Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng tại công ty cổ phần giày bình định

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƢỜNG ĐẠI HỌC QUY NHƠN
-------------------------------

TRẦN THỊ TUYỀN

TĂNG CƢỜNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU
TRÌNH BÁN HÀNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN
GIÀY BÌNH ĐỊNH

LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TỐN

Bình Định – Năm 2017


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƢỜNG ĐẠI HỌC QUY NHƠN
-------------------------------

TRẦN THỊ TUYỀN

TĂNG CƢỜNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU
TRÌNH BÁN HÀNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN
GIÀY BÌNH ĐỊNH
Chun ngành: Kế tốn
Mã số: 60340301

Ngƣời hƣớng dẫn: GS.TS. Trƣơng Bá Thanh

Bình Định – Năm 2017

i

LỜI CAM ĐOAN
Tơi xin cam đoan đây là cơng trình nghiên cứu do tơi tự thực hiện.
Mọi kết quả trình bày trong luận văn là trung thực và chưa được ai
cơng bố trong bất cứ một cơng trình nào khác.
Tác giả luận văn
Trần Thị Tuyền


ii

LỜI CẢM ƠN
Trong quá trình thực hiện luận văn này, em đã nhận được sự giúp
đỡ, góp ý tận tình của thầy giáo GS.TS. Trương Bá Thanh, cùng các anh
chị trong Cơng ty CP Giày Bình Định. Em xin chân thành cảm ơn!


1

MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Hiện nay, các doanh nghiệp đang phải đối mặt với sự cạnh tranh
khốc liệt và gay gắt trên thị trường. Để thành công trong lĩnh vực kinh
doanh ngoài chiến lược kinh doanh hiệu quả, đội ngũ quản lý tốt… các
doanh nghiệp còn phải hồn thành tốt cơng tác kiểm tra, kiểm sốt nhằm
hạn chế rủi ro, sai sót làm ảnh hưởng đến quá trình kinh doanh và phát
triển doanh nghiệp.
Trong hoạt động của doanh nghiệp, kiểm sốt nội bộ góp phần tăng

cường tính hiệu quả của hoạt động doanh nghiệp, giảm thiểu rủi ro mất tài
sản và góp phần làm tăng thêm mức độ tin cậy của các báo cáo tài chính
cũng như công tác tuân thủ các quy định của pháp luật.
Công ty Cổ phần Giày Bình Định là doanh nghiệp Cổ phần, hạch
toán độc lập. Hiện nay mức độ cạnh tranh về sản phẩm của Công ty trên thị
trường trong nước và thế giới ngày càng tăng với sự xuất hiện của rất nhiều
Công ty sản xuất khác ở thị trường trong nước và hàng nhập khẩu từ các
nước. Do đó, để có thể đứng vững trong mơi trường cạnh tranh, các doanh
nghiệp không những phải tự lực vươn lên trong q trình sản xuất kinh
doanh mà cịn địi hỏi phải hồn thiện và tăng cường kiểm tra, kiểm sốt để
hạn chế những sai sót gian lận có thể xảy ra và đề ra những phương hướng,
mục tiêu nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
Xuất phát từ những yêu cầu cấp thiết trên, tôi chọn đề tài “Tăng
cường kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng tại Cơng ty Cổ phần Giày Bình
Định” làm đề tài nghiên cứu luận văn thạc sĩ.
2. Tổng quan các đề tài nghiên cứu có liên quan
Đề tài: Tăng cường kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng tại Cơng ty
Cổ phần Giày Bình Định là đề tài mang tính thực tiễn cao trong thời kì


2

hiện nay, phù hợp với nhu cầu hiện tại đáp ứng mục tiêu phát triển toàn
diện cho đất nước. Trong q trình tìm hiểu, tơi nhận thấy các tài liệu sau
có thể tham khảo: Đề tài: "Tăng cường kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng
và thu tiền tại Cơng ty cổ phần Cao su Đà Nẵng” và các tài liệu, giáo trình
tham khảo có liên quan đến việc kiểm soát doanh thu và thu tiền bán hàng
trong các loại hình doanh nghiệp.
3. Mục tiêu nghiên cứu
Đề tài nghiên cứu thực trạng tình hình KSNB chu trình bán hàng tại

Cơng ty Cổ phần Giày Bình Định và nêu ra những mặt cịn yếu kém, thiếu
sót trong kiểm sốt nội bộ về hoạt động này tại Cơng ty. Từ đó, đề xuất các
giải pháp tăng cường hoạt động kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng tại
Cơng ty Cổ phần Giày Bình Định.
Để thực hiện hóa mục tiêu nghiên cứu đề tài, nhiệm vụ nghiên cứu
luận văn đặt ra là:
 Làm rõ cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ
 Phân tích thực trạng kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng của Công
ty để chỉ ra những mặt đạt được, những hạn chế và nguyên nhân chủ
yếu.
 Đề xuất các giải pháp hồn thiện kiểm sốt nội bộ chu trình bán
hàng của Cơng ty phù hợp với bối cảnh hiện nay.
4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu
Tập trung nghiên cứu những vấn đề lý luận, phân tích kiểm sốt nội
bộ chu trình bán hàng của Cơng ty Cổ phần Giày Bình Định
Phạm vi nghiên cứu
Về nội dung: nghiên cứu những vấn đề liên quan đến cơng tác kiểm
sốt nội bộ chu trình bán hàng tại Cơng ty Cổ phần Giày Bình Định
Về thực trạng: lấy số liệu thực tế thông qua các báo cáo của Cơng ty
Cổ phần Giày Bình Định


3

5. Phƣơng pháp nghiên cứu
Sử dụng phương pháp duy vật biện chứng kết hợp với phương pháp
thống kê, so sánh, phân tích, tổng hợp.... dựa trên phương pháp thu thập số
liệu được lấy từ các báo cáo, bản công bố thơng tin, từ cơ quan thống kê,
tạp chí... và được xử lý.

