Tài liệu Giao tiếp bằng điện thoại ppt

Giao tiếp bằng điện thoại ngày càng trở nên tiện dụng do tính phổ biến và tiện lợi của nó.
Công việc kinh doanh của cuộc sống hiện đại đòi hỏi con người phải tiết kiệm thời gian do
đó sử dụng điện thoại là một phương tiện được ưa thích. Giao tiếp bằng điện thoại tuy dễ
mà khó, và người thư ký cần phải học để biết cách giao tiếp.
Thiết bị cần thiết: điện thoại
Tất nhiên việc đầu tiên là phải có một máy điện thoại tốt. Nếu sử
dụng điện thoại loại rẻ tiền, những lúc thời tiết ẩm thấp thì mạch
điện bị chập, không thể nghe rõ được. Điện thoại của thư ký trực
điện thoại không nên mắc song song để tránh người khác cùng
nghe một lúc và làm khách thấy khó chịu và không an tâm khi
điện đàm.
Máy điện thoại của người thư ký trực điện thoại nên có màn hình
hiển thị số máy gọi đến và có đăng ký với tổng đài chức năng báo
số máy gọi đến. Để có chức năng này, đơn vị phải đăng ký với
công ty điện thoại, đóng tiền đăng ký , mỗi tháng đóng thêm chi
phí vận hành. Khi có điện thoại gọi đến, số máy của người gọi sẽ
hiển thị trên màn hình tinh thể lỏng của máy điện thoại. Nhờ đó, người thư ký có thể ghi lại
số máy gọi đến để có thể hữu dụng sau này. Nếu điện thoại đang dùng không có chức năng
báo số máy gọi đến, thì chúng ta có thể lắp thêm một thiết bị báo số máy gọi đến.
Trong văn phòng có nhiều phòng ban, nếu lắp nhiều điện thoại sẽ bất tiện và tốn kém,
người ta thường thông qua một mạng điện thoại nội bộ (tổng đài nội bộ - PBX) để chuyển
cuộc gọi đến từng bộ phận.
Chỗ làm việc của thư ký trực điện thoại thường có một máy vi tính. Như vậy, người thư ký
có thể ghi lại các số máy điện thoại gọi đến trong ngày, có thể truy cập số điện thoại cần
tìm một cách nhanh chóng, có thể gửi và nhận e-mail, gửi và nhận fax.
Bạn cần phải ngăn nắp và sạch sẽ. Sự sạch sẽ không chỉ đối với cá nhân Bạn mà còn thể
hiện ở những vật dụng Bạn dùng, trong đó có điện thoại. Ống nghe thường xuyên tiếp xúc
với nước bọt khi nói nên sẽ có mùi hôi. Bạn cần phải lau chùi thường xuyên. Các phím số
cũng cần phải được vệ sinh. Dây xoắn nối ống nghe với thiết bị không nên để rối mà phải gỡ
ra và giữ sạch sẽ. Khách đến văn phòng sẽ đánh giá người thư ký khi nhìn thấy các vật
dụng mà họ dùng cùng với khu vực làm việc của họ. Bạn cần chứng tỏ Bạn là thư ký chuyên

nghiệp qua sự ngăn nắp của Bạn.
Dụng cụ hỗ trợ: danh bạ, giấy nhắn tin, bút bi
Danh Bạ điện thoại do Công ty Điện Thoại cung cấp phải luôn luôn nằm trong tầm tay của
Người Thư Ký. Bạn sẽ phải cần đến nó bất cứ lúc nào sếp của Bạn cần. Bạn cần phải bỏ thời
gian để làm quen với cách thức sử dụng danh bạ khi rảnh rỗi để nhanh chóng tìm ra số điện
thoại mà bạn cần. Danh Bạ thường sắp xếp các đề mục theo thứ tự của Bảng chữ cái ABC.
Do đó điều đầu tiên bạn cần là phải học thuộc Bảng Chữ Cái!
Bạn cũng cần phải lập một bản danh bạ riêng gồm các số điện thoại cần thiết của tất cả
những người trong cơ quan, những công ty, đơn vị hay liên hệ, các nhà cung cấp văn phòng
phẩm v.v Bản danh bạ này không cần phải quá dài mà chỉ gói gọn trong một hai trang A4.
Bạn cần dán nó ở nơi kín đáo nhưng dễ thấy đối với Bạn. Một thư ký giỏi là khi sếp Bạn cần
một số điện thoại nào đó, Bạn phải trả lời ngay lập tức.
Giấy nhắn tin và giấy nháp là những vật dụng mà Bạn sẽ cần khi khách gọi đến mà không
gặp người cần tìm và để lại tin nhắn. Bạn luôn luôn để chúng trong tầm tay cùng với hộp
bút, nhiều bút để có thể thay thế nhanh chóng khi bút hết mực. Đừng để khách chờ máy
trong khi người thư ký quýnh quáng tìm giấy nháp và bút, rồi lại quáng quàng vơ đại một tờ
giấy bỏ đi ở đâu đó, viết nguệch ngoạc lời nhắn vào.
Bạn cần có tác phong chuyên nghiệp và công việc chuẩn bị chu đáo cho mọi cuộc điện
đàm sẽ tiết kiệm cho Bạn rất nhiều thời gian. Trong lúc rảnh rỗi, Bạn có thể thu gom giấy
nháp đã sử dụng một mặt, mặt kia sử dụng làm giấy nhắn tin. Bạn cắt nhỏ ra theo kích
thước phù hợp rồi kẹp lại cho gọn gàng. Bạn có thể sử dụng loại giấy Notes có keo dán để
nhanh chóng chuyển các mẩu tin nhắn cho những người được nhắn trong văn phòng của
Bạn bằng cách đính chúng vào nơi người đó không thể không nhìn thấy.
Các tổng đài tự động hiện nay thường có phần mềm trả lời tự động mà việc khó khăn là
thiết lập các thông số ban đầu. Ví dụ: Cần gặp Phòng Kinh Doanh, bấm phím Một. Cần gặp
Phòng Kế Toán, bấm Phím Hai Bạn cần ghi ra tòan bộ nội dung của việc hướng dẫn này
vào giấy, chọn người có giọng dễ nghe đọc thật chậm rãi và rõ ràng. Thậm chí, đối với các
công ty đa quốc gia, họ phải thuê phát thanh viên chuyên nghiệp đọc giúp. Riêng phần tiếng
Anh, nhất thiết phải chọn người bản ngữ, đừng sử dụng người Việt. Bạn viết ra nội dung nhờ
họ đọc, để họ tự chỉnh lỗi chính tả hoặc cú pháp, chỉ cần đúng cách sử dụng là được.

