Tài liệu Nghề thư ký - dễ nhưng khó làm! ppt

Nghề thư ký - dễ nhưng khó làm!
Họ là trợ thủ đắc lực của các giám đốc. Họ đứng sau thành công của
các giám đốc. Họ đảm nhiệm một nghề mà khen khá nhiều nhưng chê
cũng không ít. Đó chính là các thư ký ngày nay.
“Họ chính là bộ mặt thứ hai của giám đốc”, Mary Havars, giám đốc Hiệp hội tư vấn nghề nghiệp
Mỹ nhận định như vậy. Thư ký ngày nay “đứng dưới một người nhưng trên rất nhiều người”, họ
là người truyền đạt các mệnh lệnh quyết định của giám đốc tới toàn thể công ty hay những người
có liên quan. Thư ký còn thay mặt giám đốc để giao tiếp, liên hệ với những đối tác cần thiết để
lên lịch trình cuộc hẹn và bố trí thời gian buổi gặp cho giám đốc.Với sự xuất hiện của máy tính và
các phần mềm văn phòng từ những năm 80, việc đánh máy từ chỗ chiếm 60% khối lượng công
việc của các thư ký nay chỉ còn 20%. Từ vai trò quản lý các địa chỉ giao dịch, nay thư ký trở
thành bộ mặt không thể thiếu giữa giám đốc với các nhân trong công ty, với đối tác kinh doanh
và với khách hàng. Các giám đốc ngày nay cũng luôn chú trọng tìm cho được những người năng
động trong các công việc thư ký, và họ thực sự sáng giá không khác những cán bộ chủ chốt
khác.
Một trong các phẩm chất không thể thiếu của thư ký là biết sử dụng thành thạo một ngoại ngữ
gắn với đầu óc sáng kiến và năng khiếu tổ chức. Sẽ “đắt giá” hơn nếu các thư ký chưa có gia
đình và ở gần cơ quan làm việc. Thông minh và lịch thiệp đương nhiên cũng là những yếu tố rất
cần thiết.
Do chính sự quá gần gũi với giám đốc nên các thư ký phải thật cẩn trọng trong từng hành động
của mình, bởi đôi khi chỉ một sơ suất nhỏ xảy ra sẽ khiến thư ký bị mang tiếng là “sếp thứ hai”
trong công ty. Còn đối với khách hàng, khó khăn cũng không kém phần chút nào. Nếu thư ký
không nhiệt tình, không tỏ ra chu đáo, khách hàng sẽ cảm thấy thư ký là một rào cản quá lớn
giữa họ với giám đốc. Tâm lý chán nản và thất vọng của khách hàng sẽ phát sinh từ đó. Laura
Hane, một nữ thư ký giàu kinh nghiệm của giám đốc điều hành tập đoàn Vodaphone, nói: “Dù vô
tình hay cố ý nhưng nhiều khi những người thư ký sẽ tự gây hoạ cho bản thân mình. Quan hệ
với giám đốc là một trong khó khăn lớn nhất. Những người như chúng tôi luôn phải ân cần, chú
đáo với giám đốc nhưng luôn giữ khoảng cách cần thiết trong cuộc sống tình cảm. Giám đốc
cũng là con người, một thực thể tồn tại giữa cuộc sống đời thường với bao ràng buộc, chi phối
bởi các quan hệ xã hội phức tạp”.
Quả thật, trong công việc hàng ngày, các thư ký sẽ không thoát khỏi những lúc các sếp muốn tìm

