DỰ ÁN XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN CHO CỬA HÀNG TINH DẦU

TỔNG LIÊN ĐỒN LAO ĐỘNG VIỆT NAM
ĐẠI HỌC TƠN ĐỨC THẮNG
KHOA TÀI CHÍNH NGÂN HÀNG

BÁO CÁO

DỰ ÁN XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG
TIN CHO CỬA HÀNG TINH DẦU
MÔN:

QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THƠNG TIN
GVHD: Th. Phạm Thái Kỳ Trung
Nhóm 2, Thứ 6, Ca 2

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH, NĂM 2020


DANH SÁCH PHÂN CƠNG THÀNH
VIÊN
STT

Họ và tên

MSSV

Mức độ
hồn
thành

1

Hà Mỹ Ngọc

B1701207

100%

2

Nguyễn Hoàng Như Quỳnh

B1701242

100%

3

Huỳnh Thị Ngọc Tâm

B1701244

100%

4

Phan Ngọc Trâm

B1701278

100%

5

Đỗ Trọng Kim Ngân

B1701197

100%

6

Lê Thị My Uyên

B1701304

100%

Kí tên

Điểm


Table of Contents

Chương 1 : Dự án xây dựng hệ thống thông tin cho cửa hàng tinh dầu......................... 5
1.1

Bản tuyên bố dự án ........................................................................................... 5

1.1.1

Tóm tắt ....................................................................................................... 5

1.1.2

Mơ tả quy trình thực hiện theo quy trình ................................................... 6

1.2

Báo cáo vi phạm ............................................................................................. 17

1.2.1

Phạm vi báo cáo ....................................................................................... 17

1.2.2

KPI ........................................................................................................... 17

1.2.3

Nhân tố thành cơng cốt lõi ....................................................................... 18

1.2.4

Tiêu chí chấp thuận .................................................................................. 18

1.2.5

Hạng mục bàn giao .................................................................................. 19

1.3

Kế hoạch dự án ............................................................................................... 26

1.4

Kế hoạch nguồn lực ........................................................................................ 27

1.4.1

Bản liệt kê nguồn lực ............................................................................... 27

1.4.2

Lịch biểu .................................................................................................. 30

1.4.3

Giả định .................................................................................................... 31

1.5

Kế hoạch tài chính .......................................................................................... 33

1.5.1

Chi phí nhân cơng .................................................................................... 33

1.5.2

Chi phí trang thiết bị ................................................................................ 36

1.6

Kế hoạch cung ứng ......................................................................................... 37

1.6.1

Yêu cầu cung ứng .................................................................................... 37

1.6.2

Kế hoạch cung ứng .................................................................................. 41

Chương 2: Dự án kinh doanh cửa hàng tinh dầu.......................................................... 41
2.1

Tóm tắt dự án .................................................................................................. 41

2.2

Sự cần thiết của đầu tư .................................................................................... 42

2.2.1

Căn cứ pháp lý ......................................................................................... 42

2.2.2

Căn cứ thực tiễn ....................................................................................... 43

2.3

Phân tích dự án ............................................................................................... 43

2.3.1

Phân tích nền kinh tế vĩ mơ...................................................................... 43

2.3.2

Phân tích ngành ........................................................................................ 43

2.3.3

Phân tích đối thủ cạnh tranh..................................................................... 44

2.3.4

Chi phí của dự án ..................................................................................... 44


2.3.5

Phân tích tài chính .................................................................................... 45

2.3.6

Phân tích rủi ro ......................................................................................... 54

2.4

Tóm tắt chương 2 ............................................................................................ 55

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH HIỆU QUẢ CỦA VIỆC ỨNG DỤNG HỆ THỐNG
THÔNG TIN TRONG KINH DOANH ....................................................................... 55
3.1

QUY TRÌNH TRƯỚC KHI ỨNG DỤNG HỆ THỐNG THƠNG TIN ......... 55

3.1.1

Mơ tả bằng lời .......................................................................................... 55

3.1.2 Mơ hình phân rã chức năng BFD ................................................................ 58
3.1.3

Context diagram (DFD level 0) ............................................................... 59

3.2 MƠ TẢ QUY TRÌNH SAU KHI ỨNG DỤNG HỆ THỐNG THƠNG TIN ......... 61
3.2.1 Mơ tả bằng lời ................................................................................................. 61
3.2.2 Mơ hình phân rã chức năng BFD ................................................................ 63
3.2.3 Context diagram (DFD level 0) ................................................................... 64
3.2.4 Mơ hình luồng dữ liệu mức 1 (DFD level 1) .............................................. 64
3.3 Kết quả đạt được ................................................................................................ 65
3.3.1 Về số lượng người ....................................................................................... 65
3.3.2 Về số lượng quy trình .................................................................................. 65
3.3.3 Về cách vận hành ........................................................................................ 65
3.3.4 Về tính hiệu quả .......................................................................................... 66
TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................................ 67

