Tài liệu TIN HỌC CƠ BẢN - EXCEL pptx

Tin học cơ bản - Excel
CHƯƠNG VII
EXCEL 5.0


1. CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN

Excel là một phần mềm thuộc hệ xử lý Bảng tính điện tử, chuyên dùng cho công tác kế
toán, văn phòng trên môi trường Windows có các đặc tính và ứng dụng tiêu biểu sau:
- Dùng để tạo ra những bảng tính có kích thước rất lớn.
- Thực hiện được nhiều phép tính từ đơn giản đến phức tạp.
- Tổ chức và lưu trữ thông tin dưới dạng bảng như bảng lương, bảng kế toán, bảng thanh
toán, bảng thống kê, bảng dự toán
- Khi có thay đổi dữ liệu, bảng tính tự động tính toán lại theo số liệu mới.
Thao tác trên bảng tính có thể tạo ra các báo cáo tổng hợp hoặc phân tích có kèm theo các
biểu đồ, hình vẽ minh hoạ,

1.1. Khởi động Excel

Khởi động Windows từ dấu nhắc của DOS (C:\WIN <Enter>). Chọn nhóm làm việc
(nhóm chứa ứng dụng Excel, thường là nhóm MicroSoft Office) và nhắp đúp chuột lên biểu
tượng của Excel.

1.2. Màn hình Excel

Sau khi khởi động, màn hình của Excel có dạng sau:


81
Tin học cơ bản - Excel
a. Thanh thực đơn (Menu bar)

Mỗi mục ứng với một thực đơn dọc (Menu Popup), để mở một thực đơn dọc: di chuột đến
đó rồi nhắp nút trái chuột hoặc gõ Alt + ký tự gạch dưới, ví dụ Alt+F để mở Menu File.

b. Thanh công cụ (Standard Toolbar)



Thanh công cụ chứa một số lệnh thông dụng của Excel dưới dạng biểu tượng (icon), các
lệnh này có thể truy xuất trực tiếp bằng chuột. Ví dụ: muốn ghi văn bản lên đĩa thay vì vào Menu
File chọn Save, chỉ cần nhắp chuột lên biểu tượng đĩa mềm:

c. Thanh định dạng (Formatting Toolbar)



Thanh định dạng chứa các lệnh dưới dạng biểu tượng để định dạng dữ liệu của bảng tính
như kiểu, loại font, cỡ font, căn lề
Ngoài Standard Toolbar và Formatting Toolbar còn có các Toolbar khác có thể cho hiện
trên màn hình hay không bằng lệnh View/ Toolbars .



d. Thanh công thức (Formula bar): hiển thị toạ độ ô hiện hành, nút huỷ bỏ (cancel), nút
chọn (Enter), nút chọn hàm, nội dung dữ liệu của ô hiện hành.

82
Tin học cơ bản - Excel

e. Một số thuật ngữ

Workbook Window là cửa sổ chứa nội dung tệp. Tên tệp (workbook) hiện trên thanh tiêu
đề cửa sổ với phần mở rộng định sẵn là XLS. Các thành phần của Workbook Window là:
- ĐƯỜNG VIỀN CỘT (Column Border) ghi ký hiệu cột từ trái sang phải theo chữ cái bắt
đầu từ A đến Z, tiếp từ AA đến AZ, , IV, có tổng số 256 cột.
- ĐƯỜNG VIỀN HÀNG (Row Border) ghi số thứ tự dòng từ trên xuống dưới bắt đầu từ
1, có tổng cộng 16.384 dòng.
- Ô (Cell) là giao giữa hàng và cột, địa chỉ của một ô xác định bởi cột trước dòng sau. Ví
dụ: A5 - Cột A, dòng 5. Ô hiện hành (Select cell) là ô có khung viền quanh.
- Bảng tính (Sheet) là một bảng gồm 256 cột/16384 dòng hình thành 4 triệu ô dữ liệu. Tên
bảng tính mặc nhiên là Sheet# (# là số thứ tự). Một tệp Workbook mặc định có 16 sheet (có thể
tăng đến 255).

g. Thanh trượt (Scrool Bar): dùng để hiển thị những phần bị che khuất của bảng tính trên
màn hình.

h. Thanh trạng thái (Status Bar): dòng chứa chế độ làm việc và các tình trạng hiện hành
của hệ thống như NumLock, CapsLock,

1.3. Các thao tác cơ bản trong bảng tính

a. Di chuyển phím

Ta có thể dùng mũi tên, Page Up, Page Down trên bàn phím hoặc các tổ hợp phím khác
nhau để di chuyển đến một ô khác. Các phím di chuyển con trỏ thông dụng là:

←, →, ↑, ↓
Di chuyển qua một ô về bên trái, phải, trên, dưới tương

ứng
Ctrl + ←, →, ↑, ↓
End + ←, →, ↑, ↓
Di chuyển tới ô kế không trống
Tab Di chuyển qua một ô về bên phải
Enter Di chuyển một ô xuống bên dưới
Home Di chuyển đến cột A của hàng hiện hành
Ctrl + Home Di chuyển đến ô A1 của bảng tính
Ctrl + End Di chuyển đến ô cuối cùng của bảng tính
Page Up Di chuyển lên một trang màn hình
Page Down Di chuyển xuống một trang màn hình
Alt + Page Up Di chuyển về bên trái một màn hình
83
Tin học cơ bản - Excel
Alt + Page Down Di chuyển về bên phải một màn hình
Ctrl + Page Up Di chuyển đến bảng tính kế tiếp
Ctrl + Page Down Di chuyển về bảng tính đứng trước

Dùng lệnh Go to để di chuyển đến một ô xác định. Chọn Edit, Go to hoặc phím F5, gõ địa
chỉ của ô cần chuyển đến rồi ấn <Enter>.

Cũng có thể di chuyển đến một ô bằng cách dùng hộp "Toạ độ hiện hành" (Trên thanh
công thức). Nhắp hộp, gõ địa chỉ ô muốn chuyển đến rồi ấn <Enter>.

