Tài liệu Nghệ thuật dự báo doanh thu - chi phí docx

Nghệ thuật dự báo doanh thu - chi phí

Dự báo chính xác doanh thu và chi phí không chỉ mang tính khoa học mà là
cả một nghệ thuật. Và môn nghệ thuật này có những bí quyết riêng.
Việc dự đoán doanh thu và chi phí trong giai đoạn khởi nghiệp khi mọi
thông số tài chính còn quá mơ hồ là cả một nghệ thuật. Nhiều chủ doanh nghiệp
thường bỏ qua khâu này vì cho rằng mất nhiều thời gian. Tuy nhiên, nhà đầu tư sẽ
không rót vốn vào công ty nếu bạn không thể đưa ra các dự báo tài chính chi tiết.
Điều quan trọng hơn là các dự báo tài chính hợp lý sẽ giúp bạn kiểm soát tốt chi
phí, phát triển các kế hoạch nhân sự cũng như kinh doanh.
Như vậy, làm thế nào để xây dựng các dự báo tài chính khi công việc kinh
doanh của bạn chỉ mới bắt đầu và bạn cũng chưa có kinh nghiệm. Sau đây là một
số nguyên tắc cần nắm.
1. Bắt đầu bằng chi phí, chứ không phải doanh thu
Trong giai đoạn khởi nghiệp, sẽ dễ dàng hơn nhiều khi dự báo chi phí hơn
là doanh thu. Vì thế, bạn hãy bắt đầu bằng việc ước tính các khoản chi phí thường
gặp nhất như sau:
Chi phí cố định/chi phí hoạt động (overhead): Tiền thuê văn phòng, hóa
đơn tiền điện, nước…, chi phí điện thoại/dịch vụ viễn thông, chi phí hạch toán kế
toán, các loại phí liên quan đến pháp lý/bảo hiểm/cấp phép, chi phí bưu chính,
công nghệ, chi phí quảng cáo và marketing, chi phí tiền lương (Overhead là tất cả
các khoản chi phí không bao gồm chi phí lao động trực tiếp, nguyên vật liệu trực
tiếp hoặc các chi phí quản lý).
Chi phí biến đổi (variable cost):
Giá vốn hàng bán (các chi phí phải chịu trong quá trình sản xuất ra sản
phẩm) gồm chi phí nguyên vật liệu, hàng hóa, chi phí đóng gói, bao bì.
Chi phí lao động trực tiếp gồm dịch vụ khách hàng, bán hàng trực tiếp,
marketing trực tiếp.
Và dưới đây là những bí quyết để dự đoán chi phí một cách chính xác:
Tăng gấp đôi con số ước tính đối với chi phí marketing và quảng cáo, vì
các khoản chi phí này luôn cao hơn so với dự tính ban đầu.

Tăng gấp ba lần con số ước tính đối với các khoản phí liên quan đến pháp
lý, bảo hiểm và cấp phép, vì chúng rất khó dự đoán đặc biệt khi bạn chưa có kinh
nghiệm gì trong việc này. Hơn nữa, một thực tế là các khoản phí này hầu như lúc
nào cũng có xu hướng vượt ngoài dự tính ban đầu.
Thường xuyên theo dõi chi phí bán hàng trực tiếp và dịch vụ trực tiếp, vì
chắc chắn bạn sẽ muốn dự báo các khoản chi phí này một cách chi tiết khi lượng
khách hàng của bạn tăng lên.
2. Dự báo doanh thu theo cả hai kịch bản “thận trọng” và “lạc quan”
Nhiều chủ doanh nghiệp thường cảm thấy phân vân giữa việc chọn một cái
nhìn khiêm tốn, thận trọng về doanh thu hay là một giấc mơ đầy tham vọng để tạo
động lực phấn đấu cho bản thân và thúc đẩy tinh thần làm việc của những người
khác.
Thay vì chỉ dự báo một cách thận trọng, bạn nên nuôi dưỡng giấc mơ của
mình và lập ra một số dự báo tham vọng. Bởi lẽ, bạn sẽ không thể trở thành một
doanh nghiệp lớn nếu không nghĩ lớn. Bằng cách lập ra cả hai kịch bản về dự đoán
doanh thu, bạn sẽ buộc mình phải tạo ra những giả định thận trọng và bên cạnh đó,
có một số giả định lạc quan.
Chẳng hạn, kịch bản thận trọng của bạn có thể gồm các giả định như sau:
khung giá bán thấp, chỉ có 2 kênh marketing, không có nhân viên kinh doanh, chỉ
có một sản phẩm hoặc dịch vụ mới được tung ra mỗi năm trong 3 năm đầu tiên
hoạt động.
Trong khi đó, kịch bản doanh thu đầy tham vọng của bạn lại có những giả
định như sau:
(1) khung giá thấp đối với hàng hóa cơ bản nhưng bên cạnh đó, áp dụng
khung giá cao hơn đối với sản phẩm cao cấp;
(2) Có từ 3-4 kênh marketing do bạn và một giám đốc marketing quản lý;
(3) Có 2 nhân viên kinh doanh được trả theo hoa hồng;
(4) Có một sản phẩm/dịch vụ mới được giới thiệu trong năm đầu tiên, thêm
5 sản phẩm/dịch vụ được tung ra đối với mỗi phân khúc thị trường trong năm thứ
hai và thứ ba.