Chương 1 : Dự án xây dựng hệ thống thông
tin cho cửa hàng tinh dầu
1.1 Bản tuyên bố dự án
1.1.1 Tóm tắt
Sơ lược về về cửa hàng bán tinh dầu trước khi sử dụng hệ thống thông tin:
Trước khi áp dụng hệ thống thơng tin thì mơ hình cửa hàng tinh dầu có những nét
tương đồng với các cửa hàng khác trên thị trường. Tất cả mọi quy trình đều phải giải
quyết bằng thủ công và tốn rất nhiều thời gian. Điển hình như khâu quản lý hàng tồn
kho thì nhân viên phải kiểm đếm, nhập dữ liệu hoàn toàn bằng thủ cơng thơng qua các
loại sổ sách nên có thể xảy ra sai sót trong q trình thực hiện. Bên cạnh đó, các hàng
hóa là mặt hàng dễ vỡ nên dẫn đến việc tổn thất cho cửa hàng. Cuối cùng thì cửa hàng
cũng khơng quản lý được thời gian làm việc của nhân viên nên xảy ra những rắc rối
khi nhiều nhân viên nghỉ trong một ca làm.
Nhận thấy được điều đó, cửa hàng đã quyết định đầu tư áp dụng hệ thống thông tin
bao gồm phần cứng, phần mềm vào trong việc quản lý tất cả mọi hoạt động. Bên cạnh
đó, việc sử dụng hệ thống giúp cho cửa hàng tiết kiệm được thời gian, chi phí, trách
những rủi ro, sai sót và có được lợi thế cạnh tranh so với các đối thủ khác. Mục tiêu
của dự án xây dựng hệ thống thơng tin:
Về chi phí: Cửa hàng sẽ tốn them một khoảng chi phí khi mới bắt đầu vận hành hệ
thống.
Tuy nhiên, trong quá trình lâu dài thì sẽ mang lại nhiều hiệu quả hơn so với việc áp
dụng hệ thống cũ. Mặc dù sẽ phải tốn chi phí trong việc lắp đặt hệ thống nhưng mặc
khác sẽ giảm đáng kể chi phí về sai sót hàng tồn kho và chi phí nhân cơng.
Về hiệu quả của hệ thống: Mục tiêu của hệ thống là giúp cho cửa hàng có thể giảm
được thời gian trong quá trình hoạt động và kiểm sốt được số lượng hàng tồn kho,
hạn chế những sai sót có thể xảy ra trong khâu quản lý. Bên cạnh đó, các ca làm việc
của nhân viên cũng được quản lý chặt chẽ thông qua mã nhân viên được lưu trữ trên
hệ thống. Đồng thời khi áp dụng hệ thống mới giúp nhân viên tránh nhầm lẫn giữa các

mùi hương tuef đó phục vụ cho khách hàng tốt hơn, nhờ đó có thể tăng được lượng
khách hàng đến cửa hàng.
Kết luận: Cửa hàng chúng tơi quyết định sử dụng mơ hình SDLC bởi vì những tính
năng nổi bật của nó. Mơ hình thân thiện với người dùng, dễ sử dụng và kiểm soát. Tuy
nhiên, mơ hình có một nhược điểm là khó để quay lại giữa các bước nên chúng tơi
phải xác định chính xác yêu cầu của từng giai đoạn.


1.1.2 Mơ tả quy trình thực hiện theo quy trình
Bước 1: Khởi tạo hệ thống
Yêu cầu: Tìm ra ý tưởng phát triển hệ thống
Chúng tôi sẽ tiến hành lấy ý kiến khách hàng về hệ thống mà cửa hàng đang vận hành,
nhằm đưa ra những nhược điểm của hệ thống này, để từ đó tiến hành nghiên cứu xây
dựng hệ thống mới hoàn thiện hơn cho cửa hàng tinh dầu thơm thư giãn.
Việc khảo sát ý kiến khách hàng về tình hình hoạt động hệ thống cũ sẽ được tiến hành
dưới hình thức phiếu đánh giá, những điểm nào cần khắc phục và những điểm nào cần
giữ lại để tạo ấn tượng cho cửa hàng, sau đó bắt đầu tiến hành nghiên cứu xây dựng và
hồn thiện hệ thống mới.
Khó khăn nội tại của qn: Khơng có được 1 mơ hình quản lý chung cho tồn hệ
thống. Các quy trình làm việc chủ yếu bằng thủ cơng, khơng có sự liên kết với nhau
nên còn phức tạp gây mất nhiều thời gian và khó khăn cho nhân viên trong việc phục
vụ khách hàng và quản lý kho. Vào thời điểm mùa lễ hội hay ngày lễ, việc số lượng
lớn khách tới mua quà sẽ khiến nhân viên dễ bị nhầm lẫn đơn của khách, chậm trễ
trong gói quà hay giao nhầm hàng cho khách. Điều này vơ tình sẽ khiến quán mất đi 1
lượng khách khi mất thời gian và mất thiện cảm để giải quyết các vấn đề phát sinh.
Tạo ra lợi thế cạnh tranh: Việc rút ngắn các quy trình cũng sẽ giúp rút ngắn thời gian
khách hàng phải chờ để được nhận sản phẩm của mình đã mua. Nhờ đó sẽ tạo được
thiện cảm cho khách hàng, khách hàng khơng cịn phải lo về việc nhân viên ra hàng
chậm, nhân viên bỏ sót đơn hàng của mình hay đơn hàng bị nhầm lẫn khơng đáng có.
Cùng đó sẽ giúp nhân viên tránh tình trạng tắc đơn khiến hàng không kịp giao cho

