Tài liệu Ứng dụng quản lí văn bản pptx

Giới thiệu
www.cmcsoft.com

Tài li
ệu giới thiệu sản phẩm QLVB & HSCV phi
ên b
ản 2.5

-

Trang
2

-

MỤC LỤC
1. Giới thiệu về tài liệu 3
2. Tổng quan về phần mềm 3
3. So sánh tính năng của các phiên bản trong ứng dụng 4
4. Các tính năng của ứng dụng Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc phiên bản 2.5 5
4.1. Quản lý văn bản 8
4.2. Quản lý kho văn bản dùng chung 9
4.3. Quản lý hồ sơ công việc 10
4.4. Quản lý lịch 10
4.5. Quản lý ủy quyền 11
4.6. Quản trị hệ thống 11
4.7. Các tính năng tùy chọn 11
5. Yêu cầu cấu hình hệ thống 12
5.1. Hệ thống cỡ nhỏ 13
5.2. Hệ thống cỡ vừa 14
5.3. Hệ thống cỡ lớn 14
6. Địa chỉ liên hệ 14

Tài li
ệu giới thiệu sản phẩm QLVB & HSCV phi
ên b
ản 2.5

-

Trang
3

-

1. Giới thiệu về tài liệu
Tài liệu này cung cấp cho người đọc một cái nhìn tổng thể về ứng dụng Quản lý văn bản & Hồ
sơ công việc phiên bản 2.5 cũng như các lợi ích mà ứng dụng đem lại cho tổ chức, cho người
dùng.
Đối tượng đọc tài liệu này là tất cả những ai quan tâm đến việc sử dụng ứng dụng Quản lý văn
bản và Hồ sơ công việc phiên bản 2.5.
Để có được thông tin mới nhất về sản phẩm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc phiên bản 2.5
của công ty CMC Soft, xin vui lòng truy nhập đến trang Web của chúng tôi tại địa chỉ:
www.cmcsoft.com. Để có thêm thông tin chi tiết về sản phẩm, xin vui lòng liên hệ với chúng
tôi theo địa chỉ liên lạc ở phần “Địa chỉ liên hệ” ở phần cuối của tài liệu này.
2. Tổng quan về phần mềm
Ứng dụng Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc phiên bản 2.5 hỗ trợ tổ chức nâng cao khả năng
quản lý công việc, tăng tốc độ luân chuyển văn bản, tăng khả năng chia sẻ thông tin và giảm
thiểu các chi phí giấy tờ.
Bên cạnh đó, ứng dụng Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc phiên bản 2.5 còn cho phép cán bộ

quản trị hệ thống khả năng tự cấu hình hệ thống, chỉnh sửa luồng công việc điện tử để phù hợp
với các yêu cầu thực tế của tổ chức.
Ứng dụng Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc phiên bản 2.5 cho phép tổ chức:
• Nâng cao khả năng quản lý công việc: kiểm soát tiến độ xử lý văn bản trong toàn bộ
tổ chức, theo dõi tình trạng xử lý chi tiết đến từng văn bản hoặc từng người dùng, quản
lý phiên bản tài liệu theo từng văn bản; quản lý lịch làm việc của lãnh đạo cũng như lịch
làm việc của cơ quan; quản lý lịch xe ô tô và lịch phòng họp trong tổ chức.
• Gửi nhận văn bản nhanh hơn: gửi nhận văn bản trong nội bộ tổ chức theo quy trình
xử lý công việc điện tử được định nghĩa từ trước. Ngoài ra, ứng dụng còn cho phép gửi
nhận văn bản từ đơn vị này sang đơn vị khác. Tính năng Công văn mạng (hay còn được
gọi là Liên văn phòng) này được xây dựng để đáp ứng nhu cầu của các tổ chức lớn gồm
nhiều đơn vị thành viên, phân bổ trên phạm vi địa lý khác nhau. Đối với các văn bản
giấy đến tổ chức, cán bộ văn thư có thể quét trực tiếp trên giao diện ứng dụng. Đối với
các văn bản fax, hệ thống sẽ tự động nhận fax đến và gửi fax đi.
• Tăng khả năng chia sẻ thông tin: chia sẻ văn bản, tài liệu thông qua hồ sơ công việc
hoặc được phân quyền truy nhập trực tiếp đến từng văn bản. Văn bản mẫu, văn bản
Tài li
ệu giới thiệu sản phẩm QLVB & HSCV phi
ên b
ản 2.5

-

Trang
4

-

dùng chung được lưu tập trung trên hệ thống để người dùng tiện khai thác trong quá
trình tác nghiệp.

