản của thời đại thông tin
 Xuất hi n dựa trên sự xuất hi n của các hoạt động xã hội dựa trên nền tảng th ng tin
 Kinh doanh trong thời đại th ng tin ph thuộc vào c ng ngh th ng tin được sử d ng để thựchi n c ng vi c
kinh doanh
 Năng suất lao động của quá trình sản xuất tăng l n một cách nhanh chóng


Hi u quả sử d ng c ng ngh th ng tin xác định sự thành c ng trong thời đại th ng tin

 C ng ngh th ng tin có mặt trong mọi sản phẩm và dịch v
1.2. Các loại thông tin trong doanh nghiệp
Phân biệt giữa dữ liệu và thông tin
Nghi n cứu về h thống th ng tin, một trong những vấn đề quan trọng cần phân bi t là sự khác bi t giữa 2 khái ni m:
dữ li u và th ng tin Dữ li u là những sự ki n hay những gì quan sát được trong thực tế và chưa hề được biến đổi sữa
chữa cho bất cứ một m c đích nào khác, như vi c doanh nghi p bán một l hàng nào đó sẽ sinh ra rất nhiều dữ li u về
số lượng hàng hoá, nơi bán hàng, thời gian bán hàng, địa điểm bán hàng, khách hàng chi trả bằng tiền mặt hay chuyển
khoảng,… nói một cách khác, dữ li u là tất cả các đặc tính các thực thể như con người, địa điểm, các đồ vật và sự
ki n,… Dữ li u có thể có 2 dạng: dữ li u tính tốn và dữ li u đo đếm được
Khác với dữ li u được xem như những nguy n li u ban đầu, th ng tin cần phải được phân bi t như một sản
phẩm hồn chỉnh thu được sau q trình xử l dữ li u Đ i khi thuật ngữ dữ li u và th ng tin được sử d ng thay thế

5

Copy right by Nguyen Thi Thanh Tam – ĐH Duy Tân


Giáo trình Management Information System
nhau trong một số trường hợp Tuy vậy, trong những trường hợp đó, chúng ta vẫn cần xác định rằng thông tin là
những dữ liệu đã được xử lý sao cho nó thực sự có ý nghĩa đối với người sử dụng.
Các đặc tính của thơng tin
Chất lượng của th ng tin được xác định th ng qua những đặc tính sau:
- Độ tin cậy: độ tin cậy thể hi n độ xác thực và độ chính xác Th ng tin có độ chính xác thấp sẽ gây cho doanh
nghi p những hậu quả tồi t Chẳng hạn h thống lập hố đơn bán hàng có nhiều sai sót, sẽ gây ra sự phàn nàn từ phía
khách hàng Vi c đó sẽ dẫn đến vi c giảm số lượng khách hàng và doanh số trong doanh nghi p
- Tính đầy đủ: tính đầy đủ của th ng tin thể hi n sự bao quát các vấn đề đáp ứng y u cầu của nhà quản l Nhà
quản l sử d ng một th ng tin kh ng đầy đủ có thể dẫn đến các quyết định và hành động kh ng đáp ứng được những
đòi hỏi của tình hình thực tế Điều đó sẽ làm hại doanh nghi p
- Tính thích hợp và dễ hiểu: Trong một số trường hợp, nhiều nhà quản l đã kh ng sử d ng một số báo cáo
mặc dù chúng có li n quan tới những hoạt động thuộc trách nhi m của họ Nguy n nhân chủ yếu là do chúng chưa
thích hợp và khó hiểu Có thể là có q nhiều th ng tin kh ng thích ứng cho người nhận, thiếu rõ ràng, sử d ng quá
nhiều từ viết tắt hoặc đa nghĩa, hoặc sự bố trí chưa hợp l của các phần tử th ng tin Điều đó dẫn đến hoặc là tổn phí
do tạo ra những th ng tin kh ng dùng, hoặc là ra các quyết định sai vì hiểu sai th ng tin
- Tính an tồn: Th ng tin là một nguồn lực qu báu, của tổ chức cũng như là vốn của nguy n vật li u Hiếm
có doanh nghi p nào mà bất kỳ ai cũng có thể tiếp cận được tới vốn hoặc nguy n li u Đối với th ng tin cũng tương tự
nư vậy Th ng tin cần được bảo v và chỉ những người được quyền mới được phép tiếp cận th ng tin Sự thiếu an tồn
về th ng tin cũng có thể gây ra những thi t hại lớn cho tổ chức
- Tính kịp thời: Th ng tin cần được gởi tới cho người sử d ng vào m c đích cần thiết

Các dạng thơng tin trong doanh nghiệp
Trong doanh nghi p, có 3 dạng th ng tin chủ yếu li n quan tới các m c đích sử d ng khác nhau:

- Thơng tin chiến lƣợc: thơng tin chiến lược có li n quan đến những chính sách lâu dài của một doanh nghi p
Nó là mối quan tâm chủ yếu của các nhà quản l cao cấp Đối với chính phủ, th ng tin chiến lược bao gồm những
nghi n cứu về dân cư, những nguồn lực có giá trị đối với quốc gia, số li u thống k về cán cân thu chi và đầu tư nước
ngoài,… Đối với doanh nghi p, nó bao gồm những th ng tin về tiềm năng thị trường và cách thức thâm nhập thị
trường, chi phí cho nguy n vật li u, vi c phát triển sản phẩm, những thay đổi về năng suất lao động và các c ng vi c
mới phát sinh Về bản chất, th ng tin chiến lượng là những th ng tin li n quan đến vi c lập kế hoạch lâu dài, thiết lập
các dự án và đưa ra những cơ sở dự báo cho sự phát triển tương lai Phần lớn các th ng tin chiến lược đều xuất phát từ
những sự ki n hoặc những nguồn dữ li u kh ng có từ những q trình xử l th ng tin tr n máy tính
Bảng 1.2. Tính chất của th ng tin theo cấp quyết định

6

Copy right by Nguyen Thi Thanh Tam – ĐH Duy Tân


Giáo trình Management Information System
Đặc trƣng thơng tin

Tác nghiệp

Chiến thuật

Chiến lƣợc

Phần lớn là thường kỳ,

Sau một thời kỳ dài, trong

đều đặn

trường hợp đặc bi t

Dự đoán sơ bộ

Chủ yếu kh ng dự đốn

Có th ng tin bất ngờ

trước được

Tần suất

Đều đặn, lặp lại

Tính độc lập của kết quả

Dự kiến trước được

Thời điểm

Quá khứ và hi n tại

Hi n tại và tương lai

Mức chi tiết

Rất chi tiết

Tổng hợp, thống k

Tổng hợp, khái quát

Nguồn

Trong tổ chức

Trong và ngoài tổ chức

Ngoài tổ chức là chủ yếu

Tính cấu trúc

Cấu trúc cao

Độ chính xác

Rất chính xác

Người sử d ng

Chủ yếu là có cấu trúc
Một số phi cấu trúc
Một số dữ li u có tính
chủ quan

Giám sát hoạt động tác

Người quản l cấp trung

nghi p

giang

Dự đoán cho tương lai là
chính

Phi cấu trúc cao
Mang nhiều tính chủ quan
Người quản l cấp cao

- Thông tin chiến thuật: là những th ng tin sử d ng cho m c ti u ngắn hạn (một tháng hoặc một năm), và
thường là mối quan tâm của các phịng ban Đó là những th ng tin từ kết quả phân tích số li u bán hàng, đánh giá dòng
tiền dự án, y u cầu nguồn lực cho sản xuất, và các báo cáo hàng năm Dạng th ng tin này thường xuất phát từ những
dữ li u của các hoạt động hằng ngày Do đó, nó địi hỏi một q trình xử l th ng tin hợp l và chính xác Trong vi c
lập kế hoạch hành động chiến thuật, cần phải kết hợp nhiều th ng tin từ các nguồn khác nhau trước khi đưa ra quyết
định
- Thông tin điều hành (tác nghiệp): những th ng tin này thường sử d ng cho những c ng vi c ngắn hạn di n
ra trong vài ngày hoặc thậm chí vài giờ ở một phịng ban nào đó Nó bao gồm th ng tin về số lượng chứng khoán mà
doanh nghi p đang có trong tay, về lượng đặt hàng, về tiến độ c ng vi c,… Th ng tin điều hành, về bản chất, được rút
ra một cách nhanh chóng từ dữ li u về các hoạt động Nó thường địi hỏi những hoạt động thu thập dữ li u gấp rút, nó
có ít người sử d ng hơn là các th ng tin chiến thuật, nhưng lại có y u cầu đặc bi t hơn so với các th ng tin chiến thuật
Các nguồn thông tin của doanh nghiệp
Th ng tin được sử d ng trong các doanh nghi p được thu thập từ hai nguồn chủ yếu: nguồn th ng tin b n ngoài
và nguồn th ng tin b n trong
Nguồn thơng tin ngồi: Mọi th ng tin mang tính chất định hướng của nhà nước và cấp tr n như luật thuế, luật
m i trường, quy chế bảo hộ… là những th ng tin mà một tổ chức nào cũng phải lưu trữ và sử d ng thường xuy n
Những th ng tin này thường được các tổ chức của chính phủ cung cấp Ngồi ra, những th ng tin về thị trường và hoạt
động của các đối thủ cạnh tranh, các đối tác, các xu hướng thay đổi,… cũng là những th ng tin b n ngoài quan trọng
mà doanh nghi p quan tâm, theo dõi Các đối tượng cung cấp này bao gồm:

7

Copy right by Nguyen Thi Thanh Tam – ĐH Duy Tân


Giáo trình Management Information System

- Khách hàng: Trong nền kinh tế thị trường th ng tin về khách hàng v cùng quan trọng Các th ng tin về

khách hàng chính của doanh nghi p thường được lưu lại trong các hồ sơ về khách hàng
- Đối thủ cạnh tranh: Biết về đối thủ cạnh tranh trực tiếp là c ng vi c hàng ngày của các doanh nghi p hi n
nay.
- Doanh nghiệp có liên quan: các doanh nghi p sản xuất hàng hố có li n quan
- Doanh nghiệp sẽ cạnh tranh: muốn doanh nghi p tồn tại lâu dài, các nhà quản l cần có những th ng tin về
đối thủ cạnh tranh sẽ xuất hi n trọng tương lai
- Các nhà cung cấp: Người bán đối với doanh nghi p là đầu mối cần có sự chú đặc bi t th ng tin về họ giúp
doanh nghi p hoạch định được kế sách phát triển cũng như kiểm sốt tốt chi phí và chất lượng sản phẩm hay dịch v
của mình
- Các tổ chức của chính phủ: đóng vai trị là người cung cấp những th ng tin có tính chính thức về mặt pháp
chế
Nhìn chung, th ng tin thu thập từ nguồn b n ngoài doanh nghi p có thể được cung cấp th ng qua báo chí,
tài li u nghi n cứu đặc bi t của các tổ chức cung cấp th ng tin chuy n bi t
Nguồn th ng tin nội tại của doanh nghi p: Ngoài nguồn th ng tin b n ngoài, doanh nghi p có một nguồn th ng
tin quan trọng từ h thống sổ sách và các báo cáo kinh doanh thường kỳ của các doanh nghi p
Tuỳ theo từng loại y u cầu th ng tin khác nhau, người ta sẽ tiến hành những bước xử l dữ li u khác nhau, và
do đó, hình thành những h thống th ng tin với các dạng khác nhau, ph c v cho những m c ti u đa dạng và có những
đặc tả khác nhau về phần cứng và phần mềm, cũng như về người sử d ng và người điều hành
1.3. Hệ thống thông tin quản lý
1.3.1. Thế nào là một hệ thống?
Khái ni m về h thống cung cấp một thuật ngữ cơ bản để hiểu rõ làm thế nào doanh nghi p có thể cung cấp giá

trị cho khách hàng và làm thế nào để các doanh nghi p có thể hoạt động hi u quả
H thống là một tập hợp các thành phần được điều hành cùng nhau nhằm đạt được cùng một m c đích nào đó
Khái ni m về h thống khá quen thuộc với chúng ta trong đời sống xã hội: h thống giao th ng, h thống truyền th ng,
v v…Trong giáo trình này, chúng ta tập trung vào các h thống có sử d ng c ng ngh th ng tin để thực hi n một hoạt
động của doanh nghi p hoặc của các tổ chức chính phủ
H thống con bản thân nó cũng là một h thống nhưng là một thành phần của một h thống khác Những h
thống mà chúng ta xem xét thực chất đều là các h thống con nằm trong một h thống khác và đồng thời cũng chứa các
h thống con khác thực hi n những phần nhi m v khác nhau của c ng vi c Vi c hiểu được bất cứ h thống đặc bi t
nào đó thường địi hỏi chúng ta phải có một số kiến thức về h thống lớn mà nó ph c v
Những yếu tố cơ bản của một h thống bao gồm:

8

Copy right by Nguyen Thi Thanh Tam – ĐH Duy Tân


Giáo trình Management Information System
o

M c đích: l do mà h thống tồn tại và là một ti u chí được sử d ng khi đánh giá mức độ

thành c ng của h thống
o

Phạm vi: Phạm vi của h thống nhằm xác định những gì nằm trong h thống và những gì

nằm ngồi h thống
o

M i trường: bao gồm tất cả những yếu tố nằm ngoài h thống

o

Đầu vào: là những đối tượng và th ng tin từ m i trường b n ngoài h thống được đưa vào

h thống
o

Đầu ra: là những đối tượng hoặc những th ng tin được đưa từ h thống ra m i trường b n

ngồi.
1.3.2. Hệ thống thơng tin quản lý
H thống th ng tin quản l là một h thống chức năng thực hi n vi c thu thập, xử l , lưu trữ và cung cấp th ng
tin hỗ trợ vi c ra quyết định, điều khiển, phân tích các vấn đề, và hiển thị các vấn đề phức tạp trong một tổ chức
H thống th ng tin có thể bao gồm những th ng tin c thể và đặc bi t về một con người, về các địa điểm
khác nhau, về các sự ki n b n trong một tổ chức hoặc trong một m i trường xung quanh đó
Những hoạt động chủ yếu xảy ra trong một quá trình xử l dữ li u của một h thống th ng tin có thể nhóm
thành các nhóm chính như sau ( xem hình 1 1):
o

Nhập dữ liệu: hoạt động thu thập và nhận dữ li u từ trong một doanh nghi p hoặc từ m i

trường b n ngoài để xử l trong một h thống th ng tin
o

Xử lý thông tin: Quá trình chuyển đổi từ những dữ li u hỗn hợp b n ngồi thành dạng có

nghĩa đối với ngưòi sử d ng
o

Xuất dữ liệu: Sự phân phối các th ng tin đã được xử l tới những người hoặc những hoạt

động cần sử d ng những th ng tin đó.
o

Lƣu trữ thơng tin: Các th ng tin kh ng chỉ được xử l để sử d ng ngay tại thời điểm

doanh nghi p thu nhận nó, mà hơn thế, trong tương lai, khi tiến hành phân tích để xây dựng các kế
hoạch mới hoặc đưa ra các quyết định có tính h thống, các th ng này vẫn cần để sử d ng Vì vậy, vi c
lưu trữ th ng tin cũng là một trong các hoạt động quan trọng của h thống th ng tin Các th ng tin được
lưu trữ thường được tổ chức dưới dạng các trường, các file, các báo cáo, và các cơ sở dữ li u
o

Thông tin phản hồi: h thống th ng tin thường được điều khiển th ng qua các th ng tin

phản hồi Th ng tin phản hồi là những dữ li u xuất, giúp cho bản thân những người điều hành mạng lưới
th ng tin có thể đánh giá lại và hồn thi n q trình thu thập và xử l dữ li u mà họ đang thực hi n

