Đề tài phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý thư viện

Đề tài: Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin Quản lý thư viện
Nhóm: Tuyền, Ngọc, Ngọc
--------------------------------------------------------------------------------------------------------

LỜI NĨI ĐẦU
Cùng với sự phát triển của Khoa học kỹ thuật ngày nay, Công nghệ Thông tin ở nước ta
đã và đang từng bước phát triển với tốc độ mạnh mẽ. Từ thành thị đến nông thôn, công nghệ
thông tin đã len lỏi đến từng đường làng, ngõ xóm, nó đưa đến cho con người các ứng dụng
mang tính chất chuyên nghiệp, giúp cho các tổ chức, cá nhân và xã hội hoàn thành cơng việc
với khối lượng lớn mà lại chiếm ít thời gian. Thực tế đó đã đề cao vai trị của Công nghệ
Thông tin trong các lĩnh vực của đời sống chúng ta.
Tuy nhiên trước tình hình chung của đất nước, vẫn khơng tránh khỏi một số lượng ít các
địa phương vùng dân tộc thiểu số và miền núi chưa theo kịp sự phát triển của công nghệ thông
tin. Trong trường hợp này, thư viện sách báo lại có hiệu quả cao trong việc phục vụ nhu cầu
nghiên cứu thông tin của người dân cũng như của giáo viên và học sinh tại các trường học.
Để công tác quản lý thư viện đạt được kết quả cao hơn so với việc quản lý thủ công
mà thường ngày các trường học ở một số vùng dân tộc thiểu số và miền núi vẫn làm thì chúng
ta có thể ứng dụng cơng nghệ thông tin vào lĩnh vực quản lý thư viện, giúp cho việc quản lý
sách báo, quản lý độc giả, thống kê các tài liệu sách có hệ thống, đầy đủ, chính xác hơn và
chiếm thời gian ít hơn.
Đó cũng là lý do mà chúng em chọn trường THCS Hương Lâm thuộc huyện A Lưới để
xây dựng mơ hình phân tích và thiết kế hệ thống thơng tin “Quản lý thư viện” nhằm góp một
phần cơng lao giúp trường thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin, nâng cao hiệu quả công
việc, đáp ứng đầy đủ các nhu cầu của giáo viên và học sinh trong việc nghiên cứu sách báo.
Đây là lần đầu tiên nhóm chúng em thiết kế một hệ thống thực tế, với sự hiểu biết và kinh
nghiệm chưa nhiều nên chắc chắn không tránh khỏi những sai sót và điểm chưa hợp lý. Chúng
em mong cơ và các bạn bổ sung góp ý để hệ thống được hồn chỉnh hơn.
Nhóm chúng em xin chân thành cảm ơn cơ Lê Thị Hồi Nhơn đã nhiệt tình giúp đỡ và
hướng dẫn cho chúng em qua môn học Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin để chúng em có cơ
sở hồn thành bài tập này.

-------------------------------------------------------------------------------------------------------Giáo viên hướng dẫn: Cơ Lê Thị Hồi Nhơn
Trường CĐSP Thừa Thiên Huế

1


Đề tài: Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin Quản lý thư viện
Nhóm: Tuyền, Ngọc, Ngọc
--------------------------------------------------------------------------------------------------------

I.KHẢO SÁT BÀI TỐN THỰC TẾ
1.Giới thiệu
Trường THCS Hương Lâm thuộc địa bàn xã Hương Lâm, huyện A Lưới, tỉnh Thừa Thiên
Huế, Trường có 1 Hiệu trưởng, 1 phó hiệu trưởng, 23 giáo viên và 05 nhân viên . SĐT:
054.3878781
Thư viện nằm ở dãy nhà Bán trú của trường, làm việc theo giờ hành chính từ thứ 2 đến
thứ 6, buổi sáng từ 7h00-11h00, buổi chiều từ 13h00-17h00.
Do điều kiện phòng làm việc chật hẹp nên thư viện được bố trí gồm 2 phịng: một phòng
đọc và một phòng dùng để làm kho chứa sách. Phịng đọc gồm có 4 kệ và 2 tủ đựng sách,
phịng làm kho chứa sách gồm có 2 kệ và 4 tủ đựng sách. Nhân viên thư viện thường làm việc
tại phịng đọc, phịng này bố trí bàn đọc sách cho giáo viên và học sinh riêng, nhân viên thư
viện sử dụng máy tính chung với nhân viên văn thư của trường.
2.Mô tả hệ thống
Sách của thư viện được nhập từ hai nguồn: 1 nguồn do Phòng GD & ĐT huyện A Lưới
cấp và một nguồn do trường tự mua. Khi có thơng báo cấp sách của Phịng GD & ĐT huyện,
nhân viên thư viện đến nhận và ký vào giấy nhận sách. Khi thư viện có nhu cầu mua sách thì
nhân viên thư viện sẽ lập bảng kế hoạch đề ra danh mục các sách cần mua, sau đó trình lên Ban
lãnh đạo nhà trường duyệt, bảng kế hoạch sau khi được duyệt sẽ là cơ sở để nhân viên thư viện
lập phiếu mua sách và gửi tới nhà cung cấp.
Khi thư viện nhận sách từ nhà cung cấp, nhân viên thư viện kiểm kê số lượng nhận có

