Tài liệu Tìm hiểu về ngành hành chính văn phòng docx

z
CTT: Nghành Hành Chính Văn Phòng & Trường TC kinh tế -Kỹ thuật Bắc thăng long
Tìm hiểu về ngành hành
chính văn phòng
SV: Phạm Thị Loan - 1 - MSV:06-1484

CTT: Nghành Hành Chính Văn Phòng & Trường TC kinh tế -Kỹ thuật Bắc thăng long
LỜI CẢM ƠN
Lời cảm ơn đầu tiên Em xin gửi tới quý thầy cô trường Trung Cấp Kinh
Tế - Kỹ Thuật Bắc Thăng Long đã tận tụy truyền dạy kiến thức cho Em trong
trong thời gian qua để Em có thể hoàn thành được quá trình thực tập này.
Và hơn hết Em xin cảm ơn cô giáo: Lê Thị Na người trực tiếp hướng dẫn
em hoàn thành bài thực tập này.
Bài báo cáo thực tập này hoàn thành còn nhờ sự giúp đỡ của ban lãnh đạo
công ty, các cô chú, anh chị của văn phòng Công Ty Cổ Phần xây lắp & Ứng
Dụng Công Nghệ cota,.jsc , bạn bè đã cùng tôi sát cánh trong thời gian qua. Tôi
xin chân thành cảm ơn tất cả.
Với thời gian cho phép, khả năng nghiên cứu và kinh nghiệm thực tế còn
hạn chế ắt hẳn bài Báo cáo thực tập sẽ có nhiều thiếu sót. Nhưng với sự nghiên
cứu nghiêm túc, sự đam mê tìm tòi học hỏi, tôi rất mong nhận được chỉ bảo tận
tình của quý thầy cô.
Sinh viên thực hiện
Phạm Thị Loan
SV: Phạm Thị Loan - 2 - MSV:06-1484

CTT: Nghành Hành Chính Văn Phòng & Trường TC kinh tế -Kỹ thuật Bắc thăng long
MỤC LỤC
Lời cảm ơn………………………………………………………………… 1
Mục lục…………………………………………………………………… 2
Lời mở đầu………………………………………………………………… 4
Chương I. Những vấn đề chung về thể thức văn bản…………………… 6

I. Khái niệm chung về văn bản……………………………………… 6
1. Khái niệm văn bản…………………………………………………….… 6
2. Chức năng của văn bản………………………………………………… 6
3. Phân loại văn bản……………………………………………………… 8
II. Yêu cầu thể thức văn bản………………………………………… 13
1. Khái niệm về thể thức văn bản quản lý nhà nước…………… ……… 13
2. Tác dụng của việc quy định thể thức văn bản………………………… 13
3. Cách trình bày các yếu tố thể thức trong văn bản……………………… 14
3.1 Quốc hiệu 15
3.2 Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản 16
3.3 Số, ký hiệu của văn bản 17
3.4 Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản 19
3.5 Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản 21
3.6. Nội dung văn bản 21
3.7. Thể thức chữ ký 23
3.8. Dấu của cơ quan, tổ chức 24
3.9 Nơi nhận 25
3.10 Dấu chỉ mức độ khẩn, mật 26
3.11 Các thành phần thể thức khác 26
3.12 Thể thức bản sao 27
chương II.Thực trạng công tác văn phòng tại công ty cổ phần xây lắp
và ứng dụng công nghệ cota.,jsc 28
SV: Phạm Thị Loan - 3 - MSV:06-1484

CTT: Nghành Hành Chính Văn Phòng & Trường TC kinh tế -Kỹ thuật Bắc thăng long
A : Thực trạng về tổ chức hoạt động của công ty 28
I. Hình thành và phát triển của công ty cổ phần và ứng dụng công nghệ
cota.,jsc 28
1 .Địa chỉ trụ sở chính 28
2. Quá trình thành lập và phát triển 28

3. Các ngành nghề kinh doanh chính 29
II. Chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần xây lắp và
ứng dụng công nghệ cota.,jsc 30
1. Chức năng 30
2. Nhiệm vụ 30
3. Cơ cấu tổ chức 31
III. Chức năng, nhiệm vụ cơ cấu tổ chức của văn phòng công ty cổ phần
xây lắp và ứng dụng công nghệ cota.,jsc 34
1. Chức năng 34
2. Nhiệm vụ của văn phòng 34
3. Cơ cấu tổ chức văn phòng 35
B. Thực trạng thể thức văn bản tại công ty cổ phần xây lắp và ứng dụng
công nghệ cota.,jsc 36
I. Hoạt động chuyên môn của công ty cổ phần xây lắp và ứng dụng công nghệ
cota.,jsc 36
II. Cách trình bày thể thức văn bản tại công ty cổ phần xây lắp và ứng dụng
công nghệ cota.,jsc 37
1. Chức năng 37
2. Tên cơ quan ban hành văn bản 38
3. Số và ký hiệu văn bản 39
4. Địa danh 39
5. Tên loại và trích yếu văn bản 39
6. Nội dung của văn bản 40
7. Thể thức để ký 40
8. Nơi nhận 41
III. Ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân những hạn chế 41
1. Ưu điểm 41
2. Hạn chế 42
IV. Các giải pháp nhằm nâng cao thể thức văn bản tại công ty cổ phần xây
lắp và ứng dụng công nghệ cota,.jsc 44

1. Chức năng và nhiệm vụ……………………………………………… 44
2. Pháp lý và chính sách…………………………………………………… 45
3. Cập nhật liên tục các thông tin về Luật ban hành VBQPPL …………… 45
4. Hoàn thiện quy chế và quy trình trình bày thể thức văn bản…………… 46
5. Nâng cao năng lực cán bộ làm việc tại Công Ty ……………………… 46
SV: Phạm Thị Loan - 4 - MSV:06-1484