• Tiết kiệm chi phí: góp phần giảm chi phí văn phòng với các tính năng tích hợp với máy
quét, gửi nhận fax, gửi nhận công văn mạng. Qua đó, tổ chức sẽ không cần phải photo
tài liệu giấy, mua máy fax cho từng phòng ban, gửi văn bản qua đường bưu điện đến các
đơn vị thành viên khác, tạo các không gian lưu trữ cho văn bản giấy. Khả năng luân
chuyển văn bản nhanh chóng, tìm kiếm thông tin dễ dàng cũng góp phần làm giảm chi
phí điện thoại, tiết kiệm thời gian xử lý công việc.
• Quản trị hệ thống dễ dàng: cho phép cài đặt và cấu hình ứng dụng dễ dàng như: thiết
lập giá trị cho việc nhận thông báo theo đường thư điện tử, cho việc gửi nhận văn bản
giữa các đơn vị thành viên (tính năng Liên văn phòng); nhập danh sách người dùng vào
hệ thống; kiểm soát việc vận hành hệ thống thông qua các báo cáo, nhật ký vận
hành hệ thống. Bên cạnh đó, cán bộ quản trị hệ thống còn có thể chỉnh sửa luồng công
việc điện tử trên ứng dụng để phù hợp với yêu cầu thực tế của tổ chức.
Ứng dụng Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc phiên bản 2.5 gồm các phân hệ sau:
• Quản lý văn bản
• Quản lý kho văn bản dùng chung
• Quản lý hồ sơ công việc
• Quản lý lịch
• Ủy quyền
• Quản trị hệ thống
• Các giải pháp tùy chọn
Trong phần tiếp theo, quý vị sẽ được giới thiệu về các tính năng trong từng dòng sản phẩm
(edition) cũng như các tính năng chi tiết trong từng phân hệ của ứng dụng Quản lý văn bản và
Hồ sơ công việc phiên bản 2.5
3. So sánh tính năng của các phiên bản trong ứng dụng
Tính năng / Lợi ích Mô tả
Phiên bản 2.5
Bản Lite Bản Std Bản Ent
Quản lý văn bản

Văn bản đến




Văn bản đi




Văn bản xin ý kiến



Tài li
ệu giới thiệu sản phẩm QLVB & HSCV phi
ên b
ản 2.5

-

Trang
5

-


Phiếu giao việc

Tờ trình



Quản lý kho văn bản
dùng chung


Quản lý thư mục văn bản dùng
chung

Quản lý các văn bản dùng chung


Quản lý Hồ sơ công viêc

Quản lý thư mục hồ sơ



Quản lý hồ sơ công việc



Quản lý lịch

Quản lý Lịch làm việc

Quản lý Lịch sử dụng xe ô tô


Quản lý Lịch phòng họp


Ủy quyền

Tạo lập/gia hạn/hủy bỏ ủy quyền


Báo cáo thông tin ủy quyền


Quản trị hệ thống

Cấu hình hệ thống



Quản trị người dùng



Chỉnh sửa quy trình công việc


Báo cáo hoạt động người dùng

Quản lý danh mục



Các giải pháp tùy chọn

Tích hợp với máy quét (scaner)



Tích hợp với thư điện tử



Tích hợp với Card fax




Tích hợp Portal (SharePoint Server
2007)

Tích hợp Dịch vụ thư mục (AD)



Tính năng Liên văn phòng

Tích hợp SMS




4. Các tính năng của ứng dụng Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc
phiên bản 2.5
Tài li
ệu giới thiệu sản phẩm QLVB & HSCV phi
ên b
ản 2.5