trùng khớp với số lượng đã đặt khơng và nhận hóa đơn từ nhà cung cấp để làm chứng từ thanh
toán. Sách được phân loại trước khi cho vào tủ. Khi nhập sách thì nhân viên thư viện phải sắp
xếp lại sách một cách khoa học, có hệ thống, mỗi đầu sách nhân viên thư viện sẽ ghi mục lục
nhằm giúp độc giả dể tìm sách tham khảo.
Giáo viên hay học sinh gọi chung là độc giả có nhu cầu mượn sách đọc tại phòng thư
viện hay mượn về nhà đều thực hiện theo nguyên tắc: độc giả trình thẻ thư viện và nhận phiếu
yêu cầu mượn sách từ nhân viên thư viện, sau đó điền thơng tin sách cần mượn lên phiếu yêu
cầu mượn sách rồi chuyển cho nhân viên thư viện để đăng ký mượn sách, nhân viên thư viện có
trách nhiệm kiểm tra thơng tin phiếu mượn và kiểm tra sách, nếu có thì lấy sách cho độc giả
mượn.
Và tất nhiên trước khi mượn sách thì độc giả phải đăng ký thẻ thư viện. Thông thường
trường tổ chức cho học sinh đăng ký ngay từ đầu năm học nhằm giúp học sinh có quyền lợi
trong việc tham khảo sách tại thư viện. Với một độc giả đăng ký là 5000 đồng/năm.
Độc giả đến mượn sách đều phải theo nội quy quy định của thư viện:
+ Trả sách đúng kỳ hạn quy định. Thời hạn quy định khi mượn sách là 1 năm học đối với
sách giáo khoa, còn sách nghiệp vụ và các sách tham khảo khác có hạn quy định riêng . Nếu vi
phạm thời gian quy định học sinh sẽ bị nhân viên thư viện nhắc nhở thơng qua giáo viên chủ
nhiệm và phải hồn trả sách trong vịng 1 tuần, nếu khơng phải đền sách mới hoặc bù tiền theo
giá hiện hành.

-------------------------------------------------------------------------------------------------------Giáo viên hướng dẫn: Cơ Lê Thị Hồi Nhơn
Trường CĐSP Thừa Thiên Huế

2


Đề tài: Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin Quản lý thư viện
Nhóm: Tuyền, Ngọc, Ngọc
--------------------------------------------------------------------------------------------------------

+ Trường hợp sách bị mất hay bị hư hỏng thì nhân viên thư viện sẽ lập biên bản và độc
giả phải bồi thường sách hoặc tiền theo giá sách tại thời điểm hiện tại.
Khi độc giả đến trả sách nhân viên thư viện sẽ kiểm tra sách, kiểm tra thông tin người
mượn, kỳ hạn trả và ghi vào sổ trả sách, sau đó nhận sách và đưa vào tủ.
Mỗi tháng, quý, 6 tháng và cuối năm nhân viên thư viện sẽ thống kê các hố đơn sổ sách,
có bao nhiêu lượt bạn đọc, bao nhiêu độc giả mượn trả và báo cáo tình hình hoạt động của thư
viện cho ban lãnh đạo.
Một số biểu mẫu làm vật chứng của thư viện trường THCS Hương Lâm:
a.Thẻ thư viện dành cho học sinh:
PHÒNG GD & ĐT HUYỆN A LƯỚI CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
TRƯỜNG THCS HƯƠNG LÂM
Độc lập – Tự do –Hạnh phúc

THẺ THƯ VIỆN

BGH xác nhận

Họ và tên:……………………………………………
Ngày sinh: …………………………………………..
Số thẻ: ………………………………………………
Lớp:…………………………………………………
HSD:………………

b.Thẻ thư viện dành cho giáo viên:

PHÒNG GD & ĐT HUYỆN A LƯỚI
TRƯỜNG THCS HƯƠNG LÂM

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do –Hạnh phúc

THẺ GIÁO VIÊN
Họ và tên:…………………………………………..
Ngày sinh: ………………………………………….
Số thẻ: ………………………………………………
Tổ bộ môn:………………………………………….
BGH xác nhận
HSD:………………

c.Mẫu phiếu mượn sách:

-------------------------------------------------------------------------------------------------------Giáo viên hướng dẫn: Cô Lê Thị Hoài Nhơn
Trường CĐSP Thừa Thiên Huế

3


Đề tài: Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin Quản lý thư viện
Nhóm: Tuyền, Ngọc, Ngọc
-------------------------------------------------------------------------------------------------------PHỊNG GD & ĐT HUYỆN A LƯỚI
TRƯỜNG THCS HƯƠNG LÂM

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do –Hạnh phúc

PHIẾU MƯỢN SÁCH

Họ và tên độc giả: …………………………
Tổ bộ môn/lớp:…………………………….
Địa chỉ:…………………………………….

STT

Tên sách

Mượn
Ngày
Ký

Trả
Ngày
Ký

Ghi chú

3.Đánh giá hệ thống cũ
Qua khảo sát tình hình thực tế từ hệ thống Quản lý thư viện Trường THCS Hương Lâm,
chúng em nhận thấy được một số ưu và khuyết điểm sau:
∗ Về ưu điểm:
- Hệ thống về cơ bản đã đáp ứng được nhu cầu đọc sách và mượn sách của giáo viên và
học sinh.
- Các đầu sách, thông tin về độc giả mượn, trả đều được ghi vào sổ quản lý rất đầy đủ và
rõ ràng.
- Hệ thống sách được sắp xếp hợp lý, có khoa học, có thống kê đầu sách đầy đủ.
∗ Về nhược điểm:
Cơng tác quản lý “Thư viện ” tại Trường THCS Hương Lâm hiện nay chủ yếu dùng
phương pháp thủ công, tức là quản lý trên giấy tờ, sổ sách dẫn đến việc lưu giữ rất cồng kềnh,
chiếm nhiều thời gian, công sức và có lúc thiếu độ chính xác, gây ảnh hưởng tới chất lượng và
hiệu quả công việc của nhân viên thư viện.
Để khắc phục các nhược điểm này chúng em xây dựng hệ thống chương trình quản lí
“Thư viện” nhằm giúp công tác quản lý thư viện được tốt hơn, đem lại hiệu quả cao hơn, giúp

nhân viên thư viện điều hành công tác thư viện một cách nhanh chóng và dể dàng hơn.
II. YÊU CẦU HỆ THỐNG
Hỗ trợ làm thẻ thư viện và quản lý thông tin người đọc
Cập nhật sách mới
Giúp giáo viên và học sinh tra cứu sách
Cho biết đầu sách giáo viên và học sinh đang mượn và hạn trả

-------------------------------------------------------------------------------------------------------Giáo viên hướng dẫn: Cô Lê Thị Hoài Nhơn
Trường CĐSP Thừa Thiên Huế

4


Đề tài: Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin Quản lý thư viện
Nhóm: Tuyền, Ngọc, Ngọc
--------------------------------------------------------------------------------------------------------

Số sách cịn hay tên người đang mượn và hạn trả
Hàng tháng thống kê số sách cho mượn theo chủ đề, tác giả, số người mượn, số người mượn
có phân theo chủ đề. Những sách khơng có người mượn trong 1,2,3 năm.
III.PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
Hệ thống có nhóm các chức năng chi tiết như sau:
Các chức năng chi tiết
Quản lý thông tin độc giả
Cấp thẻ độc giả
Cập nhật sách mới
Tra cứu sách

Nhóm lần 1

Quản lý mượn sách
Quản lý Trả sách
Thống kê sách mượn
Thống kê sách cịn
Thống kê người mượn
Thống kê q hạn

Quản lý
mượn trả

Nhóm lần 2

Quản lý
bạn đọc
Quản lý
kho sách
Quản lý
Thư Viện

Thống kê

-------------------------------------------------------------------------------------------------------Giáo viên hướng dẫn: Cơ Lê Thị Hồi Nhơn
Trường CĐSP Thừa Thiên Huế

5


Đề tài: Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin Quản lý thư viện
Nhóm: Tuyền, Ngọc, Ngọc
--------------------------------------------------------------------------------------------------------

Từ đó ta có biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống:

