Tiểu luận Quản trị học

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
===============================

TIỂU LUẬN MƠN QUẢN TRỊ HỌC
ĐỀ TÀI:

HÃY PHÂN TÍCH VÀ CHỨNG MINH SỰ CẦN THIẾT CỦA HOẠT
ĐỘNG QUẢN TRỊ TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC TỔ CHỨC.

Lớp học phần: 20D1MAN50200103
Tên: Lê Thiên Trang
Lớp: KN002
Mssv: 31181025569


I.

KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ VÀ TỔ CHỨC
1. Khái niệm quản trị:

Quản trị là một thuật ngữ được định nghĩa bằng nhiều cách khác nhau:
Theo Harold Koontz và Cyril O’Donnell: “Quản trị là thiết lập và duy trì
một môi trường mà các cá nhân làm việc với nhau trong từng nhóm có thể
hoạt động hữu hiệu và có kết quả.”
Theo James Stonner và Stephen Robbins: “Quản trị là tiến trình hoạch định,
tổ chức, lãnh đạo và kiểm sốt những hoạt động của các thành viên trong tổ
chức và sử dụng tất cả các nguồn lực khác của tổ chức nhằm đạt được mục
tiêu đã đề ra”.
Theo Mary Parker Follett cho rằng "quản trị là nghệ thuật đạt được mục

đích thơng qua người khác".
 Qua việc tham khảo các định nghĩa khác nhau về quản trị của các tác giả, ta có thể rút
ra được định nghĩa: Quản trị là tiến trình hồn thành cơng việc một cách có hiệu quả
và hữu hiệu thông qua người khác.
Cụm từ “tiến trình” ở đây là chỉ những hoạt động chính của nhà quản trị (hoạch định,
tổ chức, kiểm soát, lãnh đạo); Cụm từ “hiệu quả và hữu hiệu” là nói đến cách mà
chúng ta thực hiện những cơng việc đó.
2. Khái niệm về tổ chức:
Khái niệm này có thể hiểu đơn giản là “ sự tập hợp nhiều người một cách có ý
thức cùng tham gia vào một nỗ lực có hệ thống thông qua sự phân chia công
việc, nhiệm vụ nhằm hoàn thành những mục tiêu chung.”
→ Qua hai khái niệm trên, để phân tích được vai trị của hoạt động quản trị trong các tổ
chức thì ta cần phân tích “ sự cần thiết của hoạt động quản trị đối với tổ chức” và “
Hoạt động quản trị sẽ tác động như thế nào đến tính hiệu quả và hữu hiệu của tổ
chức?”
PHÂN TÍCH SỰ CẦN THIẾT CỦA HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ ĐỐI
VỚI TỔ CHỨC
1. Khái niệm về hoạt động quản trị: Là hoạt động cần thiết được thực hiện khi
con người kết hợp với nhau trong các tổ chức nhằm đạt được những mục tiêu
chung.
2. Sự cần thiết của hoạt động quản trị trong tổ chức:
I.

Hoạt động quản trị quyết định sự tồn tại và phát triển của một tổ chức, giúp tổ


chức hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu đề ra. Nếu khơng có hoạt động
quản trị thì cơng việc trong tổ chức sẽ trở nên rất lộn xộn bởi vì mọi người trong
tổ chức khơng biết phải làm cơng việc gì, làm vào thời gian nào. Hoạt động
quản trị bao gồm 4 chức năng

