Giải pháp nâng cao chất lượng hoạt động văn phòng hđnd và ubnd cấp huyện

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trước sự phát triển nhanh về kinh tế - xã hội của đất nước nói chung và tỉnh
Quảng Ninh nói riêng, trước tiến trình hội nhập quốc tế và những thành tựu của
khoa học xã hội, khoa học kỹ thuật, cơng nghệ, địi hỏi Văn phòng Hội đồng nhân
dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện, thị xã, thành phố (gọi chung là cấp huyện)
phải có sự đổi mới mạnh mẽ, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ đặt ra trong tình hình mới.
Tuy nhiên, hiện nay hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân
dân cấp huyện cịn có những hạn chế. Nguyên nhân là về mặt nhận thức một số
nơi, một số người cịn xem nhẹ cơng tác Văn phòng. Tổ chức và hoạt động của
Văn phòng chưa được quan tâm nghiên cứu đúng mức trong khi nhiệm vụ cải cách
hành chính đặt ra ngày càng cao, tổ chức và hoạt động của Văn phịng chưa được
kiện tồn đồng bộ với yêu cầu nhiệm vụ ….Do đó, việc nghiên cứu, đánh giá một
cách khách quan, đầy đủ thực trạng, từ đó đưa ra các giải pháp để nâng cao chất
lượng hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện
là một việc làm cần thiết trong giai đoạn hiện nay. Từ những nhận xét trên tôi đề
nghị được nghiên cứu đề tài khoa học: “Hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội
đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện, tỉnh Quảng Ninh”.
2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn
Trong giai đoạn cải cách và hiện đại hóa nền hành chính hiện nay, cơng tác
Văn phịng ngày càng được quan tâm, chú trọng nghiên cứu. Những vấn đề chung
về quản trị Văn phòng được đề cập khá hệ thống qua các tài liệu như: “Quản trị
hành chính Văn phịng” của Tiến sĩ Nguyễn Hữu Thân; giáo trình “Hành chính
quản trị Văn phịng trong cơ quan hành chính nhà nước” của Học viện Hành chính;
giáo trình “Quản trị Văn phòng” của đại học Kinh tế quốc dân … các tài liệu này
đã cung cấp những kiến thức cơ bản nhất về Văn phòng, tạo cơ sở lý luận quan
trọng cho việc tiếp cận, nghiên cứu và tìm hiểu về Văn phịng và cơng tác Văn
phịng trong cơ quan hành chính nhà nước.
3. Mục đích và nhiệm vụ của luận văn
3.1. Mục đích:
- Luận văn góp phần làm sáng tỏ cơ sở khoa học về tổ chức và hoạt động

của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện
- Làm rõ, phân tích đánh giá thực trạng tổ chức và hoạt động của Văn phòng
HĐND và UBND thị xã Quảng Yên, từ đó tìm ra ngun nhân tồn tại trong cơng tác
Văn phòng cấp huyện thuộc tỉnh Quảng Ninh.
- Đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng
HĐND và UBND cấp huyện thuộc tỉnh Quảng Ninh.
3.1. Nhiệm vụ:
- Nghiên cứu lý luận về Văn phòng và hoạt động của Văn phòng cấp huyện
- Làm rõ cơ sở khoa học về hoạt động của Văn phịng cấp huyện;
- Phân tích thực trạng tổ chức và hoạt động của Văn phòng cấp huyện, thị xã,
thành phố thuộc tỉnh Quảng Ninh;
1


- Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng
HĐND và UBND đáp ứng nhu cầu thực tế hiện nay.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của luận văn
4.1. Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng của đề tài tập trung nghiên cứu là tổ chức và hoạt động của Văn
phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện, đặc biệt từ thực tiễn của
Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thị xã Quảng Yên.
4.2. Phạm vi nghiên cứu:
- Khơng gian: Văn phịng HĐND và UBND cấp huyện, thị xã, thành phố trực
thuộc tỉnh Quảng Ninh. Đặc biệt của Văn phòng HĐND và UBND thị xã Quảng Yên.
- Thời gian: Trong khoảng thời gian từ năm 2011 đến nay.
5. Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu của luận văn
5.1. Phương pháp luận:
Phương pháp duy vật biện chứng, duy vật lịch sử của Chủ nghĩa Mác- Lê Nin,
tư tưởng Hồ chí Minh, quan điểm của Đảng Cộng sản Việt Nam về tổ chức bộ máy
nhà nước và cải cách hành chính nhà nước trong thời kỳ hội nhập kinh tế quốc tế,

thời kỳ cơng nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước.
5.2. Phương pháp nghiên cứu:
- Phương pháp nghiên cứu lý thuyết.
- Phương pháp quan sát.
- Phương pháp thống kê.
- Phương pháp so sánh.
- Phương pháp tổng hợp…
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn
Từ kết quả nghiên cứu, luận văn đề xuất các giải pháp nâng cao chất lượng
hoạt động Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện tỉnh
Quảng Ninh đặc biệt từ thực tiễn hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và
Ủy ban nhân dân thị xã Quảng Yên.
Những kết quả nghiên cứu của luận văn có thể được sử dụng làm tài liệu tham
khảo cho cán bộ quản lý, cơng chức Văn phịng cấp tỉnh, cấp huyện, cấp xã và
những người quan tâm việc đổi mới tổ chức và hoạt động của Văn phòng Hội đồng
nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện.
7. Kết cấu của luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, nội dung chính của đề tài
gồm 03 chương:
- Chương 1: Lý luận chung về Văn phòng và hoạt động của Văn phòng
- Chương 2: Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy
ban nhân dân cấp huyện, tỉnh Quảng Ninh.
- Chương 3: Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng
Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện, tỉnh Quảng Ninh.

2


CHƯƠNG 1
LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ HOẠT ĐỘNG

CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN
VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP HUYỆN
1.1. Lý luận chung về Văn phòng
1.1.1. Khái niệm về Văn phịng
Văn phịng theo nghĩa rộng bao gồm tồn bộ bộ máy của đơn vị cao nhất đến
đội ngũ nhân sự làm quản trị trong hệ thống quản lý của tổ chức, nó bao gồm tồn
bộ cơ sở vật chất kỹ thuật và môi trường phục vụ cho hoạt động của tổ chức nói
chung, cho hệ thống quản lý nói riêng. Văn phịng có đầy đủ tư cách pháp nhân
trong hoạt động đối nội, đối ngoại để thực hiện mục tiêu của tổ chức.
Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý và
tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo đồng thời đảm bảo đảm
các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của cơ quan, tổ chức đó.
1.1.2. Vị trí, vai trị của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện trong hoạt
động quản lý hành chính nhà nước tại dịa phương
Trong cơ cấu tổ chức của HĐND, UBND, Văn phòng là bộ phận giúp việc
của HĐND và UBND có chức năng tham mưu, đề xuất các chương trình cơng tác
của Thường trực HĐND và UBND, giúp Thường trực HĐND và UBND giải quyết
các công việc đảm bảo sự chỉ đạo, điều hành hoạt động của HĐND và UBND tập
trung, thống nhất có hiệu quả, đúng pháp luật và dảm bảo các điều kiện về cơ sở,
vật chất, kỹ thuật, kinh phí phục vụ hoạt động chỉ đạo điều hành của HĐND và
UBND và các phòng, ban thuộc UBND.
1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện
1.2.1. Chức năng của Văn phòng
1.2.1.1. Chức năng tham mưu tổng hợp
Thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, Văn phòng tiến hành những hoạt
động có tính nhiều mặt, có tính chất tổng hợp trong việc tham mưu về tổ chức, điều
hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo và tổ chức công việc của lãnh đạo cơ quan, tổ
chức. Như vậy, “tham mưu” bao gồm nội dung tham vấn, còn “tổng hợp” là thống
kê, xử lý thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý. Việc tách hai nội dung trên đây
là không cần thiết, trong nhiều trường hợp là không thực hiện được hoặc dẫn tới

phiến diện, chủ quan trong hoạt động ra quyết định quản lý.
1.2.1.2. Chức năng phục vụ hậu cầu
Văn phòng vừa là đơn vị nghiên cứu, đề xuất ý kiến với lãnh đạo, vừa là đơn
vị trực tiếp thực hiện công việc sau khi lãnh đạo cho ý kiến phê duyệt. Văn phòng
mua sắm, quản lý, tổ chức sử dụng toàn bộ cơ sở vật chất, kỹ thuật của cơ quan.
Các điều kiện vật chất như nhà cửa, phòng họp, phương tiện, trang thiết bị, tài
chính … là một trong những yếu tố quan trọng đảm bảo vận hành bình thường
công việc của mọi cơ quan, tổ chức. Chúng phải được quản lý, sắp xếp, phân phối
và không ngừng được bổ sung, thay thế để cung cấp kịp thời, đầy đủ cho mọi nhu
cầu hoạt động của cơ quan, tổ chức đó. Đó chính là chức năng hậu cần của Văn
3


phịng, một hoạt động có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt
động của mỗi cơ quan, tổ chức.
1.2.2. Nhiệm vụ của Văn phòng
1.2.2.1. Xây dựng, tham mưu chương trình và tổ chức thực hiện chương
trình cơng tác
Văn phịng có nhiệm vụ hàng đầu là xây dựng, tham mưu chương trình và tổ
chức thực hiện chương trình công tác hàng tháng, quý, năm và lịch làm việc hàng
tuần cho lãnh đạo cơ quan. Chương trình, kế hoạch, lịch làm việc là cơ sở để lãnh
đạo cơ quan chỉ đạo, điều hành công việc một cách chủ động, có kế hoạch. Chương
trình, kế hoạch, lịch làm việc giúp cho hoạt động của lãnh đạo và toàn cơ quan có
mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể, rõ ràng, khơng lơi cuốn vào từng công việc sự vụ.
1.2.2.2. Tham mưu tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ
Công tác văn thư, lưu trữ có ý nghĩa đảm bảo cung cấp một cách kịp thời, đầy
đủ, chính xác những thơng tin cần thiết, phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của
cơ quan được nhanh chóng, chính xác, có năng suất, chất lượng đúng đường lối,
chính sách, nguyên tắc và chế độ; bảo đảm giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và
của cơ quan. Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục

vụ cho công tác quản lý, bao gồm các nội dung: Xây dựng và ban hành văn bản, tổ
chức quản lý và giải quyết văn bản, quản lý và sử dụng con dấu.
1.2.2.3. Công tác thông tin báo cáo tổng hợp phục vụ sự chỉ đạo, điều
hành của lãnh đạo
Thông tin sau khi thu thập phải được xử lý, nghĩa là thơng tin phải kiểm tra,
phân tích, đánh giá, xác định đối tượng cần khai thác, sử dụng; xử lý về mặt kỹ
thuật, bảo quản lưu trữ. Thông tin cần được sử dụng một cách có hiệu quả nhất cho
hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Văn phòng được coi là “cổng gác thơng tin” của cơ quan, đơn vị vì mọi nguồn
thông tin đến hay đi đều được thu nhận, xử lý chuyển phát tại Văn phịng. Cơng tác
thơng tin báo cáo là nhiệm vụ quan trọng của Văn phòng, bao gồm việc thu thập,
xử lý, biên tập về tình hình các sự kiện, các hoạt động đã và đang xẩy ra liên quan
đến đối tượng quản lý.
1.2.2.4. Công tác quản trị hành chính
Văn phịng HĐND và UBND cấp huyện là bộ phận được lãnh đạo HĐND,
UBND cấp huyện ủy quyền quản lý tài sản, công sản của Nhà nước giao cho
HĐND, UBND, đồng thời trực tiếp quản lý, sử dụng các cơ sở vật chất, trang thiết
bị tại Văn phòng. Thực hiện cơng tác quản trị hành chính, Văn phịng có nhiệm vụ
bảo đảm điều kiện vật chất kỹ thuật, phương tiện cho cán bộ, công chức làm việc
thuận lợi, bảo đảm kinh phí chi tiêu cho cơ quan, đơn vị theo kế hoạch được duyệt
và quản lý vật tư, tài sản của cơ quan, đơn vị theo đúng chế độ tài chính.
1.2.2.5. Cơng tác lễ tân
Việc giao tiếp địi hỏi phải tuân theo những quy tắc xử sự nhất định để đảm
bảo phép lịch sự và lợi ích giữa các bên tham gia giao tiếp. Đối tượng giao tiếp có
thể là những khách bên ngồi hoặc nội bộ, là những người đến giao dịch với cơ
quan, công dân đến đưa đơn thư khiếu nại, tố cáo … Chính vì vậy hoạt động giao
4


tiếp cần phải đảm bảo theo đúng nghi thức nhà nước, phù hợp với truyền thống dân

tộc và tập quán quốc tế.
1.2.3. Nguyên tắc lãnh đạo, hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân
và Ủy ban nhân dân cấp huyện
1.2.3.1. Nguyên tắc làm việc theo chế độ thủ trưởng
Chánh Văn phòng là Thủ trưởng, lãnh đạo và điều hành mọi hoạt động của
Văn phòng theo chức năng, nhiệm vụ được giao; chịu trách nhiệm cá nhân trước
HĐND và UBND huyện về tồn bộ cơng tác của Văn phịng.
Giúp việc cho Chánh Văn phịng là các Phó Chánh Văn phịng, những người
này được Chánh Văn phịng phân cơng phụ trách từng bộ phận cụ thể và chịu trách
nhiệm trước Chánh Văn phòng và trước pháp luật về nhiệm vụ được giao.
Cán bộ, công chức, viên chức, người lao động chịu trách nhiệm trước Chánh
Văn phịng (hoặc Phó Chánh Văn phịng phụ trách lĩnh vực) về thực hiện nhiệm vụ
được giao.
1.2.3.2. Nguyên tắc làm việc theo chế độ thủ trưởng kết hợp với nguyên
tắc lãnh đạo tập thể
Chánh Văn phòng và các Phó Chánh Văn phịng bàn bạc, quyết định tập thể
những công việc như:
- Xây dựng chức năng, nhiệm vụ và quy chế làm việc của Văn phịng;
- Chương trình, kế hoạch cơng tác tháng, q, năm của Văn phịng;
- Các vấn đề thực hiện chính sách đối với cán bộ, cơng chức của Văn phịng.
- Các biện pháp thực hành tiết kiệm, chống lãng phí trong HĐND và UBND
cấp huyện.
1.2.3.3. Nguyên tắc đảm bảo kỷ luật lao động, tuân thủ chế độ công tác
của cán bộ, công chức, viên chức và người lao động Văn phịng
Các cán bộ, cơng chức, người lao động làm việc tại Văn phòng HĐND và
UBND cấp huyện phải đảm bảo kỷ luật lao động; tự giác, tự chịu trách nhiệm
trong thực hiện các nhiệm vụ, bảo đảm thực hiện đầy đủ các quy định, quy chế, nội
quy, chế độ công tác của cơ quan.
1.2.4. Các yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức, hoạt động của Văn phòng Hội
đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện

a) Môi trường bên trong tổ chức
Một là, cơ cấu tổ chức
Hai là, đội ngũ cán bộ, công chức, người lao động
Ba là, cơ chế hoạt động của Văn phịng
Bốn là, cơ sơ vật chất kỹ thuật
b) Mơi trường bên ngồi
Các yếu tố ảnh hưởng từ mơi trường bên ngồi gồm: Yếu tố chính sách, pháp
luật, kinh tế- xã hội.
Một là, Chính sách, pháp luật
Hai là, Trình độ phát triển kinh tế- xã hội
Như vậy, với sự tác động của các yếu tố trên đều ảnh hưởng tới hoạt động của
Văn phòng trong mỗi cơ quan, đơn vị trong đó đặc biệt là Văn phịng cơ quan hành
chính nhà nước. Vì vậy, cần vận dụng những điều kiện thuận lợi, tác động tích cực,
5


hạn chế những ảnh hưởng tiêu cực để hoạt động của cơ quan, đơn vị cũng như của
Văn phòng đạt hiệu quả tốt nhất mà vẫn tiết kiệm chi phí hoạt động.
1.2.5. Mối quan hệ phối hợp giữa Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy
ban nhân dân cấp huyện với các cơ quan đơn vị
Quan hệ phối hợp giữa Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện với các đơn
vị trong và ngồi cơ quan có ba chiều:
- Mối quan hệ phối hợp ngang cấp trong nội bộ UBND cấp huyện:
- Mối quan hệ phối hợp ngang cấp giữa cơ quan, tổ chức có địa vị pháp lý
tương ứng.
- Mối quan hệ phối hợp dọc trong hệ thống hành chính Nhà nước.
1.2.6. Ý nghĩa của việc tổ chức khoa học của cơng tác Văn phịng Hội
đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân đối với hoạt động của cơ quan.
Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị, hoạt động của
Văn phòng rất đa dạng, phong phú và phức tạp, chất lượng làm việc của Văn

phòng ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của tồn thể cơ quan. Tổ chức
khoa học cơng tác Văn phịng có ý nghĩa thiết thực, tạo điều kiện cho cơ quan hồn
thành tốt mục tiêu đề ra.
- Cơng tác hành chính Văn phịng được thực hiện hiệu quả thì cơng việc của
cơ quan sẽ ổn định hơn, giải phóng thời gian và sức lực cho Thủ trưởng cơ quan
khỏi giải quyết sự vụ, điều hành công việc khoa học hơn.
- Cơng tác Văn phịng bao gồm cả việc tổ chức các yếu tố vật chất và biến đổi
theo hoạt động của Văn phịng, nếu các yếu tố đó được tổ chức hợp lý, khoa học sẽ
mang lại hiệu quả kinh tế và những giá trị thực tế to lớn.
TIỂU KẾT CHƯƠNG 1
Thơng qua định nghĩa về Văn phịng, vị trí, chức năng của Văn phịng nhằm
xác định rõ khái được vai trị của Văn phịng nói chung và Văn phịng của cơ quan
hành chính Nhà nước nói riêng.
Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện là một dạng Văn phịng của cơ quan
hành chính Nhà nước, là bộ máy làm việc của HĐND và UBND cấp huyện trong
công tác quản lý nhà nước ở địa phương bao gồm những chức năng, nhiệm vụ và vai
trò cơ bản của Văn phịng nói chung, nhưng do đặc điểm của cơ quan hành chính
Nhà nước nên nhiệm vụ của Văn phịng cơ quan này có những nét nổi bật sau:
- Cơng tác tham mưu tổng hợp của Văn phòng chủ yếu về tổ chức và điều
hành công việc của cơ quan, cụ thể như: Xây dựng chương trình, tổ chức thực hiện
chương trình cơng tác của cơ quan; cơng tác thơng tin, báo cáo phục vụ sự lãnh
đạo, chỉ đạo, điều hành của HĐND và UBND cấp huyện.
- Cơng tác hành chính, quản trị: Tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ
của cơ quan theo quy định của pháp luật; công tác thi đua khen thưởng, công tác
quản lý tài chính, cơng sản theo quy định của Nhà nước và đảm bảo các điều kiện,
phương tiện làm việc cho toàn bộ cơ quan; công tác lễ tân, giao dịch với các tổ
chức, cá nhân trong và ngoài nước.
6

CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG
CỦA VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND CẤP HUYỆN
2.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TỈNH QUẢNG NINH
Quảng Ninh là tỉnh có diện tích lớn ở Đơng Bắc nước ta (5938 km2), phía
Tây giáp hai tỉnh Lạng Sơn (58km) và Bắc Giang (71km); phía Đơng giáp vịnh
Bắc Bộ với đường bờ biển dài 250km; phía Nam và Tây Nam giáp hai tỉnh Hải
Dương (21km) và Hải Phịng (78km); phía Bắc giáp Trung Quốc với đường biên
giới dài hơn 130km.
* Tình hình phát triển kinh tế- xã hội của tỉnh Quảng Ninh năm 2015
Tốc độ tăng trưởng kinh tế (GDP, giá so sánh 1994) ước tăng 8,8% đạt mức
cao của kế hoạch đề ra (kế hoạch 8-9%) và cao hơn 2 năm trước (năm 2012: 7,4%;
năm 2013: 7,5%). Văn hóa phát triển đa dạng, đúng hướng, gắn kết chặt chẽ với các
lĩnh vực của đời sống kinh tế - xã hội; tiếp tục thực hiện cuộc vận động tồn dân đồn
kết xây dựng đời sống văn hóa; quảng bá mạnh mẽ hình ảnh, tiềm năng, thế mạnh của
Tỉnh, góp phần thu hút các nguồn lực đầu tư phát triển kinh tế - xã hội của Tỉnh. Tiếp
tục tập trung nâng cao chất lượng các hoạt động thể thao, đặc biệt quan tâm thể thao
thành tích cao. Cơng tác dân số, kế hoạch hóa gia đình, các chương trình y tế, chăm
sóc sức khỏe nhân dân được đảm bảo thực hiện có hiệu quả.
2.2. Thực trạng chung về tổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND và
UBND huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh Quảng Ninh
2.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện,
thị xã, thành phố thuộc tỉnh Quảng Ninh
Từ chức năng trên, trong Quy chế làm việc của Văn phòng HĐND và UBND
cấp huyện đã thể chế hóa trên 10 nhiệm vụ, quyền hạn.
2.2.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy và nhiệm vụ của Văn phòng Hội đồng nhân
dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh Quảng Ninh
Cơ cấu tổ chức Văn phịng gồm có:
1. Chánh Văn phịng phụ trách chung
2. Các Phó Chánh Văn phịng giúp Chánh Văn phịng điều hành các cơng việc

thuộc các lĩnh vực được phân cơng (số lượng các Phó Chánh Văn phòng các
huyện, thị xã, thành phố khác nhau, nhưng phổ biến là 03 Phó Chánh Văn phịng).
3. Các bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ: Chuyên viên Tổng hợp, Kế tốn, Văn
thư, lưu trữ, cơng nghệ thơng tin, tạp vụ, lái xe, nhà ăn, bảo vệ…
2.2.3. Thực trạng về đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức, người lao động
làm việc tại Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện, thị xã, thành phố thuộc
tỉnh Quảng Ninh
Với chức năng, nhiệm vụ trên đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức và người lao
động làm việc trong các Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện có một số lượng
biên chế tương đối đơng so với các phịng, ban khác. Theo số liệu thống kê tương đối
đầy đủ: Tổng số lượng cán bộ, công chức, người lao động làm việc tại Văn phòng
HĐND và UBND cấp huyện, thành phố thuộc tỉnh Quảng Ninh khoảng trên 350
người. Mỗi huyện biên chế làm việc của Văn phòng khoảng từ 25 đến 32 người.
7


2.2.4. Mối quan hệ và lề nối làm việc của Văn phòng HĐND, UBND cấp huyện
Trong tổ chức điều hành thực hiện theo nguyên tắc cấp dưới phục tùng cấp
trên, thủ trưởng giao nhiệm vụ cho cán bộ nhân viên, thì cán bộ nhân viên phải
chấp hành và báo cáo lại kết quả thực hiện, những khó khăn vướng mắc trong quá
trình thực hiện phải báo cáo cấp trên trực tiếp để giải quyết.
Mọi cán bộ, công chức, viên chức, người lao động Văn phịng phải thực hiện
tốt cơng việc do mình tham mưu và chịu sự quản lý thống nhất của Chánh Văn
phòng. Các chế độ phục vụ, hậu cần: Văn thư, hội họp, tiếp khách, sử dụng tài sản,
phương tiện, chi tiêu đều do Chánh Văn phòng hoặc các Phó Chánh Văn phịng
điều hành và quyết định. Khi chưa có ý kiến của lãnh đạo Văn phịng các bộ phận
khác không được trực tiếp giải quyết các công việc trên. Việc đón tiếp khách cơ
bản tập trung vào đầu mối là Phó Chánh Văn phịng phụ trách hành chính, quản trị.
2.2.5. Một số mối quan hệ chủ yếu của Văn phòng Hội đồng nhân dân và
Ủy ban nhân dân cấp huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh Quảng Ninh với các

cơ quan liên quan.
* Mối quan hệ giữa Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện với Văn phòng
UBND tỉnh
* Mối quan hệ giữa Văn phòng HĐND và UBND và UBND cấp huyện
* Mối quan hệ giữa Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện với các cơ quan
thuộc UBND và các ban ngành, đoàn thể khác
* Mối quan hệ giữa Văn phòng HĐND và UBND với HĐND và UBND cấp
xã, phường
2.2.6. Thực trạng về hoạt động Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban
nhân dân cấp huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh Quảng Ninh
2.2.6.1. Công tác tổng hợp, báo cáo, đề xuất xử lý thông tin
Công tác này giúp lãnh đạo cho lãnh đạo UBND cập nhật được mọi thơng tin
trong bất cứ điều kiện hồn cảnh nào đồng thời tiết kiệm được thời gian cho lãnh
đạo UBND, nhiệm vụ này thuộc về chức năng tham mưu tổng hợp.
2.2.6.2. Cơng tác xây dựng chương trình, lịch cơng tác, hoạt động của Hội
đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện
Chất lượng của việc lập kế hoạch chủ yếu phục thuộc vào trình độ của Chánh
Văn phịng, cách giao việc của lãnh đạo UBND và năng lực của bộ phận Chuyên
viên tổng hợp, mặt khác, do thói quen lập kế hoạch cho mọi cơng việc nên nhìn
chung chất lượng của việc lập kế hoạch chỉ ở mức trung bình. Mặt được là đã tham
mưu cho HĐND, UBND cơ bản về nội dung, thể thức văn bản khá tốt. Song chưa
thể hiện được tính kịp thời, tính khoa học, chưa tham mưu được kế hoạch mang
tính dài hạn, tính chiến lược, mới chỉ dừng lại ở kế hoạch ngắn hạn.
2.2.6.3. Công tác tham mưu, ban hành văn bản
Trong vấn đề này, Văn phòng vừa tham mưu cho HĐND, UBND về ý tưởng,
bố cục, vừa trực tiếp tổ chức thu thập thông tin, soạn thảo, in, ban hành. Bởi vậy,
tiến độ triển khai, nội dung, chất lượng, quy cách văn bản thường được giao cho
nhiều người làm như chuyên viên tổng hợp của Văn phòng, các chuyên viên các
phòng, ban chun mơn và có thể do chính lãnh đạo Văn phịng, lãnh đạo UBND
trực tiếp soạn thảo. Vì thế, hành văn, quy cách văn bản soạn thảo thưởng không có

8


sự thống nhất, quy trình kiểm duyệt văn bản chưa chặt chẽ và tuân thủ nghiêm
ngặt. Một số cơ quan tham mưu văn bản cho lãnh đạo UBND không qua kiểm
duyệt của Văn phòng nên hay mắc lỗi về thể thức; trình độ của cán bộ cũng ảnh
hưởng nhiều đến chất lượng văn bản.
2.2.6.4. Công tác tổ chức các hội nghị, cuộc họp
Chức năng giúp việc điều hành cho UBND quy định nhiệm vụ này của Văn
phòng. Nội dung tiến trình của việc này thường bao gồm:
- Tiến hành những công việc chuẩn bị như: Xác định nội dung, thành phần
tham dự, làm và gửi giấy mời, chuẩn bị phòng họp và các văn kiện, tài liệu cần
thiết, chuẩn bị và bố trí ăn, ở cho khách mời …
- Làm công tác tổ chức cho cuộc họp:
- Làm công tác hậu cần phục vụ cuộc họp
Việc tổ chức cuộc họp thường bị tác động bởi nhiều yếu tố:
- Tính chất, nội dung cuộc họp tác động đến việc chuẩn bị tài liệu, văn bản;
- Số lượng đại biểu và thời gian (dài, ngắn) tác động đến chuẩn bị hậu cần;
- Sự chỉ đạo của cấp trên (tính cụ thể, bao qt) sự tham mưu, phân cơng
chuẩn bị của Văn phịng (có chặt chẽ hay khơng) ảnh hưởng đến chất lượng, đặc
biệt tính chủ động của cuộc họp.
2.2.6.5. Cơng tác tiếp công dân
Hiệu quả của công việc tổ chức tiếp công dân phụ thuộc nhiều vào trình độ
nhận thức của cơng dân (thực tế còn nhiều hạn chế), khả năng của cán bộ Văn
phòng, sự lãnh đạo, chỉ đạo của UBND, đặc biệt thói quen của cơng dân; nhiều
cơng dân muốn gặp người nào thì chủ động gặp riêng người đó mà khơng qua Văn
phịng, gây đảo lộn lịch trình, cơng việc của lãnh đạo UBND. Những vấn đề trên
cũng chính là những khó khăn chủ yếu trong việc tổ chức tiếp công dân. Tuy nhiên,
hiểu biết pháp luật của công dân ngày càng được nâng lên, kinh nghiệm tổ chức
tiếp công dân của cán bộ được đúc kết khá tốt tạo điều kiện cho việc tiếp công dân