Quản lí thư viện

1. Quản lí bạn đọc

2. Quản lý sách

1.1. Làm thẻ

2.1. Cập nhật
sách mới

thư viện

1.2. Quản lý
TT

2.2. Tra cứu
sách

3. Quản lí mượn
- trả

4. Thống kê

3.1. QL Mượn
sách

4.1. TK sách
mượn

3.2. QL Trả sách

4.2. TK sách
còn
4.3. TK người
mượn
4.4. TK quá
hạn
4.5. TK sách ko
được mượn

IV. MÔ TẢ CHI TIẾT CÁC CHỨNG NĂNG LÁ
1. Chức năng làm thẻ thư viện:
Khi có độc giả có nhu cầu đọc sách( mượn sách) tại thư viện thì quản lý làm thẻ thư viện cho
người này, việc làm thẻ yêu cầu độc giả cung cấp các thông tin đầy đủ và chính xác về mình để thư
viện lưu lại cho việc theo dõi, quản lý. Đồng thời thư viện in các thông tin lên thẻ để độc giả sử dụng
trong việc tra cứu hay mượn tài liệu.
2. Chức năng quản lý thông tin:
-------------------------------------------------------------------------------------------------------Giáo viên hướng dẫn: Cô Lê Thị Hoài Nhơn
Trường CĐSP Thừa Thiên Huế

6


Đề tài: Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin Quản lý thư viện
Nhóm: Tuyền, Ngọc, Ngọc
-------------------------------------------------------------------------------------------------------Việc quản lý thơng tin độc giả bao gồm thêm mới thông tin độc giả vào sổ độc giả, xóa thơng

tin các độc giả khơng cịn nhu cầu với thư viên, chỉnh sửa các thông tin sai lệnh về độc giả.
3. Chức năng cập nhật sách mới:
Khi có nhu cầu về sách mới thư viện liên hệ với nhà cung cấp để được cung ứng sách. Sách
mới được nhập về sẽ đưa vào kho và cập nhật thông tin vào sổ thông tin sách, đồng thời bổ sung phích
sách mới hoặc tăng số lượng bản sách
Ngồi ra, nếu có sai sót gì về thơng tin sách thì chỉnh lí sửa đổi lại cho phù hợp.
4. Chức năng tra cứu sách:
Khi độc giả có nhu cầu tìm sách trong thư viện, chức năng này cho phép độc giả cung cấp một
giới hạn thông tin về sách cần tìm( tên, tác giả, thể loại…) sau đó tìm kiếm và đưa ra mã sách cùng các
thơng tin cịn thiếu khác.
4.Chức năng mượn sách:
Từ kết quả tìm kiếm độc giả tìm được sách mình cần, chức năng này ghi lại các thông tin về
độc giả và sách đang mượn vào sổ mượn trả cùng ngày tháng mượn và hạn trả.
5. Chức năng trả sách:
Khi độc giả đến trả sách, nhân viên thư viện đối chiếu sổ mượn trả, nếu khớp các thơng tin thì
ghi vào sổ mượn trả ngày trả và tình trạng sách đem trả. Đồng thời, độc giả cho thơng tin phản hồi nếu
nhân viên có nghi vấn về tình trạng sách.
6. Chức năng thống kê sách mượn:
Liệt kê ra các thông tin về đầu sách đang được mượn
7. Chức năng thống kê sách còn:
Liệt kê ra các thơng tin về những sách đang cịn trong kho
8. Chức năng thống kê người mượn:
Liệt kê ra danh sách độc giả đang mượn sách
9. Chức năng thông kê quá hạn
Liệt kê ra các đâu sách và độc giả mượn quá hạn
10. Chức năng thống kê sách không được mượn:
Liệt kê ra thông tin những sách không được độc giả mượn

-------------------------------------------------------------------------------------------------------Giáo viên hướng dẫn: Cơ Lê Thị Hồi Nhơn
Trường CĐSP Thừa Thiên Huế

7


Đề tài: Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin Quản lý thư viện
Nhóm: Tuyền, Ngọc, Ngọc
--------------------------------------------------------------------------------------------------------

V. CÁC HỒ SƠ SỬ DỤNG
STT

Tên Hồ Sơ

1

Phích sách

2

Thẻ thư viện

3

Phiếu mượn

4

Sổ sách mượn - trả

5

Sổ thông tin độc giả

6

Sổ thông tin sách

-------------------------------------------------------------------------------------------------------Giáo viên hướng dẫn: Cơ Lê Thị Hồi Nhơn
Trường CĐSP Thừa Thiên Huế

8


Đề tài: Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin Quản lý thư viện
Nhóm: Tuyền, Ngọc, Ngọc
--------------------------------------------------------------------------------------------------------

VI. BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU

TT sinh
viên
Thẻ thư viên +phiếu mượn

QUẢN LÝ

Sách
TT phan hồi

NHÀ
Nhu cầu sách CUNG

NHÀ
CUNG CẤP
CẤP
y/c Báo cáo

Báo cáo

BAN LÃNH
ĐẠO
TT độc giả
Thẻ thư viện
viên

ĐỘC GIẢ

QUẢN LÍ
MƯỢN TRẢ

Tình trạng sách

TT phản hồi

Phiếu mượn Thẻ thư viện

2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0.