Ngoài ra có thể nhắp chuột tại một ô để di chuyển con trỏ tới ô đó.
b. Chọn ô - vùng

Vùng bao gồm một hoặc nhiều ô liên tục. Vùng được xác định bởi toạ độ vùng gồm địa
chỉ ô đầu và địa chỉ ô cuối, dạng: <ô đầu>:<ô cuối>. Ví dụ: A1:E5
Trước khi thực hiện một thao tác, người sử dụng phải chọn phạm vi làm việc (có thể một

hoặc nhiều vùng)

- Chọn một ô : di chuyển đến ô cần chọn, nhắp chuột.
- Chọn một cột : nhắp chuột tại ký hiệu cột
- Chọn một dòng : nhắp chuột tại số thứ tự dòng
- Chọn một vùng, có các cách sau:
 Đặt con trỏ tại ô đầu vùng, ấn và giữ Shift, dùng các phím mũi tên di chuyển đến ô
cuối vùng.
 Đặt con trỏ chuột tại ô đầu vùng, ấn và giữ nút trái chuột, rê chuột đến ô cuối vùng
 Đặt con trỏ chuột tại ô đầu vùng, ấn và giữ Shift trong khi nhắp chuột tại ô cuối
vùng.
- Chọn nhiều vùng : ấn và giữ Ctrl trong khi dùng chuột thực hiện thao tác chọn các
vùng khác.

c. Cách nhập các kiểu dữ liệu

Trong một ô chỉ có thể chứa một kiểu dữ liệu, kiểu dữ liệu phụ thuộc vào ký tự đầu tiên
gõ vào.

Kiểu số (Number): Ký tự đầu tiên gõ vào là các chữ số 0 đến 9, các dấu + Một số được
nhập vào mặc nhiên là dạng General, sau đó có thể định dạng trình bày số lại theo ý muốn bằng
lệnh Format/Cells. Nếu nhập vào ô một số lớn và xuất hiện #### nghĩa là bề rộng của cột quá
nhỏ. Muốn thấy rõ số, nhắp đúp vào cạnh phải của tiêu đề cột để mở rộng nó.

Kiểu chuỗi (Text): Ký tự đầu tiên gõ vào là các ký tự từ chữ A đến Z, các ký tự canh biên
như sau: ', ", ^, \ .
Ký tự ' để canh các ký tự trong ô về bên trái
Ký tự " để canh các ký tự trong ô về bên phải
Ký tự ^ để canh các ký tự trong ô vào giữa
Ký tự \ để lặp lại ký tự theo sau nó cho đến hết chiều rộng của ô

Các ký tự canh biên chỉ có tác dụng khi người sử dụng có chỉ định:
Tools/Option/Transition, trong đó chọn mục: Navigation Keys.

84
Tin học cơ bản - Excel
Kiểu ngày tháng và thời gian (date-time): Có thể gõ bất kỳ một trong các dạng sau:
date: 8/5/97; 5-Aug-97; 5-Aug; Aug-12 ; time: 14:25; 14:25:09; 2:25 PM; 2:25:09 PM. Để nhập
ngày hiện hành vào ô nhấn Ctrl+(;) còn thời gian hiện hành nhấn Ctrl+(:).

Kiểu công thức: Một trong các đặc điểm giá trị nhất của Excel là khả năng tính toán các
giá trị bằng cách dùng các công thức. Excel nhận biết công thức trong ô nếu dữ liệu vào bắt đầu
bởi dấu (=), dấu (+) hoặc dấu (-). Để nhập một công thức, đầu tiên gõ dấu (=) sau đó gõ công
thức. Công thức nhập vào được hiển thị trên ô hiện hành và thanh công thức. Khi gõ xong công
thức ấn <Enter>, kết quả trình bày trong ô không phải là các ký tự gõ vào mà chính là giá trị của
công thức đó. Trong thành phần của công thức có thể gồm có: số, chuỗi (phải đặt trong dấu "" ),
toạ độ ô, tên vùng, các toán tử, các loại hàm: Ví dụ: = 4+5+7 hoặc = B2+B3+B4

Các toán tử sử dụng trong công thức:

- Toán tử tính toán : + (cộng), - (trừ), * (nhân), / (chia), ^ (luỹ thừa), % (phần trăm)
- Toán tử chuỗi : & (nối chuỗi)
- Toán tử so sánh : = (bằng), <> (không bằng), > (lớn hơn), >= (lớn hơn hay bằng)
< (nhỏ hơn), <= (nhỏ hơn hay bằng)
Độ ưu tiên của toán tử trong công thức: các biểu thức trong ( ), luỹ thừa, nhân, chia, cộng, trừ.

1.4. Thoát khỏi Excel

Dùng một trong ba cách sau:
- Nhắp đúp chuột vào Control menu box .

- Vào Menu File/Exit ( hoặc ấn Alt+F,X).
- Dùng tổ hợp phím Alt+F4.
Nếu văn bản hiện hành có sửa đổi mà chưa ghi vào đĩa thì khi thoát Excel sẽ thông báo:



Thoát, có ghi Không thoát Trợ giúp

Thoát, không ghi

2. CÁC THAO TÁC CƠ BẢN TRÊN BẢNG TÍNH VÀ TRÊN FILE

2.1. Thao tác trên vùng

a. Xoá dữ liệu vùng

Chọn vùng muốn xoá, gõ phím Del. Hoặc nhắp nút chuột phải, chọn "Clear Contents"

b. Hiệu chỉnh dữ liệu bảng tính

- Chọn ô cần hiệu chỉnh, gõ F2 hoặc nhắp đúp chuột vào ô đó.
85
Tin học cơ bản - Excel
- Sửa xong, gõ <Enter>

c. Lặp lại và huỷ bỏ một lệnh

Để lặp lại và huỷ bỏ một thao tác vừa thực hiện, có 2 cách:
- Dùng bàn phím:
Huỷ bỏ: Vào Menu Edit/ Undo hoặc gõ Ctrl+Z

Lặp lại: Vào Menu
Edit/ Repeat hoặc ấn phím F4
- Dùng chuột:
Huỷ bỏ: Nhắp chuột vào biểu tượng Undo trên Standard Toolbar
Lặp lại: Nhắp chuột vào biểu tượng Redo trên Standard Toolbar

Undo Redo
d. Sao chép dữ liệu trong bảng tính

Sao chép và dán dữ liệu

- Chọn vùng dữ liệu cần sao chép
- Chọn Edit/ Copy hoặc gõ Ctrl+C. Hoặc nhắp nút chuột phải, chọn Copy
- Chọn ô cần dán dữ liệu đã sao chép
- Chọn Edit/Paste hoặc gõ Ctrl+V. Hoặc nhắp nút chuột phải, chọn Paste; nếu muốn dán
một lần thì gõ Enter.
Có thể dùng biểu tượng Copy, Paste: Copy Paste

Sao chép dữ liệu bằng cách rê và thả chuột.