Một trong những nguyên nhân khiến phụ nữ gặp
nhiều trở ngại trên con đường thăng tiến là do
những hạn chế trong giao tiếp.
Phụ nữ và những sai lầm trong sự nghiệp
Nỗi buồn chân dài nơi công sở
Bí quyết trở thành nữ lãnh đạo giỏi
Tế nhị nơi công sở
Vậy những sai lầm ấy là gì?
1/ Cả nể, chỉ biết gật đầu đồng ý
Ngại đụng chạm, sợ đấu tranh, sợ bị người khác thành kiến… chính những điều đó đã và
đang trở thành vật cản trong công việc của người phụ nữ. Đã đành nếu gật đầu đồng ý cho
một ý kiến đúng đắn thì đã khác, đằng này nhiều khi chính bạn cũng không thực sự đồng ý,
hiểu sai hay chưa hiểu vấn đề. Cái quan điểm “Một sự nhịn là chín sự lành” đôi khi biến bạn
trở thành nhu nhược.
2/ Thiếu tự tin
Bạn có thực sự chắc chắn về khả năng của mình cho dù bạn nghĩ rằng mình là người có
năng lực? Khi được hỏi về một vấn đề, bạn thường có xu hướng không gay gắt bảo vệ chính
kiến của mình đến cùng mà thường trả lời nước đôi theo kiểu: “Tôi chắc thế” hay “Có thể
thế”. Chính điều này khiến người đối diện mất cảm giác tin tưởng tuyệt đối vào câu nói của
bạn.
3/ Ngắt lời tuỳ tiện
Sai lầm này ngay cả nam giới cũng thường mắc phải. Học cách lắng nghe cũng là bạn đang
học cách tôn trọng mọi người trong đó có sếp và những đồng nghiệp của bạn. Hãy chờ đến
khi họ kết thúc câu chuyện rồi hãy mới nên đưa ra ý kiến của mình. Đừng biến mình thành
người thiếu lịch sự khi không biết đến cả những qui tắc giao tiếp tối thiểu nhất.
4/ Ngữ điệu không phù hợp
Có những người ăn to nói lớn nhưng cũng có những người nói nhỏ đến mức li nhí trong
miệng. Đó là do tông giọng của từng người. Nhưng đừng để điều đó trở thành điểm yếu của
bạn. Nói quá to sẽ khiến người khác nghĩ rằng bạn đang cao giọng, trong khi nếu cứ lí nha lí
nhí thì sẽ bị đánh giá là thiếu sự tự tin. Tính hiệu quả của giao tiếp được thể hiện ở việc bạn

nói đủ to và đủ rõ ràng để người đối diện có thể hiểu được vấn đề.
5/ Buôn chuyện lung tung
“Hai người phụ nữ và một con vịt họp lại thành một cái chợ.” Buôn chuyện là một tật xấu
của nữ giới và dường như không phải ai cũng ý thức được điều này. Trong môi trường công
sở, đôi khi chỉ tiết lộ một bí mật nho nhỏ cũng có thể làm hỏng cả một mối quan hệ, hay
hỏng cả một công việc.
6/ Cách ăn mặc không phù hợp
Đã đành là phụ nữ thì không thể cấm họ làm đẹp. Nhưng đẹp thì cũng cần năm trong chừng
mực cho phép vì bạn đang làm việc trong một môi trường nghiêm túc. Một bộ dạng quá lôi
thôi lếch thếch hay một cái “mặt nạ” với chiếc đầm loè loẹt và diêm dúa đều sẽ khiến bạn
mất điểm trầm trọng trong mắt đồng nghiệp, trong mắt sếp và cả trong mắt đối tác.
7/ Cách cư xử không đúng mực
Đi cùng với vẻ ngoài lịch thiệp là một tác phong đúng mực. Đó chính là tôn chỉ làm việc của
dân văn phòng. Một nữ nhân viên với cách nói chuyện đưa đẩy, lả lơi thường khó khiến
người khác tôn trọng cả trong công việc cũng như trong cuộc sống. Bạn có thể khiến đối tác
xao xuyến nhưng bạn không thể bắt họ cầm bút kí một hợp đồng làm ăn. Bạn cũng có thể
làm sếp vui mắt và thích trò chuyện với bạn, nhưng trao quyền vào tay bạn ư? Không bao
giờ.
Là phụ nữ, là nhân viên văn phòng – Bạn có tin chắc rằng khả năng giao tiếp là một điểm
mạnh của mình trong công việc?
***