Các phương pháp cụ thể được sử dụng như: quan sát, thu thập, xử lý
số liệu, so sánh.... nhằm làm rõ thực trạng doanh thu và thu tiền bán hàng
tại Cơng ty.
6. Kết cấu của đề tài
Ngồi phần mở đầu và kết luận, luận văn được kết cấu thành 3
chương như sau:
Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng
trong doanh nghiệp.
Chương 2: Thực trạng kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng tại Cơng
ty Cổ phần Giày Bình Định.
Chương 3: Giải pháp tăng cường kiểm sốt nội bộ chu trình bán
hàng tại Cơng ty Cổ phần Giày Bình Định.


4

CHƢƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH
BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP
1.1.NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.1.1. Khái quát về kiểm sốt nội bộ
1.1.1.1. Khái niệm
Trong mọi đơn vị thì kiểm tra, kiểm sốt ln là chức năng quan
trọng của quản lý. Chính vì vậy khi tổ chức hoạt động cho đơn vị, bên cạnh
những sắp xếp về nhân sự, cơ sở vật chất thì những biện pháp kiểm sốt
ln được các nhà quản lý quan tâm nhằm giảm thiểu rủi ro trong hoạt
động. Hiện nay có rất nhiều quan điểm về kiểm sốt nội bộ song có thể
nhắc đến một số quan điểmsau:
-

Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400 (VSA 400): Kiểm soát

nội bộ là các quy định và thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây
dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy
định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để
lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử
dụng có hiệu quả tài sản của đơnvị.
-

Theo chuẩn mực kiểm toán quốc tế số 400 (ISA 400): Kiểm soát

nội bộ là tồn bộ những chính sách và thủ tục do Ban Giám đốc của đơn
vị thiết lập nhằm bảo đảm việc quản lý chặt chẽ và sự hiệu quả của các
hoạt động trong khả năng có thể. Các thủ tục này địi hỏi việc tn thủ các
chính sách quản lý, bảo quản tài sản, ngăn ngừa và phát hiện các sai sót
hay gian lận, tính chính xác và đầy đủ của các ghi chép kế toán và đảm bảo
lập các báo cáo trong thời gian mong muốn.
-

Theo Ủy ban các nhà tài trợ COSO (Committee of Sponsoring

Organization): Kiểm soát nội bộ là quy trình được áp dụng bởi Hội đồng


5

quản trị, nhà quản lý và các cá nhân khác, được thiết lập để đem lại sự bảo
đảm tương đối nhằm thực hiện các mục tiêu sau:
 Bảo vệ tài sản
 Hiệu lực và hiệu quả quản lý

 Tính chất đáng tin cậy của báo cáo tàichính
 Sự tuân thủ các luật lệ và quy định hiện hành
-

Theo liên đoàn quốc tế (IFAC) kiểm soát nội bộ là một hệ thống

chính sách, thủ tục được thiết lập nhằm đạt được bốn mục tiêu sau:
 Bảo vệ tài sản của đơn vị, ngăn ngừa và phát hiện các hành vi
lãng phí, gian lận hoặc sử dụng tài sản kém hiệuquả.
 Cung cấp thơng tin kế tốn chính xác và đáng tin cậy.
 Đánh giá hiệu quả hoạt động của đơnvị.
 Đánh giá việc chấp hành các chính sách, quy định của đơnvị.
Như vậy KSNB là một quá trình bao gồm nhiều hoạt động, liên tục
hiện diện ở mọi nơi trong tổ chức và liên kết chặt chẽ với nhau trong một
thể thống nhất. Nó bao gồm tồn bộ các hoạt động, chính sách và các thủ
tục kiểm sốt được thiết lập nhằm điều hành các hoạt động của đơn vị có
hiệu quả, đồng thời ngăn ngừa và phát hiện các sai phạm trong đơn vị.
KSNB không chỉ giới hạn ở chức năng tài chính và kế tốn mà cịn kiểm
sốt các chức năng khác như hành chính, quản lý sản xuất...
1.1.1.2.Bản chất
Bản chất của kiểm soát nội bộ được hiểu là việc lập kế hoạch và xây
dựng các mục tiêu có liên quan trong đơn vị, để thực hiện được điều đó thì
phải đề ra những biện pháp và hành động phụ trợ thực hiện kế hoạch nhằm
đạt được những mục tiêu đã đề ra.
1.1.1.3.Chức năng của kiểm soát nội bộ
Giúp cho việc quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp một
cách có hiệu quả. Từ đó, phát hiện kịp thời những vấn đề trong kinh doanh


