Giáo trình quản trị văn phòng (nghề quản trị kinh doanh) cđ kinh tế kỹ thuật TP HCM

ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ KỸ THUẬT
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH


GIÁO TRÌNH
MƠ ĐUN: QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG
NGÀNH: QUẢN TRỊ KINH DOANH
TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG

Thành phố Hồ Chí Minh, năm 2020


ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ KỸ THUẬT
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH


GIÁO TRÌNH
MƠ ĐUN: QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG
NGÀNH: QUẢN TRỊ KINH DOANH
TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG

THÔNG TIN CHỦ NHIỆM ĐỀ TÀI
Họ tên: Lê Nguyễn Phương Liên
Học vị: Thạc sĩ
Đơn vị: Khoa Quản Trị Kinh Doanh
Email:

TRƯỞNG KHOA

TỔ TRƯỞNG
BỘ MÔN

CHỦ NHIỆM
ĐỀ TÀI

HIỆU TRƯỞNG
DUYỆT

Thành phố Hồ Chí Minh, năm 2020


TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN
Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thơng tin có thể được phép
dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo.
Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh
thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm.


LỜI GIỚI THIỆU
Văn phịng, cơng sở… là những khái niệm mà chúng ta vẫn thường nghe
hằng ngày. Tại Việt Nam, quản trị văn phịng có từ khá sớm, cung cấp nguồn nhân
lực cho các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính phủ. Những cá nhân làm việc
trong lĩnh vực này còn gọi là quản trị viên văn phòng hay quản lý văn phịng. Họ
đóng vai trị chính trong bất kỳ cơ quan nhà nước tổ chức nào, bất kể quy mơ lớn
hay nhỏ. Vậy Quản trị văn phịng là gì? Quản trị viên văn phịng làm những cơng
việc gì?
Quản trị văn phịng theo thuật ngữ chun mơn là một tập hợp hoạt động
hằng ngày có liên quan đến việc thiết kế, triển khai thực hiện, theo dõi đánh giá và
đảm bảo q trình làm việc trong một văn phịng của một tổ chức luôn đạt năng

suất và hiệu quả. Một người quản trị văn phịng có trách nhiệm giám sát và theo
dõi hệ thống, bảo đảm tất cả các chức năng quản trị văn phòng được phối hợp để
đạt được mức năng suất cao nhất cho công ty, doanh nghiệp và tổ chức.
Giáo trình Quản trị văn phịng được biên soạn nhằm hỗ trợ cho việc giảng
dạy và học tập, nghiên cứu cho các sinh viên bậc cao đẳng nghề ngành Quản trị
kinh doanh, trang bị cho sinh viên những kiến thức cần thiết để thực hiện các
nghiệp vụ như nghiệp vụ thư ký lễ tân văn phòng, các công việc về nhân sự, quản
lý hệ thống thông tin, ..... và hình thành kỹ năng hành chính như soản thảo và ban
hành văn bản, quản lý lưu trữ và khai thác hồ sơ.
Nội dung bài giảng được kết cấu thành 05 bài, cụ thể như sau:
Bài 1: Một số vấn đề chung về quản trị văn phòng
Bài 2: Quản trị hành chính văn phịng
Bài 3: Tổ chức và phục vụ nơi làm việc
Bài 4: Một số nghiệp vụ cơ bản của văn phòng
Bài 5: Soạn thảo và quản lý văn bản
Bài 6: Cơng tác lưu trữ
Giáo trình do ThS.Lê Nguyễn Phương Liên (chủ biên) cùng Ths. Trần Thị
Hồng Hạnh biên soạn. Các tác giả đã có nhiều cố gắng để biên soạn giáo trình này,
song chắc chắn giáo trình khơng tránh khỏi những thiếu sót. Kính mong đồng
nghiệp và bạn đọc đóng góp ý kiến để giáo trình được hồn thiện hơn.
Xin trân trọng cám ơn!
Tp. Hồ Chí Minh, ngày 24 tháng 08 năm 2020