Đặt con trỏ chuột vào cạnh viền của vùng cần sao chép, khi con trỏ có hình É thì ấn Ctrl
đồng thời rê chuột đến vị trí mới.

Sao chép dữ liệu với Auto Fill

Lệnh Auto Fill có thể sao chép nội dung trong ô đến ô liền kế bên rất nhanh.
- Chọn ô chứa dữ liệu cần sao chép.
- Đưa con trỏ về nút Fill Handle (dấu + ở góc dưới bên phải của ô chọn).
- Nhấn và rê chuột sang các ô kế tiếp, rồi thả chuột ra.

e. Sự khác nhau của việc sao chép một vùng có công thức tham chiếu địa chỉ
tương đối, địa chỉ tuyệt đối và địa chỉ hỗn hợp

Địa chỉ tương đối (Relative Address)

Địa chỉ tham chiếu có dạng <cột><dòng>. Khi chép đến vùng đích, địa chỉ tham chiếu
của vùng đích sẽ thay đổi theo nghĩa phương, chiều và khoảng cách.

Ví dụ: Có dữ liệu tại các ô như sau: A1=2, B1=4, A2=4, B2=6

86
Tin học cơ bản - Excel


- Công thức tại ô C1 là: =A1*B1 Ö Kết quả là 8
- Khi sao chép công thức của ô C1 vào ô C2 thì công thức tại ô này là: =A2*B2 và kết quả
là 24
- Khi sao chép công thức của ô C1 vào ô D1 thì công thức tại ô này là: =B1*C1 và kết quả
là 32
Địa chỉ A1, B1 trong công thức của ô C1 là địa chỉ tương đối.

Địa chỉ tuyệt đối (Absolute Address)


Địa chỉ tham chiếu có dạng $<cột>$<dòng>. Khi chép đến vùng đích, địa chỉ tham chiếu
của vùng đích sẽ giữ nguyên giống như vùng nguồn.
Ví dụ: Có dữ liệu tại các ô trong bảng đổi tiền như sau:


Côn

g
thức: =
$
C
$
1/B3

- Số tiền đổi được ghi vào ô C1
- Cột Ngoại tệ ghi các loại ngoại tệ
- Cột Tỉ giá ghi tỉ giá hiện hành của các loại ngoại tệ
- Cột Số NT đổi được tính theo công thức: Số tiền đổi/Tỉ giá cho những ô tương ứng. Tại
ô C3 nhập công thức: =$C$1/B3. Sau đó chép công thức từ ô này đến các ô còn lại trong cột, ta
thấy địa chỉ ô $C$1 trong công thức sẽ không bị thay đổi. Địa chỉ $C$1 được gọi là địa chỉ tuyệt
đối.

Địa chỉ hỗn hợp (Mixed Address)

Địa chỉ tham chiếu có dạng $<cột><dòng> (tuyệt đối cột, tương đối dòng) hoặc
<cột>$<dòng> (tương đối cột, tuyệt đối dòng). Khi chép đến vùng đích, địa chỉ tham chiếu của
vùng đích bị thay đổi một cách tương ứng hoặc theo cột hoặc theo hàng.

Ví dụ: - Công thức của ô C5 là: =A$5+B$5
- Sao chép công thức này đến ô C6 là: =A$5+B$5
- Công thức của ô C5 là: =$A5+$B5
- Sao chép công thức này đến ô F5 là: =$A5+$B5

f. Di chuyển dữ liệu trong bảng tính

Di chuyển dữ liệu với lệnh Cut và Paste

- Chọn vùng dữ liệu cần di chuyển
87
Tin học cơ bản - Excel
- Chọn Edit/Cut hoặc gõ Ctrl+X. Hoặc nhắp nút chuột phải, chọn Cut.
- Chọn ô cần chuyển dữ liệu đến.
- Chọn Edit/Paste hoặc gõ Ctrl+V. Hoặc nhắp nút chuột phải, chọn Paste.

Hoặc dùng biểu tượng Cut

Di chuyển dữ liệu bằng cách rê và thả chuột

Đặt con trỏ chuột vào cạnh viền của vùng cần sao chép, khi con trỏ có hình É thì rê chuột
đến vị trí mới.

2.2. Chèn và xoá cột, hàng và các ô

a. Chèn cột, hàng và ô

Chèn cột (Columns):

- Đưa con trỏ tới cột, nơi mà cột mới sẽ xuất hiện
- Chọn
Insert/Columns hoặc nhắp nút chuột phải chọn Insert. Excel sẽ chèn một cột mới
còn cột hiện hành sẽ chuyển qua bên phải.
Chèn hàng:

- Chọn ô hay hàng, nơi mà hàng mới xuất hiện
- Chọn Insert/Row hoặc nhắp nút chuột phải chọn Insert. Excel sẽ chèn một hàng mới
vào còn hàng hiện hành sẽ chuyển xuống dưới.

Chèn một ô hay một vùng:

- Chọn vùng muốn chèn ô trống
- Chọn Insert/Cell hoặc nhắp nút chuột phải chọn Insert. Xuất hiện hộp thoại



- Chọn Shift Cells Right để chèn ô mới và dời ô hiện hành qua phải.
Shift Cells Down để chèn ô mới và dời ô hiện hành xuống dưới.
Entire Row để chèn một hàng vào vị trí hiện thời.
Entire Column để chèn một cột vào vị trí hiện thời.
- Chọn OK.

b. Xoá cột, hàng và ô

Xoá cột:

- Nhắp chữ cái tên cột muốn xoá. Xoá nhiều cột bằng cách rê phải các chữ cái tên cột
- Chọn Edit/Delete hoặc nhắp nút chuột phải chọn Delete.

Xoá hàng:

88
Tin học cơ bản - Excel
- Nhắp số hiệu của hàng muốn xoá. Xoá nhiều hàng bằng cách rê phải các con số hàng
- Chọn
Edit/Delete hoặc nhắp nút chuột phải chọn Delete.

Xoá ô hay nhiều ô:

- Chọn ô hay vùng muốn xoá
- Chọn
Edit/Delete hoặc nhắp nút chuột phải chọn Delete. Hộp thoại xuất hiện:



- Chọn Shift Cells Left: dời các ô sang trái.
Shift Cells Up: dời các ô lên trên.
Entire Rows: Xoá cả hàng hiện thời chứa ô được chọn.
Entire Columns: Xoá cả cột hiện thời chứa ô được chọn
- Chọn OK.
c. Chèn và xoá bảng

Chèn bảng

Khi chèn một bảng, Excel sẽ chèn vào trước bảng hiện hành. Để chèn một bảng chọn
bảng bên phải nơi mà bảng mới xuất hiện, chọn Insert/Worksheet.

