Tài liệu QUY TRÌNH VÀ CÔNG CỤ KIỂM TRA ppt

TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ NHA TRANG
Lớp: KTDN K2E KHOA: DL_TM
NHÓM 10
1. Nguyễn Thị Mỹ Ly
2. Nguyễn Thị Thu Thủy
3. Vũ Thị Hoa
4. Nguyễn Thị Tường Linh
5. Lê Thị Bích Thảo
A.Qui trình kiểm tra:
1.Khái niệm kiểm tra,qui trình,tác dụng của kiểm tra:
a) Khái niệm: Ktra là quá trình theo dõi những hành động để biết chắc rằng là chúng ta đang thực hiện
đúng kế hoạch và sửa chữa những sai lệch nếu có.
_ Ktra là 1 trong 4 chức năng cơ bản của nhà quản trị,nó không thể thiếu,nó không những giúp đơn vị đạt
được mục đích như mong muốn mà còn đạt kết quả với chi phí ít tốn kém nhất.
_ Nhờ có kiểm tra mà nhà quản trị mới có thể biết rõ các hoạt động tiến hành như thế nào kết quả ra
sao,có những trở ngại gì trong triển khai các hoạt động của cấp dưới.
_ Nếu nhà quản trị coi thường chức năng kiểm tra sẽ làm cho vai trò của nhà quản trị suy yếu và gây tổn
thất lớn cho doanh nghiệp.
b) Quy trình kiểm tra gồm 3 bước :


B1: Xác định mục tiêu,tiêu chuẩn để làm cơ sở đo lường kết quả thực hiện: đó là những cột móc mà dựa
vào đó nhà quản trị tiến hành đo lường và xác định thành quả đạt đựợc trên thực tế có đúng như mong
muốn hay không.
B2: Xác định kết quả đạt được trên thực tế như thế nào và so sánh với những tiêu chuẩn để xác định mức
độ sai lệch so với tiêu chuẩn, từ đó phát hiện khả năng có đạt được mục tiêu đề ra hay không.
B3: Hành động của nhà quản trị:
_ Điều chỉnh sai lệch nếu có: nếu két quả thực tế có sự sai lệch so với tiêu chuẩn đã dự kiến thì phải phân
tích rõ nguyên nhân dẫn đến sai lệch và đề ra biện pháp nhằm lặp lai sự thống nhất giữa mục tiêu và kết
quả thực hiện.
_ Điều chỉnh những định chuẩn nếu cần thiết: nếu thấy những tiêu chuẩn đạt ra ban đầu không còn phù

hợp để thực hiện nữa thì nhà quản trị cần phải điều chỉnh lại.
c) Tác dụng của kiểm tra: Sự theo dõi thường xuyên công việc và sử dụng các biện pháp kiểm tra sẽ
giảm bớt gánh nặng cho cấp chỉ huy khi phải thường xuyên theo dõi và giải thích báo cáo số liệu hằng
ngày.
B1: Xác định mục
tiêu,tiêu chuẩn
B2: So sánh, xác định
kết quả đạt được
B3: Hành động của
nhà quản trị
_ Sự sai lệch có thể bắt nguồn từ nhiều lý do khác nhau như: lỗi của người vận hành, giám sát tồi, huấn
luyện không phù hợp,máy móc thiết bị, vật tư hỏng….Khi có sự sai lệch thì có thể sử dụng nhiều biện
pháp khắc phục như sau:
+ Tổ chức lại bộ máy xí nghiệp.
+ Phân công lại các bộ phận, đào tạo lại nhân lực, tuyển thêm lao động.
+ Thay đổi phong cách lãnh đạo, hoạch định lại mục tiêu chiến lược của tổ chức.
2. Các nguyên tắc kiểm tra: Harol Koonzt đã đưa ra 7 nguyên tắc trong cuốn"Những vấn đề cốt yếu
về quản lý".
o Việc kiểm tra phải được thực hiện dựa trên kế hoạch đã được hoạch định và đối tượng cụ thể trong
từng cấp bậc,đối tượng cụ thể có những tiêu chí khác nhau.
o Việc kiểm tra phải được thiết kế theo yêu cầu của các nhà quản trị.
o Tập trung kiểm tra ở tất cả các khâu, đặc biệt là đối với các khâu trọng yếu quan trọng, tránh gây
lãng phí vật chất, tốn kém thời gian ở những nơi không cần thiết phải kiểm tra.
o Việc kiểm tra phải khách quan, không mang định kiến cá nhân.
o Thiết lập các chuẩn mực kiểm tra phải phù hợp với thực tế của đơn vị.
o Quá trình kiểm tra phải đảm bảo tính tiết kiệm, không nên lạm dụng việc kiểm tra để gây lãng phí
tài nguyên của đơn vị.
o Nhà quản trị có hành động tới quyết định thiết thực sau khi kiểm tra.
3. Các loại kiểm tra: có 3 loại kiểm tra:
a) Kiểm tra trước khi thực hiện (kiểm tra đầu vào): mục đích là tránh sự sai lầm ngay từ đầu.Cơ

