Bài tập học phần Phân tích thiết kế hệ thống: Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý trang thiết bị tại kí túc xá

HỌC VIỆN KỸ THUẬT QN SỰ
 KHOA CƠNG NGHỆ THƠNG TIN

Trình Đức Khanh
Lớp mơn học: AAS7182020.001

BÀI TẬP HỌC PHẦN

PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

ĐỀ TÀI: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG
QUẢN LÝ TRANG THIẾT BỊ TẠI KÍ TÚC XÁ

Giáo viên phụ trách: Nguyễn Hồi Anh

HÀ NỘI,08/2020


Lời nói đầu
Ngày nay, cơng nghệ thơng tin đã được ứng dụng rộng rãi trên mọi lĩnh vực của 
cuộc sống. Với tốc độ  và tính chính xác, máy tính đã giúp con người tận dụng hiệu  
quả thời gian, giảm nhân lực và cải thiện chất lượng cơng việc. Việc ứng dụng cơng  
nghệ thơng tin vào các đơn vị, trường học giúp nâng cao hiệu quả rõ rệt trong cơng tác  
quản lý.
Với sự phát triển của xã hội, thời buổi cơng nghiệp hóa­ hiện đại hóa thì việc  
quản lý các cấp trong một hệ  thống địi hỏi sự  nhanh nhạy, chính xác, tiện dụng và 
nâng cao hiệu quả  trong q trình quản lý. Hiện tại, nhiều cơ  quan, tổ  chức, trường  
học, hệ thống quản lý vẫn chưa được tin học hóa, dẫn đến mất rất nhiều thời gian và  
cơng sức quản lý. 
Do đó, em quyết định chọn đề  tài “Phân tích thiết kế  hệ  thống quản lý trang 
thiết bị tại kí túc xá” làm bài tập lớn mơn học Phân tích thiết kế hệ thống. Với mong  

muốn hệ thống có thể làm giảm số lượng cơng việc của nhân viên và tiết kiệm chi phí 
cũng như thời gian trong cơng tác quản lý.
Với kinh nghiệm từ thực tiễn và kiến thức cịn hạn chế, tuy đã cố gắng nỗ lực  
hết mình nhưng đề  tài của em vẫn khơng tránh khỏi những thiếu sót. Em mong nhận 
được những đóng góp về thiếu sót của em từ thầy cơ và các bạn để em có thể rút kinh  
nghiệm và phát triển hệ thống một cách tốt nhất có thể. 

Em xin chân thành cảm ơn!


Mục lục


CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT HỆ THỐNG
Mơ tả hệ thống

1.1.

1.1.1. Nhiệm vụ cơ bản
­

Quản lý trang thiết bị các phịng ở của sinh viên tại kí túc xá

­

Theo dõi, đánh giá tình trạng của thiết bị

­

Quản lý thêm mới thiết bị

­

Quản lý sửa chữa thiết bị

­

Báo cáo, thống kê, đánh giá trang thiết bị

1.1.2. Cơ cấu tổ chức và nhiệm vụ
­ Bộ phận quản lý thiết bị:

Quản lý số lượng thiết bị tại các phịng 
Kiểm tra, đánh giá tình trạng thiết bị định kỳ
u cầu sửa chữa thiết bị
u cầu bổ sung thiết bị mới nếu cần
Thống kê, báo cáo định kỳ
­ Bộ phận sửa chữa thiết bị:

Tiếp nhận u cầu sửa chữa, lắp đặt từ đội quản lý thiết bị
Lập danh sách thiết bị cần sửa chữa
Đánh giá thẩm định thiết bị nào sửa chữa được, thiết bị nào cần thay thế 
mới
Lập biên bản nghiệm thu
Thống kê, báo cáo về việc sửa chữa thiết  bị
­ Bộ phận quản lý kho thiết bị:

Tiếp nhận u cầu thêm mới thiết bị từ đội quản lý thiết bị

Lập hóa đơn nhập/xuất thiết bị
Báo cáo, thống kê định kỳ
1.1.3. Quy trình xử lý
­ u cầu bổ sung thiết bị: Nếu sinh viên tại các phịng có nhu cầu lắp đặt 

thêm thiết bị để phục vụ cho nhu cầu sinh hoạt hàng ngày thì sẽ phải viết đơn 
xin bổ sung thiết bị mới (1) (MB01) gửi lên bộ phận quản lý thiết bị chờ ký 
phê duyệt u cầu (2). Sau khi đã phê duyệt, bộ phận quản lý thiết bị sẽ 
chuyển đơn xuống bộ phận quản lý kho. Bộ phận kho thiết bị tiếp nhận sau 
đó kiểm kê thiết bị trong kho (3). Lúc này sẽ có 2 trường hợp:
TH1: Hiện tại kho đang thiếu trang thiết bị mà bộ phận quản lý thiết bị u 
cầu. Bộ phận quản lý kho sẽ lập đơn u cầu nhập bổ sung thiết bị (4) 
(MB02) chuyển lên ban quản lý chờ xác nhận. Sau khi xác nhận sẽ tiến 
hành nhập mới thiết bị (5)
TH2: Thiết bị u cầu đã có sẵn trong kho. Bộ phận quản lý kho lập phiếu 
xuất kho (6) (MB03) chuyển các thiết bị được u cầu lại cho nhân viên kỹ 
thuật tiến hành lắp đặt và cập nhật lại tình trạng kho (7). Sau khi lắp đặt 
xong nhân viên kỹ thuật sẽ lập phiếu bàn giao thiết bị (8) (MB04) và hóa 
đơn mua mới thiết bị(MB05) cho sinh viên trưởng phịng ký xác nhận. Sinh 
viên sẽ phải mang hóa đơn đến phịng tài vụ đóng tiền mua thiết bị
­ u cầu sửa chữa thiết bị: Nếu trong q trình sử dụng, thiết bị tại phịng bị 

hỏng hóc thì sinh viên phịng đó phải lập phiếu đề nghị sửa chữa thiết bị (9) 
(MB06) gửi lên bộ phận quản lý thiết bị xin ký xác nhận rồi chuyển đến bộ 
phận sửa chữa thiết bị. Sau khi tiếp nhận u cầu bộ phận sửa chữa sẽ lập 
danh sách các thiết bị cần phải sửa chữa (10) (MB07) và tiến hành thẩm định 
tình trạng thiết bị (11).
TH1: Nếu thẩm định thấy thiết bị có khả năng sửa chữa được sẽ tiến hành 
sửa chữa thiết bị (12). Khi dã sửa chữa xong đội sửa chữa sẽ lập phiếu 
nghiệm thu kết quả sửa chữa (13) (MB08) gửi lại cho bộ phận quản lý thiết 

bị để cập nhật tình trạng thiết bị (14) trong danh sách thiết bị của từng 
phịng(MB09).
TH2: Nếu thẩm định thấy thiết bị khơng cịn khả năng sửa chữa bộ phận 
sửa chữa sẽ lập danh sách các thiết bị hỏng khơng thể sửa chữa (15) 
(MB10) gửi lại cho bộ phận quản lý thiết bị. Bộ phận quản lý thiết bị sẽ 
lập phiếu u cầu thay mới thiết bị (16) (MB11) cho sinh viên kí nhận rồi 
chuyển đến bộ phận kho. Bộ phận quản lý kho lập phiếu xuất kho (17) 
(MB03) chuyển các thiết bị được u cầu lại cho nhân viên kỹ thuật tiến 
hành lắp đặt thiết bị mới (18). Sau khi lắp đặt xong nhân viên kỹ thuật sẽ 
lập phiếu bàn giao thiết bị (19) (MB04).
­ Nhập thiết bị vào kho: Khi số thiết bị trong kho khơng đủ đáp ứng các u 

cầu bộ phận kho sẽ lập danh sách u cầu nhập bổ sung thiết bị (20) (MB02) 
gửi lên bộ phận quản lý thiết bị. Sau khi được phê duyệt bộ phận kho sẽ làm 
việc với nhà cung cấp tiến hành nhập hàng (21). Nhà cung sẽ chuyển thiết bị 
đã được đặt đến kho cùng với hóa đơn nhập hàng(MB12). Kho sẽ ký xác nhận 
và cập nhật tình trạng kho (22) rồi chuyển qua phịng tài vụ thanh tốn. 
­ Kiểm tra đánh giá thiết bị hàng năm: Bộ phận quản lý thiết bị sẽ lấy thơng 

tin danh sách thiết bị hiện đang được sử dụng tại các phịng giao cho tổ kỹ 
thuật. Tổ kỹ thuật sẽ tiến hành kiểm tra đánh giá thiết bị từng phịng (23). Sau 
khi kiểm tra sẽ tổng hợp kết quả gửi cho bộ phận quản lý thiết bị. Bộ phận 
quản lý thiết bị sẽ cập nhật lại tình trạng thiết bị (24) rồi lập báo cáo kết quả 
kiểm tra thiết bị định kỳ (25) (MB13) gửi lên ban quản lý kí túc xá.
1.1.4. Mẫu biểu
­