Xoá bảng

Chuyển đến bảng cần xoá, chọn Edit/Delete Sheet.

Di chuyển bảng

Nhắp nút tab bảng cần di chuyển, ấn và giữ nút chuột và rê bảng tính đến vị trí mới trong
Workbook. Khi thả chuột ra bảng sẽ ở vị trí mới.

Tên bảng

Tên bảng mặc nhiên của Excel là Sheet1, Sheet 2, . Tuy nhiên, có thể dễ dàng sửa tên

bảng phản ánh nội dung dữ liệu đang chứa. Nhắp đúp Sheet tab của bảng tính cần đổi tên. Hộp
thoại Rename Sheet sẽ xuất hiện.



Sau đó ấn Enter và nhập tên và chọn OK.

2.3. Đánh số thứ tự

89
Tin học cơ bản - Excel
- Gõ giá trị số bắt đầu vào ô đầu tiên.
- Chọn vùng cần đánh số thứ tự.
- Chọn: Edit/Fill/Series. Xuất hiện hộp thoại:



- Mục Series: chọn việc đánh chuỗi số trên dòng (Row) hay trên cột (Columns).
- Mục Type: chọn kiểu điền dữ kiện:
 Linear : cộng với trị số bước nhảy.
 Growth : nhân với trị số bước nhảy.
 Date : theo dạng ngày.
 AutoFill : theo chế độ điền tự động.
- Mục
Step Value: chọn trị số bước nhảy.
- Mục St
op Value: chọn trị số k ết thúc.
- Chọn OK hay gõ Enter.
2.4. Thao tác trên tệp

Một tệp trong Excel có phần mở rộng là XLS.

a. Lưu trữ tệp trên đĩa

- Lưu trữ với tên mới: chọn File/Save As, chọn ổ đĩa và chọn thư mục, đưa vào tên tệp
cần lưu trữ.
- Lưu trữ lần đầu tiên hoặc lưu trữ với tên cũ: chọn File/Save hoặc Ctrl+S hoặc nhắp
chuột vào biểu tượng

b. Mở một tệp đã có trên đĩa
- Thực hiện lệnh File/Open, hoặc nhắp chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ.
- Chọn ổ đĩa, thư mục và tên tệp cần mở.

c. Tạo một tệp mới
Chọn File/New, hoặc nhắp chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ.

d. Đóng một tệp: Chọn File/Close.

3. ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU BẢNG TÍNH

3.1. Thay đổi độ rộng cột, chiều cao dòng

90
Tin học cơ bản - Excel
- Thay đổi độ rộng cột: Chọn một hay nhiều cột cần thay đổi, đưa con trỏ chuột ngay mép
phải đầu cột cần thay đổi. Khi con trỏ chuột thay đổi thành mũi tên hai đầu nằm ngang thì rê mũi tên
qua trái hay phải để tăng hoặc giảm độ rộng cột, khi đạt yêu cầu thì thả chuột ra.

Tự động điều chỉnh độ rộng cột hoặc hàng: Điều chỉnh độ rộng cho các ô đã nhập dữ liệu
vào tức là nới rộng để hiển thị hết các dữ liệu đã nhập. Chọn ô chứa dữ liệu cần điều chỉnh, chọn

Menu Format, Column, AutoFit Selection hoặc Menu Format, Row, AutoFit Selection. Nếu dùng
chuột thì đưa con trỏ chuột đến mép phải đầu cột hoặc cạnh đáy đầu hàng rồi nhắp đúp.

- Thay đổi chiều cao dòng: Chọn một hay nhiều dòng cần thay đổi, đưa con trỏ chuột về
cạnh đáy đầu hàng. Khi con trỏ chuột biến thành hình mũi tên hai đầu thẳng đứng thì rê chuột lên
hoặc xuống để tăng hoặc giảm chiều cao hàng, khi đạt yêu cầu thì thả chuột ra.

3.2. Định dạng dữ liệu kiểu số

Sau khi nhập dữ liệu, tính toán ta còn phải trình bày bảng tính sao cho thích hợp với
yêu cầu. Công việc cụ thể là chọn kiểu thể hiện số liệu, chọn đơn vị tính thích hợp, thay đổi kiểu
chữ, cỡ chữ, nhấn mạnh nội dung, số liệu quan trọng

a. Dùng menu Bar

- Chọn vùng chứa số cần định dạng.
- Chọn Format/Cells, hoặc ấn Ctrl+1, hoặc nhắp nút chuột phải rồi chọn Format Cells.
- Xuất hiện hộp thoại Format Cells, chọn Tab Number.


- Chọn loại trong lớp (Category).
- Nháy chuột tại các mẫu trong danh sách Format Codes: Tương ứng là dạng mẫu trong
mục Sample.
- Chọn OK hay gõ Enter.

b. Dùng biểu tượng trên Toolbar

Có thể ứng dụng nhanh chóng kiểu định dạng số, dạng tiền tệ, dấu phảy, hay dấu phần
trăm bằng cách sử dụng nút định dạng số liệu sẵn thanh công cụ.

91
Tin học cơ bản - Excel


Tiền tệ Phần trăm Dấu phảy
Tăng số thập phân Giảm số thập phân

Để định dạng kiểu số bằng cách dùng thanh công cụ, phải chọn ô có chứa số cần định
dạng, sau đó nhắp nút thích hợp trên thanh công cụ.

Kiểu mã số

# Vị trí số thực sẽ hiển thị.
0 Cũng giống như dấu # nhưng ngoại trừ số 0 của phần thập phân để kết hợp với
kiểu số đã định dạng.
$ Biểu tượng tiền tệ được hiển thị cùng với số.
, Vị trí dấu phân cách hàng ngàn của số thực sẽ hiển thị.
. Vị trí dấu chấm thập phân số học sẽ hiển thị.
% Từ số 1 -100 đều có dấu % hiển thị cùng nhân số cho 100 và hiển thị số đó
cùng với ký hiệu phần trăm.

