Hiệu ứng tuyết lăn – những kỹ thuật giao tiếp hiệu quả

Mục lục
Dẫn nhập
PHẦN A: XÂY DỰNG NỀN TẢNG
1. Chuẩn bị cho một q trình truyền thơng hiệu quả
PHẦN B: ĐẠT HIỆU QUẢ CAO HƠN, NHANH HƠN
2. Khi ta muốn người khác làm ngay những gì ta muốn
3. Khi bạn muốn thu xếp thời gian để truyền đạt một cách
hiệu quả
4. Khi bạn muốn gây ấn tượng với cử tọa cấp cao trong điều
kiện thời gian eo hẹp
5. Khi bạn muốn giúp người nghe ghi nhớ những thông điệp
mấu chốt
6. Khi bạn muốn soạn cấp tốc một bài thuyết trình hiệu quả
7. Khi bạn muốn các cuộc họp và hội đàm hiệu quả hơn,
nhanh chóng hơn
8. Khi ta chỉ muốn tham dự những cuộc họp cần thiết cho
mình
9. Khi bạn muốn chuẩn bị cuộc họp đến nơi đến chốn
10. Khi bạn muốn cuộc họp đi đến hành động chứ không chỉ
bàn thảo
11. Để họp định kỳ một cách ấn tượng, lý thú và hiệu quả
12. Khi bạn muốn người khác trả lời ngay một email chứa
thông tin tham khảo (“FYI” email)
13. Khi bạn muốn dọn sạch inbox


14. Khi bạn muốn biết mình tiết kiệm được bao nhiêu thời
gian
PHẦN C: THUYẾT PHỤC THÊM NHIỀU NGƯỜI

15. Khi bạn muốn hiểu động lực thôi thúc người khác
16. Khi bạn muốn nói sao cho người khác phấn khích
17. Khi bạn muốn kết nối cơng việc của mình với của người
khác
18. Khi bạn muốn người khác nhiệt tình và nhanh nhẹn
đồng ý
19. Khi bạn muốn chứng minh phương án của mình tốt nhất
20. Khi bạn muốn bán được hàng
21. Khi bạn muốn soạn một thư chào hàng hoặc nội dung
thuyết trình đạt hiệu quả
22. Khi bạn muốn nổi trội trong số đông
23. Khi bạn muốn tạo sự thay đổi lâu dài chứ khơng chóng
vánh
24. Khi bạn muốn chọn kênh truyền thơng tốt nhất để
thuyết phục thành công
25. Khi bạn muốn đặt tiêu đề để cuốn hút người đọc ngay lập
tức
26. Khi bạn muốn viết những lời giới thiệu đầy cuốn hút
27. Khi bạn muốn ví von để làm rõ nghĩa
28. Khi bạn muốn lập sắp xếp nội dung thông điệp để tăng
tính thuyết phục
29. Khi bạn muốn thi đậu
30. Khi bạn muốn thành công khi dự phỏng vấn xin việc


PHẦN D: HỨNG THÚ HƠN VỚI CÔNG VIỆC
31. Khi bạn muốn mọi người - kể cả chính bạn - nghĩ rằng
bạn là người tài
32. Khi bạn muốn xây dựng quan hệ mật thiết một cách
nhanh chóng

33. Khi bạn muốn trình bày đúng mục tiêu ngay lần đầu
34. Khi bạn muốn thuyết trình để cuốn hút mọi người
35. Khi bạn muốn ghi nhớ thơng tin bằng hình tượng
36. Khi bạn muốn ghi nhớ bằng chữ cái viết tắt
37. Khi bạn muốn dùng câu đố và trị chơi để trình bày ý
tưởng
38. Khi bạn muốn thích thú khi dùng PowerPoint
39. Khi bạn muốn dùng hình họa sinh động để nhấn mạnh
thơng điệp
40. Khi bạn muốn tạo ấn tượng mạnh khi thuyết trình (khi
có nhiều người nghe và/hoặc họ khơng biết ta)
41. Khi bạn muốn tỏ ra nhuần nhuyễn, mặc dù chưa luyện
tập bao nhiêu
42. Khi bạn muốn chuẩn bị và trình bày phần hỏi đáp một
cách mỹ mãn
43. Khi bạn muốn đảm bảo sáng kiến quan trọng của bạn
luôn thành công
44. Khi bạn muốn đối thoại hai chiều một cách hiệu quả
45. Khi bạn muốn thấy hứng thú với các dịp giao lưu nhằm
kết nối quan hệ
46. Khi bạn muốn giúp người khác đọc tài liệu của mình thật
nhanh