MB01: Đơn xin bổ sung thiết bị mới

CỘNG HỒ XàHỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập ­ Tự do ­ Hạnh phúc


ĐƠN XIN BỔ SUNG THIẾT BỊ

Kính gửi: Bộ phận quản lý thiết bị
Đơn vị sử dụng thiết bị: ……………………
Do nhu cầu cải thiện nâng cao điều kiện sinh hoạt để có mơi trường học tập 
làm việc tốt hơn, phịng:……. Xin được bổ sung các thiết bị sau


ST
T

Tên thiết bị

Số lượng

Loại thiết bị

Ghi chú




…., ngày…tháng,…năm….
Bộ phận quản lý thiết bị

   Đơn vị sử dụng thiết bị


­

MB02: Đơn u cầu mua bổ sung thiết bị vào kho

Cộng hồ xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Độc lập­ Tự do­ Hạnh phúc

ĐƠN ĐỀ  NGHỊ NHẬP MỚI THIẾT BỊ VÀO KHO

Kính gửi: Ban quản lý
Dựa trên tình hình hiện tại của kho và nhu cầu sử dụng thiết bị, tại kho đang 
thiếu các thiết bị sau:


STT

Tên thiết 
bị

Thông 
số kỹ 
thuật

Số 
lượng

Đơn 

giá

Nhà 
cung 
cấ p

Ghi chú




Bộ phận kho xin đề nghị ban quản lý xem xét và phê duyệt việc mua mới 
thiết bị bổ sung để đảm bảo việc hoạt động của kho cũng như đảm bảo trang 
thiết bị phục vụ cho mọi hoạt động thiết yếu.
….., ngày…tháng…năm…
Đơn vị yêu cầu


­

MB03: phiếu xuất kho

Cộng hịa xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Độc lập­ Tự do­ Hạnh phúc

PHIẾU XUẤT KHO

Kính gửi: Ban quản lý
Đơn vị nhận thiết bị: …………….
STT

Mã thiết 
bị

Tên thiết 
bị

Số 
lượng

Bộ phận 
tiếp 
nhận

Tình 
trạng 
thiết bị

…., ngày…tháng…năm…
Người lập báo cáo
­

MB04: Phiếu bàn giao thiết bị
CỘNG HỒ XàHỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập ­ Tự do ­ Hạnh phúc

PHIẾU BÀN GIAO THIẾT BỊ

STT

Mã thiết 
bị

Tên thiết 
bị

Bộ phận 
tiếp 
nhận

Thời 
gian

Tình 
trạng 
thiết bị


…., ngày…tháng,…năm….
Người lập báo cáo
­

Đơn vị tiếp nhận

MB05: Hóa đơn mua mới thiết bị

CỘNG HỒ XàHỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập ­ Tự do ­ Hạnh phúc

HĨA ĐƠN MUA THIẾT BỊ

STT

Tên 
thiết bị

Thơng 
số kỹ 
thuật

Số 
lượng

Đơn giá

Nhà 
cung 
cấp

Tổng tiền:
…., ngày…tháng,…năm….
Người lập báo cáo

­

Đơn vị tiếp nhận

MB06: phiếu u cầu sửa chữa thiết bị
CỘNG HỒ XàHỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập ­ Tự do ­ Hạnh phúc

PHIẾU ĐỀ NGHỊ SỬA CHỮA THIẾT BỊ
Kính gửi: Bộ phận sửa chữa thiết bi
Đơn vị sử dụng thiết bị: ……………………