ngày càng hiệu quả hơn.
2.2.6.6. Công tác văn thư, lưu trữ
Đối với văn bản đến, Văn phòng phân loại đưa về bộ phận xử lý, khi các bộ
phận xử lý xong thì chuyển về lưu trữ. Đối với văn bản đi, Văn phòng chế bản,
trình ký, chuyển và lưu. Cơng tác này được giao cho 02 chuyên viên phụ trách. Để
làm được việc này chuyên viên văn thư phải nắm được quy định trách nhiệm xử lý
đối với từng loại văn bản cụ thể là ai, có kỹ năng đánh giá phân loại văn bản chính
xác, kịp thời. Phải có sự phối hợp chặt chẽ giữa cán bộ văn thư và lưu trữ để kiểm
sốt được vị trí của văn bản cần lưu trữ (ai đang giữ, ở đâu), chuyên viên lưu trữ
phải có nghiệp vụ chun mơn về cơng tác văn thư, lưu trữ.
2.2.6.7. Cơng tác quản trị, hành chính
Cơng tác quản trị, hành chính bao gồm: Việc quản lý, sử dụng, sửa chữa, mua
sắm trang thiết bị, đồ dung, tài sản phục vụ cho hoạt động của HĐND, UBND, tổ
chức sử dụng nguồn nhân lực của Văn phòng, quản lý nguồn kinh phí hoạt động
của bộ máy HĐND, UBND.
Cơng tác quản trị tài chính địi hỏi phải đảm bảo ngun tắc, chế độ, tính pháp
lý chung. Về hình thức phải chặt chẽ, khoa học, ứng biến, xử lý nhanh, chính xác,
9


hợp lý. Nguồn vật chất, tài chính do Văn phịng quản lý nhằm phục vụ cho hoạt
động của HĐND, UBND và do lãnh đạo HĐND, UBND quyết định vì vậy cân có
một hệ thống các quy định thống nhất giữa lãnh đạo HĐND, UBND với lãnh đạo
Văn phòng trong quản trị, hành chính.
2.2.6.8. Văn phịng với vấn đề cải cách hành chính
Cải cách hành chính là nhiệm vụ của mọi cấp, mọi ngành. Văn phòng HĐND
và UBND cấp huyện chịu trách nhiệm tham mưu cho UBND trong mọi hoạt động,
vì thế nó có vai trị xun suốt trong cải cách hành chính, vừa tham mưu, vừa thực
hiện, trong đó tập trung vào vấn đề cải cách thủ tục thẩm quyền nhất định của Văn
phịng và cách thức giải quyết cơng việc của Văn phòng trong mối quan hệ với các

cơ quan, tổ chức và cá nhân, công dân.
* Về thủ tục hành chính nội bộ:
* Thủ tục thực hiện thẩm quyền:
* Thủ tục văn thư:
2.3. Thực trạng tổ chức và hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân
và Ủy ban nhân dân thị xã Quảng Yên
2.3.1. Đặc điểm tình hình thị xã Quảng Yên
Thị xã Quảng Yên là đơn vị hành chính ven biển nằm ở cửa ngõ của tỉnh
Quảng Ninh về phía Tây Nam, có diện tích tự nhiên 314,2km2. Phía bắc giáp thành
phố ng Bí và huyện Hồnh Bồ, phía nam giáp đảo Cát Hải (Hải Phịng) và cửa
Nam Triệu, phía đơng giáp thành phố Hạ Long và vịnh Hạ Long, phía tây giáp
huyện Thủy Nguyên (Hải Phịng). Thị xã có 19 đơn vị hành chính gồm 11 phường
và 8 xã. Dân số 13,9 vạn người với 7,6 vạn lao động trong độ tuổi ở các ngành
kinh tế quốc dân (chiếm 58,5% dân số).
2.3.2. Tình hình phát triển kinh tế- xã hội của thị xã Quảng Yên năm 2015
Kinh tế thị xã có mức tăng trưởng khá so với cùng kỳ, giá trị tổng sản phẩm
(giá so sánh) ước 3.573,7 tỷ đồng, tăng 13,5% cùng kỳ. Tổng thu ngân sách Nhà
nước trên địa bàn ước đạt 148 tỷ đồng. Tổng mức đầu tư phát triển trên địa bàn ước
đạt 4.238 tỷ đồng, tăng 76,6% so với cùng kỳ. Sản lượng lương thực đạt 56.911,1
tấn. Sản lượng thủy sản đạt đạt 22.062 tấn, tăng 26,3% cùng kỳ. Thị xã đã tổ chức
tốt các hoạt động tuyên truyền chào mừng Đại hội Đảng các cấp và các ngày lễ lớn
của đất nước. Thực hiện tốt các biện pháp nâng cao chất lượng giáo dục. Các
chương trình mục tiêu y tế quốc gia được triển khai đúng tiến độ. Quốc phịng - an
ninh được đảm bảo, tai nạn giao thơng tiếp tục được kiềm chế. Chính sách hậu
phương quân đội được thực hiện tốt.
2.3.3. Tình hình thực hiện nhiệm vụ của Văn phòng Hội đồng nhân dân
và Ủy ban nhân dân thị xã Quảng n
2.3.3.1. Vị trí của Văn phịng HĐND và UBND thị xã Quảng Yên
Văn phòng HĐND và UBND thị xã là cơ quan chuyên môn, là bộ máy giúp
việc của HĐND và UBND thị xã. Văn phòng HĐND và UBND thị xã có chức

năng tham mưu tổng hợp cho HĐND và UBND về hoạt động của HĐND, UBND;
tham mưu cho Chủ tịch UBND về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch UBND; cung
cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND, UBND và các cơ quan nhà
10


nước ở địa phương; bảo đảm cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND và
UBND; giúp UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác dân tộc.
2.3.3.2. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng HĐND và UBND thị xã
Quảng Yên
2.3.3.2.1. Chức năng nhiệm vụ
a) Tham mưu tổng hợp, giúp HĐND và Thường trực HĐND.
b) Tham mưu tổng hợp, giúp UBND thị xã
c) Tham mưu tổng hợp, giúp Chủ tịch UBND thị xã
d) Bảo đảm thông tin phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của
UBND, Chủ tịch UBND
e) Bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND,
Thường trực HĐND, UBND, Chủ tịch UBND thị xã.
g) Tổ chức tiếp công dân cho Thị ủy, Thường trực HĐND và UBND thị xã;
theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc tổ chức thực hiện các quyết định giải quyết kiến
nghị, khiếu nại, tố cáo đã có hiệu lực thi hành.
h) Xây dựng, ban hành các văn bản thuộc thẩm quyền của Văn phòng HĐND
và UBND thị xã theo quy định của pháp luật.
i) Tổ chức việc phát hành, quản lý các văn bản của HĐND, Thường trực
HĐND, UBND, Chủ tịch UBND thị xã.
k) Tổng kết, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ về cơng tác văn phịng đối với
Văn phịng các phịng, ban, Văn phòng UBND phường, xã.
l) Quản lý tổ chức bộ máy; thực hiện chế độ tiền lương và các chế độ, chính
sách đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật; bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ đối với
cán bộ, công chức, viên chức và nhân viên hợp đồng lao động thuộc Văn phòng

HĐND và UBND thị xã.
m) Quản lý tài chính, tài sản được giao theo quy định của pháp luật và phân
cấp của UBND thị xã.
n) Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Thường trực HĐND, UBND,
Chủ tịch UBND thị xã giao hoặc theo quy định của pháp luật.
2.3.3.2.2. Thực trạng tổ chức bộ máy và hoạt động
Văn phòng HĐND và UBND thị xã làm việc theo chế độ thủ trưởng; có 01
Chánh Văn phịng, 03 Phó Chánh Văn phòng. Chánh Văn phòng là Thủ trưởng cơ
quan, lãnh đạo tồn diện hoạt động của Văn phịng, chịu trách nhiệm cá nhân trước
HĐND, UBND thị xã về công tác của Văn phòng. Chánh Văn phòng do Chủ tịch
UBND thị xã bổ nhiệm bằng văn bản. Giúp việc cho Chánh Văn phịng có các Phó
Chánh Văn phịng. Phó Chánh Văn phòng do Chánh Văn phòng đề nghị và được
Chủ tịch UBND thị xã bổ nhiệm, miễn nhiệm. Nhiệm vụ cụ thể của Chánh Văn
phịng, Phó Chánh Văn phịng HĐND và UBND thị xã Quảng Yên cụ thể như sau:
* Đối với Chánh Văn Phịng:
* Đối với Phó Chánh Văn Phịng phụ trách Tổng hợp:
* Đối với Phó Chánh Văn Phịng phụ trách Hành chính, quản trị:
* Đối với Phó Chánh Văn Phịng phụ trách Tiếp cơng dân:

11


2.3.3.3. Thực trạng hoạt động
a) Xây dựng chương trình và tổ chức thực hiện chương trình cơng tác
b) Cơng tác văn thư- lưu trữ
* Cơng tác văn thư:
Quy trình tiếp nhận và giải quyết văn bản đến ở HĐND và UBND thị xã
Quảng Yên được quy định rõ ràng và cụ thể, bao gồm các bước sau:
(1) Tiếp nhận và đăng ký văn bản đến:
(2) Phân loại sơ bộ và bóc bì văn bản đến:

(3) Đóng dấu, ghi số và ngày đến:
(4) Đăng ký văn bản đến:
(5) Trình và chuyển giao văn bản đến:
(6) Chuyển văn bản đến:
Tại UBND thị xã, văn bản đi được quản lý và thực hiện theo quy trình sau:
(1) Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản:
(2) Ghi số, ngày, tháng, năm ban hành văn bản:
(3) Nhân bản văn bản đi:
(4) Đóng dấu và mức độ khẩn, mật:
văn bản đi và cơ sở dữ liệu văn bản đi trên máy tính.
(6) Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát:
(7) Lưu văn bản đi:
c) Công tác chuẩn bị các cuộc họp, hội nghị
Hàng năm, Văn phòng HĐND và UBND thị xã tổ chức trên 300 cuộc họp, hội
nghị.
d) Cơng tác quản trị
Văn phịng HĐND và UBND thị xã được giao quản lý tài sản của UBND thị xã
theo danh mục kiểm kê, thống kê hàng năm được thể hiện trên sổ sách kế toán theo
đúng quy định của pháp luật. Thường xuyên kiểm tra trang thiết bị, tài sản, kịp thời
phát hiện hư hỏng, báo cáo lãnh đạo để lập kế hoạch thay thế, sửa chữa theo quy định.
Hàng năm, bộ phận Hành chính quản trị thuộc Văn phòng lập hồ sơ theo dõi tài sản và
giá trị tài sản báo cáo định kỳ hàng năm và đột xuất theo quy định.
đ) Công tác thông tin, báo cáo
Chánh Văn phịng có trách nhiệm cung cấp thơng tin về tình trạng hoạt động
của UBND thị xã, tình hình kinh tế xã hội của địa phương cho các đoàn thể cùng
nhân dân, các cơ quan thông tin đại chúng để thông tin cho nhân dân.
e) Công tác lễ tân, giao tiếp
Văn phòng HĐND và UBND thị xã được giao nhiệm vụ: Theo đề yêu cầu của
lãnh đạo Thường trực HĐND, UBND hoặc đề nghị của Thủ trưởng các cơ quan
chuyên mơn, Văn phịng phối hợp với các cơ quan tổ chức chương trình, nội dung

và phục vụ các đồn khách, đồn làm việc của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND thị
xã.
Phối hợp với Cơng đồn cơ quan tổ chức việc hiếu, hỉ của cán bộ cơng chức
thuộc Văn phịng; chuẩn bị các phương tiện phục vụ công việc của cơ quan.

12


f) Công tác quản lý thu, chi ngân sách
Bộ phận kế tốn của Văn phịng hàng năm căn cứ nhiệm vụ được UBND thị
xã giao và kế hoạch ngân sách được UBND thị xã duyệt, có trách nhiệm lập dự
tốn thu – chi đảm bảo phản ánh đầy đủ các khoản thu- chi đúng chế độ, tiêu
chuẩn, hạn mức do cơ quan có thẩm quyền ban hành. Khi lập dự toán phải theo
đúng quy định tại các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính và phải lập danh sách
kèm theo thuyết minh chi tiết cơ sở, căn cứ tính tốn và trình Chánh Văn phịng để
gửi Phịng Tài chính- Kế hoạch thẩm tra.
g) Các lĩnh vực khác
- Công tác thi đua khen thưởng:
- Công tác tiếp công dân
- Công tác tổng hợp các hoạt động kinh tế- xã hội
- Công tác dân tộc, tôn giáo, ngoại vụ
2.3.3.4. Cải cách hành chính và tin học hóa trong hoạt động của Văn phịng
a) Cải cách hành chính nhà nước ở Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban
nhân dân thị xã
b) Tin học hóa trong hoạt động ở Văn phịng Hội đồng nhân dân và Ủy ban
nhân dân thị xã
2.4. Đánh giá hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và
Ủy ban nhân dân thị xã
2.4.1. Mức độ hồn thành các nhiệm vụ theo kế hoạch
Văn phịng HĐND và UBND thị xã đã cơ bản tham mưu cho HĐND và

UBND thị xã hoàn thành tốt các nhiệm vụ theo kế hoạch đã đặt ra và đặc biệt các
công việc phát sinh. Theo số liệu thống kê, năm 2015, Văn phòng tham mưu, tổng
hợp giúp HĐND và UBND ban hành trên 8.200 văn bản các loại; năm 2015 ban
hành trên 8.700 văn bản các loại; tiến độ triển khai, tính thực tiễn của văn bản cơ
bản được đánh giá cao, qua đó đem lại sự phát triển trên các mặt kinh tế- xã hội
của thị xã.
2.4.2. Số lượng các văn bản tham mưu tổng hợp phục vụ công tác lãnh
đạo, chỉ đạo, điều hành của UBND và HĐND
Các văn bản của HĐND và UBND thị xã được văn phịng tham mưu đã đảm
bảo được tính chính xác, kịp thời, đúng thẩm quyền, tiến độ thời gian, chất lượng,
thể hiện tính chính xác, kịp thời trong việc lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của
HĐND, UBND và Chủ tịch UBND trên tất cả các mặt kinh tế- xã hội, quốc phịng,
an ninh.
2.4.3. Tính cải cách trong hoạt động tham mưu tổng hợp phục vụ công
tác lãnh đạo, chỉ đạo của UBND và HĐND
Văn phòng HĐND và UBND thị xã thường xuyên đổi mới trong tổ chức và
hoạt động, thông qua các cuộc họp cơ quan, hội nghị cán bộ công chức hàng năm,
hoàn thiện, ban hành quy chế tổ chức hoạt động; thường xuyên cử cán bộ, công
chức tham gia các lớp đào tạo, tập huấn dài hạn, ngắn hạn; tham mưu cho UBND
thị xã việc ứng dụng công nghệ thơng tin, triển khai thực hiện chính quyền điện tử,
đưa vào hoạt động Trung tâm Hành chính cơng thị xã (cơ quan trực thuộc Văn
phòng); gương mẫu đi đầu trong việc chấp hành kỷ luật, kỷ cương hành chính,
13


chấp hành tốt nội quy, quy chế; thực hành tiết kiệm, chống tham nhũng, lãng phí;
thường xuyên đề xuất và thực hiện cải cách thủ tục hành chính theo mục tiêu, u
cầu, đáp ứng tốt những địi hỏi chính đáng của người dân và doanh nghiệp ...
2.4.4. Tính kịp thời trong hoạt động cung cấp thông tin phục vụ quản lý
và hoạt động của HĐND và UBND

Văn phòng HĐND và UBND thị xã đã thực hiện tốt việc cung cấp thông tin
phục vụ quản lý và hoạt động của lãnh đạo HĐND, UBND, Chủ tịch UBND thị xã.
Việc tiếp nhận văn bản, đến đi của HĐND và UBND thị xã đảm bảo đúng quy
định. Bình quân, một ngày, bộ phận Văn thư của Văn phòng phát hành trên 200
văn bản các loạt của HĐND và UBND; tiếp nhận trên 150 văn bản đến của các cơ
quan, đơn vị.
2.4.5. Mức độ đáp ứng về cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của
HĐND và UBND
Qua đánh giá, nhận xét, Văn phòng HĐND và UBND thị xã đã cơ bản đáp
ứng đầy đủ các điều kiện về cơ sở vật chất, kỹ thuật phục vụ cho hoạt động lãnh
đạo, chỉ đạo, điều hành của HĐND và UBND thị xã. Các đồng chí lãnh đạo
HĐND, UBND thị xã đánh giá cao sự phục vụ chu đáo, đầy đủ của Văn phòng.
Tuy nhiên, một bộ phận nhỏ cán bộ, công chức vẫn chưa được trang bị đầy đủ
trang thiết bị, hoặc trang thiết bị cũ, lạc hậu, không được cập nhật, nâng cấp
thường xuyên đặc biệt trong thời đại bủng nổ công nghệ thông tin và kỹ thuật hiện
đại. Mặt khác, trong việc chỉ đạo các cơng việc đột xuất, có sự tham gia của nhiều
đồng chí lãnh đạo HĐND, UBND thị xã thì Văn phịng vẫn lúng túng trong việc
phục vụ, đặc biệt là cơng tác điều động, bố trí phương tiện đi lại, bố trí kinh phí
cho hoạt động ngoại giao, tiếp khách của HĐND và UBND thị xã.
2.4.6. Hiệu quả phân bổ, sử dụng các nguồn lực về tài chính đáp ứng ứng
yêu cầu hoạt động của HĐND và UBND
Văn phòng thực hiện tốt các quy định của Luật ngân sách Nhà nước về lập,
phê duyệt, phân bổ, quyết toán thu, chi tài chính. Tổ chức thực hiện chế độ báo cáo
quyết tốn tài chính, báo cáo cơng khai tài chính hàng năm đúng quy định. Các
hoạt động thường xuyên và đột xuất của HĐND và UBND trong 1 năm rất nhiều
hạng mục, trong đó phải kể đến việc chi cho cơng tác tiếp khách, đối ngoại nên
Văn phịng phải sử dụng nguồn tài chính, quản lý tài chính chính xác, đúng quy
định nhưng vẫn phải đảm bảo phục vụ tốt nhất cho các hoạt động của HĐND và
UBND thị xã.
2.4.7. Hiệu quả trong giải quyết các mối quan hệ phối hợp với các cơ

quan chun mơn cùng cấp
Văn phịng HĐND và UBND thị xã đã phối hợp tốt với các cơ quan, đơn vị
kịp thời tham mưu cho HĐND, UBND trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành
các công việc cả thường xuyên và đột xuất trên địa bàn; phối hợp tổ chức xây dựng
và thực hiện các chương trình kiểm tra, giám sát, sơ kết, tổng kết việc thực hiện
các Quyết định, Chỉ thị, Đề án, Kế hoạch … đã ban hành của thị xã đảm bảo theo
đúng quy định.

