quản lý của hàng sách

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI
VIỆN ĐIỆN TỬ - VIỄN THÔNG
BÀI TẬP LỚN
Môn: Kỹ thuật phần mềm ứng dụng
Đề tài: Phần mềm quản lý cửa hàng sách
Giảng viên hướng dẫn: Th.s Nguyễn Thanh Bình
Tên nhóm : ĐHTC_software
Sinh viên thực hiện:
Họ và tên SHSV Email
Nguyễn Đình Tĩnh (leader) 20093643
Nguyễn Thành Công 20093391
Nguyễn Văn Đức 20090822
Nguyễn Văn Hải 20101482

Hà Nội, 9 –2012
Mục lục
I. Lời mở đầu
Ngày nay, Công nghệ thông tin đã trở thành một phần tất yếu của cuộc sống con
người. Nếu lúc trước Công nghệ thông tin là một điều viễn tưởng thì giờ đây nó đã trở
thành một phần rất không thể thiếu trong tất cả các lĩnh vực từ y học, kinh tế, giáo dục,
thương mại…Nhu cầu thực tế của xã hội đòi hỏi con người phải luôn năng động và sáng
tạo để tạo ra ngày càng nhiều sản phẩm cho xã hội. Để có được một phần mềm mang lại
hiệu quả thì những kỹ năng phân tích và thiết kế hệ thống thông tin là hết sức cần thiết.
Để cụ thể , vấn đề mà cần giải quyết ở đây là việc quản lý cửa hàng sách với nhiều công
việc và các sản phẩm có liên quan đến nhau. Nhìn chung việc quản lý bằng sổ sách đơn
thuần là khá phức tạp và gây nhiều bất lợi cho các chủ thể quản lý.
Dựa trên những kiến thức mà chúng em thu thập được từ môn học kết hợp các kỹ
năng cần thiết, nhóm chúng em xây dựng “ phần mềm quản cửa hàng sách ”. Phần
mềm này sẽ giải quyết được những vấn đề phức tập và khó khăn trong quá trình quản lý
các cửa hàng sách. Việc xây dựng thành công phần mềm này là sự nỗ lực hết mình của
các thành viên trong nhóm, cùng với sự tận tình giảng dạy của thầy giáo trong thời gian

qua. Vì thời gian thực hiện đề tài này không dài và kiến thực còn hạn hẹp nên không thể
tránh khỏi những thiếu sót, chúng em hy vọng rằng sẽ nhận được sự đóng góp ý kiến của
thầy về đề tài này.
Chúng em xin chân thành cảm ơn !!!
II. Giới thiệu đề tài
1. Tổng quan đề tài

Phần mềm được xây dụng dung để quản lý sách, các công việc liên quan trong
các cửa hàng với quy mô hẹp. Trong cửa hàng này có các quầy trưng bày sách với
các thể loại sách, thuộc các lĩnh vực khác nhau và được phân chia với nhau một
cách rõ ràng. Ngoài quầy trưng bày còn có thêm một kho lưu trữ với số lượng lớn
hơn. Do tính đặc thù công việc, việc quản lý sách bằng sổ ghi chép, giấy tờ khá rắc
rối, phức tạp và tốn rất nhiều thời gian. Điều đó tỷ lệ thuận với việc mức độ an
toàn trong quản lý thấp và số lượng nhân viên cần thiết là tương đối nhiều. Đối với
quản lý qua sổ sách việc tìm kiếm và thống kê là cực kỳ khó khăn và số lượng
2
thuộc tính được quản lý cũng hạn chế. Ví dụ : tác giả, nhà xuất bản, năm xuất bản,
tái bản…Từ đó trong quá trình kinh doanh việc kết xuất báo cáo tháng, quý, năm
cho ban giám đốc thì công việc bị lặp đi lặp lại và chồng chéo lên nhau. Từ đó yêu
cầu đặt ra là xây dựng một phương thức quản lý mang lại tính nhanh gọn và hiệu
quả là thực sự cần thiết.
2. Mục đích của đề tài