47. Khi bạn muốn giám sát và huấn luyện người khác cải
thiện hiệu suất làm việc
48. Khi bạn muốn cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên
sau mỗi đợt tổng kết hằng năm
49. Khi bạn muốn cải thiện năng suất của những người mà ta
giao phó cơng việc

PHẦN E: LOẠI TRỪ TÁC ĐỘNG TIÊU CỰC
50. Khi bạn muốn ngăn cản người khác phản bác quá vội
vàng
51. Khi bạn muốn từ chối một cách êm xuôi
52. Khi bạn muốn đem đến những ý tưởng đặc sắc nhưng
nghĩ mãi không ra
53. Khi bạn muốn giải tỏa mối lo ngại của người khác về kế
hoạch của bạn
54. Khi bạn muốn loại trừ lý do sau cùng khiến người khác
không đồng ý
55. Khi bạn muốn thành công với một cuộc đối thoại gay go
56. Khi bạn muốn thơi ái ngại khi phải nói những chuyện
khó nói
57. Khi bạn muốn thơng điệp của bạn khơng bị lỗng
58. Khi bạn muốn tránh làm lỗng thơng điệp của người
khác
59. Khi bạn muốn thôi chán ghét việc thuyết trình
60. Khi bạn muốn người khác khơng hồi nghi năng lực của
bạn
61. Khi bạn muốn tránh lãng phí thời gian với những người
không nắm quyền quyết định


62. Khi bạn muốn tránh những kết cục xấu có thể né tránh
63. Khi bạn muốn trò chuyện “đúng mạch”
64. Khi bạn muốn chấm dứt tình trạng tiếp thu ý hay nhưng
chẳng làm theo
Phần kết: Hun đúc khí thế
Phụ lục: Các biểu mẫu hữu ích
Nếu bạn cần trợ giúp thêm…

" T

hế giới của chúng ta gồm những người tạo ra sự
kiện và những người chịu tác động của sự kiện.
Những người dẫn dắt và những người bị dẫn dắt.
Sự khác biệt nằm ở đâu? Những người lãnh đạo có con đường của
riêng họ. Họ biết cách thuyết phục. Tôi chưa gặp một người nào
am tường những điều này hơn Andy Bounds. Và, trong cuốn sách
này, tác giả sẽ chỉ cho bạn cách để đạt được điều đó”.
Drayton Bird, chuyên gia hàng đầu thế giới về tiếp thị trực tiếp
“Lại một tựa sách xuất sắc nữa của Andy Bounds, được biên soạn
để giúp các doanh nghiệp truyền thông hiệu quả hơn. Công ty
của chúng tôi là một trong những tập đồn kế tốn lớn nhất thế
giới, và trong vịng 12 tháng qua, Andy Bounds đã làm chuyển
biến cách chúng tôi giao tiếp với khách hàng, các doanh nghiệp
tiềm năng và cả đồng nghiệp. Các kỹ thuật và phương pháp ông
đưa ra đơn giản nhưng hiệu quả, mang lại sự đổi thay to lớn cho
doanh nghiệp”.
Geoff Barnes, CEO kiêm Chủ tịch Tập đoàn Baker Tilly
International
“Andy Bounds lại một lần nữa mang lại cho chúng ta những bí
quyết và kỹ thuật hữu hiệu, dễ áp dụng và đầy ấn tượng. Trong
môi trường kinh doanh ngày nay và mai sau, khi mọi thứ đều đã
trực tuyến, trực diện hoặc chỉ có 140 ký tự trên tin nhắn, truyền
thông là tất cả. Khai thác được trọn vẹn mọi tương tác này, bạn sẽ
trở thành một người nổi bật. Với cẩm nang của Andy, chúng ta có
thể trở thành những người giỏi về giao tiếp, từng bước một”.
Paul Patterson, Tổng giám đốc Kinh doanh & Tiếp thị, Công ty

Fujitsu


“Tôi đã chứng kiến hiệu ứng mạnh mẽ do các kỹ thuật trong sách
này mang lại. Các đồng nghiệp của tôi đã nắm bắt những lời
khuyên của Andy Bounds và giao tiếp một cách hiệu quả hơn bao
giờ hết – giữa họ với nhau và với các khách hàng”.
Matthew Dunn, Giám đốc Kinh doanh, Bộ phận Dữ liệu & Phân
tích, Công ty Experian Marketing Services
“Andy Bounds là một bậc thầy trong việc giúp mọi người giao
tiếp hiệu quả hơn. Hiệu ứng tuyết lănchứa đầy các ý tưởng mà ta
có thể áp dụng ngay tức khắc – một cuốn sách xuất sắc và phải có
trong tay đối với bất kỳ ai muốn đạt được hiệu quả cơng việc mà
ít tốn thời gian”.
Claire Scholes, Giám đốc Nhân sự, Công ty British Gas Services
Limited