6

để đề ra các giải pháp.
Bảo đảm rằng các quyết định và chế độ quản lý được thực hiện đúng
thể thức và giám sát mức hiệu quả của việc thực thi các chế độ và quyết
định đó.
Ngăn chặn, phát hiện, xử lý kịp thời các sai phạm và gian lận trong
các hoạt động, các bộ phận của doanhnghiệp.
Ghi chép kế tốn đầy đủ, chính xác và đúng thể thức về các nghiệp
vụ kinh tế và hoạt động kinh doanh xảy ra.
Đảm bảo việc lập các báo cáo tài chính kịp thời, hợp lệ, tuân theo
các yêu cầu pháp định có liên quan và đảm bảo độ tin cậy của các thơng tin
phục vụ quản lý và báo cáo tài chính cho các đối tượng bên ngoài.
Bảo vệ tài sản và thông tin của đơn vị không bị mất mát, lãng phí,
lạm dụng và sử dụng sai mục đích.
1.1.1.4.Mục tiêu của kiểm soát nộibộ
 Bảo vệ tài sản của đơn vị;
 Bảo đảm độ tin cậy các thông tin;
 Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý;
 Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý.


7

1.1.2. Các yếu tố cấu thành nên kiểm soát nội bộ
HỆTHỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ
HỆ THỐNG

MƠI
TRƢỜNG

THƠNG TIN

Đặc thù quản lý
Cơ cấu tổ chức
Chính sách nhân sự
Cơng tác kế hoạch
Ban kiểm sốt
Yếu tố bên ngồi

Mục tiêu kiểm sốt:
- Tính có thật
- Tính đầy đủ
- Sự đánh giá
- Sự phân loại
- Sự đúng kỳ
- Chuyển sổ và tổng hợp chính xác

Sơ đồ 1.1: Các yếu tố cấu thành kiểm soát nội bộ
1.1.2.1. Mơi trường kiểm sốt
Một trong những yếu tố quan trọng cấu thành nên kiểm sốt nội bộ
chính là mơi trường kiểm sốt. Mơi trường kiểm sốt bao gồm tồn bộ các
nhân tố bên trong và bên ngồi đơn vị có tính mơi trường tác động đến việc
thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình kiểm sốt nội bộ.
Các nhân tố thuộc mơi trường kiểm sốt chung chủ yếu liên quan
đến quan điểm, thái độ, nhận thức cũng như hành động của các nhà quản
lý. Vì vậy khi các hoạt động kiểm tra, kiểm soát được các nhà quản lý coi
trọng thì các quy chế về kiểm soát nội bộ sẽ được vận hành một cách có
hiệu quả bới các thành viên trong đơn vị.
Đặc thù quản lý: Đặc thù quản lý là những quan điểm khác nhau
trong điều hành hoạt động kinh doanh của các nhà quản lý. Các quan điểm

đó ảnh hưởng trực tiếp đến chính sách, chế độ, cách tổ chức kiểm tra kiểm
soát trong doanh nghiệp. Bởi vì chính các nhà quản lý này sẽ phê chuẩn


8

các quyết định, chính sách và thủ tục kiểm sốt sẽ áp dụng tại doanh
nghiệp. Nếu nhà quản lý có quan điểm kinh doanh lành mạnh, luôn tuân
thủ nguyên tắc đạo đức trong kinh doanh, coi trọng tính trung thực của báo
cáo tài chính và có những biện pháp để hạn chế tối đa rủi ro kinh doanh sẽ
làm cho mơi trường kiểm sốt lành mạnh, ngược lại thì kiểm sốt nội bộ sẽ
khơng được vận hành một cách có hiệu quả.
Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức trong một Cơng ty chính là sự phân
chia quyền hạn, trách nhiệm giữa các thành viên trong đơn vị. Cơ cấu tổ
chức được xây dựng hợp lý trong doanh nghiệp sẽ góp phần tạo ra mơi
trường kiểm sốt tốt. Cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo một hệ thống xuyên
suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành, triển khai và kiểm tra, giám
sát các quyết định trong toàn bộ doanh nghiệp. Một cơ cấu hợp lý cịn góp
phần ngăn ngừa hiệu quả các hành vi gian lận, sai sót trong hoạt động tài
chính kế tốn của doanh nghiệp. Để thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp
và có hiệu quả các nhà quản lý phải tuân thủ những nguyên tắc:
 Thiết lập sự điều hành và sự kiểm sốt trên tồn bộ hoạt động của
doanh nghiệp, khơng bỏ sót lĩnh vực nào đồng thời khơng có sự
chồng chéo giữa các bộ phận.
 Thực hiện sự phân chia rành mạch giữa ba chức năng: xử lý nghiệp
vụ, ghi chép sổ và bảo quản tài sản.
 Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận.
Chính sách nhân sự: Trong kiểm sốt nội bộ nhân tố con người

ln được chú trọng đặc biệt vì nếu nhân viên có năng lực và tin cậy thì
nhiều q trình kiểm sốt có thể không cần thực hiện mà vẫn đảm bảo
được mục tiêu đề ra của kiểm soát nội bộ. Tuy nhiên để có được một đội
ngũ nhân viên có đủ trình độ và phẩm chất thì các nhà quản lý cần có
những chính sách về tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp, đề bạt, khen thưởng và
kỷ luật nhân viên cụ thể, rõ ràng, phù hợp.