a. Chức năng hoạch định:
Đây là chức năng đầu tiên và cũng là chức năng quan trọng nhất trong
tiến trình quản trị. Hoạch định đề cập đến việc nhận dạng mục tiêu trong
tương lai mà tổ chức cần thực hiện, xác định hướng đi và xây dựng chiến
lược tổng thể để đạt được mục tiêu, quyết định các coog việc và sử dụng
những nguồn lực cần thiết. Chức năng hạch định giúp phối hợp hoạt động
giữa các nhân viên và giúp tổ chức hoạt động hiệu quả hơn.
b. Chức năng tổ chức:
Tổ chức là tiến trình thiết lập một cấu trúc về các mối quan hệ giúp cho
mọi người thực hiện được các kế hoạch đã đề ra và thoả mãn các mục
tiêu của tổ chức. Chức năng tổ chức bao gồm những việc: phân công, sắp
xếp các công việc vào một bộ phận, ủy quyền và phân bổ, phối hợp
nguồn lực con người cùng những nguồn lực khác ( thời gian, vật chất, tài
chính,…) để đạt được mục tiêu.
Chức năng này vô cùng quan trọng đối với mọi người trong tổ chức vì
bất cứ tổ chức nào cũng cần phải phân chia hệ thống cấp bậc ( giám đốc,
phó giám đốc, trưởng phịng, phó phòng,…), phân chia phòng ban (phòng
nhân sự, phòng sản xuất,…), v.v… Hãy tưởng tượng một tổ chức quy mô
lớn với hàng ngàn nhân viên và nhiều chính nhánh khác nhau sẽ trở nên
rất lộn xộn và sớm đi vào phá sản bới vì họ khơng thể cùng hướng vào
một mục đích chung. Nhờ có có chức năng này, cơng việc, quyền hạn và
trách nhiệm sẽ được phân chia cụ thể cho hàng ngàn nhân viên và hoạt
động trơn tru hơn.
c. Chức năng lãnh đạo:
Lãnh đạo là bao gồm những hoạt động nhằm thúc đẩy mọi người làm
những công việc cần thiết để đạt được mục tiêu của tổ chức. Lãnh đạo là
việc tạo ra những giá trị và văn hóa, truyền thông mục tiêu đến mọi người
trong tổ chức và truyền cảm hứng đến nhân viên nhằm mục đích thực
hiện cơng việc với kết quả tốt hơn.
Lãnh đạo có vai trò cực kỳ quan trọng trong bất cứ doanh nghiệp nào,

một công ty muốn tồn tại lâu và phát triển mạnh thì cần có một nhà lãnh
đạo hay một người đứng đầu tài năng (chủ tịch hội đồng quản trị, giám


đốc điều hành,…) có khả năng quản trị tốt, tầm nhìn tốt, có sức ảnh
hưởng mạnh đến nhân viên. Trên thế giới hiện nay cũng có nhiều cơng ty
phát triển rất lớn mạnh, một phần nhờ vào sự lãnh đạo tài ba của những
nhà lãnh đạo nổi tiếng như : Tim Cook của Apple, Bill Gates của
Microsoft, Lee Jae-yong của Samsung,…
d. Chức năng kiểm sốt:
Kiểm sốt là tiến trình mà trong đó một cá nhân, nhóm hoặc tổ chức giám
sát kết quả thực hiện một cách liên tục để đảm bảo rằng tổ chức có đang
đi đúng hướng trong quá trình thực hiện hay khơng; và tiến hành các hoạt
động điều chỉnh khi có những sai lệch. Nếu khơng có hoạt động kiểm
sốt thì nguồn lực cơng ty dễ bị thất thốt, hiệu quả cơng việc giảm sút và
có nguy cơ phá sản.
Do đó, hiện nay nhiều cơng ty cũng đã áp dụng nhiều biện pháp: hệ thống
bấm vân tay, bảng theo dõi năng suất, báo cáo công việc, bảng thống kê
hiệu quả kinh doanh theo từng tháng, theo quí, theo năm;… Nhờ đó các
cơng ty có thể chủ động hơn cũng như kiểm soát hoạt động của nhân viên
tốt hơn để đạt được hiệu quả tối ưu nhất trong công việc.
II.

HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ CO TÁC ĐỘNG NHƯ THẾ NÀO ĐẾN
TÍNH HỮU HIỆU VÀ HIỆU QUẢ CỦA TỔ CHỨC?

