Tài liệu BƯU CHÍNH NHẬT BẢN TIẾN TỚI TƯ NHÂN HÓA pdf

BƯU CHÍNH NHẬT BẢN TIẾN TỚI TƯ NHÂN HÓA

ThS. LÊ MINH TOÀN - ThS. DƯƠNG HẢI HÀ

Giới thiệu:
Tháng 7/2005, Thủ tướng Nhật Bản đã dành đựơc sự ủng hộ của Hạ Viện Nhật Bản trong Kế
hoạch tư nhân hoá hệ thống Bưu điện Nhật Bản (Japan Post)- một phần quan trọng trong
chương trình cải cách do Thủ tướng đề ra. Bưu chính Nhật Bản là mộ
t trong những doanh
nghiệp (DN) hoạt động kém hiệu quả nhất còn xót lại của khu vực kinh tế công cộng ở Nhật,
cho dù DN này từng có tổng giá trị tài sản lên tới hơn 3000 tỷ USD và một ngân hàng lớn
nhất thế giới, với trên 25.000 bưu cục và trên 260.000 nhân viên. Đây cũng là DN mua nhiều
công trái Chính phủ nhất ở Nhật Bản và gián tiếp gây ra tình trạng nợ động trầm trọng kéo
dài. Theo kế hoạch, năm 2007, hệ thố
ng này sẽ được phân chia thành 04 đơn vị kinh doanh
chuyển phát thư và bưu phẩm, các dịch vụ ngân hàng và bảo hiểm, trực tiếp trả lương cho
người lao động và quản lý tài sản của Bưu chính Nhật; dưới quyền quản lý trực tiếp của một
công ty nhà nước (công ty Mẹ- Holding Company) và sẽ được yêu cầu bán tất cả các tài sản
và các khoản bảo hiểm vào năm 2017.

1. Bưu chính Nhật Bản: Quá trình hình thành và phát triển
Bư
u chính Nhật Bản được thành lập vào 1/4/2003 với mục tiêu tiến hành các hoạt động kinh
doanh hiệu quả trên các lĩnh vực Dịch vụ bưu chính, Dịch vụ tiết kiệm bưu chính, Chuyển
tiền, Hệ thống chuyển tiền trực tiếp giữa các tài khoản bưu điện và các Dịch vụ bảo hiểm
nhân thọ bưu chính, cũng như các dịch vụ khác được cung cấp tại các bưu cụ
c (với trên
24.700 bưu cục). Tuy nhiên, quá trình phát triển của Bưu chính Nhật đã có từ năm 1871
(Bảng 1). Bưu chính Nhật có vốn pháp định là 1.268,8 tỷ Yên và số nhân viên là 271,368
người (vào 1/4/2004).

Bảng 1.

Ngày Sự kiện
20/4/1871 Các dịch vụ bưu chính hiện đại được giới thiệu
2/1/1875 Dịch vụ chuyển tiền bưu chính được giới thiệu
2/5/1875 Dịch vụ tiêt kiệm bưu chính được giới thiệu
22/12/1885 Thành lập Bộ Viễn thông
8/2/1887 Biểu tượng “ ” được giới thiệu như là nhãn hiệu chính thức
của Bộ Viễn thông
1/3/1906 Dịch vụ chuyển tiền trực tiếp giữa các tài khoản bưu điện
được giới thiệu
1/10/1916 Dịch vụ Bảo hiểm Bưu chính được giới thiệu
1/6/1949 Thành lập Bộ Bưu chính và Viễn thông
6/1/2001 Bộ Quản lý công cộng, Nội vụ, Bưu chính và Viễn thông
(MPHPT) và Cơ quan Dịch Vụ Bưu chính được thành lập
1/4/2003 Thành lập Bưu chính Nhật

Về mặt cơ cấu tổ chức, mô hình tổ chức của Bưu chính Nhật được tổ chức như Hình 1.









