Tầm quan trọng của kỹ năng công nghệ thông tin cơ bản - Tin học văn phòng

TẦM QUAN TRỌNG CỦA KỸ NĂNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
CƠ BẢN - TIN HỌC VĂN PHỊNG
Hồng Phương Thảo
Trường Đại học Hà Nội
Tóm tắt: Xã hội hiện đại mở ra cho chúng ta ngày càng nhiều cơ hội nghề nghiệp, đồng
thời cũng địi hỏi chúng ta phải có nhiều kỹ năng mới. Khi tìm kiếm thơng tin tuyển dụng của các
cơng ty chúng ta thấy hầu hết các công việc văn phịng như kế tốn, hành chính, nhân sự, tài
chính, … thì một trong những u cầu khơng thể thiếu cho các vị trí này là phải “thành thạo tin
học văn phịng”. Bời vì tất cả những cơng việc này hàng ngày đều liên quan đến máy tính như:
Chuẩn bị tài liệu, in ấn, tập hợp dữ liệu, tính tốn, báo cáo, thuyết trình, …Tin học văn phịng sẽ
giúp chúng ta dễ dàng tìm kiếm các nội dung liên quan đến công việc, quản lý hoặc theo dõi
cùng một lúc nhiều cơng việc thay vì phải ghi nhớ trong đầu hoặc phải dùng sổ sách, tạo ra
được những hiệu ứng tốt khi trình bày một vấn đề với mầu sắc và hình ảnh đa dạng, tiết kiệm
chi phí in ấn vì chúng ta có thể nháp, chỉnh sửa văn bản đến khi văn bản đã đẹp, chính xác rồi
mới in, hoặc gửi file cho người khác thay vì việc phải in ra rồi mới gửi. Tiết kiệm thời gian khi
bạn có thể làm nhiều phép tính phức tạp một cách tự động trên excel với rất nhiều thông tin.

I. MỤC TIÊU
Ngày nay, với sự tiến bộ và phát triển của khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin
đã xuất hiện ở mọi lĩnh vực, mọi ngành nghề trong cuộc sống đòi hỏi chúng ta ít nhất
phải thành thạo những kỹ năng cơ bản về Cơng nghệ Thơng tin trong đó có Tin học Văn
phịng. Tin học Văn phịng là một cơng cụ khơng thể thiếu trong hầu hết các vị trí tuyển
dụng của các doanh nghiệp. Đặc biệt các nhà quản lý họ đều sử dụng Excel để thực hiện
việc quản trị, nhân viên văn phòng và sử dụng Excel để tối ưu hóa các cơng việc họ phải
làm, …Sau khi tốt nghiệp chắc chắn chúng ta ai cũng sẽ phải đi vào thị trường lao động,
cũng muốn xin được việc đúng theo ngành nghề mình u thích. Vì vậy nếu muốn được
đánh giá cao cần phải có những kỹ năng nghề nghiệp tốt để các nhà tuyển dụng thấy
được khả năng của bạn.
Ngồi kĩ năng làm việc nhóm, kĩ năng truyền đạt thơng tin,… thì kỹ năng sử dụng
Cơng nghệ Thông tin cơ bản cũng vô cùng cần thiết giúp năng suất làm việc trở nên
hiệu quả hơn. Không chỉ các sinh viên chưa ra trường mà còn đối với tất cả các nhân

viên văn phòng, người đi làm hành chính …đều cần sử dụng đến cơng cụ Microsoft
Word – Microsoft Excel – Microsoft PowerPoint để làm việc.
II. TIN HỌC VĂN PHỊNG LÀ GÌ?
Tin học Văn phịng là một mảng nhỏ trong ngành Công nghệ Thông tin chú trọng
đến khả năng xử lý các công việc thường được sử dụng trong văn phòng như thao tác
với các văn bản, bàng tính, trình chiếu, …Tin học Văn phịng bao gồm bộ các cơng cụ
Microsoft Office trong đó có MS Word, MS Excel, MS PowerPoint, MS Access, MS
Outlook và rất nhiều các công cụ khác với rất nhiều các phiên bản khác nhau như 2003,

