Tài liệu Sử dụng công nghệ một cách khôn ngoan doc

Sử dụng công nghệ một cách khôn ngoan

Công nghệ có thể giúp chúng ta làm được hầu hết mọi thứ - một cách tốt hơn
hoặc tồi hơn. Khi xem xét đến hai phương án đó, những nhà lãnh đạo cần
phải tự đặt câu hỏi: "Chúng ta có thể làm điều đó, nhưng chúng ta có nên
làm không?”

Có tin rằng một số
công ty đang đầu tư
công nghệ cách âm để
ngăn nhân viên nghe
lỏm các quản lý cấp
cao thảo luận về tình
trạng của công ty và
khả năng cắt giảm
nhân lực. Tôi băn
khoăn liệu có ai trong
số những người tham
gia vào quá trình đưa
ra quết định đó đã tự
đặt câu hỏi:

“Đúng, công nghệ cách âm sẽ giúp ngăn chặn những lời đồn thổi, nhưng tại
sao chúng ta không tập trung vào việc giúp đỡ nhân viên của mình giảm bớt

Hãy sử dụng công nghệ một cách khôn ngoan vì lợi
ích của cá nhân và doanh nghiệp. Ảnh:
lifespantechnologies.com
nỗi sợ hãi về việc đóng cửa phân xưởng, tạm ngừng các dự án, và khả năng
mất việc làm?”

Chúng ta đều đang sử dụng, hay có thể nói là sử dụng không đúng, các công
nghệ thông minh để làm những điều ngốc nghếch. Tôi ngồi họp mà chẳng
tập trung được bởi chiếc điện thoại di động BlackBerry không ngừng rung.

Mọi người đều quá say sưa với những bài thuyết trình Power Point với việc
dành hàng giờ tìm kiếm những biểu đồ hoàn hảo, chỉnh kiểu chữ, và định vị
các dòng chữ. Và, tất nhiên, hầu hết chúng ta đều đã từng hối hận và ăn năn
vì gửi một bức thư điện tử vào lúc tối muộn, trong lúc đang rất tức giận hoặc
vô cùng mệt mỏi.

Thật không may, chúng ta sai lầm trong việc đánh giá công nghệ nhiều hơn
là sử dụng chúng đúng “năng suất” – những sai lầmđó còn thể hiện rõ trong
việc lựa chọn những hệ thống thực hiện những quy trình kinh doanh cốt cán
của công ty.

Nhiều lần, tôi thấy những nhà lãnh đạo tập trung hoàn toàn vào việc xác
định những công nghệ dẫn dắt hoạt động của doanh nghiệp hơn là những
con người trong doanh nghiệp đó.



Đây là một vài ví dụ về việc công nghệ tốt đã trở thành xấu như thế nào:

Công nghệ Trở thành
xấu…
Được sử dụng
tốt…
Quản lý quan
hệ khách hàng
(CRM): cung

cấp góc nhìn
360 độ về
khách hàng
Yêu cầu các
đại diện bán
hàng phải
nhập các dự
liệu bổ sung
do đó ảnh
hưởng đến
năng suất và
chất lượng của
dữ liệu không
được đảm bảo
Tập trung vào
cung cấp
những công cụ
giúp tăng tính
hiệu quả của
đội ngũ bán
hàng, thu thập
những dữ liệu
cần thiết như
một sản phẩm
phát sinh trong
quá trình làm
việc
Quản lý quy
trình kinh
doanh (BPM):

cải thiện hiệu
quả của quy
trình thông qua
đo lường,
chuẩn hóa, mô
phỏng và tinh
Thiết kế lại
các quy trình
kinh doanh sử
dụng công
nghệ thông tin
(IT) và các
nhà phân tích
kinh doanh,
dẫn đến các
Giúp các công
nhân và các
nhóm làm việc
có thể đo
lường, phân
tích, và tinh
lọc hiệu quả
của quy trình
một cách liên
lọc thay đổi mà
không phản
ánh những
những thực tế
quan trọng
nhất

tục
Trí tuệ kinh
doanh (BI):
Nâng cấp quá
trình ra quyết
định nhờ vào
việc thông tin
tốt hơn
Tạo ra một cái
bảng đồng hồ
cho cấp quản
lý cao nhất
trong khi kỳ
vọng số còn
lại của tổ chức
đưa ra quyết
định bằng việc
sử dụng sự
can đảm của
họ và những
cái bảng tính
toán.
Xác định
những quyết
định quan
trọng và
khuyến khích
những người
liên quan trao
đổi những

bảng tính toán
của họ để tiến
tới những công
cụ phân tích
sạch và dễ sử
dụng hơn.

1. Mở rộng ảnh hưởng bằng cách phổ biến công nghệ xuống càng sâu
càng tốt trong tổ chức. Sử dụng càng tốt, giá trị tạo ra càng lớn. Đừng đưa
các công cụ hỗ trợ quyết định cho các nhà lãnh đạo kỳ cựu hay đưa những
công cụ quy trình kinh doanh cho một nhóm những chuyên gia phân tích
xuất sắc nhất. Thay vào đó, trang bị cho những nhân viên ở tuyến đầu,
những người sẽ phục vụ khách hàng và vận hành hoạt động kinh doanh của
bạn.

2. Khắc sâu ảnh hưởng bằng cách thi hành những đặc tính có thể phục
vụ đồng thời lợi ích của cá nhân và doanh nghiệp. Đừng trông chờ mọi
người thay thế những hoạt động quen thuộc bằng những hệ thống khiến cho
công việc của họ trở nên khó khăn và thô sơ hơn. Thay vào đó, hãy tìm cách
thỏa mãn những nhu cầu cốt yếu thuộc về động cơ: được thách thức, được
tôn trông, và được kết nối.

Ví dụ, khuyến khích những đại diện bán hàng nhập các dữ liệu kịp thời và
chính xác bằng cách cung cấp cho họ thứ gì đó có giá trị để đổi lại, ví dụ như
buổi thuyết trình bán hàng theo yêu cầu của từng khách hàng, loại bỏ việc
báo cáo tình hình, hoặc những hiểu biết sâu sắc liên quan đến các chiến lược
bán hàng thành công được áp dụng bởi những đại diện bán hàng khác.

Công việc của người lãnh đạo, theo Jim Collins, là “thuê những người có
động lực và đừng làm giảm động lực của họ”. Trong công nghệ ứng dụng,

điều này bao gồm cả việc cung cấp cho họ những công cụ giúp nâng cao
trách nhiệm, tính đổi mới, và sự hợp tác. Bằng việc cân nhắc mặt nhạy cảm
trong các quyết định về các phần mềm, bạn có thể khiến công nghệ phục vụ
bạn, phục vụ doanh nghiệp và cả những nhân viên của bạn.

(Theo Tuanvietnam.net
Bài viết của Susan Cramm trên Harvard Business Publishing)