1. Nhà quản trị:
Nhà quản trị là người thực hiện các hoạt động quản trị như: đưa ra các quyết
định, tổ chức thực hiện, động viên và truyền thông, đo lường việc thực hiện và
phát triển con người. Nhà quản trị được định nghĩa như sau:

“ Nhà quản trị là người làm việc trong một tổ chức, có nhiệm vụ thực hiện
chức năng quản trị và điều khiển công việc của người khác và phải chịu trách
nhiệm trước kết quả hoạt động của những người đó, Nhà quản trị là người lập
lên kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra về tài chính, vật chất, con người sao
cho đạt được mục tiêu mà tổ chức đề ra…” Và để làm được điều đó, nhà quản
trị này cần phải có kiến thức sâu rộng, khả năng xử lý linh hoạt, thông minh
trong mọi tình huống.
Về cấp bậc, nhà quản trị được chia làm ba cấp: quản trị viên cao cấp, quản trị
viên cấp trung ương và quản trị viên cấp cơ sở. Mỗi cấp sẽ thực hiện những
nhiệm vụ và có những chức danh khác nhau.
2. Vai trò của nhà quản trị đối với tính hữu hiệu và hiệu quả của tổ chức:


a. Vai trị tương tác cá nhân:
Nhóm vai trị này liên quan đến mối quan hệ với người khác và có quan
hệ với kỹ năng nhân sự của nhà quản trị. Nhà quản trị có vai trị trong
việc hưỡng các thành viên đến mục tiêu chung của tổ chức.
• Vai trị người đại diện: Thường đại diện cho cơng ty và những người
đại diện trong tổ chức. Liên quan đến việc thực hiện các nghi lễ , các
hoạt động mang tính biểu tượng cho tổ chức.
• Vai trị người lãnh đạo: Phối hợp và kiểm tra công việc của nhân viên
cấp dưới gồm: tuyển dụng, đào tạo, hướng dẫn, động viên và khích lệ
nhân viên.
• Vai trị người liên kết: Phát triển các nguồn tin, mối quan hệ giữa
người bên trong và bên ngoài tổ chức ( tiếp xúc với khách hàng, nhà
cung ứng,…) nhằm đảm bảo hồn thành cơng việc được giao cho đơn
vị của họ.
b. Vai trị thơng tin:
Nhóm vai trị này đóng vai trị rất quan trọng vì thơng tin được xem là tài
sản của doanh nghiệp.

• Vai trò của người giám sát: Liên quan đến việc tìm kiếm và thu
thập từ nhiều nguồn khác nhau. Nhà quản trị sẽ giữu vai trị phân
tích bối cảnh xung quanh, sàng lọc và xem xét những thơng tin đó
để ln trong tình trạng nắm bắt đầy đủ thơng tin.
• Vai trị của người truyền tin và phát ngơn:Ngược lại với vao trị
của người giám sát là thu thập thơng tin, vai trị của người truyền
tin và phát ngơn là truyền những thông tin hiện của tổ chức tới mọi
người cả bên trong lẫn bên ngoài tổ chức với mục đích có lợi cho
doanh nghiệp.
c. Vai trị quyết định:
Để thực hiện được tốt vai trị này thì nhà quản trị cần phải có những kỹ
năng nhận thức và kỹ năng nhân sự. Nhóm vai trị này liên quan đến việc
nhà quản trị phải đưa ra sự lựa chọn và thực hiện hành động.
• Vai trị người khởi xướng kinh doanh: vai trò này được thể hiện
qua việc nhà quản trị ln mong muốn tìm cách khởi xướng sự


thay đổi hay cải tiến những hoạt động như áp dụng công nghệ mới,
điều chỉnh kỹ thuật mà tổ chức đang áp dụng,….
• Vai trị người giải quyết vướng mắc: liên quan đến việc giải quyết,
ứng biến những xung đột, mâu thuẫn làm xáo trộn tổ chức như
xung đột giữa nhân viên hay giữa bộ phận bên ngoài và bên trong
tổ chức,… nhằm đưa tổ chức ổn định trở lại.
• Vai trò người phân phối nguồn lực: vai trò này liên quan đến việc
phân phối con người (phân bổ công việc cho nhân viên,…), thời
gian (làm cơng việc đó vào lúc nào,..), tài chính và các nguồn lực
liên quan khác để tổ chức đạt được kết quả mong muốn.
• Vai trò người thương quyết: Nhà quản trị thay mặt tổ chức thương
quyết với các đơn vị khác trong quá trình hoạt động về ngân sách,
hợp đồng mua hàng,…