9

Công tác kế hoạch: bao gồm các kế hoạch sản xuất và tiêu thụ hay
dự toán đầu tư, sữa chữa TSCĐ, tài chính... Nếu cơng tác kế hoạch được
tiến hành một cách khoa học và nghiêm túc nó sẽ trở thành một cơng cụ
kiểm sốt hữu hiệu.
Ủy ban kiểm sốt: Các Cơng ty CP có quy mơ lớn thường thành lập
một uỷ ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao
nhất của Công ty. Uỷ ban kiểm sốt thường có nhiệm vụ và quyền hạn sau:
 Giám sát sự chấp hành pháp luật của Công ty
 Kiểm tra giám sát cơng việc của kiểm tốn viên nộibộ
 Giám sát tiến trình lập báo cáo tàichính
 Dung hoà những bất đồng giữa Ban giám đốc và các kiểm tốn
viên
bên ngồi
Các yếu tố bên ngồi: Bên cạnh những nhân tố bên trong, mơi
trường kiểm sốt chung của một Cơng ty cịn phụ thuộc vào nhân tố bên
ngồi. Đó là sự kiểm soát của các cơ quan chức năng Nhà nước, ảnh hưởng
của các chủ nợ, môi trường pháp lý, đường lối phát triển của đất nước…
Các nhân tố này tuy khơng thuộc sự kiểm sốt của các nhà quản lý nhưng
có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, phong cách điều hành của họ cũng như
sự thiết kế và vận hành các quy chế và thủ tục kiểm sốt nội bộ.

1.1.2.2. Hệ thống thơng tin kế tốn
Là các quy định về kế toán và các thủ tục kế toán mà đơn vị được
kiểm toán áp dụng để thực hiện nghi chép kế toán và lập báo cáo tài chính.
Hệ thống thơng tin kế tốn bao gồm các phương pháp và hệ thống sổ
sách chứng từ kế toán, được thiết lập bởi nhà quản lý và báo cáo về các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Hệ thống kế toán là một yếu tố quan trọng
trong KSNB, bởi vì xuất phát từ hai chức năng cơ bản của kế toán là thơng
tin và kiểm tra. Kế tốn khơng chỉ cung cấp thơng tin cần thiết cho quản lý
mà cịn thực hiện việc kiểm tra, giám sát nhiều mặt hoạt động của đơn vị.


10

Bằng các phương pháp riêng của mình, kế tốn góp phần bảo vệ tài sản của
đơn vị không bị thất thốt, gian lận hoặc sử dụng lãng phí. Chính vì vậy, hệ
thống kế toán là một yếu tố quan trọng trong KSNB. Để đảm bảo ngăn
ngừa sai sót trong sổ sách kế toán, cơ cấu kiểm soát nội bộ của doanh
nghiệp về kế toán phải thực hiện đầy đủ các mục tiêusau:
Bảng 1.1:Mục tiêu của hệ thống thông tin kế tốn trong KSNB
Mục tiêu

Tính có thật

Tính đầy đủ

Sự đánh giá

Sự phân loại

Sự đúng kì

Chuyển sổ và
tổng hợp chính
xác
Trình bày và
khai báo
1.1.2.3. Thủ tục kiểm sốt
Là các biện pháp, quy trình, thủ tục đảm bảo chỉ thị của ban lãnh đạo
trong giảm thiểu rủi ro và tạo điều kiện cho tổ chức đạt được mục tiêu đặt
ra được thực thi nghiêm túc trong tồn tổ chức. Hoạt động kiểm sốt


11

thể hiện qua các thủ tục kiểm soát mà đơn vị áp dụng.
Thủ tục kiểm soát do các nhà quản lý xây dựng dựa trên ba nguyên
tắc cơ bản: nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm
và nguyên tắc uỷ quyền phê chuẩn.



Phân chia trách nhiệm thích hợp (nguyên tắc bất kiêm nhiệm)

Nguyên tắc này thực hiện thông qua việc phân chia trách nhiệm thực
hiện cho nhiều người, nhiều bộ phận cùng tham gia, mục đích là khơng để
một cá nhân hay bộ phận nào có thể kiểm sốt được mọi mặt của một
nghiệp vụ.
Khi đó thơng qua cơ cấu tổ chức, công việc của một nhân viên này
được kiểm sốt tự động bởi cơng việc của một nhân viên khác. Việc phân
chia trách nhiệm sẽ giúp giảm bớt các rủi ro xảy ra các sai sót nhầm lẫn và
hành vi gian lận. Sự phân chia trách nhiệm thường được đề cấp đến như là

sự tách biệt các chức năng sau :
-

Chức năng kế toán và chức năng quản lý tài sản : các nhân viên kế

toán khơng được giao nhiệm vụ giữ tài sản vì họ có thể tham ơ tài sản và
che dấu hành vi này bằng cách sửa chữa lại sổ sách kế toán.
-

Chức năng kế toán và chức năng hoạt động: nếu từng bộ phận

trong doanh nghiệp có trách nhiệm soạn thảo sổ sách và các báo cáo của
chính mình thì sẽ có xu hướng ghi chép và báo cáo sai lệch để "cải thiện"
kết quả hoạt động của mình.
Cấu trúc tổ chức chung của một doanh nghiệp phải thể hiện một sự
phân chia trách nhiệm thích hợp, vừa đảm bảo tránh được những rủi ro như
trên vừa phải đảm bảo tính hiệu lực, hiệu quả. Sự cách ly về trách nhiệm vì
vậy thay đổi tuỳ theo thực tế mỗi đơn vị.