khách khi cần.
Thời gian dự kiến và ước tính chi phí:
Về thời gian: chúng tơi cho rằng cần 4 ngày để lấy ý kiến sự hài lịng của khách hàng
về quy trình làm việc của qn. Sau đó 1 tuần chúng tơi bắt đầu tìm hiểu và nghiên
cứu hệ thống mới.
Về chi phí: nhóm ước tính chi phí cho bước này sẽ là 4,700,000 VND. Bao gồm chi
phí lương cho 2 người thực hiện khảo sát là 600,000 VND/người, chi phí lương cho 2
người nghiên cứu hệ thống mới mỗi người là 1,750,000 VND/người.
Bước 2: Phân tích tính khả thi của dự án
Yêu cầu: Xem xét mức độ khả thi của dự án để quyết định xem có thực hiện dự án
này hay khơng.
Phân tích:


Khả thi về kỹ thuật: xem xét thấy rằng hệ thống sử dụng những phần mềm và phần
cứng được sử dụng rộng rãi trên thị trường, hệ thống khơng có gì phức tạp và dễ dàng
tiếp cận sử dụng qua đó chúng tơi sẽ có thể tiến hành lắp đặt và đưa hệ thống đi vào
hoạt động mới hoàn toàn tại quán.
Khả thi về kinh tế: những loại phần cứng sử dụng trong hệ thống này hoàn toàn phổ
biến trên thị trường và có giá hợp lí, khơng q đắt đỏ, hệ thống khá đơn giản để đảm
bảo về mặt tài chính khơng phải là vấn đề q lớn bởi vì nhà đầu tư đã dự trù 60 triệu
cho dự án hệ thống quản lý mới này.
Khả thi về hoạt động và vận hành: xem xét hệ thống này được vận hành đơn giản, chỉ
qua một vài thao tác trên màn hình là các bộ phận sẽ có được thơng tin cần thiết cho
mình. Quy trình phải đơn giản hồn toàn, vận hành tốt và đem lại hiệu quả cao cho
quán.
Khả thi về mặt pháp lý: khi mua phần mềm và phần cứng của các hãng thì đều phải có
hợp đồng rõ ràng, trong hợp đồng đều phải có các khoản mục thỏa thuận chung giữa
bên mua và bên bán để khơng xảy ra tình trạng khơng có rắc rối về vấn đề pháp lý.
Thời gian dự kiến và ước tính chi phí:

- Về thời gian: chúng tơi dự tính thời gian ở bước này sẽ này là 7 ngày.
- Về chi phí: chúng tơi dự tính chi phí ở bước này sẽ này là: 8,550,000 VND.
Bước 3: Phân tích yêu cầu
Yêu cầu: Khi đã vận hành áp dụng hệ thống này thì từ việc mua hàng cho đến việc
kiểm tra số lượng sản phẩm tồn kho để kiểm soát sản phẩm và thanh toán tiền sẽ được
thực hiện trên một dây chuyền liên tiếp. Bên cạnh đó thì hệ thống cũng giúp chúng tôi
quản lý được lượng hàng tồn kho và số lượng sản phẩm đã được hoàn thành để có thể
tính được doanh thu trong một ngày của cửa hàng.
Phân tích:
Thống kê yêu cầu:
Hệ thống quản lý: Hệ thống giúp cửa hàng đảm bảo được việc thu thập thông tin khi
khách hàng đến thực hiện dịch vụ và chuyển những thơng tin đó đến nhân viên kho.
Đảm bảo kiểm sốt được q trình hoạt động của đơn hàng và sẽ báo ngay cho khách
hàng số lượng sản phẩm còn hay đã hết, giúp tiết kiệm được thời gian chờ đợi của
khách hàng. Bên cạnh đó, thơng tin đơn hàng cũng sẽ được chuyển tới hệ thống quản
lý chung để thống kê số liệu hàng tồn kho, doanh thu, dịch vụ hoàn thành và lượng
khách đã đến cửa hàng.