9

Copy right by Nguyen Thi Thanh Tam – ĐH Duy Tân


Giáo trình Management Information System

MƠI TRƢỜNG
Khách hàng

Ngƣời cung cấp

TỔ CHỨC
Lưu trữ thơng tin xử lý và thu thập
HỆ THỐNG THƠNG TIN

Nhập dữ liệu

Các
hãng
điều
chỉnh

Xử lý dữ liệu
Phân tích
Sắp xếp
Tính tốn

Xuất dữ liệu

Phản hồi

Đối
thủ
cạnh
tranh

Đối thủ cạnh
tranh
Hình 1.1 Các chức năng chính của h thống th ng tin

Lưu , h thống th ng tin kh ng nhất thiết phải cần đến máy tính- mặc dù ngày nay c ng ngh th ng tin giúp

vận hành các h thống th ng tin hi u quả hơn nhiều H thống th ng tin thủ c ng có thể sử d ng giấy và bút, và vẫn
được sử d ng rộng rãi trong các doanh nghi p Vi t Nam hi n nay H thống th ng tin vi tính (Computer Based
Information System) dựa vào c ng ngh phần cứng và phần mềm máy tính để xử l và phổ biến th ng tin Trong giáo
trình này, khi sử d ng c m từ h thống th ng tin, chúng ta chỉ nhắc tới h thống th ng tin vi tính
Mặc dù h thống th ng tin vi tính sử d ng c ng ngh th ng tin để xử l dữ li u th thành th ng tin có nghĩa,
cần phân bi t rõ máy tính và chương trình vi tính với h thống th ng tin Các máy tính đi n tử và các chương trình
phần mềm là nền tảng kỹ thuật, c ng c và nguy n li u cho h thống th ng tin hi n đại Máy tính là thiết bị lưu trữ và
xử l th ng tin Các chương trình vi tính, hay phần mềm, là tập hợp các chỉ thị hướng dẫn và điều khiển xử l máy
tính Tìm hiểu hoạt động của máy tính và các chương trình đóng vai trị rất quan trọng trong vi c thiết kế giải pháp cho
các vấn đề của doanh nghi p, nhưng máy tính chỉ là một phần của h thống th ng tin.
Máy tính và các chương trình là những yếu tố kh ng thể thiếu của h thống th ng tin vi tính, nhưng chỉ bản
thân chúng th i kh ng thể tạo ra được th ng tin mà doanh nghi p cần Để tìm hiểu về h thống th ng tin, ta cần phải
nắm được các vấn đề cần giải quyết, các quy trình thiết kế và triển khai, và cả các quy trình đưa ra giải pháp Các nhà
quản l hi n đại phải biết phối hợp những hiểu biết về máy tính với kiến thức về h thống th ng tin
1.4. Phân loại các hệ thống thông tin quản lý

10

Copy right by Nguyen Thi Thanh Tam – ĐH Duy Tân


Giáo trình Management Information System
Như tr n đã đề cập tới, do có những m c đích khác nhau, các đặc tính và các cấp độ quản l khác nhau, n n có
rất nhiều dạng h thống th ng tin tồn tại trong một tổ chức Các dạng h thống th ng tin trong tổ chức có thể được
phân loại theo các phương thức khác nhau
Phân loại theo cấp ứng dụng
Trong hình 1 2, doanh nghi p được chia thành bốn cấp: chiến lược, chiến thuật, chuy n gia, và tác nghi p
Ngoài ra, các h thống th ng tin còn được tiếp t c chia thành 5 khu vực chức năng: bán hàng và maketing, sản xuất, tài
chính, kế toán, và tổ chức nhân sự Các h thống th ng tin trong doanh nghi p nhằm ph c v cho các cấp bậc và chức
năng khác nhau ( Anthony, 1965)

Hệ thống thông tin cấp tác nghiệp: trợ giúp các cấp quản l bậc thấp như trưởng nhóm, quản đốc trong vi c
theo dõi các hoạt động và giao dịch cơ bản của doanh nghi p như bán hàng, hoá đơn, tiền mặt, tiền lương, ph duy t
vay nợ, và lưu th ng nguy n vật li u trong nhà máy M c đích chính của h thống ở cấp này là để trả lời các câu hỏi
th ng thường và giám sát lưu lượng giao dich trong doanh nghi p Còn bao nhi u sản phẩm tồn kho? Anh X đã lĩnh
lương chưa? Để trả lời những câu hỏi ở dạng này, th ng tin thường phải chính xác, cập nhật thường xuy n, và d sử
d ng Ví d về h thống th ng tin thuộc loại này bao gồm: h thống lưu các khoản rút tiền khỏi tài khoản ngân hàng từ
1 máy rút tiền tự động (ATM), hoặc h thống theo dõi giờ làm vi c của c ng nhân tại nhà máy
Hệ thống thông tin cấp chuyên gia: cung cấp kiến thức và dữ li u cho những người nghi n cứu trong một tổ
chức M c đích của h thống này là giúp đỡ các doanh nghi p phát triển các kiến thức mới, thiết kế sản phẩm, phân
phối th ng tin, và xử l các c ng vi c hằng ngày trong doanh nghi p
Hệ thống thông tin cấp chiến thuật: được thiết kế nhằm hỗ trợ điều khiển, quản l , tạo quyết định, và tiến
hành các hoạt động của các nhà quản l cấp trung gian Quan trọng là h thống cần giúp các nhà quản l đánh giá được
tình trạng làm vi c xem có đang trong tình trạng tốt hay kh ng Ở cấp này, các th ng tin cung cấp chủ yếu th ng qua
các báo cáo hàng tháng, hàng qu , hàng năm v v Các h thống cấp chiến thuật thường cung cấp báo cáo định kỳ hơn
là th ng tin về các hoạt động Một ví d là h thống quản l c ng tác phí báo cáo về tồn bộ chi phí đi lại, ăn ở, tiếp
khách của các nhân vi n phòng ban của c ng ty, đánh dấu những trường hợp mà chi phí thực vượt quá ngân quỹ
Một số h thống cấp chiến thuật hỗ trợ cho các quyết định bất thường (Keen và Marton, 1978) Chúng thường
giải quyết các vấn đề ít có cấu trúc hơn, những y u cầu về th ng tin cũng ít rõ ràng hơn Các h thống loại này thường
trả lời câu hỏi dạng “nếu-thì”: Nếu chúng ta tăng gấp đ i doanh số bán ra vào tháng 12 thì sẽ ảnh hưởng tới lịch trình
sản xuất như thế nào? Nếu hoạt động của nhà máy bị đình chỉ 6 tháng thì điều gì sẽ xảy ra với vi c thu hồi vốn đầu tư?
Trả lời những câu hỏi này đòi hỏi nhiều dữ li u từ b n ngoài doanh nghi p, cũng như dữ li u nội bộ kh ng d truy cập
được từ các h thống cấp tác nghi p th ng thường

CÁC DẠNG THƠNG TIN

11

CÁC NHĨM SỬ DỤNG

Copy right by Nguyen Thi Thanh Tam – ĐH Duy Tân

Cấp chiến lƣợc

Cấp lãnh đạo


Giáo trình Management Information System

Hệ thống thơng tin cấp chiến lƣợc: giúp các nhà quản l cấp cao xử l và đưa ra các hướng chiến lược cũng
như các xu hướng phát triển lâu dài M c ti u của h thống th ng tin là giúp cho doanh nghi p có khả năng thích ứng
tốt nhất với những thay đổi trong m i trường Những câu hỏi đặt ra tương tự như: Doanh nghi p cần tuyển th m bao
nhi u nhân c ng trong vòng 5 năm tới? Xu hướng giá thành nguy n vật li u đầu vào về lâu dài sẽ là gì, và c ng ty sẽ
chịu được mức chi phí nào? N n sản xuất sản phẩm nào sau 5 năm tới?

Các công ty ứng dụng thành công CNTT


Boeing Airplane Company



Wal-Mart Stores



Bissett Nursery Corp.



Federal Express

 Charles Schwab
 USAA
 L.L. Bean
 Progressive Corp.

Câu hỏi ôn tập và thảo luận
1.

Thế nào là HTTT? Một HTTT có nhât thiết phải sử d ng máy tính hay kh ng?

12

Copy right by Nguyen Thi Thanh Tam – ĐH Duy Tân


Giáo trình Management Information System
2.

Dữ li u và th ng tin khác nhau như thế nào?

3.

Trong doanh nghi p có những dạng th ng tin và doanh nghi p có thể thu thập những th ng tin đó từ những
nguồn nào?

4.

HTTTQL có làm giảm số người quản l ở các cấp kh ng?

5.

Doanh nghi p sẽ phải đối đầu với những khó khăn gì mà HTTTQL và sự phát triển c ng ngh th ng tin đem
tới?

6.

HTTTQL có thể đem lại những lợi ích gì cho doanh nghi p?

7.

Các doanh nghi p có thể hiểu như thế nào về nhu cầu kinh doanh và các h thống trong m i trường kinh
doanh tồn cầu?

8.

Các doanh nghi p ó thể áp d ng c ng ngh th ng tin để đạt được những m c ti u kinh doanh mà họ đặt ra
như thế nào?

9.