Đề tài được xây dựng nhằm đưa ra các giải pháp khắc phục tình trạng nói trên
với mục đích mang lại hiệu quả công việc cao nhất. Đồng thời mang lại một cách
thức hoạt động mới mang tính khoa học, tự động hóa các hoạt động nghiệp vụ của
cửa hàng, rút ngắn được thời gian xử lý, mang lại tính chính xác và dễ dàng hơn.
Điều đó có nghĩa là người quản lý sẽ đóng vai trò chủ động trong việc kinh doanh,
thực hiện tốt vai trò của mình hơn. Ngoài ra xây dựng giải pháp phần mềm quản
lý giúp cắt bớt chi phí thuê nhân viên bán hàng cũng góp phần tăng doanh thu cho

cửa hàng. Đề tài “ Quản lý cửa hàng sách” được xây dựng hướng tới những mục
đích cơ bản như sau :
1. Tạo ra một phương thức quản lý mới mang tính hiệu quả cao.
2. Hỗ trợ tìm kiếm nhanh chóng, chính xác.
3. Quản lý sách trong các quầy hàng và kho lưu trữ một cách.
4. Quản lý các thuộc tính, thông tin liên quan đến các đầu sách ( tác giả, tên,
nhà xuất bản, năm xuất bản, nội dung…)
5. Hỗ trợ kết xuất báo cáo, báo cáo tình trạng kinh doanh…
Trên đây là tất cả những mục tiêu của đề tài mà việc xây dựng đề tài cần hướng
tới, hy vọng rằng sau khi xây dựng thành công phần mềm, cùng với việc người
dùng biết cách sử dụng hiệu quả phần mềm sẽ mang lại những mục tiêu nói trên.
2. Phạm vi thực hiện đề tài

Do thời gian thực hiện đề tài không nhiều cùng với sự hiểu biết và kinh
nghiệm hạn hẹp về xây dựng phần mềm của các thành viên trong nhóm. Đề tài xây
dựng chỉ tập trun xung quanh việc quản lý sách ở quầy hàng và nhà kho, xuất nhập
sách, bán sách, hỗ trợ các tính năng báo cáo kinh doanh.
3. Phạm vi ứng dụng của đề tài
Đề tài “ Quản lý cửa hàng sách” sẽ được ứng dụng và triển khai ngay tại các
cửa hàng sách với quy mô vừa và nhỏ. Trong tương lai nếu có điều kiện, sẽ phát
3











!"
#$
%&'()*+
$,


,/

 /0

 
/0
 #/01

0
1/012/01/01/0%"32/
0
%"3/0
triển thêm các tính năng quản lý mới nhằm mang lại tính đa chức năng trong phần
mềm.
4. Kế hoạch làm việc
Sau khi đánh giá sơ bộ về thực trạng, yêu cầu doanh nghiệp, khả năng
nhóm phát triển cũng như quá trình vận hành dự án có thể được phát triển
theo trình tự như sau :



Trong quá trình thực hiện kế hoạch, do những hạn chế nhất định về
thời gian, nghiệp vụ chuyên môn cũng như một số vấn đề khác, các giai

4
Task Name Duration Start Finish
Nghiên cứu sơ bộ
2 weeks Fri 31/08/12 Fri 14/09/12
Khảo sát hệ thống
2 weeks Sat 15/09/12 Fri 28/09/12
Phân tích hệ thống
3 weeks Sat 29/09/12 Fri 19/10/12
Thiết kế hệ thống
2 weeks Sat 20/10/12 Fri 02/11/12
Triển khai đánh
giá
1 weeks Sat 03/11/12 Fri 09/11/12
đoạn trên có thể được thực hiện lồng vào nhau hoặc thực hiện nhiều lần.
Nhóm hoàn toàn có đủ cơ sở để tin tưởng rằng khung thời gian này là đủ
và hợp lý để hoàn thành phần mềm này.
4.1. Thiết lập công việc với nguồn lực
Do tính công việc được thực hiện với nhiều thành viên nên việc phân
chia tiến trình thực hiện phần mềm mang tính chi tiết, rõ ràng, đảm bảo
phân chia đồng đều cho các thành viên theo từng tiến trình đó. Đồng thời
tùy vào thế mạnh, kinh nghiệm của từng thành viên kết hợp với tốc độ và
thời gian hoàn thành công việc. Nhóm trưởng có trách nhiệm phân chia
công việc theo các yêu cầu nói trên và có trách nhiệm đốc thúc các thành
viên trong nhóm, tạo sự gắn kết tập thể, thực hiện tốt vai trò lãnh đạo của
mình.
Đề tài được thực hiện bởi nhóm 4 sinh viên:
• Nguyễn Đình Tĩnh
• Nguyễn Thành Công
• Nguyễn Văn Hải
• Nguyễn Văn Đức