Hình 1

Hội đồng

các Giám đốc
Chủ tịch
Uỷ ban chiến lược
Uỷ ban điều hành
Uỷ ban đặc biệt
Các Kế toán viên
doanh nghiệp
Các Phó chủ tịch
điều hành cấp cao
Các Phó chủ tịch
điều hành
Ban thanh tra và
ki
ể
m toán
Phòng Thư ký
Phòng xúc tiến
khách hàng
Phòng kế hoạch
Phòng mạng lưới
các Bưu c
ụ
c
Phòng Quan hệ
khách hàng (PR)
Phòn
g
nhân s
ự
Phòn

g

K
ế toán
Phòng tìm kiếm
lợi nhuận
Phòng CNTT
Phòng Hỗ trợ
làm vi
ệ
c
Phòng Liên kết
kinh doanh
Các trụ sở kinh doanh
tài chính
Các trụ sở kinh doanh Bưu chính
Phòng Marketing
Phòng kinh doanh quốc tế
Phòng điều hành
Phòng kinh doanh
các dịch vụ tiết kiệm
Phòng kinh doanh dịch vụ bảo
hiểm nhân thọ bưu chính
Phòng Hệ thống thông tin
Văn phòng vùng
Bưu cục

2. Các dịch vụ của Bưu chính Nhật
Bưu chính Nhật cung cấp các dịch vụ Bưu chính cơ bản đến với mọi khách hàng trên mạng
lưới Bưu cục được phân bố rộng khắp trên cả nước (khoảng 25.000 bưu cục). Các dịch vụ

cung cấp bao gồm: Dịch vụ Bưu chính, Dịch vụ tiết kiệm bưu chính và Dịch vụ Bảo hiểm
nhân thọ Bưu chính.
-
Dịch vụ Bưu chính: Với mục tiêu khuyến khích phúc lợi công cộng, Bưu chính Nhật
cung cấp tất cả các dịch vụ mà mọi người có thể dễ dàng sử dụng tại bất kỳ đâu trên
khắp cả nước. Hàng năm, 25 tỷ thư và bưu phẩm, bưu kiện đã đựơc chuyển giao tới
khách hàng; 73 triệu thư và bưu phẩm bưu kiện (BPBK) đã chuyển tới 31 tri
ệu hộ gia
định và kinh doanh mỗi ngày.
- Dịch vụ tiết kiệm bưu chính: Bưu chính Nhật cung cấp cho mọi người các dịch vụ tài
chính thuận tiện cho các hoạt động hàng ngày bao gồm: Tiết kiệm Bưu chính, Chuyển
tiền Bưu chính, Dịch vụ chuyển tiền trực tiếp giữa các tài khoản bưu điện và nhận việc
chi trả lương hưu. Các Bưu cục không chỉ được đặ
t ở các khu dân cư khu vực thành
thị mà còn được đặt tại cả các khu dân cư nơi mà có một số ngân hàng thương mại
đang hoạt động. Chúng đóng một vai trò quan trọng như một cơ quan cung cấp các
dịch vụ tiết kiệm cơ bản cho cá nhân khách hàng. Vào cuối tháng 5/2004, khách hàng
đã gửi 225.740 tỷ Yên.
- Dịch vụ Bảo hiểm nhân thọ bưu chính: Bưu chính Nhật cung cấp các dịch vụ bảo hiểm
nhân th
ọ với thủ tục đơn giản cho khách hàng. Ví dụ: Dịch vụ “Kampo” cung cấp cho
khách hàng có được một cuộc sống dễ chịu hơn khi về già. Cuối tháng 5/2004, đã có
120.011 tỷ Yên được đóng góp vào quỹ dịch vụ này.

Để thực hiện các mục tiêu kinh doanh và cung cấp các dịch vụ, Bưu chính Nhật xây dựng tốt
mối quan hệ với chính quyền các địa phương cũng như tham gia vào các hoạt động viện trợ

quốc tế. Ngoài ra, Bưu chính Nhật cũng xây dựng cho mình Điều lệ Bưu chính với 9 điểm và
Tuyên ngôn về Bảo vệ môi trường (5 điểm). Bưu chính Nhật cũng xây dựng cho mình các
mục tiêu quản lý liên quan đến từng dịch vụ Bưu chính, từng năm (Bảng 2).

Bảng 2.

Lĩnh vực
kinh doanh
Toàn bộ
Bưu chính
Dịch vụ
Bưu chính
Dịch vụ tiết
kiệm bưu chính
Dịch vụ bảo
hiểm nhân thọ
bưu chính
Mục tiêu
cơ bản
Sử dụng hiệu quả mạng lưới các bưu cục
Khuyến khích sự độc lập và quản lý năng động
Hợp tác và hợp danh quốc tế
Bảo đảm
tài chính
Bảo đảm tài chính Quỹ đạt 50 tỷ
Yên hoặc hơn
Quỹ đạt 3.900 tỷ
Yên hoặc hơn
Đạt 300 tỷ Yên
Tăng cường
hiệu quả
hợp tác
Tăng cường hiệu
quả hợp tác