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

4


MỤC LỤC
BÀI 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG ............... 11

1. Khái niệm, chức năng và nhiệm vụ văn phòng ............................................... 11
1.1. Khái niệm văn phòng .................................................................................. 11
1.2. Chức năng văn phòng ................................................................................. 15
1.3. Nhiệm vụ văn phịng................................................................................... 16
2. Quản trị hành chính văn phịng........................................................................ 18
2.1. Khái niệm quản trị và Quản trị hành chính văn phịng ................................ 18
2.2. Chức năng của Quản trị hành chính văn phòng ........................................... 18
3. Tổ chức bộ máy văn phòng.............................................................................. 19
3.1. Hình thức, cơ cấu tổ chức bộ máy văn phịng.............................................. 19
3.2. Bố trí văn phịng ......................................................................................... 20
3.3. Trang thiết bị văn phịng và hiện đại hóa cơng tác văn phòng ..................... 25
4. Thực hành......................................................................................................... 26
BÀI 2: QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG.............................................. 27
1. Quản trị thời gian ............................................................................................. 27
1.1. Sự cần thiết của quản trị thời gian ............................................................... 27
1.2. Nguyên nhân làm mất thời gian .................................................................. 28
1.3. Các biện pháp quản trị thời gian ................................................................. 28
2. Quản trị thông tin ............................................................................................. 35
2.1. Tổng quan .................................................................................................. 35
2.2. Quản lý văn bản đi – đến ............................................................................ 37
2.3. Văn thư nội bộ ............................................................................................ 43
2.4. Văn thư điện tử ........................................................................................... 43
3. Quản trị hồ sơ ................................................................................................... 45
3.1. Khái niệm ................................................................................................... 45
3.2. Tiến trình quản trị hồ sơ.............................................................................. 46
3.3. Các công cụ và hệ thống lưu trữ ................................................................. 49
3.4. Thủ tục lưu trữ hồ sơ .................................................................................. 51
3.5. Lưu trữ hồ sơ qua hệ thống máy vi tính ...................................................... 54
4. Thực hành......................................................................................................... 56
BÀI 3: MỘT SỐ NGHIỆP VỤ CƠ BẢN CỦA VĂN PHÒNG ............................ 58

1. Hoạch định, tổ chức các cuộc họp. .................................................................. 58
1.1. Các cuộc họp không nghi thức .................................................................... 58
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

5


1.2. Các cuộc họp theo nghi thức ....................................................................... 59
1.3. Các hội nghị từ xa ....................................................................................... 66
2. Hoạch định, sắp xếp các chuyến đi công tác. .................................................. 67
2.1. Sắp xếp, chuẩn bị........................................................................................ 68
2.2. Trách nhiệm trong thời gian thủ trưởng vắng mặt ....................................... 71
2.3. Trách nhiệm khi thủ trưởng trở về. ............................................................. 72
3. Thực hành ......................................................................................................... 72
BÀI 4: TỔ CHỨC CÔNG TÁC LỄ TÂN ............................................................ 73
1. Lễ tân và vai trò của công tác lễ tân. ............................................................... 73
1.1. Khái niệm lễ tân ......................................................................................... 73
1.2. Vai trị của cơng tác lễ tân........................................................................... 73
2. Nguyên tắc cơ bản của hoạt động lễ tân. ......................................................... 74
2.1. Nguyên tắc ................................................................................................. 74
2.2. Phương pháp giao tiếp ................................................................................ 75
3. Hoạt động đón tiếp khách tại cơ quan ............................................................. 76
3.1. Vai trò, nhiệm vụ của thư ký ....................................................................... 76
3.2. Khi khách đến và công việc tiếp theo sau khi chào hỏi. .............................. 77
3.3. Khách nội bộ .............................................................................................. 79
4. Tiếp khách qua điện thoại ................................................................................ 79
4.1. Đặc điểm, yêu cầu ...................................................................................... 79
4.2. Nghệ thuật ứng xử khi nghe và khi gọi điện thoại ....................................... 80
4.3. Những điều cần ghi nhớ của thư ký khi sử dụng điện thoại ......................... 81
5. Lễ tân hội nghị và và tiệc chiêu đãi ................................................................. 81