2 Thẻ thư viện

Sách

Sách

3.0

5 Sổ tt độc giả

TT tìm kiếm

QUẢN LÍ
BẠN ĐỌC

Kết quả tìm
kiếm

1.0

SINH
VIÊN

Tình trạng
sách

Nhu
cầu

Đáp ứng
sách

THƯ VIỆN

sác
h

NHÀ
CUNG
CẤP

Thơng tin
sáchSách

Đá
p
ứng
sác
h

SINH
VIÊN

Thẻ thư viện

2.0
QUẢN LÍ
SÁCH

6 Sổ TT sách

1 Phích sách

-------------------------------------------------------------------------------------------------------Giáo viên hướng dẫn: Cơ Lê Thị Hoài Nhơn

4.0
Trường CĐSP ThừaPhiếu
Thiênmượn
Huế
4 Sổ mượn
3
trả

THỐNG
KÊ

9


Đề tài: Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin Quản lý thư viện
Nhóm: Tuyền, Ngọc, Ngọc
--------------------------------------------------------------------------------------------------------

Báo cáo

y/c báo cáo
BAN LÃNH
ĐẠO

ĐỘC GIẢ
3. Biểu đồ luồng dữ liệu vật lí mức 1

TT độc giả

a.Chức năng 1.0 Quản lý bạn đọc

1.2

Thẻ thư viện

1.1

Làm thẻ thư
Quản lý TT
viện
bạn đọc
TT độc giả
NV thư viện
QL thư viện
viên
-------------------------------------------------------------------------------------------------------Giáo viên hướng dẫn: Cơ Lê Thị Hồi Nhơn
Trường CĐSP Thừa Thiên Huế

5 Sổ TT độc giả

2 Thẻ thư viện

10


Đề tài: Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin Quản lý thư viện
Nhóm: Tuyền, Ngọc, Ngọc
--------------------------------------------------------------------------------------------------------

-------------------------------------------------------------------------------------------------------Giáo viên hướng dẫn: Cơ Lê Thị Hồi Nhơn
Trường CĐSP Thừa Thiên Huế

11


Đề tài: Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin Quản lý thư viện
Nhóm: Tuyền, Ngọc, Ngọc
--------------------------------------------------------------------------------------------------------

Đáp ứng
sách

SINH VIÊN
Kết
quả

NCC

TT tìm
kiếm

Nhu cầu
sách

b. Chứ năng 2.0 Quản lý sách

2.1

2.2

Cập nhật

sách mới

Tra cứu
sách

NV thư
viện

NV thư
viện
1 Phích sách
6

Sổ TT
sách

-------------------------------------------------------------------------------------------------------Giáo viên hướng dẫn: Cơ Lê Thị Hoài Nhơn
Trường CĐSP Thừa Thiên Huế

12


Đề tài: Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin Quản lý thư viện
Nhóm: Tuyền, Ngọc, Ngọc
-------------------------------------------------------------------------------------------------------c. Chứ năng 3.0 Mượn trả sách

3.1

Sách
Tình trạng

sách

SINH VIÊN

Sách

Phiếu mượn + Thẻ
thư viện

TT phản
hồi

3.2
Trả sách

Mượn sách
NV thư viện

NV thư viện
4 Sổ mượn trả
3 Phiếu mượn
2 Thẻ thư viện

-------------------------------------------------------------------------------------------------------Giáo viên hướng dẫn: Cô Lê Thị Hoài Nhơn
Trường CĐSP Thừa Thiên Huế

13


Đề tài: Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin Quản lý thư viện

Nhóm: Tuyền, Ngọc, Ngọc
-------------------------------------------------------------------------------------------------------d. Chức năng 4.0 Thống kê

6

4.1
TK sách
mượn

Sổ TT
sách

4.5

4.2

TK sách ko
được mượn

TK sách còn

NV thư viện

NV thư viện

NV thư viện
4 Sổ mượn
trả

4.3

4.4
TK quá hạn

5 Sổ TT độc
giả

NV thư viện

TK người
mượn
NV thư viện

-------------------------------------------------------------------------------------------------------Giáo viên hướng dẫn: Cơ Lê Thị Hồi Nhơn
Trường CĐSP Thừa Thiên Huế

14