-

Trang
6

-


Các phân hệ trong Ứng dụng Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc phiên bản 2.5 :
1. Quản lý văn bản: Cho phép xử lý và theo dõi tiến độ xử lý của các loại văn bản
trong tổ chức thông qua các chức năng luân chuyển văn bản theo luồng công việc;
cho ý kiến xử lý văn bản; quản lý phiên bản của từng văn bản; thống kê tình trạng
xử lý văn bản của từng cá nhân, từng đơn vị trong tổ chức; tìm kiếm văn bản theo
các thuộc tính được nhập cũng như tìm kiểm toàn văn với các tài liệu có định dạng
Word, Excel. Hơn nữa, đối với tổ chức có nhiều đơn vị thành viên, hệ thống cho

phép gửi nhận văn bản giữa các đơn vị thành viên với nhau thông qua tính năng
công văn mạng (Liên văn phòng). Đơn vị nhận công văn qua mạng không cần nhâp
lại các thông tin có sẵn như: Trích yếu, nơi gửi, ngày văn bản.


Tài li
ệu giới thiệu sản phẩm QLVB & HSCV phi
ên b
ản 2.5

-

Trang
7

-

2. Quản lý Kho văn bản dùng chung: Cho phép lưu trữ văn bản theo chủ đề để tăng
khai năng khai thác, chia sẻ thông tin. Kho văn bản mẫu lưu trữ các văn bản mẫu
của tổ chức, phục vụ người dùng khi có nhu cầu soạn thảo văn bản. Kho văn bản
dùng chung lưu trữ các loại văn bản cần công bố cho mọi người dùng.
3. Quản lý Lịch: Cho phép theo dõi lịch làm việc của từng lãnh đạo cũng như lịch làm
việc của cả tổ chức nhằm tăng khả năng phối hợp xử lý công việc. Hỗ trợ công tác
quản lý lịch sử dụng xe và lịch sử dụng phòng họp trong cơ quan nhằm đảm bảo
việc sử dụng các tài sản chung của tổ chức một cách hiệu quả, tránh lãng phí tài
nguyên chung tăng cường công tác tiết kiệm.
4. Quản lý Hồ sơ công việc: Cho phép quản lý các hồ sơ việc được sản sinh ra trong
quá trình xử lý công việc với một thời gian dài, hỗ trợ cán bộ nghiệp vụ theo dõi và
quản lý công việc tốt nhất đồng thời hỗ trợ công tác lưu trữ sau khi công việc kết
thúc.

5. Quản lý Ủy quyền: Cho phép lãnh đạo khi đi vắng cho thể ủy quyền cho cấp dưới
của mình xử lý công việc thay mình giúp cho việc luân chuyển xử lý văn bản được
nhanh chóng giảm đi sự ách tắc trong công việc.
6. Quản trị hệ thống: Cung cấp khả năng nhập (import) danh sách người dùng để
giảm thời gian thiết lập thông tin người sử dụng; Cho phép cấu hình những người
được nhận thông báo từ hệ thống; Theo dõi hoạt động của người dùng trong hệ
thống, các hoạt động của hệ thống thông qua các báo cáo hoạt động của người dùng,
các file log báo cáo vận hành hệ thống; cho phép cán bộ quản trị cấu hình một số
dịch vụ tác nghiệp giúp cho hệ thống mềm dẻo hơn trong khi sử dụng. Cung cấp khả
năng chỉnh sửa luồng công việc điện tử khi tổ chức có yêu cầu thay đổi. Tính năng
này cho phép ứng dụng có thể thay đổi theo nhu cầu thực tế. Ngoài ra, hệ thống còn
cung cấp khả năng ủy quyền công việc đối với các lãnh đạo của đơn vị. Như vậy,
công việc sẽ không bị tắc nghẽn khi lãnh đạo đơn vị đi công tác và không có khả
năng truy cập đến ứng dụng
7. Các giải pháp tùy chọn: Cho phép tích hợp với các thiết bị ngoại vi nhằm nâng cao
hiệu quả trong quá trình xử lý công việc như tích hợp máy scanner để quét văn bản
giấy, tích hợp với thư điện tử để gửi thông báo từ hệ thống đến người dùng, tích hợp
card fax gửi nhận văn bản theo đường fax ngay trên ứng dụng, hỗ trợ đưa các thông
tin lên cổng thông tin portal nhằm chia sẻ thông tin. Tính năng tích hợp với máy
quét được cung cấp sẵn trong tất cả các dòng sản phẩm (edition) của ứng dụng. Tính
năng tích hợp với thư điện tử được cung cấp trong bản Standard và bản Enterprise.
Các tính năng còn lại được tùy chọn theo nhu cầu của từng đơn vị.
Trong phần dưới, chúng ta sẽ xem cụ thể tính năng của từng phân hệ của ứng dụng
Tài li
ệu giới thiệu sản phẩm QLVB & HSCV phi
ên b
ản 2.5