Với thời gian dự kiến 10 tuần, cùng với sự hợp tác và trách nhiệm của
mỗi thành viên. Nhóm tin tưởng sẽ hoàn thành đề tài hiệu quả và đúng yêu
cầu đưa ra. Dưới đây là bảng phân chia công việc sẽ được thực hiện trong
quá trình xây dựng đề tài này:
5
III. Khảo sát thu thập các yêu cầu
1. Phạm vi của hệ thống
• Hệ thống được xây dựng với mục đích quản lý sách ở kho và quầy , các
thủ tục xuất nhập sách, quản lý mượn trả sách.
• Phạm vi thực hiện đồ án dựa trên những kiến thức thu được từ môn học kỹ
thuật phần phần mềm ứng dụng do Thạc sĩ Nguyễn Thanh Bình giảng dạy
6

Task
Name

Works
Members
Implementation
Nghiên
cứu sơ bộ
Thành lập nhóm, họp nhóm, bầu ra
nhóm trưởng.
Cả nhóm
Chọn đề tài, xác định mục tiêu của đề
tài, những nội dung cần thực hiện.
Giải pháp công nghệ hỗ trợ để thực
hiện đề tài, phân công công việc.
Khảo sát
hệ thống

Xác định phạm vi của hệ thống và xây
dựng sơ đồ tổ chức hệ thống.

Nguyễn Văn Hải
Xác định các người dùng và chức năng
của mỗi người.
Nguyễn Thành Công
Xây dựng kịch bản sử dụng. Nguyễn Đình Tĩnh
Tìm các giải pháp cho hệ thống mới. Nguyễn Văn Đức
Phân tích
hệ thống
Phân tích chức năng, biểu đồ phân cấp
chức năng.

Nguyễn Văn Đức
Nguyễn Văn Hải
Phân tích dữ liệu : mô hình thực thể
liên kết
Phân tích động : Các biểu đồ luồng dữ
liệu.
Nguyễn Đình Tĩnh
Nguyễn Thành Công
Thiết kế
hệ thống
Thiết kế cơ sở dữ liệu Nguyễn Thành Công
Thiết kế cấu trúc chương trình, xây
dựng các giải thuật
Nguyễn Văn Hải
Nguyễn Văn Đức
Thiết kế giao diện Nguyễn Đình Tĩnh

Triển
khai
đánh giá
Hoàn thiện Cả nhóm

Viết báo cáo
Nguyễn Đình Tĩnh
Nguyễn Văn Hải
Làm slide thuyết trình
Nguyễn Thành Công
Nguyễn Văn Đức
Giám đốc
Giám đốc
Bộ phận kế toán
Bộ phận kế toán
Bộ phận kế hoạch
Bộ phận kế hoạch
Nghiên cứu thị
trường
Nghiên cứu thị
trường
Bộ phận mua hàng
Bộ phận mua hàng
Tri ân khách hàng
Tri ân khách hàng
Bộ phận quản
kho
Bộ phận quản
kho

Bộ phận quầy
hàng
Bộ phận quầy
hàng
Bộ phận cho thuê
Bộ phận cho thuê
Bộ phận thu ngân
Bộ phận thu ngân
Bộ phận phục vụ
khách hàng
Bộ phận phục vụ
khách hàng
và tham khảo thêm một số tài liệu bên ngoài để bổ sung thêm kiến thức
nhằm hoàn thiện đồ án hơn, đáp ứng được mục tiêu đề tài.
• Đề tài xây dựng với phạm vi là môn học, khi được phát triển hoàn chỉnh có
thể được áp dụng trong thực tế, giúp tăng hiệu quả kinh doanh và tiết kiệm
chi phí cho các cửa hàng sách.
2. Sơ đồ tổ chức hệ thống
Sơ đồ tổ chức của hệ thống được thực hiện theo sự phân cấp từ cao đến thấp,
mỗi bộ phận thực hiện các công việc khác nhau và có dạng như sau:
3. Chức năng của các bộ phận
Dựa vào sơ đồ tổ chức hệ thống ta xác định chức năng của các bộ phận như sau :
• Bộ phận kế toán : Bộ phận kế toán có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ công việc
kế toán của cửa hàng như: Kế toán tiền mặt, kế toán chi phí, kế toán giá
thành, kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương, v.v Quản lý hệ
thống sổ sách, chứng từ kế toán của cửa hàng. Làm việc với cơ quan thuế,
bảo hiểm xã hội…đối với các vấn đề liên quan đến công việc kế toán – tài
chính của cửa hàng. Đảm bảo an toàn Tài sản của cửa hàng về mặt giá trị.
Tính toán, cân đối tài chính cho cửa hàng nhằm đảm an toàn về mặt tài
7