Các HTTT có thể phân loại theo những ti u chí nào? Hãy n u các dạng HTTT mà anh/chị biết

10. Trong tương lai, các doanh nghi p có thể áp d ng các thành tựu của c ng ngh th ng tin và truyền th ng
trong lĩnh vực nào?
11. Có người cho rằng, phần lớn những khó khăn mà chúng ta gặp với HTTTQL sẽ biến mất khi máy tính trở n n
nhanh hơn và rẻ hơn Anh/chị có thống nhất với kiến đó kh ng?
Thảo luận
„ Chia sinh viên thành nhóm. 5SV/nhóm
„ Trình bày về những tác động của CNTT tới một trong các ngành sau
o

Dịch vụ tài chính

o

Chăm sóc sức khỏe

o

Sản xuất

o

Dịch vụ giải trí nghe nhìn

o

Giáo dục

o

Bán lẻ

o

Du lịch và khách sạn

13

Copy right by Nguyen Thi Thanh Tam – ĐH Duy Tân

Giáo trình Management Information System

Chƣơng 2.
ỨNG DỤNG CNTT TẠO ƢU THẾ CẠNH TRANH CHO
DOANH NGHIỆP
Nội dung chính:

2.1.

1.

Tại sao sử dụng CNTT?

2.

Các giai đoạn đầu tƣ ứng dụng CNTT

3.

Triển khai Dự án HTTT

4.

Những thách thức khi sử dụng CNTT

5.

Câu hỏi ôn tập và thảo luận

Tại sao sử dụng CNTT?
C ng ngh th ng tin giúp được chủ doanh nghi p quản l được những th ng tin về nhân lực, tài chính, máy

móc thiết bị và đầu tư cơ bản và nâng được hi u quả trong hoạt động sản xuất và kinh doanh
Dấu hi u nào nói l n rằng cịn có thể nâng cao hi u quả? Trong thực tế, có những doanh nghi p kh ng muốn áp
d ng CNTT vì như vậy chỉ mang hi u quả ngược lại và họ đúng Dấu hi u đáng để

nhất là thời gian Nếu chúng ta

thấy nhân vi n của chúng ta cịn ngồi chơi nghĩa là cịn có thể làm gì đó để nâng cao hi u quả, nếu chúng ta thấy đồng
vốn tồn đọng, “chết “ một chỗ, nghĩa là chúng ta cịn có thể nâng cao hi u quả; nếu chúng ta thấy máy móc thiết bị mà
chúng ta đầu tư kh ng hoạt động hết c ng suất, nghĩa là cịn có thể nâng cao hi u quả
C ng ngh th ng tin giúp chúng ta theo dõi được kịp thời các yếu tố n u tr n và có thể giúp chúng ta tổ chức
làm sao cho có hi u quả hơn Xin lấy một ví d : Ta có thể quản l thời gian làm vi c của nhân vi n qua h thống chấm
c ng Quản l hi u quả làm vi c qua các phần mềm kế hoạch c ng tác, phần mềm quản l sản xuất Quản l đồng vốn

14

Copy right by Nguyen Thi Thanh Tam – ĐH Duy Tân


Giáo trình Management Information System
qua phần mềm tài chính (khác với phần mềm kế tốn), quản l máy móc thiết bị qua các phần mềm quản l vật tư, sản
xuất vv
Bước tiếp theo để nâng cao hi u quả là áp d ng các phần mềm chuy n d ng vào những nơi địi hỏi tính tốn và
xử l nhiều th ng tin như : lập kế hoạch sản xuất và kinh doanh, kế tốn, tài chính, tìm các tham số tối ưu cho sản
phẩm , vv và vv Các loại phần mềm chuy n d ng như thế rất nhiều và sẽ xuất phát từ nhu cầu tự nhi n của các đơn vị
trực tiếp sản xuất
H thống th ng tin thực hi n ba vai trò quan trọng trong bất kỳ một tổ chức nào:

-

Hỗ trợ nghi p v kinh doanh

-

Hỗ trợ vi c ra quyết định của nhà quản l

-

Hỗ trợ cho lợi thế cạnh tranh chiến lược

Hỗ trợ lợi
thế cạnh tranh
chiến lược
Hỗ trợ ra
quyết định
Hỗ trợ nghi p
v kinh doanh
Ba vai trị chính của HTTT
2.2.

Các giai đoạn đầu tƣ ứng dụng CNTT
Vi c ứng d ng c ng ngh th ng tin trong quản l doanh nghi p kh ng chỉ là chuy n đầu tư bao nhi u tiền mà

quan trọng hơn, đầu tư như thế nào để h thống hoạt động hi u quả nhất Tất nhi n, nếu chi phí bỏ ra thấp nhất lại càng
hay!
Một doanh nghi p trong ngành sản xuất quyết định đầu tư xây dựng h thống ERP (Enterprise Resource
Planning - phần mềm hoạch định tài nguy n doanh nghi p), vì thấy doanh nghi p bạn đã làm và… cải thi n được năng
lực cạnh tranh Ban giám đốc cho mời nhà tư vấn, tổ chức đấu thầu rình rang trong khi vẫn chưa rõ m c ti u chiến

lược; các phòng ban cũng chưa n u được y u cầu c thể về quy trình quản l …
Bỏ qua lời khuy n của nhà tư vấn về vi c cấu trúc lại h thống trước khi xây dựng ERP, doanh nghi p này đã
liều sử d ng hồ sơ thầu ERP của một doanh nghi p khác ngành Rốt cuộc, họ cũng có được một h thống ERP nhưng
h thống này lại… kh ng phù hợp với chiến lược phát triển, quy trình làm vi c giữa các phịng ban và t hơn, nó
kh ng tương thích với h thống c ng ngh th ng tin (CNTT) đang vận hành tại doanh nghi p Chi phí cả trăm ngàn đ
la Mỹ cho vi c đổi mới quản l xem như đổ s ng đổ biển!

15

Copy right by Nguyen Thi Thanh Tam – ĐH Duy Tân


Giáo trình Management Information System
Tại một doanh nghi p sản xuất khác, h thống CNTT là… hàng trăm máy tính ri ng lẻ; mạng Internet và địa chỉ
e-mail chỉ được thiết lập ở một vài máy… kh ng chứa những dữ li u quan trọng Giám đốc doanh nghi p cho biết,
điều này nhằm hạn chế ở mức thấp nhất vi c mất dữ li u mật do virus, phần mềm gián đi p, tội phạm c ng ngh … đầy
dẫy tr n mạng Internet
Tuy nhi n, gần đây doanh nghi p đã thiết lập mạng nội bộ (LAN) để giảm bớt số máy tính sử d ng; cài đặt
phần mềm có bản quyền và “mở cửa” m i trường Internet trong c ng ty
“Chúng t i vừa mất một số khách hàng ở nước ngồi, vì đã làm cho họ cảm thấy bị giới hạn trong các giao dịch
qua e-mail Vi c sử d ng phần mềm kh ng hợp l , kh ng kịp thời nâng cấp h thống CNTT cũng làm chúng t i kh ng
thể kết nối vào h thống của họ”, giám đốc này nói
Đầu tƣ hợp lý
Hai trường hợp vừa n u cho thấy vi c đầu tư kh ng hợp l vào c ng tác quản l doanh nghi p bằng CNTT
Tr n thực tế, tùy vào quy m hoạt động và độ chuy n nghi p trong h thống quản l , CNTT có thể được áp d ng tại
doanh nghi p từ mức cơ bản (c ng c tác nghi p, kết nối li n lạc, quảng bá, tiếp thị…) đến chuy n m n hóa cao (sản
xuất, cung ứng, kế hoạch, kiểm soát, đo lường, cải tiến, huấn luy n…) Vì thế, trước khi quyết định đầu tư xây dựng
h thống CNTT, doanh nghi p cần nhìn thấy những lợi ích thực ti n qua vi c ứng d ng CNTT vào c ng tác quản l ,
tùy vào nhu cầu ở các cấp độ khác nhau của doanh nghi p như:
- Lập trang web để quảng bá hình ảnh, thương hi u

- Nâng cấp h thống CNTT để tăng khả năng hợp tác với đối tác.
- Tạo lợi thế cạnh tranh (một trang web chuyên nghi p có thể xóa đi ranh giới về tiềm lực tài chính, tuổi
đời… của doanh nghi p nhỏ).
Có thể khái quát bốn giai đoạn đầu tư CNTT tại doanh nghi p:
1. Xây dựng cơ sở hạ tầng - Trang bị máy tính.- Thiết lập mạng nội bộ (LAN).- Kết nối Internet và vi n thông.- H
thống an ninh cơ bản (tường lửa, phần mềm chống virus).- Công c tác nghi p căn bản (các phần mềm h thống, văn
phịng, kế tốn…)
2. Nâng cao hiệu quả hoạt động - Trang web, e-mail, di n đàn đi n tử, blog…- Soạn thảo trực tuyến.- Họp trực
tuyến.- Làm vi c từ xa qua mạng riêng ảo.
3. Tạo lợi thế cạnh tranh bền vững - Các phần mềm quản lý nhân sự, tài li u, dự án, quan h khách hàng…- Cổng
thông tin nội bộ.
4. Biến đổi và phát triển doanh nghiệp - Hoạch định tài nguyên doanh nghi p.- Quản lý chuỗi cung ứng.- Quản lý
quy trình kinh doanh.