Quy trình được u cầu:
Mơ hình Usecase Diagram
• Trước khi áp dụng hệ thống thông tin
Mô tả bằng lời:
Nhân viên tham gia: Quản lý, Nhân viên kho, Nhân viên bán hàng, Nhà cung cấp,
Khách hàng.
Quản lý: là người thực hiện thống kê doanh thu, chi phí mua nguyên vật liệu, số lượng
sản phẩm lấy khỏi kho và số lượng khách hàng đã mua sản phẩm được thống kê thông
qua dữ liệu thông tin từ nhân viên kho và nhân viên bán hàng so với số liệu bán được
của nhân viên vào mỗi cuối ca làm việc. Sau đó quản lý sẽ báo cáo tất cả số liệu đó
chủ quản.

Nhân viên kho: sẽ theo dõi và quản lý số lượng nguyên vật liệu nhập vào từ các số
liệu được cung cấp của nhà cung cấp. Ngoài ra, nhân viên kho cũng sẽ kiểm tra, quản
lý số lượng hàng tồn kho của cửa hàng vào cuối ca làm mỗi ngày. Sau khi thống kê
tồn bộ số liệu lượng hàng tồn kho thì nhân viên kho sẽ có nhiệm vụ thống kê, báo
cáo cho quản lý vào cuối mỗi tuần.
Nhân viên bán hàng: là người sẽ tiếp nhận đơn hàng, những yêu cầu dịch vụ, thực hiện
xuất hàng và thanh toán cho cả khách hàng online và khách hàng mua trực tiếp tại cửa
hàng. Sau đó, họ sẽ thực hiện nhiệm vụ theo dõi số lượng tồn kho, chốt đơn cho khách
hàng. Khâu kiểm tra hàng tồn kho được thực hiện bằng thủ công để so sánh với số liệu
của nhân viên kho nên sẽ dễ xảy ra sai sót trong q trình kiểm soát số lượng sản
phẩm gây mất thời gian khi kiểm tra lại.
Nhà cung cấp: cung cấp nguyên vật liệu cho cửa hàng và xuất hóa đơn cho nhân viên
kho để lưu lại sau mỗi lần giao và nhân viên kho có nhiệm vụ kiểm tra hàng hóa và
báo cáo cho quản lý khi có sai sót kèm theo hóa đơn.
Khách hàng: khi vào cửa hàng hay website của cửa hàng khách hàng sẽ được lựa chọn
sản phẩm theo ý muốn. Và xem được số lượng tồn kho khi khách hàng mua online.
Sau đó sẽ thanh tốn trực tiếp trên hệ thống và chọn loại giao hàng. Nếu khách hàng
mua trực tiếp tại cửa hàng sẽ được thanh toán tại quầy.


Sơ đồ Usecase trước khi sử dụng hệ thống
• Sau khi áp dụng hệ thống thông tin
Mô tả bằng lời:
Nhân viên tham gia: Quản lý, Nhân viên bán hàng, Nhà cung cấp, Khách hàng.
Quản lý: sau khi áp dụng hệ thống quản lý mới vào cửa hàng thì người quản lý sẽ
nhận thơng tin về doanh thu, dịch vụ hồn thành, lượng hàng tồn kho trực tiếp từ trên
hệ thống. Khi nhân viên bán hàng thực hiện lấy thông tin để thanh tốn cho khách thì
hệ thống của máy POS sẽ lưu tự động tất cả các thông tin của khách hàng khi mua sản
phẩm và thu thập dữ liệu về doanh thu cho cửa hàng ngay lúc đó. Vào cuối mỗi ca làm
việc thì người quản lý sẽ đăng nhập vào hệ thống bằng mã code quản lý để đối chiếu

với doanh thu thực tế số tiền từ nhân viên đã thu. Khi nhà cung cấp giao hàng thì họ
nhận được hóa đơn và lưu vào hệ thống để khi cần thực hiện báo cáo.
Nhân viên bán hàng: Kiểm tra số lượng tồn kho trực tiếp trên hệ thống và báo cho
khách hàng biết, sau đó tiến hành lên đơn hàng cho khách và thực hiện thanh toán,


mọi thông tin của khách hàng đều sẽ được chuyển lên hệ thống. Khi có hệ thống quản
lý thì nhân viên sẽ dễ dàng hơn trong việc quản lý số lượng tồn kho cho từng đơn
hàng, biết được đơn hàng nào đến trước để giao hàng cho khách và thông báo cho
từng khách hàng khi giao hàng. Bên cạnh đó, khi áp sử dụng hệ thống quản lý thì việc
kiểm tra hàng tồn kho trở nên dễ dàng hơn, có thơng tin để đối chiếu rõ ràng trách
được tình trạng sai sót xảy ra.
Nhà cung cấp: cung cấp nguyên vật liệu cho cửa hàng và xuất hóa đơn lên hệ thống
trực tiếp cho người quản lý để lưu lại sau mỗi lần giao và người quản lý sẽ dựa vào đó
để kiểm tra lại cũng như lập báo cáo .
Khách hàng: khi vào cửa hàng mua sản phẩm thì thơng tin về những lần mua trước
đều sẽ được hiển thị trên hệ thống để có thể tích lũy điểm hay áp dụng chương trình
khuyến mãi nào. Xuất hóa đơn dễ dàng hơn, tiết kiệm được thời gian chờ đợi.

