Tài liệu Sổ tay P.R. “in-house” 9 cách để có quan hệ với truyền thông (phần 3) pptx

Sổ tay P.R. “in-house” 9 cách để có quan hệ với
truyền thông (phần 3)
Xây dựng những mối quan hệ bền vững. Hãy tận dụng thời gian trước
khi khủng hoảng xảy ra (nếu có) để làm quen với những phóng viên
then chốt trong địa phương và với giới báo chí thương mại. Không có
cách nào để làm cho họ hiểu rằng họ có thể nâng điện thoại lên gọi
cho bạn để nói chuyện với bạn về một đề tài nào đó

1. Công ty của bạn nên luôn luôn có một danh sách những phóng viên then
chốt với đầy đủ số điện thoại, số fax và địa chỉ e-mail nếu có thể. Danh
mục ABC là một nguồn tham khảo rất tốt.
2. Hãy tìm hiểu quy trình làm việc của giới báo chí. Các nhà báo làm một
nghề khá vất vả, y như những kỹ sư xây dựng. Chuyên môn của họ cũng
có những cung bậc và đường đi riêng của nó. Hãy chắc chắn là bạn nắm
rõ được “deadlines” của các nhà báo và thường xuyên gặp gỡ họ.

3. Hãy rõ ràng và trung thực. Đừng rụt rè cũng đừng dối trá với các nhà
báo. Những điều đó sẽ luôn là nỗi ám ảnh đối với bạn.

4. Đừng quên ghi âm. Nếu có thể, hãy luôn luôn “ghi âm” khi nói chuyện
với các nhà báo. Không ghi âm sẽ chỉ tạo ra tình cảnh tiến thoái lưỡng nan
cho các nhà báo và đem đến những rắc rối không lường trước được cho
bạn. Bạn không phải đưa ra bất kỳ thông tin nào mà bạn không muốn,
những bạn không bao giờ nên đưa ra thông tin chủ đạo nếu như bạn
không muốn nói về bạn hoặc công ty bạn.

5. Thư giãn. Một nhà báo sẽ luôn cho rằng bạn cố gắng dấu giếm thông
tin nào đó nếu bạn tỏ ra yếm thế hoặc lo lắng, và điều này còn có vẻ trầm
trọng hơn nếu bạn trả lời trên truyền hình hay phát thanh. Nên nhớ bạn
được ban cho cơ hội để thể hiện câu chuyện ở góc nhìn của bạn, cho nên
hãy thư giãn và sắp xếp các suy nghĩ của bạn.

6. Luôn nắm vững thông điệp. Hãy xác định được những điểm then chốt
bạn muốn đưa ra trong buổi phỏng vấn. Ví dụ:

“Công ty Xây dựng XYZ đã dành được kỷ lục lớn nhất về an toàn, hiệu
quả, chất lượng cao và giá cả hợp lý trong lĩnh vực xây dựng. Thêm vào
đó, đội ngũ nhân viên của chúng tôi luôn tình nguyện cung cấp dịch vụ tận
nơi cho người sử dụng.”

Đừng tính đến những câu hỏi của người phỏng vấn, hãy tiếp tục trở lại với
thông điệp mấu chốt mà bạn muốn nói. Biến những câu hỏi có tính chất
tiêu cực sang hướng trả lời tích cực. Không bao giờ khẳng định mặt tiêu
cực của nó. Nếu nhà báo đó hỏi: “Có phải công ty bạn đã có những thất
bại thảm hại trong việc đảm bảo an toàn?” không bao giờ được trả lời:
“Không, chúng tôi chưa bao giờ gặp những thất bại thảm hại trong việc
đảm bảo chỉ tiêu an toàn.” Trong con mắt của công chúng, họ sẽ chỉ nhớ
tới hai cụm từ là “công ty chúng tôi” và “thất bại thảm hại về chỉ tiêu an
toàn.” Thay vào đó, hãy nói “Công ty chúng tôi đã đạt được thành tích về
sự an toàn, chất lượng cao trong xây dựng. Công ty chúng tôi được thiết
kế để đảm bảo là một nơi làm việc an toàn, và chúng tôi tự hào về công ty
(trong việc tham gia vào các chương trình an toàn quốc gia, các giải
thưởng, cẩm nang, các buổi hội thảo về an toàn xây dựng, …).”

7. Chuẩn bị. Hãy tính trước những câu hỏi khó mà nhà báo có thể hỏi bạn.
Hãy trả lời một cách ngắn gọn và tích cực. Nếu công ty bạn đã vi phạm
một điều gì trước đó, hãy nói là rất lấy làm tiếc vì điều đó và công ty của
bạn đã giải quyết tốt vấn đề này. Nhanh chóng quay lại với thông điệp then
chốt của bạn là công ty của bạn sẽ trở thành một doanh nghiệp hàng đầu
và cam kết với công chúng là bạn sẽ làm được điều đó.

8. Tỏ ra tích cực và nhiệt tình. Hãy có một vẻ mặt cởi mở. Bạn muốn mọi
người nhìn bạn như một “người tốt” như bạn vốn có? Đừng xuất hiện trên
truyền hình với một vẻ mặt giận dữ. Đừng tỏ ra nóng ruột, lo lắng hay cáu
bẳn khi trò chuyện với phóng viên qua điện thoại.

9. Hãy nhắc lại thông điệp chính của bạn. Lặp đi lặp lại. Lặp đi lặp lại. Lặp
đi lặp lại. Nếu bạn muốn khẳng định doanh nghiệp của bạn là một doanh
nghiệp tốt, một bộ phận nhất định của công chúng sẽ ghi nhớ điều này khi
bạn luôn khẳng định lại nó.