DẪN NHẬP

H

ãy thử tưởng tượng xem nếu đột nhiên bạn trở thành một
người có khả năng giao tiếp và truyền đạt vượt trội hơn
hết thảy mọi người, cuộc sống của bạn sẽ thay đổi ngoạn
mục biết dường nào.
Chính bạn cũng khó lường nổi những lợi ích sẽ đạt được. Nói gì đi
nữa thì người giao tiếp giỏi bao giờ cũng thành công hơn. Họ làm
được nhiều việc hơn. Họ dễ thuyết phục được người khác hơn. Họ
cũng làm việc một cách hứng thú hơn.

Đơn giản chỉ vậy thôi. Chỉ cần giao tiếp tốt hơn là chúng ta đã
thành công hơn.
Dĩ nhiên, vấn đề nằm ở chỗ giao tiếp hiệu quả khơng hề đơn giản.
Nếu khơng thì hằng ngày chúng ta đã chẳng phải nghe những
cuộc đàm thoại tẻ nhạt, những cuộc họp chẳng đi đến đâu và
những buổi thuyết trình dài lê thê, ngắm diễn giả lải nhải theo
những dòng trên slide thuyết trình của họ.
Phong cách giao tiếp là thứ sẽ phát triển theo chúng ta cả đời. Nó
đã trở thành một phần tác phong của ta. Phá bỏ những thói quen
đã ăn sâu theo thời gian ấy thật khơng dễ chút nào.
CÁCH DUY NHẤT ĐỂ HỒN THIỆN KỸ NĂNG TRUYỀN ĐẠT
Tôi đã tư vấn cho nhiều công ty hàng đầu thế giới về hồn thiện
kỹ thuật truyền thơng. Tôi đã diễn thuyết tại hơn 30 nước về
những phương thức truyền thông hiệu quả nhất. Mẹ tôi bị mù,


nên cả đời mình, tơi đã trải nghiệm việc trị chuyện với một
người khơng thể nhìn thấy như mình – một kỹ năng rất thiết
thực trong giao tiếp. Cuốn sách trước đây của tôi, The Jelly Effect
(Hiệu ứng Thạch dẻo) là một tựa sách bán chạy trên toàn thế giới
(chỉ thua duy nhất tập cuối của Harry Porter, giữ ngôi vị số 1 trên
Amazon.com).
Cho nên tôi biết cách giúp người khác hồn thiện khả năng
truyền đạt. Và tơi ln ln nhận ra một điều:
Cách tốt nhất để mỗi người tự hoàn thiện đến nơi đến chốn là áp
dụng dần từng kỹ thuật đơn giản.
Cố thay đổi quá nhiều thứ cùng một lúc là cách mà mọi người
thường làm và luôn luôn dẫn đến thất bại. Giống như sau những
bữa ăn kiêng, rốt cục người ta lại ăn uống thật thịnh soạn để bù
đắp lại.

Điều đó nghĩa là, muốn thay đổi lâu bền cũng hệt như chơi trò
quả cầu tuyết lăn: Vê một quả cầu tuyết bằng nắm tay rồi cho lăn
xuống sườn đồi. Quả cầu càng lăn, tuyết bám càng dày và quả cầu
nhỏ bé ngày càng phình to lên, khơng gì có thể ngăn cản được nó
nữa.
Cuốn sách này sẽ giúp bạn tự tạo hiệu ứng tuyết lăn ấy. Bạn sẽ
được hướng dẫn những kỹ thuật đơn giản để giao tiếp hiệu quả
hơn bao giờ hết. Đây là điều mà mọi người thường khó làm được
vì đủ mọi ngun do:
Người ta truyền đạt theo trình tự mà họ nghĩ, nghĩa là các ý
chính – những ý địi hỏi phải suy nghĩ nhiều – thường xuất
hiện cuối cùng. Tuy nhiên, sự chú tâm của người nghe giảm
dần trong khi giao tiếp, nên đến lúc người nói bắt đầu đề cập
đến các ý chính thì người nghe đã mất tập trung.