16

Copy right by Nguyen Thi Thanh Tam – ĐH Duy Tân


Giáo trình Management Information System
Bốn giai đoạn này nên tạo thành một vịng khép kín, tức là sau khi hồn tất bốn bước đầu tư CNTT, doanh
nghi p cần quay lại bước ban đầu để tiếp t c đầu tư nâng cấp, nhằm tránh t t hậu trước sự biến đổi của CNTT trên thế
giới Đối với các doanh nghi p nhỏ và vừa ở Vi t Nam, để tránh những lãng phí khơng cần thiết cho vi c đầu tư
CNTT, có thể đưa ra bốn bước thực hi n:
- Nghĩ lớn (doanh nghi p cần nghĩ đến tương lai phát triển của mình).
- Bắt đầu nhỏ (chỉ cần đầu tư trước mắt những cơng ngh vừa sức mình).
- Sử dụng ngay (để có thể hi u chỉnh theo nhu cầu).
- Tăng dần đều (đầu tư lâu dài, mang tính chiến lược nên phải liên t c nâng cấp).
Để c thể hóa các bước thực hi n này, ơng Nhiên cho rằng trước hết doanh nghi p cần xác định rõ thực trạng và
nhu cầu về CNTT của mình để đầu tư đúng mức. Muốn vậy, doanh nghi p phải được tổ chức tốt, các quy trình phải

được chuẩn hóa trước khi đầu tư CNTT Kế đến, doanh nghi p cần xây dựng, thiết kế tổng thể h thống CNTT, lộ
trình thực hi n để vi c đầu tư kh ng bị manh mún hoặc thừa thãi.
“Vi c đầu tư n n triển khai từng bước và phải đưa vào sử d ng ngay để chỉnh sửa kịp thời những sai sót. Doanh
nghi p có thể tận d ng các thành phần rẻ tiền hoặc tìm kiếm các phương thức hi u quả trong q trình đầu tư CNTT”,
ơng Nhiên nói.
Bàn về phương thức đầu tư ít tiền, ơng Nhiên khuyên các doanh nghi p nhỏ n n nghĩ đến giải pháp dùng phần
mềm mã nguồn mở (mi n phí tiền bản quyền phần mềm). Hi n trên thế giới đã có hơn 150 000 phần mềm và dự án sử
d ng mã nguồn mở, với nhiều công ngh , giải pháp tùy theo nhu cầu của doanh nghi p.
Dưới đây là những lựa chọn cho doanh nghi p khi sử d ng phần mềm mã nguồn mở:
Ti u chí “sự khác bi t” ở đây đặc trưng cho mức độ
tương thích của phần mềm khi ứng d ng trong m i trường
doanh nghi p. Vì thế, tùy vào trình độ CNTT sẵn có, mức phí
sẵn sàng bỏ ra mà doanh nghi p có thể chọn lựa hình thức đầu
tư thích hợp.
ng Nhi n cũng lưu

vi c dùng phần mềm mã nguồn

mở chỉ giúp doanh nghi p tiết ki m được khoản tiền mua bản
quyền phần mềm. Doanh nghi p vẫn phải trả các khoản khác
như phí cài đặt, bảo trì, chuyển đổi dữ li u (từ phần mềm có bản
quyền sang)… cho c ng ty tư vấn, dịch v nếu doanh nghi p
khơng có khả năng “tự xoay xở”
Bên cạnh đó, ng Nhi n cho biết vi c dùng phần mềm mã nguồn mở có thể có những “bất ti n” khác như kh ng
được hỗ trợ của người lập trình (do doanh nghi p tự tải xuống trên mạng); tốn phí đào tạo nhân viên; có thể gặp khó
khăn trong giao dịch thương mại với khách hàng dùng phần mềm có bản quyền…

17

Copy right by Nguyen Thi Thanh Tam – ĐH Duy Tân

Giáo trình Management Information System
Giải pháp tiết kiệm
Ơng Lưu Nghi p Cường, Giám đốc Trung tâm Giải pháp phần mềm SSP, cũng chỉ ra một số điểm bất ti n mà
doanh nghi p sử d ng phần mềm mã nguồn mở có thể gặp phải như kh ng đáp ứng đúng nhu cầu của người dùng;
thiếu thống nhất, không thể tích hợp; người dùng chịu rủi ro về chất lượng…
Theo ng Cường, các doanh nghi p hi n có nhiều lựa chọn cho các giải pháp CNTT như dùng phần mềm
thương mại; phần mềm dùng thử với thời gian giới hạn; phần mềm “chia sẻ”; phần mềm cho phép sử d ng phi thương
mại… Vì thế, doanh nghi p cần hiểu mình muốn gì từ h thống CNTT, từ đó mới có thể quyết định vi c dùng phần
mềm mã nguồn mở, phần mềm mi n phí, phần mềm giá rẻ hay phần mềm cao cấp.
2.3. Triển khai Dự án HTTT
Triển khai và ứng dụng ERP: cần có một qui trình!
Một trong những nguy n nhân ảnh hưởng đến sự thành bại của q trình tin học hóa nói chung và vấn đề triển
khai, ứng d ng ERP nói ri ng cho một doanh nghi p đó là tính hợp l của các bước thực hi n Qui trình hóa một cách
rõ ràng các giai đoạn thực hi n là một y u cầu hết sức cần thiết để có thể đạt được những kết quả như mong muốn
Tùy theo từng nhà tư vấn giải pháp, tùy theo hi n trạng của từng doanh nghi p mà các bước đi có thể mang những đặc
trưng ri ng và cách thức thực hi n tương đối khác nhau…
Giai đoạn 1: Ý tưởng
tưởng là yếu tố căn bản đầu ti n để nhà quản trị doanh nghi p có thể đưa ra các quyết định đúng đắn Thiếu
tưởng, các bước đi tiếp theo vẫn có thể thực hi n được, nhưng kết quả mang lại sẽ kh ng cao, hoặc có thể chẳng đi đến
đâu
Điều này ví như một vị tướng, có thể xây dựng chiến lược, chiến thuật cho một đội quân và cùng ba quân xung
trận nhưng những chiến lược, chiến thuật ở đây đều được xây dựng và thực hi n một cách máy móc, khu n phép,
kh ng có bản sắc của một tư duy sáng tạo

tưởng có thể xuất hi n trong một chuyến du lịch, có thể nằm sau làn khói

nhẹ nhàng của một chén trà,…Càng tỉnh táo, càng lặng mình,

tưởng càng dồi dào, càng sáng suốt!