CTT: Nghành Hành Chính Văn Phòng & Trường TC kinh tế -Kỹ thuật Bắc thăng long
Kêt luận 50
Nhận xét của giáo viên hướng dẫn 51
LỜI MỞ ĐẦU
Như chúng ta đã biết, văn bản là một phương tiện lưu trữ và truyền đạt
thông tin hữu hiệu. Hiện nay, tất cả các cơ quan, đơn vị đều phải sử dụng
phương tiện này trong điều hành hoạt động quản lý của mình. Do tính năng và
tác dụng của văn bản rất lớn nên khi sử dụng văn bản, để điều chỉnh các mối
quan hệ giữa chủ thể quản lý với đối tượng bị quản lý về kinh tế, chính trị – xã
hội .vv…. phải tuân thủ theo quy định một cách chặt chẽ về việc lưu trữ và lưu
hành văn bản.
Hiện nay, ở nước ta đã có luật ban hành văn bản Quy phạm pháp luật để
điều chỉnh các mối quan hệ phát sinh liên quan đến văn bản của các cơ quan
nhà nước có thẩm quyền. Căn cứ vào luật, chính phủ, các Bộ, ngành.vv… đã
ban hành một số văn bản quan trọng liên quan đến các hoạt động kinh tế, chính
trị, xã hội của cơ quan, đơn vị, tổ chức như hợp đồng kinh tế, hợp đồng dân sự,
quyết định, báo cáo .vv…văn bản luật và pháp quy trên sẽ là căn cứ để các cơ
quan, đơn vị ban hành những văn bản nội bộ như : điều lệ, nội quy, quy chế làm
việc, các quyết định quản lý và những văn bản thường nhật. Để ban hành được
những văn bản có nội dung đầy đủ, hợp tình, hợp lý, đúng với chức năng,
nhiệm vụ và quyền hạn của mình và có tác động đích thực đến đối tượng điều
chỉnh cần phải có những bộ phận, nhân viên chuyên trách trợ giúp các nhà lãnh
đạo trong cơ quan, đơn vị.

Xuất phát từ nhu cầu thực tiễn về văn bản, em đã lựa chọn đề tài “tìm
hiểu về thể thức của văn bản Công Ty Cổ Phần & Ứng Dụng Công Nghệ
SV: Phạm Thị Loan - 5 - MSV:06-1484

CTT: Nghành Hành Chính Văn Phòng & Trường TC kinh tế -Kỹ thuật Bắc thăng long
cota,.jsc ”. Nhằm khẳng định vai trò to lớn của văn bản trong quá trình hoạt
động của Công Ty Cổ Phần xây lắp & Ứng Dụng Công Nghệ cota,.jsc
Đợt thực tập tốt nghiệp lần này giúp em hiểu thêm rất nhiều công việc mà
một nhân viên hành chính văn phòng phải làm . Đó là bài học kinh nhiệm quý
báu để em có thể định hướng rõ công việc mà em phải làm sau này
Và có thể đến với thành công ấy là nhờ sự dạy bảo nhiệt tình của thầy cô.
Em xin chân thành cảm ơn quý thầy cô luôn luôn hết lòng vì thế hệ trẻ chúng
em, đặc biệt tổ môn hành chính văn phòng. Cảm ơn ban lãnh đạo công ty, cảm
ơn các cô chú, anh chị của văn phòng Công Ty Cổ Phần xây lắp & Ứng Dụng
Công Nghệ cota,.jsc đã giúp đỡ em hoàn thành kỳ thực tập này. và lời cảm ơn
trân trọng nhất em xin gửi tới cô: Lê Thị Na người trực tiếp hướng dẫn em
hoàn thành bài thực tập này.
Tuy nhiên do thời gian và trình độ còn hạn chế nên bản báo cáo này của em
không tránh khỏi những thiếu sót và sơ sài. Em rất mong nhận được nhiều ý
kiến đóng góp của quý thầy cô và các bạn để bài báo cáo của em được hoàn
thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn.
Ngày 15 tháng 07 năm 2010
Sinh Viên
Phạm Thị Loan
SV: Phạm Thị Loan - 6 - MSV:06-1484

CTT: Nghành Hành Chính Văn Phòng & Trường TC kinh tế -Kỹ thuật Bắc thăng long
CHƯƠNG I
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ THỂ THỨC VĂN BẢN

I. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN BẢN
1. Khái niệm văn bản
Theo nghĩa rộng, văn bản được hiểu là vật mang tin được ghi bằng ký
hiệu hay ngôn ngữ nhất định, nghĩa là bất cứ phượng tiện nào dùng để ghi nhận
và truyền đạt thông tin từ chủ thể này đến chủ thể khác. Theo cách hiểu này, bia
đá, câu đối, ở đền chùa; Chúc thư, văn khế, thư tịch cổ; Tác phẩm văn học hoặc
khoa học kỹ thuật, công văn, giấy tờ, khẩu hiệu, băng ghi âm, bản vẽ…vv. ở
các cơ quan đều được gọi là văn bản. khái niệm này được sử dụng một cách phổ
biến trong giới nghiên cứu về văn bản học, ngôn ngữ học, văn học, sử học ở
nước ta từ trước tới nay.
Theo nghĩa hẹp, văn bản được hiểu là văn bản,giấy tờ, hồ sơ được hình
thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội,
các tổ chức kinh tế. Theo nghĩa này, các loại giấy tờ dùng để quản lý và điều
hành các hoạt động của cơ quan, tổ chức như chỉ thị, thông tư, nghị định, quyết
định, đề án công tác, báo cáo.vv… đều được gọi là văn bản. Ngày nay, khái
niệm này được dùng một cách rộng rãi trong hoạt động của các cơ quan, tổ
chức.
2. Chức năng của văn bản
a. Chức năng thông tin
Trong đời sống con người, thông tin là một nhu cầu rất căn bản. Nhu cầu
đó không ngừng tăng lên cùng với sự gia tăng của các mối quan hệ trong xã hội.
Mỗi người sử dụng thông tin lại tạo ra một thông tin mới. Các thông tin đó lại
được truyền đạt lại cho người khác. Trong quá trình thảo luận, truyền đạt mệnh
lệnh, trong thư từ hoặc trong tài liệu hay các phương diện truyền đạt khác.
Chính vì vậy mà:
Chức năng thông tin là chức năng chính của văn bản, các loại văn bản là
phương tiện truyền tải các thông tin nhằm mục tiêu phục vụ hoạt động chấp
hành và điều hành của các cơ quan tổ chức hoặc cá nhân.
SV: Phạm Thị Loan - 7 - MSV:06-1484