Chi phí kinh
doanh: 98,5%
hoặc ít hơn
Chi phí kinh
doanh: 0,52%
hoặc ít hơn
Chi phí kinh
doanh: 5,1%
hoặc ít hơn
Duy trì và
tăng cường
mức độ
dịch vụ
Hoàn thiện đáp
ứng nhu cầu
khách hàng;
Tận tuỵ để đáp
ứng hài lòng các
yêu cầu khách
hàng
Tỷ lệ giao đúng
thời gian: 97%
hoặc hơn
Hoàn thiện dịch
vụ cho khách
hàng hài lòng
Tỷ lệ sai sót và
bỏ:
- Bảo hiểm:
3,6% hoặc ít

hơn;
- Tiền trợ cấp
bảo hiểm: 2,3%
hoặc ít hơn

Khác
Nâng cấp quản
lý
Nâng cấp quản
lý
Nâng cấp quản
lý


3. Những nỗ lực của Bưu chính Nhật trong việc bảo đảm nâng cao chất lượng các dịch
vụ cung cấp và kinh doanh có lãi
Năm 2004, báo cáo tài chính của Bưu chính Nhật cho thấy những nỗ lực của DN này
trong việc nâng cao chất lượng các dịch vụ cung cấp cho khách hàng cũng như những đối
mới để bảo đảm cho Bưu chính kinh doanh có lãi trong bối cảnh mà các dịch vụ cung cấp
đều vấp phải sự c
ạnh tranh gay gắt từ nhiều DN khác trong lĩnh vực ngân hàng, bảo hiểm,
cũng như sự phát triển của công nghệ thông tin (CNTT), mạng Internet làm ảnh hưởng
đến các dịch vụ bưu chính truyền thống.
3.1. Đánh giá chung về các dịch vụ:
- Dịch vụ Bưu chính: Trong năm 2003, đã có 25,58 tỷ thư được chuyển, giảm 593,71 triệu
chiếc, hay 2,3% so với cùng kỳ năm 2002. Tỷ lệ trung bình/dân là 202, giảm 5 thư so với
n
ăm 2002. Trong đó:
+ Thư: Thư hạng nhất (thư có đóng dấu) và thư hàng hai (bưu thiếp) chiếm 90% tổng số
thư gửi, giảm 2,7% so với cùng kỳ năm trước, đạt 23,36 tỷ chiếc. Sự sụt giảm này là do

ảnh hưởng bởi mạng Internet (dịch vụ gửi thư điện tử), sự thay đổi ở khu vực kinh tế tư
nhân, sụt giảm thư DN do các chi phí viễn thông gi
ảm.
+ Bưu phẩm, bưu kiện: Bên cạnh các BPBK thông thường, Bưu chính Nhật cũng đã mở
rộng phạm vi sang chia sẻ thị phần BPBK cỡ nhỏ vốn chỉ dành cho các dịch vụ khai thác
tư nhân từ 5,7% năm 2002 lên 10% năm 2005. Việc gia tăng số lượng BPBK hàng năm
còn nhờ vào nỗ lực của công tác Merketing, hệ thống của hàng…
+ Thư quốc tế: Bị ảnh hưởng bởi thư
điện tử (e-mail)
Những yếu tố trên làm ảnh hưởng đến doanh thu của Bưu chính Nhật, trong năm 2003 chỉ
đạt 1.906,3 tỷ Yên, giảm 45,4 tỷ Yên.
- Dịch vụ tiết kiệm Bưu chính: Xét về tổng quan, lợi nhuận tiếp tục giảm tại khu vực
này, năm 2003 chỉ đạt 227.000 tỷ Yên, giảm 6000 tỷ Yên so với cùng kỳ năm trước.
Trong đó, dịch vụ chuyển tiền giữ
a các tài khoản Bưu điện (Giro) thực hiện đạt 1,51 tỷ
giao dịch (tăng 4,6%); 43,5 triệu điện chuyển tiền được thực hiện (tăng 1,9%); các
giao dịch qua ATM tăng với trên 51,7 triệu giao dịch của khách hàng qua ATM. Việc
mua trái phiếu Chính phủ tăng 143,2 tỷ Yên (8,9%) do nỗ lực bán trái phiếu của mạng
lưới các bưu cục.
- Dịch vụ bảo hiểm nhân thọ Bưu chính:
Do ảnh hưởng b
ởi nhiều yếu tố tác động như kinh tế, lãi suất, số lượng các hợp đồng bảo
hiểm giảm 17,5% và doanh thu bảo hiểm giảm còn 2.629,5 tỷ Yên.