Các thủ tục được phê chuẩn đúng đắn

Tuỳ theo cách điều hành của các nhà quản lý mà họ có thể quy định
thẩm quyền, hay thủ tục phê chuẩn khác nhau. Sự phân quyền cho các cấp


12

và xác định rõ thẩm quyền phê chuẩn của từng người được xuất phát từ

nguyên nhân là các nhà quản lý không thể và cũng không nên trực tiếp
quyết định mọi vấn đề. Nhờ đó, một mặt sẽ giúp cho các mặt hoạt động sản
xuất kinh doanh tiến triển tốt đẹp, mặt khác nhà quản lý vẫn kiểm soát và
hạn chế được sự tuỳ tiện khi giải quyết công việc.



Chứng từ và sổ sách phải đầy đủ

Một chức năng quan trọng của chứng từ là giúp chuyển giao thông
tin trong và ngồi đơn vị, nên nó phải đầy đủ để kiểm soát sự vận động của
tài sản cũng như đảm bảo cho mọi nghiệp vụ kinh tế đều được ghi sổ chính
xác. Về cơ bản để kiểm sốt hữu hiệu đối với chứng từ cần chú ý đến các
vấn đề sau :
-

Chứng từ cần được đánh số liên tục để có thể kiểm sốt, tránh thất

lạc và dễ dàng truy cập khi cần thiết.
-

Chứng từ và sổ sách cần được ghi chép ngay tại thời điểm phát

sinh nghiệp vụ hoặc ngay sau đó càng sớm càng tốt. Việc ghi chép chậm
trễ làm cho sổ sách thiếu tin cậy và tăng khả năng sai sót hoặc gian lận.
-

Ghi chép cần rõ ràng, ngắn gọn và dễ hiểu.

Tổ chức luân chuyển chứng từ phải được thực hiện một cách khoa

học để một liên chứng từ có thể đi qua và sử dụng cho nhiều bộ phận, giảm
được các khác biệt trong ghi chép.
- Thiết kế biểu mẫu chứng từ và sổ sách phù hợp quy định của Nhà
nước và có tính năng kiểm sốt.
-

Sổ sách cần được đóng chắc chắn, đánh số trang, quy định nguyên

tắc ghi chép, có chữ ký kiểm sốt của người xét duyệt ...
-

Cần có quy định về hệ thống tài khoản kế toán, sơ đồ kế toán cũng

như các loại sổ sách kế toán tại đơn vị.
-

Quy định thời hạn và trách nhiệm của từng bộ phận trong việc lập

và kiểm tra báo cáo tài chính.


13

-

Tổ chức lưu trữ và bảo quản chứng từ, sổ sách và báo cáo theo

nguyên tắc an toàn, bảo mật và thuận tiện truy cập.
Nói cách khác, nếu chứng từ được lập nghiêm túc, phản ánh đầy đủ

và trung thực về mọi nghiệp vụ phát sinh, thì sẽ giúp cho việc thực hiện
chức năng kiểm soát trên nhiều phương diện, nhất là bảo vệ tài sản khơng
để bị thất thốt, ngăn ngừa các hành vi lãng phí, gian lận, sử dụng khơng
hiệu quả hoặc vượt q thẩm quyền. Ví dụ như mọi nghiệp vụ thu chi nhập
xuất tài sản đều phải được lập chứng từ và phải có sự chuẩn y của người có
thẩm quyền, điều này giúp ngăn ngừa tình trạng sử dụng tài sản khơng
đúng mục đích, giúp cho việc theo dõi sự chuyển dịch của tài sản từ nơi
này sang nơi khác.



Kiểm soát vật chất đối với tài sản và sổ sách

Biện pháp quan trọng để bảo vệ tài sản, tài liệu kế tốn và các thơng
tin khác là áp dụng những thể thức kiểm soát vật chất. Ví dụ như xây dựng
các nhà kho, sử dụng các két sắt chịu lửa, trang bị các hệ thống báo động…
Ngoài ra, cần phải hạn chế sự tiếp cận với tài sản, sổ sách của doanh
nghiệp khi chưa có sự cho phép của người quản lý. Ví dụ như ban hành
quy chế kiểm soát việc ra vào kho hàng, quy chế bảo trì và sửa chữa tài
sản, kiểm sốt việc tham khảo các tài liệu kế toán, các dữ liệu lưu trữ trong
máy tính….