Sơ đồ Usecase sau khi sử dụng hệ thống
Thời gian dự kiến và ước tính chi phí:
Dự kiến trong vịng 3 ngày chúng tơi sẽ hồn tất


Về chi phí: chi phí ở bước này sẽ là 2,000,000 VND.
Bước 4: Thiết kế hệ thống
Yêu cầu: Sau khi phân tích yêu cầu của hệ thống, bước tiếp theo chúng tôi sẽ thiết kế
chi tiết hệ thống và đưa ra các yêu cầu cần thiết về hệ thống này .
Phân tích: Hệ thống quản lý
- Về giao diện: sử dụng ngôn ngữ tiếng Việt dễ hiểu, dễ sử dụng, thiết kế hệ thống đơn

giản nhưng đầy đủ cho các nhân viên trong quán dễ dàng vận hành được hệ thống.
- Về chức năng: có đầy đủ các chức năng quản lý sản phẩm, chức năng quản lý thanh
toán tiền. Có thể chứa được dữ liệu quản lý thơng tin hàng tồn kho, lượng sản phẩm
đã được bán ra, lượng khách hàng đến với quán, tổng doanh thu của quán hiện tại để
khi quản lý cần kiểm tra lại thống kê thì có thể dễ dàng truy xuất được dữ liệu. Bên
cạnh việc có các chức năng chính giúp thống kê các báo cáo, doanh số thì hệ thống
cịn phải là nơi để lưu trữ và hỗ trợ thống kê lại các cơ sở dữ liệu của quán. Cụ thể hơn
thì hệ thống phải thống kê và hiển thị được thông tin cũng như mã để phân loại các
nhân viên, sản phẩm, hóa đơn, nhà cung cấp...
- Về số lượng người truy cập: Hệ thống này cho phép quản lý, nhân viên kho và nhân
viên bán hàng được đăng nhập vào hệ thống để làm việc và hệ thống này phải được
đồng bộ các vị trí với nhau. Tuy nhiên doanh thu và lượng khách hàng, lượng sản
phẩm bán ra thì chỉ có quản lý mới có thể xem được dựa vào ID và password quản lý
được cung cấp.
- Về tính bảo mật và an tồn: Đây là hệ thống nội bộ của qn nên tính bảo mật và an
tồn phải được đặt lên hàng đầu. Đặc biệt là phần mềm này phải được sao lưu dữ liệu
tự động nhằm tránh rủi ro khi sự cố xảy ra làm mất toàn bộ dữ liệu về hệ thống của
cửa hàng.
Thời gian dự kiến và ước tính chi phí:
- Về thời gian: chúng tơi dự tính thời gian ở bước này sẽ này là 12 ngày .
- Về chi phí: chúng tơi dự tính chi phí ở bước này sẽ này là: 9,900,000 VND.


Mơ hình ERD về quy trình bán hàng, nhập hàng và quản lý kho:

Bước 5: Xây dựng hệ thống
Yêu cầu: Dựa vào bước 3 và bước 4, chúng em tìm hiểu các phần mềm và phần cứng
hiện có trên thị trường để áp dụng cho cửa hàng.
Phân tích:
• Nghiên cứu thị trường: chúng em tiến hành tìm hiểu và lên danh sách các phần

mềm, phần cứng có thể đáp ứng được nhu cầu về hệ thống mới. Từ đó có thể
chọn lựa giữa việc mua hệ thống mới có sẵn trên thị trường hay tự thiết kế
riêng một hệ thống mới.


• Liên hệ và kiểm tra: Xem thông tin trên thị trường về tất cả phần mềm và phần
cứng sử dụng trong hệ thống, từ đó đưa ra đánh giá so sánh về chi phí của hệ
thống và xem xét giữa việc mua hệ thống có sẵn hay tự thiết kế hệ thống mới
hoàn toàn. Sau khi đánh giá phần mềm và phần cứng trên thị trường thì chúng
em sẽ mua hệ thống hiện có là phần mềm KiotViet cho hệ thống quản lý mới,
về phần cứng chúng em quyết định chọn máy in hóa đơn Antech K200L USB
vì giá rẻ cùng với tính năng đầy đủ đáp ứng yêu cầu in hoá đơn của cửa hàng
và lựa chọn bộ máy tính Dell Optiplex 9010, cùng với két đựng tiền 4 ngăn RT
335.
• Mua hệ thống: chúng em liên hệ nhà sản xuất, nhà phân phối để mua hệ thống
và phải có hợp đồng rõ ràng giữa hai bên rằng khi chúng em mua hệ thống thì
phải có nhân viên từ nhà cung cấp đến lắp đặt hệ thống và hướng dẫn cách sử
dụng và vận hành hệ thống. Hợp đồng điều khoản rõ ràng để khơng xảy ra tình
trạng vi phạm về mặt pháp lý.
TỔNG HỢP CHI PHÍ PHẦN MỀM
Phần mềm

