Tài liệu Bí quyết sử dụng điện thoại nơi công sở pdf

Bí quyết sử dụng điện thoại nơi công sở


Điện thoại là một trong những công cụ làm việc quan trọng không thể thiếu nơi công sở.
Tuy nhiên, không phải ai cũng biết sử dụng chúng đúng cách và hiệu quả; đặc biệt là khi
gọi điện cho khách hàng. Sau đây VietnamLearning xin đưa cho bạn một vài gợi ý:

1. Nói năng lịch sự và phát âm chuẩn

Những từ ngữ như: "Xin vui lòng", "Cảm ơn"… không những làm cuộc nói chuyện trở
nên lịch sự hơn mà còn giúp bạn dễ chiếm được thiện cảm của người bên kia đầu dây
hơn. Ngoài ra, bạn cũng cần chú ý không nói lớn hoặc quát to trong điện thoại trong mọi
tình huống.

2. Giọng nói chân thành

Nếu sử dụng từ ngữ lịch sự nhưng giọng nói cáu bẳn hoặc “chanh chua”, chắc chắn bạn
không thể tạo được thiện cảm với người nghe. Hãy thể hiện cho người nghe cảm thấy bạn
thật sự rất quan tâm cuộc nói chuyện này và đang cố lắng nghe để hiểu vấn đề và giúp họ
tìm cách giải quyết.

3. Không ra lệnh

Thay vì nói “Tôi cần nói chuyện với ông A ngay bây giờ”, bạn nên nói “Xin cho hỏi ông
A hiện có ở đó không? Tôi có thể nói chuyện với ông ấy bây giờ không?”.

4. Cư xử chuyên nghiệp và khéo léo

Bạn tuyệt đối không sử dụng những từ ngữ mang nghĩa tiêu cực và có ý phán xét với
người nghe. Tùy thuộc vào đối tượng gọi đến và mối quan hệ của họ với công ty, bạn cần
có những cách ứng xử ngoại giao khác nhau và phù hợp.

5. Kiềm chế cảm xúc

Để tránh gặp những trường hợp khiến bạn dễ mất kiểm soát, hãy đọc một số loại sách về
cách giải quyết các mâu thuẫn và phàn nàn thường gặp.

6. Luôn nhớ bạn là bộ mặt của công ty

Nên nhớ mỗi khi nhấc điện thoại lên thì bạn sẽ nói chuyện với tư cách là người đại diện
công ty chứ không phải với tư cách cá nhân. Do đó hãy tập trung vào cuộc nói chuyện,
lắng nghe những nhu cầu hoặc phàn nàn của người nói để họ có cảm giác được quan tâm
và cảm thấy hài lòng về công ty bạn.

Để có thể có một tác phong chuyên nghiệp khi gọi điện đặc biệt là khi gọi điện cho khách
hàng bạn cũng nên trang bị và luyện tập cho mình những kỹ năng cần thiết.