Tùy thuộc vào mục tiêu và hướng phát triển của từng doanh nghiệp
mà nhà quản trị sẽ quản trị với những cách khác nhau. Chăng hạn như
Google là một công ty công nghệ đòi hỏi nhiều sự sáng tạo, nhiều ý
tưởng táo bạo. Để đạt được điều đó, Google đã tạo ra một mơi trường
làm việc vơ cùng thoải mái: phịng ăn, phịng giải trí hay thậm chí cả
phịng để ngủ và nghỉ ngơi, thời gian làm việc thoải mái, mọi khuôn
viên trong cơng ty đều có thể trở thành nơi làm việc bất cứ lúc nào,…
những điều trên góp phần giúp cho nhân viên của họ được kích thích
trong suy nghĩ và khai thác tối đa sự sáng tạo. Với chiến lược quản trị
như vậy đã giúp Google trở thành công ty công nghệ hàng đầu và là
ước mơ của bao người trẻ.
Khác với Google, những cơng ty sản xuất hàng hóa của Nhật như
Sony, Honda, Kawasaki,… thì lại phù hợp với mơi trường quản trị
kiểm sốt hơn: nhân viên đi làm đúng giờ qui định, có kỉ luật,qui trình
sản xuất khắt khe, không thể tự ý ra sản phẩm mới hay cải tiến sản
phẩm mà chưa qua một qui trình kiểm nghiệm nào mà cần phải cân
nhắc, kiểm tra đầy đủ. Mặc dù chiến lược quản trị rất sát sao nhưng
những công ty này đã cho ra đời nhiều sản phẩm có chất lượng tốt và
bền bỉ.
Qua hai ví dụ về các cơng ty như trên, ta có thể rút ra được rằng nhà
quản trị giữ vai trò rất quan trọng, ảnh hưởng đến sự phát triển bền
vững của công ty. Các doanh nghiệp, tổ chức khác nhau có phát triển
theo đúng hướng đi của mình hay khơng một phần là nhờ vào cách
tiếp cận khác nhau của từng nhà quản trị.


III.

KẾT LUẬN: NHẬN THỨC VỀ TẦM QUAN TRỌNG CỦA HOẠT
ĐỘNG QUẢN TRỊ TRONG TỔ CHỨC:

Sau khi đã phân tích được vai trò của hoạt động quản trị như trên, ta càng khơng
thể phủ nhận được vai trị cần thiết của quản trị đối với các tổ chức.Một doanh
nghiệp có thể tồn tại và phát triển bền vững thì chúng ta khơng thể hành động riêng
lẻ mà cần phải có sự nỗ lực, sự kết hợp của nhiều người, nhiều yếu tố lại với nhau
và bên cạnh đó cũng cần phải có hoạt động quản trị tốt để cùng hướng đến mục tiêu
chung là mang lại lợi ích cho doanh nghiệp.
Việc quản trị khơng những giúp ta có cái nhìn chuẩn xác hơn về mục đích mà ta
đang hướng tới mà cịn giúp cho tổ chức đối phó với những cơ hội và thử thách đến
từ môi trường. Nếu quản trị tốt, tổ chức sẽ dễ dàng thích nghi với mơi trường, biết
nắm bắt những cơ hội tốt và giảm bớt hoặc né tránh những rủi ro tiêu cực mà môi
trường đem lại.
Ta có thể nói chắc chắn rằng nhà quản trị đóng vai trị cực kỳ to lớn trong sự thay
đổi và phát triển của tổ chức như: tạo mối quan hệ giữa người với người, nắm bắt
thông tin và quyết định những vấn đề quan trọng của tổ chức… Trong thời buổi
hiện nay ,người ta lại càng xem trọng yếu tố về con người và quản trị con người;
Do đó, các doanh nghiệp ngày nay có sự khác biệt là phụ thuộc vào nhà quản trị mà
họ chọn ra có thực sự tâm huyết, có nhận thức một cách đúng đắn về vị trí, vai trị
mà mình đang nắm giữ hay khơng để từ đó đưa ra những phương án, những chính
sách phù hợp đưa doanh nghiệp ngày càng vươn cao.