Tài liệu Sự cải tiến trong quản lý docx

Sự cải tiến trong quản lý
Điều gì nuôi dưỡng thành công kinh doanh dài hạn? Không phải sự xuất sắc trong hoạt
động, những tiến bộ về công nghệ, hay những mô hình kinh doanh mới - mà đó chính là
sự cải tiến trong quản lý.




Cải tiến quản lý là bất cứ thứ gì làm thay đổi đáng kể cách thức thực hiện công việc quản
lý, hoặc sửa đổi đáng kể hình thức tổ chức thông thường, qua đó góp phần nâng cao các
mục tiêu của tổ chức. Nói một cách đơn giản, cải tiến quản lý thay đổi cách thức các nhà
quản lý làm công việc của họ và làm theo cách thức giúp nâng cao kết quả hoạt động của
tổ chức.

Vậy, các nhà quản lý phải làm gì?

Từ hàng trăm năm qua, các học giả kinh tế đều đã thống nhất về những nhân tố cấu thành
nên công việc quản lý. Năm 1917, Henri Fayol, một nhà lý thuyết học quản lý, đã mô tả
công việc quản lý là lập kế hoạch, tổ chức, điều khiển, kết hợp, và kiểm soát.

Theo kết quả tổng hợp từ các thuyết quản lý một thế kỷ qua thì thực tế quản lý đòi hỏi:

- Đặt ra và lên chương trình cho mục tiêu

- Thúc đẩy và điểu chỉnh nỗ lực làm việc

- Phối hợp và kiểm soát các hoạt động

- Phát triển và bổ nhiệm các nhân tài

- Tích lũy và áp dụng kiến thức

- Tích lũy và phân bổ các nguồn lực

- Xây dựng và nuôi dưỡng các mối quan hệ

- Cân bằng và đáp ứng các nhu cầu của khách hàng

Những nhiệm vụ này được đặt ra để hoàn thành những mục tiêu của con người, đó có thể
là nhiệm vụ đặt chân lên sao Hỏa, điều hành một trường trung học hay sản xuất một bộ
phim Hollywood thành công rầm rộ. Bất cứ thứ gì làm thay đổi đáng kể cách thức công
việc quản lý được thực hiện đều có thể gọi đó là cải tiến quản lý hay cách tân trong quản
lý.


Cải tiến trong quản lý cũng bao gồm những thay đổi tạo ra giá trị cho cơ cấu tổ chức và
vai trò của tổ chức. Các công ty bao gồm nhiều đơn vị kinh doanh, các phòng ban, nhóm
làm việc, cộng đồng, và sự liên minh với các nhà cung cấp, các bạn hàng, các khách hàng
chiến lược. Một cách thức mới để liên kết những thể nhân này với nhau có thể tạo nên cải
tiến trong quản lý.

Trong khi cải tiến trong hoạt động tập trung vào quá trình kinh doanh của công ty (thu
mua đầu vào, sản xuất, tiếp thị, hoàn thành đơn hàng, dịch vụ khách hàng ), thì cải tiến
trong quản lý tập trung vào quá trình quản lý của công ty - phương thức thực hiện công
việc và lịch làm việc hàng ngày xác định công việc quản lý được thực hiện như thế nào
theo cơ sở ngày sang ngày.

Những quy trình điển hình bao gồm:

- Kế hoạch chiến lược.

- Huy động vốn.

- Quản lý dự án.

- Tuyển dụng và thăng tiến

- Đào tạo và phát triển

- Liên lạc nội bộ

- Quản lý kiến thức

- Tổng kết kết quả kinh doanh định kỳ

- Đánh giá và khen thưởng cho nhân viên

Những quá trình này xây dựng lên các tiêu chuẩn cho nhiệm vụ quản lý chung như đánh
giá một nhân viện hay rà soát lại một yêu cầu ngân sách. Nói một cách đơn giản, quá
trình quản lý là “những bánh lái” biến những nguyên lý quản lý thành thực tế hàng ngày.
Thậm chí trong một tổ chức có quy mô trung bình, thay đổi cách thức quản lý mà không
thay đổi các quy trình quản lý điều khiển công việc đó là điều không thể.

Cải tiến xuất phát từ nhiều khía cạnh khác nhau: cải tiến trong hoạt động, cải tiến sản
phẩm, cải tiến chiến lược, cải tiến trong quản lý. Mỗi khía cạnh đều có đóng góp riêng
cho thành công của doanh nghiệp, nhưng nếu chúng ta sắp xếp những loại cải tiến khác
nhau này theo thứ tự, theo đó những bậc cao hơn bao hàm cả những mức độ tạo giá trị và
khả năng chống đỡ trước cạnh tranh cao hơn, thì cải tiến trong quản lý sẽ đứng đầu bảng.

Hiểu được lý do tại sao lại như vậy cũng là một bước quan trọng trong quá trình xây
dựng lời cam kết của công ty với cải tiến trong quản lý, vì vậy chúng ta cùng nghiên cứu

từ dưới lên.

Tại điểm thấp nhất của tháp chính là cải tiến trong hoạt động. Trong bối cảnh cạnh tranh
khốc liệt, sự nổi trội trong quá trình hoạt động là cần thiết. Tuy nhiên, cải tiến trong hoạt
động hiếm khi đưa ra được một lợi thế quyết định và vững chắc. Nhận định này là hoàn
toàn chính xác. Trước hết, trong bối cảnh ngày nay sự nổi trội trong quá trình hoạt động
thường phụ thuộc chủ yếu vào chất lượng của cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin của công
ty.