Danh sách thiết bị cần sửa chữa:
STT

Mã 
thiết 
bị

Tên 
thiết 
bị

Tình trạng

Nội dung sửa chữa

Ghi chú

….,, ngày…tháng..năm….
Đơn vị sử dụng thiết bị
­

MB07: Danh sách các thiết bị cần phải sửa chữa

DANH SÁCH THIẾT BỊ CẦN SỬA CHỮA

STT

­

Mã thiết bị

Tên 
thiết bị

Loại 
thiết bị

Tình 
trạng

Ghi chú

MB08: Phiếu nghiệm thu kết quả sửa chữa

Cộng hịa xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Độc lập­ Tự do – Hạnh phúc

BIÊN BẢN
NGHIỆM THU THIẾT BỊ ĐàĐƯỢC SỬA CHỮA ĐƯA VÀO SỬ DỤNG

Bên sửa chữa:
Bên sử dụng:


Bộ phận tiếp nhận thiết bị:

Chúng tơi đồng ý ký biên bản bàn giao thiết bị với các nội dung sau:

STT

Mã 
thiết 
bị

Tên 
thiết 
bị

Chi 
tiết 
hỏng

Nội 
dung 
sửa

Chi tiết  Ngườ Ngày sửa Ghi chú
thay 
i sửa
thế

Chúng tơi nhất trí xác nhận việc đã bàn giao thiết bị đã được sửa
……, ngày…. tháng…năm….
Đơn vị tiếp nhận thiết bị 

Bộ phận sửa chữa

­

MB09: Danh sách thiết bị theo từng phịng

DANH SÁCH THIẾT BỊ THEO TỪNG PHỊNG

Đơn vị chịu trách nhiệm bảo quản:…………………..
Mã thiết bị

ST
T 

­

Tên 
thiết bị

Loại 
thiết bị

Số lượng

Tình 
trạng

Ghi chú

MB10: Danh sách thiết bị đã hỏng khơng thể sửa chữa

Cộng hịa xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

DANH SÁCH THIẾT BỊ HỎNG
KHƠNG SỬA ĐƯỢC
Kính gửi: Ban quản lý
Sau khi tiếp nhận u cầu sửa chữa từ bộ phận quản lý trang thiết bị phịng 
máy và đã khảo sát kiểm tra. Chúng tơi đưa ra được danh sách các thiết bị đã 
hỏng khơng sửa được.
STT

Mã 
thiết 
bị

Tên 
thiết 
bị

Loại 
thiết 
bị

Lý do 
hỏng

Đơn vị
sử dụng

Ghi 
chú


 …..,ngày….tháng…năm…
Ban quản lý thiết bị

Người lập báo cáo


­

MB11: Phiếu đề nghị thay mới thiết bị

Cộng hịa xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Độc lập­ Tự do­ Hạnh phúc
ĐỀ NGHỊ THAY MỚI THIẾT BỊ
Kính gửi: Bộ phận quản lý thiết bị
Đơn vị u cầu: 
Sau một thời gian sử dụng thiết bị, có xảy ra các vấn đề và bộ phận đã đề nghị 
sửa chữa. Tuy nhiên do thiết bị khơng cịn khả năng sử dụng cũng như sửa 
chữa, nên bộ phận đề nghị được thay mới các thiết bị sau:
STT

Mã thiết 
bị

Tên thiết 
bị

Số lượng

Lý do thay 
thế

….., ngày…tháng…năm
Bộ phận quản lý thiết bị
thiết bị

Đơn vị sử dụng 


­

MB12: Hóa đơn Nhập hàng

(Nhà cung cấp)
Chuyên cung cấp: ……………………………
Địa chỉ: ………………………….
Web: ……………………
Tel: ………………………………
Mobile: …………………………
Email: ……………………………
HÓA ĐƠN MUA THIẾT BỊ
Số hiệu: ……………
Người mua: …………………….
Số điện thoại: ………………………...
Hình thức thanh tốn: ……………………………
Tên 
Hãng 

Loại 
Số 
Đơn 
STT thiết 
sản 
Thành tiền
thiết bị
lượng
giá
bị
xuất
1
2
3
…

Tổng tiền:
………
……., ngày …. tháng ….
năm 20…
Người mua hàng

Người bán hàng


1.2.

Mơ hình hóa hệ thống

1.2.1. Mơ hình tiến trình nghiệp vụ

­

Ký hiệu sử dụng:

­

Mơ hình: