Tài liệu 14 tiêu chí cần thiết để đạt hiệu quả khi làm việc nhóm pdf

14 tiêu chí cần thiết để đạt hiệu quả khi
làm việc nhóm







Hiện nay, làm việc theo nhóm là một xu hướng tất yếu trong mọi ngành nghề của
xã hội. Sự phổ biến của hình thức lao động này là do tính hiệu quả mà nó mang lại
cho một tập thể cũng như cho riêng từng cá nhân. Tuy nhiên, không phải nhóm
làm việc nào cũng đạt được thành công như mong muốn. Vậy nhóm của bạn cần
phải tuân thủ theo những tiêu chí nào để có thể đạt được sự hiệu quả trong làm
việc. Dưới đây là 14 tiêu chí cần thiết mà các thành viên trong một nhóm làm việc
cần biết và thực hiện một cách hợp lý để mang lại thành công cho nhóm của
mình:

1. Hoàn thành công việc đúng thời hạn: Nếu bạn không hoàn thành công việc đúng
thời hạn, bạn có thể làm đình trệ công việc của cả nhóm. Một người làm việc theo
nhóm hiệu quả là người mà những thành viên khác trong nhóm có thể dựa vào và
tin tưởng được;

2. Làm việc vô tư, ngay thẳng: để làm việc theo nhóm hiệu quả, bạn không nhất
thiết phải làm theo chỉ đạo của trưởng nhóm mà cần có ý kiến đóng góp riêng,
nhất là những ý kiến mang tính xây dựng, để cả nhóm cùng tiến lên.

3. Thích nghi nhanh chóng: Trong công ty, bạn có thể tham gia một vài nhóm khác
nhau, mỗi nhóm lại tập trung vào những mục tiêu nhất định. Chính vì vậy, khả
năng thích nghi nhanh chóng là một phẩm chất cần thiết của một người làm việc
theo nhóm;

4. Ngày nay, cùng với sự phát triển công nghệ, toàn cầu hóa nhanh chóng và tính
đa dạng nơi công sở, những người làm việc theo nhóm cần phải linh hoạt, sáng tạo
và thích nghi hơn. Một cách thể hiện sự linh hoạt là đưa ra đề nghị thay đổi cách
làm việc nếu nó có thể giúp đỡ đồng nghiệp khác.

5. Tôn trọng phong cách làm việc của đồng nghiệp: Trong một nhóm, mỗi người
thích làm việc theo một cách khác nhau. Nhóm làm việc tốt nhất sẽ có sự hòa trộn
của nhiều phong cách. Một người có khả năng làm việc theo nhóm tốt là người có
thể hiểu và tôn trọng phong cách làm việc của người khác.

6. Tránh va chạm: Là một thành viên nhóm, bạn đừng để bị phân tâm vì những
vấn đề không cần thiết và có thể gây ảnh hưởng đến nhiệm vụ của cả nhóm.

7. Phân công nhiệm vụ phù hợp với khả năng: Nhiều nhà quản trị chưa nhận thức
được tầm quan trọng của vấn đề này. Phân công nhiệm vụ phù hợp với khả năng
và động cơ của từng thành viên, đó là một sự đảm bảo chắc chắn cho các nhiệm vụ
được hoàn thành hiệu quả nhất. Khi đặt một người vào đúng vị trí của họ, trao cho
họ vũ khí sở trường, công việc đảm bảo sẽ được thực hiện rất xuất sắc. Bạn có thể
giúp các nhân viên tự khám phá ra động cơ làm việc và khả năng của họ bằng cách
phỏng vấn, giao việc, thử trình độ.

8. Đảm bảo sự cân bằng: Một dự án luôn thực hiện rất nhiều hoạt động. Vì vậy,
trong nhóm phải có đầy đủ các nhóm viên chuyên gia trong từng lĩnh vực (tư vấn,
phân tích, chuyên gia IT…). Rắc rối trong ở khâu nào sẽ có người giải quyết ngay
khâu ấy, không để dự án bị ách.

Sự cân bằng trong tính cách giữa các cá nhân cũng cần đảm bảo, điều này sẽ thúc
đẩy mối quan hệ tốt đẹp trong nhóm. Luôn đề cao tinh thần tập thể, lựa chọn thành
viên có chuyên môn cao đồng thời với khả năng thích ứng và linh hoạt với công

việc cũng như với những người khác.