CTT: Nghành Hành Chính Văn Phòng & Trường TC kinh tế -Kỹ thuật Bắc thăng long
Các thông tin chứa đựng trong văn bản là một trong những nguồn của cải
quý giá của một quốc gia, là sản phẩm hành hóa đặc biệt quan trọng có vai trò
to lớn trong việc tạo ra của cải vật chất và tinh thần cho xã hội; là yếu tố quyết
định đưa ra những chủ chương chính sách nhằm giải quyết công việc của các cơ
quan cũng như các công việc liên quan đến quyền lợi và lợi ích của một cá nhân
và của các công dân.
Giá trị của văn bản phụ thuộc vào nội dung thông tin có trong văn bản;
giá trị của thông tin phụ thuộc vào độ chính xác, đầy đủ, kịp thời của thông tin
và các thông tin trong văn bản bao gồm : thông tin quá khứ, thông tin hiện tại,
thông tin tương lai ( hay còn gọi là thông tin dự báo).
b. Chức năng quản lý của văn bản
Quản lý là sự tác động của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm
đạt được những mục tiêu nhất định trong điều kiện biến động của môi trường.
chính vì vậy chức năng quản lý của văn bản được thể hiện như sau :
Văn bản là công cụ tổ chức các hoạt động quản lý giúp các cơ quan và
lãnh đạo điều hành các hoạt động của bộ máy trong phạm vi không gian và thời
gian cụ thể.
Văn bản là cơ sở tổ chức thông tin giúp các cơ quan và lãnh đạo điều
hành các quyết định, muốn ra kế hoạch gì ? Định hướng như thế nào ? tất cả
phải trình bày bằng văn bản.
Văn bản là công cụ để kiểm tra, giám sát, đôn đốc các công việc đã ban
hành.
c. Chức năng pháp lý của văn bản
Chức năng pháp lý là chức năng thứ 3 của văn bản – chức năng pháp lý
được thể hiên qua 2 phương diện :
Phương diện 1 : Được dùng để làm phương tiện ghi chép luật pháp của
nhà nước để điều tiết mối quan hệ xã hội.
Phương diện 2 : Văn bản là chứng cứ pháp lý để quản lý và điều hành.
d. Chức năng sử liệu

SV: Phạm Thị Loan - 8 - MSV:06-1484

CTT: Nghành Hành Chính Văn Phòng & Trường TC kinh tế -Kỹ thuật Bắc thăng long
Chức năng sử liệu được thể hiện : Văn bản là phương tiện ghi chép các
thông tin về đời sống văn hoá xã hội. Ngoài ra văn bản sử liệu có giá trị to lớn,
quan trọng đặc biệt đối với những người làm công tác nghiên cứu lịch sử. Như
Trung tâm lưu trữ quốc gia… Tài liệu lưu trữ có giá trị hơn tài liệu thông
thường.
e. Chức năng văn hoá - xã hội
Văn bản thể hiện bản sắc văn hoá của các dân tộc, văn bản là hoạt động
sáng tạo của con người.
Đó là 5 chức năng của văn bản, trong đó có 3 chức năng chính đó là :
chức năng thông tin, chức năng quản lý, chức năng pháp lý.
3. Phân loại văn bản
Việc phân loại văn bản có vai trò rất quan trọng, giúp cho người soạn
thảo văn bản lựa chọn loại văn bản phù hợp với mục đích sử dụng của mình vì
mỗi loại văn bản khác nhau thường có nội dung, hình thức và chức năng khác
nhau.
Văn bản đươc phân loại theo nhiều cách dựa vào nhiều tiêu trí như tính
chất của văn bản, chủ thể ban hành văn bản, chức năng của văn bản, thuộc tính
pháp lý của văn bản, hình thức của văn bản. Theo nghị định số 110/2004/NĐ-
CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của chính phủ, hệ thống văn bản được chia thành
các loại : hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và hệ thống văn bản hành chính.
a. Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật
Văn bản quy phạm pháp luật là loại văn bản thể hiện những quyết định
quản lý nhà nước do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo một
hình thức và trình tự pháp luật quy định, thể hiện ý chí nhà nước mang tính bắt
buộc chung, buộc các đối tượng có liên quan phải thi hành được nhà nước đảm
bảo thực hiện bằng các biện pháp cưỡng chễ. Văn bản quy phạm pháp luật được
quy định theo luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 12 tháng 11 năm

1996 và luật sửa đổi, bổ sung một số điều của luật ban hành văn bản quy phạm
pháp luật ngày 16 tháng 12 năm 2002. Văn bản quy phạm pháp luật được quy
định như sau:
SV: Phạm Thị Loan - 9 - MSV:06-1484

CTT: Nghành Hành Chính Văn Phòng & Trường TC kinh tế -Kỹ thuật Bắc thăng long
Là loại văn bản do cơ quan nhà nước hoặc cá nhân được nhà nước quy
định theo chức năng ban hành theo đúng hình thức, thủ tục, trình tự được quy
định.
Là văn bản quy định những quy tắc xử sự chung, được áp dụng nhiều lần,
đối với mọi đối tượng, có hiệu lực trong phạm vi toàn quốc hoặc từng địa
phương. Quy tắc xự sự chung là những chuẩn mực mà mọi cơ quan, tổ chức, cá
nhân khi tham gia quan hệ xã hội được quy tắc đó điều chỉnh.
Là văn bản được nhà nước đảm bảo thi hành bằng các biện pháp tuyên
truyền, giáo dục, thuyết phục; các biện pháp về tổ chức, hành chính, kinh tế;
trong trường hợp cần thiết nhà nước áp dụng biện pháp cưỡng chễ bắt buộc thi
hành và quy định chế tài đối với người có hành vi vi phạm.
Theo thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5
năm 2005 của bộ nội vụ và văn phòng chính phủ (hướng dẫn thi hành nghị định
số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của chính phủ ), văn bản quy phạm pháp
luật gồm các loại sau đây :
Luật (Lt): Là văn bản được ban hành để cụ thể hoá hiến pháp nhằm
mục đích điều chỉnh các quan hệ xã hội trong các lĩnh vực đối nội, đối ngoại,
nhiệm vụ kinh tế xã hội và hoạt động của bộ máy nhà nước; quy định những
nguyên tắc chủ yếu về tổ chức và hoạt động của bộ máy nhà nước, về quan hệ
xã hội và hoạt động của công dân. Luật có tính cố định, không thể sửa đổi, bổ
sung mà chỉ có thể thay thế bằng vă bản luật mới. Luật được quốc hội thông
qua và Chủ tịch nước ký lệnh công bố.
Pháp lệnh (PL) : Là văn bản có giá trị pháp lý như luật, cụ thể hoá
những nguyên tắc được quy định trong hiến pháp, quy định những vấn đề được

quốc hội giao, sau một thời gian thực hiện trình quốc hội xem xét quyết định
ban hành thành luật. Pháp lệnh có thể sửa đổi, bổ sung trong quá trình thực
hiện, do UBTVQH thông qua và chủ tịch nước ký quyết định công bố.
Lệnh (L) : Là văn bản dùng để công bố hiến pháp, luật, pháp lệnh; để
tổng động viên hoặc động viên cục bộ; để công bố tình trạng khẩn cấp trong cả
nước hoặc từng địa phương; để công bố lệnh đặc xá hoặc ân xá; để phong cấp
hàm ngoại giao hoặc quân sự. Lệnh do Chủ Tịch nước ban hành.
Nghị định (NĐ) : Là văn bản dùng để quyết định chủ trương, chính sách
của chính phủ, thông qua các dự án, kế hoạch và ngân sách nhà nước; phê
SV: Phạm Thị Loan - 10 - MSV:06-1484

CTT: Nghành Hành Chính Văn Phòng & Trường TC kinh tế -Kỹ thuật Bắc thăng long
duyệt các điều ước quốc tế thuộc thẩm quyền của chính phủ; cụ thể hoá các
chương trình hoạt động của quốc hội, hội đồng nhân dân và uỷ ban nhân dân;
thông qua ý kiến kết luận tại các kỳ họp của các cơ quan quản lý nhà nước.
Nghị quyết là cơ sở để tổ chức và ban hành các văn bản về quản lý nhà nước
như hiến pháp, luật, pháp lệnh, nghị quyết do quốc hội, chính phủ, hội đồng
nhân dân các cấp ban hành.
Nghị quyết liên tịch(NQLT) : Là nghị quyết do các cơ quan nhà nước
có thẩm quyền phối hợp ban hành, thống nhất ý kiến trong quá trình tham gia
quản lý nhà nước. Thẩm quyền ban hành của các văn bản liên tịch gồm có thủ
trưởng các bộ, cơ quan ngang bộ, các tổ chức CT - XH cấp trung ương có thẩm
quyền tham gia quản lý nhà nước theo luật định.
Nghị định (NĐ) : Là văn bản quy định chi tiết thi hành luật, nghị quyết
của quốc hội, pháp lệnh, nghị quyết của uỷ ban thường vụ quốc hội; lệnh ,
quyết định của chủ tịch nước; quy định nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức bộ máy
của các cơ quan nhà nước ở cấp trung ương; quy định những vẫn đề cấp thiết
nhưng chưa được quy định thành luật hoặc pháp lệnh. Nghị định do chính phủ
ban hành.
Quyết định (QĐ) : Là văn bản dùng để quy định hay định ra chế độ

chính sách trong phạm vi của cơ quan có thẩm quyền ( chính phủ, bộ, UBND
tỉnh, thành phố, quận, huyện); điều chỉnh những công việc về tổ chức nhân sự
thuộc thẩm quyền của Chủ tịch nước, Thủ tướng chính phủ, Bộ trưởng hoặc
Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, UBND các cấp. Quyết định do Chủ tịch nước,
Thủ tướng chính phủ, Bộ trưởng hoặc thủ trưởng cơ quan ngang bộ, UBND các
cấp ban hành.
Chỉ thị (CT) : Là văn bản dùng để truyền đạt chủ trương, quy định các
biện pháp chỉ đạo, đôn đốc, phối hợp và kiểm tra hoạt động của các bộ phận do
cơ quan có thẩm quyền phụ trách. Chỉ thị do Thủ tướng, Bộ trưởng, UBND các
cấp ban hành.
Thông tư (TT) : Là văn bản dùng để hưỡng dẫn thực hiện, giải thích
và đề ra biện pháp thi hành các quy định của những văn bản quy phạm pháp
luật có giá trị pháp lý cao hơn như luật, pháp lệnh, nghị quyết, nghị định, quyết
định và chỉ thị của thủ tướng chính phủ. Thông tư do bộ trưởng hoặc thủ trưởng
các cơ quan ngang bộ ban hành.
SV: Phạm Thị Loan - 11 - MSV:06-1484

CTT: Nghành Hành Chính Văn Phòng & Trường TC kinh tế -Kỹ thuật Bắc thăng long
Thông tư liên tịch (TTLT) : Là thông tư do các cơ quan nhà nước có
thẩm quyền ( bộ, cơ quan ngang bộ, các tổ chức chính trị - xã hội cấp trung
ương được tham gia quản lý nhà nước theo luật định) cùng phối hợp ban hành,
để hướng dẫn thi hành các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước
cấp trên có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các cơ quan đó.
b. Hệ thống văn bản hành chính
Các văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính
thông tin quy phạm nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật, hoặc dùng
để thực hiện các tác nghiệp hành chính trong hoạt động của các cơ quan quản lý
hành chính nhà nước, các tổ chức khác. Đây là hình thức văn bản được sử dụng
trong các cơ quan, tổ chức.
Trong hệ thống văn bản hành chính, ngoại trừ thông cáo quy định chủ

thể ban hành, các văn bản hành chính khác không xác định thẩm quyền ban
hành theo tên loại của văn bản. Các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân tuỳ theo
thẩm quyền giải quyết công việc có thể ban hành loại văn bản phù hợp.
Hệ thống văn bản hành chính bao gồm các loại: văn bản hành chính cá
biệt, văn bản hành chính thông thường có tên loại, văn bản hành chính thông
thường không có tên loại.
Văn bản hành chính cá biệt
- Quyết định cá biệt (QĐ) : Là loại văn bản dùng để quy định các vấn
đề về chế độ, chính sách, tổ chức bộ máy, nhân sự và giải quyết những vấn đề
khác dưới hình thức áp dụng các văn bản quy phạm pháp luật. Việc áp dụng
này chỉ thực hiện một lần cho một cá nhân, một sự việc hay một vẫn đề cụ thể.
Do đặc điểm nói trên, chủ thể ban hành quyết định là thủ trưởng các cơ quan
quản lý nhà nước ( Thủ tướng, Bộ trưởng hoặc Thủ trưởng cơ quan ngang bộ,
UBND các cấp ), Thủ trưởng các cơ quan hành chính sự nghiệp, Thủ trưởng các
doanh nghiệp nhà nước và doanh nghiệp liên doanh.
- Chỉ thị cá biệt (CT) : Là loại văn bản dùng để giải quyết những công
việc mang tính chất cá biệt của các cơ quan quản lý nhà nước.
Văn bản hành chính thông thường có tên loại
- Thông cáo (TC) : Là loại văn bản do các cơ quan quản lý nhà nước
trung ương dùng để công bố với nhân dân một quyết định hoặc một sự kiện
SV: Phạm Thị Loan - 12 - MSV:06-1484

CTT: Nghành Hành Chính Văn Phòng & Trường TC kinh tế -Kỹ thuật Bắc thăng long
quan trọng về đối nội, đối ngoại của quốc gia. Thông cáo do quốc hội, uỷ ban
thường vụ quốc hội, chính phủ, ban chấp hành trung ương đảng cộng sản Việt
Nam ban hành.
Thông báo (TB) : Là loại văn bản dùng để thông tin các vẫn đề trong
hoạt động của các cơ quan , đơn vị , tổ chức , cá nhân….để các đối tượng có
liên quan biết hoặc thực thi.
Chương trình (CTr) : Là loại văn bản dùng để xắp xếp nội dung công

tác, lịch làm việc cụ thể theo một trình tự nhất định và trong một thời gian nhất
định.
Kế hoạch (KH) : Là loại văn bản được dùng để xác định mục tiêu , yêu
cầu, chỉ tiêu của nhiệm vụ cần hoàn thành trong một thời gian nhất định và các
biện pháp về tổ chức, nhân sự, cơ sở vật chất cần thiết để thực hiện nhiệm vụ
đó.
Phương án (PA) : Là loại văn bản nêu dự kiến về cách thức , trình tự
tiến hành công việc trong hoàn cảnh , điều kiện nhất định.
Đề án (ĐA): Là loại văn bản dùng để trình bày dự định , mục tiêu , kế
hoạch thực hiện công tác trong một khoảng thời gian nhất định dựa trên cơ sở
những đặc điểm, tình hình thực tiễn của cơ quan, đơn vị .
Báo cáo (BC) : Là loại văn bản dùng để phản ánh tình hình , sự việc ,
vụ việc , hoạt động của các cơ quan , tổ chức , đơn vị , cá nhân trong một
khoảng thời gian cụ thể nhằm kiến nghị các giải pháp hoặc đề nghị cấp trên cho
phương hướng xử lý.
Biên bản ( BB ) : Là loại văn bản dùng để ghi lại sự việc, vụ việc đã
hoặc đang xảy ra để làm chứng cứ pháp lý.
Tờ trình ( TTr) : Là loại văn bản dùng để đề xuất với cấp trên phê
duyệt.
Hợp đồng ( HĐ) : Là loại văn bản dùng để ghi lại sự thoả thuận giữa hai
hay nhiều bên bằng văn bản.
Công điện (CĐ) : Là loại văn bản dùng để truyền đạt nhanh một mệnh
lệnh, một nội dung công việc đến cơ quan , đơn vị , tổ chức để thực hiện trong
trường hợp khẩn cấp.
SV: Phạm Thị Loan - 13 - MSV:06-1484

CTT: Nghành Hành Chính Văn Phòng & Trường TC kinh tế -Kỹ thuật Bắc thăng long
Giấy chứng nhận ( CN) : Là văn bản dùng để xác nhận một vụ việc,
một đối tượng liên quan đến hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp.
Giấy uỷ nhiệm (UN) : Là văn bản dùng để ghi nhận sự thoả thuận giữa

người có quyền (hoặc người đại diện theo pháp luật) và người được uỷ nhiệm.
Theo đó ,người được uỷ nhiệm thực hiện quyền hoặc nghĩa vụ thay cho người
có quyền (hoặc người đại diện theo pháp luật).
Giấy mời (GM) : Là loại văn bản dành cho cơ quan nhà nước sử dụng
khi cần triệu tập công dân đến trụ sở cơ quan để giải quyết những vấn đề có liên
quan đến yêu cầu hoặc khiếu nại của công dân đó.
Giấy giới thiệu (GT) : là loại dùng để cấp cho cán bộ nhân viên .
Giấy nghỉ phép (NP) :Là loại văn bản để cấp cho cán bộ nhân viên
được nghỉ phép theo luật lao động để giải quyết các công việc của cá nhân.
Giấy đi đường (ĐĐ) : Là loại dùng để cấp cho cán bộ nhân viên khi đi
công tác để tính phụ cấp đi dường.
Giấy biên nhận hồ sơ (BN) : Là loại văn bản dùng để xác nhận số
lương và loại hồ sơ, giấy tờ do cơ quan hoặc cá nhân khác gửi đến.
Phiếu gửi ( BG) : Là loại vản bản dùng để gửi tài liệu của cơ quan .
Phiếu chuyển (PC) : Là loại văn bản dùng để chuyển hồ sơ tài liệu của
cơ quan ,đơn vị tổ chức cá nhân đến bộ phận khác để tiếp tục giải quyết .
Văn bản hành chính thông thường không có tên loại :
Công văn (hành chính) là loại văn bản không có tên loại dùng làm
phương tiện giao dịch hành chính giữa các cơ quan, tổ chức hoặc giữa cơ quan
tổ chức với công dân. Phạm vi sử dụng của công văn rất rộng, liên quan đến các
lĩnh vực hoạt động thường xuyên của cơ quan, tổ chức.
II. YÊU CẦU VỀ THỂ THỨC VĂN BẢN
1. Khái niệm về thể thức văn bản quản lý nhà nước
Thể thức văn bản quản lý nhà nước là toàn bộ các yếu tố cấu thành và
cách thể hiện các yếu tố cấu thành văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền
quy định nhằm đảm bảo văn bản có giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành thực
tiễn.
2. Tác dụng của việc quy định thể thức văn bản
Đảm bảo tính kỷ cương và thống nhất trong việc xây dựng ban hành văn
bản quản lý nhà nước của các cơ quan.

Đảm bảo tính chân thực và hiệu lực pháp lý của văn bản.
Thực hiện quyền uy và tinh thần trách nhiệm của cơ quan và người ký
văn bản.
SV: Phạm Thị Loan - 14 - MSV:06-1484

CTT: Nghành Hành Chính Văn Phòng & Trường TC kinh tế -Kỹ thuật Bắc thăng long
Tạo thuận lợi cho việc quản lý giải quyết văn bản một cách nhanh chóng
và thuận lợi.
3. Cách trình bày các yếu tố thể thức trong văn bản
SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN
(Trên một trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm)
(Kèm theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06
tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ)
SV: Phạm Thị Loan - 15 - MSV:06-1484

CTT: Nghành Hành Chính Văn Phòng & Trường TC kinh tế -Kỹ thuật Bắc thăng long
SV: Phạm Thị Loan - 16 - MSV:06-1484

5a
4
1
2
3
5b
10a 9a
10b 12
6
9b
13
7a

7c
8
14
11
20-25mm
30-35 mm
15-20mm
CTT: Nghành Hành Chính Văn Phòng & Trường TC kinh tế -Kỹ thuật Bắc thăng long
Ghi chú:
Ô số : Thành phần thể thức văn bản
1 : Quốc hiệu
2 : Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
3 : Số, ký hiệu của văn bản
4 : Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
5a : Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
5b : Trích yếu nội dung công văn hành chính
6 : Nội dung văn bản
7a, 7b, 7c : Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
8 : Dấu của cơ quan, tổ chức
9a, 9b : Nơi nhận
10a : Dấu chỉ mức độ mật
10b : Dấu chỉ mức độ khẩn
11 : Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành
12 : Chỉ dẫn về dự thảo văn bản
13 : Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành
14 : Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail; địa chỉ Website; số
điện thoại, số Telex, số Fax
3.1 Quốc hiệu
a. Vị trí
- Ở ô số 1 đặt ở phía trên cùng trang đầu đi từ giữa trang giấy ở phía bên

phải và song song với tên cơ quan ban hành văn bản.
b. Nội dung quốc hiệu và tiêu ngữ
Quốc hiệu: biểu thị tên nước chế độ chính trị.
Tiêu ngữ: thể hiện mục tiêu phấn đấu của cách mạng Việt Nam về dân tộc,
dân quyền, dân sinh.
- Quốc hiệu của nước Việt Nam lần 1 năm 1946: VIỆT NAM DÂN CHỦ
CỘNG HÒA.
- Quốc hiệu của nước Việt Nam lần 2 năm 1976: CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGĨA VIỆT NAM.
SV: Phạm Thị Loan - 17 - MSV:06-1484