-

Trang
8

-

4.1. Quản lý văn bản
Quản lý văn bản đến:
• Tiếp nhận văn bản đến theo các hình thức sau: bằng bản giấy, qua đường công văn
mạng (Liên văn phòng) và qua đường fax. Đối với văn bản đến bằng bản giấy, cán bộ
văn thư sẽ nhập thông tin thuộc tính và quét văn bản ngay trên ứng dụng. Đối với văn
bản đến qua đường công văn mạng, văn thư có thể tận dụng lại các giá trị có sẵn như
trích yếu, nơi gửi, chỉ cần bổ sung một số thông tin khác như số đến, ngày đến, tệp nội
dung của văn bản. Đối với văn bản đến qua đường fax, văn thư cần nhập thông tin thuộc
tính nhưng sử dụng được ngay tệp nội dung của văn bản, không cần thực hiện thao tác
quét văn bản.
• Hệ thống cho phép quản lý nhiều sổ văn bản đến (ví dụ: sổ văn bản đến trong ngành, sổ
văn bản đến ngoài ngành); quản lý nhiều cấp sổ văn bản đến (ví dụ: văn bản đến cấp Bộ,
văn bản đến cấp Cục)
• Hệ thống cho phép nhận biết các văn bản đến cần xử lý, chương trình có dấu hiệu nhận
biết văn bản chưa đọc, văn bản khẩn hoặc mật cho người sử dụng
• Ứng dụng cho phép luân chuyển văn bản theo quy trình công việc điện tử, người dùng
có khả năng cho ý kiến xử lý vào từng văn bản.
• Cho phép thu hồi các văn bản khi chuyển nhầm đến các đối tượng nhận
Quản lý văn bản đi:
• Cho phép quản lý các phiên bản của văn bản đi
• Trình duyệt văn bản đi theo luồng công việc điện tử
• Lưu các ý kiến xử lý của người dùng theo từng văn bản đi
• Cho phép quản lý nhiều sổ văn bản đi (ví dụ: sổ văn bản đi trong ngành, sổ văn bản đi
ngoài ngành), nhiều cấp sổ văn bản đi (ví dụ: sổ văn bản đi của Bộ, sổ văn bản đi của
Cục)

• Cho phép gửi văn bản đi theo đường fax, theo đường công văn mạng (Liên Văn Phòng)
Quản lý văn bản xin ý kiến:
• Module này gồm các chức năng chính tương tự như quản lý văn bản đi nhưng chỉ cho
phép luân chuyển văn bản trong nội bộ tổ chức.
• Hệ thống cung cấp khả năng tạo liên kết giữa văn bản xin ý kiến và văn bản phúc đáp để
tiện trong cho quá trình theo dõi, xử lý công việc.
Tài li
ệu giới thiệu sản phẩm QLVB & HSCV phi
ên b
ản 2.5

-

Trang
9

-

Quản lý tờ trình:
• Cho phép quản lý các phiên bản của tờ trình
• Luân chuyển tờ trình theo luồng công việc điện tử
• Lưu các ý kiến xử lý của người dùng theo từng văn bản
Quản lý giao việc
• Cho phép lãnh đạo tạo phiếu giao việc
• Luân chuyển Phiếu giao việc theo luồng công việc điện tử
• Lưu các ý kiến xử lý của người dùng theo từng Phiếu giao việc
Theo dõi quá trình xử lý công việc
• Cán bộ lãnh đạo có thể theo dõi toàn bộ quá trình xử lý các công việc của tổ chức; cho
phép theo dõi việc xử lý ở mức chi tiết như: ai đang làm gì, công việc quá hạn tại bước
nào và do ai gây ra việc xử lý chậm đó.