3.3. Định dạng kiểu ngày tháng

- Chọn vùng dữ liệu cần định dạng.
- Chọn Format/Cells, hoặc ấn Ctrl+1, hoặc nhắp nút chuột phải rồi chọn Format Cells.
- Chọn Tab Number, chọn Date trong Category.
- Chọn kiểu định dạng trong hộp thoại Format Codes.
- Chọn OK

Kiểu mã ngày tháng

m Tháng không hiện số 0 đứng trước (8).
mm Tháng có số 0 đứng trước (08).
mmm Tháng có 3 chữ viết tắt (8-Mar).
mmmm Tháng với tên đầy đủ.
d Ngày không hiện số 0 đứng trước.
92
Tin học cơ bản - Excel
dd Ngày có hiện số 0 đứng trước.
ddd Ngày có 3 chữ viết tắt.
dddd Ngày với tên đầy đủ.
yy Năm chỉ hiện 2 số cuối.
yyyy Năm hiện đầy đủ 4 chữ số.

3.4. Sắp xếp dữ liệu theo kiểu Alignment

- Chọn ô hay vùng dữ liệu để định dạng.
- Chọn Format/Cells, hoặc ấn Ctrl+1, hoặc nhắp nút chuột phải rồi chọn Format Cells.
- Xuất hiện hộp thoại Format Cells, chọn Tab Alignment.

- Chọn mục Horizontal để điều chỉnh ngang dữ liệu trong từng ô:
General: Văn bản canh trái còn số canh phải.
Left : Văn bản và số đều canh lề trái.
Center : Văn bản và số đều canh giữa.
Fill : Canh đều nội dung ra hai bên của ô.
Right : Văn bản và số đều canh phải.
Justify : Khi văn bản được bao trong phạm vi một ô và canh giữa khung các ô.
Center Across: Canh giữa văn bản ngang qua các cột.

- Chọn mục Vertical để điều chỉnh dọc dữ liệu trong từng ô:
Top : Canh trên.
Bottom : Canh dưới.
Center : Canh giữa.

- Chọn mục Orientation để chọn hướng cho dữ liệu: hướng thẳng đứng hoặc nằm ngang.

- Chọn OK hoặc gõ Enter.

3.5. Thay đổi kiểu chữ, kích cỡ, kiểu trình bày

Dữ liệu trong các ô có thể định dạng theo 3 thành phần: Font(nét chữ), Style (nghiêng,
đậm, gạch chân, ) và Size (kích cỡ chữ).

93
Tin học cơ bản - Excel
Thay đổi bằng hộp thoại Format Cells:

- Chọn vùng dữ liệu để định dạng.
- Chọn
Format/Cells, hoặc ấn Ctrl+1, hoặc nhắp nút chuột phải rồi chọn Format Cells.
- Xuất hiện hộp thoại Format Cells, chọn Tab Font.



- Chọn phông chữ trong mục Font, chọn kiểu chữ trong mục Font Style, Underline và
Effects, chọn kích thước chữ trong mục Size.
- Chọn OK hay gõ Enter.
Thay đổi bằng biểu tượng trên Formatting Toolbar.

3.6. Tạo khung đường viền

Dùng Menu Bar

- Chọn ô hay vùng cần định dạng.
- Chọn Format/Cells, hoặc ấn Ctrl+1, hoặc nhắp nút chuột phải rồi chọn Format Cells.
- Xuất hiện hộp thoại Format Cells, chọn Tab Border.
- Trong mục Border: chọn Outline để vẽ viền quanh vùng ô, chọn Left, Right, Top,
Bottom để kẻ viền trái, phải, trên, dưới vùng ô đã chọn.
- Trong mục Style: chọn kiểu đường kẻ đơn, kép, nét liền, nét đứt đoạn.
- Chọn OK hay gõ Enter.
Nhắp chuột
để chọn cỡ
chữ
Canh theo
mép phải
Nhắp chuột
để chọn tên
các Font
chữ

Canh vào
giữa ô
Canh theo
mép trái
Kiểu chữ
đậm
Kiểu chữ
nghiêng
Kiểu chữ
gạch chân

94
Tin học cơ bản - Excel



- Dùng biểu tượng trên Formatting Toolbar:

3.7. Định dạng nền dữ liệu

- Chọn ô hay vùng cần định dạng.
- Chọn Format/Cells, hoặc ấn Ctrl+1, hoặc nhắp nút chuột phải rồi chọn Format Cells.
- Xuất hiện hộp thoại Format Cells, chọn Tab Pattern.



- Chọn dạng nền dựa vào các mẫu đưa ra trong Pattern.
- Chọn OK hay gõ Enter.

4. SỬ DỤNG CÁC HÀM MẪU CỦA EXCEL

95
Tin học cơ bản - Excel

Các hàm số của Excel là những công cụ tính toán được được lập sẵn để thực hiện các tính
toán phức tạp về tài chính, thống kê hoặc phân tích chúng tham gia trong quá trình ra quyết định,
lập và thao tác văn bản. Mặc dù có thể gõ vào nhiều hàm số thuộc loại này, nhưng nếu dùng hàm
số được lập sẵn, sai số sẽ giảm bớt.
Ví dụ: công thức =A3+A4+A5+A6+A7+A8 có thể thay bằng hàm SUM(A3:A8).

Dạng thức tổng quát của hàm

=<Tên hàm>(Danh sách đối số).

Tên hàm: tên hàm mẫu do Excel quy định. Ví dụ: SUM, AVERAGE, MAX,
Đối số : có thể là các trị số, dãy các ô, địa chỉ ô, tên vùng, công thức, tên hàm.

a. Nhập các hàm số

Trong Excel có thể dùng vài cách để nhập một hàm số:
 Tự gõ tên hàm số.
 Dùng nút AutoSum để tính tổng các vùng dữ liệu.
 Dùng Wizard hàm số để nhập vào hàm số.

Gõ vào các hàm số

Hàm phải bắt đầu bởi dấu (=), tên hàm không phân biệt chữ hoa và chữ thường. Đối số
phải đặt trong dấu ngoặc đơn ( ), giữa các đối số phân cách nhau bởi dấu phẩy. Gõ xong ấn Enter.
Dùng nút AutoSum để tính tổng các vùng

Để tính tổng các cột hay các hàng liền nhau, ta đặt con trỏ tại ô kế cận vùng cần tính tổng,

sau đó nhắp nút AutoSum.
Dùng Wizard hàm số:

- Đặt con trỏ tại ô cần nhập hàm mẫu.
- Chọn Insert/Function hoặc nhắp chuột vào biểu tượng trên thanh Toolbar. Xuất
hiện hộp đối thoại Function Wizard - Step 1 of 2.




96
Tin học cơ bản - Excel
- Chọn nhóm hàm cần thực hiện trong khung Function Category: khi di chuyển vùng sáng
đến tên nhóm hàm trong khung Function Category, tương ứng trong khung Function Name xuất
hiện nhóm các tên hàm mẫu.
- Chọn tên hàm cần thực hiện trong khung Function Name. Ví dụ hàm AVERAGE
- Chọn nút Next hoặc ấn Enter để hiện thị hộp đối thoại bước kế tiếp.