226


2007, 2010, 2013, 2016 nhưng chúng đều có mục đích chính là phục vụ cho cơng việc
văn phịng.
Đặc biệt khi nói đến Tin học Văn phịng thì bộ 3 cơng cụ khơng thể thiếu mang lại
những tính năng ứng dụng rất rộng rãi và được áp dụng phổ biến trong việc thực hiện tất
cả các cơng việc văn phịng, văn bản, giấy tờ hiện nay đó chính là Word, Excel,
PowerPoint. Đứng trước những tính năng đa dạng của bộ 3 cơng cụ này mang lại khơng
ít người đã bất ngờ, không biết đươc cách tiếp cận và sử dụng thế nào cho hiệu quả và
tối ưu nhất.
Việt thành thạo Tin học Văn phịng mang đến giá trị khơng chỉ là nhất thời và duy
nhất mà còn kéo dài mãi về sau và bổ trợ cho mọi công việc trong cuộc sống. Nắm vững
kiến thức và kỹ năng Tin học Văn phịng là chìa khóa quan trọng trong việc hội nhập
nguồn chi thức của xã hội.
III. SỰ CẦN THIẾT CỦA TIN HỌC VĂN PHÒNG
Xã hội hiện đại mở ra ngày càng nhiều cơ hội nghề nghiệp đồng thời cũng đòi hỏi
chúng ta phải có nhiều kỹ năng mới thì vai trị của Tin học ngày càng trở nên quan trọng
và là nhân tố vô cùng cần thiết trong mọi lĩnh vực. Trong những năm gần đây tin học
được phổ cập rộng rãi như là đã đưa vào chương trình học của tất cả các cấp, hỗ trợ việc
giảng dạy, các doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý riêng nhằm đáp ứng được công

việc đặc thù của từng ngành nghề.
C. 1. Đối với công việc:
Hầu hết các doanh nghiệp đều yêu cầu nhân viên phải thành thạo các kỹ năng tin
học nói chung và tin học văn phịng nói riêng để hồn thành trơi chảy các cơng việc
như: các giao dịch bằng văn bản, giấy tờ, hoạt động quản lý hành chính – nhân sự, hoạt
động kế tốn, kiểm tốn, marketing, … Tất cả các vị trí tuyển dụng của các doanh
nghiệp đều có yêu cầu tối thiểu là thành thạo tin học văn phòng. Đây là kỹ năng mà
chúng ta có thể dễ dàng có được khi cịn ngồi trên ghế nhà trường nếu chúng ta thực sự
có ý thức rèn luyện và thực hành.
D.2. Đối với đời sống:
Nhờ có tin học mà cuộc sống của con người trở nên dễ dàng và thú vị hơn rất
nhiều. Chúng ta có thể kết nối, liên lạc và chia sẻ khắp toàn cầu. Tìm kiếm nguồn tài
nguyên mở và phong phú. Xử lý thơng tin, văn bản và thuyết trình trở nên hay ho hơn
bao giờ hết.
E. 3. Đối với giáo dục:
Khi còn ngồi trên ghế nhà trường chắc hẳn ai trong chúng ta cũng phải dùng đến
MS Word, MS Excel, MS PowerPoint. Tin học được xử dụng xuyên suốt quá trình học
để làm tiểu luận, báo cáo thực tập, luận văn, thuyết trình. Đây là cơ hội tốt để các bạn
thực hành và rèn luyện kỹ năng tin học văn phòng của mình trước khi bước vào thị

227


trường lao động thực sự. Các bạn tự đặt ra yêu cầu cho mình phải trình bày một bài tiểu
luận, luận văn, một đề án hay một slide thuyết trình đẹp, đúng quy cách, chuyên nghiệp.
Thực tế cho thấy việc học những kỹ năng Tin học Văn phòng này lại gặp khơng ít
khó khăn vì hầu hết chúng ta chưa nhận thấy được tầm quan trọng của những kỹ năng
này nên chưa thực sự tập trung vào học. Lượng kiến thức cần học là rất nhiều nên cần
thời gian dài mới đủ để tiếp thu.
IV. KỸ NĂNG TIN HỌC VĂN PHỊNG