5.1. Khái niệm, mục đích, ý nghĩa ..................................................................... 81
5.2. Các hình thức đãi khách .............................................................................. 82
5.3. Cách sắp xếp chỗ ngồi ................................................................................ 82
6. Thực hành ......................................................................................................... 82
BÀI 5: SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ............................................... 84
1. Tổ chức công tác văn thư ................................................................................. 84
1.1. Phân loại văn bản........................................................................................ 84
1.2. Phân cấp phát hành văn bản ........................................................................ 85
1.3. Tổ chức công tác văn thư tại một đơn vị ..................................................... 90
2. Các kiến thức cơ bản về văn bản quản lý Nhà nước (VBQLNN) .................. 90
2.1. Những khái niệm cơ bản về văn bản quản lý Nhà nước .............................. 90
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

6


2.2. Vai trò của văn bản trong hoạt động quản lý nhà nước................................ 91
3. Phân loại văn bản, thẩm quyền ban hành và nguyên tắc soạn thảo, thể thức
văn bản ................................................................................................................. 91
3.1. Phân loại văn bản........................................................................................ 92
3.2. Thẩm quyền ban hành văn bản.................................................................... 92
3.3. Nguyên tắc và thể thức của văn bản ............................................................ 92
3.4. Một số điểm lưu ý khi soạn thảo văn bản .................................................... 93
4. Kỹ thuật soạn thảo văn bản quản lý Nhà nước ................................................ 94
4.1. Những yêu cầu về soạn thảo văn bản .......................................................... 94
4.2. Trình tự soạn và ban hành văn bản............................................................ 107
4.3. Thủ tục ban hành văn bản ......................................................................... 109
4.4. Văn phong và ngôn gữ văn bản quản lý Nhà nước .................................... 109
5. Soạn thảo một số cá biệt và văn bản hành chính thơng thường. ................... 111
5.1. Công văn .................................................................................................. 111

5.2. Thông báo ................................................................................................ 112
5.3. Báo cáo..................................................................................................... 113
5.4. Tờ trình .................................................................................................... 115
5.5. Biên bản ................................................................................................... 115
5.6. Quyết định ................................................................................................ 116
5.7. Hợp đồng kinh tế ...................................................................................... 117
6. Giải quyết và quản lý văn bản ....................................................................... 118
6.1. Nguyên tắc giải quyết và quản lý văn bản ................................................. 118
6.2. Tổ chức giải quyết quản lý văn bản mật .................................................... 118
6.3. Công tác lập hồ sơ .................................................................................... 119
7. Thực hành....................................................................................................... 124
BÀI 6: CÔNG TÁC LƯU TRỮ ......................................................................... 126
1. Khái niệm, vai trị và tính chất của cơng tác lưu trữ. .................................... 126
1.1. Khái niệm ................................................................................................. 126
1.2. Vai trò của cơng tác lưu trữ ...................................................................... 127
1.3. Tính chất của công tác lưu trữ................................................................... 128
2. Công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ ..................................................... 128
2.1. Công tác thu thập ...................................................................................... 128
2.2. Bổ sung tài liệu lưu trữ ............................................................................. 128
3. Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ ................................................................... 129
3.1. Nội dung công tác thu thập bổ sung tài liệu tại lưu trữ cơ quan ................. 129
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

7


3.2. Nội dung công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ tại các lưu trữ nhà nước130
4. Xác định giá trị tài liệu .................................................................................. 131
4.1. Khái niệm, nguyên tắc của xác định tài liệu .............................................. 131
4.2. Các tiêu chuẩn để xác định giá trị của tài liệu ........................................... 132