chính trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Kết hợp với phòng quản trị
thực hiện công tác kiểm kê tài sản trong toàn cửa hàng.
• Nghiên cứu thị trường : Phân tích tìm hiểu thị trường sách, nhu cầu sách
của khách hàng. Thu thập các số liệu nghiên cứu giá cả, doanh thu và các
phương pháp tiếp thị và phân phối đồng thời tham khảo các mô hình kinh
doanh ở các siêu thị hoặc cửa hàng khác nhằm mục đích học hỏi, rút kinh
nghiệm và đầu tư phát triển.
• Bộ phận mua hàng: tìm nhà kiếm các nhà phân phối có uy tín trên thị
trường và có nhiệm vụ nhập sách về kho.
• Bộ phận tri ân khác hàng : Có trách nhiệm giải đáp các thắc mắc của khách
hàng về cửa hàng và các sản phẩm. Thực hiện các ưu đãi đối với khách
hàng : quà tặng, giảm giá, bốc thăm trúng thưởng…
• Bộ phận quản kho: Phân loại đầu sách, quản lý xuất nhập kho
• Bộ phận cho thuê : Quản lý các công việc liên quan đến mượn trả sách
• Bộ phận thu ngân: Làm việc tại quầy thu ngân, nhập các thông tin về sách,
khách hàng mua, mượn trả sách, thu tiền và kết xuất hóa đơn.
• Bộ phận phục vụ khách hàng:
- Sắp xếp sách ở quầy sách theo các thể loại và lĩnh vực.
- Tiếp xúc với khách hàng, hỗ trợ khách tìm kiếm sách, tư vấn mua
sách ; thu thập yêu cầu, thông tin phản hồi của khách.
4. Quy trình hoạt động
Quy trình hoạt động của cửa hàng được thực hiện như sau :
• Khâu bán hàng :
- Khách hàng vào xem sách dưới sự hướng dẫn của bộ phận phục vụ khách hàng
(nếu cần ). Sau khi khách hàng lựa chọn sách xong, nhân viên bán hàng có
nhiệm vụ ghi lại số lượng, đơn giá của từng đầu sách. Có thể thực hiện bằng
tay, nếu có điều kiện có thể thực hiện bằng máy đọc mã vạch. Sau đó tính tiền
thu tiền và in ra hóa đơn. Hóa đơn bán hàng có dạng như sau :
8
Mẫu số: 01GTKT3/001

HÓA ĐƠN BÁN HÀNG
Ký hiệu: 01AA/11P
Số: 0000001
Ngày………tháng………năm 20
Đơn vị bán hàng:
Địa chỉ:
Điện thoại :……………………………………
Họ tên người mua hàng
Địa chỉ
Điện thoại
STT Tên hàng Số lượng Đơn giá Thành tiền
Cộng tiền hàng:
Thuế suất GTGT: %, Tiền thuế GTGT: ……………………
Tổng cộng tiền thanh toán …………………………….………………
Số tiền viết bằng chữ:
Người mua hàng Người bán hàng
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
(Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hoá đơn)
- Sau khi nhập các thông tin vào hóa đơn, khách hàng thanh toán tiền và nhận
hàng. Hóa đơn bán hàng sẽ được in ra 2 bản. Một bản đưa cho khách hàng và
một bản cửa hàng sẽ giữ. Cuối ngày, các nhân viên sẽ tiên hành gom hóa đơn
và tổng hợp số liệu sách bán ra trong ngày- Nhật ký bán hàng.
9
• Xuất kho :
- Sau khi bán hàng, bộ phận thu ngân sẽ thống kê số lượng các đầu sách trong
quầy và lập hóa đơn xuất kho gửi xuống bộ phận quản kho, yêu cầu xuất sách
lên quầy hàng, để đảm bảo số lượng sách cần thiết được sắp xếp trên quầy.
Ngoài ra, khi khách hàng mua với số lượng sách lớn sẽ được xuất hàng trực
tiếp từ kho.
Dưới đây là mẫu phiếu xuất kho :