Khi chuẩn bị phát biểu, người ta thường tự hỏi “Mình muốn
nói gì?”, thay vì “Mình muốn họ làm gì sau khi nghe mình
nói?”. Nhưng mục đích giao tiếp là để dẫn đến hành động. Đó
là cốt lõi của vấn đề. Vì vậy, trước tiên ta cần phải ln ln
xác định mục đích, sau đó mới suy ngược lại để quyết định
những gì cần nói nhằm đạt được mục đích đó.
Người ta thường đinh ninh người khác sẽ đi theo trình tự suy
nghĩ của mình, từ Khởi điểm A cho đến Kết luận Z. Nhưng
nếu người nghe đang ở điểm B thì sao? Một người ở London
sẽ khơng thể chỉ đường cho một người ở New York rằng “Bắt
đầu từ London, anh hãy đi theo hướng…” bởi vì người kia
khơng xuất phát tại đó.
HIỆU ỨNG TUYẾT LĂN SẼ CẢI THIỆN KHẢ NĂNG GIAO TIẾP
CỦA BẠN RA SAO?

Cuốn sách này gồm 5 phần:
PHẦN A – Xây dựng nền tảng: Nền móng để giao tiếp thành công
PHẦN B – Đạt hiệu quả cao hơn và nhanh hơn: Tiết kiệm một
tháng làm việc mỗi năm
PHẦN C – Thuyết phục thêm nhiều người: Thuyết phục người
khác làm theo ý mình
PHẦN D – Hứng thú hơn với công việc: Tăng thêm niềm vui trong
công việc
PHẦN E – Loại trừ những tác động tiêu cực: Loại bỏ những trở
ngại trong giao tiếp
Các phần này gồm nhiều chương ngắn, mỗi chương trình bày
một kỹ thuật đơn giản mà bạn có thể áp dụng ngay sau khi đọc.
Nói cách khác, mỗi chương là một nắm tuyết để đắp nên quả cầu


bé nhỏ làm nhân.
Tiêu đề của các chương cho thấy mỗi kỹ thuật sẽ giúp bạn đạt
được hiệu quả gì. Bạn có thể đọc theo bất kỳ thứ tự nào bạn muốn
– mỗi chương đều có ý nghĩa riêng. Cho nên…
Cách tốt nhất để đọc
cuốn sách này là…
Dò tiêu đề chương và đọc
Tìm hiểu cách truyền đạt trong một
thẳng vào (các) chương
tình huống cụ thể.
phù hợp.
Học hỏi một khía cạnh cụ thể trong
Dị theo mục lục để tìm
giao tiếp, chẳng hạn như cách họp
phần liên quan đến hội

hành hiệu quả.
họp.
Đọc từ trang đầu đến
Đọc như một cuốn sách bình thường.
trang cuối.
Nếu bạn muốn…

Dù bạn chọn cách nào, tôi vẫn khuyên bạn bắt đầu đọc từ Phần A
– Xây dựng nền móng. Phần này trình bày cách thiết lập nền
móng vững chắc cho các kỹ năng then chốt. Nếu làm tốt phần
này, bạn có thể tạo được nhân để tuyết lăn một cách thành công.
Nếu bỏ qua phần này, tuyết của bạn sẽ khơng có chỗ để bám.
CUỐN SÁCH NÀY LÀ MỘT BƯỚC KHỞI ĐẦU TUYỆT VỜI.
NHƯNG CŨNG CHỈ LÀ BƯỚC KHỞI ĐẦU.
Cuốn sách này sẽ mang lại cho bạn một sự thay đổi lớn lao. Khi áp
dụng các kỹ thuật này, bạn sẽ giao tiếp hiệu quả hơn.
Nhưng đây cũng chỉ là bước khởi đầu. Nói theo lời nhà soạn kịch
người Anh George Bernard Shaw,“Vấn đề lớn nhất trong giao tiếp
chính là ảo tưởng mọi chuyện đã xong”. Nói cách khác, mọi người
cho rằng giao tiếp như thế là xong, nhưng thường mọi chuyện


khơng như thế. Giao tiếp địi hỏi một q trình củng cố và theo
đuổi một cách liên tục, tận tâm và chuyên cần.
Bởi việc giao tiếp chẳng bao giờ kết thúc, việc học hỏi kỹ năng
giao tiếp cũng thế. Do đó, để ứng dụng các kỹ thuật trong sách
này, bạn hãy thử nghiệm và áp dụng một cách linh hoạt tùy theo
từng tình huống.
Chúng ta hãy thành thật với nhau rằng: Giao tiếp một cách hồn
hảo là khơng đơn giản.