CTT: Nghành Hành Chính Văn Phòng & Trường TC kinh tế -Kỹ thuật Bắc thăng long
c. Cách trình bày
- Dòng trên được trình bày bằng phông chữ VNtimeH, cỡ chữ từ 12 – 13
kiểu chữ đúng in đậm.
- Dòng dưới được trình bày bằng phông chữ VNtime, cỡ chữ từ 13 – 14
kiểu chữ đứng đậm, chữ cái đầu cụm từ viết hoa giữa các cụm từ được ngăn
cách với nhau bởi dấu gạch ngang nhỏ phía dưới có đường kẻ ngang nét liền hết
dòng chữ.
Ví dụ:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

3.2 Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
a. Vị trí
- Ở ô số 2 đặt ở phía trên cùng trang đầu ở phía bên trái và song song với
quốc hiêu.
b. Nội dung
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan, tổ chức
ban hành văn bản và tên của cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu

có) căn cứ quy định của pháp luật hoặc căn cứ văn bản thành lập, quy định tổ
chức bộ máy của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền, trừ trường hợp đối với các
Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; Văn phòng Quốc hội, Hội
đồng dân tộc và các Uỷ ban của Quốc hội.
Tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ theo tên
gọi chính thức căn cứ văn bản thành lập, quy định tổ chức bộ máy, phê chuẩn,
cấp giấy phép hoạt động hoặc công nhận tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức
có thẩm quyền; tên của cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp có thể viết
tắt những cụm từ thông dụng như Uỷ ban nhân dân (UBND), Hội đồng nhân dân
(HĐND).
Ví dụ:
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản:
BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI BỘ NỘI VỤ
TỔNG CÔNG TY
ĐIỆN LỰC VIỆT NAM
UỶ BAN NHÂN DÂN
THÀNH PHỐ HÀ NỘI
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản (trường hợp có cơ quan, tổ chức
chủ quản cấp trên trực tiếp):
SV: Phạm Thị Loan - 18 - MSV:06-1484

CTT: Nghành Hành Chính Văn Phòng & Trường TC kinh tế -Kỹ thuật Bắc thăng long
BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI
CỤC HÀNG HẢI VIỆT NAM
UBND THÀNH PHỐ HÀ NỘI
SỞ XÂY DỰNG
VIỆN KHOA HỌC XÃ HỘI
VIỆT NAM
VIỆN DÂN TỘC HỌC
TỔNG CÔNG TY

ĐIỆN LỰC VIỆT NAM
CÔNG TY ĐIỆN LỰC 1
* chú ý.
- Đối với UBNN và HĐNN được phép cho viết tắt khi nó là cơ quan chủ
quản, còn khi là cơ quan ban hành thì không được viết tắt.
* Ví dụ 1:
BỘ TÀI CHÍNH
* Ví dụ 2: TỔNG CÔNG TY SÔNG ĐÀ
CÔNG TY XÂY DỰNG SỐ 6
* Ví dụ 3: TẬP ĐOÀN DỆT MAY VIỆT NAM
CÔNG TY MAY CHIẾN THẮNG
- Đối với chủ tịch nước khi ban hành văn bản chỉ cần ghi tên chức danh và
tên cơ quan ban hành văn bản.
* Ví dụ 4: CHỦ TỊCH NƯỚC
* Ví dụ 5: VĂN PHÒNG CHỦ TỊCH NƯỚC
- Đối với bộ cơ quan ngang bộ cơ quan trực thuộc chính phủ khi ban hành
văn bản cũng chỉ ghi tên cơ quan ban hành.
* Ví dụ 5: ĐÀI TRUYỀN HÌNH VIỆT NAM
- Đối với viện kiểm sát, tòa án Nhân Dân các cấp khi ban hành văn bản
cũng chỉ ghi tên cơ quan mình.
c, Cách trình bày
- Tên cơ quan chủ quản phông chữ VntimeH cỡ chữ 12 – 13, đứng không
in đậm.
- Tên cơ quan ban hành văn bản phông chữ VntimeH cỡ chữ 12 – 13, in
đậm phía dưới đường kẻ ngang nét liền từ 1/3 – 1/2 và làm cân đối giữa so với
dòng chữ.
3.3 Số, ký hiệu của văn bản
a. Vị trí
- Số và kí hiệu được trình bày ở ô số 3 dưới tên cơ quan ban hành và nằm
cân đối phía dưới tên cơ quan ban hành.

b. Nội dung
SV: Phạm Thị Loan - 19 - MSV:06-1484

CTT: Nghành Hành Chính Văn Phòng & Trường TC kinh tế -Kỹ thuật Bắc thăng long
Bước1. Cách đánh số, ký hiệu văn bản quy phạm pháp luật
Số, ký hiệu của văn bản quy phạm pháp luật do Quốc hội, Uỷ ban thường
vụ Quốc hội và các cơ quan nhà nước có thẩm quyền khác ở Trung ương ban
hành được thực hiện theo quy định tại Điều 3 của Nghị định số 101/CP ngày 23
tháng 9 năm 1997 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của
Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật và hướng dẫn tại Thông tư này, cụ
thể như sau:
- Số của văn bản quy phạm pháp luật bao gồm số thứ tự đăng ký được
đánh theo từng loại văn bản do cơ quan ban hành trong một năm và năm ban
hành văn bản đó. Bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31
tháng 12 hàng năm; năm ban hành phải ghi đầy đủ các số, ví dụ: 2004, 2005;
- Ký hiệu của văn bản quy phạm pháp luật bao gồm chữ viết tắt tên loại
văn bản theo Bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao kèm theo Thông tư
này (Phụ lục I) và chữ viết tắt tên cơ quan hoặc chức danh nhà nước (Chủ tịch
nước, Thủ tướng Chính phủ) ban hành văn bản.
Số, ký hiệu của văn bản quy phạm pháp luật do Hội đồng nhân dân, Uỷ
ban nhân dân ban hành được thực hiện theo quy định tại Điều 7 của Luật Ban
hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân số
31/2004/QH11 ngày 03 tháng 12 năm 2004.
Bước 2. Cách đánh số, ký hiệu của văn bản hành chính
Số của văn bản hành chính là số thứ tự đăng ký văn bản do cơ quan, tổ
chức ban hành trong một năm. Tuỳ theo tổng số văn bản và số lượng mỗi loại
văn bản hành chính được ban hành, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc
đăng ký và đánh số văn bản. Bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào
ngày 31 tháng 12 hàng năm.
Ký hiệu của văn bản hành chính