Kiểm sốt độc lập việc thực hiện

Là việc kiểm tra thường xuyên và liên tục của những kiểm soát viên
độc lập với đối tượng bị kiểm tra, nhằm xem xét về việc thực hiện các loại
thủ tục kiểm soát nêu trên. Sự kiểm soát này cần được thiết lập xuất phát từ
những hạn chế vốn có của kiểm sốt nội bộ. Ví dụ như đơn vị đã áp dụng

nguyên tắc bất kiêm nhiệm nhưng cũng không loại trừ tuyệt đối khả năng
có xảy ra sự thơng đồng giữa những nhân viên đảm nhận các phần


14

hành khác nhau để tham ô tài sản.
1.1.2.4. Đánh giá rủi ro
Việc thường xuyên đánh giá rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát sẽ
giúp người quản lý đưa ra được các giải pháp kịp thời, hiệu quả điều chỉnh,
củng cố kiểm soát nội bộ của đơn vị một cách thích hợp.
Nhận biết và phân tích các rủi ro liên quan đến mục tiêu kinh doanh
của Công ty. Không lệ thuộc vào quy mơ, cấu trúc, loại hình hay vị trí địa
lý, bất kỳ tổ chức nào khi hoạt động đều bị các rủi ro xuất hiện từ các yếu
tố bên trong hoặc bên ngoài tác động:
Các yếu tố bên trong: Sự quản lý thiếu minh bạch, không coi trọng
đạo đức nghề nghiệp. Chất lượng cán bộ thấp, sự cố hỏng hóc của hệ thống
máy tính, của trang thiết bị, hạ tầng cơ sở. Tổ chức và cở sở hạ tầng không
thay đổi kịp với sự thay đổi, mở rộng của sản xuất. Chi phí cho quản lý và
trả lương cao, thiếu sự kiểm tra, kiểm sốt thích hợp, do xa Công ty mẹ
hoặc do thiếu quan tâm...
Các yếu tố bên ngồi: Thay đổi cơng nghệ làm thay đổi quy trình
vận hành; thay đổi thói quen của người tiêu dùng làm các sản phẩm và dịch
vụ hiện hành bị lỗi thời; xuất hiện yếu tố cạnh tranh không mong muốn tác
động đến giá cả và thị phần; sự ban hànhcủa một đạo luật hay chính sách
mới, ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức...
Để tránh bị thiệt hại do các tác động nêu trên, tổ chức cần thường
xuyên: xác định rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn, phân tích ảnh hưởng của chúng
kể cả tần suất xuất hiện và xác định các biện pháp để quản lý và giảm thiểu
tác hại của chúng.

Đánh giá rủi ro là việc xác định và phân tích rủi ro có liên quan đến
q trình hướng đến mục tiêu của doanh nghiệp, làm cơ sở cho việc xác
định cách thức, biện pháp xử lý và hạn chế rủi ro.


15

1.1.2.5. Kiểm toán nội bộ
Kiểm toán nội bộ là cần thiết để cho hoạt động giám sát đạt hiệu
quả. Việc có bộ phận độc lập thường xuyên kiểm tra việc tuân thủ quy trình
sẽ nâng cao ý thức của các thành viên trong việc tuân thủ quy trình đã được
thiết lập.
1.1.3. Hạn chế của kiểm soát nội bộ
Về chủ quan: Khả năng vượt tầm kiểm sốt của KSNB do có sự
thông đồng của một người trong Ban giám đốc hay một nhân viên với
người khác ở trong hay ngoài đơn vị.
Về khách quan: Phần lớn công tác kiểm tra nội bộ thường tác động
đến những nghiệp vụ lặp đi lặp lại mà không tác động đến những nghiệp
vụ bất thường; Sai xót bởi con người thiếu chú ý, sai xót về xét đốn hoặc
do khơng hiểu rõ u cầu cơng việc.
1.2.CHU TRÌNH BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP
1.2.1. Nội dung và đặc điểm của chu trình bán hàng
1.2.1.1. Nội dung và đặc điểm chu trình bán hàng Nội
dung
Để sản phẩm tiêu thụ được cần phải trải qua các quá trình sau: Tìm
kiếm thị trường và khách hàng; Quảng cáo và khuyến mãi; Nhận đơn đặt
hàng từ khách hàng; Ký kết hợp đồng với khách hàng; Cung cấp sản phẩm,
hàng hóa cho khách hàng; Nhận tiền thanh toán khách hàng.
Đặc điểm của chu trình bán hàng
Bán hàng và thu tiền là quá trình chuyển nhượng quyền sở hữu hàng

hóa cho khách hàng qua trao đổi hàng - tiền giữa doanh nghiệp với khách
hàng của doanh nghiệp. Với ý nghĩa như vậy chu trình này bao gồm các
bước cơng việc: Xử lý đơn đặt hàng của khách hàng, xét duyệt bán chịu,
giao hàng, lập hóa đơn, cuối cùng là theo dõi nợ phải thu và thu tiền.