- Chọn các đối số theo quy định của từng hàm.
- Chọn Finish hoặc gõ Enter, kết quả xuất hiện trên ô đã chọn.

Chú ý:
- Nếu sau bước 1, chọn Finish. Excel đóng hộp thoại và đưa tên hàm lên thanh công thức.
Ví dụ: chọn hàm tính trung bình cộng AVERAGE, sau khi chọn nút Finish, thanh công
thức hiển thị: =AVERAGE(number1,number2, ).
- Nhập dữ liệu của đối số theo quy định của hàm trong dấu ngoặc đơn.
- Gõ phím Enter, kết quả xuất hiện trên ô đã chọn.
b. Khảo sát một vài hàm số mẫu

Hàm ngày tháng và thời gian
 DATE(năm,tháng,ngày) Cho giá trị là một dãy số của ngày tháng cụ thể.
 DAY(Dữ liệu kiểu ngày): cho giá trị ngày của dữ liệu kiểu ngày.
Ví dụ: =DAY(“10/1/97”) cho kết quả 10
=DAY(B5) cho kết quả 25
(khi B5 chứa giá trị kiểu ngày: 25/02/97)
 MONTH(Dữ liệu kiểu ngày): cho giá trị tháng của dữ liệu kiểu ngày.
Ví dụ: =MONTH(“10/1/97”) cho kết quả 1
=MONTH(B5) cho kết quả 2
(khi B5 chứa giá trị kiểu ngày: 25/02/97)
 NOW() Cho giá trị là dãy số của ngày tháng và thời gian hiện tại.
Ví dụ: Sử dụng hàm NOW() để nhập 10/8/97 8:30.
 TODAY() Cho giá trị là dãy số của ngày tháng hôm nay.
Ví dụ: Sử dụng hàm TODAY() để nhập vào ngày hiện tại như 10/8/97.
 Hàm YEAR(Dữ liệu kiểu ngày): cho giá trị năm của dữ liệu kiểu ngày.
Ví dụ: =YEAR(“10/1/97”) cho kết quả 1997
97
Tin học cơ bản - Excel
=YEAR(B5) cho kết quả 1996
(khi B5 chứa giá trị kiểu ngày: 5/10/96)

Hàm số toán học và lượng giác
 ABS(N) Cho giá trị tuyệt đối của biểu thức số N
Ví dụ: =ABS(-25) cho kết quả 25
=ABS(10-25) cho kết quả 15
 COS(N) Cho giá trị là cosin của một số
 INT(N) Cho giá trị là phần nguyên của biểu thức số N
Ví dụ: =INT(115.15) cho kết quả 115
 PI() Cho trị là số Pi (3.14593)

 ROUND(N,n) Làm tròn giá trị của biểu thức số N đến n số lẻ. Nếu n>0 làm tròn về
bên phải cột thập phân. Nếu n<0 làm tròn về bên trái cột thập phân.
Ví dụ: =ROUND(333333,-3) cho giá trị 333000
=ROUND(123.383,2) cho giá trị 123.38
=ROUND(12345.543,0) cho giá trị 12346
 SQRT(N) Cho trị là căn bậc 2 của biểu thức số N (N>0)
Ví dụ: =SQRT(25) cho kết quả 5
 SUM(N1,N2) Tính tổng của các giá trị có trong danh sách đối số.
Ví dụ: Dữ liệu trong các ô C1,C2,C3,C4,C7 lần lượt là 1,2,3,4,5.Công thức ở ô
C8 là: =SUM(C1:C4,C7). Giá trị trả về trong ô C8 là 15.

Hàm thống kê
 AVERAGE(N1,N2, ) Cho giá trị trung bình của danh sách đối số.
Ví dụ: Dữ liệu trong các ô C1,C2,C3,C4 lần lượt là 2,5,4,5. Công thức ở ô C5
là: =AVERAGE(C1:C4). Giá trị trả về trong ô C5 là 4.
 COUNT(Giá trị1,Giá trị 2, ) Tính tổng số lượng các số là đối số.
 MAX(N1,N2, ) Cho giá trị cực đại của một danh sách các đối số.
 MIN(N1,N2, ) Cho giá trị cực tiểu của một danh sách các đối số.

Hàm văn bản
 CONCATENATE(text1,text2, ,text30) Liên kết tới 30 đối số văn bản.
 LOWER(text) Chuyển văn bản thành chữ thường.
 TRIM(text) Xoá các khoảng trống trong văn bản.
 UPPER(text) Chuyển văn bản thành chữ hoa.

Hàm Logic
 AND(điều kiện 1, điều kiện 2, ) Cho giá trị đúng khi mọi điều kiện nêu trong danh
sách đều cho trị đúng.
Ví dụ: AND(3>2,4<7) cho giá trị TRUE
AND(TRUE,FALSE) cho giá trị FALSE

 IF(điều kiện,trị đúng,trị sai)
- Điều kiện là một biểu thức logic.
98
Tin học cơ bản - Excel
- Excel sẽ kiểm tra kết quả của biểu thức logic: nếu đúng sẽ chọn trị thứ nhất (trị
đúng trong cú pháp), nếu sai sẽ chọn trị thứ hai (trị sai trong cú pháp).
- Bản thân trị đúng, trị sai có thể là những hằng trị, biểu thức (chuỗi,số, logic) và
cũng có thể là một hàm IF.

OR(điều kiện 1, điều kiện 2, ): Cho giá trị đúng khi có bất kỳ một điều kiện nêu trong
danh sách cho trị đúng.

Ví dụ: =OR(3>2,5=8) cho giá trị TRUE
=OR(1+1=3,2+4=5) cho giá trị FALSE
 NOT(điều kiện): cho trị đúng nếu điều kiện sai và cho trị sai nếu điều kiện là đúng.

Các hàm tìm kiếm

 VLOOKUP(x,Bảng,Cột tham chiếu,Cách dò): dò tìm trị x ở cột bên trái của
bảng, khi tìm có thì lệch qua bên phải đến Cột tham chiếu để lấy trị trong ô ở đó ứng với
vị trí của x.
Bảng: là một khối các ô, thường gồm nhiều hàng và nhiều cột. Cột bên trái luôn luôn chứa
các trị để dò tìm, các cột khác chứa các trị tương ứng để tham chiếu.
Cột tham chiếu: là thứ tự của cột (tính từ trái của bảng trở qua), cột đầu tiên của bảng là cột 1.
Cách dò: là số 0 hoặc số 1. Ngầm định là 1.