Đơn vị :……… Mẫu số: 02 – VT
Bộ phận :……… (Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC
Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày tháng năm Nợ……………………
Số Có……………………
- Họ và tên người nhận:
- Họ và tên người xuất :
- Lý do xuất kho :………………………………………………………………….
- Xuất tại kho (ngăn lô) : địa điểm:
STT Mã số Tên hàng Dv. Tính Số lượng Đơn giá Ghi chú
- Tổng số tiền ( viết băng chữ ):
- Số chứng từ gốc kèm theo:
10
Giám đốc
(Ký, họ tên)
Kế toán trưởng
(Ký, họ tên)
Thủ kho
(Ký, họ tên)
Người lập
phiếu
(Ký, họ tên)
Người giao hàng
(Ký, họ tên)
(Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hoá đơn)
• Mua hàng từ nhà cung cấp :
- Kho tiếp nhận các yêu cầu xuất sách từ bộ phận quầy hàng và mang sách lên
quầy với số lượng, chủng loại như được nêu ở hóa đơn xuất kho. Nếu trong
kho cần bổ sung thêm lượng sách cần thiết, kho sẽ gửi các yêu cầu lên phòng

quản lý kinh doanh để liên hệ với các nhà cung cấp sách. Nhân viên kho sẽ lập
phiếu nhập hàng, dưới đây là mẫu phiếu mua hàng :
Đơn vị :……… Mẫu số: C24 – HD
Bộ phận :……… (Ban hành theo QĐ số: 19/2006/QĐ- BTC
Ngày 30/03/2006 của Bộ trưởng BTC)

PHIẾU MUA HÀNG
Ngày tháng năm Quyển số…………….
Số Số……………
- Họ tên người mua: Nợ :
- Bộ phận ( Phòng, ban ) :……………………………………… Có :……………
STT Mã số Tên hàng Dv. Tính Số
lượng
Đơn giá Thành
tiền
Ghi chú
- Tổng số tiền ( viết băng chữ ):
- Ghi chú :
(Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hoá đơn)
11
Giám đốc
(Ký, họ tên)
Kế toán trưởng
(Ký, họ tên)
Người mua
(Ký, họ tên)

• Nhập kho :
- Sau khi lập phiếu mua hàng, sách sẽ được nhà cung cấp chuyển đến kho của
cửa hàng, bộ phận kho sẽ kiểm hàng và nhân viên sẽ xuất phiếu nhập kho.

Phiếu nhập kho có dạng như sau :
Đơn vị :……… Mẫu số: 02 – VT
Bộ phận :……… (Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC
Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)

PHIẾU NHẬP KHO
Ngày tháng năm Nợ……………………….
Số Có……………………
- Họ và tên người giao :
- Họ và tên người nhận :
- Lý do nhập kho :……………………………………………………………………
- Nhập tại kho (ngăn, lô) : địa điểm:
STT Lô
hàng
Chú
thích
Đơn đặt
hàng
Số lượng
đặt hàng
Số lượng
nhận thực
Số lượng
trả lại
Thừa Thiếu
12
- Tổng số tiền ( viết băng chữ ):
- Số chứng từ gốc kèm theo:
(Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hoá đơn)
• Báo cáo:

- Bộ phận quản lý kho lúc này có nhiệm vụ ghi nhận tên sách, số lượng, giá
thành . Dựa vào số lượng sách nhập kho và số lượng sách được xuất bán để xác
định lượng sách tồn kho. Bộ phận quản lý kho theo dõi và thống kê lượng sách
tồn kho theo thể loại và lĩnh vực. Số liệu này sẽ được tổng hợp vào cuối ngày
làm việc. Cuối tháng, bộ phận quản lý kho có nhiệm vụ báo cáo hàng tồn lên
Giám đốc. Mẫu báo cáo như sau :
Đơn vị :………
Bộ phận :………


BÁO CÁO TỒN KHO
- Tháng………………
- Kho (ngăn, lô) : địa điểm:
STT Mã số Tên hàng Tồn
đầu kì
Nhập Xuất Tồn
cuối kì
Ghi chú
13
Giám đốc
(Ký, họ tên)
Kế toán trưởng
(Ký, họ tên)
Thủ kho
(Ký, họ tên)
Người giao hàng
(Ký, họ tên)
Người lập
phiếu
(Ký, họ tên)

- Tổng tồn kho :
Lập ngày tháng năm
(Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hoá đơn)