14


TIỂU KẾT CHƯƠNG 2
Qua nghiên cứu thực trạng tổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND và
UBND thị xã Quảng Yên có thể khẳng định đây là một bộ phận khơng thể thiếu
trong q trình hoạt động của cơ quan quản lý nhà nước ở địa phương. Đặc biệt
trong giai đoạn hiện nay, với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật đặc biệt
là ứng dụng công nghệ thơng tin, thì hoạt động của Văn phịng sẽ phải có nhiều
chuyển biến hơn đáp ứng được yêu cầu của sự phát triển.
Xuất phát từ thực trạng tổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND và
UBND thị xa, đặt ra vấn đề cần có giải pháp, kiến nghị thích hợp để nâng cao hiệu
quả hoạt động của Văn phịng HĐND và UBND cấp huyện nói chung (Văn phịng
HĐND và UBND thị xã Quảng Yên nói riêng) đáp ứng yêu cầu cải cách hành
chính nhà nước hiện nay.

15


CHƯƠNG 3
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA
VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND CẤP HUYỆN, TỈNH QUẢNG NINH

3.1. Quan điểm, định hướng chung
Thực hiện Chương trình Tổng thể cải cách hành chính Chính phủ đã ban hành
một loại các văn bản như: Quyết định số 78/2003/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính
phủ về việc phê duyệt Đề án tuyên truyền chương trình tổng thể CCHC; Quyết
định số 181/2003/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ về ban hành quy chế thực
hiện cơ chế “một cửa” tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương; Quyết định
số 93/2007/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ về ban hành Quy chế thực hiện cơ
chế “Một cửa, cơ chế một cửa liên thông”; Quyết định số 03/2007/QĐ-BNV về
việc ban hành Quy tắc ứng xử của cán bộ, công chức ... Triển khai thực hiện chỉ
đạo của Chính phủ, UBND tỉnh Quảng Ninh đã ban hành một loạt các văn bản
như: Quyết định 3291/QĐ-UBND ngày 25/10/2006 của UBND tỉnh "Phê duyệt kế
hoạch cải cách hành chính Nhà nước tỉnh Quảng Ninh giai đoạn II (2006-2010);
Quyết định 850/QĐ-UBND ngày 19/4/2012 của UBND tỉnh ban hành kế hoạch cải
cách hành chính Nhà nước tỉnh Quảng Ninh giai đoạn 2011-2015. Hàng năm đều
ban hành Quyết định, Kế hoạch về cơng tác cải cách hành chính.
3.2. Kiến nghị, đề xuất một số giải pháp
3.2.1. Nhóm giải pháp đối với cơng tác quản lý nhà nước
3.2.1.1. Thay đổi nhận thức về Văn phòng
Để nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phịng thì cần thay đổi nhận thức
của cán bộ, cơng chức về vai trị của Văn phịng và cơng tác Văn phòng. Để đạt
được sự thay đổi trong nhận thức của cán bộ, cơng chức, UBND thị xã Quảng n
nói riêng đã triển khai một số biện pháp như: Triển khai các đề tài nghiên cứu khoa
học về công tác Văn phòng trong giai đoạn hiện nay; tổ chức hội thảo hoàn thiện
nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng; đề cao vai trò, trách nhiệm của Văn
phòng trong hoạt động của UBND thị xã, trong các cuộc họp, cuộc làm việc…
3.2.1.2. Hoàn thiện thể chế
Nhà nước cần xây dựng, hoàn thiện hệ thống văn bản hướng dẫn nghiệp vụ,
kỹ năng trong cơng tác Văn phịng. Xây dựng những văn bản nhằm cụ thể hóa nội
dung, phân định phạm vi hoạt động của Văn phòng với các phòng, ban chuyên
môn và cơ chế hoạt động, phối hợp.

Xây dựng những quy định, làm rõ trách nhiệm của UBND và Văn phịng cấp
huyện trong việc thực hiện cơng tác Văn phịng. Qua đó, sẽ góp phần nâng cao
hiệu quả hoạt động của Văn phịng tránh tình trạng đùn đẩy trách nhiệm.
Cần xây dựng được hệ thống tiêu chuẩn đánh giá hiệu quả hoạt động của Văn
phịng; xây dựng các Chương trình, Đề án về đào tạo bồi dưỡng cán bộ, công chức
phục vụ cho hoạt động Văn phòng. Các văn bản của Chính phủ mang tính định
hướng, các địa phương phải chủ động căn cứ vào định hướng của Chính phủ để
ban hành những quy định phù hợp với thực tiễn quản lý của mình.

16


3.2.2. Nhóm giải pháp đối với Văn phịng Hội đồng nhân dân và Ủy ban
nhân dân cấp huyện, tỉnh Quảng Ninh
3.2.2.1. Giải pháp nâng cao chất lượng nhân lực
* Một số đề xuất nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, cơng chức làm việc
tại Văn phịng cấp huyện
Một là, UBND cấp huyện cần nâng cao chất lượng tuyển dụng cơng chức,
tuyển dụng cần gắn với vị trí việc làm. Trên cơ sở các tiêu chuẩn đối với từng vị trí
cơng tác tại Văn phịng và u cầu thực tế cơng việc, UBND cấp huyện cần có cơ
chế tuyển dụng cơng chức rõ ràng, thực hiện đúng quy trình. Xây dựng bản mô tả
công việc một cách chi tiết từ đó tuyển chọn đúng u cầu của vị trí cơng việc tại
Văn phịng.
Hai là, hồn thiện quy định về việc đánh giá cán bộ, cơng chức Văn phịng,
cần có tiêu chuẩn riêng đánh giá cán bộ Văn phịng. Tiêu chí đánh giá phải được
xây dựng chi tiết dựa trên mục tiêu, nhiệm vụ của cơ quan. Việc đánh giá phải tập
trung vào kết quả thực hiện cơng việc thay vì đánh giá từng hoạt động đơn lẻ. Chất
lượng công việc thể hiện được kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm, thái độ với cơng
việc, cách ứng xử, tính sáng tạo, khả năng làm việc theo nhóm …
Dựa trên kết quả đánh giá, cơ cấu vị trí việc làm được xác định cụ thể, tạo cơ

sở cho việc tuyển dụng mới, thay thế người nghỉ hưu, đào tạo những người chưa
đảm bảo yêu cầu và tiến hành tinh giản biên chế với tiêu chí được chỉ định. Cơng
tác đánh giá khả năng thực thi nhiệm vụ được thực hiện theo định kỳ, đánh giá
được thực hiện qua lãnh đạo cơ quan, đồng nghiệp và các công dân, tổ chức. Kết
quả đánh giá được sử dụng làm cơ sở xem xét phân công công tác, tiềm năng phát
triển, bồi dưỡng hay cho thôi việc. Phải có chế tài cụ thể cho những hành vi vi
phạm đạo đức công vụ của cán bộ, công chức.
Đồng thời, trên cơ sở kết quả đánh giá, UBND huyện cần có hình thức khen
thưởng, khuyến khích kịp thời đối với những cán bộ, cơng chức có thành tích đặc
biệt trong cơng tác. Đánh giá đúng vai trị của cán bộ, công chức trong việc thực
hiện chức trách, nhiệm vụ được giao.
Ba là, UBND huyện phải thực hiện tốt cơng tác đào tạo, bồi dưỡng, từng bước
nâng cao trình độ chuyên môn của đội ngũ cán bộ, công chức làm cơng tác Văn
phịng. UBND cấp huyện phải tạo điều kiện cho cán bộ, cơng chức Văn phịng
được đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ, kỹ năng hành chính …. thơng
qua các lớp bồi dưỡng ngắn hạn, dài hạn; có kế hoạch cử cán bộ, cơng chức thuộc
Văn phịng có đủ tiêu chuẩn đi đào tạo, bồi dưỡng nước ngồi.
Văn phịng cấp huyện cần định kỳ hàng năm đánh giá thực trạng đội ngũ cán
bộ, công chức nhằm xác định trình độ chun mơn, khả năng đáp ứng yêu cầu
công việc, năng lực thực tiễn khi giải quyết cơng việc, từ đó có giải pháp đào tạo,
đào tạo lại, luân chuyển cán bộ cho phù hợp. Điều quan trọng đối với công tác quy
hoạch, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức là phải thật sự xuất phát từ yêu cầu
công việc, trên cơ sở năng lực của cán bộ, công chức định hướng phát triển. Cần
khắc phục tình trạng cán bộ, cơng chức được đào tạo khơng gắn với sử dụng đúng
mục đích đề ra hay đào tạo vì lý do, động cơ cá nhân hoặc sau khi đào tạo thì nghỉ
hưu, nghỉ việc.
17