Đáng tiếc là, nâng cấp phần cứng và phần mềm có xu hướng phổ biến nhanh chóng,
khiến cho những lợi thế dựa vào công nghệ thông tin khó có thể giữ vững được. Thứ hai,
nhiều công ty ngày nay có xu hường dùng nguồn lực từ bên ngoài (outsource) trong nhiều
hoạt động kinh doanh - họ là những nhân viên làm việc cho nhiều công ty cùng một lúc
trong một ngành công nghiệp, và vì vậy thường thiếu sự tận tâm với bất kỳ công ty nào.

Trong khi sử dụng hình thức lao động từ bên ngoài và đặt công ty ở nước ngoài có thể
giúp một công ty đứng vững trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt, thì chúng lại hiếm khi
tạo ra một lợi thế độc quyền có ý nghĩa quan trọng. Nguyên nhân cuối cùng đó là xu
hướng hiện đang ngày càng phát triển đó là sự phát triển của nhóm những nhà tư vấn -
những chuyên gia “chuyển giao” những phương thức hoạt động hiệu quả từ những “cây
đa cây đề” sang những công ty non trẻ - “những kẻ mới vào nghề”. Xu hướng này góp
phần không nhỏ làm giảm những lợi thế của tổ chức hoạt động hiệu quả .

Nấc tiếp theo trong tháp là cải tiến sản phẩm. Rõ ràng là một sản phẩm chuẩn mực có thể
đưa công ty thoát khỏi tình trạng khó khăn và trở lên nổi tiếng chỉ trong một thời gian
ngắn (ví dụ như trường hợp sản phẩm máy hút bụi của công ty Dyson). Tuy vậy, nếu
thiếu sự bảo vệ bằng sáng chế sản phẩm, hầu hết các sản phẩm đều nhanh chóng bị đánh
bại trên thương trường. Thêm vào đó, một bước tiến bộ về mặt kỹ thuật thường mang đến

cơ hội nhảy vọt và “tái xuất thương trường” cho những sản phẩm từng “vang bóng một
thời”.

Kết quả là, những sản phẩm nổi bật hiếm khi mang lại cho công ty khả năng đứng đầu
ngành công nghiệp trong một thời gian dài. Ví dụ như, Samsung chỉ mất vài năm để cải
tiến kiểu dáng thiết kế chiếc điện thoại di động với phần mềm slick của Nokia.

Bậc tháp kế tiếp: Cải cách trong chiến lược - những mô hình kinh doanh mới, đầy táo bạo
đưa các đối thủ cạnh tranh hàng đầu thời hiện tại phải lao vào thế phòng thủ. Những ví dụ
điển hình đó là Ryanair, hãng hàng không giá rẻ hàng đầu của Châu Âu, sản phẩm máy
nghe nhạc iTune của Apple, và trang phục thanh lịch siêu rẻ của Zara. Những mô hình
kinh doanh “chết người” này có thể tạo ra hàng tỉ đô la cho nhà cải cách chiến lược -
nhưng nhìn chung, một mô hình kinh doanh đặc biệt dễ bị đánh cắp và bị “bình thường
hóa” hơn một hệ thống quản lý đặc biệt.


Wal - Mart - vốn được coi là nhà vô địch trong lĩnh vực bán lẻ giảm giá đã không chống
lại được sự phát triển rầm rộ của những nhà bán lẻ cũng siêu giảm giá không kém khác
như Costco và Target. Một loạt các hãng hàng không giá rẻ của Hoa Kỳ như Frontier,
JetBlue, AirTran, và America West (gần đây đã sát nhập với US Airways), đều sao chép
toàn bộ các chương trong cuốn sách giải trí từng được coi là độc nhất vô nhị của
Southwest Airlines.

Và mặc dù những nhà đi tiên phong trong chiến lược sử dụng lao động từ bên ngoài ở Ấn
Độ như Infosys và Wipro đều trở thành những đại gia, nhưng họ vẫn phải tiếp tục chiến
đấu không ngừng nghỉ từng ngày để bảo vệ vị trí hàng đầu của họ trước những đối thủ
cạnh tranh đang sẵn sàng khai thác lợi thế của Ấn Độ.

Vậy điểm mấu chốt là không phải tất cả mọi hình thức cải tiến đều mang lại thành công
như nhau. Khi tập trung vào những vấn đề lớn, quan trọng, cải tiến trong quản lý sở hữu

một khả năng độc nhất vô nhị, có thể tạo ra những lợi thế khó có thể sao chép lại. Tại sao
lại như vậy? Trở thành người đi tiên phong trong bất kỳ lĩnh vực nào cũng đều đặc biệt
hơn những người khác.

Ví dụ:

Bạn có thể thấy rằng điều chỉnh sở thích thời trang chắc chắn dễ dàng hơn rất nhiều lần
việc thuyết phục người khác thay đổi tôn giáo. Tương tự như vậy, hầu hết các nhà quản lý
cấp cao đều thấy việc thừa nhận giá trị của một mô hình kinh doanh bị phá vỡ dễ dàng
hơn là bỏ qua những nguyên lý chủ chốt của quản lý nền tảng.