- Dữ liệu được tổng hợp liên tục theo từng ngày, tưng nhân viên, theo các tiêu
chí khác nhau tùy theo yêu cầu của Giám đốc. Dữ liệu sau khi tổng hợp sẽ
được phân tích để đưa ra các dự báo bán hàng cho những thời gian tiếp theo.
Ngoài ra nó còn hỗ trợ, phục vụ cho việc ra quyết định của Giám đốc. Cuối
tháng, doanh thu của cửa hàng sẽ được tổng hợp và trình lên Giám đốc. Sau
đây là mẫu báo cáo doanh thu :

Đơn vị :……….… Mẫu số B 02- DN
Địa chỉ………… … (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ- BTC
Mã số thuế :…… … Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)

BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH
- Kỳ …… từ tháng…… - tháng ……năm………
Đơn vị tính : đồng
STT Mã số Tên hàng Số lượng Thành tiền Ghi chú
14
Giám đốc
(Ký, họ tên, đóng dấu)
Kế toán trưởng
(Ký, họ tên)
Thủ kho
(Ký, họ tên)
Người lập
phiếu
(Ký, họ tên)
- Tổng doanh thu ( bằng chữ) :

- Tổng doanh thu ( bằng số ) :
Lập ngày tháng năm
- Bộ phận kế toán có trách nhiệm tổng hợp các số liệu liên quan đến hoạt động
bán hàng và mượn trả sách của khách hàng, kết hợp với các số liệu về lượng
sách xuất nhập kho. Các kết quả này sẽ được bộ phân kế toán tổng hợp và phân
tích thành một bản báo cáo tổng hợp hoạt động kinh doanh trình lên ban Giám
đốc. Đồng thời Giám đốc cùng với bộ phận kinh doanh tiến hành phân tích tình
hình kinh doanh, nghiên cứu thị trường để đề ra các chiến lược kinh doanh của
cửa hàng nhằm đảm bảo sự hoạt động linh hoạt trong xu thế kinh tế biến động.
- Ngoài ra, cửa hàng sẽ tổ chức các hoạt động tri ân khách hàng như : khuyến
mãi, giảm giá, bán hàng kèm theo quà tặng, bốc thăm trúng thưởng…
5. Xác định người dùng và chức năng
5.1. Nhân viên bán hàng :
- Theo dõi quá trình nhập sách từ kho lên quầy hàng, nhận sách ký gửi từ
các nhà cung cấp khác để trình bày lên quầy.
- Theo dõi bán hàng và ghi chép sổ sách : cả bán buôn và bán lẻ. Ghi nhận
các loại hóa đơn, phiếu xuất kho, nhập kho.
- Kiểm kê định kỳ số lượng đầu sách trong cửa hàng, lập báo cáo lên bộ
phận kế toán.
15
Kế toán trưởng
(Ký, họ tên)
Giám đốc
(Ký, họ tên, đóng dấu)
Người lập
phiếu
(Ký, họ tên)
5.2. Nhân viên kho
- Cung cấp sách cho quầy hàng, nhập sách từ xưởng in và các nhà cung cấp,
và định kỳ kiểm kê kho, các báo cáo thông tin lên Giám đốc

- Quan sát quá trình nhập xuất kho, quá trình ghi sổ của bộ phận kho.
- Bảo quản, giữ gìn sách trong kho.
5.3. Nhân viên kế toán
- Quản lý sổ sách, tổng hợp thông tin bán hàng từ nhân viên bán hàng.
- Thống kê dữ liệu và lên báo cáo định kỳ cho Giám đốc.
6. Kịch bản sử dụng
6.1. Use case 1 : Quản lý bán sách
User: Nhân viên bán hàng Actor: Nhân viên bán hàng
Input: Yêu cầu mua sách của khách
hàng
Output: Bán sách và nhập dữ liệu bán
hàng vào kho dữ liệu, in hóa đơn.
Mô tả hoạt động :
Gồm có 5 hoạt động sau:
- Tiếp nhận yêu cầu mua sách: Khách hang gửi trực tiếp yêu cầu mua sách
đến nhân viên bán hàng.
- Kiểm tra lượng hàng tồn kho: Nhân viên bán hàng tiếp nhận yêu cầu của
khách hàng, tìm kiếm sách trong quầy hàng và trong kho.
- Lập hóa đơn bán hàng: Sau khi tìm kiếm, nhân viên lập hóa đơn bán
hàng, giao hang và nhận tiền thanh toán.
- Thiết lập sổ sách bán hang : Nhập các thông tin cần thiết trong hóa đơn
vào kho dữ liệu.
- Tổng hợp số lượng sách bán ra trong ngày.
6.2. Use case 3 : Quản lý lưu kho
User: Nhân viên kho Actor: Nhân viên kho
Input: Số lượng xuất, nhập sách
Output: Dữ liệu kho sách
16
Mô tả hoạt động :
Gồm các công việc sau :