Model

Giá thành

Quản lý thơng tin

KiotViet

4,320,000 đồng

Tổng chi phí

4,320,000 đồng

TỔNG HỢP CHI PHÍ PHẦN CỨNG
Phần cứng

Model

Giá thành

Máy in hố đơn

Antech K200L USB

1,550,000 đồng

Máy tính, màn hình, chuột

Dell I5 4570 – 2020

5,700,000 đồng

Két đựng tiền

RT 335

900,000 đồng

Tổng chi phí

8,150,000 đồng

Thời gian dự kiến và ước tính chi phí: Thời gian ước tính là 10 ngày. Chúng em xem
xét chi phí cho việc xây dựng hệ thống là 18,750,000 đồng bao gồm 7,850,000 đồng
cho phần mềm quản lý; 8,150,000 đồng cho thiết bị phần cứng và chi phí lương
2,700,000 đồng cho 1 nhân viên thực hiện liên hệ và kiểm tra lại phần mềm và 2 nhân
viên thực hiện nghiên cứu thị trường, 1 nhân viên mua phần mềm.


Bước 6: Triển khai hệ thống
Yêu cầu: Sau khi hoàn tất việc chọn lựa phần mềm và phần cứng cho dự án, chúng
em sẽ tiến hành lắp đặt và hướng dẫn cho nhân viên cách sử dụng và vận hành hệ
thống.
Phân tích:
Cài đặt:
•
Nhân viên từ phía nhà cung cấp sẽ tiến hành lắp đặt phần cứng cũng như hệ
thống như trong hợp đồng mua bán sản phẩm. Bên cạnh đó nhân viên từ phía nhà
cung cấp cũng sẽ có trách nhiệm sửa chữa hệ thống trong quá trình chạy thử nghiệm.
•

Cài đặt phần mềm vào hệ thống cũng sẽ do nhân viên nhà cung cấp thực hiện.

Training cho nhân viên: Đào tạo cho nhân viên trong cửa hàng cách sử dụng và vận
hành hệ thống mới này. Nhân viên phía nhà cung cấp phải đảm bảo nhân viên ở cửa
hàng được trang bị đầy đủ kiến thức về hệ thống và quy trình mới như trong hợp đồng
mua bán đã được ký kết giữa cửa hàng và nhà cung cấp.

Thời gian dự kiến và ước tính chi phí: chúng em ước tính thời gian xây dựng xong hệ
thống và đưa vào vận hành là 5 ngày. Chúng em ước tính chi phí bỏ ra 1.500.000 đồng
cho việc thuê nhân viên lắp đặt và 1.000.000 đồng cho việc training nhân viên trong
cửa hàng. Tổng chi phí cho việc triển khai hệ thống ước tính là 2.500.000 đồng.
Bước 7: Chạy thử nghiệm dự án
Yêu cầu: Sau khi lắp đặt và triển khai hệ thống chúng em sẽ tiến hành cho hệ thống
chạy thử nghiệm trong một thời gian để xem có lỗi từ hệ thống hay có sai sót gì trong
khi vận hành hay khơng để có thể bảo trì.
Phân tích:
• Chạy thử nghiệm: Chúng em chạy thử nghiệm phần mềm để kiểm tra khả năng
hoạt động dựa trên các chỉ số về sự ổn định, sự nhanh chóng và chính xác. Đưa
vào những tình huống thực nghiệm để kiểm tra khả năng và năng suất hoạt
động của hệ thống. Nếu có phát hiện những điểm cần khắc phục hoặc có thể
phát triển nâng cấp hơn sẽ ghi nhận để chỉnh sửa. Đồng thời qua đó có thể tìm
thêm các ý tưởng về chức năng cho phần mềm để tăng tính năng.
• Sửa lỗi: Trong quá trình chạy thử nghiệm hệ thống mới nếu có những lỗi hệ
thống xảy ra và được ghi nhận lại thì nhân viên phía nhà cung cấp sẽ tiến hành
kiểm tra và sửa lỗi cho hệ thống, và đảm bảo rằng hệ thống sau khi được sửa
lỗi có thể đưa vào hoạt động chính thức mà khơng gặp phải lỗi tương tự.