- Ký hiệu của quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt) và của các hình thức
văn bản có tên loại khác bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theo Bảng chữ
viết tắt tên loại văn bản và bản sao kèm theo Thông tư này (Phụ lục I) và chữ
viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành văn bản.
- Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc
chức danh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo
hoặc chủ trì soạn thảo công văn đó (nếu có), ví dụ:
Công văn của Chính phủ do Vụ Hành chính Văn phòng Chính phủ soạn
thảo: Số: /CP-HC;
Công văn của Thủ tướng Chính phủ do Vụ Văn xã Văn phòng Chính phủ
soạn thảo: Số: /TTg-VX;
SV: Phạm Thị Loan - 20 - MSV:06-1484

CTT: Nghành Hành Chính Văn Phòng & Trường TC kinh tế -Kỹ thuật Bắc thăng long
Công văn của Bộ Xây dựng do Cục Quản lý nhà Bộ Xây dựng soạn thảo:
Số: /BXD-QLN;
Công văn của Uỷ ban nhân dân tỉnh … do tổ chuyên viên (hoặc thư ký)
theo dõi lĩnh vực văn hoá - xã hội soạn thảo: Số: /UBND-VX;
Công văn của Sở Công nghiệp tỉnh do Văn phòng Sở soạn thảo:
Số: /SCN-VP.
Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và chữ viết tắt tên các
đơn vị trong mỗi cơ quan, tổ chức phải được quy định cụ thể, bảo đảm ngắn
gọn, dễ hiểu.
c. Cách trình bày
- Được trình bày bằng phông chữ Vntime cỡ chữ 13 kiểu chữ đứng.
- Ký hiệu văn bản được trình bày bằng phông chữ Vntime cỡ chữ 13 kiểu
chữ đứng.
3.4 Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
a. Vị trí
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày ở ô số 4

trình bày dưới quốc hiệu và tiêu ngữ.
b. Nội dung
b1. Địa danh
Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính (tên
riêng của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố
thuộc tỉnh; xã, phường, thị trấn) nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở; đối với
những đơn vị hành chính được đặt tên theo tên người hoặc bằng chữ số thì phải
ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó, cụ thể như sau:
Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức Trung ương là tên của
tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hoặc tên của thành phố thuộc tỉnh (nếu
có) nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở, ví dụ:
Văn bản của Bộ Công nghiệp, của Cục Xuất bản thuộc Bộ Văn hoá -
Thông tin, của Công ty Điện lực 1 thuộc Tổng công ty Điện lực Việt Nam (có
trụ sở tại thành phố Hà Nội): Hà Nội, ngày tháng năm
Văn bản của Nhà máy Thuỷ điện Hoà Bình (có trụ sở tại thị xã Hoà Bình,
tỉnh Hoà Bình): Hoà Bình, ngày tháng năm; của Phân xã Thông tấn xã Việt
Nam tại tỉnh Quảng Trị thuộc Thông tấn xã Việt Nam (có trụ sở tại thị xã Đông
Hà, tỉnh Quảng Trị): Quảng Trị, ngày tháng năm; của Trường Cao đẳng Quản
trị kinh doanh thuộc Bộ Tài chính (có trụ sở tại thị trấn Như Quỳnh, huyện Mỹ
Văn, tỉnh Hưng Yên): Hưng Yên, ngày tháng năm.
SV: Phạm Thị Loan - 21 - MSV:06-1484

CTT: Nghành Hành Chính Văn Phòng & Trường TC kinh tế -Kỹ thuật Bắc thăng long
Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh:
+ Đối với các thành phố trực thuộc Trung ương: là tên của thành phố trực
thuộc Trung ương, ví dụ:
Văn bản của Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội và của các sở, ban, ngành
thuộc thành phố: Hà Nội; của Uỷ ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh và của
các sở, ban, ngành thuộc thành phố: Thành phố Hồ Chí Minh, ngày tháng năm
+ Đối với các tỉnh: là tên của thị xã, thành phố thuộc tỉnh hoặc của huyện

nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở, ví dụ:
Văn bản của Uỷ ban nhân dân tỉnh Hải Dương và của các sở, ban, ngành
thuộc tỉnh (có trụ sở tại thành phố Hải Dương, tỉnh Hải Dương): Hải Dương,
ngày tháng năm; của Uỷ ban nhân dân tỉnh Quảng Ninh và của các sở, ban,
ngành thuộc tỉnh (có trụ sở tại thành phố Hạ Long, tỉnh Quảng Ninh): Hạ Long,
ngày tháng năm; Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức cấp
huyện là tên của huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, ví dụ:
Văn bản của Uỷ ban nhân dân thị xã Hà Đông (tỉnh Hà Tây) và của các
phòng, ban thuộc thị xã: Hà Đông, ngày tháng năm
Địa danh ghi trên văn bản của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân và
của các tổ chức cấp xã là tên của xã, phường, thị trấn đó, ví dụ:
Văn bản của Uỷ ban nhân dân xã Kim Liên (huyện Nam Đàn, tỉnh Nghệ
An): Kim Liên, ngày tháng năm
Văn bản của Uỷ ban nhân dân phường Nguyễn Trãi (thị xã Hà Đông, tỉnh
Hà Tây): Phường Nguyễn Trãi; của Uỷ ban nhân dân phường Cống Vị (quận
Ba Đình, thành phố Hà Nội): Cống Vị, ngày tháng năm
Văn bản của Uỷ ban nhân dân thị trấn Củ Chi (huyện Củ Chi, thành phố
Hồ Chí Minh): Củ Chi, ngày tháng năm
Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức và đơn vị vũ trang
nhân dân thuộc phạm vi quản lý của Bộ Quốc phòng được thực hiện theo quy
định của pháp luật và quy định cụ thể của Bộ Quốc phòng.
b2. Ngày, tháng, năm ban hành văn bản
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản quy phạm pháp luật do Quốc hội, Uỷ
ban thường vụ Quốc hội, Hội đồng nhân dân ban hành là ngày, tháng, năm văn
bản được thông qua.
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản quy phạm pháp luật khác và văn bản
hành chính là ngày, tháng, năm văn bản được ký ban hành.
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ ngày tháng
năm …; các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Vntime; đối với những số chỉ
ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước.