- Tiếp nhận sách: Nhân viên kho tiếp nhận sách từ nhà cung cấp và
xưởng in.
- Kiểm tra sách nhập kho ( kiểm hàng ): kiểm tra sách : tên sách, số
lượng, giá, nhà xuất bản
- Lập phiếu nhập kho: Lập phiếu nhập kho và nhập dữ liệu vào kho dữ
liệu.
- Kiểm kê sách tồn kho: Kiểm tra, thống kê sách có trong kho, báo cáo lên
quầy hàng và Giám đốc.
6.3. Use case 4 : Báo cáo
User: Nhân viên kế toán Actor: Nhân viên kế toán
Input: Dữ liệu doanh thu, tồn kho
Output: Kết xuất báo cáo cho giám đốc
và bộ phận kinh doanh
Mô tả hoạt động :
Gồm các công việc sau :
- Tiếp nhận thông tin : Nhân viên kế toán tiếp nhận, yêu cầu dữ liệu bán
hàng, quầy hàng và kho sách.
- Lập báo cáo trình lên Giám đốc và bộ phận kinh doanh để phân tích thị
trường, tình hình kinh doanh và định hướng phát triển
- Có các loại báo cáo như sau : Báo cáo bán sách, báo cáo nhập sách, báo
cáo tồn kho.
7. Giải pháp cho hệ thống mới
Trước khi đi vào các giải pháp cho hệ thống mới, xin điểm qua một số vấn đề
của hệ thống hiện nay như sau:
 Tốc độ thực hiện : hệ thống hiện nay thực hiện với tốc độ khá chậm chạp ,
các công đoạn trong quản lý được thực hiện một cách thủ công. Với sự trợ
giúp của các công cụ tin học văn phòng như : Word, Exell, MS Project…
nhưng nhìn chung khối lượng công việc là khá lớn nên chưa đáp ứng hết
mọi yêu cầu của công việc được.
 Công tác của các nhân viên : Trình độ nhân viên còn có hạn và việc sử

dụng các công cụ hỗ trợ còn gặp nhiều khó khăn. Việc lập báo cáo trình lên
ban giám đốc sẽ mất nhiều thời gian và công sức. Quản lý sổ sách cũng là
một vấn đề khó khăn, nhất là lúc tra cứu và tổng hợp.
17
 Mức độ an toàn thông tin : Việc lưu trữ thông tin dễ bị mất do một số lỗi
thủ công, sửa chữa thông tin khó khăn.
 Mức độ chính xác : Công việc thực hiện thủ công nên khả năng sai sót số
liệu là không thể tránh khỏi. Quá trình tổng hợp dữ liệu cũng dễ bị nhầm
lẫn.
• Giải pháp cho hệ thống :
Phần mềm quản lý xây dựng sẽ đưa ra giải pháp với các bước trong chu
trình thực hiện như sau :
 Bước 1: Nhà cung cấp cung ứng sách theo yêu cầu nhập kho của cửa hàng,
các nhân viên quản kho sẽ tiến hành kiểm hàng và đó nhập các thông tin
của sách mã sách, tên sách, số lượng, nhà xuất bản…vào trong cơ sở dữ
liệu của phần mềm, sau đó sử dụng tính năng in của phần mềm để in ra hóa
đơn nhập kho.
 Bước 2: Các sách mới sẽ được chuyển từ kho ra quầy hàng,sau khi chuyển
sách ra quầy, nhân viên điều chỉnh tình trạng của sách theo vị trí. Khi số
lượng sách trưng bày ở quầy có số lượng trên mức quy định, phần mềm sẽ
tự động thông báo cho nhân viên chuyển sách ra kho. Tương tự như vậy,
khi số lượng sách trong kho được bán ra dưới mức tối thiểu trong kho, phần
mềm sẽ báo cho nhân viên biết để lập phiếu mua hàng gửi cho nhà cung
cấp. Khi có các đầu sách không được bán ra trong một thời gian dài quá
mức quy định, dữ liệu sách tồn kho sẽ được tự động gửi vào cơ sở dữ liệu
tồn kho, và được cập nhật liên tục.
 Bước 3: Khi khách hàng không tìm thấy sách mà mình mong muốn trưng
bày trên quầy hàng ( sách bán hoặc sách cho thuê ) . Khi đó có thể sử dụng
tính năng tìm kiếm của phần mềm theo mã sách. Khi tìm kiếm được sách
yêu cầu, nhân viên in hóa đơn và thực hiện chuyển sách lên cho khách