Nhưng thay đổi từng chút một để hướng đến một sự đại hồn
thiện thì lại khơng khó.
Và bạn càng làm tốt điều này thì hiệu ứng tuyết lăn mà bạn gây
ra sẽ càng mãnh liệt khơng gì ngăn cản được.
Andy Bounds


Phần A
XÂY DỰNG NỀN TẢNG
Nền móng để giao tiếp thành cơng

P

hần này chỉ có một chương nhưng là phần quan trọng
nhất và tạo nền móng cho mọi kỹ thuật trong sách.

Trong chương này, ta sẽ tìm hiểu cách làm chủ ba bước chuẩn bị
giao tiếp. Ta sẽ thấy các bước này:
Hiệu quả hơn nhiều so với cách bạn đang làm.
Dễ áp dụng hơn so với cách bạn đang làm.
Rất khác với những gì mọi người đang làm, nên việc áp dụng
các bước này cũng là một cách để tạo sự khác biệt.
Làm được các bước này có nghĩa là bạn đã tạo được nền móng cho
kỹ thuật tuyết lăn. Bạn có thể đọc tiếp các phần sau để thu thập
các kỹ thuật mới.


1
CHUẨN BỊ CHO MỘT Q
TRÌNH TRUYỀN THƠNG HIỆU

QUẢ

N

hững người tài giỏi đều làm được việc.
Điều này có nghĩa là lời của họ khiến người khác phải làm

việc.

Tuy nhiên, không phải lúc nào sự giao tiếp cũng hướng đến mục
tiêu ấy. Thay vì khiến người khác làm gì đó, việc giao tiếp có thể
khiến người ta thơng hiểu nhau:
Chia sẻ một chiến lược mới, thơng báo cho mọi người về tầm
nhìn của công ty, cập nhật thông tin cho mọi người, nâng cao
kỹ năng cho nhóm cơng tác.
Trong cuộc họp, chúng ta sẽ thảo luận các vấn đề A, B, C…
Nội dung cuộc thuyết trình của tơi là X, Y, Z.
Nhưng mang đến sự thơng hiểu này chỉ là bước trình bày thơng
tin. Ta muốn lời nói của mình phải tạo ra được một điều gì đó. Đó
mới là mục đích thật sự. Lời nói là phương tiện để đạt mục đích
chứ lời nói khơng phải là cái đích. Ngun tắc Vàng trong giao
tiếp của tơi là:
Lời nói chỉ đạt hiệu quả nếu dẫn đến HÀNH ĐỘNG.


Nói cách khác, cách duy nhất để biết một cuộc giao tiếp có hiệu
quả khơng là xét hành động của người nhận thông tin. Chẳng
hạn, một chiến lược được triển khai một cách hiệu quả chỉ khi
nào mọi người đều thay đổi hành vi. Một cuộc hội thảo chỉ hiệu
quả nếu các đại biểu tham dự đều cải thiện được hiệu suất công

việc. Một email chỉ hiệu quả nếu người đọc hành động như ta
muốn.
Bạn sẽ thấy lập luận này q hiển nhiên đến mức chẳng có gì để
bàn. Tuy nhiên, thật ra mọi người thường không tư duy như thế
mà chỉ chú tâm vào những gì họ muốn nói. Bạn cứ thử ngẫm
xem, có bao nhiêu:
Cuộc họp kéo dài quá lâu mà chẳng đạt được kết quả gì cả?
Cuộc thuyết trình khiến bạn nghĩ bụng: “Ok, hiểu rồi. Bây giờ
tơi phải làm gì?”
Cuộc hội thoại qua mạng khiến bạn phải bực bội vì phí toi cả
giờ đồng hồ?
Cho nên trong giao tiếp, điều quan trọng khơng phải là nói gì mà
là đạt được gì. Bạn muốn đi dự cuộc họp nào? Một cuộc họp được
giới thiệu là “Cuộc họp hôm nay sẽ kéo dài 60 phút, với các đề
mục thảo luận A, B, C, D và E”, hay “Mục đích cuộc họp này là để
giúp chúng ta đạt được mục tiêu X và Y. Và khi nào đạt được thì
chúng ta kết thúc”?
VẤN ĐỀ TRONG CÁCH MỌI NGƯỜI SOẠN THƠNG TIN
Thơng tin có ba phần – mở đầu, nội dung và kết thúc. Mọi người
thường chuẩn bị theo trình tự đó – phần khởi đầu, nội dung rồi
đến kết thúc.
Với email: người ta viết tiêu đề, rồi dòng 1, 2, 3…
Với các bài thuyết trình: slide 1, rồi slide 2, 3…