- Nếu cách dò là 1:
 Danh sách ở cột bên trái của bảng phải sắp xếp theo thứ tự tăng dần.
 Nếu trị dò x nhỏ hơn phần tử đầu tiên trong danh sách, hàm cho trị là #N/A (Not
Available: Không khả thi).

 Nếu trị dò lớn hơn phần tử cuối cùng trong danh sách, xem như tìm thấy ở phần tử
cuối cùng.
 Nếu trị dò x đúng khớp với một phần tử trong danh sách (không phân biệt chữ hoa
hay chữ thường nếu là chuỗi), đương nhiên tìm thấy ở tại phần tử đó, và cho trị là trị của ô
nằm trong cột tham chiếu cùng hàng với phần tử này.
- Nếu cách dò là 0:
 Danh sách ở cột bên trái của bảng không cần phải xếp theo thứ tự.
 Nếu trị dò x không đúng khớp với bất kỳ phần tử nào trong danh sách (không phân
biệt chữ hoa hay chữ thường nếu là chuỗi), hàm cho trị là #N/A (Not Available: Không khả
thi).
 Chỉ khi nào trị dò x đúng khớp với một phần tử trong danh sách (không phân biệt
chữ hoa hay chữ thường nếu là chuỗi), mới cho trị là của ô nằm trong cột tham chiếu cùng
hàng với phần tử này.

Ví dụ: Tính lương cho ba loại công lao động khác nhau, biết rằng số tiền cho từng loại
công lao động là: loại A: 20000 đồng/công, loại B: 10000 đồng/công, loại C: 5000 đồng/công.
Tiền lương được tính theo công thức: TiềnLương = SốCông x SốTiềnMộtCông.

Ta thực hiện như sau:

- Tạo bảng gồm 2 cột: cột A chỉ các loại công lao động (A,B,C) và cột B chỉ số tiền công
tương ứng.
- Chọn ô E6, nhập công thức: =VLOOKUP(C6,$A$1:$B$3,2,1)*D6
99
Tin học cơ bản - Excel
Copy công thức này xuống các ô E7 E8,

Ta có kết quả:

- Nếu công thức ở ô E6 là: =VLOOKUP(C6,$A$1:$B$3,2,0)*D6 thì ta có kết quả:



Chú ý: Trong công thức ta dùng địa chỉ tuyệt đối $A$1:$B$3 để đảm bảo địa chỉ này
không bị thay đổi trong quá trình Copy.

 HLOOKUP(x, Bảng, Hàng tham chiếu, Cách dò).

Mọi nguyên tắc hoạt động của hàm HLOOKUP (Horizontal Look Up) này giống như hàm
VLOOKUP (Vertical Look Up), chỉ khác là hàm VLOOKUP dò tìm ở cột bên trái, tham chiếu số
liệu ở các cột bên phải còn hàm HLOOKUP dò tìm ở hàng trên cùng, tham chiếu số liệu ở các
hàng phía dưới:

5. BIỂU ĐỒ BẢNG TÍNH

Biểu đồ là đồ thị biểu diễn dữ liệu bảng tính. Các biểu đồ làm cho dữ liệu của bảng tính
phức tạp trở thành trực quan và dễ hiểu hơn. Biểu đồ biến đổi dữ liệu từ các hàng và các cột trên
đồ thị thành hình khối, đồ thị,

Biểu đồ có các trục, trên đó có các giá trị tỷ lệ tương ứng với giá trị dữ liệu trên bảng tính.

5.1. Các bước tạo biểu đồ

Xét bảng tính dưới đây:

Bảng thống kê giá trị xuất khẩu năm 1996

Loại Quý 1 Quý 2 Quý 3 Quý 4
Khoáng sản 180000 252000 155000 195000

Nông sản 165000 255455 165000 122000
100
Tin học cơ bản - Excel
Thuỷ sản 210000 241255 185000 164600

Lập biểu đồ để so sánh kết quả xuất khẩu giữa các loại trong từng quý và của từng loại
qua 4 quý. Trục đứng Z biểu diễn giá trị xuất khẩu theo loại, trục ngang X biểu diễn thời gian:
quý 1, quý 2, quý 3, quý 4.

Tạo biểu đồ: chọn cả bảng tính, gồm cả các tiêu đề cột và dòng để tạo biểu đồ.

Các bước lập biểu đồ:

Bước 1: Nhắp chuột vào biểu tượng Chart Wizard: trên thanh công cụ.
Khi đó con trỏ chuột biến thành hình dấu (+). Hãy vẽ phác hoạ một vùng trên bảng tính để đặt
biểu đồ vào đó bằng cách rê chuột từ góc trên bên trái đến góc dưới bên phải của vùng. Hộp đối
thoại sau xuất hiện:



Nhắp chuột vào nút Next > để tiếp tục bước 2

Bước 2: Chọn kiểu đồ thị, Excel có 15 kiểu khác nhau, muốn chọn kiểu nào thì nháy
chuột vào hình kiểu đó để chọn (ở đây ta chọn kiểu 3-D Column)

Nhắp chuột
chọn kiểu
biểu đồ cần
tạo

Nhắp chuột tại nút Next > để tiếp tục bước 3.

Bước 3: Chọn kiểu chi tiết cho kiểu vừa chọn ở bước 2.

101
Tin học cơ bản - Excel

Nhắp chuột
chọn kiểu tạo
biểu đồ

Nhắp chuột tại nút Next > để tiếp tục bước 4.

Bước 4. Đồ thị “nháp”, dựa vào các thao tác ở 3 bước trước, Chart Wizard phác hoạ một
đồ thị như sau với các thông số có thể thay đổi được:


- Data Series in: chọn Rows (hàng) nếu muốn phân tích dữ liệu theo hàng, chọn Columns
(cột) nếu muốn phân tích dữ liệu theo cột.
- Use First Row(s) for Category (X) Axis Labels: Sử dụng hàng đầu tiên (trong khối dữ
liệu đã chọn) gán nhãn trục X.
- Use First Column(s) for Legend Text: Sử dụng cột đầu tiên (trong khối dữ liệu đã chọn)
gán giá trị phân tỷ lệ trục Z (trục thể hiện giá trị xuất khẩu).

Cuối cùng nhắp chuột tại nút Next > để tiếp tục bước 5.