tưởng đối với

vi c triển khai và ứng d ng ERP cũng thế, rất đa dạng, li n quan đến nhiều lĩnh vực, nhiều sự lựa chọn,… Ở đây,
tưởng có thể là một sự bắt đầu hoặc đã từng có, nhưng chưa được thực hi n và dĩ nhi n nó xoay quanh vấn đề: Doanh
nghi p và ERP
Làm sao để nắm được đầy đủ th ng tin của các khách hàng? Chỉ cần nhấn “Enter” là biết ngay được doanh thu
bán hàng trong ngày! Đánh giá khả năng làm vi c của nhân vi n theo những ti u chí nào thì hợp l ?,… Đó là những
câu hỏi, những suy nghĩ có thể ph c v cho quá trình nảy sinh và hoạt động của tưởng Đ i khi chỉ cần quan sát vi c
sử d ng máy tính của nhân vi n, nhưng tờ báo cáo hàng tháng mà

tưởng sử d ng một phần mềm quản l , sắm sửa

trang thiết bị tin học nào đó,…sẽ xuất hi n trong đầu nhà quản l

tưởng thường đến từ những vấn đề đơn giản mặc

dù q trình hồn thi n tưởng thường khó khăn và phức tạp hơn

18

Copy right by Nguyen Thi Thanh Tam – ĐH Duy Tân


Giáo trình Management Information System
Giai đoạn 2: Hồn thiện ý tưởng: Xây dựng chiến lược, lập mục tiêu, vạch định hướng.
Cần phải hoàn thi n tưởng, bởi kh ng hoàn thi n, tưởng chỉ là những làn gió nhẹ thoảng qua và kh ng để lại
một dấu ấn gì cả

tưởng thường bùng l n như ngọn lửa, lửa thì kh ng bao giờ cháy được ở trong chân kh ng! Cần

phải có m i trường, cần phải có những điều ki n để cho

tưởng bùng cháy và trở thành những điều có ích trong thực

tế Xây dựng chiến lược, lập m c ti u, vạch định hướng là c ng vi c cần thiết để làm cho

tưởng có điều ki n bay

cao, bay xa.
Xây dựng chiến lược để làm nền tảng cho những đường đi nước bước trong suốt quá trình Các chiến lược được
đề xuất, lựa chọn cần phải dựa tr n sự phân tích đầy đủ, chính xác các nguồn lực của doanh nghi p: con người, qui
trình sản xuất kinh doanh, thực trạng ứng d ng tin học,…
Lập m c ti u để biết được cái đích mà mình cần đạt được
Định hướng để có được một con đường đi đúng đắn, khi đã có chiến lược và m c ti u, định hướng sẽ giúp cho
tưởng có điều ki n để hồn thi n trong thực tế
Ở giai đoạn này, doanh nghi p có thể tạo lập các tài li u, bảng biểu, sơ đồ,… để hỗ trợ cho vi c lập kế hoạch dự
án, dự kiến nguồn lực tham gia, ước lượng tiến độ thực hi n, dự trù ngân sách tài chính,…Những c ng vi c này sẽ
giúp cho doanh nghi p thấy được hi n trạng của mình: điểm mạnh, điểm yếu, khả năng thực hi n, để từ đó có thể đưa
ra những quyết định hợp l cho quá trình thực hi n tiếp theo
Giai đoạn 3: Thực hiện: Tìm hiểu, tiếp cận, đánh giá và lựa chọn giải pháp.
tưởng sau khi đã được hoàn thi n, vẫn chỉ là những ghi chép, lưu trữ tr n một h thống giấy tờ hoặc các sơ đồ
thiết

kế,

bảng

kế

hoạch,

m

tả

dự

máy tính Đã đến lúc doanh nghi p cần phải mạnh mẽ, quyết li t để thực tế hóa

án

tr n

màn

hình

tưởng ban đầu của mình Một số

c ng vi c, doanh nghi p cần phải thực hiển ở giai đoạn này:
 Tìm nhà tư vấn giải pháp
 Tiếp cận các phần mềm mà nhà tư vấn giới thi u hoặc tự mình tìm hiểu được
 Đánh giá, so sánh và lựa chọn phần mềm: đây là những c ng vi c hết sức quan trọng, li n quan đến
rất nhiều y u cầu: chi phí, chất lượng, khả năng thích ứng,…
 Thương lượng với các nhà cung cấp giải pháp
 Quyết định sẽ sử d ng phần mềm nào thích hợp với doanh nghi p mình nhất
Giai đoạn 4: Triển khai, thử nghiệm
Sau khi đã quyết định lựa chọn phần mềm, doanh nghi p sẽ bước vào giai đoạn triển khai và chạy thử nghi m

chương trình Đây là giai đoạn khó khăn nhất đối với bản thân doanh nghi p, sự thành c ng hay thất bại ph thuộc rất
nhiều vào kết quả của giai đoạn này Nếu triển khai, thử nghi m một cách nửa vời, kh ng đi đến đâu sẽ vừa tốn chi
phí, vừa mất thời gian mà chẳng mang lại một kết quả nào ngồi một số “kinh nghi m” được tích lũy th m Ở giai

19

Copy right by Nguyen Thi Thanh Tam – ĐH Duy Tân


Giáo trình Management Information System
đoạn này, những vấn đề thực tế trong hoạt động của doanh nghi p sẽ được đối chiếu vào các chức năng của phần
mềm: tính hợp l , khả năng phù hợp,…sẽ giúp nhà quản l thấy được những y u cầu mà phần mềm chưa đáp ứng
được Đây cũng là khoảng thời gian, nguồn nhân lực trong doanh nghi p được tiếp cận với những y u cầu quản l
mới, qui củ hơn Một số điểm cần lưu trong quá trình triển khai và thử nghi m:
* Chọn phương án triển khai phù hợp với hi n trạng của doanh nghi p.
* Thiết lập, đồng bộ, chỉnh sửa hoặc đổi mới h thống máy tính, mạng và các thiết bị phần cứng nếu có yêu cầu.
* Kiểm tra tất cả các tính năng có trong giải pháp.
* So sánh, đối chiếu chức năng hoạt động của phần mềm và các nghi p v sản xuất–kinh doanh thực tế.
* Ghi nhận các lỗi và yêu cầu nhà cung cấp giải pháp giải đáp những điểm còn vướng mắc.
Một điều đặc bi t chú : giai đoạn triển khai và thử nghi m giải pháp là giai đoạn rất quan trọng đối với sự
thành công hay thất bại của quá trình ứng d ng ERP. Trong thực tế, nhiều doanh nghi p đã đi đến bước này và không
thể tiến hơn được nữa, đành phải tạm dừng và chấp nhận những thi t hại về thời gian, chi phí đã phải bỏ ra.
Giai đoạn 5: Vận hành và ứng dụng thực tế
Nếu những bước triển khai ban đầu và thử nghi m thành công, doanh nghi p sẽ vui mừng đưa phần mềm vào
vận hành và quản lý các hoạt động sản xuất – kinh doanh một cách thực tế Đây là giai đoạn, doanh nghi p có thể thấy
được những kết quả tốt hơn trong quá trình hoạt động của mình. Doanh nghi p sẽ vừa hoạt động vừa bắt đầu hướng tới
những giải pháp hỗ trợ để tăng th m tính hi u quả mà h thống quản l đang mang lại Đây là giai đoạn mà nhiều
người cho rằng đã thành c ng ít nhiều…
Giai đoạn 6: Nâng cấp, phát triển, tái đầu tư
Theo thời gian, sự vật, hi n tượng có thể thay đổi. Yêu cầu quản lý, các nghi p v chức năng cũng kh ng nằm

ngoài yếu tố khách quan này Điều quan trong là doanh nghi p cần phải nhìn thấy được và đưa ra những quyết định
hợp lý. Một h thống phần mềm hoạt động lâu ngày cần được nâng cấp, cải tiến những chức năng đã có; mở rộng thêm
những chức năng mới. Lúc này, doanh nghi p khơng nên tự mãn với những thành cơng ít nhiều ở giai đoạn 5 mà cần
có th m đường hướng để tái đầu tư và phát triển h thống quản l đang vận hành của mình.
Giai đoạn 7: Là giai đoạn…
Đây là giai đoạn nằm ngoài 6 giai đoạn ở trên, nó gồm tất cả các bước đi mà dường như kh ng có bước đi nào
cả. Gọi là qui trình mà chẳng phải qui trình, lặng im mà thực hi n, mềm như mây tr i, nhẹ như lá bay, ti u dao như gió
thoảng…Triển khai và ứng d ng ERP là vậy chăng?!

2.4. Những thách thức khi sử dụng CNTT
Cơng ngh có thể là một cơng c vơ cùng giá trị giúp các chủ doanh nghi p hợp lý hoá hoạt động kinh doanh và
đẩy mạnh hi u suất cơng vi c Song đây cũng là một khía cạnh hai mặt và cịn khá bí ẩn đối với nhiều công ty.