4.3. Tổ chức công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ ....................................... 133
5. Thống kê và kiểm tra tài liệu ......................................................................... 134
5.1. Khái niệm, mục đích, nguyên tắc .............................................................. 134
5.2. Các công cụ thống kê tài liệu lưu trữ......................................................... 135
6. Bảo quản tài liệu lưu trữ ................................................................................ 135
6.1. Những nhân tố phá hoại tài liệu lưu trữ ..................................................... 135
6.2. Thiết bị và chế độ bảo quản tài liệu lưu trữ ............................................... 136
7. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ .................................................................... 136
7.1. Khái niệm, nguyên tắc .............................................................................. 136
7.2. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu ...................................................... 137
8. Thực hành....................................................................................................... 138
TÀI LIỆU THAM KHẢO .................................................................................. 140

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

8


GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN
Tên mơ đun: Quản trị văn phịng
Mã mơ đun: MĐ3104613
Vị trí, tính chất, ý nghĩa và vai trị của mơ đun:
- Vị trí: Quản trị văn phịng là mô đun thuộc khối kiến thức chuyên ngành của
nghề quản trị kinh doanh. Mơ đun này được bố trí giảng dạy sau các môn cơ sở của
nghề, song song với các mơn chun mơn khác của nghề.
- Tính chất: Quản trị văn phịng là một mơ đun quản lý thể hiện những nguyên
tắc, yêu cầu, nội dung liên quan đến q trình quản trị hoạt động hành chính trong văn
phòng, đồng thời trang bị các kỹ năng cơ bản và nghiệp vụ chủ yếu của văn phòng như
xử lý và lưu trữ thơng tin, tổ chức văn phịng, tổ chức các buổi họp chiêu đãi, công tác
lễ tân, công tác thư ký…

- Ý nghĩa và vai trò: Quản trị văn phịng là mơ đun giúp sinh viên hiểu được ý
nghĩa, vai trò việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa và kiểm sốt các hoạt
động xử lý thơng tin trong q trình quản trị hoạt động hành chính trong văn phịng
của tổ chức, doanh nghiệp. Từ đó, giúp cho bộ máy tổ chức doanh nghiệp có thể hoạt
động vận hành một cách thông suốt.
Mục tiêu của mô đun:
- Về kiến thức:
+ Trình bày và xác định các nội dung về cơng tác tổ chức văn phịng, tổ chức
thông tin, các nghiệp vụ thư ký, lễ tân, giải quyết văn bản đến, văn bản đi, lưu trữ hồ
sơ tài liệu;
+ Trình bày được hoạch định, tổ chức vận hành văn phịng, điều hành và kiểm tra
cơng tác văn phòng;
+ Xác định cách thức lập kế hoạch tổ chức hội họp, quản lý thời gian, ngân sách
hoạt động của văn phịng;
+ Đánh giá được các bước trong quy trình lưu trữ văn thư.
- Về kỹ năng:
+ Tổ chức được các hoạt động hội thảo, hội nghị, họp;
+ Tổ chức tốt công tác lễ tân;
+ Tư vấn, soạn thảo được văn bản cho thủ trưởng;
+ Sắp xếp lịch công tác, chuẩn bị các điều kiện đảm bảo cho công việc của thủ
trưởng, trợ giúp công việc hàng ngày tại nơi làm việc của thủ trưởng;
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

9


+ Nhận, phân loại giải quyết công văn đến, công văn đi;
+ Lưu trữ hồ sơ khoa học, đảm bảo tính bí mật, đầy đủ, dễ tra cứu, tìm kiếm.
- Về năng lực tự chủ và trách nhiệm:
+ Nghiêm túc, chủ động, tích cực học tập và nghiên cứu mơn học;

+ Cập nhật kiến thức mới liên quan đến môn học một cách khoa học;
+ Rèn luyện tính cẩn thận và trung thực.

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

10