Thời gian dự kiến và chi phí: chúng dự kiến sẽ cho chạy thử nghiệm hệ thống này
trong vòng 20 ngày để xem phản hồi của khách hàng, các chỉ số về doanh thu và chi
phí sẽ thay đổi như thế nào và sẽ tiến hành sửa chữa trong vòng 2 ngày nếu có vấn đề
phát sinh. Trong thời gian chạy thử nghiệm dự án sẽ chỉ phát sinh thêm chi phí cho
việc ăn uống nghỉ trưa và bồi dưỡng của nhân viên bảo trì hệ thống là 400.000 đồng.
Bước 8: Kết thúc dự án
Yêu cầu: Sau khi hoàn tất đánh giá dự án và cho kết quả như mong đợi sẽ tiến hành
triển khai dự án và đưa phần mềm vào hoạt động cho tồn bộ cửa hàng.
Phân tích:

• Tổng kết số liệu: Tổng kết số liệu về quá trình vận hành của hệ thống này, bao
gồm cả ý kiến đánh giá về mức độ hài lòng của khách hàng. Tiến hành đánh giá
so sánh mức độ hiệu quả giữa việc kiểm kê và bán hàng một cách thủ cơng so
với việc có hệ thống và đưa ra kết luận rằng hệ thống mới này đem lại hiệu quả
tốt hơn với việc khơng có hệ thống.
• Gửi nhà đầu tư: Sau khi tổng kết số liệu thành một bài báo cáo hồn chỉnh thì
chúng em sẽ cử đại diện gửi cho nhà đầu tư xem những cải thiện của hệ thống
mới và hiệu quả mà hệ thống mang lại cho cửa hàng. Để từ đó nhà đầu tư có
thể khẳng định hệ thống mới đã được áp dụng thành cơng.
Thời gian dự kiến và chi phí: chúng em dự kiến thời gian để hoàn thành đưa hệ thống
vào vận hành chính thức là 6 ngày và chỉ phát sinh chi phí lương nhân viên cho việc
tổng kết số liệu là 2,000,000 đồng.
Biên bản nghiệm thu dự án


CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
------------------BIÊN BẢN
NGHIỆM THU DỰ ÁN
THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN CHO
CỬA HÀNG TINH DẦU QUOQUO
Thành phần trực tiếp nghiệm thu:
Đại diện Ban quản lý Dự án.
- Bà: Hà Mỹ Ngọc.
- Chức vụ: Đội trưởng đội dự án.
Đại diện Chủ đầu tư.
- Bà: Nguyễn Hoàng Như Quỳnh.
- Chức vụ: Chủ cửa hàng tinh dầu QuoQuo.
Thời gian nghiệm thu:
Bắt đầu: 8 giờ 00 ngày 21 tháng 11 năm 2020.

Kết thúc: 10 giờ 00 ngày 21 tháng 11 năm 2020.
Địa điểm: cửa hàng tinh dầu QuoQuo (số 98 Nguyễn Xuân Khoát, phường Tân
Thành, quận Tân Phú, thành phố Hồ Chí Minh).
Đánh giá cơng việc xây dựng đã thực hiện:
STT

1

Tên

Phần mềm
quản lý
KiotViet.

Số
lượng

1

Giá thành

4,320,000
đồng

Yêu cầu
Hệ thống phải đảm bảo chức
năng vận chuyển thông tin của
khách hàng đến nhân viên.
Đồng thời thông tin sản phẩm
của khách hàng cần phải được

chuyển tới hệ thống quản lý

Đánh giá
của nhà
đầu tư
Đạt yêu
cầu


2

Máy in hố
đơn.

1

1,550,000
đồng

3

Bộ máy
tính

1

5,700,000
đồng

4

Két đựng
tiền

1

900,000
đồng

chung ngay lúc đó để thống kê
tự động số liệu hàng tồn kho,
doanh thu và lượng sản phẩm,
lượng khách hàng đến cửa hàng.
Tốc độ in nhanh, khơng kén
giấy, giá thành rẻ, có thể kết nối
với các thiết bị khác
Nhập thông tin đơn hàng, thông
tin khách hàng, nguyên vật liệu
tồn, cài đặt phần mềm, kết nối
với các thiết bị khác.
Kích thước vừa phải, gọn gàng,
có nhiều ngăn, độ bền cao, giá
thành rẻ.

Đạt yêu
cầu
Đạt yêu
cầu
Đạt yêu
cầu

Kết luận: Chấp nhận nghiệm thu dự án.
ĐẠI DIỆN ĐỘI DỰ ÁN

ĐẠI DIỆN NHÀ ĐẦU TƯ

(Ký và ghi rõ họ tên)

(Ký và ghi rõ họ tên)

ð Theo những số liệu đã được trình bày cụ thể ở từng bước nêu trên, chúng em
dự tính tồn bộ chi phí cho phần xây dựng dự án sẽ là đồng (những chi phí
lương nêu trên được nhóm tham khảo từ các trang tư vấn việc làm uy tín như
jobstreet.vn, vietnamworks.com và mywork.com).

1.2 Báo cáo vi phạm
1.2.1 Phạm vi báo cáo
Mục tiêu của dự án kinh doanh là tăng trưởng về lợi nhuận và đơn giản hóa qui trình
hoạt động. Để có thể thực hiện được mục tiêu thì bước đầu chúng tơi muốn xây dựng
một hệ thống với các quy trình được đơn giản hóa nhất có thể. Chính điều này sẽ giúp
qn tăng được số lượng sản phẩm bán ra và hạn chế những sai sót khơng cần thiết.
Tiếp đó, chúng tơi quản lý các khâu nhập, xuất kho một cách chính xác và tỉ mỉ.

