Tài liệu Đơn giản hóa công việc docx

Đơn giản hóa công việc
Ngày nay, máy tính được sử dụng một cách rộng rãi khiến nhiều người cho rằng
chúng ta sẽ có một nơi làm việc không giấy tờ.

Sự kết nối máy in và máy copy vào máy vi tính khiến cho sự sao chép thông tin
trở nên đơn giản hơn bao giờ hết, đồng thời cũng giúp chúng ta tiết kiệm được
giấy viết một cách đáng kể. Áp dụng vài bí quyết dưới đây sẽ giúp bạn tránh được
sự lãng phí và tiết kiệm được thời gian cho chính mình.
Tấn công bàn viết của bạn! Hãy xếp tất cả giấy tờ bạn nhìn thấy quanh bàn vào
một đống. Sau đó hãy xử lý đống giấy tờ đó theo một trong những cách sau:
- Xếp chúng thành những file văn bản rồi đặt chúng vào một chỗ mà bạn có thể
tìm thấy khi cần mà không gặp bất cứ khó khăn nào.
- Xử lý chúng bằng cách phản hồi lại cho những ai đã gửi chúng cho bạn. Giao
việc xử lý văn bản cho một ai đó nếu có thể hoặc đơn giản hoá việc xử lý văn bản
bằng cách viết hồi âm ngay trên lá thư đó và fax cho người cần.
- Giữ chúng lại để tham khảo hoặc giải quyết nếu bạn là người tốt nhất có thể làm
việc này.
- Vứt bớt đi những giấy tờ không cần thiết. Hầu hết giấy tờ nằm trên bàn làm việc
chúng ta đã có từ lâu vì thế đến nay chúng không còn giá trị gì nữa hoặc không
bao lâu nữa sẽ vô tác dụng.
Cải thiện hệ thống phân loại của bạn. Khi bạn tĩnh tâm, bạn sẽ dễ dàng nhớ ra
được thông tin bạn cần nằm ở đâu cho dù nó không ở trong tầm mắt của bạn. Vì
thế không nên:
- Tạo ký hiệu file bằng một con số, ngày tháng, bằng một tính từ hay trạng. Thay
vào đó hãy sử dụng danh từ để đặt tên cho file.
- Tạo file mới cho từng người hoặc từng chủ đề. Sau đó kết hợp chúng lại với
nhau. Ví dụ file "Nhu cầu khách hàng" và file "Chất lượng dịch vụ" có thể kết hợp
thành file mang tên "Dịch vụ khách hàng".
- Rút ngắn những bài báo cáo. Cách làm này giúp bạn tiết kiệm thời gian viết cũng
như thời gian cho người đọc. Những chiến lược chủ yếu là:
- Chèn những tấm hình hay đồ thị minh hoạ thay cho đoạn văn tường thuật.

- Bổ sung những chi tiết và bảng biểu vào phụ lục trong trường hợp mọi người cần
chúng để tham khảo.
- Bổ sung một bản tóm tắt trong đó vạch ra những vấn đề, giải pháp, kế hoạch và
lợi ích.
- Sử dụng những chấm tròn đầu hàng bất cứ khi nào có thể.
- Giảm bớt số lượng những bản báo cáo in. Nếu mọi người xin bạn một bản copy
một bản báo cáo cụ thể, bạn cần biết tại sao họ cần nó. Rất có thể họ thực sự
không cần cả bản báo cáo mà chỉ cần một phần nào trong đó thôi hoặc cái họ cần
là một bản báo cáo khác.
Không nên dành nhiều thời gian để đọc:
- Những chi tiết cũ rích.
- Những bài viết sao chép lại.
- Những lá thư được gửi tới bạn nhưng lại nhằm chĩa vào một ai đó ở phía sau.
- Những bản báo cáo và lá thư mà nội dung của chúng đề cập tới toàn bộ cơ quan
được gửi tới bạn dưới dạng "cc".
- Những tập báo cáo dày cộm những trong đó chỉ có một trang giấy viết về vấn đề
mà bạn quan tâm.
- Sổ tay trình bày chính sách một cách chi tiết sẽ khiến bạn trở thành một người
đày tớ bị ràng buộc bởi tất cả những chỉ đạo trong đó.