16

-

Bản chất của chu trình bán hàng và thu tiền

Chu trình bán hàng và thu tiền là quá trình chuyển quyền sở hữu
hàng hố qua q trình trao đổi hàng tiền. Kết thúc chu trình bán hàng thì
hàng hố sẽ được chuyển đổi thành tiền. Hàng hoá là những tài sản hay
dịch vụ chứa đựng giá trị và có thể bán được; tiền tệ là phương tiện thanh
tốn nhờ đó mọi quan hệ giao dịch thanh toán được giải quyết tức thời.
-

Chức năng cơ bản của chu trình bán hàng và thu tiền

Thơng thường, trong một doanh nghiệp thì chức năng cơ bản của
chu trình bán hàng và thu tiền là: xử lý đặt hàng; xét duyệt bán chịu;
chuyển giao hàng hoá; lập hoá đơn; xử lý và ghi sổ các khoản về doanh thu
và thu tiền; lập dự phòng nợ khó địi; xố sổ các khoản khơng thu được.
1.2.1.2. Phương thức tiêu thụ và thanh toán
Phương thức tiêu thụ gồm: Phương thức bán bn, Phương
thức
bán lẻ.
-

Phương thức thanh tốn gồm :Mua hàng thanh toán ngay; Ứng tiền

trước khi mua hàng; Mua hàng tín dụng.
1.2.1.3. Chứng từ sổ sách liên quan kế tốn liên quan đến chu trình
bán hàng
Các chứng từ thường sử dụng: Đơn đặt hàng của khách hàng; Lệnh
bán hàng; Hợp đồng kinh tế; Phiếu xuất kho; Chứng từ vận chuyển; Hóa
đơn bán hàng; Phiếu thu; Giấy báo có của Ngân hàng.
Các sổ sách thường được sử dụng: Sổ nhật ký bán hàng; Sổ nhật ký
thu tiền mặt, tiền gởi ngân hàng; Sổ chi tiết tiền mặt, sổ chi tiết tiền gởi
Ngân hàng; Sổ chi tiết khoản phải thu khách hàng.
1.2.1.4. Sai phạm có thể xảy ra trong chu trình bán hàng–thu
tiền Xử lý đơn đặt hàng của khách hàng
 Đơn đặt hàng có thể được chấp nhận nhưng không được phê duyệt.
 Đồng ý bán hàng nhưng khơng có khả năng cung ứng.
 Ghi sai trên hợp đồng về chủng loại, số lượng, đơn giá.


17

Xét duyệt bán chịu
Bán chịu cho những khách hàng không đủ tiêu chuẩn theo chính
sách bán chịu dẫn đến mất hàng, khơng thu được tiền.
Nhân viên bán hàng có thể cấp quá nhiều định mức bán chịu để đẩy
mạnh doanh thu bán hàng nên làm cho đơn vị phải gánh chịu rủi ro tín
dụng quá mức.
Giao hàng
 Giao hàng khi chưa được xét duyệt
 Giao hàng không đúng chủng loại, số lượng.

 Hàng hóa có thể bị thất thốt trong q trình giao
hàng. Lập hóa đơn
 Bán hàng nhưng khơng lập hóa đơn.
 Lập hóa đơn sai về giá trị, tên, mã số thuế, địa chỉ khách hàng.
 Không bán hàng nhưng vẫn lập hóa đơn.
Ghi chép doanh thu và theo dõi nợ phải thu khách hàng
 Ghi nhận sai trên khách hàng, thời hạn thanh toán.
 Ghi sai niên độ về doanh thu và nợ phải thu khách hàng.
 Ghi sai số tiền, ghi trùng hay ghi sót hóa đơn.
 Quản lý nợ phải thu khách hàng kém, không địi được nợ.
 Khoản tiền thanh tốn của khách hàng bị chiếm đoạt.
 Xóa sổ nợ phải thu khách hàng nhưng khơng xét duyệt.
 Nợ phải thu bị thất thốt do không theo dõi chặt chẽ.
1.2.2. Nguyên tắc ghi nhận và đo lƣờng doanh thu bán hàng
Doanh thu là tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được
trong kỳ kế toán. Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn. Về
nguyên tắc, cuối kỳ kế toán, doanh nghiệp phải xác định kết quả hoạt động
sản xuất kinh doanh. Toàn bộ doanh thu thực hiện trong kỳ kế toán được
kết chuyển để xác định kết quả kinhdoanh.


18

1.2.3. Các rủi ro trong ghi nhận và đo lƣờng doanh thu bán hàng
Rủi ro về bán hàng: Nhận đặt hàng từ những khách hàng khơng đảm
bảo tính pháp lý; Bán chịu cho khách hàng khơng có khả năng thanh tốn;
Chấp nhận đặt hàng nhưng khơng có khả năng thực hiện.Xuất hàng bán khi
khơng được phép; Xuất hố đơn bán hàng khơng đúng giá, tính sai chiết
khấu;...
Rủi ro về lập hóa đơn và theo dõi nợ phải thu: Khơng lập hoặc lập

khơng kịp thời hóa đơn, chứng từ bán hàng cho khách hàng; Lập khống
hóa đơn bán hàng; Hóa đơn lập sai; Chuyển dữ liệu công nợ sai, không kịp
thời.
Rủi ro về xuất kho, cung cấp hàng hóa: Xuất kho giao hàng sai số
lượng, địa chỉ đối tượng nhận hàng, thời gian giao hàng; Mất hàng hóa
trong q trình xuất kho, giao hàng.
Rủi ro về thu tiền: Người được giao nhiệm vụ thu tiền của khách
hàng bằng tiền mặt nhưng khơng nộp về Cơng ty, thất thốt tiền.
Rủi ro về ghi sổ kế tốn: Các nghiệp vụ bán hàng khơng được ghi
chép đầy đủ, phản ánh thiếu doanh thu và các khoản phải thu.
1.3.NỘI DUNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG
TRONG DOANH NGHIỆP
1.3.1. Mục tiêu kiểm sốt nội bộ đối với chu trình bán hàng
-

Mục tiêu tổng quát

Mục tiêu tổng quát là phải đảm bảo các nghiệp vụ bán hàng hóa cho
các khách hàng là có thật.
-

Mục tiêu cụ thể

* Đối với hoạt động bán hàng:
Doanh nghiệp nên xem xét, cân nhắc chỉ bán hàng cho những khách
hàng có tính pháp lý.
Đảm bảo tính pháp lý của các giao dịch với khách hàng, các giao
dịch là có thật.