tới để chia sẻ những niềm vui nỗi buồn. Lúc này giám đốc thực sự là một người bạn chứ không
phải là sếp nữa. Một thư ký giỏi sẽ biết trân trọng sự chia sẻ và tình cảm của giám đốc. Đặc biệt
các thư ký tuyệt đối đừng mắc phải sai lầm lớn nhất đó là để tính tò mò ảnh hưởng tới công việc,
đi quá sâu vào đời tư của giám đốc. Laura nói: “Hàng ngày, tôi được nghe vô số chuyện từ giám
đốc nhưng tôi đều bỏ ngoài tai mọi chuyện và cố gắng giữ thái độ im lặng, không bao giờ (ngay
cả trong lúc qua vui với bạn bè, người thân) đem chuyện giám đốc ra kể để tỏ ra mình là người
được sếp tin cậy”.
Trong công việc hàng ngày, các chuyên gia tư vấn việc làm khuyên các thư ký, những ai muốn
có công việc ổn định và lâu dài, hãy nên tận dụng kiến thức tâm lý của mình để phân tích xem
giám đốc là người như thế nào, ông ta nóng tính hay trầm tĩnh, hoạt bát hay trì trệ, lạnh lùng hay
đa cảm để rồi từ đó tìm ra cho mình một cách ứng xử xử phù hợp nhất trong mọi tình huống phát
sinh hàng ngày. “Nếu giám đốc của bạn là một người nóng tính, hãy cáu gắt, khiếm nhã, bạn
đừng cãi lại ông ấy mà hãy chờ đợi khi giám đốc nguôi cơn nóng giận của mình để nhắc khéo
chuyện cũ vừa qua”, Mary Havars nói, “Lời phê bình tế nhị này sẽ rất hữu ích đối với những ai có
tác phong mạnh bạo đó. Thường thì những lúc này họ sẽ nhận ra lỗi của mình và xin lỗi bạn”.
Nghề thư ký - dễ nhưng
khó làm!
Cũng theo Laura, đối với những giám dốc có tính cách trầm tĩnh, quyết đoán, các thư ký sẽ cần
có thái độ ứng xử khác. Những giám đốc kiểu này là người có thần kinh thép, họ tin vào sức
mạnh của chất xám, thích cách suy nghĩ và hành động mang tính trí tuệ. Các thư ký nên tìm cơ
hội thể hiện năng lực của mình trong những trường hợp cụ thể, như đưa ra một suy nghĩ dự
đoán về hướng kinh doanh nào đó, nhận xét vụ việc vừa xảy ra một cách sắc sảo, khoa học…
Nếu làm được như vậy, thư ký sẽ lọt vào danh sách những người được giám đốc kính nể.
Bên cạnh hai kiểu giám đốc trên, còn có một kiểu giám đốc khác. Đó là những giám đốc đa cảm.
Họ là những người bên cạnh trách nhiệm trong công việc còn luôn đối mặt với cuộc sống đời
thường, còn dành một góc tâm hồn cho những mộng mơ nghệ sỹ. Thoạt nghe, có vẻ thư ký nào
cũng thích làm việc với một giám đốc như thế. Nhưng sự thật không phải như thế, các thư ký
phải hết sức thận trọng và khéo léo với một vị giám đốc như thế này. Trong quan hệ với giám
đốc kiểu này, các thư ký tuyệt đối không được đem chuyện riêng tư, đầy xúc động ra kể để khơi
gợi lòng trắc ẩn, sự cảm thông của giám đốc. Rất có thể lúc ấy sự rung động trong con người

giám đốc đa cảm này sẽ khiến họ không kiểm soát được mình khiến có những hành động vượt
quá giới hạn cần thiết và đẩy thư ký rơi vào tình trạng “tiến thoái lưỡng nan”.
Không chỉ nắm bắt con người giám đốc để khéo ứng xử, mà ngay cả trong các quan hệ giao tiếp,
đối xử với người thân, bạn bè của giám đốc của người thư ký cũng gặp rất nhiều khó khăn.
Trong những trường hợp như thế, người thư ký cần có thái độ gần gũi nhưng vẫn hết sức lịch sự
và giữ khoảng cách đúng mức. Nhiều thư ký đã rơi vào tình thế khó xử khi thường xuyên được
bạn bè, người thân của giám đốc mời đi ăn uống bởi bất hạnh có thế ập xuống chỉ bằng một lời
nói vô tình hay một cử chỉ vô ý. Do đó, tốt hơn hết là các thư ký nên từ chối khéo những lời mời
như vậy.
Có thể nói, nghề thư ký không dễ chút nào. Để thành công, bên cạnh những kiến thức chuyên
môn bạn cần pha chút nghệ thuật. Những thư ký thăng tiến là những người biết phát triển năng
lực làm việc theo kịp với nhịp điệu của công ty, thông thạo đường đi nước bước vận hành của
các hoạt động, của thị trường, của các nghề nghiệp, ứng xử thông minh. Có lẽ sẽ không ai cho
rằng đây là một nghề dễ dàng và đã là nghề thì phải thông thạo mà thôi. Nhưng bù lại, những thư
ký tháo vát giỏi nghề thường là “của hiếm” của công ty và được trả lương hậu hỹ để ở cạnh
các ông chủ.
Nguồn : bwportal