9. Kiểm soát và điều chỉnh kịp thời: Là nhóm trưởng, bạn phải sâu sát mọi hoạt
động của nhóm để có những điều chỉnh hợp lý. Không chỉ điều chỉnh công việc,
bạn còn phải điều chỉnh mối quan hệ giữa các nhóm viên, kịp thời phát hiện những
mâu thuẫn nội bộ để hóa giải, không để chúng ảnh hưởng đến công việc. Sự tự ý
thức trong nhóm là điều cốt yếu, các thành viên cần thường xuyên đóng góp ý
kiến, trình bày quan điểm của mình. Các buổi thảo luận công khai, có quy mô là
rất cần thiết.

10. Gây dựng lòng tin: Không nên "vạch lá tìm sâu" hay tùy tiện khiển trách thành
viên trong nhóm. Bên cạnh đó, việc biểu dương các thành tích, dù là nhỏ và đánh
giá cao sự đóng góp của các thành viên sẽ thiết lập được sự thi đua và tính thân
thiết trong nhóm.

Biết chấp nhận sai sót của mọi người, coi đó như một cách để họ học hỏi. Chắc
chắn về vai trò và trách nhiệm của từng người để giao nhiệm vụ cho họ. Một nhà
quản trị giỏi phải biết cân bằng giữa sức mạnh của từng cá nhân với sức mạnh của
tập thể.

11. Chặt chẽ trong công việc và thân mật với mọi người: Tạo cơ hội cho các thành
viên phát huy tối đa khả năng của mình. Sự hoàn thiện của mỗi cá nhân sẽ đóng
góp cho thành công của cả nhóm. Động viên các thành viên trong nhóm khi họ
gặp phải thất bại và cho phép họ sửa sai. Đặt con người lên hàng đầu. Cư xử chân
thành với các nhóm viên.

12. Nhắc nhở thường xuyên và kiểm tra sự thực hiện: Sự minh bạch, rõ ràng trong
việc truyền đạt thông tin cho cả nhóm là điều kiện rất quan trọng để thành công.
Một dự án thường gặp nhiều thay đổi so với kế hoạch trong quá trình triển khai,
mỗi thành viên cần nắm bắt kịp thời những điều chỉnh, tránh sự nhận thức mơ hồ.

Tập thể nhóm cần được thông tin về bất kỳ một sự thay đổi nào, từ đó có thể tránh
những va chạm làm ảnh hưởng đến công việc và nhiệm vụ của họ. Cần chắc chắn
rằng các thành viên có sự nhận thức đầy đủ như nhau về những gì cần hoàn thành
và mọi người luôn gắn kết với nhau. Bên cạnh đó, nhà quản trị luôn phải cập nhật
những thông tin phản hồi. Có như vậy, hoạt động của nhóm mới thực sự mang lại
hiệu quả tối ưu.

13. Trưởng nhóm là người có tầm nhìn và có đầy đủ các kỹ năng như: lên kế
hoạch, tổ chức bộ máy, tạo động lực cho các thành viên, có khả năng kiểm soát…
Đặc biệt người lãnh đạo tốt phải có kỹ năng giao tiếp chuẩn mực, kỹ năng đàm
phán thật tốt vì họ luôn phải xuất hiện tại các “điểm nóng” về nhân sự. Điều quan
trọng mà người lãnh đạo cần lưu ý là họ phải luôn đạt được thành quả như những
gì họ hứa hẹn, bất cứ thất bại nào cũng sẽ làm uy tín của nhà lãnh đạo sút giảm rất
nhiều.

14. Tổ chức các buổi họp hiệu quả: Hầu hết những cuộc họp trong các doanh
nghiệp thường không kiểm soát được về công việc cụ thể và vấn đề thời gian.
Thậm chí những mâu thuẫn cá nhân thường bắt nguồn từ những cuộc họp kiểu
này. Vì vậy, ngay từ đầu hãy chuẩn bị một quy trình họp hợp lý theo các bước sau:
lên kế hoạch, chuẩn bị nội dung, cách ra quyết định, quy trình và nguyên tắc làm
việc, trao đổi thông tin, đề nghị, tổng kết các quyết định, lập kế hoạch triển khai và
lên danh sách theo dõi.

Làm việc nhóm là làm việc trên những mối quan hệ, chúng tạo thành một đơn vị
hoạt động quan trọng trong đó những nhu cầu trợ giúp luôn luôn được nhận biết.
Bằng việc khiến chính nhóm có trách nhiệm với sự hỗ trợ của mình, trách nhiệm
trở thành một công cụ thúc đẩy cho công việc của một nhóm thành công.