19

Các nghiệp vụ bán hàng đã ghi sổ là phải có căn cứ hợp lý, có chứng
từ hợp lệ.
Các nghiệp vụ bán hàng phải được phê chuẩn và cho phép một cách
đúng đắn (sự cho phép).
Các nghiệp vụ bán hàng phải được ghi sổ đầy đủ (tính đầy đủ) và
phải được đánh giá đúng đắn.
Các nghiệp vụ bán hàng được phân loại đúng đắn ghi đầy đủ vào sổ
chi tiết và phải được phản ánh đúng lúc.
Các nghiệp vụ bán hàng phải được ghi đúng đắn tính tốn đúng và
tổng hợp chính xác ( tính chính xác cơ học).
* Đối với hoạt động thu tiền bán hàng:
Phải đảm bảo các khoản tiền đã ghi sổ là số tiền thực tế đã thu được.
Chắc chắn tiền mặt thu được đã được ghi đầy đủ vào sổ quỹ và nhật
ký thu tiền, tính tốn và đánh giá đúng (tính đầy đủ).
Khoản tiền chiết khấu đã được xét duyệt đúng đắn, phiếu thu được
đối chiếu và ký duyệt (sự phê chuẩn).
Các khoản tiền thu đã ghi sổ và đã nộp đều đúng với giá bán quy
định.
Các khoản tiền thu đều được phân loại đúng (sự phân loại).
Các khoản thu tiền được ghi đúng kì, đúng thời hạn (tính kịp thời).
Các khoản thu tiền được ghi đúng đắn và tổng hợp chính xác.
1.3.2. Tổ chức thơng tin và truyền thơng phục vụ kiểm sốt nội bộ
chu trình bán hàng
1.3.2.1. Thơng tin
Thơng tin kế tốn là một bộ phận quan trọng không thể thiếu cho
việc thực hiện các mục tiêu kiểm soát. Mục tiêu cuối cùng trong kiểm sốt
chu trình bán hàng và thu tiền là phải đảm bảo doanh thu được tính chính
xác, tiền thu đúng, thu đủ. Do đó, để đáp ứng được mục tiêu này đòi hỏi

20

phải tổ chức hệ thống chứng từ kế toán và hệ thống sổ kế toán một cách
khoa học, đầy đủ, phù hợp với yêu cầu thông tin trên báo cáo về doanh thu,
tiền thu bán hàng và nợ phải thu của khách hàng, đồng thời phải quy định
rõ phương pháp lập, quy trình luân chuyển, ký duyệt chứng từ nhằm đảm
bảo tính pháp lý của chứng từ.
Mọi bộ phận và cá nhân trong doanh nghiệp đều phải có những
thơng tin cần thiết giúp thực hiện trách nhiệm của mình (trong đó có trách
nhiệm kiểm sốt). Vì vậy, những thơng tin cần thiết cần phải được xác
định, thu thập và truyền đạt tới những cá nhân, bộ phận có liên một cách
kịp thời và thích hợp. Hệ thống thơng tin của doanh nghiệp tạo ra các báo
cáo, trong đó chứa đựng những thơng tin tài chính, hoạt động hay tn thủ,
giúp cho nhà quản lý điều hành và kiểm soát doanh nghiệp.
Đơn vị cần xác định các thông tin cần thiết phải thu thập, xử lý và
báo cáo. Vấn đề quan trọng nhất là thông tin phải phù hợp với nhu cầu, đặc
biệt trong giai đoạn doanh nghiệp đối mặt với thay đổi trong kinh doanh,
với sự cạnh tranh gay gắt và sự thay đổi nhu cầu của khách hàng. Do vậy,
hệ thống thông tin cũng phải thay đổi phù hợp nhằm đáp ứng mục tiêu mới
của doanh nghiệp. Một hệ thống thơng tin tốt cần có các đặc điểm sau:
-

Hỗ trợ cho chiến lược kinh doanh

-

Hỗ trợ cho sáng kiến mang tính chiến lược

-

Tích hợp với hoạt động kinh doanh

-

Phối hợp hệ thống thông tin cũ và mới

Trong thực tế có thể là ngược lại. Do hệ thống cũ đã được kiểm tra
thông qua sử dụng, do vậy chúng thường đáp ứng được nhu cầu. Do vậy,
cần nghiên cứu kỹ lưỡng hai hệ thống (cũ và mới) để có quyết định phù
hợp.
-

Chất lượng thông tin: Bất kể là thông tin được tạo ra bởi hệ thống

nào thì cũng cần phải đảm bảo chất lượng, có vậy thơng tin mới hữu ích