Ngồi ra, tự bản thân cán bộ, cơng chức làm việc tại Văn phịng phải khơng

ngừng học tập, nâng cao trình độ chun mơn, rèn luyện về phẩm chất đạo đức.
Đặc biệt, cán bộ, cơng chức Văn phịng cần bồi dưỡng thêm về công nghệ thông
tin, khả năng sử dụng máy tính, khai thác thơng tin trên mạng có được thơng tin đa
chiều, tồn diện để tham mưu cho lãnh đạo UBND tốt hơn.
Bốn là, UBND cấp huyện cần xây dựng một lề lối làm việc khoa học, có trật
tự, kỷ cương, dân chủ trong mọi hoạt động của công tác Văn phòng. Lãnh đạo
UBND huyện nên tạo điều kiện cho cán bộ, nhân viên Văn phòng tham gia các
hoạt động giao lưu văn hóa, nghệ thuật, thể thao để tăng sự hiểu biết, tạo sự tương
trợ giúp đỡ nhau hồn thành nhiệm vụ.
Năm là, UBND cấp huyện cần có chế độ đãi ngộ xứng đáng cho đội ngũ cán
bộ, cơng chức Văn phịng để thu hút được những người thực sự có khả năng vào
làm việc để họ yên tâm, gắn bó với cơng việc, từ đó góp phần nâng cao hiệu quả
hoạt động của Văn phòng.
3.2.2.2. Giải pháp hồn thiện mơ hình tổ chức văn phịng
Kiện tồn bộ máy của Văn phòng là điều kiện tối cần thiết để đáp ứng yêu
cầu, nhiệm vụ mới. Cơ cấu tổ chức bộ máy được thiết kế ra là sản phẩm chủ quan
của người làm công tác tổ chức nên không thể hoàn chỉnh, tối ưu ngay, trong khi
vận hành thực tế của bộ máy là phức tạp. Lãnh đạo Văn phịng căn cứ nhu cầu thực
tế trong cơng việc kiến nghị với lãnh đạo cơ quan trong việc xây dựng tổ chức bộ
máy và bố trí cán bộ hợp lý và khoa học, chẳng hạn như từ thực tế hoạt động của
Văn phịng cho thấy, có những loại cơng việc Văn phịng khó hồn thành tốt khi
được giao nhiệm vụ như công tác thi đua khen thưởng, công tác pháp chế địi hỏi
phải có đội ngũ cán bộ có trình độ nhất định, mang tính đặc thù do đó xu hướng
tách bộ phận thi đua khen thưởng nhập vào Phòng Nội vụ, rồi thành lập Phòng Tư
pháp tách khỏi cơ cấu Văn phịng, tránh cho Văn phịng ơm đồm nhiều chức năng,
khơng phù hợp với nghiệp vụ Văn phịng. Để Văn phịng cấp huyện làm tốt nhiệm
vụ của mình, về tổ chức bộ máy cần hoàn thiện một số việc như:
- Bổ nhiệm chức danh Kế toán trưởng thay cho chức danh Kế toán phụ trách:
Theo Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ quy định chi
tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán áp dụng trong lĩnh vực kế

toán nhà nước đã quy định. Khi thành lập đơn vị kế toán phải bố trí ngay người
làm kế tốn trưởng, trừ các đơn vị kế tốn có khối lượng cơng việc kế tốn khơng
lớn theo quy định của Bộ Tài chính. Mặt khác, theo điều tra, cơ bản đội ngũ cán
bộ, công chức làm nhiệm vụ kế toán phụ trách tại UBND cấp huyện trên địa bàn
tỉnh Quảng Ninh hiện nay đã đáp ứng đủ các tiêu chuẩn và điều kiện quy định đối
với chức vụ Kế tốn trưởng cả về trình độ chun môn và thời gian công tác theo
quy định.
3.2.2.3. Giải pháp về tổ chức bộ máy, xây dựng đội ngũ cán bộ
- Phải đặc biệt chăm lo, xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức và
người lao động đủ năng lực, trình độ, phẩm chất đạo đức, trung thực, có tính sáng
tạo, nhạy bén, tận tuỵ, nhiệt tình và trách nhiệm cao với cơng việc được giao, đồn
kết trong nội bộ cơ quan. Tạo điều kiện cho cán bộ, công chức cơ quan phát huy
khả năng, năng lực để phấn đấu hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao.
18


- Thường xuyên, tập trung đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức đủ năng lực
và phẩm chất để đảm bảo hoàn thành và hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao.
Xây dựng cơ cấu tổ chức hợp lý, năng động và hiệu quả. Việc tổ chức bộ máy cần
tuân thủ những nguyên tắc tổ chức chung của cơ quan để đảm bảo tính thống nhất
và sự kế thừa.
- Hồn thiện và duy trì nghiêm Quy chế làm việc của cơ quan, luôn đổi mới
phương pháp, lề lối làm việc. Phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng cán bộ, cơng
chức, viên chức và lao động theo Vị trí việc làm, gắn với kiểm điểm, nhận xét,
đánh giá định kỳ hàng năm đảm bảo phản ánh đúng thực chất.
- Xác định rõ trách nhiệm của Chánh Văn phòng và các Phó Chánh Văn
phịng trong hoạt động điều hành của cơ quan. Quy định rõ trách nhiệm chủ trì,
trách nhiệm phối hợp của từng thành viên trong cơ quan, từng bộ phận để nâng cao
tính chủ động, tinh thần trách nhiệm trong giải quyết công việc, tránh sự đùn đẩy
trách nhiệm trong thực thi nhiệm vụ. Tăng cường công tác kiểm tra, đôn đốc việc

thực hiện nhiệm vụ được giao của các thành viên trong cơ quan Văn phòng, của
từng bộ phận.
- Tổ chức tốt các phong trào văn hóa, văn nghệ, thể thao, giảm bớt căng thẳng
và áp lực sau những giờ làm việc. Xây dựng môi trường làm việc hiện đại, mang
tính chuyên nghiệp và thân thiện.
Trong thời đại bùng nổ thông tin, khoa học công nghệ phát triển như hiện nay,
việc xây dựng và củng cố tổ chức bộ máy Văn phòng phải hướng tới mục tiêu hiện
đại hố cơng tác Văn phịng. Vì vậy, việc chăm lo, bồi dưỡng cho cán bộ Văn
phịng có năng lực, trình độ, đạo đức nghề nghiệp, có bản lĩnh và tinh thần trách
nhiệm cao, trung thực, tận tuỵ, gương mẫu và am hiểu kỹ thuật, nghiệp vụ hành
chính là rất cấp bách.
3.2.2.4. Giải pháp tăng cường đầu tư vào các trang thiết bị làm việc văn
phịng, ứng dụng cơng nghệ thơng tin
* Đầu tư trang thiết bị làm việc
* Ứng dụng cơng nghệ thơng tin
3.2.2.5. Một số giải pháp hồn thiện các hoạt động cụ thể của Văn phịng
cấp huyện
a) Hồn thiện cơng tác xây dựng kế hoạch, chương trình cơng tác
* Đối với việc xây dựng kế hoạch, chiến lược
Công tác lập kế hoạch ngày càng được đề cao trong quản lý hiện đại. Kế
hoạch được lập một cách đúng đắn, hợp lý sẽ giúp các nhà lãnh đạo, quản lý giảm
đến mức tối đa các bất trắc, tập trung lực lượng để thực hiện mục tiêu đã định và
kiểm tra mọi hoạt động của cơ quan một cách thuận lợi, có căn cứ. Do vậy, Văn
phịng cấp huyện cần đặc biệt quan tâm, nâng cao hiệu quả hoạt động của cơng tác
này. Để đảm bảo điều này Văn phịng cần:
- Coi trọng công tác thu thập thông tin, xây dựng cơ sở dữ liệu, bởi đây là
những yếu tố quyết định việc xây dựng kế hoạch có sát với thực tế, có tính khả thi
hay khơng.
- Chú trọng việc thảo luận và thu thập ý kiến của các đơn vị liên quan bởi họ
là những người trực tiếp thực hiện, đưa kế hoạch vào đời sống. Cán bộ Văn phòng

19


cần lắng nghe, tiếp thu ý kiến của họ để từ đó đề ra mục tiêu cũng như phương
pháp, cách thức thực hiện cho phù hợp.
- Nâng cao năng lực, trình độ của cán bộ, cơng chức làm cơng tác tham mưu,
tổng hợp. Họ cần phải có tầm nhìn xa trơng rộng, phải lường trước được mọi biến
đổi có thể xẩy ra khi thực hiện kế hoạch.
* Đối với việc xây dựng Chương trình cơng tác.
Thực tế, Chương trình cơng tác do Văn phịng cấp huyện xây dựng đơi khi
chồng chéo, chưa hợp lý, đưa quá nhiều vấn đề vào Chương trình nhưng khơng
thực hiện được hoặc thực hiện khơng hiệu quả. Vì vậy, khi xây dựng Chương trình
cơng tác Văn phịng cấp huyện cần:
Xây dựng nội dung chương trình phải bám sát và thể hiện đúng, kịp thời trong
từng thời gian, đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước. Xác định
đúng định hướng công tác, mục tiêu trọng tâm và các cơng tác chính trong từng
thời gian. Đồng thời chú ý triển khai đồng bộ tất cả các lĩnh vực công tác của
UBND cấp huyện.
Chọn lọc, sắp xếp theo thứ tự ưu tiên các việc.
Phải xác định rõ cơ quan chịu trách nhiệm chuẩn bị nội dung, đề án.
Không đưa quá nhiều vấn đề vào Chương trình để rồi khơng thực hiện được.
Khi lập chương trình cần có quỹ thời gian dự trữ, dự phịng những việc đột xuất.
Cần tính tốn thời gian đi cơ sở, kiểm tra, chỉ đạo.
Phải đảm bảo sự ăn khớp giữa chương trình do Văn phịng cấp ủy huyện xây
dựng với chương trình do Văn phịng cấp huyện xây dựng. Bảo đảm tính hệ thống
giữa chưng trình năm, 6 tháng với chương trình hàng tháng, tuần để thực hiện có
kết quả mục tiêu đã đề ra trong chương trình cả năm.
b) Hồn thiện cơng tác thu thập, xử lý và cung cấp thơng tin
Văn phịng cần tăng cường thu thập thơng tin từ các nguồn khác, đặc biệt là
thông tin từ dư luận xã hội để thông tin sử dụng phục vụ cho cơng tác tham mưu,

tổng hợp có sự phong phú, đa chiều, từ đó đưa ra được những ý kiến tham mưu sát
với yêu cầu thực tế, đáp ứng được nhu cầu, phù hợp với tâm tư, nguyện vọng của
nhân dân.
Đồng thời, Văn phòng cấp huyện cần tăng cường mối quan hệ, sự phối hợp
với các phòng, ban, cơ quan, tổ chức khác để tạo điều kiện thuận lợi cho việc thu
thập, xử lý và cung cấp thông tin.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin cũng là một giải pháp để việc thu thập
thông tin, truyền, nhận thông tin nhanh chóng, thuận lợi.
c) Hồn thiện về cơng tác tổ chức hội họp
Thực tế, hiện nay Văn phòng cấp huyện cịn một số tồn tại, hạn chế trong thực
hiện cơng tác này như: Thiếu kinh phí, nội dung, tài liệu phục vụ cuộc họp đơi khi
cịn thiếu sót, các đại biểu được mời họp không tham dự … Do vậy, để hồn thiện
cơng tác này Văn phịng cấp huyện cần:
- Lựa chọn, xác định tổ chức hay không tổ chức một cuộc họp để tránh việc tổ
chức các cuộc họp nội dung nghèo nàn, không cần thiết;
- Xác định rõ thành phần dự họp, từ đó góp phần nâng cao chất lượng cuộc
họp và giảm chi phí khơng cần thiết;
20