Với các cuộc họp/ hội đàm: đề mục 1, rồi 2, 3…
Cách này hợp lý vì dù sao đi nữa đây cũng chính là trình tự của
các ý cần thảo luận.
Nhưng mặc dù phổ biến nhất, đây không phải là cách hiệu quả
nhất. Phải nói rằng đây là cách rất kém hiệu quả. Lý do như sau:

Có người đã nhờ tôi cho ý kiến phản hồi về email này:

Rõ ràng có quá nhiều điều bất ổn ở đây! Email này thật lỗ mãng,
đường đột và vu vơ. Chữ viết hoa tương đương với giọng điệu
quát tháo. Lẽ ra đây là nội dung của một cú điện thoại.
Nhưng vấn đề nghiêm trọng hơn cả là John không yêu cầu người
đọc phải làm gì cả. Cho nên họ chẳng làm gì cả. Anh ta đã vi
phạm Nguyên tắc Vàng về HÀNH ĐỘNG.
Bạn thấy đấy, một trong các vấn đề khi soạn thảo thông tin theo
lối truyền thống “mở đầu – nội dung – kết thúc” là người ta, giống
như John, thường quên nói về HÀNH ĐỘNG ở cuối thư. Để khắc


phục điều này, ta cần có một phương pháp truyền đạt tốt hơn.
PHƯƠNG PHÁP 231: CÁCH TRUYỀN ĐẠT HỮU HIỆU NHẤT
Vì HÀNH ĐỘNG là yếu tố quan trọng nhất – rốt cục thì đó chính
là lý do để ta nói chuyện với nhau – cho nên bước đầu tiên phải
bắt đầu từ đó.
Bước 1: Trước tiên viết phần kết thúc (HÀNH ĐỘNG)

Lối truyền thống

Mở đầu
Thứ 1

Nội dung
Thứ 2

Phương pháp 231

Kết thúc
Thứ 3
Thứ 1
HÀNH ĐỘNG

Khi John đưa tôi xem email của anh ta, chúng tôi đã trao đổi với
nhau:
Tôi: Thế anh muốn người ta làm gì sau khi đọc?
John: Gửi số liệu cho tôi.
Tôi: Chắc họ không làm, đúng không?
John: Quả thật họ khơng gửi. Sao anh biết?
Tơi: Anh đâu có kêu họ gửi.
John: À, thì mọi chuyện quá rõ rồi mà.
Tơi: Đối với tơi thì khơng. Mà cho dù có hiểu như thế, tôi cũng
không biết anh muốn số liệu nào, hoặc anh muốn tôi gửi cách
nào; hoặc trước thời hạn nào. Tôi chỉ biết anh đang quát tôi và
bảo tôi là trẻ con.


Có 3 bước để yêu cầu người khác HÀNH ĐỘNG:
1. Nói thật cụ thể, bằng cách tự đặt câu hỏi “Cái gì? – Khi nào? –
Cách nào?”:
Cái gì?: Gửi cho tôi số liệu của tháng này.
Khi nào?: Trước cuối tuần.
Cách nào?: Bằng email.
(Chú ý: không đề cập đến câu hỏi “Tại sao?” ở đây. Ta sẽ đề
cập điều này trong tiêu đề.)
2. Trình bày vấn đề một cách nhẹ nhàng – “Các bạn vui lịng…”
sẽ hiệu quả hơn “Tơi muốn…”
3. Nói về bối cảnh – để khích lệ – bằng cách cho biết thêm rằng

bạn sẽ làm gì với HÀNH ĐỘNG của họ: Đối với trường hợp
của John, trong thư sẽ nói rằng sau khi nhận được số liệu,
anh ta sẽ gộp vào hệ thống.
Giờ thì ta viết lại email của John:

Khá rõ ràng, đúng không nào? Và dường như sẽ đạt hiệu quả.
Dĩ nhiên, bước HÀNH ĐỘNG này không chỉ áp dụng với email:
Khi màn hình slide thuyết trình cuối cùng của bạn hiện ra
dòng chữ “Cám ơn”, người xem sẽ đáp thầm trong bụng
“Khơng có chi”. Tốt, nhưng đó khơng phải là hiệu quả mà bạn
muốn. Nhưng nếu slide hiện ra dòng chữ “Các bước tiếp