SV: Phạm Thị Loan - 22 - MSV:06-1484

CTT: Nghành Hành Chính Văn Phòng & Trường TC kinh tế -Kỹ thuật Bắc thăng long
c, Cách trình bày
- Địa danh ngày, tháng, năm, ban hành văn bản được trình bày bằng phông
chữ Vntime cỡ chữ 13 – 14, kiểu chữ nghiêng, sau địa danh là dấu “,”.
3.5 Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản
a. Vị trí
Tên loại văn bản là ở ô số 5a, tên loại và trích yếu nội dung của văn bản
nằm ở phía dưới địa danh, ngày, tháng, năm, được ghi dưới số và ký hiệu cân
đối giữa trang giấy.
Đối với công văn là văn bản không ghi tên loại thì trích yếu nội dung
được trình bày dưới số và ký hiệu (5b).
b. Nội dung
Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan tổ chức ban
hành.
Tên loại văn bản phải do pháp luật quy định. Các văn bản quy phạm pháp
luật và văn bản hành chính đều phải ghi tên loại văn bản trừ công văn.
trích yếu nội dung của văn bản là một cụm từ hoặc một câu ngắn gọn nêu
nội dung khái quát của văn bản giúp cho việc xác định nhanh chóng nội dung
chủ yếu của văn bản thuận tiện việc vào sổ và theo dõi giải quyết văn bản.
Trích yếu nội dung của văn bản thường được bắt đầu bằng chữ v/v
c. cách trình bày
Tên loại văn bản được trình bày bằng phông chữ VntimeH cỡ chữ từ 14 –
15 kiểu chữ đứng đậm.
Trích yếu nội dung của văn bản có ghi tên loại ( được trình bày dưới tên
loại văn bản) được trình bày bằng phông chữ Vntime cỡ chữ từ 13 – 14 kiểu
chữ đưng đậm ở phía dưới có đường kẻ ngang kéo dài 1/3 – 1/2.
Trích yếu nội dung của công văn được trình bày bằng phông chữ Vntime
cỡ chữ 12 – 13 kiểu chữ đứng được phép viết tắt chữ v/v ( trích yếu văn bản của

công văn được ghi dưới số và ký hiệu).
3.6. Nội dung văn bản
a. Vị trí
Nội dung văn bản là ở ô số 6.
b. Nội dung
b1. Nội dung văn bản
SV: Phạm Thị Loan - 23 - MSV:06-1484

CTT: Nghành Hành Chính Văn Phòng & Trường TC kinh tế -Kỹ thuật Bắc thăng long
Nội dung văn bản là thành phần chủ yếu của một văn bản, trong đó, các
quy phạm pháp luật (đối với văn bản quy phạm pháp luật), các quy định được
đặt ra; các vấn đề, sự việc được trình bày.
Nội dung văn bản phải bảo đảm những yêu cầu cơ bản sau:
Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng;
Phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phù hợp với quy
định của pháp luật;
Các quy phạm pháp luật, các quy định hay các vấn đề, sự việc phải được
trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác;
Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu;
Dùng từ ngữ phổ thông; không dùng từ ngữ địa phương và từ ngữ nước
ngoài nếu không thực sự cần thiết. Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định
rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản;
Không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng. Đối với những từ,
cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có thể viết tắt nhưng các chữ
viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt trong ngoặc đơn ngay sau từ, cụm
từ đó;
Việc viết hoa được thực hiện theo quy tắc chính tả tiếng Việt;
Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, trích
yếu nội dung văn bản; số, ký hiệu văn bản; ngày, tháng, năm ban hành văn bản
và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản (trừ trường hợp đối với luật và pháp

lệnh); trong các lần viện dẫn tiếp theo, có thể ghi tên loại và số, ký hiệu của văn
bản đó.
B2. Bố cục của văn bản
Tuỳ theo thể loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý để
ban hành, phần mở đầu và có thể được bố cục theo phần, chương, mục, điều,
khoản, điểm hoặc được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một
trình tự nhất định.
Bố cục của luật, pháp lệnh được thực hiện theo quy định tại Điều 27 của
Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 12 tháng 11 năm 1996 và Luật
sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật số
02/2002/QH11 ngày 16 tháng 12 năm 2002.
Văn bản quy phạm pháp luật khác có thể được bố cục như sau:
Nghị quyết: theo điều, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm;
Nghị định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm; các quy chế (điều lệ)
ban hành kèm theo nghị định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm;
SV: Phạm Thị Loan - 24 - MSV:06-1484

CTT: Nghành Hành Chính Văn Phòng & Trường TC kinh tế -Kỹ thuật Bắc thăng long
Quyết định: theo điều, khoản, điểm; các quy chế (quy định) ban hành kèm
theo quyết định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm;
Chỉ thị: theo khoản, điểm;
Thông tư: theo mục, khoản, điểm.
Văn bản hành chính có thể được bố cục như sau:
Quyết định (cá biệt): theo điều, khoản, điểm; các quy chế (quy định) ban
hành kèm theo quyết định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm;
Chỉ thị (cá biệt): theo khoản, điểm;
Các hình thức văn bản hành chính khác: theo phần, mục, khoản, điểm.
c. Kỹ thuật trình bày
Nội dung văn bản được trình bày bằng phông chữ Vntime cỡ chữ từ 13
-14 đứng.

Chữ đầu dòng lùi vào một tab = 1,27cm khoảng cách giữa các đoạn văn
tối thiểu là 16tp; khoảng cách giữa các dòng là từ 15pt trở lên.
3.7. Thể thức chữ ký (Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm
quyền)
a. Vị trí
Nằm ở ô số 7a, 7b, 7c của văn bản.
b. Nội dung
Cơ quan hoạt động theo chế độ tập thể là cơ quan mà ở đó các quyết định
quan trọng mà thuộc chức năng nhiệm vụ chính của cơ quan mà theo quy định
của pháp luật phải lấy ý kiến biểu quyết thông qua tập thể
Cơ quan hoạt động theo chế độ tập trung là cơ quan mà ở đó người đứng
đầu cơ quan có quyền quyết định tất cả các vấn đề trong hoạt đọng của cơ quan
theo quy định của phát luật chỉ chịu trách nhiệm trước pháp luật.
b1. Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau
Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” (thay mặt)
vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức;
Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết
tắt “KT.” (ký thay) vào trước chức vụ của người đứng đầu;
Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh) vào
trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức;
Trường hợp ký thừa uỷ quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” (thừa uỷ
quyền) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
SV: Phạm Thị Loan - 25 - MSV:06-1484