102
Tin hc c bn - Excel

- Add a Legend?: Cú thờm phn chỳ gii khụng? Chn Yes s cú khung bờn cnh cho bit
ct mu gỡ l khoỏng sn, nụng sn, thu sn. Chn No thỡ khụng cú khung ny.
- Chart Title: t tiờu cho biu .
- Axis Title: t tiờu cho trc X v Z.
Hp Category (X): gừ tiờu trc X.
Hp value (Z): gừ tiờu trc Z.
Cui cựng chn Finish, ta cú biu sau:
Quý 1 Quý 2 Quý 3 Quý 4
0
50000
100000
150000
200000
250000
300000
Gía trị
Quý 1 Quý 2 Quý 3 Quý 4
Quý
Biểu đồ theo dõi xuất khẩu
Khoáng sản
Nông sản
Thuỷ sản

5.2. Hiu chnh biu

- Chn: Nhp chut vo biu mun hiu chnh, khung vin biu s hin 8 nỳm 4
gúc v im gia cỏc cnh.
- Di chuyn: Dựng chut kộo phm vi biu n v trớ mi
- Thay i kớch thc: dựng chut rờ cỏc nỳt trờn khung vin.
- hiu chnh cỏc thnh phn bờn trong biu , nhp ỳp chut trong phm vi, khi ú

Excel cho phộp can thip vo tng thnh phn ca biu .
Mun chn thnh phn no, nhp chut vo thnh phn ú.
Thay i kớch thc, v trớ ca tng thnh phn c thao tỏc nh trờn.
Mun nh dng thnh phn no, nhp ỳp chut vo thnh phn ú.
Thay i kiu biu din th: thc hin lnh Format/AutoFormat.
103
Tin học cơ bản - Excel
Mục Galleries: chọn nhóm đồ thị.
Mục Formats: chọn kiểu đồ thị trong nhóm.
 Xoá tiêu đề của biểu đồ: nhắp chuột vào tiêu đề, bấm phím Del. Thực hiện tương tự để
xoá tiêu đề của trục X, Z và chú giải.
 Để hiệu chỉnh tiêu đề của biểu đồ và các trục ta cần làm xuất hiện tiêu đề biểu đồ và
các trục: thực hiện lệnh Insert/Title rồi đánh dấu chọn mục tiêu đề cần hiệu chỉnh. Sau đó
nhắp đúp chuột vào tiêu đề cần chỉnh rồi tiến hành hiệu chỉnh.


6. QUẢN LÝ DỮ LIỆU TRÊN BẢNG TÍNH

6.1. Khái niệm cơ sở dữ liệu (Database)

Cơ sở dữ liệu là tập hợp thông tin, dữ liệu được tổ chức theo cấu trúc bảng (dòng và cột)
để có thể liệt kê, truy tìm, xoá, trích những dòng dữ liệu thoả mãn một tiêu chuẩn nào đó nhanh
chóng. Để thực hiện các thao tác này ta phải tạo ra các vùng Database, Criteria và Extract.
Vùng Database là vùng cơ sở dữ liệu gồm ít nhất hai dòng. Dòng đầu tiên chứa các tiêu đề
cột, gọi là tên trường (Field Name) của CSDL. Tên trường phải là kiểu chuỗi và không được
trùng lặp. Các dòng còn lại chứa dữ liệu, mỗi dòng gọi một mẫu tin CSDL hay gọi là bản ghi
(Record).
Vùng Criteria là vùng tiêu chuẩn chứa điều kiện để tìm kiếm, xoá, trích, Vùng này gồm
ít nhất hai dòng. Dòng đầu chứa tiêu đề, các dòng còn lại chứa điều kiện.
Vùng Extract là vùng trích dữ liệu chứa các mẫu tin của vùng Database thoả điều kiện của

vùng tiêu chuẩn. Vùng Extract cũng có dòng đầu tiên chứa các tiêu đề muốn trích. Chỉ cần dùng
vùng này trong trường hợp thực hiện thao tác trích, còn các thao tác tìm kiếm, xoá không cần
dùng đến vùng này.

Ví dụ:



Ở đây: Vùng A1:F6 là vùng Database, vùng H2:H4 là vùng Criteria, vùng A9:D11 là
vùng Extract.
Để tiện cho việc nhập và hiệu chỉnh các bản ghi trong một danh sách, Excel cung cấp một
mẫu dữ liệu (Data Form) để giới thiệu cách tổ chức dữ liệu và tạo nhập dữ liệu dễ dàng hơn và
chính xác hơn. Mẫu để trình bày các tên trường, hộp chữ để nhập dữ liệu, nút nhập thêm nút xoá
và nút tìm các bản ghi để có thể nhập vào bản ghi mới, hiệu chỉnh bản ghi hiện có, tìm và xoá các
bản ghi bằng cách dùng Data Form.
104
Tin học cơ bản - Excel

6.2. Sử dụng hộp đối thoại Data Form

Đặt con trỏ ô nằm trong phạm vi vùng Database.
Thực hiện lệnh: Date/Form Hộp đối thoại sau hiện ra:


Criteri
a
: nh
ập
điều ki
ệ

n tru
y
tìm.
Delete : xoá mẫu tin hiện hành.
Restore : khôi phục dữ liệu vừa nhập/xoá.
Find Prev: đến mẫu tin trước mẫu tin hiện
hành.
Find Next: đến mẫu tin sau mẫu tin hiện hành.
Công dụng của các nút lệnh trong khung đối thoại:
New : nhập mẫu tin mới.
 Ø×: đến mẫu tin trước/sau mẫu tin hiện hành.
 Enter: đến mẫu tin sau mẫu tin hiện hành.
 PgUp,PgDn: đến mẫu tin đầu/cuối.
 Tab/Shift-Tab: di chuyển qua lại giữa các
khung dữ liệu.
Trong đó hiện nội dung CSDL theo từng mẫu tin,
có thể sử dụng các phím sau:


6.3. Thao tác tìm kiếm, trích, xoá và sắp xếp

a. Tìm kiếm

Thao tác này chỉ cần tạo trước vùng Database và vùng Criteria, không cần tạo trước vùng
Extract.
- Di chuyển con trỏ ô vào vùng Database.
- Chọn Data/Filter/Advanced Filter. Xuất hiện hộp đối thoại sau:


- Chọn: Filter the List, in place ở mục Action (hiển thị những mẫu tin thoả mãn điều kiện

ngay trên vùng CSDL).
- Xác định địa chỉ vùng Database vào hộp: List Range.
- Xác định địa chỉ vùng Criteria vào hộp: Criteria Range.
105