theo” thì hiệu quả sẽ cao hơn.
Khi bắt đầu cuộc họp, nếu bạn đưa ra chương trình nghị sự
(agenda), mọi người sẽ tập trung vào thảo luận chương trình
này. Nhưng khi bạn đưa ra mục đích của cuộc họp – HÀNH
ĐỘNG – mọi người sẽ tập trung vào đó. Khi ấy, sẽ có nhiều
kết quả hơn trong thời gian ngắn hơn.
Khi soạn thảo tài liệu, hãy chèn thêm một khung “Các bước
cần thực hiện” ở ngay trang bìa, người đọc sẽ phản ứng
nhanh hơn và hiệu quả hơn.
Còn đây là một thủ thuật hiệu nghiệm về HÀNH ĐỘNG: trong
trường hợp của John, các nhân viên phải HÀNH ĐỘNG trước (gửi
số liệu) thì John mới hành động được (cập nhật hệ thống). Đôi
khi, hành động của bạn không cần chờ người khác phải hành
động trước. Khi ấy, hãy chủ động ra tay trước. Nghiên cứu cho
thấy khi bạn hành động trước, người khác thường cảm thấy “mắc
nợ” bạn nên sẽ phản ứng nhanh hơn.
Cho nên, khởi sự với yếu tố HÀNH ĐỘNG là cách hiệu quả. Nhưng

có hai vấn đề cần lưu tâm:
1. Nhân viên của anh ta chẳng thấy có lợi ích gì trong việc phải
hành động. Nếu khơng quan tâm thì họ sẽ khơng muốn làm;
và
2. Email của John mang tiêu đề “Số liệu” – một tiêu đề tẻ nhạt
đến mức có khi người ta khơng thèm mở ra.
Bước 2 sẽ giải quyết cả hai vấn đề trên.
Bước 2: Đặt tiêu đề/ lời giới thiệu khơi gợi hứng thú (theo công thức
KẾT QUẢ)

Phương pháp 231

Mở đầu
Thứ 2

Nội dung

Kết thúc
Phần 1


(KẾT QUẢ)

(HÀNH ĐỘNG)

Tiêu đề hoặc lời giới thiệu phải thu hút người đọc. Tiêu đề email
phải khiến người ta mở nó ra. Slide 1 phải làm cho người ta muốn
xem Slide 2. Chủ đề cuộc họp phải khiến mọi người muốn tham
dự.
Đáng tiếc là hầu hết các tiêu đề đều chỉ miêu tả nội dung. Đây là

trường hợp của John – email đề cập câu chuyện về số liệu nên anh
ta đặt tựa là “Số liệu”. Bạn cũng đã từng thấy hàng ngàn tiêu đề
theo dạng “Cập nhật”, “Linh tinh”, “Tổng quan q 2”, “Quy
trình”… Và, dĩ nhiên, cả “Thơng tin tham khảo” (“FYI”).
Những cái tiêu đề này thật quá chán, phải không nào?
Để tạo ra một tiêu đề gợi hứng thú, hãy áp dụng công thức mà tôi
gọi là KẾT QUẢ: giải thích KẾT QUẢ xem người ta có lợi thế nào
khi nghe theo bạn (đây chính là lúc bạn giải quyết câu hỏi “tại
sao” mà tôi đề cập bên trên).
KẾT QUẢ là cách thuyết phục hiệu quả nhất. Đó là yếu tố mà mọi
người ln mong muốn. Chẳng ai mua kem đánh răng vì họ
muốn có kem đánh răng trong nhà cả, họ muốn KẾT QUẢ là có
hàm răng sạch sau khi dùng kem đánh răng. Chẳng ai muốn có
lược cả; người ta chỉ muốn đầu tóc gọn gàng. Chẳng ai muốn có tờ
báo cả; người ta muốn nắm tin tức. Và chẳng ai muốn nhận một
email mang tên “Số liệu” cả.
Trong ví dụ của John, số liệu của những người nhận email có liên
quan trực tiếp đến mức lương thưởng của họ. Với ý này, anh ấy
nên đặt tựa như sau:
“Nhớ hoàn tất để lãnh lương đầy đủ tháng này”.
Bạn có thể tưởng tượng được mọi người sẽ phản ứng nhanh nhẹn


cỡ nào với email này so với “Số liệu”!
Một lần nữa, bước này có thể áp dụng cho mọi hình thức giao tiếp
chứ không chỉ email:
Luôn luôn nêu KẾT QUẢ trong tiêu đề (như John đã làm),
hoặc trong phụ đề – “Excel Trung cấp: Làm thế nào để tiết
kiệm một ngày làm việc mỗi tháng”.
Nếu được, tăng hiệu ứng bằng cách bổ sung thêm một câu