hàng.
 Bước 4: Sau mỗi tháng, phần mềm hỗ trợ kết xuất báo cáo cho giám đốc số
liệu tình hình kinh doanh . Ngoài ra phần mềm có thể in ra báo cáo bất cứ
lúc nào kể từ thời điểm cài đặt. Vì vậy Giám đốc sẽ chủ động trong việc
điều chỉnh và quản lý hoạt động cửa hàng hơn.
Với những tính năng và lợi ích như trên, phần mềm đã phần nào giải quyết được
những khó khăn của hệ thống hiện nay như sau :
 Hỗ trợ công việc quản lý : thay vì sách quản lý sách ở trong kho và quầy,
phần mềm sẽ giải quyết công việc một cách đơn giản, nhanh gọn và cực kỳ
hiệu quả. Với việc luân chuyển dữ liệu một cách nhịp nhàng giữa kho và
18
quầy hàng khi có những thông báo tự động, bỏ qua được thủ tục rườm rà về
sổ sách ghi chép.
 Tốc độ thực hiện nhanh: việc tình toán nhanh và tức thời của máy tích giúp
đẩy nhanh tiến độ công việc, ít nhầm lẫn sai sót hơn, VD: dễ dàng tìm được
vị trí tình trạng và nhiều thông tin khác khi sử dụng chức năng tìm kiếm
nhờ sự quản lý hiệu quả thông tin của quyển sách (tác giả, nhà xuất bản, giá
thành…) khi chỉ cần nhập mà sách.
 Đơn giản công việc kế toán, báo cáo : thay vì có những báo cáo và tính
toán thường xuyên, phần mềm sẽ tự động xử lý và có nhưng thông báo tức
thời cho giám đốc bất cứ khi nào giám đốc cần.
 Mức độ chính xác và an toàn thông tin : thông tin được quản lý bằng cơ sở
dữ liệu nên khả năng bị rò rỉ là thấp. Vì quản lý bằng phần mềm nên khi
nhập thông tin ít bị sai sót.
IV. Phân tích hệ thống
1. Mô hình hóa
Dưới đây là sơ đồ phân cấp chức năng của hệ thống :
19
Quản lý cửa hàng sách
Quản lý cửa hàng sách

Bán sách
Bán sách
Kiểm tra sách trong quầy
hàng
Kiểm tra sách trong quầy
hàng
Lập hóa đơn bán sách
Lập hóa đơn bán sách
Nhập sách
Nhập sách
Kiểm tra sách trong kho
Kiểm tra sách trong kho
Lập phiếu mua hàng
Lập phiếu mua hàng
Lập phiếu nhập kho
Lập phiếu nhập kho
Lên báo cáo
Lên báo cáo
Báo cáo bán sách
Báo cáo bán sách
Báo cáo tồn kho
Báo cáo tồn kho
Báo cáo nhập kho
Báo cáo nhập kho
Xuất sách ra quầy
Xuất sách ra quầy
Hệ thống
Hệ thống
Đăng nhập/ Đăng xuất
Đăng nhập/ Đăng xuất

Thay đổi thông tin
Thay đổi thông tin
Quản lý người dùng
Quản lý người dùng
Tìm kiếm
Tìm kiếm
2. Phân tích động: Biểu đồ luồng dữ liệu
2.1. Biểu đồ luồng liệu mức ngữ cảnh
2.2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
20
2.3. Biểu đồ luồng mức dưới đỉnh : Bán sách
21


2.4. Biểu đồ luồng mức dưới đỉnh : Nhập sách

2.5. Biểu đồ luồng mức đỉnh : Tìm kiếm sách
22
2.6. Biểu đồ luồng mức dưới đỉnh : Hệ thống
23

2.7. Biểu đồ luồng mức dưới đỉnh : Lên báo cáo

2.8. Biểu đồ luồng mức 2
24
3. Phân tích dữ liệu
1. Biểu đồ thực thể liên kết
1.1. Từ điển dữ liệu
25