sở là: dựa vào những thông tin mới nhất về môi trường bên ngoài và môi trường nội bộ của doanh
nghiệp để đối chiếu với những nội dung của kế hoạch mà ta đã đặt ra có còn phù hợp hay
không.Ngoài ra còn dựa vào những dự báo, dự đoán về môi trường của doanh nghiệp trong thời
gian tới.
b) Kiểm tra trong khi thực hiện (kiểm tra hiên hành): là sự kiểm tra thực hiện bằng cách theo dõi
trực tiếp những diễn biến trong quá trình thực hiện kế hoạch,mục đích nhằm tháo gỡ những vướng
mắc, những trở ngại khó khăn xảy ra trong quá trình thực hiện để đảm bảo cho doanh nghiệp đạt
được những mục tiêu , nhiệm vụ dự kiến trong kế hoạch.
c) Kiểm tra sau khi thực hiện (kiểm tra kết quả): ktra ở phía đầu ra bằng cách đo lường kết quả
thực tế và đối chiếu với kết quả ban đầu.Mục đích nhằm rút ra những kinh nghiệm về sự thành
công hay thất bại trong quá trình thực hiện kế hoạch, tìm hiểu nguyên nhân của sự thành công hay
thất bại trong quá trình thực hiện.
B.Công cụ kiểm tra: 3 công cụ
1 . Kiểm tra thị trường : bao gồm việc thu thập và đánh giá các dữ liệu liên quan đến doanh số, giá chi
phí và lợi nhuận để hỗ trơ cho việc ra các quyết định và đánh giá kết quả hoạt động của nhân viên.
_ Các yêu cầu của việc kiểm tra thị trường là:
 Chi phí các nguồn nhân lực sản xuất ra kết quả phải được đo lường bằng tiền tệ.
 Gía trị của hàng hóa và dịch vụ phải được xác định rõ ràng và được đánh giá.
 Gía của hàng hóa và dịch vụ sản xuất phải được thiết lập có tính cạnh tranh.
_ Cơ chế áp dụng để kiểm tra thị truờng là:
 Các kế hoạch phân chia lợi nhuận
 Quản lý khách hàng
Trong đó các kế hoạch phân chia lợi nhuận phải đảm bảo 3 nhân tố sau:
 Nhân viên phải tin tưởng vào việc phân chia lợi nhuận luôn hợp lý, chính xác, công bằng và khách
quan.
 Nhân viên phải tin tưởng vào những nổ lực của cá nhân đựơc đánh giá đúng mức.
 Nhân viên hiểu được khi lợi nhuận tăng thì họ cũng sẽ hưởng những phần thưởng từ mức tăng
trưởng đó.
2. Kiểm tra tài chính: gồm 4 phương thức
a) Kiểm tra ngân sách, kiểm tra chi tiêu, ktra các chứng từ.