- Xác định rõ nội dung, tính chất cuộc họp để chuẩn bị các tài liệu phục vụ
cuộc họp đầy đủ, hợp lý. Nếu tài liệu nào quá dài thì phải kèm theo bản tóm tắt để
các đại biểu nắm được nội dung;
- Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động này, tổ chức họp
trực tuyến để tiết kiệm thời gian, chi phí đi lại.
d) Hồn thiện công tác xây dựng văn bản
Trên thực tế, văn bản vẫn được xem là một phương tiện thông tin, công cụ
quan trọng trong hoạt động quản lý nhà nước ở địa phương. Vì vậy, nâng cao chất
lượng soạn thảo, ban hành văn bản quản lý nhà nước của UBND huyện là yêu cầu
quan trọng, mang tính mật thiết. Để nâng cao chất lượng văn bản, thì phải thay đổi

nhận thức của cán bộ, cơng chức về vai trị của văn bản, muốn thế thì phải làm một
số việc như:
- Đào tạo, bồi dưỡng cho cán bộ, công chức làm công tác tham mưu, tổng hợp
về kỹ năng, nghiệp vụ soạn thảo văn bản thông qua các lớp bồi dưỡng ngắn hạn,
dài hạn được mở tại địa phương hoặc các cơ sở đào tạo nghiệp vụ soạn thảo có uy
tín.
- Tổ chức rà soát, đánh giá văn bản theo định kỳ, nhờ đó góp phần loại bỏ
những văn bản do UBND huyện ban hành khơng cịn hiệu lực thi hành, phát hiện
những văn bản có nội dung trái pháp luật để kịp thời đình chỉ việc thi hành, sửa
đổi, hủy bỏ, bãi bỏ văn bản, đảm bảo tính hợp hiến, hợp pháp và thống nhất của hệ
thống pháp luật.
- Thực hiện chuẩn hóa văn bản, nhờ đó giúp cho q trình soạn thảo văn bản
được thuận lợi, nhanh chóng hơn, đảm bảo sự thống nhất về thể thức giữa các văn
bản cùng loại. Văn phòng cần phối hợp với Phòng Tư pháp thực hiện mẫu hóa văn
bản thuộc thẩm quyền ban hành của UBND cấp huyện và của các cơ quan khác
thuộc huyện cả về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày để có sự thống nhất và
phù hợp với quy định của Nhà nước theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày
19/01/2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
hành chính.
e) Hồn thiện công tác Văn thư, lưu trữ
UBND cấp huyện cần xây dựng quy chế về công tác văn thư. Quản lý, phát
hành và sử dụng tiết kiệm, có hiệu quả các loại văn bản, giấy tờ hành chính trong
cơ quan. UBND huyện cần triệt để thực hiện việc gửi, trao đổi, xử lý văn bản, giấy
tờ hành chính trong các cơ quan hành chính nhà nước, tổ chức khác thơng qua
mạng tin học, từng bước thay thế việc dùng văn bản giấy, giấy tờ hành chính trong
truyền đạt thơng tin, giải quyết các công việc liên quan, cụ thể như:
- Sử dụng mạng nội bộ để cập nhật đầy đủ văn bản quy phạm pháp luật, văn
bản chỉ đạo của cấp trên để phục vụ cho việc tra cứu của cán bộ, công chức trong
thừa hành công vụ, nhằm hạn chế và đi đến chấm dứt tình trạng sao chụp văn bản
nhận được từ cơ quan cấp trên gửi các cơ quan thuộc UBND cấp huyện.

- Quy định cụ thể và quản lý chặt chẽ việc sao chụp và gửi các văn bản quy
phạm pháp luật, các loại văn bản, giấy tờ hành chính trong nội bộ cũng như ngồi
cơ quan.
21


- Quy định cụ thể danh mục các cơ quan, tổ chức, cá nhân là “nơi nhận” của
văn bản đối với từng loại văn bản. Văn quản quy phạm pháp luật chỉ gửi đến cơ
quan, tổ chức có chức năng, thẩm quyền tổ chức thực hiện, giám sát, kiểm tra liên
quan đến nội dung văn bản, không gửi đến cơ quan, tổ chức khác để biết hoặc để
tham khảo.
- Rà sốt các thủ tục hành chính, quy định rõ ràng, cụ thể và cơng khai hóa
những giấy tờ cần thiết cho việc giải quyết công việc của cá nhân, tổ chức, loại bỏ
các giấy tờ bất hợp lý, không thật cần thiết.
f) Hồn thiện cơng tác lễ tân, giao tiếp
Trong tổ chức hoạt động nhà nước, lễ tân, giao tiếp là một trong những nghi
lễ, một công cụ quan trọng để các cơ quan tiếp xúc với đối tác. Việc thực hiện tốt
cơng tác lễ tân, giao tiếp có ý nghĩa rất quan trọng bởi nó tạo ra khơng khí cởi mở,
gây được cảm tình của khách đến làm việc mà không mất đi sự nghiêm túc nơi
công sở đồng thời tạo ra môi trường giao tiếp thực sự văn minh, văn hóa nơi cơng
sở. Để hồn thiện cơng tác này, UBND cấp huyện cần quy định rõ ràng về thủ tục,
quy chế tiếp khách, tiếp công dân tại trụ sở UBND cấp huyện, trong đó phân định
rõ ràng việc: Đón tiếp ban đầu, bố trí thời gian tiếp, một số việc Văn phịng được
tiếp …
g) Hồn thiện cơng tác thi đua khen thưởng
h) Hồn thiện cơng tác quản lý tài chính, cơng sản
Thực hiện cơng khai, dân chủ trong hoạt động tài chính của Văn phịng cấp
huyện. Dân chủ hóa hoạt động tài chính là cơng khai hóa thu, chi tài chính. Việc
ban hành quy chế cơng khai tài chính là cần thiết nhằm phát huy quyền làm chủ
của cán bộ, công chức trong việc tham gia quản lý cơ quan. Tuy nhiên, hoạt động

tham mưu, tổng hợp của Văn phịng là hoạt động mang tính chất đặc biệt quan
trọng, phục vụ cho lãnh đạo UBND huyện, ngân sách cho hoạt động tham mưu,
tổng hợp tương đối nhiều nên phạm vi, mức độ công khai đến đâu, với các đối
tượng nào là vấn đề cần phải xem xét cân nhắc cẩn thận để vừa đảm bảo dân chủ
vừa đảm bảo hiệu quả hoạt động tham mưu, tổng hợp của Văn phòng.
3.2.2.6. Giải pháp áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 vào
hoạt động của Văn phòng
Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện với tư cách là cơ quan giúp việc của
HĐND, UBND cấp huyện, có mối quan hệ với nhiều cơ quan, đồn thể, tổ chức
chính trị, chính trị xã hội cũng như người dân. Sản phẩm cơng tác của cán bộ, cơng
chức Văn phịng cấp huyện phần lớn là những vấn đề liên quan đến cơ chế, chính
sách, đến hoạt động chỉ đạo, điều hành của UBND huyện. Do đó, việc xây dựng
quy trình làm việc khoa học theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 sẽ giúp cho lãnh đạo
UBND huyện kiểm tra, kiểm sốt được q trình giải quyết công việc trong phạm
vi chức năng, nhiệm vụ được giao, nâng cao chất lượng công tác và uy tín của Văn
phịng cấp huyện.

22


KẾT LUẬN
Đáp ứng yêu cầu của công cuộc cải cách hành chính và trước xu thế hội nhập
quốc tế, việc nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng cấp huyện là một yêu
cầu hết sức tất yếu. Với chức năng là cơ quan tham mưu, giúp việc trực tiếp cho
UBND cấp huyện trong công tác chỉ đạo, điều hành mọi hoạt động của cơ quan,
thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, Văn phòng HĐND và UBND
cấp huyện cần phải hoàn thiện tốt hơn nữa về mặt tổ chức và hoạt động để đáp ứng
tốt hơn là cánh tay đắc lực, là bộ mặt của UBND cấp huyện.
Xuất phát từ ý nghĩa và tầm quan trọng và nhằm mục đích nâng cao hiệu quả
hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện, thị xã, thành phố thuộc

tỉnh Quảng Ninh, đối chiếu mục tiêu, yêu cầu của cơng tác cải cách hành chính
luận văn đã trình bày những vấn đề chung và nêu bật vị trí, vai trò của Văn phòng
trong cơ cấu cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, qua đó đưa ra một số giải
pháp mang tính cụ thể hồn thiện tổ chức và hoạt động của Văn phòng tạo điều
kiện cho Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh
Quảng Ninh nói chung và thị xã Quảng n nói riêng hồn thành tốt chức năng,
nhiệm vụ trong giai đoạn hiện nay.
Tuy nhiên, do còn hạn hẹp về kinh nghiệm quản lý hành chính nhà nước trong
thời kỳ mới, vừa học vừa làm, vừa làm vừa tìm tịi rút kinh nghiệm nên khơng thể
tránh khỏi những thiếu sót. Tuy nhiên, với tinh thần hết sức cầu thị, hi vọng luận
văn sẽ có những đóng góp nhất định vào cơng cuộc cải cách hành chính, góp phần
làm cho hoạt động của HĐND, UBND cấp huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh
Quảng Ninh ngày càng ổn định và hiệu quả.

23