1.2.2 KPI
KPI của khâu bán hàng :
Số lượng sản phẩm bán ra tăng 1%/tháng.


Thời gian giải quyết đơn hàng của khách hàng giảm ít nhất 30% so với trước khi áp
dụng hệ thống thông tin.

KPI của khâu quản lý hàng tồn kho :
Đảm bảo kiểm đếm đúng số lượng, loại hàng tồn/ xuất/ nhập kho.
Tỉ lệ sai sót từ việc kiểm đếm hàng tồn/ xuất/ nhập kho giảm ít nhất 80% so với trước
khi áp dụng hệ thống.
KPI của khâu chăm sóc khách hàng :
Tỉ lệ khách hàng phải hồi tốt về cửa hàng đạt trên 80%/ tháng.
Phàn nàn của khách hàng được giải quyết ngay tại lần đầu tiên.
Số lượng khách hàng phản hồi không tốt về quán không quá 10%/ tháng.
KPI của khâu quản lý về kế tốn, tài chính :
Doanh thu từ việc cung cấp hàng hóa tăng 1%/ tháng.

1.2.3 Nhân tố thành cơng cốt lõi
Giảm bớt chi phí lương cho bộ phận phục vụ.
Áp dụng hệ thống quản lí chung cho toàn hệ thống giúp rút ngắn các qui trình,
nhờ đó
Tăng số lượng khách bán được trong ngày.
Giảm thiểu chi phí phát sinh cho việc xảy ra sai sót trong q trình quản lí hàng
tồn / xuất / nhập kho.

1.2.4 Tiêu chí chấp thuận
Về giao diện và bảo mật:
§ Giao diện phải thân thiện, dễ nhìn và dễ thao tác
§ Phải có ngơn ngữ chính là tiếng Việt
§ Phải có hệ thống bảo mật tốt, ngăn ngừa việc bị rị rỉ thơng tin
§ Phải có khả năng ghi nhớ dữ liệu, tránh trường hợp bị lỗi dẫn đến mất dữ liệu
Về chức năng:
§ Thống kê được số lần cung cấp dịch vụ mỗi ngày
§ Thống kê được và thơng tin về hàng tồn / xuất / nhập kho mỗi ngày

§ Thống kê được doanh số cung cấp dịch vụ mỗi ngày.
§ Thống kê được doanh số của từng dịch vụ
§ Thơng kê được doanh số của từng nhân viên
§ Phải rút ngắn được thời gian của quy trình bán hàng so với trước khi áp dụng
§ Phải giảm thiểu được những vấn đề sai sót trong việc kiểm đếm, tổng kết doanh
số so với trước khi áp dụng.
Về cơ sở dữ liệu:
§ Phải có giao diện hiển thị thơng tin và mã phân loại các nhà cung cấp khác
nhau
§ Phải có giao diện hiển thị thơng tin và mã cho từng nhân viên cụ thể
§ Phải có giao diện hiển thị thông tin và mã của từng loại dịch vụ
§ Phải có giao diện hiển thị thơng tin và mã của từng hóa đơn
§ Phải có giao diện hiển thị thơng tin và mã hóa đơn nhập hàng

1.2.5 Hạng mục bàn giao
1.2.5.1 Giao diện
Giao diện thân thiện, dễ thao tác với ngơn ngữ chính là tiếng Việt, bên cạnh đó cịn
hỗ trợ thanh cơng cụ để thuận tiện hơn khi sử dụng.


• Cài đặt, thiết lập các quản lý với cửa hàng.

• Hệ thống bảo mật với tên đăng nhập và mật khẩu được cung cấp riêng cho từng
nhân viên trong từng bộ phận.

1.2.5.2 Chức năng
§ Báo cáo doanh số bán hàng theo từng ngày.


§ Báo cáo số lượng sản phẩm bán ra cụ thể mỗi ngày.

§ Bảng báo cáo lượng hàng tồn / xuất / nhập kho.


• Thống kê doanh thu/ lợi nhuận của từng sản phẩm trong tháng.

• Thống kê doanh số bán hàng phân bổ theo nhân viên


§ Thống kê số liệu kiểm kho cụ thể mỗi khi có thay đổi trong tháng.

1.2.5.3 Cơ sở dữ liệu
§ Giao diện hiển thị thông tin và mã của các nhà cung cấp.


§ Giao diện hiển thị thông tin và mã khách hàng.

§ Giao diện hiển thị thơng tin và mã các loại sản phẩm của cửa hàng.


§ Giao diện hiển thị thơng tin và mã hóa đơn bán hàng đã được in.

• Giao diện hiển thị thơng tin và mã hóa đơn nhập hàng