3.2. Các nỗ lực cải thiện dịch vụ và tăng cường hiệu quả kinh doanh
- Tích cực hoàn thiện các dịch vụ:
Rất nhiều dịch vụ mới đã được nghiên cứu và đưa vào khai thác nhằm thu hút nhiều khách
hàng sử dụng các dịch vụ
Bưu chính như: Dịch vụ “ảnh tem” (là dịch vụ cho phép người
gửi in ảnh của mình dưới góc cuối cùng của tem); dịch vụ EXPACK 500, mở rộng dịch

dịch vụ giao trong ngày tiếp theo (với BPBK và thư thông thường); xem xét lại phí cho
các sản phẩm bưu chính không theo tiêu chuẩn; mở rộng kích cỡ và trọng lượng BPBK (ví
dụ từ 1m lên 1,5m; từ 20kg lên 30kg); Dịch vụ giao ngay trong ngày với các BPBK Yu-
Pack; mở rộng thời gian giao theo yêu cầu của người gử
i vào tất cả các thời điểm trong
ngày; thủ nghiệm bán phong bì tại các Bưu cục nhằm gia tăng sự tiện lợi cho khách hàng;
giới thiệu dịch vụ trả/thanh toán dễ dàng (Yucho Pay-easy Service) cho việc thanh toán
các hoá đơn và trả thuế qua mạng lưới thanh toán; mở rộng thời gian hoạt động của các
may ATM bưu chính 24/24; cải tiến dịch vụ bảo hiểm nhân thọ trọn đời (Nagaiki-kun) với
nhiều gói dịch vụ hấ
p dẫn theo thời gian, mức đóng bảo hiểm, thời điểm đóng bảo hiểm,
cải tiến dịch vụ bảo hiểm nhân thọ trong đó tiền bảo hiểm được trả vào một ngày nhất
định cho người đóng bào hiểm hoặc thân nhân nếu người đóng bào hiểm chết trước thời
điểm đó.

- Đối tác với các nhà khai thác tư nhân:
Bưu chính Nhật hợp tác mạnh với các nhà khai thác tư nhân để cùng phối hợp khai thác,
sử dụng các cửa hàng này như là điểm nhận các BPBK. Bên cạnh đó, Bưu chính Nhật
cũng hợp tác chặt chẽ với các công ty phân phối tư nhân trong việc cung cấp các dịch vụ
phân phối đáp ứng các nhu cầu của khách hàng (xây dựng, vận tải, kiểm soát hàng tồn
kho…). Dịch vụ BPBK Yu-Pack
đang được các nhà sản xuất chính sử dụng để khôi phục
các máy tính cá nhân gia đình vào mục đích tái sử dụng nhằm bảo vệ môi trường. Thiết
lập quan hệ chặt chẽ với Công ty Oriental Land để công ty này làm công tác tiếp thị danh
mục tại các bưu cục trên cả nước; thiết lập Kodomo Post House để bán tem, bưu thiếp,
chấp nhận các BPBK Yu-Pack, bán các hàng hoá cho trẻ em. Thoả thuận mở rộng các
dịch vụ của các máy ATM và Máy phát tiền m
ặt CD (Cash Dispenser); Dịch vụ gửi tiền
qua lại nhau giữa Tiết kiệm bưu chính và Hệ thống ngân hàng tư nhân…
- Tận dụng các khoảng trống tại các Bưu cục:

Cho thuê lại các khoảng trống tại các toá nhà Bưu chính làm các cửa hàng, phòng trưng
bày, bán hàng lưu niệm mùa hè, tết; bán tem và phong bì; bán đồ lưu niệm dành cho du
khách; bán đồ văn phòng phẩm; đồ uống; đồ thủ công mỹ nghệ. Phát triển hệ thống máy
bán đồ uố
ng giải khát sử dụng tiền xu.
-
Hoàn thiện Hệ thống dịch vụ bưu chính Nhật
Đây là hệ thống cho phép xem xét lại toàn bộ quy trình xử lý công việc từ khi nhận thư,
chia chọn và chuyển phát qua việc ứng dụng Phương pháp sản xuất TOYOTA (Toyota
Production Method) mà đã cho kết quả khả quan tại nhiều DN theo tiêu chuẩn công việc,
qua việc nỗ lực để hoàn thiện sản xuất bằng việc tạo ra mộ
t hệ thống nới mà thư được dễ
dàng lưu thông, hạn chế lãng phí, không theo quy tắc để cung cấp cho khách hàng với
dịch vụ tốt hơn và thuận tiện hơn.
Ví dụ: Với Dịch vụ bưu chính là việc hoàn thiện ngay từ khâu hoạt động của mỗi cá nhân
qua việc phân loại ngay tại quầy; tiêu chuẩn hoá công việc bằng việc xác định lại thời gian
vận chuyển và chia chọn; hoàn thiện công tác quả
n lý.
- Hoàn thiện để đáp ứng nhu cầu của khách hàng:
Tại tất cả các bưu cục, văn phòng vùng và tại trự sở chính đều có Uỷ ban xúc tiến khách
hàng nhận trách nhiệm tiếp nhận và đáp ứng các yêu cầu của khách hàng, trợ giúp khách
hàng. Bưu chính Nhật cũng rất năng động trong việc tìm kiếm tiếng nói chung với khách
hàng để cung cấp các dịch vụ ngày càng tốt hơn.
- Quản trị DN:
Bưu chính Nh
ật thiết lập Hội đồng các giám đốc bao gồm: Chủ tịch, các Phó chủ tịch điều
hành cấp cao và các Phó Chủ tịch. Đây là nơi ra các quyết định cao nhất, thảo luận và
quyết định các chính sách quản lý, ngân sách… Hội đồng này còn có sự tham gia của các
đại diện bên ngoài. Uỷ ban chiến lược cũng được thành lập nhằm thảo luận các quyết sách
quan trọng về các vấn đề mà DN phải đối m

ặt trong điều hành và quản lý. Uỷ ban này
cũng hợp tác chặt chẽ với Uỷ ban điều hành trong việc trình các quyết định lên Chủ tịch.
Dưới Uỷ ban điều hành là 9 uỷ ban khác như: Uỷ ban chiến lược CNTT; Uỷ ban đầu tư…
để thảo luận các vấn đề đặc biệt liên quan đến quản lý, điều hành, trợ giúp Uỷ ban điều
hành.
Quản trị bên ngoài, Bưu chính Nhậ
t chịu sự quản lý của Bộ Quản lý công, Nội vụ, Bưu
chính và Viễn thông (MPHPT) cho các Mục tiêu quản lý và Kế hoạch quản lý trung hạn
(Hình 2).

- Hoàn thiện quản lý
Các hoạt động này bao gồm: cắt giảm các chi phí nhân công, giảm các chí phí bán hàng
thông qua việc xem xét lại các hợp đồng đã ký kết, mở rộng các hợp đồng cạnh tranh; tái
cơ cấu các Trung tâm hoạt động Tiết kiệm bưu điện; tổ chức l
ại các Trung tâm bảo hiểm
nhân thọ bưu chính; xây dựng tích cực mối quan hệ với chính quyền địa phương; nỗ lực
bảo vệ môi trường; các hoạt động an sinh xã hội

Hình 2.
Tài liệu tham khảo:
[1]. Postal Servive in Japan (Annual Report: 2000-2004).
[2]. AFP; AP; Reuters 7/2005.
[3]. Báo cáo của UPU và APPU, 2005.

Nghị viện Hệ thống Luật pháp
Bộ Quản lý công, Nội vụ, Bưu chính và Viễn thông
(MPHPT)
Cục Kế hoạch chính sách Bộ Quản lý công, Nội vụ,
Bưu chính và Viễn thông
- Lập KH và chương trình cho hoạt động Bưu chính;

- Giám sát và thanh tra hoạt động Bưu chính Nhật
Hệ thống hành chính

TỔNG CÔNG TY BƯU CHÍNH NHẬT

Quản lý hoạt động bưu chính

Các Giám đốc bên ngoài:
Số lượng 3 hoặc hơn, trong đó ít nhất
một người là kế toán
(Chịu sự quản lý của Luật Công ty Công)
Phòng
Kế toán
Các Kế toán
viên
Hội đồng Kế
toán Nhật
bản:
Các hoạt
động giám
sát kế toán
Cơ quan
Dịch vụ tài
chính:
Các hoạt
động giám
sát quản lý
rủi ro
Cục đánh
giá hành

chính:
Đánh giá và
giám sát
hành chính
Các Kế toán
Công được
công nhận
(CPA):
Kế toán bên
ngoài
Các mục tiêu quản lý trung hạn; K
ế
hoạch quản lý trung hạn; Báo cáo tài
chính của các báo cáo Kế toán.
Thông qua Luật
( Liên quan đến khung quản
l
ý)
 Thông qua các Mục tiêu quản lý trung hạn và
kế hoạch quản lý trung hạn;
 đánh giá;
 Giám sát việc thực hiện Luật và điều lệ