Nói đến kỹ năng Tin học Văn phịng chúng ta nghĩ ngay đến các thao tác với văn
bản, bảng tính, trình chiếu, …Tin học Văn phịng là cơng cụ hỗ trợ đắc lực cho bạn.
Nếu bạn thành thạo nó thì hiệu quả công việc của bạn sẽ được đánh giá cao vì sự
chun nghiệp và nhanh chóng mà nó mang lại. Thành thạo kỹ năng Tin học Văn phòng
sẽ giúp các bạn có được lợi thế tốt hơn trong cơng việc. Những kỹ năng Tin học Văn
phịng cần có:
- Kỹ năng Word: Trình bày, soạn thảo văn bản trên MS Word
- Kỹ năng Excel: Tổ chức dữ liệu, tính tốn và báo cáo trên Microsoft Excel
- Kỹ năng PowerPoint: Trình bày nội dung báo cáo, thuyết trình trên Microsoft
PowerPoint
- Cách sao lưu dữ liệu an toàn
- Kỹ năng gõ bàn phím 10 ngón
- Học cách sử dụng Email hiệu quả
- Sử dụng phần mềm diệt virus
1. Kỹ năng Microsoft Word trong Tin học Văn phịng
Microsoft Word là một cơng cụ soạn thảo khá phổ biến hiện nay, nó cho phép
người dùng làm việc với văn bản, các hiệu ứng như phơng chữ, mầu sắc, hình ảnh đồ
họa và nhiều hiệu ứng đa phương tiện khác như âm thanh, video khiến cho việc soạn
thảo văn bản được thuận tiện hơn.
- Nhập liệu văn bản, định dạng văn bản, đoạn văn bản: Gõ đúng văn phạm tiếng
Việt, font chữ, cỡ chữ, mầu chữ.
- Lập, chèn, định dạng bảng: Bullet, Numbering, căn đoạn, Line Spacing, tab,
chia cột văn bản, trộn, tách, đường viền bảng.
- Chèn hình ảnh, vẽ hình khối, sơ đồ
- Chèn ký tự đặc biệt , chèn liên kết, ghi chú .
- Thiết lập trang in: Khổ giấy, lề in, tiêu đề đầu trang, tiêu đề chân trang, đánh số
trang văn bản.

228

- Trộn văn bản
- Bảo mật file
2. Kỹ năng Microsoft Excel trong Tin học Văn phịng
Microsoft Excel là chương trình xử lý bảng tính. Bảng tính của Excel cũng bao
gồm nhiều ơ được tạo bởi các dịng và cơt, việc nhập dữ liệu và lập cơng thức tính tốn
trong excel cũng có những điểm tương tự. Tuy nhiên excel có nhiều tính năng ưu việt và
có giao diện rất thân thiện với người dùng, chủ yếu là thiết lập, xử lý bảng và tính tốn
theo các hàm.
- Tạo bảng tính, định dạng dữ liệu bảng tính: Định dạng số, định dạng bảng, trộn,
xóa cột,…
- Định dạng tự động theo yêu cầu
- Sử dụng hàm số thông dụng: If, Vlookup, Hlookup, sum, sumif, Average,
Count, CountIf, Min. Max, Year, Month, Day, Now, …
- Sử dụng lọc dữ liệu: Lọc theo yêu cầu
- Vẽ biểu đồ: Chart
- Tạo liên kết
- Thiết lập in, bảo mật file
3. Kỹ năng Microsoft PowerPoint trong Tin học Văn phịng
Gồm bộ soạn thảo và thiết lập trình chiếu
- Chỉnh sửa, vẽ hình khối, biểu đồ trong PowerPoint
- Tạo liên kết
- Sử dụng các kiểu trình chiếu, thiết kế
- Tạo hiệu ứng
- Sử dụng slide Master
- Bảo mật file
- Trình chiếu, xuất file sang định dạng PDF
4. Cách sao lưu dữ liệu an tồn
Bạn đang sử dụng máy tính của cơng ty hay máy tính cá nhân thì việc sao lưu dữ
liệu cũng rất cần thiết, đặc biệt là những dữ liệu quan trọng. Mọi việc đều có thể xảy ra

nếu như chúng ta khơng có kế hoạch xử lý. Bạn hãy tưởng tượng rằng ngày mai là một
cuộc họp rất quan trọng mà hơm nay máy tính bị hỏng trong khi toàn bộ dữ liệu cần
thiết bạn để hết trên máy tính, bạn khơng có cách nào để lấy được dữ liệu. Vì vậy chúng
ta nên sử dụng một thiết bị hay một dịch vụ lưu trữ dữ liệu trên internet để tránh những

229


rủi ro khơng đáng có. Bạn có thể dùng USB, Ổ cứng di động, đĩa CD, DVD,…Hay dịch
vụ lưu trữ trên internet để đảm bảo an toàn cho dữ liệu của bạn và đặc biệt ở bất kỳ đâu
bạn cũng có thể lấy nó ra được: OneDriver, Dropbox, GoogleDriver, website
Mediafile,…
5. Kỹ năng gõ bàn phím 10 ngón
Trong cơng việc hằng ngày, bạn phải sử dụng thành thạo chương trình Word, do
vậy nếu các bạn chỉ gõ bàn phím bằng 2 ngón thì để soạn được một văn bản cũng đã
mất khá nhiều thời gian. Việc đó sẽ làm ảnh hưởng đến tiến độ công việc chung của bạn
cũng như của cả cơng ty. Vì vây các bạn cần phải sử dụng bàn phím một cách thành
thạo nhất. Hồn thành một bản thảo của dự án trong thời gian ngắn nhất. Bạn sẽ luôn
được tin tưởng và đánh giá cao về những gì mà bạn đã làm cho cơng ty.
6. Học cách sử dụng email hiệu quả
Với công nghệ hiện đại ngày nay chúng ta khơng cịn phải mang tài liệu văn bản
ra bưu điện để gửi mà hầu hết văn bản chúng ta chuyển tiếp bằng Email. Như vậy chúng
ta cần biết phải sử dụng email như thế nào cho hiệu quả và chuyên nghiệp nhất. Chúng
ta cần phải biết cách cài đặt chữ ký, cài đặt chế độ tự động trả lời email, chức năng lọc
email, chức năng đánh dấu và ưu tiên các email quan trọng,…và nhiều hơn thế nữa.
Những kỹ năng này giúp bạn không bỏ lỡ một giây phút nào khi có thơng tin mới.
7. Sử dụng phần mềm diệt virus
Nếu máy tính của chúng ta không được cài chế độ bảo vệ tốt, chẳng may máy tính
bị virus xâm nhập, những dữ liệu quan trọng có thể bị đánh cắp hoặc phá hủy sẽ ảnh
hưởng rất lớn đến công việc của bạn và của công ty. Do vậy, bạn cần phải biết sử dụng

phần mềm diệt virus để bảo vệ cho máy tính, tránh việc mất dữ liệu. Kỹ năng tin học cơ
bản này rất quan trọng cho cơng việc văn phịng của bạn, vì vậy bạn phải học để sử
dụng chúng một cách thành thạo nhất.
V. KẾT LUẬN
Với sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật ngày nay, chắc hẳn ai trong chúng ta cũng
thấy được tầm quan trọng của Công nghệ Thông tin. Sự có mặt của Cơng nghệ Thơng
tin đã góp phần tích cực cho nhiều vấn đề của cuộc sống. Việc chú trọng đến phát triển
Tin học đã đem lại lợi ích rất to lớn, đáp ứng được nhu cầu của đất nước và con người
trong thời kỳ hội nhập quốc tế.

230