Tài liệu Bảy hành động đem lại hiệu quả tốt trong giao tiếp ppt

Bảy hành động đem lại hiệu quả tốt trong giao tiếp

Chuyên gia về kỹ năng giao tiếp Dennis Rivers – tác giả quyển sách “The Seven
Challenges - A Workbook and Reader About Communicating More Cooperatively” -
Đề xuất bảy hành động nhằm giúp bạn đạt hiệu quả tốt trong giao tiếp.
1) Hành động 1: Lắng nghe kỹ lưỡng và hồi đáp.
Đầu tiên bạn nên lắng nghe và ghi nhận những gì bạn nghe, ngay cả khi bạn không
đồng ý với chúng, trước khi bắt đầu trình bày trải nghiệm hoặc quan điểm của bạn.
Nếu bạn muốn được người khác chú ý đến lời nói của mình, hãy chú ý lắng nghe họ
trước tiên, nghe và đưa ra những lời tóm tắt ngắn về những gì bạn nghe được (đặc biệt
chú ý tình cảm - cảm xúc của người nói) trước khi bày tỏ những kinh nghiệm hoặc ý
kiến riêng của bạn. Cách nghe được đề xuất ở đây tách biệt việc thấu hiểu với việc
đồng ý. Hiểu được tư tưởng và tình cảm người khác không đồng nghĩa với việc bạn
chấp nhận hay đồng ý hành động của người khác, hoặc cách trải nghiệm, hoặc bạn sẽ
làm bất cứ điều gì họ đề nghị.

2) Hành động 2: Giải thích mục đích đàm thoại của bạn cho đối tác và mời hội
thoại
Bạn có thể giúp đối tác của bạn hợp tác tốt hơn và giảm thiểu khả năng hiểu sai bằng
cách bắt đầu cuộc hội thoại với một lời mời ngắn gọn về cuộc hội thoại mà bạn mong
đợi. Nếu cuộc hội thoại càng quan trọng bao nhiêu thì việc đối tác hiểu rõ toàn cảnh
của sự việc càng quan trọng bấy nhiêu. Phần lớn các cuộc hội thoại thu hút được một
trong gần ba mươi cách chú ý khác nhau, nghĩa là đối tác của bạn cũng sẽ cộng tác
với nhiều cách khác nhau. Họ có thể làm tốt hơn một vai trò cụ thể trong cuộc hội
thoại nếu như bạn rõ ràng về chính mình, sau đó xác định giúp đối tác vai trò bạn
mong muốn, thay vì để cho họ phỏng đoán xem bạn đang muốn gì.
Nếu bạn cần có một cuộc hội thoại dài, phức tạp và ít cảm xúc, việc bạn giải thích tóm
tắt mục tiêu của bạn và mời gọi sự chú ý của đối tác sẽ đem đến một sự thay đổi lớn
lao. Nhiều nhà thương thuyết thành công luôn bắt đầu cuộc hội thoại với lời mở đầu là
: “Tôi muốn trao đổi với anh vài phút về chủ đề [tên chủ đề]. Khi nào anh thuận lợi?”.
Bài tập từ bước này sẽ khuyến khích bạn mở rộng danh sách các cuộc hội thoại khả

thi, sau đó thực hành cách bắt đầu.

3) Hành động 3: Diễn tả rõ ràng và hoàn chỉnh:
Bình tĩnh và cung cấp thêm thông tin rõ ràng cho người nghe về những gì bạn đang trải
nghiệm, bằng cách dùng các mệnh đề “Tôi”. Một cách khác để giúp người nghe nhiệt tình là
vận dụng 5 khía cạnh khác nhau của sự trải nghiệm. Ví dụ về một cách dùng mệnh đề “Tôi”
mà nhiều nhà nghiên cứu đã nhận ra được sau gần nửa thế kỷ (Đọc bảng kèm)


Bất cứ khi nào một người thật tình lắng nghe một người khác, một quá trình sáng tạo
sẽ được hình thành ngay khi người nghe tái hiện lại trải nghiệm của người nói. Nếu
bạn chia sẻ kinh nghiệm thông qua việc sử dụng “5 mệnh đề Tôi” càng rõ ràng và đa
dạng bao nhiêu, người nghe sẽ càng dễ dàng tái hiện lại trải nghiệm của bạn chính xác
và hiểu rõ bạn đang nghĩ gì. Điều này hoàn toàn thích hợp với mọi trường hợp, dù là
khi bạn đang muốn giải quyết một vấn đề hay muốn diễn tả lòng biết ơn cho một ai
đó. Diễn tả bản thân một cách cẩn thận sẽ khiến bạn mất thêm thời gian so với việc
diễn tả nhanh, nhưng nếu bạn tính luôn cả khoảng thời gian người ta hiểu lầm và bắt
tay vào làm việc với sự hiểu lầm, thì việc diễn tả rõ ràng bao giờ cũng sẽ mất ít thời
gian hơn.

4) Hành động 4: Diễn giải sự phiền lòng của bạn (Hoặc của người khác) thành
một yêu cầu cụ thể và giải thích yêu cầu của bạn.
Nhằm mục đích xây dựng tốt sự cộng tác, hãy đề nghị những gì bạn cần bằng cách
dùng ngôn ngữ cụ thể, hướng hành vi, chủ động, thay vì nói chung chung “tại sao”,
“tại sao không”, “chắc có người phải…”. Giúp đối tác của bạn tiếp thu yêu cầu của
bạn bằng cách giải thích lời yêu cầu bằng các từ “Để mà…”, “điều đó sẽ giúp tôi…”,
hoặc “để…”. Ngoài ra khi bạn nhận được lời than phiền từ người khác, hãy diễn tả và
lặp lại dưới dạng một yêu cầu đề nghị.

5) Hành động 5: Hỏi những câu hỏi mở và sáng tạo:

Nhằm mục đích kết hợp tốt với cuộc sống và công việc của mình vào cuộc sống và
công việc của người khác, chúng ta cần biết rõ người khác nghĩ gì, cảm thấy gì, muốn
gì và dự định điều gì. Nhưng những câu hỏi dạng “Có / không” thường có xu hướng
đóng. Nhằm mục đích khuyến khích đối tác chia sẻ suy nghĩ và cảm xúc, hãy đặt ra
những câu hỏi mở. Ví dụ như nên hỏi “Bạn nhận thấy món ăn / bộ phim / bài diễn
thuyết / ông bác sĩ đó như thế nào?” thay vì chỉ đơn giản “Bạn có thích không?”, vì
câu hỏi thứ hai có khả năng sẽ nhận được câu trả lời đơn giản là có hoặc không.

6) Hành động 6: bày tỏ lòng biết ơn.
Để xây dựng mối quan hệ tốt với mọi người xung quanh, hãy bày tỏ lòng biết ơn, sự
vui vẻ, sự khuyến khích. Trong cuộc sống ta thường xuyên phải giải quyết nhiều vấn
đề và sự đổ vỡ, nên chúng ta sẽ rất dễ dàng rơi vào tình trạng nhìn xung quanh chỉ
thấy vấn đề. Nhưng một quan hệ tốt đòi hỏi chúng ta luôn chú ý và đáp ứng lại những
gì là tốt đẹp, đáng quý, ví dụ như hoàn thành tốt công việc hay nấu một bữa ăn ngon.
Sự biết ơn sẽ giúp cho mối quan hệ đủ mạnh để vượt qua sự khác biệt và bất đồng.
Các nhà tư duy và các nhà nghiên cứu trong nhiều lĩnh vực khác nhau đã đi đến một
kết luận tương đồng : Một mối quan hệ bền vững cần có nhân tố biết ơn và tôn trọng.

7) Hành động 7: Xây dựng mối quan hệ giao tiếp tốt như là một phần việc quan
trọng trong ngày
Để phát triển các kỹ năng giao tiếp mới trong nhiều tình huống đa dạng, bạn cần phải
thực hành hằng ngày trong nhiều tình huống khác nhau, cho đến khi chúng trở thành
bản năng tự nhiên. Hành động thứ bảy là thực hành các kỹ năng giao tiếp của bạn
hằng ngày và cảm nhận được ảnh hưởng của chính mình với mọi người xung quanh.
Hành động này bao gồm việc học hỏi và xem mỗi cuộc giao tiếp như một cơ hội để
phát triển kỹ năng, mỗi một hành động như một cơ hội để diễn tả sự biết ơn, mỗi cuộc
tranh luận là cơ hội để diễn giải sự phiền lòng thành yêu cầu v.v.
Một bước tiến trong hành động thứ bảy này của bạn sẽ giúp bạn tránh xa khỏi tình
trạng không được quý mến, không được tôn trọng như hiện tại, và học cách tạo dựng
một mảnh đất của các mối quan hệ và tương tác lẫn nhau.