20

Copy right by Nguyen Thi Thanh Tam – ĐH Duy Tân


Giáo trình Management Information System
Nếu sử d ng cơng ngh một cách hi u quả, bạn sẽ gặt hái được khơng ít lợi ích cho cơng vi c kinh doanh, cịn
bằng khơng, cơng ngh sẽ đồng nghĩa với những h thống thiếu hi u quả; vi c đánh mất khách hàng và là nguyên nhân
của nhiều vấn đề phức tạp khác.
Khi phải tiến hành quản lý các h thống công ngh trong cơng ty, có một số thách thức mà các chủ doanh
nghi p phải đối mặt Trong đó bốn thách thức lớn nhất là: thiếu sự hiểu biết để lựa chọn được cơng ngh thích hợp;
thiếu khả năng sắp xếp thứ tự ưu ti n về tầm quan trọng của các công ngh tại các thời điểm khác nhau; tích hợp cơng
ngh vào hoạt động kinh doanh và cuối cùng là khả năng bảo mật.
Trước tiên hãy bàn về sự thiếu hiểu biết công ngh .
Thiếu hiểu biết công nghệ
Mặc dù, các công ngh dường như ngày càng d sử d ng hơn, song đối với nhiều công ty, cơng ngh vẫn như
“chiếc hộp đóng kín” (Closed box) khi kh ng được am hiểu tường tận. Và chiếc hộp đóng kín này tạo ra một sự “phân

hố kỹ thuật số” (digital divide)
Ví d , hãy xem xét trang web của bạn Để xây dựng một trang web rất d dàng, nhưng khó khăn và “sự phân
hố kỹ thuật số” sẽ xuất hi n khi đối thủ cạnh tranh ứng d ng những công ngh mới trên trang web của họ giúp cho
vi c ph c v khách hàng được hi u quả hơn Trong khi đó, bạn lại kh ng làm được điều này.
Rất d đổ lỗi cho sự yếu kém của trang web là do thiếu tiền bạc, nhưng l do thực sự lại nằm ở chỗ các đối thủ
cạnh tranh có được những đặc tính riêng bi t mà trang web của bạn khơng có. Họ có sự hiểu biết nhất định để thuê một
chuyên gia IT hay tự mình ứng d ng các cơng ngh mới với các phần mềm tương thích
Ví d , vì khơng biết rằng có thể bổ sung một cơng c chat instant rất ti n lợi chỉ với một vài USD mỗi tháng,
nên bạn đã thiếu nó trên trang web của mình trong khi các đối thủ cạnh tranh lại có.
Vậy bạn có thể tự “đào tạo” mình như thế nào để có sự hiểu biết về những cơng ngh mà bạn nên có?
Bạn hãy đặt ra m c ti u đọc kỹ các chuyên m c công ngh trong các tạp chí kinh doanh hàng tuần hay hàng
tháng, hoặc đăng k một vài newsletters trực tuyến mi n phí có nội dung về công ngh cho các công ty nhỏ.
Bạn cũng cần thường xuyên giữ mối liên h với các nhà tư vấn công ngh địa phương để họ thường xuyên cung
cấp thông tin cho bạn về các công ngh mới cần ứng d ng trong kinh doanh.
Ngoài ra, sẽ rất hữu ích với vi c tận d ng lợi thế của các buổi hội thảo chuy n đề công ngh mi n phí hay với
chi phí thấp được tổ chức tại địa phương
Thiếu khả năng sắp xếp thứ tự ƣu tiên
Có thể bạn biết rõ về các cơng ngh mới nhất, đồng thời có các nhà tư vấn tuy t vời hướng dẫn bạn. Song hầu
như bạn có rất ít thời gian và tiền bạc để ứng d ng các cơng ngh bạn cần. Do vậy, vi c có được một bản kế hoạch
nhằm sắp xếp thứ tự ưu ti n những công ngh bạn quyết định ứng d ng và các thời điểm c thể là rất quan trọng.

21

Copy right by Nguyen Thi Thanh Tam – ĐH Duy Tân


Giáo trình Management Information System
Ví d , giả sử rằng đội ngũ nhân vi n bán hàng của c ng ty bạn đang tăng trưởng mạnh và bạn cần quan tâm tới
vi c ứng d ng một h thống email kh ng dây
Sau đó nhà quản l tiếp thị của c ng ty nói với bạn rằng bạn phải mở rộng phòng ban tiếp thị và cần quan tâm

đến vi c bổ sung h thống WiFi trong văn phòng c ng ty để tạo điều ki n thuận lợi cho các nhân vi n
Nhưng vào cùng thời gian này, bạn cũng nhận ra rằng ngày càng nhiều các giao dịch bán hàng được thực hi n
ngoài địa phương và bạn n n mở rộng trang web để ph c v các khách hàng được tốt hơn
Trong trường hợp này, rõ ràng một bản kế hoạch c ng ngh (tương tự như một kế hoạch kinh doanh) là v cùng
thiết yếu Bạn n n quan tâm tới các m c ti u ngắn hạn, trung hạn và dài hạn
Vi c sử d ng bản kế hoạch c ng ngh sẽ giúp bạn đầu tư một cách kh n ngoan cho những c ng ngh thích hợp
vào những thời điểm thích hợp Kh ng có bản kế hoạch c ng ngh , bạn sẽ lu n cảm thấy mình đang chạy sau “con tàu
c ng ngh ” thay vì quản l và kiểm sốt nó
Tích hợp thơng tin
Vào thời điểm đầu ti n của vi c ứng d ng c ng ngh , bạn sử d ng Microsoft Excel để lưu trữ dữ li u và th ng
số Khi kinh doanh tăng trưởng, bạn có thể bắt đầu sử d ng PDA và Microsoft Outlook để lưu trữ các th ng tin khách
hàng Sau đó, một số lượng nhân vi n bắt đầu sử d ng phần mềm ACT để quản l khách hàng, trong khi nhà quản l
tiếp thị của c ng ty sử d ng các ứng d ng phần mềm máy chủ Xin chúc mừng bạn! Những thứ tự ưu ti n ứng d ng
c ng ngh như tr n là hồn tồn thích hợp Giờ đây, thách thức của bạn là làm sao để th ng qua c ng ngh , bạn tích
hợp được các dữ li u và th ng tin trong toàn c ng ty thành một thể thống nhất
Khi kinh doanh tăng trưởng, bạn phải đảm bảo rằng các dữ li u kinh doanh được tích hợp với nhau một cách
chặt chẽ nhất trong khả năng có thế Các dữ li u bán hàng, lưu kho và th ng tin tiếp thị phải được kết nối để bạn có thể
ph c v khách hàng tốt nhất và gia tăng lợi nhuận cho c ng ty
Khi lượng hàng tồn kho ở mức thấp, bạn kh ng muốn hứa với một khách hàng rằng bạn có thể cung cấp cho họ
một cái gì đó mà bạn thực sự kh ng thể cung cấp Nếu đó một khách hàng VIP thường xuy n mua sắm sản phẩm/dịch
v bạn cung cấp, bạn n n biết rõ về vi c này và có khả năng chuẩn bị những mặt hàng cùng chủng loại cung cấp cho
họ trong trường hợp thiếu hàng
Vi c tích hợp c ng ngh vào hoạt động kinh doanh là yếu tố thiết yếu đem lại các kết quả tăng trưởng mạnh mẽ,
và bạn cần tìm ra một phương thức để thực hi n tốt c ng vi c này Cho dù bạn tự mình hoạch định ra hay thu một
chuy n gia IT giúp đỡ, hãy lu n đảm bảo để nó là một phần quan trọng trong bản kế hoạch c ng ngh của bạn
Bảo mật
Một thách thức IT khác mà các c ng ty phải đối mặt là làm thế nào để bảo v các dữ li u khỏi sự xâm hại từ
trong nội bộ và b n ngoài Các hacker lu n muốn lấy cắp dữ li u Lũ l t, hoả hoạn, động đất và bão có thể phá huỷ h
thống máy tính của bạn hay có những nhân vi n muốn xoá dữ li u sau khi bán các th ng tin cho đối thủ cạnh tranh của
bạn Và bạn cũng có thể v tình xố nó đi

22

Copy right by Nguyen Thi Thanh Tam – ĐH Duy Tân


Giáo trình Management Information System
Để đảm bảo rằng dữ li u được bảo v an toàn, bạn phải thực hi n ba điều: 1) bảo v nó khỏi các hacker và
những người cần tiếp cận; 2) cài đặt một h thống sao lưu dữ li u để đảm bảo dữ li u sẽ kh ng bị mất đi trong cả
những trường hợp xấu nhất; 3) đảm bảo rằng bạn có thể ph c hồi dữ li u nhanh chóng nhất
Có thể nói, vi c nhanh chóng ứng d ng IT vào hoạt động kinh doanh đang là một vấn đề cấp thiết hi n nay Tuy
nhi n, khả năng áp d ng thành c ng IT vẫn cịn có rất nhiều thách thức được đặt ra Nhi m v của bạn là phải kịp thời
nhận ra những thách thức lớn nhất cản trở con tàu IT thẳng tiến cùng phương thức chèo lái và kiểm sốt nó

Câu hỏi ơn tập và thảo luận
1.