_ Ngân sách là 1 kế hoạch bằng số.Nó dùng để kiểm soát thời gian, khoảng trống và sự sử dụng những vật
liệu_nguồn lực.Ngân sách được thông dụng như thể là vì nó có thể áp dụng cho đủ loại tổ chức khác nhau
và những đơn vị của những tổ chức ấy.Hơn nữa hầu hết các thứ đều có thể qui thành tiền.
Có những loại ngân sách:
+ Ngân sách doanh thu: Quản lý phải xem xét những tổ chức cạnh tranh, ngân sách quảng cáo,hiệu quả
của kinh doanh và họ phải ước tính lương hang bán được, rồi căn cứ vào ước tính nhu cầu các mức giá,
quản lý sẽ chọn 1 giá bán thích hợp, để tạo 1 ngân sách doanh thu.Ngân sách này là 1 biên pháp kiểm soát
vì nó là tiêu chuẩn cho sự đánh giá những hoạt động buôn bán và tiếp thị.
+ Ngân quỹ chi phí: ngân quĩ này là nơi trước nhất người ta có thể tìm cách cắt giảm để đạt hiệu suất c
ao.Chi phí ít đi mà sản lượng vẫn giữ được số lượng và chất lượng có nghĩa là hiệu suất tăng hơn.
+Ngân sách lợi nhuận
+ Ngân sách tiền mặt: dự trù số lượng tiền mặt mà tổ chức phải có trong tay và số lượng cần cho những
chi phí.Nó có thể phát hiện những thiếu hụt tiềm tang và tiền mặt dư sẵn có để đầu tư ngắn hạn.
+ Ngân sách chi tiêu vốn: liên quan đến những chi tiêu về tài sản, nhà cửa,thiết bị.Nó giúp cho nhà quản
trị lo liệu được nhu cầu vốn trong tương lai.
→Những ngân sách này thay đổi : tất cả những ngân sách ở trên đều là cố định, vì chúng được giả thiết cố
định khối lượng sản xuất và tiêu thụ.Nhưng phần lớn những tổ chức không biết khối lượng đó và những
chi phí thay đổi theo khối lượng đó.Những ngân sách này thay đổi có thể đáp ứng với những thay đổi
trong kế hoạch.
b) Phân tích tài chính: kiểm tra tình trạng tài chính của đơn vị.
Cần phân tích những nội dung sau:
_Bảng cân đối (quyết toán): nó cho biết tình trạng tài chính của 1 tổ chức hay đơn vị trong 1 thời điểm.Nó
giúp cho người quản lý có:
+Một phương tiện để kiểm soát khả năng của 1 đơn vị đáp ứng với những nghĩa vụ bình thường bằng cách
đổi những tài sản thành tiền mặt.
+ Một hình ảnh về điều kiện tài chính tổng quát của tổ chức.
_ Bảng kế toán thu nhập: phân tích hoạt động tài chính của tổ chức trong một thời kỳ, 3 tháng, 6 tháng hay
1 năm.Bảng này kiểm soát lợi nhuận của tổ chức.Trước hết nó cho ta thu nhập gộp, rồi lãi ròng và có thể
dùng nó để so sánh số liệu của 2 thời kỳ.
_ Phân tích tỷ lệ: khi những người quản lý muốn phân tích những bảng kết toàn 1 cách nghiêm túc hơn

nữa và sử dụng 1 phương pháp để phân tích những tỉ số then chốt tức là so sánh 2 số liệu lấy từ những
bảng kết toàn và biểu diễn bằng những tỉ số hay số bách phân.Đặc biệt họ có thể so sánh số liệu hiện có
với những số liệu thời kỳ trước hay của những tổ chức khác mà họ cần so sánh để biết.
_ Tỷ số thanh toán : dùng để đo lường khả năng của 1 tổ chức có thể đổi được những tài sản của mình ra
tiền mặt để thanh toán những món nợ.
_ Tỷ số bình thường: là tỷ số giữa tài sản với những món nợ của doanh nghiệp như:
+ Tỉ số 2:1 :là bình thường
+ Cao hơn nghĩa là tổ chức chưa tận dụng được giá trị của tài sản doanh nghiệp.
+ Dưới 1:1 là tổ chức có khó khăn trong thanh toán những món nợ ngắn hạn .
_ Tỷ số thử nghiệm giá trị trọng yếu: giống như tỷ số bình thường, nhưng số liệu kiểm kê không có trong
tỷ số.Tỷ số bình thường là 1:1
_ Tỷ số nợ với tài sản:
+ Nếu vào thời kỳ kinh tế lành mạnh với lãi suất thấp thì 1 tỷ số nợ voiứ tài sản cao có thể mang nhiều lợi
nhuận cho tổ chức.
+ Nhưng nếu như nợ kì hạn ngắn mà lãi suất cao, doanh thu của tổ chức giảm thì lại là gánh nặng cho tổ
chức.
_ Tỷ số hoạt động: mô tả quản lý đang sử dụng 1 cách hiệu quả như thế nào nguồn nhân lực cuả tổ chức,
gồm có:
+ Các loại doanh số chia cho kiểm kê
+ Các loại doanh số chia cho tài sản
_ Tỷ số xác suất: dùng để đo hiệu quả và hiệu quả của 1 tổ chức.
c)Phân tích điểm hòa vốn: xem xét giá trên thị trường
Công thức tính:
Tổng chi phí bất biến
Điểm hòa vốn =
Giá đơn vị - chi phí biến đổi của mỗi đơn vị
Nó chỉ ra sự tương quan giữa thu nhập, chi phí và lợi nhuận.
Nếu doanh thu > chi phí : Doanh nghiệp có lời
doanh thu < chi phí : Doanh nghiệp chịu lỗ
d) Kiểm toán:

_ Là sự kiểm điểm chính thức những tài khoản, hồ sơ, hoạt động hay thực hiện của 1 đơn vị,và chủ yếu là
để kiểm tra những cơ chế kiểm soát của 1 tổ chức.Chứng minh sự minh bạch của hoạt động tài chính đối
với các cổ đông →thu hút cổ đông mua cổ phiếu. Có 2 loại:
+ Kiểm toán từ bên ngoài : do bộ phận kế toán độc lập ở ngoài tổ chức thực hiện.Lối kiểm toán này để bảo
vệ các cổ đông.Đối với các DN có tác dụng gián tiếp là làm những nhân viên kế toán của DN đó phải
nghiêm túc trong công tác kế toán của mình.
+ Kiểm toán từ bên trong: thực hiên bởi những nhân viên kế toán của chính DN. Phân tích chi phí và lợi
ích, nhằm bảo vệ các cổ đông cũng như phát hiện và sửa chữa các sai sót để họ làm việc tốt và hiệu quả
hơn. Ngoài ra còn đánh giá những hoạt động và chính sách của tổ chức với những đề nghị để cải thiện
chúng.
3. Kiểm tra tác nghiệp: kiểm tra bộ phận và nhân viên
a) Kiểm tra chất lượng:
_Là quá trình kiểm tra chất lượng, trọng lượng, độ bền,tính nhất quán, màu sắc, độ tin cậy hay hàng loạt
các chức năng của sản phẩm nhằm đáp ứng tiêu chuẩn đã chọn trước.
_Mục đích của kiểm tra: không phải là tìm kiếm sự hoàn hảo mà nó chỉ liên quan đến việc đáp ứng chúng
với yêu cầu đặt ra.
b) Kiểm tra tiến độ thực hiện công việc theo biểu đồ Gantt:
_ Cho phép nhà quản trị tính toán thời gian thực hiện công việc sớm hay trễ hơn so với kế hoạch để điều
chỉnh hoạt động cho đúng tiến độ.
c) Kiểm tra khả năng tổ chức theo sơ đồ Pert:
Có dạng hình mạng nhằm kiểm tra, đánh giá các nguyên nhân gây ra chậm trễ trong hoạt động của các dự
án, các bước tổ chức của quá trình tổ chức mạng như sau:
_ Nhận diện
_ Xác định thứ vị các hoạt động phải hình thành
_ Sơ đồ tiến triển các hoạt động từ đầu đến cuối
_ Thiết lập thời gian cần thiết để hình thành các công đoạn
_ Xác định ngày bắt đầu và ngày kết thúc
C. Các sai lầm thường mắc phải khi kiểm tra: thường mắc phải 2 sai lầm sau:
_ Nhận xét sai quyết định đúng ( sai lầm kiểu 1): là có thể vào thời điểm đó nhân viên đó có xảy ra 1
vấn đề làm cho năng suất lao động thấp → nhà quản trị đưa ra quyết định thúc đẩy tăng năng suất sản

lượng →sai lầm khó nhận biết.
_ Nhận xét đúng nhưng quyết định sai ( sai lầm kiểu 2): khi đi kiểm tra nhà quản trị thấy nhân viên lơ
là trong công việc nhưng nhà quản trị thấy kết quả năng suất cao → nhà quản trị muốn để các nhân viên ở
đó tự khắc phục sửa chữa→ quyết định sai → sai lầm dễ nhận biết.
Tóm lại qui trình kiểm tra có thể tổng quát như sau:
Kết quả thực
tế
Đo lường kết
quả thực tế
So sánh thực tại
với các tiêu
chuẩn
Xác định các
sai lệch
Kết quả
mong muốn
Thực hiện
các điều
chỉnh
Hành động điều
chỉnh
Phân tích
nguyên nhân
sai lệch