Với việc dám nghĩ lớn và đưa ra những dự báo đầy tham vọng, bạn có
nhiều khả năng tạo ra những ý tưởng mang tính đột phá hơn cho doanh nghiệp
mình.
3. Kiểm tra các hệ số tài chính để đảm bảo rằng những dự báo của bạn là
hợp lý
Sau khi đưa ra những dự báo tham vọng về doanh thu, các chủ doanh
nghiệp thường dễ bỏ qua phần chi phí. Nhiều người chỉ chú trọng vào việc đạt các
mục tiêu doanh thu đề ra và cho rằng chi phí có thể được điều chỉnh cho phù hợp
với thực tế nếu chỉ tiêu doanh thu không thực hiện được. Ở đây, lối suy nghĩ tích
cực có thể giúp bạn tăng doanh số. Tuy nhiên, nếu suy nghĩ “quá tích cực” thì coi
chừng bạn sẽ không đủ tiền để thanh toán các hóa đơn, thường không được quan
tâm quản lý một cách đúng mức.
Cách tốt nhất để cân đối dự báo doanh thu với dự báo chi phí là kiểm tra
các chỉ số tài chính cơ bản. Chẳng hạn:
Tỉ suất lãi gộp: Hay nói cách khác là tỉ lệ giữa tổng chi phí trực tiếp (tức
giá vốn hàng bán) với tổng doanh thu trong một quý hoặc một năm nào đó. Công
thức tính tỉ suất lãi gộp là lấy lãi gộp/doanh thu hoặc lấy (doanh thu - giá vốn hàng
bán)/doanh thu.
Đây là một trong những chỉ số mà các doanh nghiệp thường có xu hướng
“vung tay quá trán” trong việc dự đoán, trong khi thực tế năng lực quản lý giá vốn
của họ không hiệu quả. Hãy cẩn thận đối với những giả định làm cho tỉ suất lãi
gộp tăng từ 10% lên 50%.
Tỉ suất lợi nhuận hoạt động: Nếu tỉ suất lãi gộp phản ánh hiệu quả quản lý
giá vốn của doanh nghiệp thì tỉ suất lợi nhuận hoạt động lại thể hiện hiệu quả quản
lý mọi chi phí hoạt động, bao gồm cả chi phí trực tiếp, chi phí bán hàng lẫn chi phí
quản lý (không gồm chi phí lãi vay).
Ví dụ, tỉ suất lợi nhuận hoạt động 12% có nghĩa là doanh nghiệp tạo ra
được 0,12 đồng (trước lãi vay và thuế) đối với mỗi đồng doanh thu. Công thức
tính tỉ suất lợi nhuận hoạt động là lấy thu nhập trước lãi vay và thuế (EBIT)/doanh
thu.

Khi doanh thu tăng, nếu chi phí bán hàng và chi phí quản lý chỉ chiếm một
tỉ lệ nhỏ trong tổng chi phí thì tỉ suất lợi nhuận hoạt động của doanh nghiệp sẽ
được cải thiện. Một sai lầm nhiều chủ doanh nghiệp thường mắc phải là dự báo
điểm hòa vốn quá sớm và nghĩ rằng họ sẽ không cần nhiều vốn để đạt được điểm
hòa vốn này (Điểm hòa vốn là khi doanh thu làm ra chỉ vừa đủ để trang trải các chi
phí. Hay nói cách khác là tại điểm hòa vốn, doanh nghiệp bắt đầu thu được lợi
nhuận).
Tổng số nhân viên trên mỗi khách hàng: Nếu dự định phát triển công việc
một mình, bạn phải quan tâm đặc biệt đến hệ số này. Tính chỉ số này bằng cách
chia số nhân viên tại công ty cho số khách hàng bạn có. Hãy tự hỏi liệu bạn có
muốn một mình quản lý nhiều khách hàng như thế trong 5 năm khi công việc kinh
doanh đã tiến triển. Nếu không, bạn sẽ cần phải thay đổi các dự báo doanh thu
hoặc chi phí tiền lương hoặc là cả hai.