• Hệ thống cho phép người dùng định nghĩa ngày nghỉ, ngày lễ để hạn xử lý công việc
được chính xác với thực tế tại từng tổ chức.
• Hệ thống cho phép người dùng tự đưa những văn bản hay dùng hoặc cần theo dõi vào
một mục riêng để quản lý trong thư mục văn bản hay dùng (Favorite).
Thống kê, tra cứu, tìm kiếm văn bản
• Cho phép tra cứu văn bản theo cây thư mục năm tháng
• Cho phép tìm kiếm văn bản theo từng loại văn bản, theo các tiêu chí của văn bản, tìm
kiếm toàn văn đối những văn bản có tệp nội dung được soạn thảo ở dạng Word, Excel.
• Cho phép in sổ văn bản theo mẫu của nhà nước trong công tác văn thư, cho phép thống
kê theo tình trạng xử lý văn bản.
4.2. Quản lý kho văn bản dùng chung
Thư mục dùng chung
• Thiết lập các thư mục để chứa các văn bản dùng chung
• Phân quyền cho các thư mục nhằm hỗ trợ việc bảo mật tài liệu
Văn bản dùng chung
• Tạo mới, sửa, xóa văn bản dùng chung
Tài li
ệu giới thiệu sản phẩm QLVB & HSCV phi
ên b
ản 2.5

-

Trang
10

-

• Phần quyền và tra cứu trên từng văn bản dùng chung
4.3. Quản lý hồ sơ công việc

Thư mục hồ sơ
• Thiết lập các thư mục để chứa các hồ sơ công việc của người dùng
• Phân quyền cho các thư mục nhằm hỗ trợ việc bảo mật hồ sơ
Hồ sơ công việc
• Tạo mới, sửa, xóa hồ sơ công việc
• Chuyển các văn bản vào hồ sơ công việc hoặc loại bỏ các văn bản khỏi hồ sơ công việc
• Phần quyền và tra cứu hồ sơ
4.4. Quản lý lịch
Quản lý Lịch làm việc
• Cho phép nhập thông tin lịch làm việc của lãnh đạo cơ quan, lãnh đạo đơn vị
• Cho phép nhập thông tin lịch chung của cơ quan
• Theo dõi lịch bận rỗi của lãnh đạo/ cơ quan theo ngày /tuần/ tháng của từng lãnh đạo
hoặc toàn bộ lãnh đạo của cơ quan
• Cho phép nhắc lịch qua màn hình nhỏ (pop – up)
• Ghi nhận những thông tin kết quả làm việc của lãnh đạo sau buổi họp
Quản lý Lịch sử dụng xe ô tô
• Cho phép các đơn vị đăng ký lịch đăng ký sử dụng xe khi cần thiết. Cán bộ quản lý sẽ
theo dõi phê duyệt đăng ký xe và có xác nhận cho việc chấp nhận hoặc lý do từ chối
• Cho phép người dùng trong hệ thống theo dõi tình trạng bận rỗi của xe theo ngày/ theo
tuần/ theo tháng.
• Hỗ trợ cán bộ quản lý nhận biết theo dấu hiệu xe đi xa, đi gần để điều phối cho tốt
• Hỗ trợ cán bộ quản lý thống kê theo dõi báo cáo tình trạng sử dụng xe của từng đơn vị
Quản lý lịch phòng họp
• Cho phép các đơn vị đăng ký lịch đăng sử dụng phòng họp. Có thể kiểm tra dấu hiệu
phòng đã được sử dụng khi cần thiết. Cán bộ quản lý sẽ theo dõi phê duyệt phòng họp
và có xác nhận cho việc chấp nhận hoặc lý do từ chối hoặc có thể tư vấn chuyển giờ họp
Tài li
ệu giới thiệu sản phẩm QLVB & HSCV phi
ên b
ản 2.5