Nêu vai trị chính của HTTT?

2.

N u các giai đoạn đầu tư CNTT tại doanh nghi p?

3.

N u tóm tắt các giai đoạn triển khai và ứng d ng ERP?

4.

N u Những thách thức khi sử d ng CNTT?

CHƢƠNG 3.
CÁC THÀNH PHẦN CƠ BẢN VÀ VAI TRÒ CỦA HTTT
TRONG TỔ CHỨC DOANH NGHIỆP
Mục đích:
Chương này cung cấp khái ni m một số yếu tố kỹ thuật có li n quan đến vi c thiết kế một h thống th ng tin
Nội dung chính:
Phần cứng, phần mềm, các phương thức truyền th ng, mạng máy tính và nhân sự
H thống th ng tin hình thành với 5 thành phần cơ bản: (1) các thiết bị phần cứng, (2) các chương trình phần mềm, (3)
các cơ sở dữ li u, (4) h thống truyền th ng và (5) nhân sự Chương này đi sâu phân tích từng thành phần của h thống
thông tin.

23

Copy right by Nguyen Thi Thanh Tam – ĐH Duy Tân


Giáo trình Management Information System
3.1. Phần cứng
Máy tính là thiết bị nhập dữ li u đầu vào, chuyển đổi những dữ li u này theo các chỉ l nh và hướng dẫn có sẵn,
và xuất ra th ng tin đã được xử l Một h thống máy tính hi n đại thường bao gồm: một bộ xử l trung tâm (CPU), bộ
nhớ sơ cấp (), bộ nhớ thứ cấp, các thiết bị vào/ra và thiết bị li n lạc (hình 2.1).

Bộ nhớ thứ
cấp:
- Đĩa từ
- Băng từ
Thiết bị
vào:

- Đĩa
quang

Thiết bị ra:

- Bàn phím
- Nguồn dữ
liệu tự
động truy
cập
- Chuột
- Màn hình
cảm ứng

Bộ xử lý

- Máy in

trung tâm

- Máy vẽ
- Màn hình
- Vi phim

Bộ nhớ sơ
cấp

- Thiết bị
quét số

Hình 3.1. Các thành phần của một h thống máy tính
Bộ vi xử l trung tâm có nhi của v chế tác

Thiết bị
truyền
dữ thơng
li u th

thành dạng có ích hơn đồng thời điều khiển các bộ

phận khác của h thống máy tính Bộ nhớ sơ cấp lưu trữ tạm thời dữ li u và các chỉ l nh trong quá trình xử l , còn các
phương ti n lưu trữ thứ cấp (đĩa từ, đĩa quang, băng từ) lưu trữ dữ li u và các chương trình khi chưa được dùng tới
trong quá trình xử l

Thiết bị vào, như bàn phím hoặc con chuột, chuyển đổi dữ li u và các chỉ l nh thành dạng đi n

tử để làm đầu vào cho máy tính Thiết bị ra như máy in và thiết bị hiển thị video, biến đổi dữ li u đi n tử lấy từ h
thống máy tính và hiển thị dưới dạng con người có thể hiểu được Thiết bị li n lạc cung cấp các kết nối giữa máy tính
và các mạng li n lạc
Để th ng tin có thể luận chuyển trong h thống máy tính và trở thành dạng thích hợp để xử l , tất cácc các biểu
tượng, hành ảnh hoặc từ ngữ phải được rút gọn thành một chuổi các k tự nhị phân Một k tự nhị nhâp được gọi là
một bit và thể hi n bằng số 0 và 1 Ví d : trong máy tính, sự hi n di n của một tín hi u từ hoặc đi n tử có nghĩa là số
1, sự vắng mặt của tín hi u đó sẽ hiển thị là 0 Máy tính thực hi n thao tác trực tiếp với các k tự nhị phân, cả rời rạc
lẫn kết chuổi, và tạo thành các byte Mỗi byte là một chuổi 8 bit liền kề nhau, tạo thành đơn vị dữ li u cơ sở của máy
tính cá nhân Mỗi byte có thể được dùng để lưu trữ một số nhị phân, một biểu tượng, một k tự hay một phần hình
ảnh Ví v : 01000001 là một byte thể hi n chữ A
3.2. Phần mềm

24

Copy right by Nguyen Thi Thanh Tam – ĐH Duy Tân


Giáo trình Management Information System
Phần mềm của h thống quản l các nguồn lực của h thống máy tính Nó bao gồm hai loại: phần mềm h thống
và phần mềm ứng d ng (xem hình 2 4)
3.2.1. Phần mềm hệ thống
Phần mềm h thống là những chương trình giúp cho người sử d ng quản l , điều hành hoạt động của các thiết
bị phần cứng (máy tính, máy in, máy phát, thiết bị nhớ, v v ) Nói cách khác, phần mềm h thống hoạt động như một
bộ phận kết nối giữa máy tính với các chương trình ứng d ng mà người sử d ng muốn thực hi n Có 2 dạng phần mềm
h thống: (1) h điều hành và (2) phần mềm h thống khác
3.2.2. Phần mềm ứng dụng
Có nhiều loại phần mềm ứng d ng đang được sử d ng hi n nay và thường là đã được viết hồn chỉnh và đóng
gói để phân phối tới các đối tượng người sử d ng khác nhau Các phần mềm ứng d ng thực hi n nhi m v hỗ trợ
người sử d ng thực hi n các c ng vi c của họ như soạn thảo văn bản, tính tốn, vẽ đồ hoạ, nghe nhạc, xem phim,
v v Một số các doanh nghi p lớn hi n nay có thể tự viết các phần mềm ứng d ng nhằm ph c v những hoạt động đa
dạng trong doanh nghi p Có thể chia ra làm hai loại phần mềm ứng dung chính: phần mềm ứng d ng đa năng và phần
mềm ứng d ng chuy n bi t
Phần mềm ứng dụng đa năng: bao gồm phần mềm xử l văn bản, bảng tính đi n tử, phần mềm quản l t p dữ
li u, phần mềm quản l cơ sở dữ li u, phần mềm quản l th ng tin cá nhân (lịch c ng tác, danh bạ đi n thoại, sổ ghi
chép, danh thiếp, nhật k ,v v ), phần mềm đồ hoạ, phần mềm trình di n văn bản (Power Point), phần mềm đa phương
ti n (trợ giúp kết nối dữ li u dạng văn bản, hình ảnh và âm thanh tr n các thiết bị video và audio), phần mềm thống k ,
phần mềm trợ giáo và huấn luy n, phần mềm trợ giúp thiết kế và chế tạo (Auto CAD), phần mềm tự động hố văn
phịng.
Phần mềm ứng dụng chun biệt: bao gồm các phần mềm sử d ng cho các c ng vi c chuy n bi t Ví d như:
phần mềm kế toán, phần mềm marketing, phần mềm quản l tài chính doanh nghi p, phần mềm quản l sản xuất, phần
mềm quản trị tác nghi p, phần mềm ứng d ng trong khoa học tự nhi n, vật l xã hội
Hộp 2.1: Gói phần mềm ứng dụng và phần mềm tăng năng suất
Nhiều phần mềm sư d ng trong kinh doanh ngày nay bao gồm các gói phần mềm ứng d ng và c ng c tăng năng
suất màn hình nền Một gói hình nền là một bộ các chương trình được viết sẵn, mã hố sẵn mà các c ng ty hoặc cá

nhân có thể mua hoặc sử d ng ngay thay vì tự mình soạn thảo từng chức năng Phần lớn các gói phần mềm là phần
mềm ứng d ng
Phần mềm xử lý văn bản
Phần mềm xử l văn bản (word processing software) lưu trữ và chỉnh sửa dữ li u đi n tử trong các t p tin
Microsoft Word và WordPerfect là 2 gói phần mềm xử l văn bản phổ biến Ngồi ra cịn có các phần mềm chế bản
văn phòng như Adobe PageMarker hay QarkXPress cho phép soạn thảo các ấn phẩm chuy n nghi p hơn (tập quảng
cáo và giới thi u về c ng ty, sổ tay, sách )
Bảng tính

25

Copy right by Nguyen Thi Thanh Tam – ĐH Duy Tân