giới thiệu bên trong – “thư này sẽ giúp chúng ta đạt được
[KẾT QUẢ]”.
Và, nếu bạn đang viết sách, đừng đặt tựa vẻn vẹn là Hiệu ứng
Tuyết lăn! Tự nó khơng nói lên điều gì cả. Nêu thêm phụ đề
về KẾT QUẢ sẽ ấn tượng hơn nhiều: Những kỹ thuật giao tiếp
hiệu quả.
Một số người thấy kỳ cục khi đề cập lý do trước nội dung, nhưng
đề cập lý do trước cũng rất quan trọng. Điều đó sẽ ngay lập tức
kích hoạt não của người nhận thông tin từ trạng thái thờ ơ sang
quan tâm, và họ sẽ đón nhận thơng tin một cách tích cực hơn.
Cách này cũng khá hiệu quả trong gia đình. Chẳng hạn, nếu tôi
bảo lũ trẻ “Đi ngủ đi, các con ơi”, thì vừa nghe từ “ngủ” bọn chúng
đã vang lên ngay trong đầu từ “không”. Thực tế là bọn chúng bị
ám ảnh bởi từ “ngủ” một cách đầy ức chế, đến độ không thể nghe
thấy KẾT QUẢ mà tôi có thể nói ngay sau đó: “Bố sẽ kể cho nghe
một câu chuyện”.
Nhưng nếu lật ngược lại, ta thử nêu KẾT QUẢ trước xem chuyện
gì xảy ra:
Bố: Các con ơi, có muốn nghe kể chuyện khơng nào?
Con: Có, bố!


Bố: Ok. Thế thì các con chỉ cần leo lên giường thôi.
Con: Được thôi. Con làm ngay.
Cách này hơi mất cơng một tí, nhưng chắc chắn hiệu quả!
Một lưu ý cuối cùng (nhưng rất quan trọng): KẾT QUẢ phải liên
quan đến công việc (“thư này sẽ giúp các bạn giảm chi phí”) hoặc
cảm xúc (“thư này sẽ giúp các bạn cảm thấy gắn bó với nhóm dự
án”). Như ta đã biết, con người thường quyết định xuất phát từ
cảm xúc, và sau đó biện minh bằng lý lẽ. Cho nên, phải làm sao để

KẾT QUẢ gắn với động lực thật sự của người nhận thơng tin.
Tóm lại ngun tắc ở đây là: nêu KẾT QUẢ trước tiên, chứ không
đi sau các nội dung khác.
Bước 3: Viết nội dung (độ dài tối thiểu, hấp dẫn tối đa)
Và cuối cùng, ta bàn đến nội dung.
Mở đầu
Thứ 2
Phương pháp
(KẾT
231
QUẢ)

Nội dung
Thứ 3
(độ dài tối thiểu; hấp dẫn
tối đa)

Kết thúc
Thứ 1
(HÀNH
ĐỘNG)

Cho đến giờ, hai bước đầu tiên đã cho thấy:
1. Cái mà bạn muốn họ làm.
2. Tại sao họ có lợi khi làm điều đó.
Thường thì sẽ chẳng cịn gì nhiều nữa để nói. Giờ ta hãy xem lại
email của John:


Anh ta có lẽ chỉ cần thêm lời chào ở đầu và cuối thư là xong.

Dĩ nhiên, thường thì chúng ta cần bổ sung thêm nội dung. Nhưng
may thay, nội dung chỉ cần thỏa mãn hai tiêu chí:
1. Độ dài tối thiểu: hãy hỏi “Thật sự có cần phải thêm ý này
khơng, nếu mình chỉ muốn họ thực hiện HÀNH ĐỘNG trong
Bước 1?”; và
2. Hấp dẫn tối đa: làm cho nội dung thú vị hết mức – dùng yếu
tố hài hước, thị giác, câu chuyện, tương tác…
Tôi sẽ đề cập hai khía cạnh này – một cách chi tiết – ở phần khác
trong sách.
LÀM SAO ĐỂ BIẾT THÔNG TIN CỦA MÌNH ĐẠT HIỆU QUẢ
Tất nhiên, một dấu hiệu của sự thành cơng là người ta chịu
HÀNH ĐỘNG. Nói cách khác, John có thể biết email đạt hiệu quả
nếu tất cả bọn họ đều gửi số liệu cho anh ta.
Và, với một thơng điệp đơn giản thì làm được như vậy là đã thành
công. Nhưng, với các thông điệp dài hơn, liên quan đến nhiều yếu
tố hơn thì ta cần bàn thêm. Dù sao thì ta cũng muốn gắn kết mọi
người vào công việc, chứ không đơn thuần chỉ thị họ HÀNH
ĐỘNG.