-

Trang
11

-

• Cho phép người dùng trong hệ thống theo dõi tình trạng bận rỗi của phòng họp theo
ngày/ theo tuần/ theo tháng để hỗ trợ việc đăng ký sử dụng phòng họp.
• Hỗ trợ cán bộ quản lý thống kê theo dõi báo cáo tình trạng sử dụng phòng trong cơ quan
4.5. Quản lý ủy quyền
• Cho phép ủy quyền phân phối và xử lý văn bản theo quy định của tổ chức.
• Cho phép lưu vết lại lịch sử ủy quyền của người dùng
• Cho phép xem các báo cáo thông tin về ủy quyền
4.6. Quản trị hệ thống
Cấu hình chương trình
• Cho phép cấu hình việc gửi nhận fax, email
• Cho phép cầu hình đối tượng được ủy quyền theo quy định của tổ chức
• Cho phép cấu hình đối tượng nhận thông báo và các hình thức nhận thông báo( như
SMS, email, pop- up)
• Cho phép cấu hình hạn xử lý của từng quy trình xử lý
• Cho phép khai báo ngày nghỉ của tổ chức để đặt hạn xử lý công việc cho chính xác
Quản trị người dùng
• Hệ thống cho phép thêm mới/ sửa đổi/ kích hoạt/ bỏ kích hoạt người dùng tham gia vào
chương trình.
• Hệ thống cho phép thêm mới/ sửa đổi/ kích hoạt/ bỏ kích hoạt các đơn vị của tổ chức
• Hệ thống cho phép thêm mới/ sửa đổi/ kích hoạt/ bỏ kích hoạt các vai trò trong quy trình
nghiệp vụ xử lý công việc
Báo cáo vận hành hệ thống

• Báo cáo thông tin truy cập của người dùng khi đăng nhập và xử lý thông tin trong hệ
thống
4.7. Các tính năng tùy chọn
Tích hợp Máy quét
• Cho phép tích hợp với các loại máy quét tuân theo chuẩn TWAIN để quét văn bản trực
tiếp trên giao diện của ứng dụng
Tài li
ệu giới thiệu sản phẩm QLVB & HSCV phi
ên b
ản 2.5

-

Trang
12

-

Tích hợp Thư điện tử
• Cho phép tích hợp với thư điện tử tuân theo chuẩn POP3, SMTP để gửi thông báo từ
ứng dụng đến người dùng.
Tính năng Liên văn phòng
• Cho phép gửi và nhận các văn bản giữa các đơn vị có cài đặt ứng dụng này.
Tích hợp Card fax
• Cho phép nhận văn bản đến, gửi văn bản đi qua đường Fax từ ứng dụng
Tích hợp Portal (SharePoint Server 2007)
• Cho phép đưa thông tin lên trên cổng thông tin (sản phẩm SharePoint Server 2007) của
tổ chức. Thông tin cụ thể sẽ phụ thuộc vào nhu cầu của từng đơn vị. Ví dụ: màn hình
theo dõi tình hình xử lý văn bản, màn hình lịch làm việc.
Tích hợp AD (Active Directory)

• Cho phép tích hợp với dịch vụ thư mục người dùng nhằm đảm bảo việc an toàn bảo mật
cũng như giảm các thao tác đăng nhập vào chương trình.
Tích hợp SMS
• Cho phép tích hợp với SMS để soạn tin hoặc tích hợp từ các chức năng để gửi tin nhắn
thông qua hệ thống SMS đến các thiết bị nhận
5. Yêu cầu cấu hình hệ thống
Tài li
ệu giới thiệu sản phẩm QLVB & HSCV phi
ên b
ản 2.5

-

Trang
13

-

5.1. Hệ thống cỡ nhỏ

Tài li
ệu giới thiệu sản phẩm QLVB & HSCV phi
ên b
ản 2.5

-

Trang
14

-

5.2. Hệ thống cỡ vừa

5.3. Hệ thống cỡ lớn
Đối với các tổ chức có số người sử dụng từ 300 đến 1000 người với khoảng 100,000 văn bản trong một
năm, chúng tôi đề xuất mô hình cài đặt có khả năng sẵn sàng và mở rộng cao (với công nghệ như Load
Balancing và Clustering). Chi tiết về mô hình cài đặt cũng như cấu hình hệ thống sẽ được đưa ra cho từng tổ
chức sau khi chúng tôi có được thông tin chi tiết về nhu cầu sử dụng hệ thống.
6. Địa chỉ liên hệ
Liên hệ:
Công ty TNHH giải pháp Phần mềm CMC (CMCSoft)
Trung tâm Giải pháp CM
16 Hàm Long, Hà Nội
Tel: (84.4) 943 9066
Fax: (84.4) 943 9067
Website: www.cmcsoft.com.